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Conhecimento específico agente administrativo

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agente administrativo para concurso publico.

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  • Eu vou prestar concurso da cosanpa 2017. Para o cargo de agente administrativo, para as provas de conhecimento específico esse documento é ideial?
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Conhecimento específico agente administrativo

  1. 1. O nosso objetivo é a sua Aprovação CONHECIMENTO ESPECÍFICO AGENTE ADMINISTRATIVO REDAÇÃO DE EXPEDIENTE APOSTILA CONCEITO Apostila é o aditamento a um ato administrativo anterior, para fins de retificação ou atualização. "Apostila é o ato aditivo, confirmatório de alterações de honras, direitos, regalias ou vantagens, exarado em documento oficial, com finalidade de atualizá-lo." (Regulamento de Correspondência do Exército - art. 192) GENERALIDADES A apostila tem por objeto a correção de dados constantes em atos administrativos anteriores ou o registro de alterações na vida funcional de um servidor, tais como promoções, lotação em outro setor, majoração de vencimentos, aposentadoria, reversão à atividade, etc. Normalmente, a apostila é feita no verso, do documento a que se refere. Pode, no entanto, caso não haja mais espaço para o registro de novas alterações, ser feita em folha separada (com timbre oficial), que se anexará ao documento principal. É lavrada como um termo e publicada em órgão oficial. PARTES São, usualmente, as seguintes: a) Título - denominação do documento (apostila). b) Texto - desenvolvimento do assunto. c) Data, às vezes precedida da sigla do órgão. d) Assinatura - nome e cargo ou função da autoridade.
  2. 2. O nosso objetivo é a sua Aprovação APOSTILA 0 funcionário a quem se refere o presente Ato passou a ocupar, a partir de V de janeiro de 1966, a classe de Professor ............. ....... código EC do Quadro único de Pessoal - Parte Permanente, da Universidade Federal do Rio Grande do Sul, de acordo com a relação nominal anexa ao Decreto nº 60.906, de 28 de junho de 1967, publicado no Diário Oficial de 10 de julho de 1967. DP, ................ (Dos arquivos da UFRGS) APOSTILA Diretor O nome do membro suplente do Conselho Fiscal da Caixa Econômica Federal (CEF) constante na presente Portaria é José Rezende Ribeiro, e não como está expresso na mesma. Rio de janeiro (G13), de de (DOU de 31-3-1971, p. 2.517) José Flávio Pécora, Secretário-Geral. ATA Você certamente já participou de alguma reunião em seu trabalho ou mesmo de uma assembléia do condomínio onde reside. Deve ter notado que inicialmente é designado um secretário que deverá lavrara atado encontro. Você sabe o que é e para que serve uma ata? A ata é um documento em que deve constar um resumo por escrito, detalhando os fatos e as resoluções a que chegaram as pessoas convocadas a participar de uma assembléia, sessão ou reunião. A expressão correta para a redação de uma ata é lavrar uma ata. Uma das funções principais da ata é historiar, traçar um painel cronológico da vida de uma empresa, associação, instituição. Serve como documento para consulta posterior, tendo em alguns casos caráter obrigatório. Por tratar-se de um documento, a ata deve seguir algumas normas específicas. Analisemos al gumas delas.
  3. 3. O nosso objetivo é a sua Aprovação - Deve ser escrito à mão, em livro especial, com as páginas numeradas e rubricadas. Esse livro deve conter termo de abertura e encerramento. - A pessoa que numerar e rubricar as páginas do livro deverá também redigir o termo de abertura. Termo de Abertura - é a indicação da finalidade do livro. Este livro contém 120 páginas por mim numeradas e rubricadas e se destina ao registro de atas da Escola Camilo Gama. Termo de Encerramento - é redigido ao final do livro, datado e assinado por pessoa autorizada. Eu, Norberto Tompsom, diretor do Colégio Camilo Gama, declaro encerrado este livro de atas. Parnaíba, 21 de junho de 1996 Norberto Tompsom - Na ato não deve haver parágrafo, mesmo se tratando de assuntos diferentes, a fim de se evitar espaços em branco que possam ser adulterados. - Não são admitidas rasuras. Havendo engano, usam-se expressões, tais como: aliás, digo, a seguir escreve-se o termo correto. Se a incorreção for notada ao final, usa-se a expressão em tempo, escrevendo-se em seguida "onde se lê ... leia-se ... ". A ata obedece a uma estrutura fixa e padronizada. Observe: Introdução - Deve conter o número e a natureza da reunião, o horário e a data (completa) escritos por extenso, o local, o nome do presidente da reunião e dos demais participantes. Desenvolvimento - Também chamado contexto. Nele deverão estar contidos ordenadamente os fatos e decisões da reunião, de forma sintética, precisa e clara. Encerramento - É o fecho, a conclusão. Deverá constar a informação de que o respon sável, após a leitura da ata, deu por encerrada a reunião e que o redator a lavrou em tal horário e data. Deverá informar também que se seguem as assinaturas. Já está sendo aceita atualmente a ata datilografada depois de encerrada a reunião. Porém, as anotações são feitas à mão, durante a reunião. Ao datilografar, todas as linhas da ata devem ser numeradas e o espaço que sobra à margem direita, deve ser preenchido com pontilhado.
  4. 4. O nosso objetivo é a sua Aprovação Modernamente, por se necessitar de maior praticidade e rapidez, as empresas vêm substituindo a ata por um determinado tipo de ficha. É uma ficha prática, fácil de preencher e manusear, embora não possua o mesmo valor jurídico de uma ata. MODELOS a) Modelos de introdução (partes iníciais) CONSELHO PENITENCIÁRIO FEDERAL Ata da 791º Reunião Ordinária Aos dezesseis dias do mês de dezembro do ano de mil, novecentos e setenta, no quarto andar do Bloco "0" da Avenida L-2, do Setor de Autarquias Sul, na Sala de Despachos do Procurador-Geral da justiça, sob a presidência do Doutor José Júlio Guimarães Lima, reuniu-se o Conselho Penitenciário Federal. Estiveram presentes os Conselheiros Hélio Pinheiro da Silva, Elísio Rodrigues de Araújo, Abelardo da Silva Comes, Nestor Estácio Azambuja Cavalcanti, Miguel Jorge Sobrinho, Otto Mohn e o Membro Informante Tenente Pedro Arruda da Silva. Aberta a sessão, foi lida e, em votação, aprovada a ata da reunião anterior. Na fase de comunicações, o Tenente Pedro Arruda da Silva comunicou que, por força constitucional, voltará para a Polícia Militar do Distrito Federal, deixando, assim, a direção do Núcleo de Custódia de Brasília. (DOU de 31-3-1971, p. 2.510) ATESTADO CONCEITO Atestado é o documento mediante o qual a autoridade comprova um fato ou situação de que tenha conhecimento em razão do cargo que ocupa ou da função que exerce. "Atestados administrativos" são atos pelos quais a Administração comprova um fato ou uma situação de que tenha conhecimento por seus órgãos competentes. (Hely Lopes Meirelles Direito Administrativo Brasileiro) GENERALIDADES 0 atestado comprova fatos ou situações não necessariamente constantes em livros, papéis ou documentos em poder da Administração. Destina-se, basicamente, à comprovação de fatos ou situações transeuntes, passíveis de modificações freqüentes. Tratando-se de fatos ou situações permanentes e que constam nos arquivos da Administração, o documento apropriado para comprovar sua existência é a certidão. 0 atestado é mera declaração, ao passo que a certidão é uma transcrição. Ato administrativo enunciativo, o atestado é, em síntese, afirmação oficial de fatos. PARTES a) Título - denominação do ato (atestado).
  5. 5. O nosso objetivo é a sua Aprovação b) Texto - exposição do objeto da atestação. Pode-se declarar, embora não seja obrigatório, a pedido de quem e com que finalidade o documento é emitido. Como bem lembram Marques Leite e Ulhoa Cintra, no seu Novo Manual de Estilo e Redação, "se se tratar de dotes, habilidades, ou qualidades de alguma pessoa, o atestante deverá cuidar de especificar com grande clareza os dados pessoais do indivíduo em questão (nome completo, naturalidade, estado civil, domicílio)". A recomendação é muito oportuna, pois tais atestados impõem responsabilidade particularmente grande a quem os fornece. São perfeitamente dispensáveis, no texto do atestado, expressões como "nada sabendo em desabono de sua conduta", "é pessoa de meu conhecimento", etc., já que só pode atestar quem conhece a pessoa e acredita na inexistência de algo que a desabone. c) Local e data - cidade, dia, mês e ano da emissão do ato, podendo-se, também, citar, preferentemente sob forma de sigla, o nome do órgão onde a autoridade signatária do atestado exerce suas funções. Assinatura - nome e cargo ou função da autoridade que atesta. MODELOS ATESTADO Atesto que FULANO DE TAL é aluno deste Instituto, estando matriculado e freqüentando, no corrente ano letivo, a primeira série do Curso de Diretor de Teatro. Seção de Ensino do Instituto de Artes da UFRGS, em Porto Alegre, aos 2 de julho de 1971. ATESTADO Chefe da Seção de Ensino Atesto, para fins de direito, atendendo a pedido verbal da parte interessada, que FULANO DE TAL é ex-servidor docente desta Universidade, aposentado, conforme Portaria nº 89, de 7-2-1964, publicada no DO de 21-1,-1965, de acordo com o artigo 176, inciso III, da Lei nº 1.711, de 28-10-1952, combinado com o artigo 178, inciso III, da mesma Lei, no cargo de Professor de Ensino Superior, do Quadro de Pessoal, matrícula nº 1-218.683, lotado na Faculdade de Medicina. Porto Alegre, 10 de outubro de 1972. Sérgio Ornar Fernandes, Diretor do Departamento de Pessoal. CERTIDÃO Certidão é o ato pelo qual se procede a publicidade de algo relativo à atividade Cartorária, a fim de que, sobre isso, não pairem mais dúvidas. Possui formato padrão próprio, termos essenciais que lhe dão suas características. Exige linguagem formal, objetiva e concisa.
  6. 6. O nosso objetivo é a sua Aprovação TERMOS ESSENCIAIS DA CERTIDÃO: - Afirmação: CERTIFICO E DOU FÉ QUE, - Identificação do motivo de sua expedição: A PEDIDO DA PARTE INTERESSADA, - Ato a que se refere: REVENDO OS ASSENTAMENTOS CONSTANTES DESTE CARTÓRIO, NÃO LOGREI ENCONTRAR AÇÃO MOVIDA CONTRA EVANDRO MEIRELES, RG 4025386950, NO PERÍODO DE 01/01/1990 ATÉ A PRESENTE DATA - Data de sua expedição: EM 20/06/1999. - Assinatura: O ESCRIVÃO: Ex. CERTIDÃO CERTIFICO E DOU FÉ QUE, usando a faculdade que me confere a lei, e por assim me haver sido determinado, revendo os assentamentos constantes deste Cartório, em especial o processo 00100225654, constatei, a folhas 250 dos autos, CUSTAS PROCESSUAIS PENDENTES DE PAGAMENTO, em valor total de R$1.535,98, conforme cálculo realizado em 14/05/1997, as quais deverão ser pagas por JOAQUIM JOSÉ DA SILVA XAVIER, devidamente intimado para tanto em 22/07/1997, sem qualquer manifestação, de acordo com o despacho exarado a folhas 320, a fim de lançamento como Dívida Ativa. Em 20/06/1998. O Escrivão. CIRCULAR MODELOS CIRCULAR Nº 55, DE 29 DE JUNHO DE 1973. Prorroga o prazo para recolhimento, sem multa, da Taxa de Cooperação incidente sobre bovinos. O DIRETOR-GERAL DO TESOURO DO ESTADO, no uso de suas atribuições, comunica aos Senhores Exatores que, de conformidade com o Decreto nº 22.500, de 28 de junho de 1973, publicado no Diário Oficial da mesma data, fica prorrogado, até 30 de setembro do corrente exercício, o prazo fixado na Lei nº 4.948, de 28 de maio de 1965, para o recolhimento, sem a multa moratória prevista no artigo 71 da Lei nº 6.537, de 27 de fevereiro de 1973, da Taxa de Cooperação incidente sobre bovinos.
  7. 7. O nosso objetivo é a sua Aprovação Lotário L. Skolaude, Diretor-Geral. (DO/RS de 11-5-1973, p. 16 - com adaptações) CIRCULAR Nº 1, DE 10 DE OUTUBRO DE 1968. O Excelentíssimo Senhor Presidente da República, em observância aos princípios de racionalização administrativa inscritos no Decreto-Lei nº 200, de 25 de fevereiro de 1967, recomenda a Vossa Excelência a adoção, pelo órgão central de pessoal, de imediatas providências no sentido de que os atos relativos ao funcionalismo, notadamente exoneração, promoção e redistribuição de pessoal, a serem submetidos e assinados por Sua Excelência, tenham o caráter coletivo, devendo abranger num só ato o maior número possível de casos individuais. Rondon Pacheco, Ministro Extraordinário para os Assuntos do Gabinete Civil. (DOU de 11-10-1968, p. 8.920) DECLARAÇÃO Como vimos em um dos exemplos de requerimento, Amanda L. Gomes anexou-lhe uma declaração de conclusão do Curso de Administração de Empresas. Tal declaração, além de servir-lhe como documento provisório, também facilitará o andamento do processo para expedição de seu diploma. Você alguma vez precisou apresentar uma declaração? Conhece esse documento? Inúmeras são as situações em que nos é solicitado ou recomendado que apresentemos uma declaração. Por vezes, em lugar de declaração usa-se a palavra atestado, que tem o mesmo valor. São declarações de boa conduta, prestação de serviços, conclusão de curso, etc. A declaração (atestado) deve ser fornecida por pessoa credenciada ou idónea que nele assume a responsabilidade sobre uma situação ou a ocorrência de um fato. Portanto, é uma comprovação escrita com caráter de documento. A declaração pode ser manuscrita em papel almaço simples (tamanho ofício) ou digitada/datilografada. Quanto ao aspecto formal, divide-se nas seguintes partes:
  8. 8. O nosso objetivo é a sua Aprovação Timbre - impresso como cabeçalho, contendo o nome do órgão ou empresa. Atualmente a maioria das empresas possui um impresso com logotipo. Nas declarações particulares usa-se papel sem timbre. Título - deve-se colocá-lo no centro da folha, em caixa alta. Texto - deve-se iniciá-lo a cerca de quatro linhas do título. Dele deve constar: - Identificação do emissor. Se houver vários emissores, é aconselhável escrever, para facilitar: os abaixo assinados. - O verbo atestarldeciarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou do plural. - Finalidade do documento - em geral costuma-se usar o termo "para os devidos fins", mas também pode-se especificar: "para fins de trabalho", "para fins escolares", etc. - Nome e dados de identificação do interessado. Esse nome pode vir em caixa-alta, para facilitar a visualização. - Citação do fato a ser atestado. Local e data - deve-se escrevê-los a cerca de três linhas do texto. Assinatura - assina-se a cerca de três linhas abaixo do local e data. Observe o trecho que encerra essa declaração: "... quando se efetivou a sua cessão para o Setor de Almoxarífado. " Você sentiria dificuldade para escrever a palavra cessão? Ficaria na dúvida entre: sessão, seção ou cessão? Isso é comum. Trata-se, no caso, do que chamamos homônimos. São palavras de pronúncia idêntica, mas com grafias e significados diferentes. Vejamos as diferenças: cessão - doação; ato de ceder. sessão - reunião; espetáculo de teatro, cinema, etc. apresentado várias vezes. seção - corte; divisão; parte de um todo; segmento; numa publicação, local reservado a determinado assunto: seção literária, seção de esportes. INFORMAÇÃO Informação nº DCCCE/394/73 Processo nº R/25.726-73
  9. 9. O nosso objetivo é a sua Aprovação Senhor Diretor do Departamento de Pessoal: Encaminha a Direção do Instituto de Geociências o pedido de dispensa, a partir de 3 de outubro de 1973, da função gratificada, símbolo 2-F, de Secretário do referido Instituto, formulado pelo funcionário Fulano de Tal. 2. O requerente é agregado ao símbolo 5-F, do Quadro Único de Pessoal - Parte Permanente, desta Universidade, sendo aproveitado pela Portaria nº 677, de 27 de agosto de 1968, para exercer a função gratificada, símbolo 2-F, de Secretário do Instituto de Geociências, desenvolvendo suas atividades em regime de tempo integral e dedicação exclusiva, conforme aplicação determinada pela Portaria nº 459, de 15 de julho de 1969. 3. Isso posto, de acordo com o preceituado no artigo 77 da Lei nº 1.711, de 28 de outubro de 1952, nada obsta a que seja atendida a solicitação, motivo por que remetemos, em anexo, os atos necessários à efetivação da medida. À consideração de Vossa Senhoria. DCCE, em 16 de outubro de 1973. Noé Esquivel, Diretor. (Dos arquivos da UFRGS) OFÍCIO E OFÍCIO-CIRCULAR I - CONCEITO "Ofícios são comunicações escritas que as autoridades fazem entre si, entre subalternos e superiores, e entre a Administração e particulares, em caráter oficial." (Meirelles, Hely Lopes apud "Redação Oficial", de Adalberto Kaspary). A luz desse conceito, deduzimos que: 1) Somente autoridades (de órgãos oficiais) produzem ofícios, e isso para tratar de assuntos oficiais. 2) O ofício pode ser dirigido a: a - outras autoridades; b - particulares em geral (pessoas, firmas ou outro tipo de entidade).
  10. 10. O nosso objetivo é a sua Aprovação 3) Entidades particulares (clubes, associações, partidos, congregações, etc.) não devem usar esse tipo de correspondência. 4) No universo administrativo, o ofício tem sentido horizontal e ver tical ascendente, isto é, vai de um órgão publico a outro, de uma autoridade a outra, mas, dentro de um mesmo órgão, não deve ser usado pelo escalão superior para se comunicar com o escalão inferior (sentido vertical descendente). 5) O papel utilizado é específico e da melhor qualidade. 6) O ofício esta submetido a certas normas estruturais, que são de consenso geral. 1 - Margens a) Da esquerda - a 2,5 cm a partir da extremidade esquerda do papel. b) Da direita - a 1,5 cm da extremidade direita do papel. Nada pode ultrapassá-la, nem a data, nem o nome do remetente. Para ser perfeitamente alinhada, não e permitido: * Usar grafismo (tapa-margem); * afastar sinal de pontuação da palavra; * deixar espaço de mais de dois toques entre a última e a penúltima palavra; * espaçar as letras de uma palavra. 2 - Timbre Brasão (da Republica, estado ou município), em geral centralizado, a 1 cm da extremidade superior da folha, seguido da designação do órgão. 3 - Numeração A dois espaços-padrão da designação do órgão. O espaço-padrão interlinear do oficio e de 1,5 ou 2, conforme a marca da maquina. Consiste em: Of. Nº ..., ou Of. Circ. Nº .... seguido do numero e, se for conveniente, sigla(s) do órgão expedidor. No caso dos ofícios-circulares que não tenham uma numeração especifica, a palavra "circular" deve ser posta entre parênteses depois do número.
  11. 11. O nosso objetivo é a sua Aprovação 4 - localidade e Data Coloca-se na mesma linha do número, desde que haja espaço suficiente, procurando fazer coincidir o seu fim com a margem da direita. Cuidados especiais com a data: Não se devem abreviar partes do nome da localidade que também não deve ser seguida da sigla do estado. * O nome do mês não se grafa com letra maiúscula. * Entre o milhar e a centena do ano não vai ponto nem espaço. * Põe-se o ponto após o ano. ERRADO - P.Alegre/RS, 18 de Junho de 1.985 CERTO - Porto Alegre, 18 de junho de 1985. 5 - Vocativo Inicia a três espaços-padrão abaixo da data e a 2,5cm da margem esquerda. Consiste simplesmente da expressão "Senhor(es)" seguido de cargo ou função do destinatario: Senhor Governador, Senhores Deputados, Senhor Gerente, Senhor Diretor-Geral, Senhor Chefe, etc. Não ha unanimidade quanto à pontuação do vocativo; pode-se usar virgula, ponto ou dois pontos. 6 - Introdução Praticamente inexiste. "Encaminhamos..." etc. Vai-se direto ao que interessa: "Comunicamos...", "Solicitamos...", 7 - Texto Consiste na exposição, de forma objetiva e polida, do assunto, fazendo-se os parágrafos necessários. Estes podem ser numerados a partir do segundo. 8 - Fecho Modernamente, usam-se apenas "Atenciosamente" ou "Respeitosamente", seguidos de vírgula. O alinhamento e o do parágrafo, ou coloca-se acima da assinatura. Não se numera. 9 - Signatário Nome e cargo do remetente, encimados pela assinatura, sem traço, a direita do papel.
  12. 12. O nosso objetivo é a sua Aprovação 10 - Destinatário Ocupando 2, 3 ou 4 linhas, seu final deve coincidir com a extremidade inferior do papel. Ex.: A Sua Excelência o Senhor Dr. Fulano de Tal, DD. Governador do Estado do Rio Grande do Sul PORTO ALEGRE (RS) Nos ofícios corriqueiros, dispensa-se o nome do destinatário. Ex.: Ao Senhor Diretor do Colégio X PORTO ALEGRE (RS) Importante: Caso o ofício ocupe mais de uma folha, o que acontece quando, em media, não cabe em 17 linhas, o destinatário permanece na primeira folha, indo para a ultima apenas o signatário. Observação: Podem ainda constar no oficio o numero de anexos e as iniciais do redator e datilógrafo. (Veja-se o esquema.) ORDEM DE SERVIÇO MODELOS ORDEM DE SERVIÇO Nº 2-72 O SECRETÁRIO DE ESTADO DA FAZENDA, no uso de suas atribuições, em aditamento à Ordem de Serviço nº 1-72, de 10-1-72, desta Secretaria, determina que terão expediente externo também na parte da manhã, no horário das oito às onze horas, os seguintes órgãos do Tesouro do Estado, sediados na Capital: a) Subordinados à Coordenadoria-Geral do ICM: Divisão de Fiscalização da Grande Porto Alegre (DCP); Divisão de Fiscalização do Trânsito de Mercadorias (DIM); Divisão do Recenseamento e Programação Fiscais (RP). b) Subordinado à Inspetoria-Geral da Fazenda: Exatoria Estadual de Porto Alegre. Porto Alegre, 13 de janeiro de 1972. José H. M. de Campos, Secretário da Fazenda.
  13. 13. O nosso objetivo é a sua Aprovação ORDEM DE SERVIÇO Nº GG/2-73 O GOVERNADOR DO ESTADO DO RIO GRANDE DO SUL, no uso de suas atribuições e em continuidade ao plano de centralização, na Capital, do pagamento de despesas do Interior, objetivando o melhor aproveitamento dos interesses orçamentários do Estado, de modo a permitir a elaboração da programação financeira de desembolso ajustada à efetiva disponibilidade do Tesouro, determina: I - que, a partir de 11 de janeiro de 1973, todas as despesas realizadas no Interior, pelos órgãos da Administração Direta, sejam processadas na Capital, pelas respectivas repartições e encaminhadas para o Tesouro do Estado, que efetuará o pagamento, através da rede bancária, nas correspondentes localidades; II - o uso de distribuição de tabelas de crédito às Exatorias Estaduais, através da Contadoria Setorial junto à Fazenda, fica reservado, tão-somente, para as despesas que, necessariamente, devam ser atendidas no local de sua realização e referentes às seguintes rubricas: a) SERVIÇOS DE TERCEIROS Comunicações. b) ENCARGOS DIVERSOS Ajudas de custo e diárias de viagem; Custas e emolumentos; Despesas pequenas de pronto pagamento. Palácio Piratini, em Porto Alegre, ... de..... de..... Edmar Fetter, Vice-Governador do Estado, em exercício. PORTARIA MODELOS PORTARIA Nº 3.109, DE 13 DE ABRIL DE 1971. O MINISTRO DO TRABALHO E PREVIDÊNCIA SOCIAL, usando de suas atribuições e considerando o número insuficiente de Agentes de Inspeção na Delegacia Regional do Trabalho no Estado do Maranhão;
  14. 14. O nosso objetivo é a sua Aprovação considerando que a situação peculiar daquele Estado, em relação às condições de produção e trabalho, exige, da parte deste Ministério, providências especiais e imediatas; considerando, ainda, o que consta no Processo nº..................... MTPS/319.974-70, RESOLVE: Fica elevado para cinqüenta por cento, na Delegacia Regional do Trabalho no Estado do Maranhão, o percentual previsto na Portaria Ministerial d 3.144, de 2 de março de 1970. Júlio Barata (DOU de 20-4-1971, p. 2.928) PORTARIA Nº 15, DE 28 DE FEVEREIRO DE 1972. O MINISTÉRIO DE ESTADO DO PLANEJAMENTO E COORDENAÇÃO GERAL, usando de suas atribuições legais e de acordo com a alínea b do inciso 11 do artigo 1º do Decreto nº 66.622, de 22 de maio de 1970, resolve: Art. 1º Alterar o Anexo A - Plano de Busca - do Plano Setorial de Informações do Ministério do Planejamento e Coordenação Geral, aprovado pela Portaria nº 131, de 24 de novembro de 1970. Art. 2º A presente Portaria entrará em vigor na data de sua publicação. João Paulo dos Reis Velloso (DOU de 7-3-1972, p. 1.948) RELATÓRIO Senhor Diretor Geral Encaminhamos a esta Diretoria Geral o presente relatório das averiguações efetuadas em nosso departamento com a finalidade de verificar irregularidades ocorridas no período de 01 de janeiro à 31 de dezembro de 2000. Comunicamos a Vossa Senhoria que após as averiguações efetuadas constatamos o seguinte:
  15. 15. O nosso objetivo é a sua Aprovação 1) As compras efetuadas através de terceiros não apresentavam valores a maior; 2) As notas recebidas de fornecedores não conferem com as faturas pagas; 3) As mercadorias constantes nas notas foram entregues regularmente ; 4) Os pagamentos foram efetuados de acordo com as faturas apresentadas; 5) Após comparação entre as notas e as faturas verificou-se uma diferença de R$ 5.000,00; 6) Questionamos junto ao fornecedor para repor mercadorias referente a diferença apresentada. Junto a este relatório encaminhamos a Vossa Senhoria cópia de toda a documentação necessária a sua apreciação. Sem mais no momento. Aguardamos seu despacho. Fulano de Tal, Chefe de Serviço. REQUERIMENTO I - CONCEITO É a correspondência através da qual um particular requer a uma autoridade pública algo a que tem ou julga ter direito. Portanto, não utiliza papel oficial e não tolera bajulação. 1 - Margens As mesmas do ofício. 2 - Vocativo Coloca-se ao alto da folha, a partir da margem esquerda, não podendo ultrapassar os 2/3 da linha, caso em que deve ser harmoniosamente dividido. A localidade só deve constar, se a autoridade destinatária não estiver na da origem. Jamais se põe o nome da autoridade.
  16. 16. O nosso objetivo é a sua Aprovação Exemplo: Ilustríssimo Senhor Superintendente Regional do Departamento de Policia Federal PORTO ALEGRE (RS) 3 - Texto Inicia com o nome completo do requerente (sem o pronome "eu"), a 2,5cm da margem, em destaque. Quanto aos demais dados de identificação, que se põem em continuação ao nome, tais como nacionalidade, estado civil, filiação, lotação, endereço, números de documentos etc. , somente cabem aqueles que sejam estritamente necessários ao processamento do pedido. Dependendo da circunstancia, e importante enumerar os motivos, dar a fundamentação legal e/ou prestar esclarecimentos oportunos. Redige-se na terceira pessoa. 4 - Fecho Põe-se abaixo do texto, no alinhamento do parágrafo. Consiste numa destas expressões: Nestes termos, pede deferimento. ............... Pede deferimento. .............. Espera deferimento. ................ Aguarda deferimento. ................ Termos em que pede deferimento.
  17. 17. O nosso objetivo é a sua Aprovação Qualquer uma pode ser abreviada com as iniciais maiúsculas, seguidas de ponto: P. D., A. D. etc. 5 - Local e data Também no alinhamento do parágrafo. (Ver observações no ofício.) 6 - Assinatura A direita da folha, sem traço e sem nome, se este for o mesmo do inicio. III - MODELOS (Extraídos do livro "Redação Oficial", de Adalberto J. Kaspary) Senhor Diretor do Colégio Estadual Machado de Assis: FULANO DE TAL, aluno deste colégio, cursando a primeira série do segundo grau, turma D, turno da manhã, requer a Vossa Senhoria o cancelamento de sua matrícula, visto que fará um estágio profissional de três meses no Estado de São Paulo, a partir do dia 22 do corrente. Termos em que pede deferimento. Porto Alegre, 12 de maio de 1974. Fulano de Tal Senhor Diretor de Pessoal da Superintendência dos Transportes do Estado do RS: FULANO DE TAL, funcionário público estadual, ocupante do cargo de Auxiliar de Administração, lotado e em exercício no Gabinete de .Orçamento e Finanças, da Secretaria da Fazenda, matricula nº 110.287, no Tesouro do Estado, requer a Vossa Senhoria que lhe seja expedida certidão de seu tempo de serviço nessa Superintendência, a fim de anexá-la ao seu processo de Iicença-prêmio, já em andamento na Secretaria da Administração. Espera deferimento. Porto Alegre, 14 de março de 1975. Fulano de Tal Excelentíssimo Senhor Secretario da Administração do Governo do Estado do Rio Grande do Sul:
  18. 18. O nosso objetivo é a sua Aprovação FULANO DE TAL, brasileiro, solteiro, com 26 anos, filho de.................... e de................ natural, de Gramado, neste Estado, residente e domiciliado nesta Capital, na Avenida João Pessoa, 582 - ap. 209, requer a Vossa Excelência inscrição no Concurso Público para o Cargo de Oficial Administrativo a ser realizado por essa Secretaria, conforme edita] divulgado no Diário Oficial de 14 do corrente, para o que anexa os documentos exigidos na citada publicação. Nestes termos, pede deferimento. Porto Alegre, 24 de maio de 1974. Fulano de Tal NOÇÕES DE RELAÇÕES HUMANAS CONTEXTOS E DEMANDAS DE HABILIDADES SOCIAIS Eu mesmo, Se transponho o umbral enigmático, Fico outro ser, De mim desconhecido. C. Drummond de Andrade Os diferentes contextos dos quais participamos contribuem, de algum modo, para a aprendizagem de desempenhos sociais que, em seu conjunto, dependem de um repertório de habilidades sociais. A decodificação dos sinais sociais, explícitos ou sutis, para determinados desempenhos, a capacidade de selecioná-los e aperfeiçoá-los e a decisão de emiti-los ou não são alguns dos exemplos de habilidades aprendidas para lidar com as diferentes demandas das situações sociais' a que somos cotidianamente expostos. O termo demanda pode ser compreendido como ocasião ou oportunidade diante da qual se espera um determinado desempenho social em relação a uma ou mais pessoas. As demandas,são produtos da vida em sociedade regulada pela cultura de subgrupos. Quando algumas pessoas não conseguem adequar-se a elas (principalmente as mais importantes) são consideradas desadaptadas provocando reações de vários tipos. O exemplo mais extremo é o do fôbico social que não consegue responder às demandas interpessoais de vários contextos, isolando-se no grupo familiar e, mesmo neste, mantendo um contato social bastante empobrecido. Quando, por alguma razão, um contexto provê aprendizagem de determinadas habilidades sociais, mas não cria oportunidade para que sejam exercidas, as necessidades afetivas a elas associadas podem não ser satisfeitas. Em nossos programas de desenvolvimento de relações interpessoais com universitários, os estudantes freqüentemente apresentam dificuldade de expressar carinho (apesar do desejo de fazê-lo) porque, em suas famílias, seus pais não incentivam e nem mesmo permitem "essas liberdades".
  19. 19. O nosso objetivo é a sua Aprovação Ao nos depararmos com as diferentes demandas sociais, precisamos inicialmente identificá-las (decodificá-las) para, em seguida, decidirmos reagir ou não, avaliando nossa competência para isso. A identificação ou decodificação das demandas para um desempenho interpessoal depende, criticamente, da leitura do ambiente social, o que envolve, entre outros aspectos: a) atenção aos sinais sociais do ambiente (observação e escuta); b) controle da emoção nas situações de maior complexidade; c) controle da impulsividade para responder de imediato; d) análise da relação entre os desempenhos (próprios e de outros) e as conseqüências que eles acarretam. Não é muito fácil identificar os sinais que, a cada momento, indicam demandas para desempenhos excessivamente elaborados. Por exemplo, quando o ambiente social é extremamente ameaçador, pode provocar ansiedade, requerendo respostas de enfrentamento ou fuga que variam na adequação às demandas. Em outras palavras, é como se o indivíduo dissesse a si mesmo: Aqui é esperado que eu... (leitura do ambiente social ou das demandas); Não posso concordar com isso, eu preciso dizer que... (análise da própria necessidade de reagir a uma demanda); Acho melhor não dizer nada agora... (decisão quanto a apresentar ou não um desempenho em determinado momento). Diferentes tipos de demandas interpessoais podem aparecer sob combinações variadas. Algumas combinações, no entanto, parecem típicas de contextos específicos e requerem conjuntos de habilidades sociais que podem ser cruciais para a qualidade dos relacionamentos aí desenvolvidos. O contexto mais significativo da vida da maioria das pessoas é o familiar. Além deste, podem-se destacar, como inerente à vida social na maior parte das culturas, a escola, o trabalho, o lazer, a religião e o espaço geral de cotidianidade (ruas, praças, lojas etc.). Segue-se uma análise dos contextos familiar, escolar e de trabalho que, não obstante suas especificidades, contemplam também muitas das habilidades sociais requeridas nos demais. 1. o contexto familiar A vida familiar se estrutura sobre vários tipos de relações (marido-mulher, pais-filhos, entre irmãos e parentes) com uma ampla diversidade de demandas interpessoais. O desempenho das habilidades sociais para lidar com elas pode ser uma fonte de satisfação ou de conflitos no ambiente familiar. Dada a inevitabilidade de conflitos o caráter saudável de muitos deles depende da forma de abordá-los e resolvê-los o que remete, em última instância, à competência social dos envolvidos.
  20. 20. O nosso objetivo é a sua Aprovação Relações conjugais Embora, na sociedade atual, as pessoas já possuam um razoável conhecimento de seu parceiro antes de optarem por uma vida em comum, mesmo assim, com o passar do tempo, pode ocorrer a deterioração de alguns comportamentos mutuamente prazerosos (reforçadores) e o aparecimento ou maximização de outros de caráter aversivo. Em um relacionamento novo, cada pessoa procura exibir ao outro o melhor de si mesma, mas, ao longo do tempo, o cotidiano doméstico pode alterar drasticamente esse repertório. Além disso, a maioria das pessoas, ao se casarem, possuem algumas idéias românticas sobre o amor que, além de não se concretizarem, dificultam a identificação e o enfrentamento das dificuldades conjugais. Considerando o conceito de compromisso (referido no Capítulo 2), crucial. para o caso das relações conjugais, a qualidade desse relacionamento depende, criticamente, de quanto os cônJuges investem na sua continuidade e otimização. O auto-aperfeiçoamento de ambos em habilidades sociais conjugais garante, em parte, esse compromisso. No entanto, quando apenas um dos parceiros alcança um desenvolvimento sócio-afetivo rápido, diferenciando-se excessivamente do outro, ele pode reavaliar os próprios ganhos na relação como insatisfatórios e dispor-se à busca de relacionamentos alternativos, provocando a sua ruptura. Uma fonte de ruptura ocorre, portanto, quando há uma ausência de compromisso com a própria relação e/ou com o desenvolvimento do outro. Em uma revisão da literatura de pesquisas sobre Terapia Conjugal, Gottman e Ruschel identificaram algumas habilidades essenciais para a qualidade do relacionamento conjugal, destacando aquelas associadas à aprendizagem e ao controle dos estados afetivos que desencadeiam conflitos e reduzem a capacidade de processamento de informações. Tais habilidades incluem: acalmar-se e identificar estados de descontrole emocional em si e no cônjuge, ouvir de forma não defensiva e com atenção, validar o sentimento do outro, reorganizar o esquema de interação do casal de modo a romper o ciclo queixa-crítica-defensividade-desdém. Acrescentam, também, a este conjunto, a habilidade de persuadir o cônjuge a não tomar nenhuma decisão enquanto o estado de excitação psicofísiológica estiver sem autocontrole adequado. Freqüentemente, um dos cônjuges expressa pensamentos e sentimentos de forma explosiva, extrapolando nas queixas e críticas. Se a reação do outro seguir na mesma direção, gera descontrole de ambos e uma alta probabilidade de manutenção do ciclo descrito acima, o que tende a piorar ainda mais a situação. Daí a importância da habilidade de acalmar o outro. Ouvir não defensivamente permite que o cônjuge exponha por completo o seu pensamento e pode servir para validar seu sentimento (empatia). Adicionalmente, a fala calma facilita a organização do conteúdo da mensagem, aumenta a probabilidade de clareza e, conseqüentemente, de compreensão, tendo o efeito provável de acalmar. As situações de conflito geralmente exigem outras habilidades como as de admitir o erro, desculpar-se ou pedir mudanças de comportamento. Existem casais que são bastante atenciosos com amigos, colegas de trabalho e pessoas que lhes prestam serviço e, no entanto, deixam de dar essa mesma quantidade de atenção ao cônjuge. A maioria que age assim parece não ter a intenção de colocar o cônjuge em segundo plano, porém acaba por negligenciar um elemento importante do relacionamento, ignorando situações e oportunidades para exercer a habilidade de dar atenção.
  21. 21. O nosso objetivo é a sua Aprovação Muitas vezes, a imagem idealizada, ou real no começo do relacionamento, de uma pessoa bem-humorada, amável, carinhosa etc. vai se desvanecendo, gerando insatisfação e desinteresse. Bom humor, gentileza mútua, carinho e atenção precisam ser cultivados no cotidiano da relação. Para isso, é muito importante a habilidade de prover conseqüências positivas quando o cônjuge apresenta esses comportamentos. A sinceridade, no entanto, é fundamental, caso contrário poderá parecer que há pretensão de manipulação. Há um velho adágro popular que cai bem nesta situação: amor com amor se paga. Em muitas situações em que o comportamento do outro caminha na direção de desempenhos favoráveis à qualidade do relacionamento, pode ser importante que os cônjuges explicitem claramente esses aspectos, por meio da habilidade de dar feedback positivo. Da mesma maneira, pedir feedback é uma habilidade que favorece uma avaliação conjunta. São muitos os problemas resolvidos diariamente por apenas um dos membros da díade conjugal em assuntos que afetam a ambos. Esses problemas, ou são corriqueiros, ou possuem tal urgência que demandam ações imediatas. O partilhar decisões pelo casal produz, no entanto, um equilíbrio nas relações de poder, na medida que ambos decidem e são, igualmente, responsáveis pelo êxito ou fracasso de todo empreendimento. Um subgrupo particularmente relevante de habilidades sociais conjugais é representado pelas de relacionamento íntimo. Nesta categoria, os desempenhos sociais possuem características singulares, com o padrão não verbal tendo um peso considerável na interação. O conteúdo (o que se diz), a forma (como se diz) e a ocasião (quando se diz) são componentes importantes e precisam ser bem dosados e ajustados às preferências das pessoas envolvidas. Isso significa que requisitos não fundamentais em outros contextos ganham, aqui, um estatuto especial como, por exemplo, as discriminações sutis das mensagens enviadas em códigos e elaboradas no processo de interação. Relações pais-filhos As relações pais-filhos possuem um caráter afetivo, educativo e de cuidado que cria muitas e variadas demandas de habilidades sociais. O exercício dessas habilidades é, em geral, orientado para o equilíbrio entre os objetivos afetivos imediatos e os objetivos a médio e longo prazo de promover o desenvolvimento integral dos filhos e prepará-los para a vida. Argyle identifica três estratégias básicas pelas quais os pais educam seus filhos: a) por meio das conseqüências (recompensas e punições), b) pelo estabelecimento de normas, explicações, exortações e estímulos e c) por modelação. Cada uma dessas estratégias baseia-se em ações educativas que supõem um repertório elaborado e diversificado de habilidades sociais dos pais. À medida que crescem, os filhos desenvolvem interesses, idéias e hábitos que podem gerar conflitos familiares. Nem sempre é fácil para os pais a identificação dos sinais que apontam para a iminência de um conflito entre eles e os filhos ou para os estágios iniciais de um comportamento reprovado no contexto dos valores familiares. Inversamente, é também difícil identificar os estágios iniciais de um comportamento desejável que pode estar sendo mascarado pela predominância de outros indesejáveis. Na maioria das vezes, presta-se mais atenção aos comportamentos que perturbam ou quebram normas estabelecidas. Com freqüência os pais buscam interromper ' esses comportamentos com medidas punitivas ou corretivas que produzem resultados pouco efetivos porque os suprimem apenas momentaneamente e, ainda, podem gerar vários sentimentos negativos, como a raiva, o abatimento, a revolta etc.
  22. 22. O nosso objetivo é a sua Aprovação Essas situações constituem ocasião para o exercício de um conjunto de ações educativas que podem alterar drasticamente a qualidade da relação e promover comportamentos mais adequados dos filhos. A literatura enfatiza a importância de apresentar feedback positivo para os desempenhos considerados adequados tão logo eles ocorram. Elogiar e fornecer conseqüências positivas incentivam e fortalecem desempenhos incipientes que, em etapas posteriores, serão mantidos por suas conseqüências naturais. A maioria dos pais faz isso quando está ensinando os filhos a andar, falar ou ler, mas costuma negligenciar a apresentação de conseqüências positivas quando se trata de comportamentos que consideram "obrigação" como estudar, organizar-se, demonstrar gentileza, apresentar iniciativa na solução de pequenos problemas pessoais etc. Muitos pais queixam-se de que, especialmente na adolescência, os filhos se tornam esquivos, buscando maior contato com os companheiros do que com eles. A adolescência é, sem dúvida, um período de grandes conquistas e descobertas por parte dos jovens, podendo produzir inquietação aos pais. E o momento de experimentar as novas possibilidades cognitivas e o despertar sexual, mas também um período de grande labilidade emocional, dadas suas alterações hormonais. Em qualquer etapa, mas particularmente nesta, são importantes várias outras ações educativas como as de combinar normas e regras de convivência coerentes com os valores familiares e estabelecer consenso sobre padrões de conduta a serem assumidos por todos. Em outras palavras, decidir com os filhos como traduzir valores em comportamentos, o que implica em diálogo e nas habilidades a ele inerentes. Assim como muitas situações requerem o autocontrole dos sentimentos evitando-se agravar conflitos potenciais, outras podem requerer sua expressão. Em tais casos, embora a demanda apareça sem se anunciar, a expressão de raiva ou desagrado requer controle emocional se o objetivo for educativo mais do que meramente de descarga emocional. A habilidade dos pais de expressar adequadamente raiva e desagrado fornece modelo de autocontrole. Quando esses sentimentos são gerados por comportamentos dos filhos que violam os acordos e as normas combinados, a situação pode requerer a habilidade de defender os próprios direitos em uma visão de reciprocidade. Em muitos momentos da relação pais-filhos, ocorrem críticas de ambos os lados. A maioria de nós tem facilidade em fazer críticas que apenas humilham as pessoas, mas dificuldade em apresentar as construtivas. Além disso, a habilidade de desculpar-se pode ser importante para diminuir ressentimentos e induzir atitudes construtivas em relação à dificuldade vivida. 2. O contexto escolar A Educação é uma prática eminentemente social que amplia a inserção do indivíduo no mundo dos processos e dos produtos culturais da civilização. A escola é um espaço privilegiado, onde se dá um conjunto de interações sociais que se pretendem educativas. Logo, a qualidade das interações sociais presentes na educação escolar constitui um componente importante na consecução de seus objetivos e no aperfeiçoamento do processo educacional. O discurso oficial sobre os objetivos e metas da instituição escolar, preconizado e continuamente reafirmado em termos de formação para a vida e para a cidadania, já inclui, naturalmente, a articulação entre aprendizagem e desenvolvimento. O desenvolvimento sócioemocional não pode ser excluído desse conjunto, especialmente quando se observa, nos dias atuais, uma escalada de violência atingindo crianças e jovens e manifestando-se, inclusive, no contexto escolar. Há, portanto, uma concordância quase unânime sobre a necessidade de
  23. 23. O nosso objetivo é a sua Aprovação aprimoramento das competências sociais de alunos, professores e demais segmentos da escola. Mas é necessário destacar a importância de uma clara compreensão sobre que tipo de habilidades efetivamente contribui para essa preparação para a vida. Em um de nossos estudos, uma amostra significativa de professores da rede pública valorizou as habilidades pró-sociais em níveis significativamente superiores à valorização atribuída às habilidades assertivas e de enfrentamento. Como são complementares, é importante que todos esses conjuntos sejam, igualmente, desenvolvidos na escola. Habilidades como liderar, convencer, discordar, pedir, mudança de comportamento, expressar sentimentos negativos, lidar com críticas, questionar, negociar decisões, resolver problemas etc. precisam também ser promovidas pela escola. A emissão competente de tais habilidades pode constituir um antídoto importante aos comportamentos violentos, especialmente se desenvolvidos paralelamente às habilidades de expressar sentimentos positivos, valorizar o outro, elogiar, expressar empatia e solidariedade e demonstrar boas maneiras. Os estudantes excessivamente tímidos ou muito agressivos enfrentam maiores dificuldades na escola, pois em geral apresentam déficits nas chamadas habilidades de sobrevivência em classe: prestar atenção, seguir instruções, fazer e responder perguntas, oferecer e pedir ajuda, agradecer, expor opiniões, discordar, controlar a própria raiva ou tédio, defender-se de acusações injustas e pedir mudança de comportamento de colegas, no caso de chacotas e provocações. Além das conseqüências sobre a aprendizagem, tais dificuldades podem se reverter em problemas de auto-estima no desenvolvimento sócio-emocional. Além disso, uma ampla literatura vem mostrando correlação entre déficits no repertório de habilidades sociais dos alunos e suas dificuldades de aprendizagem e baixo rendimento escolar. Embora a funcionalidade dessa relação ainda esteja sob investigação, não é difícil imaginar a importância de habilidades como as de perguntar, pedir ajuda, responder perguntas, dar opinião, expressar dificuldade etc. sobre a aprendizagem nesse contexto e, em particular, como forma de obter atenção e cuidado por parte da professora. 3. o contexto de trabalho Qualquer atuação profissional envolve interações com outras pessoas onde são requeridas muitas e variadas habilidades sociais, componentes da competência técnica e interpessoal necessária para o envolvimento em várias etapas de um processo produtivo. A competência técnica usualmente faz parte dos objetivos educacionais dos cursos profissionalizantes de segundo e terceiro graus e dos treinamentos que ocorrem no âmbito das organizações. No entanto, a competência interpessoal raramente é relacionada como objetivo de formação profissional ocorrendo, de forma assistemática, como um subproduto desejável do processo educativo, por vezes referido como currículo oculto. Embora existam ocupações em que grande parte das atividades é realizada quase que isoladamente, como, por exemplo, a do restaurador de obras-de-arte, do copista de obras antigas ou do arquivista em um escritório, ainda assim há um processo complementar que depende da interação social. Tal processo pode ser de recepção de itens de tarefa, negociação de contrato, reuniões, supervisão de atividades, aperfeiçoamento por meio de cursos etc. Pode-se dizer que praticamente nenhum trabalho ocorre no isolamento social total. Por outro
  24. 24. O nosso objetivo é a sua Aprovação lado, existem outras atividades em que a realização da tarefa se dá quase que totalmente na relação com o outro, ou seja, elas são mediadas por interações sociais. São as ocupações de vendedor, recepcionista, telefonista, professor, médico, assistente social, terapeuta etc. Os novos paradigmas organizacionais que orientam a reestruturação produtiva têm priorizado processos de trabalho que remetem diretamente à natureza e qualidade das relações interpessoais. Entre tais aspectos, pode-se citar a ênfase na multiespecialização associada à valorização do trabalho em equipe, intuição, criatividade e autonomia na tomada de decisões, ao estabelecimento de canais não formais de comunicação como complemento aos formais, ao reconhecimento da importância da qualidade de vida e à preocupação com a auto -estima e com o ambiente e cultura organizacionais. Essas mudanças imprimem demandas para habilidades como as de coordenação de grupo, liderança de equipes, manejo de estresse e de conflitos interpessoais e intergrupais, organização de tarefas, resolução de problemas e tomada de decisões, promoção da criatividade do grupo etc. As inovações constantes e o desenvolvimento organizacional no mundo do trabalho requerem, ainda, competência para falar em público, argumentar e convencer na exposição de idéias, planos e estratégias. O trabalho em pequenos grupos mostra a necessidade de habilidades de supervisão e monitoramento de tarefas e interações relacionadas ao processo produtivo que, para ocorrerem adequadamente, exigem competência em requisitos como os de observar, ouvir, dar feedback, descrever, pedir mudança de comportamento, perguntar e responder perguntas entre outras. NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS TÉCNICAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto, analisando estas duas situações. - DOUTORA, A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARDÁ-LOS? - PERGUNTOU A SECRETÁRIA. - ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA, POIS AINDA VOU CONSULTAR. JÁ ESSAS PASTAS, PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DA MINHA SALA. - MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO No BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! - VAMOS ENTÃO Ao ARQUIVO NACIONAL? LÁ, com CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE!
  25. 25. O nosso objetivo é a sua Aprovação Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes, não é mesmo? Na primeira situação, a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio, geralmente de aço ou madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional, que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal. E você, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui, pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante relacionados entre si. Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar, podemos analisar a origem da palavra, que ainda não está esclarecida. Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché, que significa palácio dos registrados, tendo evoluído mais tarde para o termo archeion, que é o local de guarda e depósito de documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa, também no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados. Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck: Arquivo É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de um arquivo. A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. Temos aí a outra finalidade, que surge em conseqüência da anterior: servir à história, como fonte de pesquisa. No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Provavelmente, vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora, não é?
  26. 26. O nosso objetivo é a sua Aprovação O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela família de um amigo; o que foi consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora. E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. Daí serem classificados em quatro grupos, de acordo com: - a natureza da entidade que os criou; - os estágios de sua evolução; - a extensão da sua atenção; - a natureza dos seus documentos. Vamos analisar cada um desses grupos em separado. De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em: PÚBLICO - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município. INSTITUCIONAL - está relacionado, por exemplo, às instituições educacionais, igrejas, corporações não-lucrativas, sociedades e associações. Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato. COMERCIAL- arquivo de firmas, corporações e companhias. Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritório de engenharia ou de um banco. FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certidões de nascimento e casamento; declarações de imposto de renda; documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas. De acordo com o estágio de evolução Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um destes três estágios:
  27. 27. O nosso objetivo é a sua Aprovação ARQUIVO DE PIUMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentação mais atual e freqüentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta. Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e utilização. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo as requisições de material do ano em curso. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO - inclui documentos que vieram do arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqüência. Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ou escritórios, e a sua permanência no arquivo é transitória, uma vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente, é esporádico. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século. De acordo com a extensão da atenção Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de um arquivo corrente. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial. ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivo corrente são centralizadas. Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade. De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo, ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas físicas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação.
  28. 28. O nosso objetivo é a sua Aprovação Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um campo específico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. São chamados, inadequadamente, de arquivos técnicos. Exemplo: o arquivo de peças como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem. Você percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja! . O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público, de âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do estado. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso seus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. Pode ser ainda um arquivo central, que serve a todos os setores daquela secretaria. Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, o documento de um arquivo? CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda. Você, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, já que eles são bem variados. Só para exemplificar, apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista: - cadastros de funcionários, de escolas, de clientes, de vendedores; - histórico escolar de alunos, avaliação de desempenho de funcionários; - discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros; - notas fiscais, faturas, duplicatas, promissórias; - relatórios variados, atas de reuniões, ofícios, cartas, memorandos; - fichas, tabelas e formulários de qualquer natureza; - certidões de um modo geral. A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que você conclui a respeito do que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão:
  29. 29. O nosso objetivo é a sua Aprovação Documento É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAÇÃO. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA, NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA. Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes. Daí eles serem classificados em dois grupos: Quanto ao gênero Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero dos documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como você vê nestas figuras. É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos físicos ou espécies documentais. Alguns deles já foram até lembrados aqui, em exemplos anteriores: contratos, folhas de pagamento, livros contábeis, requisições diversas, atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidões, tabelas, questionários e correspondências. Quanto à natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser: OSTENSIVO - cuja divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala de plantão de uma imobiliária. SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação e custódia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias, tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular. Ultra-secreto - seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor científico; negociações para alianças militares e políticas; planos de guerra; informações sobre política estrangeira de alto nível). Secreto - seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
  30. 30. O nosso objetivo é a sua Aprovação Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão (planos ou detalhes de operações militares); planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros, e também, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior. Confidencial - seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos. Exemplos: informações relativas a pessoal, finanças e material de uma entidade ou um indivíduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que são usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional. Reservado - seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral. Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes. ORGANIZAÇÃO A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em: - levantamento de dados; - análise dos dados coletados; - planejamento; - implantação e acompanhamento. Levantamento de dados Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pública ou privada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa entidade - sua estrutura e alterações, seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. Assim sendo, é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos, informáticos etc.); as espécies de documentos mais freqüentes
  31. 31. O nosso objetivo é a sua Aprovação (cartas, faturas, relatórios, projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados); existência de registros e protocolos (em fichas, em livro); média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processes adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc. Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional); o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação); a localização física (extensão da Área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio). Análise dos dados coletados De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem A sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. Planejamento Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir. Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo na estrutura da instituição; centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo; escolha de métodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas de funcionamento; recursos humanos; escolha das instalações e do equipamento; constituição de arquivos intermediário e permanente; recursos financeiros. Posição do arquivo na estrutura da instituição Embora não se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posição do órgão de arquivo na estrutura de uma instituição, recomenda-se que esta seja a mais elevada possível, isto é, que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na Área das relações humanas e das comunicações administrativas.
  32. 32. O nosso objetivo é a sua Aprovação Se a instituição já contar com um órgão de documentação, este será, em principio, o órgão mais adequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos que tenham como matéria-prima a informação. Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação - numa biblioteca, numa memória de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Daí a importância da constituição de sistemas de informação, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos técnicos e materiais adequados para atender à acelerada demanda de nossos tempos. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo. Centralização Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local, como também a concentração de todas as atividades de controle - recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição - de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominado similar. Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos; nítida delimitação de responsabilidades; constituição de conjuntos arquivísticos mais completes; redução dos custos operacionais; economia de espaço e equipamentos. A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, As vezes em Áreas geográficas diferentes - agências, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho. Descentralização Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser desastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. . O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção, Comercialização e Transportes, Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desãobre em divisões e/ou seções. Uma vez constatada a necessidade da descentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada a nível de
  33. 33. O nosso objetivo é a sua Aprovação Departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem.. Para completar o sistema deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: - centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos; - descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos órgãos.- de comunicações, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes. a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações, e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas. Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operações de arquivamento decorrentes, tais Como abertura de dossiês, controle de empréstimo, preparo para transferência etc. Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão central de comunicações designe um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para responder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados. A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens rele vantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados. O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, Como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, classificação, tramitação dos documentos etc. Neste caso, o órgão de comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona Como agente de recepção e de expedição, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da correspondência externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativo da instituição.
  34. 34. O nosso objetivo é a sua Aprovação A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição A qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada. Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência é imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercerá funções normativas, orientadoras e controladoras. A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais; determinar normas específicas de operação, a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a orga nização ou reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo em vista a eficiência e a unidade de execução de serviço; promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade, pois toda instituição, seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos correntes,. deverá contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, também chamado arquivo de terceira idade. Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que a COORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições, a fim de que os documentos ao Ihe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia. Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e número. Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando:
  35. 35. O nosso objetivo é a sua Aprovação PATRIMÔNIO Brasília Rio de Janeiro São Paulo PESSOAL ADMISSÃO Aguiar, Celso Bareta, Haydde Borges, Francisco Cardoso, Jurandir Castro, Lúcia Paes, Oswaldo Paiva, Ernesto Séllos, Zilda Silva, Ana Maria DEMISSÃO FOLHAS DE PAGAMENTO jan. a jul. de 1980 aço. a dez. de 1980 jan. a jul. de 1981
  36. 36. O nosso objetivo é a sua Aprovação PROMOÇÃO Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos funcionários. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundário, em ordem cronológica. Como se vê, o método principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos métodos geográfico, alfabético e numérico cronológico, como auxiliares. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer. Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos, por exemplo, a documentação pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento ordenados e arquivados pelo número de controle que Ihe é atribuído ao dar entrada e que, daí por diante, irá Ihe servir de referência - e o grupo constituído de todo o restante da documentação, ordenada por assuntos. Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação é imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo em seus diversos estágios de evolução, como também do protocolo, uma vez que esse serviço é, na maioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente com modelos e formulários, rotinas, códigos de assunto e índices, integrar o Manual de Arquivo da instituição. Recursos humanos Formação e regulamentação profissional O arquivo possui, atualmente, importância capital em todos os ramos da atividade humana. No entanto, ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da organização. Teoricamente, o arquivamento de papéis é um serviço simples. Na prática, no entanto, essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classificação dos papéis. Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito . trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, separação dos papéis que possuem valor futuro, contendo informações valiosas, dos documentos inúteis.
  37. 37. O nosso objetivo é a sua Aprovação Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. E a memória viva da instituição, fonte e base de informações; aproveita experiências anteriores, o que evita a repetição, simplifica e racionaliza o trabalho. Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessária a preparação de pessoal especializado nas técnicas de arquivo. "Em questão de arquivo, a experiência não substitui a instrução, pois 10 anos de prática podem significar 10 anos de arquivamento errado e inútil' afirma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo. Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursos especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundação Getúlio Vargas e outras instituições. O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais, para a administração e para o conhecimento de nossa História, passou a ser também objeto de interesse do Governo federal. Assim é que, a é de março de 1972, o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso superior de arquivos, e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística como habilitação profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi instituído o Curso Superior de Arquivologia, com duração de três anos e, em 4 de julho de 1978, foi sancionada a Lei nº 6.546, regulamentada pelo Decreto nº 82.590, de é de novembro do mesmo ano, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo. Atributos Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo, são necessárias, além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintes características: saúde, habilidade em lidar com o público, espírito metódico, discernimento, paciência, imaginação, atenção, poder de análise e de crítica, poder de síntese, discrição, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. Escolha das instalações e equipamentos De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local adequado, quer pelas condições físicas que apresente - iluminação, limpeza, índices de umidade, temperatura, quer pela extensão de sua área, capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras. Michel Duchein, especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arqui vos da Franga, tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria, os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados A guarda de documentos. A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume. Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles que estão envolvidos com a organização dos arquivos. Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis A realização do trabalho arquivístico.
  38. 38. O nosso objetivo é a sua Aprovação Material de consumo Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. São as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e outros. Ficha - é um retângulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma informação. As dimensões variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor. Guia divisória - é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e funções, conforme veremos em seguida. Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele ser aplicada, sendo então de celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela. Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilha. Por este orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. Notação - é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica. A notação pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o início da seção, e fechada quando indica o princípio e o fim. Posição - é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corres ponder à metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Daí a denominação de: primeira posição, segunda posição, terceira posição, quarta posição, quinta posição. Quanto à sua função, a guia pode ser ainda: - primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo; - secundária - indica uma subdivisão da primária; - subsidiária - indica uma subdivisão da secundária; - especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.
  39. 39. O nosso objetivo é a sua Aprovação O que indica se uma guia é primária, secundária, subsidiaria ou especial é a notação e não a projeção. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição, as secundárias em segunda posição e assim por diante. Guia-fora - é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Tira de inserção - é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escre vem as notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. Pasta - é uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é, lisa, ou ter projeção. Elas se dividem em: - individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica; - miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica. Material permanente O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, além do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta os seguintes requisites: - economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências); - conveniência do serviço (arrumação racional); - capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades); - invulnerabilidade (segurança); - distinção (condições estáticas); - resistência (conservação). Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas especializadas, uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de fabricação. As mais tradicionais são os arquivos, fichários, caixas de transferência, boxes, armários de aço etc. As mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos, bem como as estantes deslizantes. Armário de aço - é um móvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumes encadernados. Arquivo - móvel de aço ou de madeira, com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimensões, onde são guardados os documentos.
  40. 40. O nosso objetivo é a sua Aprovação Arquivo de fole - é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram guardados horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados verticalmente. Arquivos horizontais antigos - pombal (em forma de escaninhos); - sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha). Box - pequeno fichário que se coloca nas mesas. É usado para lembretes. Caixa de transferencia - caixa de aço ou papelão, usada especialmente nos arquivos permanentes. Estante - móvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde são colocadas as caixas de transferência. Modernamente, é utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas suspensas laterais. Fichário - É um móvel de aço próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas, ou conjugado com gavetas para fichas e documentos. Fichário horizontal - aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal, umas sobre as outras - modelo KARDEX. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções, nas quais são feitas as notações. Fichário vertical - aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, umas atrás das outras, geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econô mico. As gavetas ou bandejas comportam grande número de fichas. Suporte - armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas. Constituição de arquivos intermediários e permanentes Toda organização, seja ela pública ou privada, de pequeno, médio ou grande porte, acumula através dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de análise, avaliação e seleção rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por exigências legais, ou ainda por questões meramente históricas. Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais. Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários, estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade.
  41. 41. O nosso objetivo é a sua Aprovação Em geral, existem em âmbito governamental, em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no caso de instituições de grande porte, com filiais, escritórios, representações ou similares, disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentação. Recursos financeiros Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas para instalação dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manutenção. Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas compreendem a importância dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes a tais serviços. Toma-se necessária, então, uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los. Considerados todos os elementos descritos, o especialista estará em condições de elaborar o projeto de organização, a ser dividido em três partes. A primeira constara de uma síntese da situação real encontrada. A segunda, de análise e diagnóstico da situação. A terceira será o plano propriamente dito, contendo as prescrições, recomendações e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implantação. Implantação e acompanhamento. Manuais de arquivo Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos. Esta campanha, feita por meio de palestras e reuniões, objetiva informar as alterações a serem introduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos, numa tentativa de neutralizar as resistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organização. Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do pessoal diretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo, como daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo, ou de cuja atuação dependerá, em grande parte, o êxito desses serviços. A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omissões que venham a ocorrer. Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas, modelos e formulários atendem as necessidades - é que deverá ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho de organização. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos.
  42. 42. O nosso objetivo é a sua Aprovação Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais, uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem. Entretanto, a experiência nos permite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. São eles: - apresentação, objetivos e abrangência do manual; - informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades; sua interação e subordinação; - organogramas e fluxogramas; - concertos gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento; terminologia; detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados; plano de classificação de documentos com seus respectivos códigos e índices; - tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem ser apresentadas em separado. Por ser o arquivo uma atividade dinâmica, o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado, a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própria instituição. ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc. No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes. Por isso, freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar. Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho, pode-se distribuir em quatro setores distintos as atividades dos arquivos correntes: 1. Protocolo, incluindo recebimento e classificação; registro e movimentação 2. Expedição 3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito 4. Empréstimo e consulta 4.1 Protocolo No que se refere às rotinas, poder-se-ia adotar as seguintes, com alterações indicadas para cada caso:
  43. 43. O nosso objetivo é a sua Aprovação 4.1.1 Recebimento e classificação 4.1.2 Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso, próximos a ela. Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa. FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS: - UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA, COM A ETIQUETA DE PESSOAL; - VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE, PARA OS FUNCIONÁRIOS; - DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UM MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA. Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos. Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal, indicando tratar-se de uma correspondência particular. A carta será encaminhada diretamente a quem se destina, na Diretoria Financeira. Nesse caso, portanto, não há qualquer preocupação com o seu arquivamento. Quanto aos jornais, Fernanda também não precisa registrã-los, porque não são documentos oficiais. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e, após serem lidos, podem ser jogados fora. Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. Eles precisam ser abertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, à Assessoria jurídica, de acordo com os procedimentos adotados pela administração. Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e, só após cumprirem suas finalidades, é que são arquivados. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já
  44. 44. O nosso objetivo é a sua Aprovação nos arquivos. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, eles podem ser emprestados ou consultados no próprio local do arquivo. Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu possível arquivamento. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificação que cada documento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetirá mais tarde, quando for arquivado. Portanto, num sistema de arquivos correntes, os serviços de recebimento, registro, controle de tramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência, não podem ser desvinculados dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos. As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo. Então, não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. Daí ser comum, na estrutura organizacional das instituições, a existência de setores, normalmente denominados Arquivo e Protocolo, ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido, que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento. Em relação aos serviços de arquivo e protocolo, é importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição, obedecendo a um critério adequado às suas características. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir. SERVIÇOS DE PROTOCOLO Observe este ofício: Para:Banco do Estado S.A. Diretoria Financeira Senhor Diretor, Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e análise, cópia do Balanço Patrimonial de nossa empresa... Este ofício, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na empresa. Depois foi distribuído, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro.
  45. 45. O nosso objetivo é a sua Aprovação Na diretoria, a secretária recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles específicos do órgão e encaminhou-o ao diretor. Esse, após conhecer o teor do ofício, despachou-o para um dos assessores, solicitando-lhe análise e parecer. Concluída a solicitação, o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que, após analisar, pediu algumas providências, dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes Turismo S.A. Finalmente, ele devolveu a documentação à sua secretária - ofício, despachos, parecer -, solicitando-lhe o arquivamento. A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou -o ao Setor de Arquivo da empresa. Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo tarefas que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuição e movimentação; expedição de correspondência. PROTOCOLO É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS. E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficiência? Rotinas de recebimento e classificação Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas particularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificação de documentos são: - Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote, - Correios ou entregue em mãos. - Separação da correspondência oficial da particular. - Distribuição da correspondência particular. - Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso. - Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários. - Abertura da correspondência ostensiva.

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