Sunu teknikleri

1. Prof.Dr.Mustafa TAYAR Ali Can TAYAR SUNU TEKNİKLERİ

2. ÖN SÖZ Sunumlar eğitimin her düzeyinde ve meslek yaşamında kritik öneme sahiptir. Okuma, yazma, dinleme, konuşma ve araştırma becerilerinin tümünü içererek, belirli bir amaca yönelik, sözel ve görsel etkileşimin önemini belirtirler. Amaç, eğitimde yeni veya sentez halinde birikimli bilgi sunumu olabileceği gibi, iş hayatında kar amaçlı yeni ürün veya hizmet tanıtımı, veya satışların hızlandırılması yöntemleri olabilir. Etkin sunum becerileri, özenle kullanılan bir sözel/ yazılı ifade, anlamlı beden dili ve teknolojik görsel- işitsel araçların desteği ile izleyicilerinizi kendinden emin, saygın ve ikna edici biçimde bilgilendirmek, yönlendirmek veya etkilemek adına çağımızda önem kazanmıştır. Bu nedenle etkin ve verimli sunum için bazı temel ilkelere dikkat etmek gereklidir. Bu notlarda yer alan teorik bilgiler, konuyla ilgili duyanların yararlanabileceği biçimde ele alınmıştır. Böylece konu ve yöntemler uygulamaya dönük ve alanla ilgili herkese daha yararlı hale getirilmiştir. BURSA ARALIK 2022

3. İçindekiler Sunum ...........................................................................................................................................................1 Sunum Türleri................................................................................................................................................3 SUNUMUN BİLEŞENLERİ................................................................................................................................7 Konuşmacı.................................................................................................................................................7 Mesaj.........................................................................................................................................................8 Kanal..........................................................................................................................................................9 Dinleyici...................................................................................................................................................10 Dinleyici Analizi ...........................................................................................................................................11 Dinleyicinin Demografik Özellikleri .........................................................................................................11 Dinleyicilerin Sosyo-Psikolojik Özellikleri ................................................................................................12 Dinleyici Türleri .......................................................................................................................................12 Geribildirim .............................................................................................................................................13 Gürültü ....................................................................................................................................................14 Bağlam.....................................................................................................................................................16 Sunum Yeri ve Zamanlaması .......................................................................................................................17 Oturma Düzeni........................................................................................................................................18 U Şeklinde Oturma Düzeni ..................................................................................................................18 Dikdörtgen Şeklinde Oturma Düzeni...................................................................................................18 Daire Şeklinde Oturma Düzeni............................................................................................................19 Şekil 3: Daire Şeklinde Oturma Düzeni................................................................................................19 Bistro Oturma Düzeni..........................................................................................................................19 Şekil 4: Bistro Oturma Düzeni .............................................................................................................19 Amfi Tiyatro Oturma Düzeni ...............................................................................................................20 Şekil 5: Amfi Tiyatro Oturma Düzeni...................................................................................................20 Sınıf Şeklindeki Oturma Düzeni...........................................................................................................20 Şekil 6: Sınıf Şeklinde Oturma Düzeni .................................................................................................20 Oturma Düzeninin Katılımcı Üzerindeki Etkisi.............................................................................................21 Sunum Mekanının Kontrolü ....................................................................................................................21 Küçük Mekânlarda Dikkat Edilmesi Gerekenler ..................................................................................22 Orta Büyüklükteki Mekanlarda Dikkat Edilmesi Gerekenler...............................................................22

4. Sunu teknikleri 2 Büyük Mekanlarda Dikkat Edilmesi Gerekenler..................................................................................23 Sunum İçin Kullanılacak Salonunun Hazırlanması...............................................................................23 Sunum Zamanı.........................................................................................................................................24 Genel Sunum Planının Hazırlanması ...........................................................................................................25 İkna Edici Sunumlarda Sunumun Daha İnandırıcı Olması İçin Kullanılan Yöntemler ..............................26 Sunumun Başlangıcı (Konuşmanın Giriş Bölümü) .......................................................................................27 Sunumun Gelişme Bölümü..........................................................................................................................28 Sunumu Geliştirmek................................................................................................................................28 Konular Arasında Geçişler Yapmak .........................................................................................................31 Sunumun Geliştirilmesinde Destekleyici Materyaller.............................................................................32 Tanımlar Kullanmak.............................................................................................................................32 İstatistikler Kullanmak.........................................................................................................................32 Örnekler Vermek.................................................................................................................................32 Anektodlar Aktarmak ..........................................................................................................................32 Belgeler Göstermek.............................................................................................................................33 Metafor Kullanmak..............................................................................................................................33 Mizahtan Yararlanmak (Espri Yapmak) ...............................................................................................33 Görsel Materyal Kullanmak.................................................................................................................33 Grafik Göstermek ................................................................................................................................34 Fotoğraflar Göstermek........................................................................................................................36 Referans Gösterimi ve Kaynakça Oluşturma.......................................................................................36 Sunumda Soru ve Yanıt ...............................................................................................................................36 Görsel Araçlar..........................................................................................................................................41 Projeksiyon..........................................................................................................................................41 Beyaz Tahta .........................................................................................................................................42 Kâğıt Tahtası (Flip Chart) .....................................................................................................................42 Şeffat Slayt (Asetat) ve Tepegöz Cihazı ...............................................................................................43 Video ...................................................................................................................................................43 Tele Konferans.....................................................................................................................................44 Sunuma Yardımcı Araçları Kullanırken Dikkat Edilecek Hususlar........................................................44 Power Point Sunum Hazırlama Yazılımı ..............................................................................................44 Metin Düzeni ..............................................................................................................................................44 Renklerin Dili: ......................................................................................................................................46 Yerleştirme..............................................................................................................................................47

5. Sunu teknikleri 3  Ekranda, öncelikle görülmesi gereken ifadeler göze çarpmalıdır. ......................................................47 Görünüm .................................................................................................................................................47 Grafik.......................................................................................................................................................47 Başlık Sayfası ...........................................................................................................................................48 Tuş Kullanımı ...........................................................................................................................................48 Önemli İpuçları........................................................................................................................................48 Sunumun Kapanışı...................................................................................................................................48 Özet Yapmak ...........................................................................................................................................49 Etki Yaratmak ..........................................................................................................................................49 Teşvik Etmek............................................................................................................................................49 Giriş İle Bağlantı Kurmak .........................................................................................................................49 Sunum Planlamak........................................................................................................................................51 Sunumun Hedefleri .................................................................................................................................53 Konuşmacının Hedefleri..........................................................................................................................53 Sunum Konusunun Belirlenmesi .................................................................................................................53 Dinleyicinin Hedefleri..............................................................................................................................54 Amaçları Belirlemek ................................................................................................................................55 Zihin Haritası Oluşturmak........................................................................................................................56 2.SUNUMU HAZIRLAMAK........................................................................................................................56 Veri Toplama ...........................................................................................................................................58 Verilerin Düzenlenmesi...........................................................................................................................58 Kilit Düşünce........................................................................................................................................58 Ana Noktaların Sıralanması.................................................................................................................58 Plan Çıkarma............................................................................................................................................59 Metni Yazma............................................................................................................................................59 Görsel Yardımcıları Kararlaştırma ...........................................................................................................60 Metni Konuşmaya Dönüştürme..............................................................................................................60 Sunumu Prova Etmek..............................................................................................................................61 Sunumu Gerçekleştirmek........................................................................................................................61 Kâğıttan Okumak.................................................................................................................................61 Metni Ezberlemek ...............................................................................................................................61 Doğaçlama Konuşmak.........................................................................................................................61 Özetleme ve Geri Bildirim Almak ............................................................................................................61 Özetleme.............................................................................................................................................61

6. Sunu teknikleri 4 Geri Bildirim Almak..............................................................................................................................62 Sunumun Başarısını Ölçmek / Değerlendirmek ......................................................................................62 Sunum Kaygısı veya Korkusunu Aşmak ......................................................................................................63 Hazırlık ve Prova Yapmak ........................................................................................................................65 Heyecanı Avantaja Çevirmek...................................................................................................................65 Korkuyu Tanımlamak...............................................................................................................................65 Zihinsel Tutum Oluşturmak.....................................................................................................................66 Hayal Etmek (Olumlu düşünmek – İnanmak başarmanın yarısıdır)........................................................66 Nefes Alma Egzersizleri ...........................................................................................................................66 Fiziksel Belirtilerle Baş Etmek..................................................................................................................67 Suskunlukla Baş Etmek........................................................................................................................67 Söyleneceklerin Unutulması ile Baş Etmek .........................................................................................67 Ellerin ve Ayakların Titremesi ile Baş Etmek .......................................................................................67 Hızlı veya Yavaş Konuşmayla Baş Etmek .............................................................................................67 Beden Dili ve Ses Kullanımı .........................................................................................................................69 Beden Dili ................................................................................................................................................69 Jest ve Mimikler ..................................................................................................................................69 Sunumda Sesin Doğru ve Etkili Kullanımı................................................................................................71 Sesin Özellikleri .......................................................................................................................................71 Ses Tonu ..............................................................................................................................................71 Sesin Şiddeti (Volümü) ........................................................................................................................71 Sesin Hızı (Ritmi)..................................................................................................................................71 Sesin Kalitesi........................................................................................................................................72 Ses İle İlgili Alıştırmalar............................................................................................................................72 Nefes Egzersizleri.................................................................................................................................73 Artikülasyon Çalışması.........................................................................................................................73 Okuma Alıştırması ...............................................................................................................................74 Sunumda Sözsüz İletişim ve Beden Dili.......................................................................................................74

7. BÖLÜM 1 SUNUM KAVRAMI Sunum Bir ya da daha fazla sunucunun birden fazla dinleyiciye verdiği konuşma, görüşme, söz söyleme sanatına sunum adı verilmektedir. Bilgileri yenileyen, pekiştiren, hatırlatan, önemli noktaları öne çıkaran; bir çalışma sonucunu açıklayan; laboratuvar araştırmalarını sunan, anket sonuçlarını ifade eden; önemli olay ve olguları dile getirmek üzere yapılan konuşmalar SUNUM olarak değerlendirilir. Sunu ise bir topluluğa görsel, işitsel vb. araçlarla aktarılan bilgiler bütünüdür. SUNUM ; bilgileri yenileyen, pekiştiren, hatırlatan, önemli noktaları öne çıkaran, bir çalışma sonucunu açıklayan, laboratuvar araştırmalarını sunan, anket sonuçlarını ifade eden, önemli olay ve olguları dile getirmek üzere yapılan konuşmalardır. Başarılı bir sunum yalnızca bir dinleyici kitlesine yapılan bir konuşma değil, aynı zamanda dinleyici için yapılan bir konuşmadır. Özünde sunum bir tür konuşma yöntemidir. Sunum konuşmanın belirli bir konuda odaklanmış halidir. Günümüzde ortaya çıkan gelişmeler ve koşullar bireyden beklenen nitelikler her geçen gün biraz daha artmaktadır. Özellikle insan ilişkilerinin ve iletişimin ön plana çıktığı alanlarda daha da önem arz etmektedir. İletişim kurabilmek insanoğlunun sahip olduğu en önemli yeteneklerden biridir. İnsanlar sizi ve düşüncelerinizi iletişim kurabilme yeteneğinize göre değerlendirir. Etkili olabilmek bireyin kendisinden beklenen görev ve sorumluluğu ya da performansı en üst düzeyde olmalıdır. Etkili sunum yapabilme özelliği hemen herkesin kazanabileceği ve gerçekleştirebileceği bir niteliktir. Bir topluluğun önünde konuşma yapmak, insanlara hitap etmek, görüşlerinizi ya da çalışmalarınızı dinleyenlere etkili biçimde aktarabilmek gerek eğitim hayatınız boyunca gerek gelecekte iş yaşamınızda konuşmacının için büyük önem taşıyor ya da taşıyacaktır. Yapacağınız sunum ne kadar etkili olursa, düşüncelerinizi aktarmada bazen de dinleyicileri ikna etmede o kadar başarılı olursunuz. Sunumlar eğitimin her düzeyinde ve profesyonel hayatta önemlidir. Okuma, yazma, dinleme, konuşma ve araştırma becerilerinin tümünü içererek, belirli bir amaca yönelik, sözel ve görsel etkileşimin önemini belirtirler. Amaç, eğitimde yeni veya sentez halinde birikimli bilgi sunumu olabileceği gibi, iş hayatında kâr amaçlı yeni ürün veya hizmet tanıtımı veya satışların hızlandırılması yöntemleri olabilir.

8. Sunu teknikleri 2 Sunum ve konuşma kavramları çoğu zaman birbirlerinin yerine kullanılmaktadır. Özünde sunum bir konuşma yöntemidir. Sunum konuşmanın belirli bir konuda odaklanarak hazırlanmış halidir. Sunumlar iş, teknik, profesyonel, bilimsel çevre vb konularda hazırlanan konuşmalardır. Etkili sunum becerileri, özenle kullanılan bir sözel/yazılı ifade, anlamlı beden dili ve teknolojik görsel- işitsel araçların desteği ile izleyicileri kendinden emin, saygın ve ikna edici biçimde bilgilendirmek, yönlendirmek veya etkilemek adına çağımızda önem kazanmıştır. İyi bir konuşma diye nitelendirilen sunumların sahip oldukları özellikler şu şekilde ifade edilmektedir:  Konuşma doğal olmalıdır.  Konuşma mesaj vermelidir.  Konuşma dinleyicilere uygun olmalıdır.  Konuşma dinleyicileri rahatsız etmemelidir.  Konuşma çeşitlilik sunmalıdır. İyi bir konuşmacının özellikleri temel olarak inandırıcı, yaratıcı, söyledikleri arasında uyum bulunan, kısa bir biçimde ifade edebilen, doğru ve net bilgiler ileten niteliklerdir. İyi bir konuşmacının özellikleri:  İyi bir konuşmacı heyecanını denetleyebilir.  İyi bir konuşmacı konusuna hâkimdir.  İyi bir konuşmacı dinleyicilerinin kim olduğunu öğrenir.  İyi bir konuşmacı sözlü iletişimi iyi kullanır.  İyi bir konuşmacı sözsüz iletişimi iyi kullanır. Kötü konuşmacının özellikleri:  Çenebaz üslubu – konuşma planından kopup günlük konuşma diline geçen üslup.  Çekingen üslup.  Övünme üslubu.  Monoton ve ağır üslup. En geniş anlamıyla sunumlar aşağıdaki nedenlerle yapılır: • Bilgilendirmek • İkna etmek, etkilemek • Eğitmek, yetiştirmek • Müşteri edinmek, satış yapmak • Eğlendirmek Her yapılan sunumun dört versiyonu vardır:  Hazırlanan sunum  Yapılan sunum  İzleyicinin algıladığı sunum  Yapmış olmayı istenilen sunum

9. Sunu teknikleri 3 Etkili sunumun özellikleri: • Sunumun, belirli bir amaca hizmet etmesi, bu amacı herkesin anlaması • Konuşmacının konusunda bilgili olması ve bu bilgileri karşıya aktarabilmesi • Konuşmacının yeterince hazırlık yapması ve bu hazırlığı dinleyicilerin takdir etmesi • Etkili bir giriş yapılması ve konunun öneminin vurgulanabilmesi • Herkesin anlayabileceği bir dil kullanılması, mesleki jargon ve teknik kavramlardan kaçınılması • Konuşmacının ses tonunu, beden dilini ve hızını iyi ayarlaması (etkili iletişim) • Dinleyicilerle göz teması kurulması ve sunumdan kopmalarının önlenmesi • Konuşmacının heyecanını kontrol edebilmesi ve heyecanın sunumu engellememesi • Farklı etkinliklerin kullanılması ve herkesin bu etkinliklere katılımının sağlanması • Konuşmacının konu ile gerçek yaşam arasında köprü kurması, dinleyicilerin bunu anlayabilmesi • Sunumun farklı ortamlarla desteklenmesi, kullanılan materyallerin dikkat dağıtmaması • Sunum sırasında ve sonunda gelen soruların cevaplanabilmesi • Sunum sırasında olabilecek aksaklıkların profesyonelce giderilebilmesi • Sunumun akılda kalıcı bir final ile bitirilmesi, temel noktaların yinelenmesi • Sunumun belirtilen zamanda başlaması ve bitmesi Sunum Türleri Satış Sunumu: içeriği satış ve pazarlama olan her tür sunumdur. Kavram, ürün, hizmet veya bir teklifin, hatta kişinin kabulünü ve tanıtımını sağlamak için yapılır. Satış sunumlarında amaç satış yapmaktır. Bu nedenle de “bilgi” ikna edici bir biçimde verilmelidir. Bir satış sunumunun ardından dinleyicilerin beklenen anlaşmayı yapmadan salonu terk etmelerini izlemek çok üzücü ve insanı sinirlendiren bir durumdur. Peki, neden böyle olur? Nedenlerden akla ilk geleni, bazı insanların konuşmacı ile aynı fikirde olmaması veya teklif edilen şeyi beğenmemeleridir.

10. Sunu teknikleri 4 Fakat bu tür olayların %75’inde neden, sunumun bilgilendirici olması ancak ikna edici olmamasıdır. Bilgilendirici sunumlar ilginç olabilirler ama satış için her zaman gerçekler yeterli olmaz. Gerçekler ikna edici sunulduğu sürece başarılı olacaktır. Dinleyicileri ikna edebilme  Olumsuz koşullandırma: Olumsuz koşullandırma, dinleyicilerinizin konuşmacı ile aynı fikirde olmadıklarını ortaya çıkaracak olumsuz şeylerden söz etmek veya onları neyi yapmaya ikna etmeye çalışılıyorsa onu yapmalarını sağlamaktır. Sunumu bir şekilde mantıklı bir çerçeveye oturtmak, ikna etmenin etkileyici bir metodudur. Örneğin, yaylı yatak almak istiyorsunuz ve satıcı size, “Sert, iyi kalite bir yaylı yatakta uyumazsanız, sırt ağrıları çekersiniz,” dedi. Bu bir olumsuz koşullandırmadır, çünkü olumsuz bir şey söylenmiştir. Daha şimdiden, kaliteli sert bir yatağa ihtiyacınız olduğuna koşullanmışsınızdır, çünkü bunun dışında herhangi bir şey sırt ağrısına neden olacaktır.  Olumlu koşullandırma: Olumlu koşullandırma dinleyicilerin konuşmacı ile aynı fikirde olduklarında ortaya çıkacak olumlu şeylerden söz etmek veya onları neye ikna etmeye çalışılıyorsan onu yapmalarını sağlamaktır. Sunumu yaparken dengeyi kurmak önemlidir. Birçok müşteri sunumun gerçek olmayacak kadar iyi olmasından dolayı kaybedilebilir  Yararları ortaya koyma: İnsanları, bir işe girmekten dolayı o işten sağlayacakları yararlardan söz ederek ve söylenenlerin onlar tarafından kabulünü sağlamakla ikna edilebilir.  Çözüm önerme: Pazarlanan şeyin dinleyicilerin sorunlarına nasıl çözüm getirdiğini ve ihtiyaçlarına yanıt olduğunu anlatarak ikna edilebilir. Sunulan hizmetin onlar için aynı zamanda bir çözüm olacağını ortaya koymak için ihtiyaçların ne olduğuna dair bir araştırma yapmak gerekir.  Duyulara hitap etme: Beş duyudan birini uyararak ikna edici olunabilir. Örneğin, gıda reklâmlarındaki yiyecekler nefis ve lezzetli görünürler. Konuşmacı olarak, etkileyici ve güçlü bir ses geliştirilebilir ve görsel unsurlardan yararlanılabilir. Biçimsel (Formal) Sunum: Dinleyicilerin sunum esnasında ve sunum sonrasında memnuniyet duymalarını, aktarılan bilgileri yararlı bulmalarını sağlayan, daha biçimsel bir düzenleme içinde yapılan sunumlardır. Amaç bir duygusallık yaratmak olmalıdır. Genellikle davet, organizasyon, kutlama vb. özel bir durum söz konusu olduğunda gerçekleştirilmektedir. Hoş geldin konuşmaları, ödül törenleri, veda konuşmaları gibi. Dinleyiciler anlatılanları yaşamalıdırlar. Duygu uyandırıcı olabilmek için bazı öneriler: Yaşanmış hikâyeleri kullanın. Biçimsel sunumlar için duygu uyandırıcı hikayeler anlatılması önerilir. Örneğin bir mesai arkadaşınızın emekliliği ile ilgili sizden bir konuşma yapmanız istendi. “Okan, çok çalışkan biri olarak seni özleyeceğiz ve sana bağlılığımız sürüyor,” demek pek de duygusal ve kişilikli bir konuşma sayılmaz. Okan’ın ne kadar çalışkan ve güvenilir biri olduğu mesajını iletmek için şöyle bir hikâye anlatmak, belli bir duygusallığın oluşmasını sağlayacaktır. Okan’ın aramızdan ayrılacak olması beni kara kara düşündürüyor ve ne yapacağımızı merak ediyorum. Okan hep bizimleydi. Sistemlerimizin çöktüğünü ve tüm bir cuma günü koşuşturduğumuz halde gece boyunca çalışmak zorunda kaldığımız o günü anımsıyorum. Elimden geldiğince çalışmıştım ve çok zorlandığımı hissediyordum. Hepimiz durmaksızın çalışıyorduk ve aklımız karışmıştı. Kapım çalındı Okan elinde bir kahve fincanıyla durmuş gülümsüyordu. “Hepimiz bir molayı hak ettik sanırım,” dedi. Oturduk, ne çok şey yaptığımızı konuştuk, herkes tatmin olmuştu ve her şey yolunda görünüyordu.

11. Sunu teknikleri 5 Pazartesi işe geldiğimizde hiçbir sorun yoktu, ama kaçınız Okan’ın Cumartesi günü ofise gelip kalan pürüzleri hallettiğini ve böylece Pazartesi günü sorunsuz olarak işe başladığımızı biliyor? Bu sunumda, her ne kadar Okan hakkında sizin duygularınızı ifade eden bir hikaye anlatmış olsanız da, dinleyicileriniz kendilerinin Okan’la yaşadıkları olaylarla bu hikaye arasında bağlantı kuracaklardır. Karizmatik bir konuşma tarzı geliştirin. Bir duygu yaratmanın en kolay yolu, sesinizden ve beden dilinizden geçer. Dinleyiciler üstünde yarattığınız etkinin %90’ı bu iki noktadan kaynaklanır. Bunları yok farz edemezsiniz. Davetkâr sözcükler seçin. Bazı konularda bazı konuşmalar vardır. Seçilen sözcükler ile yaratılan imaj ve zihinlerde uyandırdığı fikirler olağanüstü davetkârdır ve insanları peşinden sürükler ya da hafızalardan silinmez. Örneğin; Martin Luter King, Amerika’da yaşayan siyah ırkın tarihine yön verdi; çünkü insanlara, barış içinde yaşamaları için ilham verme yeteneği vardı.”Bir ülke hayal ediyorum...” sözleri ile yaptığı konuşma daima anımsanacak. Yardımcı sahne donanımı kullanın. Posterler, fotoğraflar, slaytlar, afişler, gibi dinleyiciye gösterilen her şey, yardımcı sahne donanımı olarak bilinir. Örneğin; Bir ailenin geçmişi ile ilgili yapılan slayt gösterisi, o toplantının hafızalarda daha çok yer etmesini sağlayacaktır. Günümüzde, bilgisayarla yapılan sunumlar daha kolaydır. Sunumunuz müzik eklediğinde daha da duygusal olacaktır. Düşünebildiğini her türlü sahne donanımını kullanın. Yaratıcı olun. Eğitim Amaçlı (Bilgilendirici) Sunum: Amacın öğretmek olduğu sunumlardır. Konuşmacı, sunum sonrasında dinleyicilerin konu ile ilgili gerekli bilgileri öğrenmelerini ve hatırda kalmasını amaçlamaktadır. Konuşmanın amacı bilgi vermek ise, bu durumda konuşmacının temel sorumluluğu bilgileri dinleyicilerin ilgisini çekecek şekilde aktarmaktır. Bilgi verici sunumların odak noktası genellikle konu ile ilgili bilgileri açıklamak, göstermek, rapor etmek, tanımlamak ve aktarmaktır. “Açıklama, Tanımlama ve Betimleme” yöntemleri kullanılır. Motivasyon, Düzenleme, Fikirlerin etkili gelişimi, Tekrar etme ve Dinleyici katılımı sağlama hususları kullanılır. Eğitimsel sunumlarda amacınızı gerçekleştirebilmenin yolları: Katılımcı olmayı sağlayarak öğretebilirsiniz. Duyduklarımızın %20’sini, gördüklerimizin %30’unu, görüp, duyduklarımızın %50’sini, söylediklerimizin %70’ini, yaptıklarımızın %90’ını akılda tutabildiğimiz kanıtlanmıştır. Dinleyicilerinizin mümkün olduğunca çok şeyi anımsamalarını istiyorsanız, sunumunuzu yaparken bu unsurları göz önünde bulundurmalısınız. Bölümlere ayırarak öğretebilirsiniz. Öğrettiğiniz konuları bölmek ve çeşitli unsurlarını bölümlere ayırarak anlatmak, dinleyicilerinizin daha kolay anlamaları açısından önem taşır. Uygulamalı olarak öğretebilirsiniz. Uygulamada kullanabileceğiniz bir ürün veya hizmet söz konusu ise, bunu sunumunuza dahil edebilirsiniz. Bir şeyin nasıl olduğunu tarif etmek yerine, gösterilebilecek bir ürün varsa, dinleyicilerin o ürünü kullanmalarını sağlayın. Eğer eğitim konusu uygunsa dinleyicilerinize olası durumlar karşısında nasıl hareket edeceklerini onlara roller oynatarak gösterebilirsiniz.

12. Sunu teknikleri 6 Tekrarlar yaparak öğretebilirsiniz. Öğretirken, konuları birçok kez tekrarlamak dinleyicilerin anımsamalarına yardımcı olacaktır. Güçlendirme yaparak öğretebilirsiniz. Dinleyicilerin, öğretilenlerden neler anladıklarını, biçimsel testler, alıştırmalar, sorular ve ödevler vererek test edebilirsiniz. İkna Edici (Motive Amaçlı) Sunum: Dinleyicileri belirli düşüncelere inandırmak, bu inanç ve düşünceler doğrultusunda davranmalarını sağlamayı, duygu ve davranışlarını etkileyerek belirli eylemlerde bulunmaları için yönlendirme amacı güden, abartılmış sunumlardır. Mitinglerde politikacıların yaptıkları konuşmalar, dönemsel satış sunumları, dini vaazlar, bir ürünü abartılı biçimde öven tanıtım filmleri bu tür sunuma dahildir. Bu sunumların ortak amacı, dinleyiciyi heyecanlandırmak ve harekete geçirmek için itici güç olmaktır. Bu tür sunumlar, genelde kalabalık dinleyici topluluklarına yapılır ve yüz yüze olmasından dolayı, televizyona göre daha etkilidir. Motive edici sunumlarda, içerikten sunum tarzına kadar her şey abartılıdır. Sunu tarzınızı ne kadar çok abartırsanız o kadar başarılı olursunuz. Bunu talep eden dinleyicidir ve istediklerini aldıklarında, onlardan yapmalarını istediğiniz her şeyi yapacaklardır. Bu tür sunumlarda başarıyı performansınız belirleyecektir. Motive edici sunumda, bilgilendirme çok duygusal ve çok ikna edici olmalıdır. Politik toplantılarda, yardımcı sahne donanımından yararlanılır. Taraftarlara pankartlar verilir. Hareketli ve insanları coşturan bir müzik çalınır. Müzik, dinleyiciler seslerini duyurabilmek için bağırmak zorunda kalana dek, kademe kademe yükseltilir. Bütün bunlar tansiyonu yükselten bir etki yapar, böylece konuşmacı geldiğinde, dinleyiciler iyice ısınmış ve havaya girmiş olurlar. Pankartlar ve afişler, heyecan duygusunu artırır. Dönemsel satış sunumları, diğerlerine göre heyecan konusunda daha alçakgönüllü olsa da, insanları havaya sokmak ve motive etmek anlamında aynı amacı taşırlar. Bazı dini vaazlar da abartılı bir tarzda yapıldıklarından, bu kategoriye girebilirler ve bu tarzlarıyla başarılı olurlar. Birçok fanatik topluluk, konuşmacılarına taparlar ve söyledikleri, yaptıkları her şeye inanır. Gerçeklere Dayanan Sunum: Yalnızca gerçek bilgileri sunmak için yapılır. Raporlar, toplantılarda sunulan veriler, istatistikler ve bütçe çalışmaları bu kategoriye girer. Amaç dinleyicileri şu veya bu yönde etkilemek değil, dinleyicilerin kapasiteleri doğrultusunda, onların anlayabileceği şekilde ve olabildiğince tarafsız biçimde gerçek bilgileri vermektir. Bu tür sunumlarda başarılı olmak için izlenmesi gereken bazı kurallar vardır: Kural 1: Görsel desteğe ihtiyaç vardır. Bu tür sunumlar için birkaç çeşit görsel malzeme bulundurulması şarttır. Tepegöz, slayt ve dağıtılacak basılı malzemeler olabilir. Bu görsel malzemelerin desteği olmaksızın, sunum akıcı olmayacaktır. Kural 2: Görsel malzemeler sunum sırasını takip etmelidir. Bu durum özellikle toplantıda dağıtılan basılı malzemeler için geçerlidir. Genelde dağıtılan bilgi notları, o anda verilen bilgiden daha fazlasını içerir, bu da bir hatadır. Broşür, dinleyicilerin kolay takip edebileceği bir şekilde düzenlenmiş olmalıdır. Kural 3: Gerçeklere dayanan sunum, bölümlere ayrılarak yapılmalıdır. Bu tür sunumlar sonuçta birçok gerçek bilgiyi kapsar; bu nedenle dinleyici dikkatinin sürekliliğini sağlamak kolay olmadığından yapılması zor bir sunumdur. Sunumu küçük bölümlere ayırılır. Kafa karışıklığı önlenir. Kural 4: Gerçeklere dayanan sunumda tekrarlara yer verilmelidir. Bilgi verirken ne kadar çok tekrar yapılırsa, dinleyiciler o kadar çok şey anımsar.

13. Sunu teknikleri 7 SUNUMUN BİLEŞENLERİ Genel olarak bir sunum etkinliğinde yedi unsur ön plana çıkmaktadır. Bunlar; 1. konuşmacı, 2. mesaj veya ileti, 3. kanal, 4. dinleyici veya katılımcı, 5. geribildirim, 6. gürültü 7. bağlam veya durum olarak sıralanabilir. Konuşmacı Sunum, doğası itibarı ile bir iletişim sürecidir ve kaynak durumunda olan bir konuşmacı ile başlar. Telefonunuzu kullanarak, bir arkadaşınızı aradığınızda ve konuşmaya başladığınızda, o anki iletişim sürecinde “konuşmacı” durumundasınızdır. Arkadaşınız da doğal olarak sizi dinlediği için dinleyici”dir. Öte yandan, siz susup arkadaşınız bir şeyler söylemeye başladığında ise artık o “konuşmacı”, siz de “dinleyici” konumundasınızdır. Genel bir iletişim süreci için, “konuşmacı” ve “dinleyici” olma hali sürekli değil, değişken bir durumdur. Ancak, bu değişkenlik, sunum yapılırken kadar sık yaşanmayabilir. Çünkü sunumlarda, genel olarak siz konuşmacı, duygu ve düşüncelerinizi paylaştığınız kitle de dinleyici konumunda olacaktır. Etkili bir sunum, coşku ve heyecan gerektirir. Dört tip konuşmacı eğilimi vardır. Bunlar; • Kaçınma, • Direnç gösterme, • Kabul etme ve • Fırsat yaratma olarak ifade edilebilir. Kaçınma eğilimi gösteren bir konuşmacı, herhangi bir hedef kitlenin önünde bir şey sunmamak için elinden geleni yapacaktır. Hatta bazı durumlarda bu tür kişiler, iş tanımları arasında bu tür konuşma veya sunum yapma görevi olmayan meslekleri tercih ederler. Direnç gösterme eğilimindeki bir kişi, kendisinden bir sunum istendiğinde kaygılanacaktır. Bu kaygının düzeyi oldukça yüksek olabilir. Bu tür kimseler, işlerinin bir gereği olduğundan, sunumlardan kaçamayabilirler, ancak yaptıkları sunumları hiç bir zaman kendileri tercih etmezler. Konuşma yapmak zorunda kaldıklarında, bunu büyük bir rahatsızlık ve isteksizlikle yerine getirirler. Kabul etme eğilimindeki konuşmacılar, işlerinin gereği sunumlar yaparlar, ancak kendileri bu fırsatları yaratmayı ve kullanmayı tercih etmezler. Sunumları kabul etmelerinin veya yapmalarının bir nedeni de üstlerinin kendilerinden bunu beklemesidir. Bu tür konuşmacılar ara sıra sunum yapsalar da, bazı sunumlarının başarılı olduğunu düşünebilirler. Nadiren de olsa, bazı sunumlarının amacına ulaştığını, dinleyicileri etkileyebildiklerini düşünürler. Fırsat yaratma eğiliminde olan konuşmacılar ise, sunum yapmak için fırsat kollar, buldukları her fırsatı değerlendirmeye çalışırlar. Onlar için sunum, mesleki ve bireysel gelişme anlamında bir fırsattır. Duyulan heyecan, sunum sırasındaki güdülenmeyi sağlayacak olan olumlu bir duygudur.

14. Sunu teknikleri 8 Çok sık konuşma yaparak, mesleki iletişim becerilerini ve öz-güvenlerini artırabileceklerinin ve yeni fırsatlar yakalayabileceklerinin farkındadırlar. Mesaj Mesaj, sunumu yapan kimsenin, karşısındaki dinleyicilerle paylaştıklarıdır. Telefonda “bu akşam saat 7’de yurt binasının önünde buluşalım” isteği, kişinin paylaştığı mesajdır. Aslında, mesajdan söz ederken, paylaşılanlar sadece bu sözlü ifadeler değil , aynı zamanda bir takım sözsüz iletişim ögeleri de paylaşılır. Bu sözsüz iletişim ögeleri arasında; ses tonu, görünüş, beden dili ve göz teması örnek olarak saymak mümkündür. Sunumlardaki nihai amaç, paylaşmak istenilen mesajın karşıdaki kitleye gitmesidir. Bu, ancak neyi (sözlü mesaj) nasıl (sözsüz mesaj) söylendiği ile mümkün olacaktır. Arkadaşınız randevuya geç geldi ve siz de ona “neden geç kaldın?” diye sordunuz. Burada siz konuşmacı, arkadaşınız dinleyici ve paylaştığınız mesaj da “neden geç kaldın?” sorusudur. Aslında buraya kadar bir sıkıntı yoktur. Sıkıntı, bu mesajı nasıl paylaştığınızla ortaya çıkmaktadır. Bu soruyu gerçekten merak eden ve bilgi almak isteyen bir kişinin yumuşak ses tonu, beden dili ve yüz ifadesi ile sorduğunuzda, karşınızdakinin takınacağı tavır ile, onu azarlamak ve cezalandırmak üzere sesinizi yükselterek sorduğunuzdaki takınacağı tavır farklı olacaktır. Mesajı paylaştığınız kişi ilkinde bize nerede kaldığını, gerekçeleri ile sakin bir şekilde açıklamaya çalışırken, ikincisinde savunmaya çekilecek, belki o da ses tonunu yükselterek, istenmeyen bir tartışmanın başlamasına neden olacaktır. Sözsüz iletişim ögeleri sadece kişinin kızgın veya sakinliğini aktarmayacak, aynı zamanda paylaşılan konu hakkında bilgili olup olunmadığını, ve karşısındakilere saygı duyulup duyulmadığı gibi daha birçok mesajı da aktaracaktır. Bu nedenle mesajlar sadece sözlü ifadelerle değil, ses tonu, beden dili, yüz ifadesiyle de aktarılan olarak sunumlar yapılmalıdır. Dinleyicilerin, amaçlanan bilgi ve becerileri kazanması, konuşmacıyı ilgi ile dinlemesi, inandırıcı bulması ve ikna olması gibi tüm sonuçlar, bu ögelerden etkilenecektir. Sonuç olarak, sunumlarda paylaşılan mesaj çok önemlidir, ancak onu nasıl paylaşıldığı, karşı tarafa nasıl aktarıldığı da bir o kadar önemlidir. Mesajlarımızın karşı tarafa aktarılmasında önem taşıyan bir diğer konu da, mesajlarımızı taşıyan ortamlar, yani iletişim kanallarıdır.

15. Sunu teknikleri 9 Kanal Kanal, iletişim sürecinde mesajı taşıyan herhangi bir şey olarak tanımlanır. Mesajın karşıya neyle, nasıl aktarıldığı ile ilgilidir. Telefon ile bir mesaj paylaşırken kullanılan kanal, telefondur. Çünkü karşı tarafa sesi taşıyan araç, o an telefondur. Yüz yüze konuşulduğunda kullanılan kanal ise, sesi taşıyan, aktaran havadan başka bir şey değildir. Günlük paylaşımlarda ( yüz yüze bireylerarası iletişimde) sıkça kullanılan iletişim kanalı havadır. Öte yandan, sunumlarda mesajları aktarmak için, genellikle birden fazla kanal kullanabilir. Örneğin ; bir ülke liderinin yaptığı konuş radyo ve televizyon kanallarından yayınlanır. Hatta, günümüzde buna interneti de eklemek mümkündür. Aynı konuşma, belirli bir internet adresinden de canlı olarak takip edilebilir. Sunumu, sadece radyodan takip edenler, liderin sadece sesini duyacaklar, televizyondan takip edenler, hem sesini duyacak, hem de görüntüsünü izleyecekler, internetten takip edenler de, yine ses ve görüntünün yanında, sunumla ilgili diğer izleyicilerin anlık yazılı yorumlarını takip edebileceklerdir. Görüldüğü gibi, her bir kanal, diğerine göre farklı özellikler, üstünlükler ve sınırlılıklar taşıyabilmektedir. Sunum yaparken, sadece ses ve notlarla katılımcılara mesajları aktarmak zorunlu değildir. Pek çok farklı kanalı kullanarak, mesajlarımızı daha etkili ve estetik bir şekilde paylaşılabilir. Mesajları birden fazla kanal ile aktarmak, katılımcılar üzerinde farklı ve daha fazla etki bırakmak açısından önemli rol oynayacaktır. İletişim kanallarını; yazı tahtası, basılı malzemeler, broşürler, afişler, tepegöz, bir takım nesne ve objeler (örneğin cansız bir manken, anlatılan bir makine veya cihazın modeli vb.), mobil cihazlar, tablet bilgisayarlar ve daha bunlar gibi mesaj aktarmak için kullanabilecek pek çok araç-gereç olarak çoğaltmak mümkündür. Sunumlarda birden fazla kanal kullanmak çeşitli yararlar sağlayacaktır. Bunlar: • Sunum süresini kısaltır • İlgiyi canlı tutar • Paylaşmaya olan isteği arttırır • Soyut bir takım kavramları somutlaştırır • Gerçekçi yaşantılar sağlar Gereksiz kanal kullanımı, mesajların arka planda kalmasına, yanlış anlaşılmasına ve etkilerini yitirmesine de neden olabilir. Tüm bunlardan yola çıkarak, kanal seçimi konusunda belirli ölçütlerden yararlanılır. Bu ölçütler şöyle sıralanabilir: • Sunumun amacı • Katılımcıların özellikleri • Katılımcı kitlenin büyüklüğü • Sahip olduğumuz süre ve maliyet • Sahip olduğumuz fiziki olanaklar

16. Sunu teknikleri 10 Genel olarak sunumlarda, mesajları aktarmak için bir veya birkaç kanaldan yararlanılır. Farklı kanallar kullanarak; dinleyicilerin farklı duyularına seslenir, onların bireysel farklılıklarına daha çok özen gösterilmiş olunur. Daha fazla duyuya seslenerek ve bireysel farklılıklara özen gösterilerek, etkili bir sunum gerçekleştirmek için çok önemli bir adım atılmış olunur. Ancak, hangi kanalı kullanılırsa kullanılsın, mesajlar ancak bir dinleyici kitlesine ulaştığında anlam kazanacaktır. Dinleyici/Katılımcı Mesajların aktarıldığı kimseler Bir dinleyici kitlesi yoksa, sunumdan, iletişimden sözetmek mümkün değildir. Telefonda konuşulduğunda bir dinleyici varken, toplantı odasında onlarca, hatta yüzlerce dinleyici olabilir. Sayıları ne olursa olsun dinleyiciler, sunum planlarken alınacak birçok kararda temel rol oynamaktadır. Konuşmacının paylaştığı mesaj, ancak ve ancak dinleyici ona bir anlam yükleyince önem taşır. Dinleyici; bilgi birikimi, deneyimleri, amaçları, değerleri ve tutumlarını kullanarak, dinlediklerine ve paylaşılanlara bir anlam yükler. Tüm bu sayılanlar, kişilerin referans çerçevesini oluşturur. Yani dinleyiciler, referans çerçeveleri dahilindeki bu birikimleri ile işittiklerini, gördüklerini ve deneyimlerine kattıklarını anlamlandırırlar. Konuşmacı ve dinleyici farklı bireyler olduğundan, tamamen aynı referans çerçevelerinin olması beklenemez. Her insanın farklı bilgi birikimleri ve deneyimleri olacaktır. Ancak, konuşmacı ve dinleyicinin referans çerçevelerinde ne kadar çok benzerlikler veya ortaklıklar olursa, anlaşmaları, benzer şeyleri düşünmeleri ve konuşmaları ihtimali o kadar yükselecektir. Aynı iş yerindeki arkadaşlarınızla olan konuşmalarınız ile, ilk defa karşılaştığınız kimselerle olan konuşmalarınızı veya paylaşımlarınızı düşünün. Tanıdığınız ve aynı yerde çalışan insanlarla, yeni tanıştıklarınıza göre daha fazla ortaklıklarınız, geçmişiniz olduğundan, daha etkili iletişim kurabilirsiniz. Oysa yeni tanıştığınız birini çok iyi tanımadığınızdan, yani ortak bir referans çerçeveniz olmadığından iletişiminiz çok etkili olmayacaktır. İnsanların farklı referans çerçeveleri olacağından, konuşmacı sunumlarını bunu dikkate alarak yapılandırmalı, dinleyici odaklı düşünmeye çalışmalıdır. Eğer paylaşılan bilgiler, duygu ve düşünceler dinleyicilerin referans çerçevelerinin çok dışında ise veya onlar için çok sıradan ve önemsiz kalıyorsa, anlatılanlar onların bilgileri, deneyimleri, ilgi ve değerleri ile ilişkilendirmekte zorlanılır. Bu durumdan, ancak dinleyicileri, yani hedef kitlemizi tanıyarak, tanımaya çalışarak kurtulunabilir. Bu hazırlıklarla yapılan bir sunumun sonunda, dinleyicilerin “bu benim için önemli” deme olasılığı yükselecektir. Bu da, konuşmaya başarıyı getiren anahtardır.

17. Sunu teknikleri 11 Sunum öncesinde dinleyicileri tanımak, tanımaya çalışmak, sunumun başarısı için son derece önemlidir. Ancak bir o kadar önemli olan şey de, sunum sırasında dinleyicilerin sağlayacağı geribildirimler olacaktır. Dinleyici Analizi Sunum iletişime yönelik bir forumdur. İletişim süreci ise verici ile alıcı (konuşmacı ve dinleyici) arasındaki iki yönlü bir karşılıklı etkileşimdir. Bir sunum sırasında konuşmacı ve dinleyici hem bilgi verici hem de bilgi alıcı olarak işlev görür. Dinleyicinin rolü pasif değildir. Sözlü ya da sözsüz olarak dinleyici sunuma etki eder.. Dinleyicilerin analiz edilmesi, dinleyiciler ile yakınlık kurulmasına ve sunumda aktarılan mesajların daha iyi anlaşılmasına olanak tanımaktadır. Dinleyicilerin sadece ihtiyaçlarını ve özelliklerini bilmek yeterli olmamakta, tutumları ve inançları gibi psikolojik unsurlarında incelenmesi gerekli olmaktadır. Dinleyiciler hakkında edinilen her bilgi konuşmacıya yol gösterici olmaktadır. Konuşmacının dinleyicilerin bakış açısından konuya bakması, dinleyicinin konuşmacıya güvenerek ve inanarak yaklaşmasını sağlar. Ayrıca yeterli bilgi toplanmışsa, konuşmanın farklı bölümlerinde dinleyicilerin nasıl tepkiler verebilecekleri tahmin edilebilir. Konuşmacının sunumda aktarması istenen konuyu dinleyicilerini analiz ederek, dinleyicileri için uygun ve çekici bir hale getirmesi gerekmektedir. Dinleyiciler ile ilgili ilk bilgi kaynağı konuşmacının geçmiş deneyimleridir. Dinleyicilerden bazıları ile önceden görüşme yapılması faydalı olabilir. Dinleyicilere ulaşmak mümkün değilse, sunumu yapmamızı isteyen kişi veya kuruma bu konuda sorular sormamız gerekir. Konuşmacının özellikle aşağıdaki sorulara cevap araması gerekmektedir:  Neden oradalar?  Ne bekliyorlar?  Ne istiyorlar ya da neye gereksinimleri var?  Bilgi düzeyleri nedir?  Size ve görüşlerinize yaklaşımları nasıl olabilir?  Size yakınlık ya da karşıtlık duymalarını etkileyecek bir deneyimleri olmuş mudur?  Dinleyici grubunu oluşturacak insanlar hakkında ne biliyorum?  Bu insanlar hakkında nasıl daha çok şey öğrenebilirim?  Bu bilgileri sunumun etkili olma olasılığını artırmak için nasıl kullanabilirim?  Dinleyiciler için ne tür bir ortam uygundur? Bu sorulara bulunan cevaplar konuşmacıya dinleyiciler ile ilgili genel bilgileri sağlasa da yeterli değildir. Konuşmacının bu bilgilere ek olarak, dinleyicilerin demografik ve sosyo-psikolojik bilgilerine de ihtiyacı vardır. Dinleyicinin Demografik Özellikleri Dinleyicilerin demografik özellikleri: yaş, cinsiyet, medeni durum, meslek, eğitim durumu gibi onları gruplara ayırmada kullanılan özelliklerdir.  Yaş  Cinsiyet  Medeni Durum  Meslek  Eğitim

18. Sunu teknikleri 12 Dinleyicilerin Sosyo-Psikolojik Özellikleri Dinleyicilerin tutumları, inanç ve değerleri, öğrenme biçimleri konuşmacının hazırlığı için önemli yol göstericilerdir. Dinleyici Türleri Her grupta liderler ve izleyiciler vardır. Dinleyicilerin konuşmacıya değişik roller yüklemesine rağmen, sunum boyunca konuşmacının lider olduğu gerçeği değişmez. Ne var ki, bu aslında başka yerde olmak isteyen katılımcıların olmayacağı anlamına da gelmez. Dinleyiciler farklı başlıklrda ele alınabilir. • Günlük dinleyici: Günlük yaşamın akışı içerisinde birbirinden oldukça farklı kişilerin merak duygusu ile yöneldikleri konuşmalara ilişkin fiziksel ve duygusal katılımda bulunan dinleyicilerdir. • Pasif dinleyici: Konuşmaya belirli bir yönü ile odaklanmış dinleyicilerdir. Konuya ilgi duysalar da dikkatleri çabuk kayar. Bu tür dinleyicilerin dikkatini toplamanın önemli formülü ilgilerini keşfetmektir. • Seçici dinleyici: Bu dinleyiciler konuşmacının konusuna ya da konuşmacıya yönelik bir ilgiye sahiptirler ve sunuma isteyerek gelmişlerdir. Konuya ilişkin istekli oldukları için dikkatlerini sürekli olarak canlı tutmak gerekir. • Uyumlu dinleyici: Dinleyici grubu konuya ortak ilgi duyan ve konu hakkında yeni bir şeyler öğrenmeye konsantre olmuş bir gruptur. Genellikle problem çözme, neden sonuç ilişkisi kurma gibi tekniklerin kullanılması, kanıtların sunularak açıklamaların yapılması yüksek düzeyde ilgilerin toplanmasını sağlamaktadır. • Kutuplaşmış dinleyici: Varlıkları ile dahi konuşmacıya ya da konuya karşı olumsuz bir tutum sergileyeceklerini bildirmektedirler. Konuşmacıdan tamamen farklı bir görüşe sahiptirler. Bu sebeple sürekli bir tepki durumundadırlar. Dolayısıyla konuşma sırasında bilgileri kanıtlara dayandırmak önemlidir. Düşman Dinleyici: Düşmanlık sayısız yolla ifade edilir. Konuşmacının otoritesine sözlü olarak meydan okuyan ya da saldıranlar; geriye çekilerek ortamı bulandırma yolunu seçenler; alaycı mizah ya da yorumlarla rahatsızlık yaratınlar vardır. Düşmanlık bir protesto ifadesidir. Birey konuyu, konuşmacıyı, organizasyonu ya da kişisel baskıları protesto ediyor olabilir. Dürtüsü ne olursa olsun, düşmanlık konuşmacıda korku duyguları uyandırabilir. Bu düşmanca durumu yönetmenin en iyi yolu önce, iç kontrolü korumayı, sonra düşman katılımcı üzerinde kontrol kurup sürdürmeyi gerektirir. Korku ya da öfke duyguları yönetilmeli ve kişi kendisine hakim olmalıdır. Bu, göz teması kurarak, iddialı sözcükler kullanarak ve iddialı sözsüz davranışlar sergileyerek başarılır. Düşmanca tavrı kontrol etmek için, kişisel düşmanlık dağıtılmaya çalışılmalıdır. Bunu yapmanın bir yolu kişiye davranışının nasıl görüldüğünü söylemektir. Sonra kişi düşmanlığının gerisindeki motivasyonu paylaşmaya çağırılmalıdır. Örneğin: “Sayın Taşar, son on dakikada bana iki kez meydan okudunuz. Her defasında da bir seçenek önermediniz. Kızgın olduğunuzu anlıyorum. Kaygınızı açıklayıp, grubun düşüneceği öneriler sunmanızda bir sakınca var mı?” Bu yolla durumu kontrol edilebilir. Gönülsüz Dinleyici: Sunumda olmayı istemeyen bir dinleyici genellikle sandalyeye yayılma, bir şeyler karalama ya da uyuklama gibi pasif sözsüz davranışlar sergileyecektir.

19. Sunu teknikleri 13 Bu, sunumunu hazırlamak amacıyla büyük zaman harcayan ve herkesin heyecanla katılmasını bekleyen bir konuşmacı için çok sinir bozucu olabilir. Bazı insanlar, konuşmacı kim olursa olsun ya da mesaj ne kadar değerli olursa olsun sunumlara katılmaktan hoşlanmayabilir. Dinleyicilere genellikle ya gelmeleri söylenir ya da kendilerini mecbur hissederler. Her dinleyici gurubunda böylesi davranışlar olabileceğini kabul edin ve öteki dinleyiciler için mümkün olan en iyi konuşmayı yapın. Kişiye, konuya ve sunumun uzunluğuna bağlı olarak, böyle bir kişiyle bir mola sırasında konuşma olanağı bulabilirsiniz. Bu fırsatı, duygularını paylaşma konusunda bu kişiye yardımcı olmak ve onu sunumun geri kalan bölümüne daha aktif katılma yönünde yüreklendirmek için kullanın. Sadece ilgi göstermek bile kişinin açılmasına yardımcı olabilir Geribildirim Geribildirim, iletişim sürecinde olmazsa olmaz kavramlardan biridir. Eğer bir ortamda iletişim yoksa, zaten bir sunumdan da bahsedemeyeceğimiz açıktır. Geribildirim, dinleyicilerin, sunumu takip edip etmediklerinin, sunum içinde kaybolup kaybolmadıklarının ve sunumdan yararlanıp yararlanmadıklarının bir göstergesi olarak değerlendirilmelidir. Geribildirim hemen anında alınabileceği gibi, bazen gecikmeli de olabilir. Örneğin, televizyondan belirli bir kitleye seslenen konuşmacının, (eğer canlı bir yayın değilse), izleyicilerden hemen geribildirim alma olanağı bulunmamaktadır. Öte yandan, aynı sunum sırasında stüdyoda konuk bulunuyorsa, konuşmacı bu dinleyicilerden anında geribildirim alabilecektir. Gecikmeli olarak izleyiciden gelecek geribildirimi izlenme oranlarına bakarak, sosyal medyadaki tartışmalardan, kanala gelen elektronik veya normal postalardan edinmek mümkündür. Bunun yanı sıra, telefonda başka biriyle yapılan konuşmada, karşıdaki ile anında geribildirim paylaşıldığı söylenebilir. Sunumlarda genellikle, anında geribildirimden söz konusudur. İnsanlar herhangi bir sunuma katıldığında, anlatılan ve paylaşılan her şeyi bir sünger gibi emerek kaydetmez, anlamlandırmazlar. Anlatılanları paylaşıp anlamlandırmak pek çok şeye bağlı olacaktır. Dinleyiciler, herşeyden önce, eğer paylaşılanlar kendi referans çerçeveleri dahilinde bir anlam taşıyorsa yeni aldıkları bilgileri yeniden anlamlandırabilir, bunlara olumlu tepki, yani olumlu geribildirim verebilirler. Öte yandan, dinleyiciler herhangi bir şeyi anlamadıklarında da hala geribildirim sağlamaktadırlar. Burada önemli olan geribildirimlerin olumlu veya olumsuz olması değil, dinleyicilerin sunum sırasında neleri paylaştıkları, nasıl iletişim kurduklarıdır. Bu geribildirimlerin bazıları “evet, anladım, çok doğru, katılıyorum” şeklinde olurken, bazıları da “nasıl yani, katılmıyorum, anlayamadım, sanmıyorum” şeklinde de olabilir. Dinleyiciler geribildirimlerini sadece sözlü olarak değil, beden dilleri ile de verebilirler. Anlatılan bir konuda kişilerin boş bakışları, size anlatılanlar hakkında bir şey bilmedikleri, konuyu çok zor veya yabancı buldukları anlamında bir geribildirim niteliği taşıyacaktır. Öte yandan, paylaşılan bir bilgi

20. Sunu teknikleri 14 sonunda konuşmacının gözünün içine bakan, başını evet anlamında sallayan, o sırada anlatılanları not alan dinleyicilerden de söylenenleri anlıyorum geribildirimini alınır. Etkili bir sunum yapmaya çalışan bir konuşmacı , tüm geribildirimleri dikkatle takip etmeli, gerektiğinde, bu geribildirimlere göre ayarlamalar yapabilmelidir. Çünkü ancak bu geribildirimler dikkate alındığında iletişim (sunum) etkili bir şekilde devam edebilecektir. Dinleyicilerden alınıyor olacak tepkilerin, geribildirimlerin genel olarak ortak noktaları olabileceği gibi, bazen toplumsal, kültürel farklılıklar da taşıyor olabilir. Örneğin başını iki yana sallamak, hemen her ortamda bir “onaylamama, katılmama” ifadesi olarak algılanırken; yukarıdan aşağıya, biraz da gülümseyerek sallamak, yine her ortamda onaylama, anlama ifadesi olarak yorumlanabilir. Bu ve benzer ifadeler evrenseldir . Ancak, bazı sözlü veya sözsüz iletişim ifadeleri toplumdan topluma, kültürden kültüre farklılık gösterebilmektedir. Örneğin, siz sunum sırada dinleyiciler yumrukları ile masaya vurarak gürültü yapmaya başlayabilirler. Bazıları bunu bir onaylamama, protesto işareti olarak yorumlarken, bazıları da onaylama, takdir işareti olarak yorumlayabilirler. Dünyanın bazı yerlerinde gerçekten de bu bir onaylama ifadesidir. Bu durumda konuşmayı sonlandırmak veya salondan çıkmak dinleyiciler açısından oldukça garip karşılanabilir. Başka bir durumda da konuşmacı, dinleyicilerden gelen yoğun soruları ve istekleri, olması gereken “etkileşim” veya sunuya karşı yoğun ilgi ve istek olarak yorumlayabilir. Oysa belki dinleyiciler sıkılmışlar, bir çok şeyi anlamamışlar veya kafaları karışmıştır. O halde, konuşmacı etkili bir sunumu sürdürebilmek için geribildirimleri doğru çözümlemek ve gerektiği şekilde davranmak son derece önemlidir. Bazen bu çözümlemeler bazı gürültü kaynakları yüzünden yanlış yapılabilmektedir. Gürültü ve olası gürültü kaynakları, sunumun etkili olarak devam edebilmesi açısından dikkat edilmesi gereken noktalardan biridir. Gürültü İletişim sürecinde, mesajların paylaşılmasını engelleyen her şey gürültü olarak adlandırılır. Bu gürültülerin kaynakları çok çeşitli olabilir. Örneğin, konuşma yapılan sırada dışarıdan gelen bir takım sesler, bazı dinleyicilerin yüksek sesle kendi aralarında konuşması, telefonda konuşurken kulağa gelen hışırtılar, dışarıda biri ile konuşurken trafiğin rahatsız edici sesi ve benzeri etkenler iletişimi olumsuz yönde etkileyecektir. Gürültü, iletişim sürecinde, sunumlarda istenmeyen bir şeydir ve sürmesi durumunda etkili bir paylaşma olmayacaktır. . İletişimde gürültü kaynakları genel olarak aşağıdaki gibi sıralanabilir: • Fiziksel • Fizyolojik • Toplumsal, kültürel • Semantik • Psikolojik • Zaman Fiziksel gürültüler, sunum veya iletişim ortamındaki iletişim kanalını etkileyen çevresel bir takım faktörlerdir. Örneğin trafiğin uğultusu, telefondaki cızırtı, televizyonun sesinin kısık veya görüntünün karlı olması, internet hattının kesik olması, bulunduğumuz ortamın ışıklandırmasının veya ses düzeninin iyi olmaması gibi fiziksel etkenler sunumu olumsuz yönde etkileyecek birer gürültü kaynağıdır.

21. Sunu teknikleri 15 Fizyolojik gürültü kaynakları, sunum sırasındaki sağlık durumları, açlık, baş ağrısı, sandalyenin rahat olmaması ve dolayısıyla bel ağrısı gibi bir takım fizyolojik nedenlerdir. Bu nedenler, sunuma etkin bir şekilde katılımı engelleyerek, gürültü oluşturacaklardır. Toplumsal ve kültürel gürültüler, o anki sunum sırasında, katılımcıların bir takım sosyal, kültürel ve dini değerlerine karşı tehdit algılayıp algılamadıkları ile ilgilidir. Örneğin, konuşmacının paylaştığı bir örnek veya söylediği bir söz bazı katılımcıları yukarıdaki değerler çerçevesinde rahatsız edince, iletişim kopacak, bu katılımcılar rahatsız oldukları bir durumda sunuma kendilerini veremeyecektir. Semantik gürültü türü, konuşmacı ve dinleyicilerin, daha önce öğrendiğimiz ortak referans çerçeveleri ile ilgilidir. Konuşmacının ifadelerine yüklediği bir anlamı, dinleyicilerin aynı şekilde anlayamaması veya çok farklı anlaması semantik gürültü oluşturacaktır. Bu durumda da iletişim kesintiye uğrayacaktır. Psikolojik gürültü, dinleyicilerin o an içinde oldukları psikolojik durumların, iletişime geçmelerini, etkin bir katılım sağlamalarını, doğru geribildirimler vermelerini engellemesidir. Kişiler fiziksel olarak orada olsa da, psikolojik olarak binlerce kilometre uzakta olabilir. Korkular, endişeler, başka ve daha öncelikli ihtiyaçlar ve bunlara yönelik hisler kişilerin ruhen sağlıklı ve etkin bir şekilde o anki sunuma katılımını engelleyecektir. Bazı uzmanlar, sunum ve eğitim gibi bir takım etkinliklerdeki en yoğun ve başa çıkılması zor gürültünün, psikolojik gürültü türü olduğu konusunda birleşmektedir. Gerçekten de sunum salonunda olan herkesin, aslında o an orada olduğunu söylemek her zaman doğruyu yansıtmayabilir. Zaman olgusu, bazen insanların üzerinde olumsuz bir baskı oluşturabilir, hem konuşmacı, hem de dinleyiciler açısından iletişimi engelleyici bir unsur olarak ortaya çıkabilir. Örneğin konuşmacı, paylaşacağı konular için yeterli zamanı olmadığını düşünüyor olabilir. Dinleyicilerin çoğunluğu ise, sunum ortamında geçirecekleri zamanın, başka bir şey için daha faydalı olacağı konusunda hemfikir olabilir. Böyle durumlarda zaman faktörü, hem konuşmacı hem de dinleyiciler açısından bir gürültü kaynağı olabilir. Öte yandan, paylaşılan bilgiler bazı katılımcılar için, içinde bulundukları zaman diliminde bir şey ifade etmiyor olabilir. Bu durumda, belirli bir zamanda paylaşılan bilgiler bazı katılımcılar açısından öncelik taşımazken, diğer bazıları için ilk öncelikler arasında algılanıyor olabilir. Örneğin, depremi hiç yaşamamış bir dinleyici kitlesine, depremde yapılması gerekenler aktarılırken, o kitlenin anlatılanlara ilgisi ve katılımı ile, yakın bir zamanda deprem yaşamış bir kitleye aynı konu aktarıldığında, o kitlenin konuya olan ilgisi farklı olacaktır. Algıda seçicilik, aslında bireysel farklılıkları vurgulamaktadır. Aynı sunuma katılan birçok insan, yine o sunum içindeki farklı alanlara veya konulara yoğunlaşacaktır. Konuşmacının önemle vurgulamak istediği bazı şeyler, diğerleri için önemli olarak algılanmayabilecektir. Öte yandan, sadece mesajlarına yoğunlaşan ve görünüşüne, beden diline ve iletişim ortamına çok özen göstermeyen bir konuşmacının ifadeleri, karşısında bunlara daha fazla önem veren bir dinleyici grubu tarafından ilgi ile dinlenmeyecek ve sonuçta iletişim kesintiye uğrayacaktır. Gürültü kaynaklarından haberdar olup, geribildirimleri anında değerlendirerek sunumun etkili olma şansını arttırılabilir. Ancak sunumun belirli bir amaçla ve o amaca uygun bir bağlamda gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Konuşmacının dinleyicilerle paylaşmak üzere olduğu bilgi ve deneyimler, bunları nasıl paylaşacağı ve dinleyicilerden alacağı geribildirimler, bu bağlam içinde şekillenecektir.

22. Sunu teknikleri 16 Bağlam Her iletişim süreci bir bağlam içinde gerçekleşir. Bağlam, sunumun içinde geçtiği zaman ve mekan ile ilgilidir. Arkadaşlara yapılacak sıradan bir bilgilendirme sunumu ile, kurumdaki amirlere yapılacak sunumun bağlamları farklı olacaktır. Bir iş başvurusunda kişinin içinde bulunacağı durum ile, yeni tanıştığı birine kendisini tanıtması bağlamı da farklı olacaktır. İletişim, bir bağlam içinde gerçekleşir ve bu bağlamdan etkilenmesi ve şekillenmesi kadar doğal bir şey yoktur. Bu sebeple, sunumun bağlamı, son derece belirleyici özellik taşır. Çok önemli bireysel veya mesleki konuların, daha sessiz, sakin ve resmi ortamlarda paylaşmayı tercih etmek doğaldır. Örneğin bir iş yemeği için seçilen yer, daha sakin ve resmi bir yer olabilir. Arkadaşlarla eğlenmek ve stres atmak için çıkılan bir yemek için daha canlı, gürültülü yerler tercih edilir. Her iki durumda da, paylaşılanların içeriği, paylaşma şekli, paylaşmaya başlayış, sürdürmesi ve sonlandırması da farklı olacaktır. Herhangi birinin bir süredir kişini kız arkadaşına evlenme teklifi ederken duygu ve düşüncelerini paylaşma şekli, o güne kadar olan paylaşımlarından çok daha farklı olacaktır. Çünkü bu olayın bağlamı farklıdır. Bir gün önce iş yerinde yakın arkadaşla kurulan iletişim içeriği ve şekli, o rahatsızlanıp hastanedeyken çok daha farklı gelişecektir. İşyerinde işler çok iyi giderken katıldığımız bir toplantıdaki sunum atmosferi ile, bir kriz anında yapılan sunum atmosferi oldukça farklılaşacaktır. Dinleyicilerin çok canlı ve neşeli olduğu bir bağlamda, ciddiyet ve durgunluk nasıl garip karşılanacaksa, aksi durumda, onların sakin ve durgun olduğu bir anda coşku, mutluluk da garip karşılanabilir. Konuşmacı, sunumun bağlamı hakkında bilgi sahibi olmalı, nasıl bir zaman ve mekan bağlamında konuşmayı yapıyor olacağını önceden bilmelidir. İş toplantıları, anma törenleri, cenazeler, mezuniyetler, yaş günü kutlamaları, emeklilik kutlamaları vb. etkinlikler gündelik yaşamda sıkça karşılaşabilecek durumlardır. Bu durumların her biri kendine özgü bağlamlar içermekte ve bu tür etkinliklerde yapılacak sunumlar veya kurulacak iletişimler bu bağlamların kendilerine özgü ritüelleri dikkate alınarak yapılmalıdır. Bu noktada hatırlamamız gereken bir diğer konu da, sunumun bağlamını göz önünde bulundururken sadece paylaşılacak içeriğe değil, aynı zamanda fiziki düzenlemelere de dikkat etmek olmalıdır. Çünkü hem sunum , hem de fiziki ortam birlikte bir bütünlük sağlayacaktır.

23. Sunu teknikleri 17 BÖLÜM 2 SUNUM YERİ VE ZAMANLAMA Sunum Yeri ve Zamanlaması Konuşmanın yapılacağı mekan, konuşmada ele alınan konu ve katılacak kişilere uygun olarak seçilmelidir. Konuşmanın yapılacağı yer, konuşma ile ilgili materyallerin düzenlenmesinden, nasıl aktarılacağına kadar çok sayıda noktayı etkilediği için önem taşımaktadır. Sunum yapılmadan önce konuşmanın yapılacağı mekanı ziyaret etmek, sunumu olumsuz etkileyeceği düşünülen ayrıntıları değiştirmek ve ortama alışmak için iyi olacaktır. Konuşmanın yapılacağı bu mekan, bir oda ya da salon ise, bu durumda diğer faktörler etkili olabilmektedir. Odanın/salonun büyük ya da küçük olması, ısısı, ışık durumu, perdelerinin olup olmaması, oturma düzeni, tavanın yüksek ya da alçak olması, duvarların rengi, materyallerin bulunup bulunmaması, materyallerin konumu, ses düzeni ve akustiği vb. çok sayıda unsurun dikkatle incelenmesi gerekir. Bununla birlikte, konuşmanın yapıldığı odanın yerleşim şekli, masaların ve sandalyelerin konumu, yer değiştirme olanağı sunması, odada tahta, tepegöz, yansıtıcı kullanımının mümkün olup olmadığı değerlendirilmelidir. Dinleyicilerin oturdukları sandalyeler yazmaya olanak tanıyor mu, oturma düzeni ekranı görmeyi engelliyor mu, oturma biçimi ciddi bir atmosfer yaratıyor mu? İncelenerek konuşmanın türüne ve konuşmacının konuşma sırasında uygulayacağı yöntemlerle ilişkili olarak karar verilmelidir. Konuşmacının dinleyiciler açısından en etkin olduğu görüş açısının tam olarak ne olduğu salonun yerleşim düzeni ile ilgilidir. Sınıf ve amfi tiyatro düzeninde bir salonda konuşmacının kürsüden uzaklaşması durumunda en önemli nokta dinleyiciler ile hem göz kontağı hem de diyalog kurabilecek bir açıda ve konumda bulunması gerekir. Bu durumda konuşmacının sunum yapılan ekranın önüne geçmeyecek şekilde 45 derecelik bir açı ile durması, diğer bir ifade ile görsel materyalleri engellememelidir. Sunum sırasında önemli noktaları belirtmek için lazer pointer kullanması dinleyicilerin dikkatinin çekilmesi açısından oldukça gereklidir. Donanımı kendiniz idare edecekseniz, nasıl kullanıldığını bilinmesi ve tüm işlevlerini araştırmanız gerekir. Bazen ne kadar iyi bir içeriğe sahip olursanız olun teknik donanım ya da sunum araçlarının kullanımı konusunda yaşayacağınız problemler o güzelim anlatıma gölge düşürebilir. Sunum yapılmadan önce konuşmanın yapılacağı mekanı ziyaret etmek, sunumu olumsuz etkileyeceği düşünülen ayrıntıları değiştirmek ve ortama alışmak için yararlı olacaktır. Sunum yerindeki imkanların, dinleyici kitlesinin, sunumun ve konuşmacının gereksinimlerini ne kadar karşıladığını belirlenmelidir. Sunum donanımını konuşmacı idare edecekse, nasıl kullanıldığını bilmesi ve tüm işlevlerini araştırması gerekiyor. Teknik donanım ya da sunum araçlarının kullanımı konusunda yaşanacak problemler en güzel anlatıma bile gölge düşürebilir.

24. Sunu teknikleri 18 Oturma Düzeni U Şeklinde Oturma Düzeni U şeklinde oturma düzeni, konuşmada resmiyet etkisi oluşturmakta, bir anlamda dinleyicilerde toplantıda oldukları hissi yaratmaktadır. U şeklinde oturma düzeninin avantajları:  Sunum esnasında konuşmacı rahat hareket edebilir.  Dinleyicilerin katılıma teşvik edilmesi daha kolaydır.  Konuşmacının araç ve gereçleri görülebilir ve yaptıkları yakından izlenebilir. U şeklinde oturma düzeninin dezavantajları:  Uzun sunumlarda, en önde oturanlarda boyun ağrısı meydana gelebilir.  Masanın iç köşelerinde oturan dinleyiciler konuşmacı ile diğer dinleyicilerden daha az göz teması kurabilirler. Dikdörtgen Şeklinde Oturma Düzeni Bu oturma düzeni genellikle toplantılarda tercih edilmekte ve resmî bir ortam yaratmaktadır. Şekil 2. Dikdörtgen Şeklinde Oturma Düzeni Dikdörtgen oturma düzeninin avantajları:  Resmî sunumlarda ciddiyet sağlar.  Konuşmacı dinleyicilerle etkili bir biçimde göz teması kurabilir Dikdörtgen oturma düzeninin dezavantajları:  Toplantıya beklenmedik birinin katılımı oturum düzeninde değişiklik gerektirir. Şekil 1.U Şeklinde Oturma Düzeni

25. Sunu teknikleri 19 Daire Şeklinde Oturma Düzeni Daire şeklinde oturma düzeni, resmi olmayan sunumlarda tercih edilmekte, konuşmacı ve dinleyici arasında etkileşime olanak tanımaktadır. Şekil 3: Daire Şeklinde Oturma Düzeni Daire şeklinde oturma düzeninin avantajları:  Dinleyicilerin yüksek düzeyde katılımını sağlar.  Dinleyiciler arasında etkileşimi arttırır.  Çeşitli uygulamalar ile interaktif sunumlara olanak tanır. Daire şeklinde oturma düzeninin dezavantajları: Dinleyiciler arasındaki etkileşimi de arttırdığı için, dinleyicilerin kendi arasında konuşmasına ve konuşmacının dikkatinin dağılması ve hâkimiyeti kaybetmesi mümkün olabilir. Bistro Oturma Düzeni Bistro oturma düzeni, dinleyicilerin birden fazla yuvarlak masa etrafında oturması ile oluşturulur. Özellikle takım çalışması gerektiren sunumlarda tercih edilmesi, verimlilik bakımından uygundur. Şekil 4: Bistro Oturma Düzeni Bistro oturma düzeninin avantajları:  Takım çalışmaları için uygundur.  Dinleyiciler gruplar halinde iletişimine olanak verir. Bistro oturma düzeninin dezavantajları:

26. Sunu teknikleri 20  Konuşmacının ve dinleyicilerin dikkati dağılabilir.  Sunum sırasında bir nesnenin gösterilmesi ve onunla ilgili anlatımların yapılması zordur.  Tüm dinleyiciler aynı açıdan göremedikleri için etkinlik azalmaktadır. Amfi Tiyatro Oturma Düzeni Bu oturma düzeni, genellikle dinleyici sayısının çok olması halinde tercih edilir. Şekil 5: Amfi Tiyatro Oturma Düzeni Amfi Tiyatro oturma düzeninin avantajları:  Ses düzenlemesi bakımından iyi sonuçlar alınır.  Çok sayıda dinleyici dinleme imkânı bulur. Amfi Tiyatro oturma düzeninin dezavantajları:  Konuşmacının ve dinleyicilerin etkileşimi azdır.  Okul atmosferi yaratır. Sınıf Şeklindeki Oturma Düzeni Sınıf şeklindeki oturma düzeni çok sayıda dinleyiciye katılım olanağı ve konuşmacıya hareket olanağı tanır. Şekil 6: Sınıf Şeklinde Oturma Düzeni Sınıf şeklindeki oturma düzeninin avantajları:  Çok sayıda dinleyici dinleme imkânı bulur.  Konuşmacıya hareket olanağı tanır.

27. Sunu teknikleri 21 Sınıf şeklindeki oturma düzeninin dezavantajları:  Konuşmacının ve dinleyicilerin etkileşimi azdır.  Okul atmosferi yaratır.  Dinleyiciler birbirlerinin görüş açılarını kapatabilir.  Yan yana oturan dinleyiciler arasında gruplaşmalar oluşturarak sohbet etmek suretiyle gürültü yapabilirler. Oturma Düzeninin Katılımcı Üzerindeki Etkisi Sunum yapan kişiyle katılımcılar arasındaki uzaklık arttıkça katılım da azalmaktadır; arka sıralarda oturanların önde oturanlara göre katılım oranı daha düşüktür. Bu nedenle sunumu yapan kişinin katılımcı ile mesafesini dikkatle ayarlaması gerekir.  Boş sandalye bırakılmamalı ve tüm katılımcıların yan yana oturmasına dikkat edilmelidir.  Herhangi bir tür sıralama, etkileşimi azaltmaktadır. Arka sıralarda oturanların, ön sıralarda oturanların katılımını duymaları zordur ve ön sırada oturanların da arkaya dönerek arka taraftakilerle etkileşime geçmeleri zordur.  Bir bölümden diğerine geçişte oturma stilinde değişiklik yapılması, katılımcıların psikolojik durumunu bozabilir ve eğitim sürecini olumsuz etkileyebilir.  Tekrar eden süreçte -verilen aralardan sonra- katılımcılar yerlerini değiştirmeden aynı koltukta oturmalıdırlar.  Kızgın veya alaycı katılımcılar grubun oturma şeklinden uzaklaşmak için girişimde bulunabilirler. Konuşmanın yapılması için seçilen zaman/saat, hem konuşmacının etkili bir konuşma yapabilmesi açısından hem de dinleyicilerin daha etkili bir şekilde dinleyebilmesi için oldukça önemlidir. Konuşma için ayrılan zamanın kısa ve uzun olması, konunun aktarımında sınırlamaların yapılmasını, bazı önemli noktaların ele alınarak diğerlerinin atlanmasını ya da çok detaylı bir şekilde incelenmesini belirlemektedir. Konuşmanın günün hangi zaman diliminde yapıldığı da oldukça önemli etkiler yaratmaktadır. Konuşmanın sabah, öğle ve akşam saatlerinde yapılmasının etkileri de farklı olmaktadır. Sabahın çok erken saatleri ile akşamın geç saatlerinde yapılan konuşmaların etkinliği oldukça azdır. Bu saatlerde dinleyicilerin dikkatini vermesi güçleştiği gibi, konuşmacının performansının azalması da olasıdır. Bununla birlikte öğle yemeğinden hemen sonra yapılan sunumlarda ise dinleyicilerin uykulu bir halde olmaları konuşmayı algılamalarını olumsuz etkilemesinin yanı sıra konuşmacıya da olumsuz bir geribildirim vererek motivasyonunu kırabilmektedir. Sunumun yapılacağı zaman belirlenirken, dinleyicilerin fizyolojik ve psikolojik özelliklerinin ve sunumun dış birimlerde yapılması durumunda ulaşım faktörünün de dikkate alınması önemlidir. Sunum Mekanının Kontrolü İster bir konferans salonunda kalabalık bir dinleyici topluluğuna, ister küçük bir gruba konuşulacak olsun, sunum yapılacak mekanın önceden incelenmesi gerekir. Konuşmalar genelde, birkaç biçimde gerçekleştirilir:  İşyerinde düzenlenen yuvarlak masa toplantıları; yönetim kurulu toplantısı, pazarlama toplantısı, bölüm toplantıları gibi. Bunlar resmi ya da gayri resmi niteliktedir.

28. Sunu teknikleri 22  Konuşmacının işyerinizde ya da başka işyerlerinde düzenlenen müşteri toplantıları; genelde bu toplantılara en fazla on iki kişi katılır.  Otellerde düzenlenen bölge toplantıları; 20 ya da daha fazla kişinin katıldığı pazarlama toplantıları gibi.  150’den fazla katılımcının bulunduğu, otellerde ya da konferans merkezlerinde düzenlenen konferanslar. Küçük Mekânlarda Dikkat Edilmesi Gerekenler  Dinleyicilerin salona nasıl bir oturma düzeni içinde yerleşmesini istediğinize karar verin. Masaya gereksinim var mı? Yoksa masaların olmadığı bir yarımay dizilimi mi uygun? Birlikte, ayrı ya da size yakın oturmasını istediğiniz katılımcılar var mı? Herkes birbirini, sizi ve eğer görsel malzeme kullanacaksanız ekranı görebilecek mi?  Notlarınız, görsel malzemeler ve dağıtacağınız belgeler için yeterince yer var mı? Dinleyicilerle aranızda masa gibi bir engel var mı, yoksa kapana kısılmış bir vaziyette mi olacaksınız? Tabloyu ve projektörü nereye koyacaksınız?  Prizler nerede olacak? Uzatma kablosuna ihtiyacınız olacak mı?  Eğer gerekirse, ışıkları nasıl kapatacaksınız? Ekranda ayrıntıları işaret etmek için elinizde bir çubuk olacak mı? Isınma ve havalandırma ile ilgili değişiklikleri nasıl yapacaksınız?  Çay, kahve servisi ne zaman, kim tarafından yapılacak?  Odada saat bulunuyor mu? Yoksa kendi saatinizi mi kullanacaksınız? Kol saatinizi çıkarıp önünüze koysanız dahi, zamanı küçük bir masa saatinden okumak daha kolay olacaktır.  Kalemler, not defterleri ve suyu kim sağlayacak?  Toplantı da sigara içmek serbest olacak mı? Orta Büyüklükteki Mekanlarda Dikkat Edilmesi Gerekenler  Sunumunuzun bir otelde gerçekleşecekse, kullanacağınız salonun kiralanmasından sorumlu yöneticinin ismini alın.  Salona ne zaman gireceksiniz?  Toplantının organizasyonundan kim sorumlu olacak ve mekanda sorumlu sıfatıyla kim bulunacak?  Sandalyeler rahat mı? Toplantı uzun sürecekse, yerlerine daha rahat sandalyeler koymak mümkün mü? Fazladan sandalye gerekebileceğini de hesaba katın ve bir oturma planı hazırlayın.  Toplantı salonunda cep telefonu gürültüsünü önleyin.  Görsel malzemelerin sunumunda kullanılacak cihazları kontrol edin. Projektörü kullanabiliyor musunuz? Salondaki model bildiğiniz bir model mi? Nasıl bir ekran kullanılacak?  Kürsü kullanacaksanız, yüksekliğini öğrenin. Alçaltılabiliyor mu? Gerektiğinde üstünde durmanız için bir şeyler verecekler mi? Ana ışıklar kapatıldığında notlarınızı okuyabileceğiniz küçük bir ışık sağlayabilecekler mi?  Kendi görsel malzemelerinizi kendiniz mi sunacaksınız? Bu iş teknisyene kalacaksa, ona ne gibi talimatlar vereceksiniz.  Işık düğmelerinin nerelerde olduğunu, bunları kimin idare edeceğini öğrenin. Gerektiğinde salonun sadece yarısını karartmak mümkün olabilecek mi?  Pencerelerin örtülmesi gerekiyor mu?

29. Sunu teknikleri 23  Tuvaletler ve telefonlar nerelerde? Otel mesaj alma imkanı sunuyor mu?  Kahve çay servisi ne zaman, nasıl yapılacak? Servis toplantı salonunda mı yapılacak? Toplantı salonunda yapılacaksa, servisin toplantı öncesinde bitmesini sağlayın. Konuşmanızın fincan, kaşık şıkırtılarıyla bölünmesini istemezsiniz. Büyük Mekanlarda Dikkat Edilmesi Gerekenler Büyük konferanslarda, ayrıntıların çoğu konferansı düzenleyenler tarafından halledilir. Ancak konuşmacının asıl sorumluluğu, yapacağı konuşmayı her yönden değerlendirmek ve sunumunun sorunsuz geçmesi, profesyonel görünmesi için yapabileceklerini düşünmektir. Ayrıntıları kontrol etmek sorunsuz bir sunum için gereklidir. Küçük ve orta büyüklükteki mekanlarda dikkat edilmesi gereken ayrıntılara ek olarak büyük mekanlarda da şunları gözden geçirmek gerekir;  Konuşmanızı yapacağınız sahneye ya da kürsüye nasıl çıkacaksınız?  Nerede duracaksınız?  Sahnede konuşmacı ile birlikte başka insanlar da bulunacak mı?  Dinleyicileri görebilecek misiniz? Yoksa ışık size engel mi olacak?  Görsel malzemeleri nasıl kullanacaksınız?  Ne tür bir mikrofon kullanacaksınız? Sabit mi olacak, yoksa mikrofonla birlikte dolaşabilecek misiniz?  Konuşma metniniz dinleyicilere ya da konferans delegelerine dağıtılacak mı? Dağıtılacaksa ne zaman? Sunum İçin Kullanılacak Salonunun Hazırlanması Sunum yapılacak salonun temizletilmesi gerekir. Eşya düzeninin yapılması, yerlerin, kullanılacak masasının, koltukların ve tabloların temizlenip, tozlarının alınması, oturma düzenlerinin yapılması gerekir. Toplantıdan birkaç saat önce oda havalandırılır. İklime göre klima açılarak ısı derecesi düzenlenir. Sunuma az bir zaman kala ışık düzeni ayarlanır. Tüm bu işlerden sonra masa düzeninin yapılması gerekir. Sunum için gerekli evraklar ve dosyalar bir gün öncesinden hazır bulundurulmalıdır. Sunum bir iş toplantısını içeriyorsa katılacak kişilere toplantının konusuyla ilgili dosya ayrı ayrı masaya kişilerin önüne düzenli bir şekilde yerleştirilmelidir. Masanın görünüşü estetiğe uygun olmalıdır. Bu nedenle masadaki dosyalar özenle yerleştirilmelidir. Toplantı masasında canlı çiçek bulundurmak estetiği sağlar. Ayrıca katılımcılara ikram edilecek yiyecek ve içecekler de yönetici asistan tarafından düzenlenir. Yiyecekler toplantı süresine, iklime ve katılacak kişi sayısına göre katılımcıların damak zevki esas alınarak sipariş edilir. Toplantı süresi boyunca aksatmadan yiyecek ve içecek servisi yapılır. Sunumun başarılı olabilmesi ve olumlu sonuçlar doğurabilmesi için tüm bu kiriterlerin gerçekleştirilmesi önemlidir. İyi bir yönetici sekreter toplantı için gereken en ufak ayrıntıyı bile atlamamalıdır. Bunun için şu soruların cevabını bilinmesi şarttır:  Bu konu, dinleyiciler için tartışmalı, tanıdık ya da yeni mi (ya da bunların bir bileşimi)?  Dinleyicileriniz kimler? Dinleyicilerin demografik özellikleri, sosyo-psikolojik özellikleri nedir?  Niçin katılacaklar, sayıları kaç kişi ve konunuzla ilişkileri ne?

30. Sunu teknikleri 24  Dinleyiciler konu hakkında ne kadar bilgili? Bilmeleri gereken ne? Bu sunuma neden ihtiyaçları var?  Sunumunuzdan ne bekliyorlar? Bilgi düzeyleri nedir?  Dinleyiciler için ne tür bir ortam uygundur?  Alışık oldukları belli bir sunum türü var mı?  Dinleyiciler konuşmacının hakkınızda ne biliyor? Bilmeleri gereken başka neler olabilir? Size karşı hisleri ne?  Sunumunuza neden geldiler? Gelmeleri kendi tercihleri mi, yoksa mecburen mi geliyorlar?  Tavırları ne olacak: Coşkulu, kibar, ilgisiz, düşmanca?  Hesaba katmanız gereken başka engeller, geçmiş olaylar ve beklentiler var mı?  Bu bilgileri sunumun etkili olma olasılığını artırmak için nasıl kullanabilirim? Sunum Zamanı Zaman, yapılacak konuşmanın sınırlarının belirlenmesi açısından önemli olduğu gibi, aynı zamanda konuşmacının aktarılacak konuyu ne kadar bir süre içerisinde, ne kadarlık bir bölümünü iletmesi gerektiği konusunda da ipucu vermiş olmaktadır. Konuşma süresinin çok kısa olması konu ile ilgili bilgilerin tam olarak aktarılmasının önünde bir engel oluşturabilir. Ancak konuşma süresinin konu açısından uzun olması da, konuşmacının daha fazla çaba göstermesini gerektirmekte, dinleyicilerin de dikkatlerini yoğunlaştırmasını güçleştirmektedir. Konuşmanın günün hangi zaman diliminde yapılacağı oldukça önemli etkiler yaratabilmektedir. Konuşmanın sabah, öğle ve akşam saatlerinde yapılmasının etkileri farklı olmaktadır. Sabahın çok erken saatleri ile akşamın çok geç saatlerinde yapılan konuşmaların etkinliği çok azdır. Bu saatlerde dinleyicilerin dikkatini vermesi güçleştiği gibi, konuşmacının performansının azalması da olası olmaktadır. Bununla birlikte öğle yemeğinden hemen sonra yapılan sunumlarda ise dinleyicilerin uykulu bir halde olmaları konuşmayı algılamalarını olumsuz etkilemektedir. Ayrıca bu durum, konuşmacıya da olumsuz bir geri bildirim vererek motivasyonunu kırabilmektedir.

31. Sunu teknikleri 25 BÖLÜM 3 SUNUMUN GERÇEKLEŞTİRİLMESİ Genel Sunum Planının Hazırlanması Her bir sunumun giriş, gelişme (gövde) ve sonuç olmak üzere üç bölümü bulunmaktadır. Sunumun planlanması için öncelikle konuşmanın amacının belirlenmesi gerekmektedir. Genellikle bir sunumun temel bir amacı olmakla birlikte, bu amacı destekleyen alt amaçların belirlenmesi de söz konusu olabilir. Buna ana fikir ve ana fikri destekleyen fikirler adı verilebilir. Bir konuşmada ana fikirlerin yardımcı fikirlerle açıklandığı bölüme gelişme bölümü (gövde) adı verilir. Sunumun başarısında her ne kadar giriş ve sonuç bölümleri tetikleyici bir etkiye sahip olsa da, sunumun gelişme bölümü başarılı bir şekilde yapılandırılmadığında sunum tam olarak anlaşılamamakta ve sunum başarısız olmaktadır. Konuşmacının kendine özgü yöntemleri de olmakla birlikte, genel olarak sunumlarda kullanılan yapılandırma yöntemleri aşağıda detaylı olarak açıklanmaktadır:  Kronolojik/Zamansal Düzenleme: Kronolojik veya zamansal düzenleme tekniği, konunun, fikirlerin, olayların vb. zaman içinde gelişimini aktarmak amacı ile kullanılmaktadır. Genellikle tarihsel veya biyografik olarak olayların aktarılmasını sağlar. Konuşmacı olayları aktarırken zaman sürecine odaklanmakta, zaman içindeki gelişimi ön plana çıkarmaya çalışmaktadır. Özellikle aşamalı olarak gerçekleşen olayları aktarırken kullanılan bir yöntemdir. Örneğin bir çocuğun gelişimi veya bir hastalığın evrelerine ilişkin bir konuşma yaparken kronolojik düzenlemenin kullanılması doğru bir tercih olacaktır.  Uzamsal/Mekânsal Düzenleme: Her bir olay veya konu belirli bir yerde meydana gelir ve belirli kişilerle, nesnelerle ya da eşyalarla ilişkisi bulunur. Olayın yada konunun geçtiği mekânın görsel olarak zihinde canlandırılmasının sağlanması, konunun betimlenmesi açısından yararlı olmaktadır.  Neden-Sonuç Düzenlemesi: Konuşma, bir konu yada olayın meydana gelmesine neden olan olay, durum, konu vb. unsurların incelenmesi ve bu nedenlere ilişkin ortaya çıkan sonuçların ortaya çıkan çözümlerin önerilmesi biçiminde geliştirilmektedir. Örneğin trafik kazalarına ilişkin bir sunumda önce kazalara neden olan faktörler açıklanır. Daha sonra bu faktörlerin ne gibi sonuçlara sebep olduğu gösterilir.  İlişki Ağları Düzenlemesi: Konu ile ilgili belirli başlıklar ele alınarak, aralarındaki ilişkilerin ortaya konulması yoluyla iki durum, olay yada konu arasındaki bağlantılar işaretler ve göstergelerle açıklanır. Konunun ilişkili olduğu noktalar ekonomik göstergelerle, istatistiklerle, uzman beyanları ile açıklanarak, konu ile ilgili yanlış bilinenler açığa kavuşturulabilir.  Problem-Çözüm Düzenlemesi:

32. Sunu teknikleri 26 Konuşma, ilgili konu veya durumun ortaya çıkmasına neden olan problemin ne olduğunu ortaya koymakla başlar. Var olan bu problemin çözümü için olası çözüm yolları, hangi çözüm yolunun daha etkili olduğuna ilişkin öneriler geliştirilebilir. Problem çözüm yöntemi, genellikle ikna edici sunumlarda, belirli çözüm yöntemlerinin açıklanması ile kanıtların elde edilmesini sağlamakta, böylece dinleyicileri etkilemek amaçlanmaktadır.  Konusal Düzenleme: Konuşmacı, dinleyicilere aktaracağı konuyu, sosyal, politik, ekonomik bir yapı içinde değerlendirerek açıklamaktadır. Konu düzenlemesinde kullanılan diğer bir yöntem ise konunun ilgili olduğu diğer konuları ilişkilendirerek aşamalı olarak işlemektir. Konu, ilgili diğer konuların açıklanması ile bir bütün olarak değerlendirilebilir hale gelmektedir. Bu tür sunum planlaması ana konunun alt parçalara bölünerek daha iyi ve net olarak anlaşılmasını sağlamaktadır.  Tümevarım Yöntemi İle Düzenleme: Konuşmacı konu ile ilgili gerçekleri, olayları ve durumları nedenleri, etkileri, sonuçları ile detaylı bir biçimde aktararak tutarlı bir bütüne ulaşmayı amaçlar. Genel bir sonuca ulaşabilmek için çeşitli kanıtlar, rakamlar, raporlar vb. araçlar yardımı ile ifadesini güçlendirmektedir. Örneğin sağlık ile ilgili bir konuda çok sayıda kişi ile ilgili neden ve sonuçlar ortaya konularak genel bir sonuca ulaşılması sağlanabilir.  Tümdengelim Yöntemi İle Düzenleme: Tümevarım yönteminin tam tersi bir şekilde konuşmacının genel bir konudan çok daha özele yada diğer bir ifade ile detaylara inmesi şeklindeki düzenlemedir. Konuşmacı adeta dinleyicilerin kafasında büyük bir resmi parçalayarak küçük parçalarına ulaşmakta veya büyük resmi giderek yaklaştırarak resimdeki küçük detayların görülmesini sağlamaktadır.  Geçmiş, Şimdi, Gelecek Bağlantısı İle Düzenleme: Geçmiş, şimdi, gelecek bağlantısı ile düzenleme, hem bilgilendirici hem de ikna edici sunumlarda kullanılan bir düzenleme şeklidir. Aktarılacak bilgilerin bir zaman süreci içinde olayların etkilerini dikkate alarak açıklanması etkili olmaktadır. Konuşmada, konu ile ilgili geçmişte ne olduğu, bugün ne olduğu ve gelecekte ne olmasının istendiği açıklanmalıdır. Bu durum dinleyicilere kendilerinden ne beklendiğini ifade ettiği gibi, aynı zamanda da duruma ilişkin genel resmi görmelerini de sağlamaktadır.  Soru-Cevap-Önem Sıralaması İle Düzenleme: Konuşmacının dinleyicilere konu ile ilgili sorular sorması ve dinleyicilerin verdiği yanıtlar üzerinden konuşmanın ilerletilmesine dayanır. Bununla birlikte, konuşmacının önemli gördüğü noktalara dikkat çekerek vurgulaması ve açıklama yapması konuyu daha anlaşılır kılmaktadır. İkna Edici Sunumlarda Sunumun Daha İnandırıcı Olması İçin Kullanılan Yöntemler  Öneri ve Kanıt Sunma: Öneri ve kanıt sunma yöntemi, ikna edici sunumlarda dinleyiciyi adım adım sunumun başlangıcından sonuna kadar dolaysız bir anlatım ile konuşmacının kendi ilettiği görüşe inanmaları yönünde ilerletmeyi sağlamaktadır. Bu teknik konuşmacının konu yada duruma ilişkin fikrini belirtmesi ve ardından bu fikri destekleyici nitelikte kanıtlar ileri sürerek açıklamalar yapması ile gerçekleştirilmektedir.  Psikolojik İlerleme: Psikolojik ilerleme yöntemi, konuşmacının giriş bölümünde dinleyicilerin ilgisini çekerek meraklandırması veya dinleyicilerin ihtiyaç duydukları noktaya vurgu yaparak başlamakta, sunumun ilerleyen aşamalarında dinleyicilerin meraklarını yada ihtiyaçlarını gidermeye yönelik görüşler ileri sürerek, tatmin olmalarını sağlamaktır. Aynı

33. Sunu teknikleri 27 zamanda dinleyiciye sunulan görüşlerin sonuçları ve faydaları gösterilerek görüşlerin daha inandırıcı ve güçlü olması mümkün kılınabilir.  Önem Sırası Tekniği: Önem sırası tekniği, konuşmacının sunumun başlangıcından sonuna doğru iletmek istediği bilgileri en önemliden en önemsize doğru sıralayarak vermesidir. Dinleyicilerin konuşmanın tamamına yoğunlaşamayacağı, muhtemelen ilk birkaç dakika içinde daha dikkatli olacakları düşünüldüğünde bu yöntemin yararı da anlaşılır.  Basitten Karmaşığa Doğru İlerleme: Bu yöntemde konuşma daha basit kavramlardan, daha karmaşık ve zor kavramlara doğru bir ilerleme gösterir. Özellikle ders verme ve konu aktarma için uygun bir yöntem olmakla birlikte, güç bir konuda dinleyicilerin ikna edilmesinde konunun açıklandığı ve tüm yönleriyle ilgili bilgilerin verildiği inancının geliştirilmesinde oldukça etkilidir. Sunumun Başlangıcı (Konuşmanın Giriş Bölümü) Dinleyicilerin yaklaşık %35’i “neden?” sorusunu sorarak konuşmayı dinlemeye başlarlar, bu nedenle de konuşmacının sunumun başlangıcında bu neden sorusuna bir yanıt vermesi iyi bir motivatör rolünü oynamasına, hem ilişki, hem güç, hem başarı isteyen dinleyicilere hitap edecek bir dil bağlantısı kurmasına olanak sağlamaktadır. Konuşmanın girişi dinleyiciler üzerindeki ilk etkiyi tanımlar. İlk etki konuşmaya ilişkin dinleyicilerin ilk hatırlayacakları bilgiyi içermelidir. Bu durumda konuşmacı konuşmaya ilişkin en güçlü tezini konuşmasının başında dinleyicilere sunmalıdır. Böylece konuşma süresince ileri sürülen tüm argümanlar ile güçlendirici bir etki yaratılabilir. Konuşmanın başlangıcında konuşmacının yarattığı enerji konuşmanın devamını da hâkimiyeti altına alabilmektedir. Bu nedenle konuşmanın giriş bölümünde konuşmacının hedefleri şu şekilde ifade edilebilir:  Dikkat Çekmek: Konuşmanın girişi, dinleyicilerin dikkatini çekmeli, konuşmanın devamını dinlemeleri için onları istekli kılmalıdır. Hatta giriş kısmı çoğu zaman dinleyicilerde merak uyandırarak dinlemeye sevk ettiğinde konuşma çok daha etkili olabilmektedir.  Dinleyiciye Ulaşmak: Konuşmacı konuşmanın başlangıcında dinleyici ile arasında bir köprü oluşturmalı, konuşmasının kendilerine faydalı olacağına ilişkin olumlu mesajlar iletmelidir. Konuşmacı dinleyicinin konuya ve kendisine karşı yakınlık hissetmesini sağlamalıdır.  Dinleyicinin İzlemesini Sağlamak: Konuşmanın giriş bölümü, dinleyiciye konuşmanın devamında konunun hangi alt başlıklar altında işleneceği, konuşmada nasıl bir ortam yaratılacağı, konuşmanın içerisinde temel olarak hangi bilgilerin yer alacağı hakkında yönlendirici nitelikte bilgi verilmesini içermelidir. Böylece dinleyicinin sunumu rahatlıkla izlemesini sağlamak amaçlanmaktadır.  Beklenti Yaratmak: Konuşmacı dinleyicilerine, onları tanıdığını ve onlar hakkında bilgi sahibi olduğunu, bu nedenle de beklenti ve ihtiyaçlarının neler olduğunu bildiğini göstererek, konuşma sonunda beklentilerinin karşılanmış olacağını hissettirmelidir. Konuşmanın giriş kısmında genel olarak konuşmanın genel bir tanıtımı yapılarak, sunum sırasında hangi başlıklar altında hangi konuların işleneceği hakkında bilgi verilmektedir. Dinleyicilere konuşmanın başlangıcında konunun nasıl bir sıra ve hangi zaman kapsamında ilerleyeceği hakkında bilgi vermek, dinleyicilerin de konuşmadan beklentilerini düzenlemelerini sağlamaktadır.

Sunu teknikleri

You are reading a preview.

Check these out next

Sunu teknikleri

More Related Content

More from MUSTAFA TAYAR (8)

Recently uploaded (10)

Sunu teknikleri

Sunu teknikleri

You are reading a preview.

Sunu teknikleri

Recommended

More Related Content

More from MUSTAFA TAYAR (8)

Recently uploaded (10)

Sunu teknikleri