SEMINARIO INTERNACIONAL:
GESTIÓN DE PROYECTOS
MBA. ROBERTO OROPEZA
robantoy@gmail.com
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Al igual que he aprendido de muchas
personas, en ésta oportunidad comparto
éste material que espera sea de utilidad
para e...
Contenido del Seminario

I.

Presentación.
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I.

Conceptos Básicos de la Gerencia de Proyectos
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III.

Objet...
Contenido del Seminario

IV.

Etapas de la Gerencia de Proyectos
I.
II.
III.
IV.
V.

Inicio del Proyecto
Planeación del Pr...
I. Presentación
Objetivo General
Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios empleados en
la Gerencia de P...
II. Conceptos Básicos
• Situación actual
• Requerimientos
• Objetivos

¿Qué es un Proyecto?

INICIO

Es la suma de esfuerz...
II. Conceptos Básicos
Características de un Proyecto
•

Temporal: cada proyecto tiene un
comienzo y final definido

•

Pro...
II. Conceptos Básicos
¿Qué es la Gerencia de Proyectos?
La

aplicación

conocimientos,

racional

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II. Conceptos Básicos
Componentes de la Gerencia de proyectos
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•
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Comunicación

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Negociación

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II. Conceptos Básicos
Elementos relacionados con el Proyecto
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Calidad

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Recursos

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II. Conceptos Básicos
Ciclo de vida del Proyecto

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proyecto

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III. Gerencia de Proyectos
Etapas de la Gerencia de Proyectos
origen

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III. Gerencia de Proyectos
Áreas de conocimiento
Integración

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III. Gerencia de Proyectos
Tiempo

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cronogramas

Calidad

Planeación, aseguramiento y control de la calidad.
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III. Gerencia de Proyectos
Involucrados en el Proyecto
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Cliente / usuario

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III. Gerencia de Proyectos
Organización para el Proyecto (Estructuras)
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MATRICIAL

FUNCIONAL

• El personal ...
III. Gerencia de Proyectos
Organización para el Proyecto

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Alto

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Niveles o...
IV. Etapas de la Gestión de Proyectos

INICIO

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IV. Etapas de la GP
Técnicas y herramientas
• Mecanismos de selección
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IV. Etapas de la GP
Origen del Proyecto

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IV. Etapas de la GP
Carta del Proyecto
• Formaliza el inicio del proyecto
• Permite identificar el proyecto por parte de l...
IV. Etapas de la GP
CARTA DEL PROYECTO
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BENEFICIOS:
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IV. Etapas de la GP
Técnicas y herramientas
• Estructura de Descomposición
del Trabajo
• Tabla de precedencias
PLANEACIÓN
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IV. Etapas de la GP
Procesos de planeación
• Plan de Gerencia de Proyecto
• Alcance, definición y plan de administración
•...
IV. Etapas de la GP
Procesos de planeación
• Estimación de recursos
• Estimación de la duración de actividades
• Desarroll...
IV. Etapas de la GP
Plan de gerencia del Proyecto
• Guía

la ejecución y control del proyecto; define
referencias para eva...
IV. Etapas de la GP
¿Qué es?
•
•
•

Representación de la jerarquía del proyecto
Identifica todo el trabajo a realizar
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IV. Etapas de la GP
Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado
2. Estructurar y organiz...
IV. Etapas de la GP
• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos

para desarrollar productos
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IV. Etapas de la GP
Gráfica de Gantt

1. Programar las actividades del

Proyecto considerando tiempo y
responsables.

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IV. Etapas de la GP
Tabla de precedencias
•

Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT,
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IV. Etapas de la GP

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IV. Etapas de la GP
Tipos de precedencias
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IV. Etapas de la GP
Diagrama de Red (ruta crítica)
• Determina la duración total del proyecto
• Se basa en el estimado de ...
IV. Etapas de la GP
Holgura
• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse

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IV. Etapas de la GP
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• Es de util...
IV. Etapas de la GP
•

Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada
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Técnicas y herramientas
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IV. Etapas de la GP
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IV. Etapas de la GP
Características:

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IV. Etapas de la GP
Ventajas:
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Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa ...
IV. Etapas de la GP
Valor ganado del proyecto

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Real

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IV. Etapas de la GP
Técnicas y herramientas

•
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Análisis de valor ganado
Distribución de información
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IV. Etapas de la GP
Procesos de control
•

Supervisión y control

•

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IV. Etapas de la GP
Procesos de control
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Control de costos

•

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IV. Etapas de la GP
Administración de cambios
•

Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

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Recopilar, medir y difund...
IV. Etapas de la GP
Análisis y contención de riesgos
Recomendaciones prácticas:
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Prevea riesgos, no catástrofes

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IV. Etapas de la GP
Análisis de valor ganado

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IV. Etapas de la GP
Análisis de calidad
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Costo de conformidad y no conformidad

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Análisis costo / beneficio

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IV. Etapas de la GP
Técnicas y herramientas
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Informes y reportes de ejecución

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IV. Etapas de la GP
Cierre del Proyecto
1. Cierre administrativo
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Reporte final
•

Presupuesto

•

Programa

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IV. Etapas de la GP
Cierre del Contrato
2. Cierre del contrato
– Archivos de contrato
– Manuales, planos
– Bitácoras
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V. Conclusiones
Una vez que hemos finalizado nuestro seminario, y haber vivido la experiencia de compartir
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ANEXO - EJERCICIO
EJERCICIO A SER EVALUADO A TRAVÉS DEL SEMINARIO GESTIÓN DE PROYECTOS
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ANEXO - EJERCICIO
Posee una plantilla de trabajadores superior a las ocho mil personas, estas personas se encuentran
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ANEXO - EJERCICIO
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ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS

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ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS
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Hecho por

Revisado por

Aprobado por

Fecha

Motivo

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ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS
Objetivos del proyecto: Metas hacia las cuales se debe dirigir el trabajo del proyecto en...
ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS
Designación del Project Management del Proyecto

Nombre:
Nombre:

Niveles de Autoridad:

...
ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS
Principales amenazas del Proyecto (Riesgos Negativos)

Principales oportunidades del proy...
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Una metodología sencilla paso a paso para el desarrollo de proyectos

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Seminario gestion de proyectos 2

  1. 1. SEMINARIO INTERNACIONAL: GESTIÓN DE PROYECTOS MBA. ROBERTO OROPEZA robantoy@gmail.com 1
  2. 2. Al igual que he aprendido de muchas personas, en ésta oportunidad comparto éste material que espera sea de utilidad para el que lo necesite. Tan solo pido que una vez utilizado, pueda ser compartido por otras personas. Es importante compartir la información, ya que con ella cada individuo, obtendrá el beneficio particular del mismo. Gracias por compartir la información. 2
  3. 3. Contenido del Seminario I. Presentación. • • I. Conceptos Básicos de la Gerencia de Proyectos • • • • • • III. Objetivo Objetivos específicos ¿Qué es un Proyecto? Características de un Proyecto ¿Qué es la Gerencia de Proyectos? Componentes de la Gerencia de Proyectos Elementos relacionados con el Proyecto Ciclo de vida del Proyecto Gerencia de Proyectos • • • • Etapas de la Gerencia de Proyectos Áreas de conocimiento Involucrados en el Proyecto Organización para el Proyecto 3
  4. 4. Contenido del Seminario IV. Etapas de la Gerencia de Proyectos I. II. III. IV. V. Inicio del Proyecto Planeación del Proyecto Ejecución del Proyecto Control del Proyecto Cierre del Proyecto V. Conclusiones VI. Lecturas sugeridas 4
  5. 5. I. Presentación Objetivo General Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios empleados en la Gerencia de Proyectos. Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas utilizadas en la Gerencia de Proyectos. Objetivos específicos • Presentar las mejores prácticas en Gerencia de Proyectos. • Aplicar la metodología y herramientas para la Gerencia de Proyectos. • Desarrollar un caso de estudio. 5
  6. 6. II. Conceptos Básicos • Situación actual • Requerimientos • Objetivos ¿Qué es un Proyecto? INICIO Es la suma de esfuerzos que en generar un PRODUCTO O SERVICIO en particular o UNICO. • PROYECTO • Resultados Tiempo forma temporal se utilizan para FIN 6
  7. 7. II. Conceptos Básicos Características de un Proyecto • Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido • Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto crea productos entregables únicos • Elaboración Gradual: desarrollarlo en etapas significa 7
  8. 8. II. Conceptos Básicos ¿Qué es la Gerencia de Proyectos? La aplicación conocimientos, racional habilidades, herramientas y alcanzar objetivos los de técnicas de para un proyecto, a través de una serie de actividades interrelacionadas. 8
  9. 9. II. Conceptos Básicos Componentes de la Gerencia de proyectos 1. Habilidades clave • • Comunicación • Negociación • Solución de problemas • 2. Liderazgo Lograr objetivos Conocimientos • Técnicos • Administrativos 3. Herramientas 4. Técnicas 9
  10. 10. II. Conceptos Básicos Elementos relacionados con el Proyecto • Tiempo • Calidad • Alcance • Entorno • Recursos • Costo BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE TODOS LOS INTERESADOS 10
  11. 11. II. Conceptos Básicos Ciclo de vida del Proyecto NIVEL DE ACTIVIDAD 3. Ejecución* *Etapas del proyecto 2. Planeación* 5. Cierre* 1. Inicio* 4. Control* INICIO TIEMPO TERMINO 11
  12. 12. II. Conceptos Básicos Instalación completa 100% $, HH Operación completa Entrega Grado de influencia en resultados Avance Decisión de arranque Decisiones trascendentes Fase 1 Inicio Fase 2 Planeación Diseño Fase 3 Ejecución Fase 4 Pruebas y Arranque 12
  13. 13. III. Gerencia de Proyectos Etapas de la Gerencia de Proyectos origen equipo del Proyecto INICIO carta PLANEACIÓN plan alcance EJECUCIÓN CONTROL CIERRE entrega avance aceptación PRODUCTO 13
  14. 14. III. Gerencia de Proyectos Áreas de conocimiento Integración Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el plan de administración, la ejecución, al cierre. Alcance Administración, definición de productos y actividades y su seguimiento. Costos Presupuesto y su control. Recursos Planeación de recursos, desarrollo y administración de equipos del proyecto. 14
  15. 15. III. Gerencia de Proyectos Tiempo Definición de cronogramas Calidad Planeación, aseguramiento y control de la calidad. Comunicaciones Riesgos Suministros actividades interrelacionadas Definición de la distribución de proyecto. y información del Planes y administración. Planeación de adquisiciones, de proveedores contrataciones, manejo 15
  16. 16. III. Gerencia de Proyectos Involucrados en el Proyecto • Director del proyecto • Cliente / usuario • Organización ejecutante • Miembros del equipo del proyecto • Equipo de dirección del proyecto • Patrocinador • Influyentes • Proveedores 16
  17. 17. III. Gerencia de Proyectos Organización para el Proyecto (Estructuras) POR PROYECTOS MATRICIAL FUNCIONAL • El personal reporta directamente al Mando Superior • Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional • Varios responsables • Control total sobre el presupuesto, recursos materiales • Líder de proyecto de tiempo completo • Actúan por especialidad • El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal • Superior identificado • Autoridad y toma de • Enfoque decisiones compartidas fragmentado • Puede disponerse de un pool de recursos 17
  18. 18. III. Gerencia de Proyectos Organización para el Proyecto Competencias técnicas Alto Competencias humanas Bajo Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores Habilidades de los equipos de trabajo 18
  19. 19. IV. Etapas de la Gestión de Proyectos INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE 19
  20. 20. IV. Etapas de la GP Técnicas y herramientas • Mecanismos de selección de proyecto INICIO • Definición del proyecto • Carta del proyecto • Alcance del proyecto 20
  21. 21. IV. Etapas de la GP Origen del Proyecto NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA INDUSTRIA AVANCES TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE PROYECTO REQUERIMIENTOS LEGALES NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN 21
  22. 22. IV. Etapas de la GP Carta del Proyecto • Formaliza el inicio del proyecto • Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados • Proporciona información general ¿Qué? ¿Por qué? ¿Quién? ¿Para qué? ¿Cómo? ¿Cuándo? 22
  23. 23. IV. Etapas de la GP CARTA DEL PROYECTO NOMBRE DEL PROYECTO: RESPONSABLE DEL PROYECTO:: OBJETIVO: BENEFICIOS: DESCRIPCIÓN: PRIORIDAD: JUSTIFICACIÓN: PRODUCTOS: APROBACIÓN: 23
  24. 24. IV. Etapas de la GP Técnicas y herramientas • Estructura de Descomposición del Trabajo • Tabla de precedencias PLANEACIÓN • Ruta crítica • Matriz de roles • Plan del proyecto 24
  25. 25. IV. Etapas de la GP Procesos de planeación • Plan de Gerencia de Proyecto • Alcance, definición y plan de administración • Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o Work Breakdown Structure ( WBS ) • Definición de actividades, de hitos o Milestones • Secuencia de actividades – Diagramas de red, lista de actividades 25
  26. 26. IV. Etapas de la GP Procesos de planeación • Estimación de recursos • Estimación de la duración de actividades • Desarrollo del cronograma • Estimado de costos y desarrollo de presupuesto • Planeación de: – Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos 26
  27. 27. IV. Etapas de la GP Plan de gerencia del Proyecto • Guía la ejecución y control del proyecto; define referencias para evaluar el avance y cumplimiento del programa • Contempla elementos de las áreas de conocimiento, tales como: – – – – – – – Definición del alcance Organización del Proyecto Mecanismos y programas de comunicación Programa de Proyecto Estimados de costos Procesos de administración de riesgos Procedimientos de control de cambios 27
  28. 28. IV. Etapas de la GP ¿Qué es? • • • Representación de la jerarquía del proyecto Identifica todo el trabajo a realizar Es un producto de la definición de alcance Características • • • Organiza y define el alcance total del proyecto Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para seguimiento Considera las fases del proyecto Es el fundamento para • • • • • Estimación de costos Distribución de roles y funciones Planes técnicos Lista de productos a entregar Informes sobre el avance y análisis de problemas 28
  29. 29. IV. Etapas de la GP Elaboración 1. Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado 2. Estructurar y organizar la EDT 3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior 4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT 5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente 29
  30. 30. IV. Etapas de la GP • Organización de unidades medibles de trabajo requeridos para desarrollar productos PRODUCTO 1 1.1 1.2 1.1.1 1.1.2 1.2.1 1.2.2 2 1.3 3 Componentes más importantes Productos de trabajo terminados Tareas que entregan un producto 30
  31. 31. IV. Etapas de la GP Gráfica de Gantt 1. Programar las actividades del Proyecto considerando tiempo y responsables. 2. Permite registrar avances de acuerdo con lo planeado. 31
  32. 32. IV. Etapas de la GP Tabla de precedencias • Contiene todas las actividades del proyecto identificadas en la EDT, en el orden en que se ejecutarán. • Incluye los siguientes elementos: – Clave de la actividad – Actividad – Duración – Actividades precedentes – Responsable 32
  33. 33. IV. Etapas de la GP 33
  34. 34. IV. Etapas de la GP Tipos de precedencias Actividad A Actividad B Final a Inicio Actividad A Actividad B Inicio a Inicio Actividad A Actividad B Final a Final Actividad A Actividad B Inicio a Final 34
  35. 35. IV. Etapas de la GP 3 1 1 2 1 4 2 2 4 5 5 1 1 6 2 2 3 3 2 6 7 Diagrama de Gantt 7 Red / Ruta crítica 1 Hitos (milestones) 4 2 3 4 6 5 7 35
  36. 36. IV. Etapas de la GP Diagrama de Red (ruta crítica) • Determina la duración total del proyecto • Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea • Muestra interdependencia de tareas • Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto • Permite evaluar balance entre recursos y tiempo • Permite evaluar avances o desempeño 36
  37. 37. IV. Etapas de la GP Holgura • Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin retrasar al proyecto • Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura. • Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan retrasos al proyecto 37
  38. 38. IV. Etapas de la GP La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas: Inicio mas tardío – Inicio mas temprano o bien, Final mas tardío – Final mas temprano (Ls - Es) (Lf - Ef) Es Ef Actividad Ls Lf • Las cifras más tempranas se calculan siguiendo el diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el inicio. 38
  39. 39. IV. Etapas de la GP 0-0 0-7 7 - 13 INICIO A D 0 7 14 - 21 6 8 - 14 7 E 0-8 6 B 8 - 16 8 F 21 - 24 24 - 24 I FIN 3 0 H 8 0-6 6 - 10 C G 6 4 39
  40. 40. IV. Etapas de la GP PERT (Program Evaluation and Review Technique) • Se emplea para estimar tiempos y costos. • Es de utilidad para: – Análisis de alternativas – Empleo eficiente de recursos – Optimización de calendarios – Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos 40
  41. 41. IV. Etapas de la GP • Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Más probable (M). Tiempo esperado entre eventos (P+4M+O) 6 Desviación estándar (P-O) 6 Varianza de una tarea (P-O) 2 6 Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas 41
  42. 42. IV. Etapas de la GP Técnicas y herramientas • • • Sistema de autorización de trabajo Sistema de información Reportes de avance EJECUCIÓN • • • • • Resultados del trabajo Cambios requeridos Mejora de calidad Mejoras en la ejecución Informes de proyecto 42
  43. 43. IV. Etapas de la GP Procesos de ejecución • Dirección del proyecto – – • Productos de avance Acciones implantadas Aseguramiento de calidad – Cambios – Acciones correctivas • Formación y desarrollo de equipo de trabajo • Distribución de información • Manejo de proveedores 43
  44. 44. IV. Etapas de la GP Comunicaciones en el Proyecto Procesos para contar con la información del proyecto en tiempo y forma. • Planificar las comunicaciones • Generar información • Distribuir la información • Informar los avances • Satisfacer a los interesados 44
  45. 45. IV. Etapas de la GP Reportes de avance Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando a lo largo del proyecto. Las metas intermedias: • Describen un resultado técnico o un evento • Se programan en fechas determinadas • Su duración es cero 45
  46. 46. IV. Etapas de la GP Características: • Tangibles • Medibles • Entregables • Se deben establecer claramente 46
  47. 47. IV. Etapas de la GP Ventajas: • Más fácil de interpretar • Se puede utilizar para reportes del proyecto, como programa de entregas o avances • Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza • Se pueden generar indicadores que proporcionen información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos, Cambios, Riesgos, entre otros) 47
  48. 48. IV. Etapas de la GP Valor ganado del proyecto Recursos Planeado Valor ganado Real Tiempo 48
  49. 49. IV. Etapas de la GP Técnicas y herramientas • • • • Análisis de valor ganado Distribución de información Sistemas de control de cambio Control de riesgos • • • • • • Actualizaciones del plan Acciones correctivas Lecciones aprendidas Aceptación del trabajo Ordenes de cambio Ajustes a línea base CONTROL 49
  50. 50. IV. Etapas de la GP Procesos de control • Supervisión y control • Control de cambios • Verificación y control de alcance • Control del cronograma 50
  51. 51. IV. Etapas de la GP Procesos de control • Control de costos • Control de calidad • Seguimiento de desempeño del equipo • Informes de resultados • Comunicación con interesados 51
  52. 52. IV. Etapas de la GP Administración de cambios • Evaluar y documentar ajustes y sus impactos • Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance, riesgos y resultados preliminares del Proyecto Con el objeto de: – Comparar y evaluar el avance real del Proyecto – Dar seguimiento y supervisión de riesgos – Documentar la situación actual del Proyecto 52
  53. 53. IV. Etapas de la GP Análisis y contención de riesgos Recomendaciones prácticas: • Prevea riesgos, no catástrofes • Aplique su sensibilidad, visión • Realice el análisis en grupo y en forma ágil • Analice los riesgos más importante • Contemple impacto • Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de actividades o eventos críticos probabilidad de ocurrencia e 53
  54. 54. IV. Etapas de la GP Análisis de valor ganado Permite evaluar el desempeño del proyecto, considerando medidas de tiempo y costo. – Valor planeado – Valor ganado 54
  55. 55. IV. Etapas de la GP Análisis de calidad • Costo de conformidad y no conformidad • Análisis costo / beneficio • Control de calidad - herramientas estadísticas 55
  56. 56. IV. Etapas de la GP Técnicas y herramientas • Auditorias de procura • Informes y reportes de ejecución CIERRE Reporte final 56
  57. 57. IV. Etapas de la GP Cierre del Proyecto 1. Cierre administrativo – Reporte final • Presupuesto • Programa • Evidencias • Lecciones aprendidas • Reporte de control de cambios – Archivos – Plan de transición 57
  58. 58. IV. Etapas de la GP Cierre del Contrato 2. Cierre del contrato – Archivos de contrato – Manuales, planos – Bitácoras – Comunicados – Lecciones aprendidas 2. Producto, servicio o resultado final 58
  59. 59. V. Conclusiones Una vez que hemos finalizado nuestro seminario, y haber vivido la experiencia de compartir situaciones, experiencias, enfoque y puntos de vista de los participantes, podemos concluir que: La gestión de proyectos abarca una amplia gama de variables presentes en la labor que a diario realizamos. Facilita las mejoras continuas planificadas en la organización Aporta elementos para fortalecer la cultura del trabajo en equipo y planificado Contribuye a tener una visión más amplia de lo que se hace Aporta elementos que facilitan la reducción de costos ociosos en las organizaciones Estimula la interacción entre distintas áreas de la organización, que tradicionalmente se encuentran alejadas, por la falsa creencia de que no existe relación entre ellas. Involucra de manera directa el trabajo en equipo con, otros miembros de la organización (internos y proveedores (externos). 59
  60. 60. ANEXO - EJERCICIO EJERCICIO A SER EVALUADO A TRAVÉS DEL SEMINARIO GESTIÓN DE PROYECTOS Se nos presenta el siguiente enunciado, que ofrece amplios detalles sobre casos de estudios reales, desarrollados en otras organizaciones, se han hecho algunas adaptaciones para darle un sentido más realista, y siempre buscando que abarque la mayor cantidad de situaciones y características, que le permitan a los participantes a éste seminario, poder ubicarse lo más cercano posible a una realidad o situación en la organización que presta sus servicios. Enunciado: La empresa MULTINACIONAL DE COMERCIO, es una organización fundada hace más de ochenta años, en la actualidad se dedica a la comercialización de una variedad de productos y servicios, lo que nos permite ubicarla en el sector Retail. Una buena parte de sus productos son: Alimentos, Detergentes, Electrodomésticos, Ropa y accesorios, tecnología de información, línea marrón. Al igual que posee empresas que comercializan y distribuyen artículos de ferretería, artículos médicos, posee un banco pequeño, y una aseguradora de vehículos, entre una amplia gama de negocios. 60
  61. 61. ANEXO - EJERCICIO Posee una plantilla de trabajadores superior a las ocho mil personas, estas personas se encuentran distribuidas en los diferentes países en los que mantiene presencia MULTINACIONAL DE COMERCIO. Su presencia fuerte además de Centro América, también se encuentra en el Caribe y Sur América. Cómo parte de sus planes de crecimiento y expansión, la empresa se centra en analizar escenarios que le permitan adquirir nuevas empresas e incorporarlas al grupo MULTINACIONAL DE COMERCIO. Se piensa que es una falla de la directiva, no comunicar sus planes estratégicos a las áreas claves, para estar preparados ante requerimientos inesperados de servicios. Usted que forma parte de la corporación, y trabaja en la sede central, está desempeñándose en el área de (Finanzas, Contabilidad, Tecnología de Información, Administración, Legal, Recursos Humanos, entre otros), y le convocan a una reunión con carácter de urgencia, a la que usted asiste en la fecha y hora acordada. 61
  62. 62. ANEXO - EJERCICIO En esa reunión la informan, que la corporación acaba de adquirir tres empresas nuevas, las cuales presentan características y situaciones muy particulares y disímiles al resto de las que actualmente operan. Además de ello, le solicitan que prepare un proyecto urgente, que permita: 1. Incorporar legalmente a las empresas al grupo que conforma la corporación 2. Que se haga una revisión exhaustiva de los estados financieros de las empresas 3.Que se utilice el estándar de la corporación en la gestión de contabilidad de las tres nuevas empresas 4.Revisión de la estructura organizativa y del personal 4.Que se haga una revisión y adaptación de los sistemas contables, administración y facturación de estas tres nuevas empresas, tal y como se utiliza en la corporación, esto incluye posiblemente algunas adaptaciones y/o cambios como: a. Adquisición de Software b. Adquisición de Hardware c. Desarrollo de algunas aplicaciones d. Cambios en la infraestructura e.Entrenamiento f.Etc. SE SOLICITA: • Utilice a lo largo del seminario éste ejercicio, para ir analizando cada una de las etapas que conforman la metodología de gestión de proyectos, y sobre todo las de mayor impacto. 62
  63. 63. ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS 63
  64. 64. ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS Control de Versiones Versiones Hecho por Revisado por Aprobado por Fecha Motivo Project Charter Nombre del Proyecto Siglas del Proyecto Descripción del Proyecto: Qué, Quién, Cómo, Cuando, y Donde ? Definición del producto del proyecto. Descripción del servicio o actividad a generar Definición de requisitos del proyecto: Descripción de requerimientos funcionales, no funcionales, de calidad, etc. 64
  65. 65. ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS Objetivos del proyecto: Metas hacia las cuales se debe dirigir el trabajo del proyecto en términos de la triple restricción. Concepto Objetivo Criterio de éxito 1. Alcance 2. Tiempo 3. Costo Finalidad del Proyecto: Fin último, Propósito General, U otro objetivo de nivel superior, por el cuál se ejecuta el proyecto, enlace con programas, portafolios, o estrategias de la organización Nombre del Proyecto Siglas del Proyecto Justificación del Proyecto: Motivos, Razones, o argumentos que justifiquen la ejecución del proyecto Justificación Cuantitativa Justificación Cualitativa Flujo de Ingresos Flujo de Egresos VAN o VPN TIR Otro 65
  66. 66. ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS Designación del Project Management del Proyecto Nombre: Nombre: Niveles de Autoridad: Reporta a: Supervisa a: Cronograma de Hitos del Proyecto Cronograma de Hitos del Proyecto Fecha Programada Organizaciones o Grupos Organizacionales que intervienen en el Proyecto Organización o Grupo Organizacional Rol que Desempeña 66
  67. 67. ANEXO – FORMULARIOS O PLANTILLAS Principales amenazas del Proyecto (Riesgos Negativos) Principales oportunidades del proyecto amenazas del Proyecto (Riesgos Positivos) Propuesta Preliminar el Proyecto Concepto Monto Propuesta Preliminar el Proyecto Sponsor que Autoriza el Proyecto Nombre Empresa Cargo Fecha 67
  68. 68. 68

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