La Diagramación

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La Diagramación

  1. 1. La diagramación<br />Créditos:<br />www.ccee.edu.uy<br />
  2. 2. diagramación<br />Esunaherramientaquenospermitepresentar en forma gráfica los procesos de unaempresa y observartodassusactividades en forma conjunta, susrelaciones, suincompatibilidad, los cuellos de botella o posiblesfuenes de ineficiencia.<br />La diagramación de procesosnospermiteobservar a la organización de unamanera:<br />Integral <br />Continua <br />Orgánica<br />
  3. 3. Diagramación-ventajas<br />Capacitación del personal de nuevoingreso<br />Verificación del proceso real con el diseñado<br />Identificación de actividadesquereducen la productividad<br />Facilitan la coordinación y comunicación<br />Facilitan el mejoramiento<br />Facilita la apreciación en conjunto de un proceso<br />Sistematizainformación<br />Evitadiferencias de interpretación<br />Eliminalasambiguedades<br />
  4. 4. Se les conocecomo…<br />Cursograma<br />Flujograma<br />fluxograma<br />Diagramas de flujo<br />Puedenseraplicados a los procedimientosindustriales y administrativos<br />
  5. 5. SISTEMA DE GRAFICACIÓN<br />No existe una forma universalde criterios respecto a los sistemas de graficarlos, existiendo gran diversidad de lenguajes.<br />Todos los tienen: símbolos y un conjunto dereglas. El símbolo es el elemento o figura que sirve para representar los hechos que suceden en los procedimientos. <br />5<br />
  6. 6. CÓDIGO<br />1<br />3<br />2<br />OPERACIÓN<br />TRANSPORTE O TRASLADO<br />INSPECCIÓN O CONTROL<br />4<br />5<br />DEMORA O ESPERA<br />ALMACENAMIENTO O ARCHIVO<br />
  7. 7. VENTAJASCÓDIGO<br />1<br />2<br />3<br />NOCIÓN CLARA Y PRECISA DE LAS ETAPAS<br />FRECUENCIARELATIVA DE CADAOPERACIÓN<br />CANTIDAD DE PASOS DEL TRÁMITE<br />4<br />6<br />5<br />DEMORAS<br />CANTIDAD DE TRASLADOS<br />OPORTUNIDAD DE CONTROLES<br />
  8. 8. DESVENTAJASCÓDIGO<br />1<br />2<br />NO MUESTRA LOS DOCUMENTOSUTILIZADOS<br />NO MUESTRA LOS PUESTOS DE TRABAJODONDE SE REALIZAN LAS OPERACIONES<br />
  9. 9. CÓDIGO<br />Símbolos<br />
  10. 10. REGLAS AL DIAGRAMAR<br />3<br />1<br />2<br />Decidir el procedimiento a diagramar: continuo o con desviaciones<br />Presentacincocolumnas, unaparacadaoperación.<br />Los códigos se relacionanmediantelíneas<br />4<br />6<br />5<br />Describircadapaso<br />Anotartiempo y distancia, puesto de trabajo y formularios<br />Seleccionar el símbolo<br />
  11. 11. CÓDIGO<br />Símbolos<br />REGISTRACIÓN<br />Grabación de información en un portador<br /> COMUNICACIÓN<br />Indica la dirección del flujo de operaciones, tanto transferencia<br /> del portador como la ligazón de dos operaciones consecutivas<br />Transferencia de información sin portador(verbal, personal<br />o telefónica)<br />CONTROL<br />Selección de alternativas. A su salida diferentes procesos a seguir<br />COMPUTO<br />Obtención de un nuevo conocimiento a partir de información <br />conocida<br />ARCHIVO<br />Acumulación centralizada de datos, ordenados de acuerdo a <br />determinado criterio de clasificación.<br />11<br />
  12. 12. Símbolos referidos a los portadores de información<br />12<br />CÓDIGO<br />FORMULARIO<br />Todo portador de información sea en papel o cartulina.<br />Donde se registran datos en forma manual, mecánica o<br />eléctrica.<br />LISTADO o INFORME<br />Listados producto del procesamiento electrónico de datos y<br />los informes producto de elaboraciones humanas.<br />PROCESO PREDEFINIDO<br />Se realizan operaciones cuya secuencia se definió <br />anteriormente.<br />CONECTOR "DENTRO DE HOJA"<br /> ( )<br />Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en<br />la misma hoja.<br />CONECTOR "FUERA DE HOJA"<br />Interrupción de la secuencia de operaciones y continuación en<br />otra hoja.<br />
  13. 13. REGLAS AL DIAGRAMAR<br />1<br />2<br />3<br />Se divide la hoja de trabajo en bandasverticales<br />Definirgrado de detalle del diagrama y manenerlo<br />No se presentanhechosfísicos, sinooperaciones<br />4<br />El flujo normal de operaciones se programa de izquieda a derecha y no en línea diagonal o quebradas<br />
  14. 14. CÓDIGO<br />Reglas de diagramación:<br /><ul><li>Cuando se cruzan dos líneas de comunicación, unade ellas debe </li></ul>formar un codo.<br />1<br /><ul><li>Las operaciones deben numerarse con números dentro de círculos</li></ul>graficados a la izquierda y arriba del símbolo que indica la operación.<br /><ul><li>Líneas de comunicación parten del punto medio del lado inferior</li></ul>del símbolo anterior e ingresan por el punto medio del lado superior<br />del símbolo siguiente.<br /><ul><li>Cuando se registran datos en un formulario, debe indicarse dentro </li></ul>del símbolo de registración, los datos que se registran. <br /><ul><li>Si el texto supera el espacio del símbolo, se completará debajo del</li></ul>14<br />símbolo dentro de un ángulo abierto al efecto. Igual en comunicación<br />sin portador.<br />
  15. 15. CÓDIGO<br />Reglas de diagramación:<br /><ul><li>Si se llenan todos los datos de un formulario. Si es la mayor parte</li></ul>TODO<br />de los datos de un formulario "TODO menos..."<br /><ul><li>Todo formulario que ingresa al proceso debe ser graficado una vez, </li></ul>luego se indica sobre la línea de comunicación, el código del formulario<br /> F 32/0/1<br />y las copias que circulan por la línea del flujo.<br />F 23<br /><ul><li>Dentro del símbolo del formulario debe anotarse su código en el</li></ul>RECIBO<br />ángulo superior izquierdo y el nombre en el centro.<br /><ul><li>Cantidad de copias de un formulario en rectángulos numerados en la </li></ul>parte inferior del símbolo. El (0) original, (1) la primera copia,.....<br />Si se desconoce la cantidad de copias (n).<br />0<br />1<br /><ul><li>Cuando los formularios salen del procedimiento se indican los destinos.</li></ul>0: CAJA<br />1: CONTADURÍA<br />0<br />1<br />
  16. 16. CÓDIGO<br />Reglas de diagramación:<br /><ul><li>Destrucción de un formulario.</li></ul>¿Cuál es el monto?<br /><ul><li>Dentro del símbolo de control se pone la pregunta que determina</li></ul>la selección.<br /><ul><li>Cuando de un control más de dos opciones.
  17. 17. Dentro del símbolo de cómputo se indica la operación.</li></ul>Precio Total<br />Precio unitario x cantidad<br /><ul><li>Proceso predefinido, se pone la denominación y si es</li></ul>Rutina 3<br />necesario los pasos comprendidos.<br /><ul><li>Dentro del símbolo de archivo se anota la denominación</li></ul>Deudores<br />A la derecha, inferior del símbolo criterio de clasificación.<br />alfabético<br />16<br />
  18. 18. El Instituto Argentino de Racionalización de Materiales (IRAM) desarrolló normas que regulan la representación gráfica de los procedimientos administrativos<br />17<br />
  19. 19. Símbolos<br />OPERACIÓN<br />Toda acción de elaboración, modificación o incorporación de <br />información o decisión. (cuando no se puede utilizar otro).<br />CONTROL<br />Verificación: cotejo entre comprobantes o registros, constatación,<br />comprobación, control de cálculos, de integridad de datos, etc.<br />DEMORA<br />Detención transitoria del procedimiento en espera de un <br />acontecimiento. No necesario criterio de ordenamiento.<br />ARCHIVO TRANSITORIO<br />Almacenamiento sistemático en forma temporaria, de elementos <br />de portadores información (formulario y archivos magnéticos).<br />Debe existir un criterio de ordenamiento.<br />ARCHIVO DEFINITIVO<br />Almacenamiento sistemático en forma permanente de elementos<br />portadores de información.<br />DESTRUCCIÓN<br />Eliminación de la información, ya sea que se destruya o no<br />el elemento portador de la misma.<br />
  20. 20. Símbolos<br />ALTERNATIVA<br />Frente a una consulta, pueden originarse<br />distintos cursos de acción.<br />FORMULARIO u OTRO SOPORTE DE INFORMACIÓN<br />Elemento portador de información que se traslada a tráves<br />de las áreas. Puede ser: formularios, planillas, tarjetas, <br />soporte magnéticos (diskettes, CD,etc).<br />PROCESO NO REPRESENTADO<br />Conjunto de acciones que se desconocen o que, no interesa<br />representar.<br />TRASLADO<br />Desplazamiento físico del elemento portador de información. <br />La flecha indica el sentido de la circulación.<br />TOMA DE INFORMACIÓN<br />Desplazamiento de la información, sin desplazamiento físico de los <br />elementos que intervienen en el procedimiento. <br />La "toma de información" significa la incorporación de datos al <br />procedimiento que se extraen de archivos o listados.<br />CONECTOR<br />Nexo entre procedimientos o procesos.<br />
  21. 21. REGLAS AL DIAGRAMAR<br />1<br />2<br />3<br />Orientación del diseño: sentidodescendente y de izquierda a derecha<br />Ubicación de los símbolos: cadacolumnaunaunidadfuncional<br />Ubicaciٴón de los símbolos: posicióninicial, media o final<br />4<br />Generación de informaciónimpresa: emisión de documentos e informes<br />

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