Módulo 3 el proceso de auditoria

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Diapositivas que presentan el proceso a seguir en cualquier tipo de auditoría de gestión.

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  • Estimada Mónica.
    Gracias por este material y es bastante practico y sencillo de comprender. Pero podrías enviarme a mi correo los demás Partes de esta Formación de Auditores Internos, solo con fines de entrenamiento.
    Gracias. Mi correo es danielvargasthompson@gmail.com
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  • Estimado Carlos, he adjuntado por aqui la info completa sobre el proceso de auditoria. Tmbien te envié a tu mail. Espero te sea util. Un abrazo!
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  • NO encontre los modulos 1 y 2, no se si te fuera posible enviarmelos para porpositos de entrenamiento de mis gentes d ecalidad
    te lo agradeceria mucho
    atte Carlos
    email:carlos.grupovelas@yahoo.com
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  • Muy interesante la formación de auditores, pero no se pueden bajar.
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Módulo 3 el proceso de auditoria

  1. 1. Formación Auditores Internos<br />Parte 3<br />PROCESO DE AUDITORÍA<br />
  2. 2. Gestión de un Programa de Auditoría<br />Autoridad para el programa de auditoria<br />Establecimiento del Programa de <br />Auditoria<br />- Objetivos y amplitud<br />- Responsabilidades, recursos<br /> y procedimientos<br />Planificar<br />Actuar<br />Implementación del Programa de<br />Auditoria<br /><ul><li>Calendario de auditorias
  3. 3. Evaluación y selección de los auditores</li></ul>- Conducción actividades auditoria<br />- Registros de auditorias<br />Mejora del Programa de Auditoria<br />- Identificación oportunidades de mejora<br />Hacer<br />Seguimiento y revisión del<br /> Programa de Auditoria<br /><ul><li> Acciones correctivas y preventivas</li></ul>Verificar<br />
  4. 4. PLANIFICACIÓN<br />EJECUCIÓN<br />PROCESO <br />DE <br />AUDITORÍA<br />REPORTE<br />ACCIÓN CORRECTIVA<br />SEGUIMIENTO<br />
  5. 5. Actividades de Auditoría<br />Inicio de la Auditoría<br />- Designación Auditor Líder<br />- Objetivos, alcance y criterios de auditoría <br /><ul><li> Viabilidad de auditoría
  6. 6. Selección equipo auditor
  7. 7. Contacto inicial con auditado</li></ul>- Determinación de la duración de la auditoria<br />Realización de las actividades deAuditoría<br /><ul><li> Reunión de apertura
  8. 8. Comunicación durante la auditoría
  9. 9. Recopilación y verificación de información</li></ul>- Generación de hallazgos de auditoría<br /><ul><li> Conclusiones de la auditoría</li></ul>- Reunión de cierre<br />Revisión de la documentación<br /><ul><li>Documentos, registros, auditorias previas</li></ul>Preparación, aprobación y distribución del<br />Informe de la auditoría<br /><ul><li>Preparación informe de auditoría
  10. 10. Aprobación y distribución del informe de auditoría</li></ul>Preparación actividades de Auditoría<br /><ul><li> Plan de auditoría
  11. 11. Tareas equipo auditor</li></ul>- Documentos de trabajo<br />Finalización de la auditoría<br />Seguimiento de la auditoría<br />
  12. 12. <ul><li>Designación Auditor Líder y equipo auditor
  13. 13. Objetivos, alcance y criterios de auditoría</li></ul>Realizar una auditoria de conformidad, con el propósito de verificar que el SGC documentado este implementado de acuerdo a los requisitos de la norma ISO 9000...<br /><ul><li>Viabilidad y duración de la auditoría
  14. 14. Contacto inicial con auditado
  15. 15. Revisión de la documentación (registros, informes auditorias previas).
  16. 16. Elaboración de documentos </li></ul> de trabajo:<br /><ul><li>Plan de auditoría
  17. 17. Lista de verificación (checklists)</li></ul>PLANIFICACIÓN<br />
  18. 18. Documentos de Planificación de auditoría<br />Plan de auditoría: permite la descripción de las actividades y ajustes para una auditoría.<br />Lista de Verificación: Ayuda a administrar el tiempo, indica lo que ha de cubrirse en cada proceso, recopila las evidencias de la auditoria en orden lógico, facilita el cubrimiento de cada actividad con respuesta para los requerimientos, se enfoca en lo importante.<br />
  19. 19. EJECUCIÓN<br />Reunión de Apertura<br />Confirmar el plan de auditoría<br />Explicar cómo se llevará a cabo las actividades de auditoria<br />Establecer el canal de comunicación<br />Confirmar recursos y acceso a las áreas<br />Aclarar detalles a los auditados<br />
  20. 20. n<br />EJECUCIÓN<br />Presentación del equipo auditor<br />Confirmar los objetivos, alcance y criterios de la auditoría<br />Asegurarse que los auditados conocen el alcance y el programa de auditoría<br />Métodos y procedimientos que se utilizarán para realizar las auditorías<br />
  21. 21. EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />Comunicación durante la auditoría<br /><ul><li>Entre el auditor líder y el equipo auditor.
  22. 22. Entre el equipo auditor y los auditados.
  23. 23. Entre el auditor y el cliente </li></ul>para informarle del progreso <br />de la auditoría, necesidades <br />de cambio en los objetivos, <br />alcance y criterios de la<br />auditoría, o la terminación <br />de la auditoría.<br />
  24. 24. VERIFIQUE<br />OBSERVE<br />PREGUNTE<br />EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />Conducción de la Auditoría<br />Recopilación y verificación de la información <br />Métodos:<br /><ul><li>Entrevista
  25. 25. Observar procesos y registros
  26. 26. Verificar procedimientos </li></li></ul><li> Las fuentes de información pueden variar de acuerdo con el alcance y complejidad de la auditoría.<br /><ul><li>Entrevistas con empleados y otras personas.
  27. 27. Observación de las actividades y del ambiente de trabajo.
  28. 28. Revisión de documentos: política, objetivos, procedimientos, instrucciones, contratos,…
  29. 29. Revisión de registros: actas de revisión, informes de auditorías, registros de inspección,…
  30. 30. Al muestrear documentos, evite que lo haga el auditado.
  31. 31. La herramienta fundamental del auditor: la pregunta.</li></ul>EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />
  32. 32. EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br /><ul><li>Controlar y dirigir la auditoría en todo momento.
  33. 33. Seguir el programa de la auditoría.
  34. 34. Comunicar cualquier desviación grave que se detecte.
  35. 35. Todas las evidencias deben ser demostrables (evitar el “en mi opinión”).
  36. 36. Evitar las pérdidas de tiempo: charlas intrascendentes, descansos frecuentes, comidas largas y copiosas.
  37. 37. Hacer las preguntas, oir las respuestas y pedir evidencias (evitar discusiones).</li></li></ul><li>Ante cualquier situación debemos preguntar:<br /><ul><li>Qué ?
  38. 38. Quién ?
  39. 39. Cómo ?
  40. 40. Cuándo ?
  41. 41. Dónde ?
  42. 42. Para qué ?</li></ul>Estas son las mejores<br />herramientas para la<br />obtención de evidencias<br />objetivas <br />MUÉSTREME<br />EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />Observar expresiones corporales<br />
  43. 43. EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />ENTREVISTA<br /> Reporte verbal para obtener información acerca de experiencias de un proceso.<br /><ul><li>Dos Tipos:
  44. 44. Estructurada: las preguntas y alternativas de respuesta son predeterminadas.
  45. 45. No estructurada: no se predeterminan las preguntas ni respuestas.</li></li></ul><li>EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />Lo que debe hacer el auditor<br /><ul><li>Hacer preguntas abiertas. “¿podría decirme que está haciendo usted?”
  46. 46. Preguntar a todos los miembros de la organización.
  47. 47. Contrastar las respuestas que obtiene de los miembros de la organización.
  48. 48. Tener en cuenta las expresiones externas del auditado: nervios, agresividad, inseguridad.</li></ul>Lo que no debe hacer el auditor<br /><ul><li>Hacer más de una pregunta a la vez.
  49. 49. Sugerir las respuestas en las preguntas o ayudar al entrevistado a contestarlas.
  50. 50. Discutir con el auditado.
  51. 51. Seguir literalmente la lista de verificación.
  52. 52. Conformarse con sospechas, ante una sospecha el auditor debe profundizar hasta aclarar la situación.</li></li></ul><li><ul><li>Escuchar, escuchar y comprender
  53. 53. Investigar, diagnosticar y evaluar antes de emitir el hallazgo
  54. 54. No adicionar datos, ideas o pensamientos
  55. 55. No adelantarse a interpretar situaciones
  56. 56. Poner atención durante el proceso y no distraerse
  57. 57. No ¨oir lo que quiere oir¨
  58. 58. Tener actitud positiva, mente abierta, humildad y profesionalismo
  59. 59. No califique ¨muy bien ¨</li></ul>EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />
  60. 60. Conducción de la auditoría<br />EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />En toda auditoría la evaluación es por muestreo y en este sentido tiene su limitación. <br />La evidencia de la auditoría debe ser evaluada frente a los criterios de auditoría para generar los hallazgos que indican la conformidad o no conformidad.<br />Las no conformidades deben revisarse con el auditado (comprender y reconocer). <br />
  61. 61. Conducción de la auditoría<br />EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />Las no conformidades se redactan tomando en consideración 4 factores:<br />Ubicación: descripción del lugar, área, proceso donde se localiza el hallazgo.<br />Descripción: descripción concisa de la naturaleza del hallazgo.<br />Evidencia: cómo puedo demostrar el hallazgo.<br />Referencia: indicar el requisito de la norma o del procedimiento que se incumple.<br />
  62. 62. EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />Conducción de la Auditoría<br />En una auditoría nos podemos encontrar con tres Tipos de Hallazgos<br />Observaciones positivas<br /> Documentar cualquier actividad o tipo de control sobresaliente con respecto a los criterios u objetivos de la auditoría. Se recomienda que se haga mención de esos hallazgos positivos en la reunión de cierre y se incluya en el informe de auditoría.<br /> Por ejemplo: <br /><ul><li>Buena actitud y cooperación del personal
  63. 63. Sobresaliente limpieza y orden general
  64. 64. Mejoras realizadas al SGC desde la auditoria anterior</li></li></ul><li>EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />Conducción de la Auditoría<br />2. Observaciones de oportunidades de mejora<br />Cuando hay tendencia hacia el incumplimiento con alguno de los requisitos de la norma o del SGC.<br /> Cuando el tipo de control puede ser mejorado con el fin de lograr un SGC más eficaz.<br />
  65. 65. EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />Conducción de la Auditoría<br />3. No conformidad<br /> Se define como el incumplimiento de un requisito. No todos los hallazgos de la auditoría tienen el mismo impacto en el SGC. <br /> El incumplimiento completo de un requisito de la norma causará mayor impacto que la falta de identificación de algún documento<br /> Se clasifican en menores y mayores.<br />
  66. 66. EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />Conducción de la Auditoría<br />Tipos de Hallazgos<br />3.1 No conformidad menor (m)<br /><ul><li>Falta aislada en el cumplimiento de algún requisito de la norma.
  67. 67. Falta aislada en el cumplimiento de algún procedimiento o de alguna instrucción del SGC.</li></li></ul><li>EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />Conducción de la Auditoría<br />Tipos de Hallazgos<br />3.2 No conformidad Mayor (M)<br /><ul><li>Ausencia completa del cumplimiento con algún requisito determinado de la norma
  68. 68. Falta de controles requeridos por la norma o controles inadecuados
  69. 69. Evidente tendencia hacia el incumplimiento sustancial del sistema (varias no conformidades menores respecto al mismo requisito de la norma)
  70. 70. Falta significativa de compromiso gerencial hacia el objetivo del sistema</li></li></ul><li>AUDITORIA INTERNA<br />No<br />Descripción de la No conformidad<br />Evidencia<br />Req<br />ISO<br />M May<br />m Men<br />O Obs<br />Descripción de la No Conformidad<br />Evidencia<br />Req<br />ISO<br />M Mar<br />m Me<br />O Obs<br />1<br /> <br /> <br /> <br />Se evidenció que el Procedimiento PA-12 de Control de Documentos, no estaba disponible en el punto de la auditoria, para actualizar, emitir y administrar la documentación del sistema.<br />No existe el procedimiento<br /> <br /> <br />4.2.3<br />M<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br />2<br /> <br /> <br /> <br />RP-090201<br /> <br />O<br /> <br /> <br /> <br /> <br />3<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br />Reporte de No conformidades<br /> Reporte de No Conformidades<br />Proceso / Area: Control de Documentos<br />
  71. 71. Redacción de No Conformidades<br />INSTRUCCIONES: Haga una división del trabajo entre los integrantes de su grupo. Cada integrante individualmente prepare una “ Redacción de No Conformidades.” <br />Asegúrese de que su Redacción de No conformidades está:<br />a) Basada en hechos<br />b) Completa (Sugiere usar: Qué, Quién, Cómo, Cuándo, Dónde, Para qué ?)<br />c) Fácil de ser entendida por los gerentes de las áreas auditadas<br />En la descripción de no conformidades identificar:<br />1)  Con qué requisitos de la Norma ISO 9001:2008, está relacionada la no conformidad<br />2)  La clasificación de la no conformidad (mayor, menor, observación)<br />3)  La evidencia objetiva (hechos, documentos o confirmaciones)<br />Un representante del grupo presentará la “Redacción de No Conformidades” a los demás grupos. Esta debe ser analizada constructivamente por los otros grupos. Finalmente, el grupo actualiza y presenta la “Redacción de No Conformidades” final, como lo será en las auditorías.<br />
  72. 72. EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />Conducción de la Auditoría<br />Reuniones intermediaso de enlace<br />Grupo auditor: Al final de cada etapa<br /> Para controlar el proceso, cronogramas, prevenir problemas de la auditoría, reunir los hallazgos, revisar las no conformidades <br />Grupo auditor y auditado: Al final de cada día<br /> Para descargar no-conformidades y acordar la aceptación de las mismas <br />
  73. 73. EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />Reunión de Cierre<br />Reunión del equipo auditor para:<br /><ul><li>Representantes de las áreas auditadas
  74. 74. Presentación de los resultados (auditor líder o cada auditor).
  75. 75. Se acuerdan las conclusiones de la auditoría.
  76. 76. Grado de conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoría.
  77. 77. Se establece el borrador del informe final de auditoría.
  78. 78. Agradecimientos.</li></li></ul><li>EJECUCIÓN-Conducción de la Auditoría<br />Reacciones al recibir retroalimentación<br />Negación<br />Irritación<br />Resentimiento<br />Indiferencia<br />Aceptación<br />
  79. 79. 1. Aspectos Generales<br />Presentar máximo 8 días después de la auditoría<br />No debe diferir del “borrador” inicial<br />Presentación general<br /><ul><li>Datos de la empresa, fecha de la auditoría, objetivo, alcance, criterios de auditoría, miembros del equipo auditor, cliente de la auditoría, hallazgos de auditoría, y las conclusiones de la auditoría.
  80. 80. Fácil lectura, concreto, oraciones claras, cortas, legibles, que demuestre profesionalismo y educación.</li></ul>Firma del Auditor Líder y del Representante de la Empresa<br />REPORTE<br />
  81. 81. ACCIÓN CORRECTIVA/PREVENTIVA<br />Responsabilidad de la Gerencia del auditado<br />Determinar la acción correctiva.<br />Examinar y analizar las causas de las no-conformidades de la auditoría.<br />Determinar la acción preventiva.<br />Examinar y analizar las causas de las no-conformidades potenciales de la auditoría.<br />Responder reporte de no - conformidades<br /><ul><li>Evitar recurrencia (atacando de raíz el problema)
  82. 82. Responsable por la acción correctiva/preventiva
  83. 83. Fecha de conclusión de la acción correctiva/preventiva</li>

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