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Share point,lync,onenoteを使った社外情報共有について

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第7回Office365勉強会でのセッション資料です。

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Share point,lync,onenoteを使った社外情報共有について

  1. 1. SharePoint,Lync,OneNoteを使った 社外情報共有の提案 第7回 Office365勉強会 2014年1月11日 「Office365を中心とした周辺技術の紹介」
  2. 2. ごあいさつ 目代昌幸(もくだいまさゆき) 株式会社エクシード・ワン 鍵戸締り役 仕事:Office365Room.Comで情報発信担当 http://www.office365room.com Office365勉強会主催者 専門:Office365相談窓口、Facebook担当 Office365MVP 2014年1月~
  3. 3. 今回の内容 Office365を使って、社外メンバーとの  資料の共有  意思決定結果とそのログを残す  ミーティングの実施 をスムーズに行い、作業効率のアップを実現したお話をします。
  4. 4. 状況 お取引先様と打ち合わせを進めていくにあたって、 何度も関係各位のスケジュール調整をしながら、 会議室に集まって打ち合わせをすることが大変だった。 問題点  スケジュール調整、特に社長は大変^^;  打ち合わせのレジュメを毎回作成して、前回の宿題の漏れが あったり…  会議室予約が各社持ち回り…  事前の資料共有は関係各位へのメール添付…
  5. 5. こんな感じ
  6. 6. Office365で解決! 資料の共有はSharePointOnlineのドキュメントに保存! →必要であればSkyDriveProでエクスプローラ統合する 打ち合わせはLyncで! →移動時間を考慮しないのでスケジュールを押えやすい! 打ち合わせ内容や連絡事項、宿題などは全部OneNoteに書く! →紙のレジュメがそのまま議事録に 交通費や移動時間は無くなる!
  7. 7. こうなる
  8. 8. デモ事前準備 SharePointは新規サイトコレクションを準備します →サイトコレクション単位で外部共有を有効にするので、 いつも使ってる社内向けサイトコレクションとは別にする Lync管理者設定で外部ドメインを許可しておく →外部ドメイン許可はホワイトリスト形式、ブラックリスト形式 どちらかを選択
  9. 9. 効果など? 「とりあえず参加して」という会議は減る たぶん。 ただし、周知はむつかしいかも? 興味のない人は会議に参加していれば暇つぶしに資料を読むけど、 わざわざサイトの資料は見ない。→周知できない。 会議室は不要なわけじゃない 自席で打ち合わせができるかと思いきや、 ひとりでしゃべっているのはかなり恥ずかしいので、 結局会議室を利用することに。
  10. 10. その他、Office365とOneNoteの活用方法  セミナーや勉強会参加時のメモを社内共有 リアルタイムで更新されるので、現地にいなくてもセミナーの 内容が把握できるし、後日の社内共有の資料になる  勉強会登壇時のしゃべることメモ スマホアプリがあるので「しゃべる内容」を手元のスマホで見ながら、 講演が出来る。[黒曜石]との併用でとても便利!  社内マニュアル 簡単に画像追加や文言変更が出来る (ただし、変更履歴は取れない)
  11. 11. ご清聴ありがとうございました。 Office365の導入、サポート、製品・ソリューション開発を 一緒にしてくれる仲間も募集中です。 本作品を複製、頒布、展示、実演することができます。 二次的著作物を作成することができます。 本作品を営利目的で利用することができます。 ファイル権限デザイナーも よろしくお願いします!

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