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Office365 lt share point onlineを使った課題管理方法

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Office365 LT大会 第一回にて、目代がしゃべった資料です。
いくつか修正しております。
詳細な外部ユーザー設定方法などが追加されたバージョンが必要であればご連絡いただければ差し上げます。

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Office365 lt share point onlineを使った課題管理方法

  1. 1. Of f i ce365 SharePoi nt Onl i ne を使った 外部ユーザーとの課題管理方法 E XC E E D O NE Ltd .
  2. 2. 自己紹介目代 昌幸(もくだい まさゆき) 株式会社エクシード・ワン 鍵戸締り役仕事: IT 管理者アウトソース(丸投げ)専門: Win d o ws クライアント、サーバー管理 ヘルプデスク、 Twitte r でgdgdおしゃべりO ffic e 365Ro o m .c o m にて情報発信をします h ttp ://www.o ffic e 365ro o m .c o m / (これからがんばる) E XC E E D O NE Ltd .
  3. 3. 現状の「課題管理表」に対する問題点 E xc e lの課題管理表を、外部ユーザーとメールでやり取り  最新版はどれ?  担当責任者のマージする作業が大変!  電話で「管理表に追加しといて」という事態になる 自分が担当すべき課題や未解決課題を確認しづらい  毎回ソートしなきゃいけない。 E XC E E D O NE Ltd .
  4. 4. 問題点に対する解決提案 O ffic e 365 S h are Po in tO n lin e のリスト機能を利用!  アクセスしやすい S h are Po in t 上のリストとして管理  外部ユーザー(お客様、協力会社ユーザー)ともサイトを共有し、 並行して編集していただけるようにします。  → O ffic e 365 のライセンスを消費しません。!  お客様を含めた全ユーザーが同じデータを編集可能となるので、デ ータのマージ作業を担当者が行う必要が無くなる。 ビューを活用し、課題管理の可視化を行います。 その他、いろいろ便利機能 E XC E E D O NE Ltd .
  5. 5. 外部ユーザー(顧客)単位でサイトを作成 E XC E E D O NE Ltd .
  6. 6. バージョン履歴 記入項目の変更履歴を自動的に記録する機能です。 入力内容が長くなっても十分に確認が可能です。 間違って入力済みの内容を消してしまっても過去の入力内容 を確認できるようになります。 古いバージョンに情報を戻すことも可能です。その際「戻し た」という履歴も管理されます。 E XC E E D O NE Ltd .
  7. 7. リストの集計プロジェクトリーダーはリストを管理するうえで、完了数、作業中の項目数、期限切れの項目数などを管理したいものです。各集計はビューを作成し、切り替えることで簡単に見やすく管理することが可能です。  期限超過したリストとその個数  担当者別のリストとその個数  進捗状況 30% 以下のリスト E XC E E D O NE Ltd .
  8. 8. E xc e lエクスポート ビューを切り替えて集計を見るのは便利ですが、一度しか 使わない集計ビューを都度作成するのは非効率です。 そこで、 E xc e lにリスト情報をエクスポートして、情報集 計することも可能です。  使用しているビューのデータを表示するので、エクスポート前に全 データを表示するビューにしてエクスポートする必要があります エクスポートした E xc e lで自由に編集や印刷をすることが 出来ます。 E XC E E D O NE Ltd .
  9. 9. メール通知機能リストの更新状況をメールで通知します。 更新される都度メールが届くのでは大変なので、 適切にタイミングを設定する必要があります。通知先:登録ユーザー、登録済みの外部ユーザー、 S h are Po in t で設定し たグループ通知の対象:すべての変更、新しいアイテムの追加、既存のアイテムの変 更、アイテムの削除通知のタイミング:すぐに通知する、日に一度通知する、週に一度通知す る(日もしくは週に一度まとめて送信する場合は時刻も指定可能) E XC E E D O NE Ltd .
  10. 10. メール通知機能(通知されるメール) 変更などの通知がメールで送 信されます リストアイテムの変更箇所も 通知されます。 ただし、添付資料はメールに 添付されないので、実際の課 題管理表を確認する必要があ ります。 E XC E E D O NE Ltd .
  11. 11. S h are Po in t O n lin e の 外部ユーザー招待機能について Win d o ws Live ID もしくは、 O ffic e 365 ユーザーを招待可能です。 外部ユーザー分の追加ライセンスの購入は不要  プランP 月間50ユニークユーザーまで招待可能  プランE 月間 2 50ユニークユーザーまで招待可能 外部ユーザーの権限は閲覧、投稿まで。設定変更は不可 サイト単位で権限設定が可能なので、サイト作成時に適切にアクセス権 限設定を行えば複数の外部ユーザーと情報共有が可能になります。 S h are Po in t 全体の性能  テナント(=契約)当たりのトータル最大容量: 25TB  作成可能なサイト数: 300 サイト( 1 サイトあたり 1 00G B まで) E XC E E D O NE Ltd .
  12. 12. 外部ユーザー側(お客様)から見た感想 メリット  Exc e lファイルをメールでやり取りする手間が省ける。 メールでのやり取りだと最新情報へのマージをする必要があったが 、共同で作業することにより。担当者の課題リストマージ作業を待 つ必要が無くなり作業効率がアップした。  課題に気が付いた時に、ベンダーに連絡する前にまずは事象の登録 をすることが出来る。  画像などの添付が課題管理と同じ場所で管理できるのが良い  対応予定日など「必須入力」なので作業の進捗もわかりやすい デメリット  アクセスする We b サイトのブックマークを忘れてしまうかも。 お気に入りに登録することを周知する必要があります。  Live ID とパスワードの管理が大変  日頃、 O ffic e 365 を操作をしないので、操作に慣れない。 データシートビューを利用して、 Exc e lライクな操作を実現して解決できます。 E XC E E D O NE Ltd .
  13. 13. サイトのテンプレート化 こうして作成したサイトは、別のプロジェクトへの横展開 をして効率化を図ることが出来ます。  サイトテンプレート化出来るもの  リスト、通知など今回のデモで使用した機能は全てテンプレート展開で きます。  テンプレート化出来ないもの  アクセス権、実行中のワークフロー状態など。 E XC E E D O NE Ltd .
  14. 14. 次のステップ課題管理表の入力がしづらいの で、 In fo Path を使った入力フォームで 生産性を向上する入力したデータを単票として印刷する E XC E E D O NE Ltd .

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