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Office365概要と活用方法の実例紹介

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Office365概要と活用方法の実例紹介

  1. 1. Office365概要と 活用方法の実例紹介 ヒーロー島 バレンタイン スペシャル 2014 2014年1月11日
  2. 2. ごあいさつ 目代昌幸(もくだいまさゆき) 株式会社エクシード・ワン 鍵戸締り役 仕事:Office365Room.comで情報発信担当 http://www.office365room.com Office365勉強会主催者 専門:Office365相談窓口、Facebook担当 Office365MVP 2014年1月~2014年12月
  3. 3. 今回の内容 Office365概要の紹介  各機能のお話  おすすめプラン  中小企業がOffice365を導入するときの注意点  使い方の提案  実際に当社で、もしくはお客様での利用方法を紹介
  4. 4. Office 365 を構成するサービス Office 365 ProPlus Exchange Online SharePoint Online Lync Online 4
  5. 5. Office 365 ProPlus     5
  6. 6. Exchange Online     6
  7. 7. Lync Online      7
  8. 8. SharePoint Online ExchangeやLync、Officeがそのままでも使えるのに対して、 SharePointOnlineは「プラットフォーム」です。 「プラットフォーム」ということは、何もないまっしろなキャンパスが広 がっている状態です。そこで動くなにかしらのプロセスを独自に構築す る必要があります。 SharePointOnline 【だけ】 ではなく、組み合わせで活用するようにしましょう。 【*****】+SharePoint という使い方で便利に使いましょう 8
  9. 9. Small Business プランの注意 Small Business Premium Midsize Business Enterprise 1 Enterprise 3 Office365 ProPlus なし あり あり なし あり 対象人数 1~25名 1~25名 1~300名 1~10万名 1~10万名 メールボックスサイズ ----------------------- 50GB ----------------------- サイトコレクション数 1 20 300 SharePoint容量 -------会社全体で10GB + アカウント数x500MB------ OneDrive for Business 容量 ----------------------- 25GB ----------------------- サポート 1アカウント価格 (月額換算) 基本的に無し 490円 1,250円 平日の9:0017:30 1,230円 24h/265Dの電話サポート 660円 1,800円
  10. 10. VS GoogleApps GoogleAppsでよくない?
  11. 11. GoogleAppsと比べたら? いつでも、どこでもメールが使えて、情報共有基盤として使えるクラ ウドサービス導入検討時に、比較対象となるGoogleApps 我々中小企業はどちらのサービスを選択するのが正しいのか検討 してみましょう
  12. 12. vs GoogleApps (1) サポート Office365 GoogleApps • 日本マイクロソフト株式会社の直接サポート • Googleの直接サポートは無し • パートナーベンダーの独自サポートもある • パートナーベンダーの独自サポートのみ (ベンダーからアメリカGoogleに問い合わせてい る模様) • 対応時間 Small Business :重大事故のみ Midsize Business :営業時間内 Enterprise :24/365 • 対応時間はベンダーによる
  13. 13. vs GoogleApps (2) 使い勝手 Office365 GoogleApps • Outlookがそのまま使える →日本企業の多くで採用 「日経225銘柄企業の60%でOffice365が 利用されています」 http://blogs.technet.com/b/bpj/archive /2013/12/24/office-365-is-used-in-60percent-of-nikkei-225-companies.aspx • Gmailがそのまま使える →Web系企業やベンチャーなどで多く採用 • Exchange&Outlookの機能が十全に使える • メールにフォルダの概念が無いので振り分け出来 ない • PCソフトベースなのでWindows必須 →Outlook,Excel,OneNote …etc • ブラウザベースなのでmacでも問題なし →Chromeブラウザ
  14. 14. vs GoogleApps (3) 機能 Office365 GoogleApps • 50GBのメール容量 • 25GBのメール容量 • Officeファイルがそのまま使える ローカルパソコンにインストールされたOffice • ブラウザ上でOfficeファイルを編集 Google独自のファイルフォーマットに変換される • SharePointOnline • GoogleSitesアプリ 両社ともに標準的なアプリはあるが、すぐに日本企業の業務に適合するようなアプリはちょっと…^^; アプリケーションベンダーも開発には二の足を踏んでいる状況のようです。 「クラウドプラットフォームを使ったアプリを開発しても、いきなりバージョンアップがされるので、開発対応 期間が取れない。そんなリスクは負いたくない」
  15. 15. vs GoogleApps (4) 契約等 Office365 GoogleApps • 24,250円以下はクレジット決済必須 24,250円以上は請求書払い可能 • 請求書・クレジット払い選択可能 • 両社ともに利用規約上、改善等サービス向上に寄与する目的でユーザーデータを利用するとされて います。 • ただし、目的にプロモーションは含まれない。 Office365やAzureなどの企業向けサービスは 対象外。 • Googleは統合プライバシーポリシーのため、無 料版のサービスと同じ利用規約がビジネス向け サービスにも適用されます。
  16. 16. vs Google Apps まとめ  日本法人のマイクロソフト本社がサポートする。 GoogleAppsはGoogleはユーザーサポートをしません。サードベンダーのみのサポートです。 (電子メール、Small Business以外のプランは)マイクロソフトの回数無制限のサポートが価格に含まれています。  多くの「企業」に導入された実績 GoogleはベンチャーなどWeb系企業や個人の導入がほとんどです。 →「Office365 導入事例」で検索してください。  「マイクロソフトOfficeが使えること」こそが重要です 従業員の教育コストが不要です。 MS-Officeは日本のパソコンの9割にインストールされていると言われています。  特別なソフトを使用せずに、直接Outlookのメールがクラウドとすべてのデータが同期される GoogleAppsはOutlook同期専用ソフトウェアが必要。  メール内容をサービス提供者が閲覧していない GoogleAppsはメールの内容を機械的に検索し広告表示の参考にしています。 書籍も参考にしてください。
  17. 17. サイボウズは? ポータル機能以外のウリがOffice365にはたくさん あるし(滝汗 「日本企業向けの社内ポータル機能の使いやすさ」ではおそらく 最強だと思います。 でも、Exchange&Outlookの便利さやWindowsとの親和 性など総合面ではOffice365が良いと思います。
  18. 18. メールは分かる、 活用事例 Officeはインストールしてる、 LyncもSkypeと同じWeb会議だよね、 SharePoint って何ですか? 「Office365導入したけど、メール以外使ってないんだよね」という方向けのお話をします。
  19. 19. SharePoint のサイト構成について少し説明 SharePoint Online Webサイトです。その構成はいくつもの階層構造で管理されています。「サイトコレクション」「サイト」「コンテンツ (Webパーツ)」という構成です。 用途ごとにサイトコレクションやサブサイトを作成して、それぞれのサイトにアクセス権限を設定することができます。 Webポータルサイトを複数個、階層的に作成できるイメージです。 ※Small Business プランはサイトコレクションがひとつしか作れません。 社内ポータル サイトコレクション 公開Webサイト サイトコレクション単位で公開 サイトを作ったり トップレベルサイト Webパーツ Webパーツ Webパーツ 用途ごとにサイトコレクション を分けて運用したり サブサイト サブサイト サブサイト Webパーツ Webパーツ Webパーツ Webパーツ Webパーツ Webパーツ Webパーツ Webパーツ Webパーツ 外部ユーザーとの共有など、用途別のサイト 19
  20. 20. 【ポータルサイト】+ SharePoint いちばん簡単な利用方法 社内向けのお知らせ掲示板などを掲載  社内カレンダー →Outlookカレンダーに重ねて表示  全社スローガンの掲示  顧客住所録等公開リスト  ディスカッション掲示板 →社内MLでは過去履歴を追えないので、後からでも参照、検索できるように掲示板を運用する  社内テンプレートファイル置場  社内公式利用の外部Webサービスへのリンク  社内ルールのwiki化
  21. 21. 【ドキュメント管理】+ SharePoint 定番の利用方法 サブサイトをフォルダーに見立てて、ドキュメントを クラウドからでも見えるように共有します 全体で100GB サブサイト毎にアクセス権限の設定が可能なので ファイルサーバーのように運用も可能 ※サイトコレクション単位の容量制限100GBに注意 OneDrive for Business で エクスプローラと同期 ブラウザでなくてもファイル操作が可能 ネットワークドライブみたいに使えます
  22. 22. 【社内業務】+ SharePoint ワークフロー(ちょーーーっと作り込みが必要) 複雑なフローは無理ですが、ドキュメントを添付しつつ 社内ワークフローを作りこむことが可能です。 リストの活用 顧客管理台帳、社員住所録など、 作成したリストはExcelにエクスポートも出来ます。 ※運用まで含めて、社内SEの開発が必要。
  23. 23. 【社外との情報共有】+ SharePoint 外部共有サイトの活用 社外ユーザー向けサイトコレクション サブサイト毎に独自のアクセス権限を設定 外部ユーザーのメールアドレス単位で招待します。 A社と共有 タスクを共有したり、ディスカッション掲示板でログを残したり 仕様書や設定書ファイルを共有します。 共通ルールや契約内容をwikiに記載していつでも確認できるようにすることが出来ます。 B社と共有 C社と共有 Excelの課題管理表や対応履歴表を共有しても良いですが、「Excelの起動」という1Stepが必要になるので、 1歩進んで、課題管理リストを作成し一覧性をアップすると使いやすいです。 →当社の実例をデモ 特定顧客向け、情報交換サイト 新入社員向け入社前情報交換サイト
  24. 24. 【OneNote】+【Lync】+ SharePoint いちばんおすすめの利用方法 協力会社様とのプロジェクトの打ち合わせを実際にしています。 1. Outlookのスケジュール登録で先方に会議招集依頼 →会議召集メール本文にSharePointサイトとOneNoteのURLを記載 2. SharePointOnlineのドキュメントライブラリにプロジェクトで使うファイルを共有 3. 事前にOneNoteにアジェンダを書き込み →主催者だけがアジェンダを書くのではなく、「確認すべき項目」を各自が記載 4. 時間になればLyncを起動してWebカメラで顔を見ながら会議 5. 打ち合わせで決まったことなどは、すぐにOneNoteに書く →そのまま議事録として残す 6. 次回打ち合わせも、前回のノートに追記することでタスクの消化漏れを防ぐ
  25. 25. 【OneNote】の紹介 イチオシの製品です OneNoteはクラウド共有に適したノートアプリです(EverNoteみたい) 同時書き込み&リアルタイム更新がされるので、複数人で共有するアイデア落書き帳に最適! ノート電子化のメリット ・複数のノートを持ち歩かなくてよい ・ノート全体を検索することがもちろん可能 ・文章の切り貼り、ノート間でのページの移動も可能 ・参考Webサイト等へのリンクはもちろん、メールアイテムの添付、音声、動画の録音も可能 ・各種端末(Windows8タブレットストアアプリ、Android、iPhone,iPad,Windows8Phone)すべてあります こんな使い方 ・アイデアノート ・打ち合わせノート:メモ帳のように縦方向への記述だけでなく、横にメモを追加したり簡単にできる 最初にレジュメを準備しておき、レジュメの間に決定事項などを書くだけで議事録として使える ・手順書:PCで手順を作成し、そのままタブレットで手順を参照しながら作業できる。 もし、記載ミスがあっても、その場で更新できる
  26. 26. Office365を使って快適なオフィスワークを実現しよう! 「全員の顔が見える」企業規模では、 「社内ソーシャル」とか「社内コラボレーション」とかは、 ITインフラを使う前に、直接会って、会話するところ から始めればよいので、大企業向けのOffice365 の事例は合わないかもしれません。
  27. 27. Office365を使って快適なオフィスワークを実現しよう! でも、手軽に始められる便利機能がたくさんあります もしまだPOPメール使っているのであれば、 Exchange+Outlookの便利さや、 Windows8+Office365の便利さを体験してくだ さい。
  28. 28. Office365の先に何が起きるのか?(妄想 Office365アカウント前提の外部サービスが出てきます 「Facebookアカウントでログイン」とか「Twitterでログイン」という コンシューマアプリを使われたことがあるともいます。 企業向けアプリもWebサービスアカウントに紐づけてログインする、 つまり、Office365アカウントと連携することで 利用するサービスが増えると予想されます。
  29. 29. 仕事をラクにするためのヒントはあったでしょうか? ファイル権限デザイナーも よろしくお願いします! Office365の導入、サポート、製品・ソリューション開発を 一緒にしてくれる仲間も募集中です。 本作品を複製、頒布、展示、実演することができます。 二次的著作物を作成することができます。 本作品を営利目的で利用することができます。

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