Unicaal Call Center 2008

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Unicaal Call Center 2008

  1. 1. UNIDAD: MODALIDAD A DISTANCIA COMUNICACIÓN Y ATENCIÓN AL ALUMNO 2008 TEMA: UNICAAL – CALL CENTER 2008
  2. 2. UNIDAD DE COMUNICACIÓN Y ATENCIÓN AL ALUMNO – CALL CENTER 2008
  3. 3. MISIÓN: <ul><li>Ofrecer una atención integral y soluciones diseñadas a la medida de las necesidades de todos nuestros alumnos y demás personas que se comuniquen a través de los diferentes medios. </li></ul>
  4. 4. <ul><li>Establecerse como un punto central de información y ayuda para todos los estudiantes de la Modalidad Abierta y las personas que acudan a las líneas telefónicas que maneja la Unidad. </li></ul><ul><li>Brindar atención profesional, eficaz y oportuna a todos los estudiantes de la UTPL y a todo aquel que requiera los servicios de nuestra Unidad. </li></ul>OBJETIVOS GENERALES
  5. 5. <ul><li>Realizar un seguimiento sistemático de la problemática estudiantil con soluciones efectivas. </li></ul><ul><li>Proporcionar información completa, clara y precisa, para facilitar su familiarización con la Modalidad Abierta y a Distancia. </li></ul><ul><li>Orientar a los estudiantes en su proceso académico y trámites requeridos. </li></ul><ul><li>Brindar seguridad y apoyo a los alumnos durante el proceso de estudios. </li></ul>OBJETIVOS ESPECÍFICOS
  6. 6. <ul><li>Mantener al día la información de los diferentes eventos (calendario académico). </li></ul><ul><li>Mantener una base de datos actualizada del personal que labora en la Universidad. </li></ul><ul><li>Brindar atención personalizada y oportuna al personal de los centros universitarios. </li></ul><ul><li>Responder a las solicitudes de información en forma inmediata o en un período no mayor a 48 horas. </li></ul><ul><li>Disminuir la congestión de llamadas dentro de la Universidad. </li></ul><ul><li>Buscar el mejoramiento continuo a través de la capacitación e investigación. </li></ul>
  7. 7. ATENCIÓN <ul><li>Matrículas.- Coordinar conjuntamente con las secretarías el proceso de matriculación, e </li></ul><ul><li>informar a los estudiantes en asuntos de asignaturas, costos, prerrequisitos, etc. </li></ul><ul><li>2. Convalidaciones : Seguimiento para que se cumplan los plazos establecidos. </li></ul><ul><li>3. Problemas de evaluaciones: Seguimiento a conflictos de pruebas, cambios de centro, material bibliográfico, informes, etc. </li></ul><ul><li>4. Tutorías de los profesores de la Sede : Vigilar que se cumplan las asesorías en los horarios establecidos por los profesores. </li></ul>
  8. 8. <ul><li>Capacitación al personal de secretaría de la Modalidad Abierta y a Distancia de la UTPL en gestión, liderazgo y atención al alumno. </li></ul><ul><li>Estrategias: </li></ul><ul><li>- Elaboración y publicación de documentación para el apoyo de la gestión de secretaría. </li></ul><ul><li>- Reuniones periódicas con el personal de secretaría para mejorar procesos administrativos – académicos. </li></ul><ul><li>- Planificación y ejecución de cursos, seminarios, talleres, etc. </li></ul>LÍNEAS EN LAS QUE TRABAJAMOS INFORMACIÓN Y DIFUSIÓN GESTIÓN Y SOLUCIÓN PREVISIÓN
  9. 9. <ul><li>2. Mantener informados a los alumnos de la Modalidad a Distancia sobre aspectos académicos – administrativos. </li></ul><ul><li>Estrategias: </li></ul><ul><li>Elaboración de documentos informativos para conocimiento de los alumnos de la Modalidad Abierta. </li></ul><ul><li>Publicaciones periódicas informativas: en el periódico UTPL, Entorno Virtual, mails y documentos enviados a los Centros Universitarios para conocimiento del alumnado. </li></ul>LÍNEAS EN LAS QUE TRABAJAMOS INFORMACIÓN Y DIFUSIÓN GESTIÓN Y SOLUCIÓN PREVISIÓN
  10. 10. <ul><li>Canalizar y solucionar la problemática estudiantil que ingresa desde los Centros Universitarios. </li></ul><ul><li>Estrategias: </li></ul><ul><li>- Implementación de funcionalidades en el sistema académico, para hacer el seguimiento y solución de la problemática estudiantil. </li></ul><ul><li>- Revisión y solución de la problemática estudiantil remitidos. </li></ul><ul><li>- Monitoreo permanente de los requerimientos reportados desde los Centros Internacionales. </li></ul>LÍNEAS EN LAS QUE TRABAJAMOS INFORMACIÓN Y DIFUSIÓN GESTIÓN Y SOLUCIÓN PREVISIÓN
  11. 11. <ul><li>4. Atención y solución de los casos reportados directamente a la Unidad de Atención al Alumno . </li></ul><ul><li>Estrategias: </li></ul><ul><li>- Reuniones permanentes con las unidades de la Modalidad Abierta para mejorar la información y atención al alumno. </li></ul><ul><li>- Solucionar en su totalidad la problemática estudiantil que ingresa a través de los informes de evaluaciones bimestrales. </li></ul><ul><li>- Prever la problemática estudiantil estableciendo criterios a seguirse desde las diferentes instancias universitarias. </li></ul>LÍNEAS EN LAS QUE TRABAJAMOS INFORMACIÓN Y DIFUSIÓN GESTIÓN Y SOLUCIÓN PREVISIÓN
  12. 12. ACTIVIDADES PERMANENTES <ul><li>Creación de cultura de atención al alumno a nivel docente y administrativo: instructivos, artículos. </li></ul><ul><li>Implementación de mecanismos que permitan una atención ágil y oportuna al estudiante: mensajería celular, blog de modalidad a distancia ( www.utpl.edu.ec/blog/modalidadistancia/ </li></ul><ul><li>Recepción de sugerencias y propuestas para los estudiantes: buzón de mensajes. </li></ul><ul><li>Presentación de resultados de estudios realizados y propuestas a las unidades involucradas en problemática estudiantil: campañas Call center. </li></ul><ul><li>5. Establecimiento de criterios en lo concerniente a la problemática reportada en los Informes de evaluación: sistema Deiap, revisión de informes por bimestre. </li></ul>
  13. 13. GRACIAS!!! <ul><li>Mails: [email_address] </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul><ul><li>Blog: www.utpl.edu.ec/blog/modalidadadistancia/ </li></ul><ul><li>Gioconda Riofrío Calderón </li></ul><ul><li>gcriofrío@utpl.edu.ec </li></ul><ul><li>Telefax: (593) 072 570275 Ext. 2303 </li></ul><ul><li>Andrea Correa Conde </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul><ul><li>Telefax: (593) 072 570275 Ext. 2131 </li></ul>
  14. 14. Sitios Web <ul><li>Administrador www.utpl.edu.ec/videoconferencias </li></ul><ul><li>Blog </li></ul><ul><li> www.utpl.edu.ec/blog/videoconferencias </li></ul><ul><li>Recursos Videoconferencias </li></ul><ul><li> www.utpl.edu.ec/recursovideoconferencias </li></ul>

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