Основные ошибки менеджеров при планировании проектов

1. Основные ошибки
менеджеров при
планировании проектов
Наталья Желнова
2015

2. Статистика
IT-проекты (исследования Standish Group, 2011)
Успешно завершенные
(32%)
Выполненные с трудом
и с большими
отклонениями от плана
(44%)

3. Причины провалов проектов
Опрос PMToday российских компаний (правило 80/20)
Плохо управляется Неопределенные цели Отсутствие заинтересованности
руководства
Отсутствие основательного плана
проекта
Недостаточное поступление
информации от пользователей
Отсутствие организационной
поддержки
Отсутствие централизованных
упреждающих мер по борьбе с
рисками
Плохое корпоративное
управление бюджетом проекта
Предоставление универсальных
шаблонов и документации
Плохо определенные роли и
обязанности
Недостаточные или неточные
требования
Конфликт заинтересованных лиц
Слабость группы Нереалистичные сроки и задачи Конкурирующие приоритеты
Плохая коммуникация Недостаточно ресурсов (финансы
и кадры)
Коммерческие политики

4. Причины провалов проектов
Более 50% причин провалов связаны с ошибками
планирования
Выход за пределы графика и
затрат
Оценки расходов и графика
неправильные
Отсутствие установления
приоритетов и управления
портфелем проектов
Расползание масштаба Нет процесса контроля над
изменениями
Не оправданы ожидания
конечного пользователя
Игнорирование признаков
опасности для проекта
Неполноценные процессы
тестирования
Неверные решения

5. Планирование проекта
• Планирование целей и содержания проекта
• Календарное планирование работ проекта
• Планирование затрат и финансирования проекта
• Планирование качества
• Организационное планирование
• Планирование коммуникаций
• Планирование управления рисками
• Планирование контрактов
• Разработка сводного плана проекта

6. Составляющие проектного плана
• Цели проекта
• Задачи проекта
• Фазы проекта
• Вехи (контрольные точки) проекта
• Зависимости и связи
• Роли и ресурсы

7. Ошибки планирования
• Плохо определенные цели
• Неопределенные границы проекта и расползание
масштаба
• Неопределенные или конкурирующие приоритеты
• Плохо определенные роли и обязанности
• Отсутствие процедур борьбы с рисками
• Нереалистичные сроки и задачи
• Плохая коммуникация
• Отсутствие планирования управления качеством

8. #1 Плохо определенные цели проекта
• Не могут быть достигнуты
• Являются причиной ошибок в определении
требований
• Приводят к перерасходу средств
• Приводят к конфликтам между членами проектной
команды
• Приводят к несоблюдению календарного графика
проекта
• Приводят к недовольству спонсоров проекта

9. Цели и задачи проекта
• Цель – это будущее состояние предметной области, к
которому, в рамках проекта, стремятся, за счет выполнения
активных действий, задач.
• Цели: отвечают на вопрос «что?». Что мы должны получить
к концу проекта?
• Цели определяются перед тем, как мы переходим к
планированию задач.
• Задачи: отвечают на вопрос «как?». Как мы должны
действовать, чтобы достичь поставленных целей?
• Проекты могут иметь несколько целей, каждая цель - набор
задач.

10. Цель по SMART
• Specific (конкретная): Что именно необходимо достигнуть?
• Measurable (измеримая): В каких единицах можно будет
измерить результат?
• Achievable (достижимая): За счет чего достигается цель и при
каких условиях?
• Realistic (реалистичная): Цель должна быть реалистичной.
Означает, что достижение целей финансово и технически
возможно.
• Timely (ограниченная во времени): Реализация цели должна
иметь реалистичную оценку реализации по времени.
Указываются ограничения во времени, по истечении которого все
задачи должны быть выполнены и цель достигнута.

11. Пример целей по SMART
• Specific (конкретная):
Что? - Сократить расходы на содержание call-центра.
• Measurable (измеримая):
Как измерить? - Сократить расходы на содержание call-центра на 5%.
• Achievable (достижимая):
За счет чего? - Сократить расходы на содержание call-центра за счет
разработки мобильного приложения, автоматизирующего 80% функций call-
центра.
• Realistic (реалистичная):
С помощью чего? - Результаты оценки имеющихся технических и человеческих
ресурсов.
• Timely (ограниченная во времени):
Когда? - Цель должна быть достигнута не позднее III квартала 2016 года

12. Пример целей по SMART
• Specific (конкретная):
Что? - Сократить расходы на содержание call-центра.
• Measurable (измеримая):
Как измерить? - Сократить расходы на содержание call-центра на 5%.
• Achievable (достижимая):
За счет чего? - Сократить расходы на содержание call-центра за счет
разработки мобильного приложения, автоматизирующего 80% функций call-
центра.
• Realistic (реалистичная):
С помощью чего? - Результаты оценки имеющихся технических и человеческих
ресурсов.
• Timely (ограниченная во времени):
Когда? - Цель должна быть достигнута не позднее III квартала 2016 года

13. #2 Неправильно расставленные
приоритеты
• Мешают достижению целей
• Часто приводят к несоблюдению требований к
качеству
• Приводят к ошибкам в планировании ресурсов
• Приводят к несоблюдению календарного графика
проекта
• Приводят к недовольству спонсоров проекта

14. Определение приоритетов
• Чего нужно достичь?
• Как и с какими расходами должна быть достигнута
каждая цель?
• Когда должна быть достигнута каждая цель?
• Каковы приоритеты целей?
• Какие цели зависят друг от друга?
• Какие цели исключают друг друга?

15. #3 Неопределенные границы проекта и
расползание масштаба
• Мешают поставить достижимые цели
• Приводят к перерасходу средств
• Приводят к несоблюдению календарного графика
проекта
• Приводят к недовольству спонсоров проекта

16. Границы проекта
• Процедуры или процессы
• Функциональные характеристики или
конфигурация продукта проекта
• Информация (данные)
• Организации или заинтересованные лица
(стейкхолдеры)
• Внешние системы

17. Контрольные вопросы при определении
границ
• Что должно быть сделано?
• Почему это нужно делать?
• Какую пользу должен принести проект?
• Все ли знакомы с этим замыслом?
• Все ли одинаково его понимают?
• Все ли с ним согласны?
• Когда нужно закончить работу?

18. Контрольные вопросы при определении
границ
• Кто является конечным пользователем?
• Какое качество ожидают получить?
• Какая функциональность ожидается?
• Какие средства имеются в распоряжении?
• Кто контролирует достижение успеха и качества, и по
каким критериям?
• Каковы минимальные цели?
• Что не должно произойти ни в коем случае?
• Какая работа к проекту не относится?

19. Действия при изменении границ проекта
• Зафиксировать запрос на изменение (в реестре
проблем)
• Проанализировать изменение: определить результат
воздействия изменения на проект
• Предложить ряд решений и порекомендовать
наиболее подходящее
• Определить лучшее решение (и получить одобрение
лиц, ответственных за изменение границ проекта)
• Осуществить изменение: обновить соответствующие
планы и документы и провести изменение

20. #4 Плохо определенные роли и
обязанности
• Приводят к ошибкам в планировании ресурсов
• Приводят к несоблюдению календарного графика
проекта
• Приводят к текучке кадров

21. Контрольные вопросы при
распределении ролей и обязанностей
• Обладают ли члены проектной команды
необходимой квалификацией для выполнения
обязанностей?
• Ознакомлены члены проектной команды со
своими ролями?
• Предполагается ли совмещение проектных ролей у
членов проектной команды?
• Как повлияет совмещение проектных ролей на
результаты проекта?

22. Действия по устранению ошибок
• Планирование найма персонала
• Планирование развития и обучения членов
команды проекта
• Запрет на совмещение проектных ролей на
наиболее критичных участках работ (там, где
существуют временные или ресурсные
ограничения)

23. #5 Отсутствие процедур борьбы с
рисками
• Приводит к ошибкам в планировании ресурсов
• Приводит к перерасходу средств
• Приводит к несоблюдению календарного графика
проекта
• Часто приводит к невозможности полной
реализации функциональности
• Приводит к несоблюдению требований к качеству
• Приводит к недовольству спонсоров проекта

24. Контрольные вопросы при управлении
рисками
• Составлен ли перечень рисков?
• Насколько регулярно обновляется перечень рисков?
• Кто участвует в обновлении перечня рисков?
• Какой инструментарий используется для составления,
обновления и хранения перечня рисков?
• Участвует ли проектная команда в управлении рисками?
• Обсуждаются ли риски с Заказчиком и/или его
представителями? Предусматриваются ли в плане проекта
меры по предотвращению рисков, снижению их влияния?

25. Действия по управлению рисками
• Анализ рисков завершившихся аналогичных проектов
• Периодический опрос членов проектной команды с целью выявления
новых рисков
• Количественный и качественный анализ выявленных рисков
• Регулярное сопоставление требований проекта и достигнутых
результатов
• Анализ метрик проекта
• Обсуждение рисков проекта с Заказчиком и/или его представителями
• Планирование мер по предотвращению рисков
• Планирование проекта с учетом факторов риска и реализации мер по
предотвращению рисков

26. Первостепенные факторы риска
• Текучесть кадров
• Ограничения по срокам, бюджету, времени
• Политические факторы
• Недостаточный уровень технической экспертизы в команде
• Люди, избегающие ответственности
• Низкий уровень организационной зрелости в компании
• Ухудшение отношений с заказчиком
Более подробно здесь: http://riskgap.ru/

27. Метрики проекта
• Текучесть кадров
• Показатель утилизации ресурсов (людских, материальных)
• Показатели, позволяющие оценить риски, связанные со
сроками и бюджетом проекта
• Показатели, позволяющие оценить качество продукта
• Интегральные показатели прогресса проекта
Более подробно здесь:
http://www.slideshare.net/nzhelnova/dump-nzh-02

28. #6 Нереалистичные сроки и задачи
• Приводят к несоблюдению календарного графика
проекта
• Часто приводят к невозможности полной реализации
функциональности
• Приводят к несоблюдению требований к качеству
• Приводят к недовольству спонсоров проекта
Нереалистичные сроки и задачи – ошибки оценивания

29. Шаги оценивания
• Определить цель оценки затрат
• Установить техническую базу, основные правила и допущения
• Собрать данные по проекту
• Определить масштаб и размер проекта
• Подготовить предварительную оценку сроков и затрат
• Произвести количественную и качественную оценку рисков
• Проверить результат и рассмотреть оценку повторно
• Задокументировать оценку
• Отслеживать эффективность работ

30. Методы оценки сроков, затрат и рисков
ИТ-проектаМетод оценки Описание Преимущества Недостатки
По аналогии Сравнить с аналогичным
завершенным проектом
+ в основе лежат точные
фактические данные
− сложно найти аналоги,
которые имеют много
общего с новым проектом
Экспертная оценка Опрос экспертов + фактические данные не
нужны
+ применимо для
уникальных проектов
− наиболее ошибочный
способ расчета из-за
предубеждений эксперта
− трудно определить
уровень экспертизы
Подход сверху-вниз Покомпонентное
разделение системы от
более крупных блоков к
менее
+ результаты оценки
взаимоувязаны с
проектными требованиями
− нужны четкие
требования
− ошибки недооценки из-
за предубеждений
инженеров

31. Методы оценки сроков, затрат и рисков
ИТ-проектаМетод оценки Описание Преимущества Недостатки
Подход снизу-вверх Ответственные сотрудники
оценивают отдельные
блоки, сумма которых дает
результат
+ высокая точность
+ индивидуальная
ответственность за
результат
− длительное время
расчета
− недоучет затрат на
интеграцию компонентов
− ошибки недооценки из-
за предубеждений
инженеров
Параметрические модели Модель основывается на
статистике, оценка
производится за счет
математических
алгоритмов и настройки
параметров
+ высокая скорость и
простота
+ в основе лежит
статистика тысяч
завершенных проектов
+ результаты оценки
взаимоувязаны с
проектными требованиями
− риск неадекватной
настройки параметров
модели

32. Способы оценки размера ИТ-проектов
• Всего пять методов оценки размера программного обеспечения
соответствуют международным стандартам:
1. COSMIC,
2. FiSMA,
3. IFPUG,
4. Mk II,
5. NeSMA
• Наиболее популярны из них:COSMIC и IFPUG
• Более подробно здесь:
http://www.slideshare.net/nzhelnova/analyst-days-2015-47244205

33. #7 Плохая коммуникация
• Приводит к несоблюдению календарного графика
проекта
• Часто приводит к ошибкам в реализации
требований
• Приводит к недовольству спонсоров проекта

34. Проверочные вопросы для оценки
уровня коммуникаций
• Есть ли план коммуникаций в проекте?
• Обновляется ли план коммуникаций?
• Все ли участники проекта оповещаются о принятых
проектных решениях?
• Какой инструментарий используется для обмена
информацией?
• Насколько эффективно организован обмен информацией
внутри проектной команды?
• Как часто проводятся статус-митинги?
• Насколько эффективны статус-митинги?

35. #8 Отсутствие планирования управления
качеством
• Приводит к несоблюдению требований к качеству
• Часто приводит к несоблюдению календарного
графика проекта
• Часто приводит к ошибкам в реализации
требований
• Приводит к недовольству спонсоров проекта

36. Проверочные вопросы для оценки
уровня управления качеством
• Есть ли план управления качеством в проекте?
• Обновляется ли план управления качеством?
• Все ли задачи проекта имеют критерии приемки?
• Достаточно ли проработаны требования к качеству?
• Получены ли результаты оценки качества продукта?
• Насколько часто проводятся процедуры оценки качества?
• Существуют ли контрольные списки процедур оценки качества?
• Существует ли базовый план по качеству?
• Существует ли план совершенствования процессов?

37. Процедура оценки хода проекта и
качества планирования
• Регулярное создание отчетов о ходе проекта
• Регулярное обновление планов на основе отчетов
о ходе проекта
Шаблон отчета о ходе проекта:
http://www.slideshare.net/nzhelnova/ss-54777092

38. Спасибо
Наталья Желнова
nzhelnova@teamcit.ru
• https://www.linkedin.com/profile/view?id=469663
• https://www.facebook.com/nzhelnova
• http://slideshare.net/nzhelnova