1. CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ACTIVIDAD No 3
PRESENTADO POR:
KELLY J. CANO SUAREZ
DIANA MARCELA TONUZCO
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA
DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
TEORIA ARCHIVISTICA
2. OCTUBRE 2010
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
ACTIVIDAD No 3
PRESENTADO POR:
KELLY J. CANO SUAREZ
DIANA MARCELA TONUZCO
TUTORA:
MARIA CLEMENCIA RIVERA CRUZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
PROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACION Y LA
DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA-
TEORIA ARCHIVISTICA
3. GRUPO 06
OCTUBRE 2010
INTRODUCCION
Al realizar una visita a entidad que cuenta con los
procedimientos que se deben aplicar a los documentos, se
destaca la importancia de aplicarlo pues esto permite un
control sobre los documentos, facilidad de consulta,
organización en los documentos los cuales permiten la
toma de decisiones para el ente.
Entender la importancia de cumplir el ciclo vital aplicada a
los documentos los cuales requieren de un trámite, hasta
culminarlo y su conservación para soporte, consulta o
como patrimonio histórico del ente.
4. ACTIVIDAD CONSULTAR CICLO VITAL EN UNA
ORGANIZACIÓN
Entidad Visitada: Servicio Nacional de Aprendizaje-
SENA Barrancabermeja.
Dependencia: Archivo y Correspondencia
Funcionario: Ricardo Díaz
Cargo: Responsable de Archivo y Correspondencia
Funciones: Recepción, verificación y Despachos de la
información.
Procedimiento Ciclo Vital de los Documentos en la
Entidad
Según información dada por el funcionario cuentan con
unas disposiciones dadas por el comité de archivo de la
ciudad de Bogotá, la cual indica el procedimiento del ciclo
vital de los documentos.
5. En las cuales se aplican los 3 ciclos de los documentos es
decir:
Archivo de Gestión: Recepción de los documentos para
su respectivo trámite.
Archivo Central o Intermedio: Series y subseries
procesadas o en trámite, ejemplo: contratos y órdenes de
compra.
Archivo Histórico: Es aplicado a los documentos que su
tiempo de conservación, según Tablas de Retención
Documental indican conservación total o permanente.
Ejemplo: Contratos
6. VISITA
En nuestra visita realizada el pasado 27 de septiembre del
año en curso, a las 8:30 a.m. se puedo evidenciar que la
entidad SENA-BARRANCABERMEJA cuenta con un sistema
de gestión de archivos vistos en la unidad 3 de teoría
archivística UNIQUINDIO programa CIDBA.
Además también se evidencia que se rigen por unos
parámetros archivísticos elaborados y comunicados en el
año 2005 a lo que se refieren están en proceso de
actualización debido a los avances tecnológicos en Archivo
digital que reduce el tiempo de conservación de los
documentos.
7. SISTEMA DE GESTION DE ARCHIVO
Area de Archivo y Correspondencia
1. Transferencia
2. Recepción
3. Verificación
4. Clasificación
8. 5. Formato de Inventario por dependencia
6. Despacho o Distribución
APLICACIÓN TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTAL-TRD
Son aplicadas a través de una guía elaborada por el
Comité de Archivo de Bogotá y distribuida a la Regional
SENA-Barrancabermeja, la cual especifica:
Dependencia
9. Concepto
Tiempo de conservación
Elaborado por
Aprobado por
Responsable
Ejemplo de uno de los documentos custodiados por la
entidad.
Dependencia: Área de Compras
Serie 46 CONTRATOS
Subseries 01 ORDENES DE COMPRA
TIEMPO DE DISPOSICIÓN
10. Archivo de Gestión: 1 año
Archivo Central o Intermedio: 19 años
Disposición Final: Uso de microfilm para copia de
conservación o soporte, el papel se elimina.
CONCLUSION
Fue de gran ayuda realizar esta investigación para reforzar
los conocimientos teóricos adquiridos en el material de
estudio dejado en la plataforma por la Tutora; poder estar
en un centro de documentación y profundizar en el archivo
11. en las funciones de este, conocer la metodología e
identificar cada concepto en cada labor física es
gratificante, contamos con el apoyo de personal
encargado en distintas funciones en el archivo para
resolver los interrogantes y de manera clara, breve y
concisa obtuvimos las respuestas.
BIBLIOGRAFIA
- GUIA INSTRUCCIONAL
-
