Resume aplikasi arsip elektronik

1. PENGELOLAAN ARSIP ELEKTRONIK
Seiring dengan kemajuan teknologi permasalahan kearsipan yang dahulu hanya berkiblat
pada kertas-kertas dan membutuhkan ruang besar, kini tak terbelakangi manfaat teknologi
sebagai alat bantu untuk mengolah, mengakses dan menyebarkan arsip. Arsip elektronik itu
sendiri merupakan pengumpulan cara untuk mengelola dokumen atau informasi yang
direkam dan disimpan berbasis eletronik agar mempermudah dalam penggunaannya dengan
wujud digital. Di dalam arsip elekronik memiliki daur hidup sama dengan pengelolaan arsip
secara konvensional. Hal utama yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan arsip elektronik
adalah kecepatan dan ketepatan dalam penemuan kembali arsip atau informasi.
Digitalisasi sudah menjadi bagian hidup setiap orang oleh karena itu seharusnya arsip
dilakukan secara online sudah tidak lagi yang berbasis manual seperti dulu yang memakan
waktu banyak, tenaga, ruang dan material yang banyak. Dimana arsip elektronik memiliki
macam-macam jenisnya seperti : Scan, Video, Komputer, Audio. Sehingga arsip yang
dahulunya hanya dapat dilihat dan dibaca pada pusat kearsipan, kini sudah dapat diakses
secara online dan bahkan layanannya telah mengarahkan pada sistem layanan otomasi.
Setiap dokumen atau informasi di perlukan proses penciptaan arsip elekronik untuk
mempermudah dalam pekerjaan. Proses penciptaan arsip elektronik dibagi menjadi 2 bagian
yaitu :
1. Penciptaan secara elektronik atau otomasi
Menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik seperti
mesin scan, komputer, camera digital, perekam audio, perekam video.
2. Penciptaan arsip dengan cara transformasi
Proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional yang dikelola secara umum
untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik. Arsip secara
transformasi sering disebut proses digitalisasi, dimana arsip disimpan secara cloud
computing.
Selain melalui beberapa tahapan, proses penciptaan arsip elektronik memelurkan peralatan
dan ruang yang cukup besar. Proses penciptaan arsip konvensional ke digital melalui
beberapa tahapan sebagai berikut :

2. 1. Tahap Pemilihan
Pemilihan ketika proses mengarsip elektronik melihat dari beberapa sisi seperti :
 Waktu, dokumen tersebut ynag hendak di arsipkan dilihat apakah dokumen itu
termasuk dokumen panjang atau pendek.
 penggunaanya, terkait penggunaanya apakah dokumen tersebut termasuk sering
di pakai atau tidak
 Informasi, tentu ketika hendak mengarsipkan melihat informasi tersebut apakah
penting atau tidak harus dipisahkan agar mempermudah dalam mengarsipkan
maupun dalam pencarian
 Penyelematan, setiap dokumen memiliki kondisi masing-masing karena tingkat
kondisi pun harus di perhatikan apakah dokumen tersebut utuh atau kurang utuh.
2. Tahap Pemindaian, tahapan dimana hanya dapat dilakukan satu kali saja
3. Tahap Penyesuaian, arsip yang disesuaikan berdasarkan jenisnya
4. Tahap Pendaftaran, setelah arsip disesuiakan berdasarkan jenisnya, arsip didata ke dalam
komputer
5. Tahap Pembuatan Berita Acara
Mencatat semua dokumen misalnya dokumen yang masuk apa saja, dokumen ynag
keluar dan di pinjam oleh siapa kapan baliknya harus jelas.
Arsip elektonik memang tidak bisa terlepas dari kehidupan sehari-hari terlebih untuk
pembisnis maupun pendidikan. Adapun manfaat arsip elektronik itu seperti :
1. Meningkatkan bisnis proses menjadi lebih cepat dalam hal akses dan proses temu
kembali informasi arsip
2. Pemberian informasi yang lebih baik dan pengambilan keputusan yang lebih cepat terkait
dengan akses arsip yang cepat dan tepat
3. Layanan arsip yang lebih baik karena lokasi arsip dapat lebih cepat diketahui
4. Mengurangi waktu yang dibutuhkan petugas arsip dalam mencari informasi
5. Memudahkan dalam pertukaran informasi antar unit atau organisasi, dan memudahkan
dalam penggunaan kembali informasi arsip oleh unit atau organisasi lain
6. Menekan biaya dan memberikan kemampuan untuk menyediakan informasi secara
akurat, cepat, dan transparan sesuai permintaan pemegang kewenangan maupun
kebutuhan suatu regulasi
7. Mempunyai persiapan akan bisnis dan resiko yang mungkin terjadi dan meningkatkan
keberlangsungan bisnis

3. 8. Menghemat biaya karena berkurangnya penciptaan, penyimpanan, temu-kembali, dan
pengelolaan atas media kertas.
IMROKHATUN KHASANAH
AP 6-B
1301105038

4. MEMBUAT BLOG DENGAN WORDPRESS
WordPress adalah sebuah aplikasi open source yang mudah dan populer digunakan untuk
membuat blog termodifikasi dan disesuaikan dengan kebutuhan penggunanya. Semenjak
kemunculannya tahun 2003 yang di cetuskan oleh Matt Mullenweg dengan Mike Litte
membuat WordPress semakin melangit di angkasa, karena banyaknya fitur dan tampilan yang
menarik serta adanya dukungan komunitas terhadap perangkat lunak terbuka untuk blog.
WordPress menyediakan dua alamat yaitu WordPress.com dan WordPress.org.
WordPress.com adalah situs layana blog yang didirikan perusahaan Automattic dengan
memanfaatkan mesin WordPress. Ketika menggunakan WordPress pengguna tidak perlu
menginstal atau konfigurasi namun tidak bisa mengubah template sehingga pengguna tidak
bisa menambah asesoris apa pun. Berbeda dengan WordPress.org dimana seseorang dapat
mengdownload aplikasi beserta seluruh berkas CMS WordPress, sehingga bisa mengubah
ulang aplikasinya selama memiliki PHP.
WordPress.com dan WordPress.org bawasannya sama untuk membuat blog namun ada
perbedaan WordPress.com dengan WordPress.org dalam segi penggunaan yaitu :
 WordPress.com : Pengguna yang ingin membuat blog sendiri secara cepat dan punya
alamat website.
 WorsPress.org : Pengguna yang ingin memodifikasi WordPress menurut kebutuhan
sendiri atau ingin membuat blog menggunakan alamat dan server sendiri.
WordPress dengan blogger atau blogspot berbeda karena WordPress hanya bisa di pakai satu
account untuk satu blog saja namun jika blogger atau blogspot satu account bisa di pakai
untuk membuat beberapa blog. Berikut cara membuat WordPress.com :
1. Buka www.wordpress.com
2. Klik Sign Up
3. Isi formulir secara lengkap seperti username, password, confirm, email address,
legal flotsam, beri tanda pada menu gimme blog, klik next, blog title, language,
privacy.
4. Klik Sign Up
5. Buka email untuk konfirmasi
6. Setelah mendapatkan email bisa melanjutkan memposting tulisan dengan cara
a. Buka http://namablogkita.wordpress.com/login.php
b. Masukan username dan password
c. Klik Write untuk memposting
d. Klik Publish
7. Jika ingin membuat penampilan lebih menarik bisa mensetting sesuai keinginan
8. Selesai
Keunggulan WordPress yang memiliki banyak keunggulan dan fitur untuk blog, antara lain :
1. Gratis

5. 2. Berbasis kode sumber terbuka
3. Templat atau desain tampilannya mudah dimodifikasi
4. Pengoperasiannya mudah
5. Satu blog WordPress dapat digunakan untuk banyak pengguna
Imrokhatun Khasanah
AP 6-B
1301105038

6. MEMPOSTING LAGU VIA SOUNDCLOUD DI WORDPRESS
Setelah membuat blog dengan wordpress, perkuliahan kali ini tentang soundcloud.
Soundcloud adalah sebuah industri musik online yang di gunakan secara tidak bayar (free)
dan bisa di gunakan oleh siapa pun tidak terbatas. Ketika memposting lagu di wordpress dari
soundcloud, di jamin lagu yang di posting jernih sehingga ketika tidak merasa takut akan data
yang di posting.
Website yang diluncurkan pada tahun 2008 ini sering kali digunakan oleh musisi dunia untuk
mempromosikan single ataupun album mereka. Mungkin ada dari kalian yang bertanya-tanya
bagaimana cara memasang lagu yang di soundcloud ke blog wordpress. Kita bisa berbagi
suara yang kita share dan dapat dinikmati oleh para pengguna souncloud di seluruh dunia,
dan kita bisa mendapatkan respons langsung dari para pendengar, bisa dengan cara men „like‟
ataupun langsung berkomentar dan dapat memberikan kepuasan tersendiri kepada para
penggunannya
Di bawah ini terdapatkan beberapa tahap untuk memposting lagu di soundcloud pada
wordpress.
1. Pertama ketika kita belum memiliki lagu yang hendak di posting, kita merekan suara
dulu kemudian di simpan dengan file nama sesuai keinginan kita.
2. Kedua login dulu ke soundcloud. Kalau belum punya akun langsung di soundcloud.
3. Setelah masuk ke soundcloud. Carilah lagu yang kalian pilih untuk dipasang di blog
wordpress kalian.
4. Kemudian klik share pada lagu yang kalian pilih.
5. Kemudian akan muncul kotak dialog. Pilih kode yang ada pada “embed code”
6. Lalu login ke blog wordpress kalian. Setelah itu masuk ke bagian widget

7. 7. Cari widget teks/hmtl
8. Setelah itu pastikan kode yang tadi kalian copy.
9. Pada wordpress klik tanda tulis tulis judul pada lagu yang hendak di posting.
10. Bagian tulis paste kode yang telah di copy tadi di soundlound
11. Klik public
Pasti banyak sekali keuntungan yang bisa kita dapatkan dari menggunakan aplikasi
soundcloud ini. Selain untuk bersenang-senang jika dilihat dari sisi musikalitasnya untuk
yang mempunyai bakat menyanyi ataupun yang memiliki band, maka bisa menggunakan
Soundcloud ini salah satu ajang promosi dan membaginya kesemua pengguna souncloud
secara gratis, dan tidak hanya karya kita dapat didengarkan oleh orang,tetapi kita juga bisa
mendapatkan feedback langsung dari para pendengar baik itu berupa kritikan ataupun
masukkan yang membangun agar kita bisa memperbaiki apa yang kurang dari karya-karya
yang telah kita upload.
Jika kita mempunyai idola baik itu pemusik ataupun penyanyi,kita bisa langsung
mendengarkan apa yang mereka upload. Karena sudah banyak sekali para penyanyi yang
mempunyai akun soundcloud untuk meng-upload hasil karya ataupun eksperimen mereka
untuk diperdengarkan kepada para fans nya. Dan kita bisa mengunduhnya,ataupun jika kita
hanya membukanya untuk didengarkan bisa lebih cepat karena hanya berbentuk audio. Dan
yang terpenting adalah SounCloud gratis dan tidak mengandung iklan yang dapat
mengganggu ataupun mengurangi kenyamanan kita dalam memakai jejaring sosial tersebut.
IMROKHATUN KHASANAH
1301105038
AP 6-B

8. PRAKTIK ARSIP ELEKTRONIK
Assalamualaikum ...
Jum‟at, 15 April 2015. Perkuliahan kali ini berbeda dengan sebelumnya karena perkuliahan
diawali dengan games membongkar ke delimaan yang menyita pemikirann hingga tidak
fokus terhadap perkuliahan. Games yang sederhana namun memang bisa membantu
memecahkan masalah itu dengan cara terlebih dahulu kita menulis apa yang membuat delima
kita kemudian di putar kepada setiap orang agar menulis solusinya agar jadi pertimbangan.
Pada hakikatnya setiap orang membutuhkan orang lain terlebih ketika sedang delima.
Memposting lagu dengan menggunakan aplikasi Soundcloud tentu anternatif baru. Nah... itu
lah perkulihan minggu lalu. Minggu membahas tentang praktik arsip elektronik di samping
itu untuk persiapan UTS yang memang sudah di jadwalkan pada 18 April – 26 April 2016.
Arsip elektronik tentu tidak asing lagi, apa sih manfaat arsip eletronik tersebut :
1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen tanpa
meninggalkan meja kerja
2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan prosedur yang telah
dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu dan biaya
3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci aupun nama dan
menemukannya dalam bentuk full text dokumen
4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini karena kita hanya akan melihat di layar
motinor atau mencetaknya tanpa dapat mengubahnya. Kita dapat mencarinya.
5. Berdasarkan kata atau nama file jika tanpa sengaja dipindahkan. Tentunya ada
prosedur untuk menbackup ke dlaam media lain, mislanya CD atau external hard disk.
6. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700 MB akan mampu
menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak kurang lebih 7000 lembar (1 lembar
setara dengan 100 KB dalam format PDF) atau kurang lebih 700 foto ( 1 foto dengan 1
MB dalam format JPEG)
7. Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau buram karena
usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital. Juga berisiko akan
berpindahnya dokumen ke folder yang tidak semestinya atau bahkan hilang sekalipun
akan aman karena disimpan secara digital.

9. 8. Berbagai arsip secara mudah, karena berbagi dokumen dengan kolega maupun klien
akan mudah dilakukan melalui LAN bahkan internet.
9. Meningkatkan keamanan, karena mekanise kontrol secaara jelas dicantumkan pada
buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka orang yang tidak mempunyai otoritas
relatif sulit untuk mengaksesnya.
10. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke dlaam media
penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan men-recovery dokumen kertas yang
sebagian terbakar atau terkena musibah banjir atau pun pencurian, pemback-upan akan
sulit dilakukan lagi.
Setiap sesuatu tentu memiliki keuntungan dan kelemahan, termasuk arsip elektronik ini
adalah keuntungan dan kelemahan arsip elektronik :
Keuntungan Arsip Elektronik Kelemahan Arsip Elektronik
1. Terdapatnya salinan arsip dalam
bentuk elektronik
1. Adanya peluang untuk memanipulasi
file (menciptakan, memyimpan,
memodifikasi, atau menghapus) dalam
segala cara
2. Terjamin terekamnya informasi yang
terkandung dalam lembaran arsip
2. Kesulitan untuk berbagai file karena
format file maupun ketersedian
jaringan maupun akses untuk berbagai
file dengan yang lain
3. Kemudahan akses terhadapa arsip
elektronik
3. Kemungkinan rusaknya file setiap
saat tanpa adanya indikasi terlebih
dahulu, misalnya server terserang
oleh virus atau terhapusnya data secara
permanen karena tidak sengaja
4. Kecepatan penyajian informasi yang
terekam dalam arsip elektronik
5. Keamanan akses arsip elektronik dari
pihak yang tidak berkepentingan
6. Sebagian fasilitas back-up arsip-arsip
vital
IMROKHATUN KHASANAH
1301105038
AP 6-B