Museum Social Media Planning Worksheet

4,714 views

Published on

A worksheet that museums and other memory or cultural organizations can use to help them plan their Social Media communications strategey. This worksheet accompanied the "Being There: Museums and Social Media" presentation given by Rose Sherman to the Association of Midwest Museums and Minnesota Association of Museums conference in September 2009. #AMM09

Published in: Technology

Museum Social Media Planning Worksheet

  1. 1. MUSEUM SOCIAL MEDIA STRATEGIC PLANNING WORKSHEET    WHAT – GOALS AND RESULTS  EXAMPLES  OUR PLAN, OUR IDEAS  WHAT IS IT, EXACTLY, THAT WE WANT TO  Goals Listen – to the conversations and feedback about us  ACCOMPLISH?  Listen monitor volume and sentiment about us    Results:   Gives us opportunity to educate our  What are we trying to do? This is the most  audiences, or to change our behavior or refine our  important component of a good plan and needs to  message  be as specific as possible.  Talk – Distribute relevant messages to the right audiences    Promote awareness of our programs and events,  Goals: Your goal is not your mission. Your goal is  exhibits, collections, preservation initiatives, etc.  what you want to change. Make sure this is an  Reach beyond our market area.  Results: Increased attendance ‐> increased Net  appropriate goal for a social media strategy.   Promoter Score ‐> increased revenue    Participate in the conversations important to our  Results:  A good way to determine if our goal is  mission; provide context to current events  specific enough is to chart how we will measure  Results:   Increased number of enthusiastic  our progress.  supporters ‐> increased membership, increased    attendance, change our image  Educate and share great practices, information  about collections, research, etc.  Create excitement. Results:   Educated and inspired population  Interact with our audiences the way they want,  enable them to manage their own social outposts,  respond to their inquiries  Results:   Stay relevant, be approachable, remain  current as the world moves from search to social  context, increased Net Promoter Score  Energize  Energize our passionate fans and enable them to  distribute our message, engage influencers  Results: Increased number of enthusiastic  supporters ‐> increased membership,  increased  awareness reach    Embrace   Gather information, e.g. to inform  design of  exhibits and programs  Results: Multiple perspectives, increased support,  “crowd sourced” exhibits Based in part on We Are Media’s Social Media Planning Worksheet at http://www.wearemedia.org/Modlue+2+worksheet  Page 1  Rose Sherman, Minnesota Historical Society, September 2009      
  2. 2. MUSEUM SOCIAL MEDIA STRATEGIC PLANNING WORKSHEET        WHO ‐ AUDIENCE  EXAMPLES  OUR PLAN, OUR IDEAS  Niche Audiences     WHO MUST WE REACH TO ACHIEVE OUR GOAL?    Educators  What are their demographics, “social  Students  technographics”, and other important  Enthusiasts / Buffs  characteristics? What are they doing online?   Genealogists  What is their social activity online?  Researchers    ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐  PERCEPTIONS, VALUES, CORE CONCERNS:  Teens  How are they talking about us or our mission  Families with small children  focus, e.g. art, children, science, history, nature,  Young professionals  etc.?    Empty‐nesters  Are there misconceptions?   Senior citizens      Based on our social media listening, what existing  Use Forrester.com’s Consumer Profile Tool  interests or beliefs can we tap into to reach our  http://www.forrester.com/Groundswell/profile_tool.html  TM to identify the social technographics  of your niche  audience? What will encourage our audience and  audience.   members to move toward our goal? What can we    do or what talking points can we use to tap into  Technographic Adults% Youth  one of their existing thoughts or beliefs to gain  %  their support?   Creators 18 39   Critics 25 43 Remember this is about THEIR value system not  Collectors 12 14 OURS. How they think and what lens they use to  Joiners 251 58 make decisions are important to understand if we  Spectators 48 66 want them to connect with or organization. It is  Inactives 44 26 always easier to tap into a value someone already  Source: Forrester Research NACTAS Q2 2007 North American Social Technographics  holds than to create a new one.  They will use  online survey and NACTAS Q4 2006 Youth Online Survey  1  In past six months, women over 55 have been the fastest growing Facebook  technology to get things they need from each  demographic, so this percentage is likely to be higher.   other, not from institutions.     Based in part on We Are Media’s Social Media Planning Worksheet at http://www.wearemedia.org/Modlue+2+worksheet  Page 2  Rose Sherman, Minnesota Historical Society, September 2009      
  3. 3. MUSEUM SOCIAL MEDIA STRATEGIC PLANNING WORKSHEET      HOW – WHAT TOOLS  EXAMPLES AND TACTICS  MY  IDEAS  What is the best way to listen to them? To reach them?  Strategies and Tools    What is the best way to engage them in conversation?       Goal  Tools  Big Shift  Listen  Google Alerts, Technorati,  From speaking to mass audiences as the institution  Twitter Search  about programs, exhibits and collections …  Talk  Mainstream and niche  To speaking with niche audiences as the attraction,  social networks:  about their experiences.  Facebook, Twitter, Flickr,    Blog – yours and theirs,  And listening the same way.   YouTube    Promote Awareness  ditto  PICK YOUR SOCIAL MEDIA TACTICS AND TOOLS.  Participate     ditto  At this point you are ready to make some decisions: Link  Educate  Above plus for Educator  your goals, audience, listening strategy  and  and students:  conversation with tactics and tools.  TeacherTube, Glogs    Wikipedia  Energize   Mainstream and niche  Passionate Fans  social networks:  Facebook, Twitter, Flickr,  Blog, YouTube  Embrace  User Generated Content:  stories, their photos and  videos at your venue and  events, reviews, ratings,  member anecdotes   Mainstream and niche  social networks:  Facebook, Twitter, Flickr,  Blog, YouTube  Gather Information     Ditto   Interact  Ditto    Based in part on We Are Media’s Social Media Planning Worksheet at http://www.wearemedia.org/Modlue+2+worksheet  Page 3  Rose Sherman, Minnesota Historical Society, September 2009      
  4. 4. MUSEUM SOCIAL MEDIA STRATEGIC PLANNING WORKSHEET    HOW – DO WE IMPLEMENT   EXAMPLES AND TACTICS  OUR PLAN, OUR IDEAS  HOW IN THE HECK CAN WE EMBRACE SOCIAL  Resources   Engage the revolutionaries in your organization who are  MEDIA GIVEN OUR LIMITED RESOURCES ?     passionate about your organization as well as social  WHO ON STAFF CAN SPEAK FOR US?  media.  Put someone in charge. Re‐define their job to    include some time for social media.  Note: this will not  What are our resources (time, money and people) to  work for the long term because if you’re serious about  support this effort?  engaging in social media, resources need to be allocated    to it – just like the other important organizational  What are our boundaries, our rules of engagement?  Can  activities.   anyone in the organization represent our institution    through social media channels?    Create a collaborative, cross‐functional, team that will    guide the organization based on measurable metrics and  What is our promotion plan?  Who are the influencers  insights, and provide feedback to content providers and  and thought leaders?  How can we can get them to be  conversation participants.  The team members are from  part of our energized fans?  Marketing, Education, Collections, Development,    Technology and Executive.  Make it safe to fail.      Take a First Step  Be patient; cultural change takes time.  Get started … a great first step is to just listen to the  conversation about you and your peers.     Start slowly, so it doesn’t feel so scary and risky.   Venture further as comfort levels grow. Work with a  social media that requires less frequent updates.  For  example, post photos of your exhibits on Flickr.  Or post  weekly updates to a Facebook page.     Boundaries  Establish social media policies which identify tone, key  messages, and builds relationships. Explore the  American Red Cross’s policy at  sites.google.com/site/wharman/social‐media‐strategy‐ handbook . Create rules of engagement about when to  engage and when not to engage.   Based in part on We Are Media’s Social Media Planning Worksheet at http://www.wearemedia.org/Modlue+2+worksheet  Page 4  Rose Sherman, Minnesota Historical Society, September 2009      
  5. 5. MUSEUM SOCIAL MEDIA STRATEGIC PLANNING WORKSHEET    MEASUREMENT  EXAMPLES AND TACTICS  OUR PLAN, OUR IDEAS  WAS OUR SOCIAL MEDIA WORTH THE EFFORT?  Metrics     Attendance – need to be able to tie social media  activity to an attendance activity such as purchasing  How do we measure the effectiveness of social  a ticket, asking visitors “where did you hear about  media?  us?” or have a countable mechanism such as a    coupon  Gather measurements and anecdotal stories and  Inquiries Answered  feedback that can be used to build executive buy‐ Re‐distributions of message, e.g. Retweets  in.  Responses to message, e.g. comments, user  generated content submitted  Audience feedback – supportive and non‐ supportive messages  Net Promoter Score – would you recommend us to  others?  Influencers talking about us: how many, number of  times     Metric Tools  Web Analytics, e.g. Google Analytics  Click Thrus, e.g. Bit.ly  Demographic Insights from YouTube and Facebook  Growth of Facebook fans, Twitter followers … note:  the number is not as important as the growth trend  and measuring if you experienced growth because  of a particular initiative.  Twitter Search, TweetDeck to measure  conversation    Based in part on We Are Media’s Social Media Planning Worksheet at http://www.wearemedia.org/Modlue+2+worksheet  Page 5  Rose Sherman, Minnesota Historical Society, September 2009      

×