Plataforma Atlassian Na Gestao De Horas E Timesheet De Atividades

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Whitepaper de 2 paginas da 3layer Tecnologia falando do uso da plataforma Atlassian Jira+Confluence+Crowd no gerenciamento de horas de projetos.

Para saber mais, envie email para comercial@3layer.com.br

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Plataforma Atlassian Na Gestao De Horas E Timesheet De Atividades

  1. 1. MARCELO MRACK 2. O software Confluence é uma wiki corporativa, que DEZEMBRO DE 2009 operando em sincronia com o Jira maximiza a geração de saídas para diversos conteúdos (relatórios, gráficos, Plataforma Atlassian na Gestão de tabelas, resumos, etc.). Embora o Jira já possua uma gama de relatórios padrões (que ainda podem ser Horas e Timesheet de Atividades estendidos via plugins diversos – gratuitos ou pagos), a inclusão do Confluence permite integrar conteúdos VISÃO GERAL externos diversos, e criar saídas conforme cada necessidade, com rápida alternância de contexto e reuso A suíte de produtos Atlassian é mundialmente conhecida pela de modelos (templates) para cada tipo de programa ou flexibilidade de configuração e versatilidade de uso. Entre as diversas projeto. soluções que podem ser montadas nesta ampla plataforma de software, a gestão do tempo em projetos é apenas uma das facetas. 3. O software Atlassian Crowd complementa o pacote da solução, permitindo o gerenciamento unificado de Este artigo descreve um cenário de uso típico neste ambiente, usuários e grupos. Ele também pode reusar essas apresentando os principais elementos envolvidos e fragmentos do caso informações de bases legadas da organização (tal como 2 de uso implementado na LM Consulting, parceira de vendas e serviços LDAP ou Active Directory). De forma geral, o Crowd é Atlassian no Brasil. peça fundamental para gerenciar de forma unificada os diversos produtos Atlassian em um ambiente. Ainda, ARQUITETURA como benefício, ele pode ser utilizado em outras Conforme mostra a Figura 1, uma solução para a gestão de horas e aplicações da organização e interfaceamento para acompanhamento de atividades (timesheet) pode ser montada com autenticação externa, como Google Apps, por exemplo. base em três softwares Atlassian, que operando em conjunto fornecem 4. Neste tipo de solução, usuários de áreas diversas podem uma arquitetura escalar, segura e altamente integrável a outros registrar o trabalho do dia-a-dia no sistema em formato produtos em uma organização. unificado para todos os projetos e programas que ele participa, o que inclui variados setores e segmentos da organização, desde áreas administrativas, gerencial, diretoria, helpdesk, ouvidoria, projeto e contratos terceirizados. Cada área pode ser configurada para ter direitos de acesso e visibilidade conforme os perfis de interesse, sem prejuízo à segurança e/ou poluição visual. 5. Em cada área, cada equipe tem suas atividades e registros de trabalho representados na ferramenta Jira tal como estão definidas pelos fluxos da metodologia da organização. Gerentes de áreas têm domínio completo dos seus subordinados, incluindo controles dos programas e projetos, tais como marcos de referência, carga de trabalho, atrasos, datas e toda uma gama de subsídios gerenciais. Todo esse controle pode ser configurado através de painéis (dashboards) que exibem somente as informações de interesse para cada caso. O mesmo vale para as equipes envolvidas, que tem suas demandas sempre atualizadas e disponíveis, incluindo Figura 1 - Diagrama esquemático de uma possível solução ainda um rico e flexível suporte para a execução e Atlassian para gestão de horas em projetos. controle de horas trabalhadas, pois workflows e gatilhos de eventos podem ser definidos para cada tipo de A Figura 1 pode ser assim explicada: atividade ou etapa do processo. Acrescido ao Confluence, 1. A base operacional para gestão das horas e estes dados podem ser formatados em páginas web acompanhamento de atividades de trabalho é mantida conforme aparência desejada e em concordância com o pelo software Atlassian Jira. Nele, registros de trabalho padrão visual da organização. podem ser feitos através de uma interface web flexível e 6. Pessoas externas à organização também podem se valer segura, com aparência customizável. Cada usuário pode dos benefícios da solução. Informações publicadas na registrar seus horários de trabalho e atividades, e ao Internet/Intranet ou em ambientes específicos (email, gestor é possível fazer ajustes pontuais caso necessário, twitter, RSS, etc.) podem ser acessadas prontamente. tudo conforme os requisitos de segurança que forem Elas também podem colaborar abrindo demandas de elencados para cada tipo de projeto, programa, perfis e trabalho, seja por emails direcionados aos projetos da envolvidos. Diversos programas, projetos, esquemas de organização ou pela interface do sistema Jira ou mesmo segurança, workflows de trabalho, tipos de tarefa, telas, em formulários web criados no Confluence. campos e outras informações podem ser configuradas, conforme a necessidade da organização. FILIAL SC MATRIZ VIRTUAL (48) 4052.9545 R. Germano Petersen Jr, 101 conj. 202 – Higienópolis OFFICE SP sc@lm2.com.br CEP: 90540-140 – Porto Alegre – RS – Brasil (11) 3522.5606 (51) 3018.1007 – Plantão: (51) 8145.2002 sp@lm2.com.br www.lm2.com.br – lm2@lm2.com.br
  2. 2. 7. Para a diretoria e alto escalão, todas as informações CASO DE SUCESSO: LM2 CONSULTING podem ser aglutinadas e formatadas em relatórios e No site da Atlassian, são encontradas diversas organizações que gráficos de fácil interpretação, permitindo rápida utilizam seus produtos para os mais variados fins. assimilação dos dados acessados. As informações 2 prestadas estão sempre atualizadas, mostrando em No Brasil, a LM Consulting, parceira Atlassian, além de revender tempo real o status de toda a organização, permitindo tais produtos e oferecer serviços de consultoria e mentoria, utiliza agilidade na tomada de decisões. ativamente a plataforma Atlassian na gestão do seu portfólio operacional, incluindo: NEUTRALIDADE Gerenciamento de projeto: Todos os projetos desenvolvidos são controlados pela plataforma Jira, Como praxe, os produtos Atlassian e a solução como um todo é desde a etapa de planejamento até encerramento e neutra em relação à plataforma de Sistema Operacional e Banco de repasse ao cliente; Dados, e integra-se a gerenciadores de repositórios versionados e aplicações de terceiros nos mais variados formatos, o que permite Gestão compartilhada: Serviço semelhante à Helpdesk, à organização reutilizar conteúdo legado nas mais variadas formas, onde clientes solicitam demandas e acompanham seus minimizando os custos de adoção e maximizando o ROI da solução. programas de gestão em formato online; Prospecção de negócios: O levante de oportunidades, COMPONENTES relacionamento com o cliente e gestão comercial das prospecções de negócios é controlado na plataforma Como elementos de uma solução nesse formato, os seguintes Atlassian, incluindo volumes financeiros, taxas de sucesso softwares devem ser instalados e configurados para operar em e áreas de atuação. sincronia: Gestão de conteúdo: Todo o espectro documental de Atlassian Jira, base para controle das demandas, horários projetos é baseado na plataforma Confluence, incluindo e relatórios; documentos de clientes, área operacional, administrativa Atlassian Confluence, maximiza e flexibiliza a exibição e e comercial. integração de conteúdos; Gestão de recursos humanos: Base de dados curriculares Atlassian Crowd, centraliza o gerenciamento de usuários de profissionais e contatos com clientes são armazenadas e grupos da organização; no Confluence em conjunto com o Google Docs, Plugin JPlug TimeTracking, plugin com mais de 30 tipos permitindo a rápida localização de conteúdo e de relatórios de acompanhamento de horas em projetos; cruzamento de informações em processos seletivos. Plugin Timesheet Report, plugin com opção de saída em Comunidade: News, RSS, blogs, Image Galleries, Vídeo, grade de horários e recursos de projeto. Twitter, agendas e outros conteúdos presentes em ambientes colaborativos da Internet são integrados e IMPLEMENTAÇÃO trabalhados pela interface unificada do Confluence. Uma solução desse tipo pode ser implantada em sete etapas: CONCLUSÕES 1. Conscientização: Com a anuência da diretoria, as áreas envolvidas assumem a mudança cultural iminente, e Este artigo cobriu apenas uma faceta de uso dos produtos começam um trabalho de revisão de valores e quebra de Atlassian. Diversos outros formatos e possibilidades são possíveis, paradigmas; tal como uso em Sistemas de Ouvidoria, Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), etc. 2. Formalização: Cada área envolvida mapeia, valida e formaliza os perfis, fluxos de trabalho e demandas a Se você achou relevante este conteúdo e tem interesse em serem gerenciadas na nova plataforma; desenvolver uma solução na área, utilize os links abaixo para maiores informações: 3. Mapeamento: As informações definidas são inseridas nas ferramentas, e ajustes realizados conforme cada caso; MAIORES INFORMAÇÕES 4. Piloto: Um projeto piloto de pequena envergadura, com www.atlassian.com/jira usuários específicos e incentivados é desenvolvido; www.atlassian.com/confluence 5. Adequação: Componentes diversos da solução sofrem www.atlassian.com/crowd ajustes, visando remover etapas burocráticas, controles http://www.jplugs.com/jacrm desnecessários e outros, buscando fluidez na produção. www.lm2.com.br 6. Produção: Após o período de ajustes, o ambiente de produção é montado e os projetos e programas são migrados um a um para a nova plataforma. 7. Evolução: Continuamente, elementos novos podem ser agregados à solução, evoluindo o cenário e maximizando os benefícios no dia-a-dia da organização. FILIAL SC MATRIZ VIRTUAL (48) 4052.9545 R. Germano Petersen Jr, 101 conj. 202 – Higienópolis OFFICE SP sc@lm2.com.br CEP: 90540-140 – Porto Alegre – RS – Brasil (11) 3522.5606 (51) 3018.1007 – Plantão: (51) 8145.2002 sp@lm2.com.br www.lm2.com.br – lm2@lm2.com.br

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