Plan de gestion_de_proyecto_-_ejemplo

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  1. 1. Ejemplo de Plan de Gestión INDICE 1.- Plan de Gestión de la Integración del Proyecto 2.- Plan de Gestión del Alcance del Proyecto 3.- Plan de Gestión del Tiempo del Proyecto 4.- Plan de Gestión del Coste del Proyecto 5.- Plan de Gestión de la Calidad del Proyecto 6.- Plan de Gestión de Recursos Humanos del Proyecto 7.- Plan de Gestión de Comunicaciones del Proyecto 8.- Plan de Gestión de Riesgos del Proyecto 9.- Plan de Gestión de Adquisiciones del Proyecto ANEXOS A.- Acta de Constitución del Proyecto Aprobada B.- Línea Base del Alcance (Anexo B) • EDT Detallado ( Anexo B1) • Diccionario del EDT (Anexo B2) • Enunciado del Alcance del proyecto detallado y aprobado ( Anexo B3) C.- Cronograma de Hitos D.- Línea Base del Cronograma E.- Línea Base del Coste (Presupuesto Línea Base) F.- Línea Base de la Calidad Página 1
  2. 2. Ejemplo de Plan de Gestión 1.- Plan de Gestión de la Integración del Proyecto 1.1 PROCESOS DE DIRECCION DE PROYECTOS SELECCIONADOS Gestión de la Integración del Proyecto Gestión del Alcance Gestión del tiempo Gestión de los Costes Gestión de la Calidad Gestión de los Recursos Humanos Gestión de las Comunicaciones Gestión de los Riesgos Gestión de las Adquisiciones 1.2 PROCEDIMIENTO PARA SUPERVISAR Y CONTROLAR CAMBIOS Los requerimientos de cambio deberán seguir el siguiente procedimiento: Requerimiento formal ante el Jefe de Proyecto, el cual deberá ser presentado con el sustento correspondiente. Dentro de los 5 días hábiles de recepción de la solicitud de cambio y luego del análisis correspondiente se emitirá la respuesta. El análisis debe incluir, entre otros, la evaluación del impacto en los plazos, costos, calidad y riesgos. Para gestionar los cambios que se presenten durante la ejecución del proyecto, se han identificado tres tipos de cambios, los cuales son: Cambio Menor o MEJORA: Cuando el cambio solicitado no implica costos adicionales, debido a que se encuentra enmarcado en el alcance del proyecto. Cambio Mayor o CAMBIO: Se aplica para cada uno de los cambios que impliquen un aumento o reducción en el costo, pudiendo este encontrarse o no enmarcado dentro del alcance del proyecto. Cambio Estructural o MODIFICACIÓN: Se aplicará para aquellos casos en los cuales el cambio asociado no pueda ser manejado como una “Mejora” o un “Cambio” dado que el monto base mensual se ve afectado. Se entenderá como MODIFICACIONES al servicio. Página 2
  3. 3. Ejemplo de Plan de Gestión 1.3 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE LA CONFIGURACION La empresa designará al Jefe del Proyecto y establecerá su nivel de autoridad. Se determinará: la justificación del proyecto, los requisitos que satisfacen las diferentes necesidades de las áreas involucradas, así como las necesidades del servicio de elaboración de las bases de aseguramiento de la calidad del proceso. Acta de Constitución del Proyecto, en conformidad con los objetivos estratégicos de la empresa. Se incorporarán dos instancias de dirección del servicio y coordinación con la empresa: El Comité Gerencial.- Se reunirá quincenalmente. En él participarán los Gerentes, el Jefe de Proyecto y los Jefes de las Divisiones involucradas. En este Comité se aprobarán los planes de trabajo, los cambios mayores, los cambios estructurales y se realizará el seguimiento de las actividades. El Comité Operativo.- Se reunirá semanalmente. En él participarán los Jefes de las Divisiones de la empresa involucrada, los miembros del equipo del proyecto y el personal que éstos consideren necesario. En este comité se aprobarán los cambios menores, se revisarán y tomarán decisiones respecto a la parte operativa del día a día. El Comité Técnico Será responsable de evaluar todos los cambios al alcance relacionado al producto, aprobando sólo los cambios que no afecten la configuración del producto. 1.4 PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRAR LAS LINEAS BASE: - Línea Base del Alcance Se determinará en base a los objetivos y requisitos establecidos para el Proyecto. Se controlará a través de la supervisión de los entregables establecidos de acuerdo al cronograma establecido. Se revisará semanalmente y de darse el caso se actualizará. Una vez establecida la línea base del Alcance del Proyecto, cualquier cambio que se tenga que hacer a la misma, se realizará formalmente a través de la correspondiente solicitud de cambios, los cuales deberán ser aprobados por los Gerentes y los Jefes de Proyecto en el Comité Gerencial. - Línea Base del Tiempo Se establecerá utilizando como herramienta el Primavera, en el cual se Ingresará el calendario del proyecto y se considerará la lista completa de todas las actividades que se desarrollarán en el proyecto. Página 3
  4. 4. Ejemplo de Plan de Gestión La duración de las actividades serán estimadas en base a juicio de expertos y de proyectos similares anteriores. Será revisada, corregida y aprobada. La fecha para el inicio del proyecto será una restricción que se deberá considerar. Una vez establecida la línea base de tiempo, cualquier cambio que se tenga que hacer a la misma, se realizará formalmente a través de la correspondiente solicitud de cambios, los cuales deberán ser aprobados por los Gerentes y el Jefe de Proyecto en el Comité Gerencial. - Línea Base del Coste Se establecerá utilizando como herramienta el Primavera, en el cual se ingresarán los requerimientos de recursos y materiales, así como los porcentajes de su utilización por jornada laboral y por cada actividad, distribuida a lo largo del proyecto y contenida en el EDT. De este modo se obtendrán los costes por cada actividad, por cada entregable y del proyecto en general. A través de informes de supervisión semanales, se controlará el avance de los entregables y los costes incurridos en ellos. Se aplicará la técnica de valor ganado para evaluar la magnitud de las variaciones que se producirán en los costes de los entregables. Se utilizarán como indicadores: Curva “S”, CPI, SPI. Una vez establecida la línea base del Coste del Proyecto, cualquier cambio que se tenga que hacer a la misma, se realizará formalmente a través de la correspondiente solicitud de cambios, los cuales deberán ser aprobados por los Gerentes y el Jefe de Proyecto en el Comité Gerencial. - Línea Base de la Calidad Se definirán los objetivos de calidad, basados en las políticas de calidad de la institución. En base a los requerimientos contenidos en el enunciado del alcance, se establecerán los criterios de aceptación de los entregables del proyecto. Se realizarán inspecciones como parte del Control de Calidad para determinar si los entregables cumplen con las especificaciones. Dado que la variación de la línea base de calidad, implicará la variación del alcance, afectando los costos y el cronograma del proyecto. Se reportarán las variaciones detectadas en los informes de supervisión semanales, en cuyo caso, se evaluará la magnitud de la desviación a fin de tomar las medidas correctivas que amerite. Una vez establecida la línea base de la calidad del Proyecto, cualquier cambio que se tenga que hacer a la misma, se realizará formalmente a través de la correspondiente solicitud de cambios, los cuales deberán ser aprobados por los Gerentes y el Jefe de Proyecto en el Comité Gerencial. Página 4
  5. 5. Ejemplo de Plan de Gestión 1.5 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE LA CONFIGURACION Se definirá un procedimiento en conjunto con el cliente, e integrado con el proceso integrado de control de cambios. 1.6 CICLO DE VIDA DEL PROYECTO El ciclo de vida del proyecto incluye las siguientes fases: Requerimientos Aprobados Bases Revisadas Bases Publicadas 1.7 PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE LAS POLEMICAS Las polémicas pueden iniciarse por desacuerdos que surjan tanto en el equipo de proyecto como por parte de los stakeholders. La parte que se encuentre en desacuerdo, comunicará por escrito el problema a los supervisores de ambas partes, los cuales analizarán y resolverán el conflicto, siempre que esto no afecte al alcance, cronograma, costo o calidad del proyecto. Si la posible solución del conflicto afectara a alguna de las variables indicadas, entonces el asunto se incluirá en el informe semanal y se colocará en la agenda de la reunión semanal, en la cual se revisará y se propondrá una solución a la polémica. En caso esta solución afectara a alguna de las variables señaladas, la polémica será tratada en el Comité Gerencial, el cual le dará solución, firmándose el acta correspondiente. 1.8 ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO APROBADA Ver el Acta de Constitución del Proyecto (Anexo A) Página 5
  6. 6. Ejemplo de Plan de Gestión 2.- Plan de Gestión del Alcance 2.1. Procedimiento para preparar un enunciado del alcance de proyecto. El equipo del proyecto será responsable de definir el Alcance del Proyecto, para lo cual: Se analizará el servicio que se quiere contratar para establecer entregables y requisitos, en base a los objetivos. Se analizará el Acta de Constitución del Proyecto. Se identificarán alternativas posibles para la ejecución y realización del trabajo a través de reuniones en las que se efectuarán tormentas de ideas. Se utilizará el juicio de expertos, convocando a personas que tengan experiencia relacionada al tema. Se realizará el análisis de los interesados a fin de identificar sus necesidades, deseos y expectativas, con lo cual, se seleccionarán, cuantificarán y priorizarán estas necesidades, deseos y expectativas. Se tomarán en cuenta proyectos similares anteriores realizados en la empresa. Finalmente se obtendrá el “Enunciado del Alcance del Proyecto”, el cual contendrá los objetivos, requisitos, límites, restricciones, asunciones y productos entregables del proyecto, así como la descripción del alcance y criterios de aceptación del servicio de aseguramiento de la calidad del proceso. 2.2. Procedimiento para crear, mantener y aprobar el EDT. 2.2.1. Creación del EDT. Una vez identificados los entregables del proyecto y el trabajo relacionado a ellos, se procederá a estructurar el EDT, para lo cual: Se identificarán los principales entregables de las fases del ciclo de vida del proyecto como el primer nivel de descomposición. En el segundo nivel, se colocarán los productos entregables. Sucesivamente se hará la descomposición de los entregables en sus componentes hasta el nivel de paquetes de trabajo, asignándose un código a cada componente del EDT. Se incluirá el diccionario del EDT el cual contendrá la descripción de los componentes, los paquetes de trabajo, identificación de los códigos de cuenta, así como la lista de hitos. 2.2.2. Mantenimiento del EDT. Página 6
  7. 7. Ejemplo de Plan de Gestión Semanalmente se revisará, en base a los informes de supervisión presentados, que el avance de los entregables se realice en conformidad con lo establecido en el EDT. El EDT se actualizará cada vez que exista alguna solicitud de cambio aprobada que modifique el enunciado del alcance del proyecto. 2.2.3. Aprobación del EDT. El EDT será revisado por los Jefes del Proyecto, los Jefes de División y los Gerentes de las áreas involucradas, quienes indicarán las observaciones que tuvieran, luego de incorporar los cambios que se requieran, será visado y firmado por todos ellos. El mismo procedimiento se seguirá para las actualizaciones que se realicen en el EDT. 2.3. Procedimiento para verificar y aceptar formalmente los entregables. Los entregables deberán cumplir con los requisitos y criterios de aceptación establecidos en el enunciado del alcance del proyecto. Se utilizará el diccionario del EDT para verificar que cada entregable se encuentre comprendido dentro del alcance. Los entregables se aprobarán progresivamente de acuerdo al cronograma establecido y de manera formal mediante la suscripción de actas de conformidad de entrega. Si algún entregable no cumpliera con los criterios de aceptación, se devolverá para que realicen las correcciones del caso. 2.4. Procedimiento de solicitud de cambios al enunciado del Alcance. Cualquier stakeholder podrá proponer cambios en el alcance siempre que presenten los debidos sustentos. En la reunión semanal, el equipo del proyecto analizará la solicitud de cambio y su impacto en el costo, cronograma y calidad de los entregables, luego de lo cual, se aprobará o desaprobará, o se remitirá al comité Gerencial para su evaluación. Mediante un acta, se dejará constancia de los cambios aprobados o desaprobados. Se difundirán los cambios aprobados. Página 7
  8. 8. Ejemplo de Plan de Gestión 2.5. Comentarios adicionales. La línea base del alcance del proyecto se constituirá por el enunciado del alcance del proyecto, su EDT y el diccionario del EDT relacionados. El proyecto será susceptible a tener cambios a lo largo de su desarrollo, pero éstos deben gestionarse y controlarse adecuadamente para evitar la corrupción del alcance. 2.6.- Línea Base del Alcance (Anexo B) 2.6.1 EDT (Ver Anexo B1: EDT detallado) 2..6.2. Diccionario del EDT (Ver Anexo B2: Diccionario del EDT) 2.6.3 Enunciado del Alcance del proyecto detallado y aprobado (Ver Anexo B3) Página 8
  9. 9. Ejemplo de Plan de Gestión 3.- Plan de Gestión del Tiempo 3.1. Formato del Cronograma. 3.2. Procedimiento para preparar el cronograma. • Jefe de Proyecto convoca a reunión a equipo de proyecto. Página 9
  10. 10. Ejemplo de Plan de Gestión • Jefe de Proyecto y Equipo de proyecto definen actividades del proyecto. • Jefe de Proyecto y Equipo de proyecto establecen secuencia de actividades de proyecto. • Jefe de Proyecto y Equipo de proyecto definen unidad de medida de las actividades del proyecto. • Jefe de Proyecto y Equipo de proyecto estiman volúmenes de producción para cada una de las actividades del proyecto. • Jefe de Proyecto y Equipo de proyecto estiman recursos que requieren las actividades en función a los volúmenes de producción. • Jefe de Proyecto y Equipo de proyecto estiman duración de actividades de proyecto efectuando pilotos de estudio de tiempos de cada una de las actividades. • Jefe de Proyecto y Equipo de proyecto desarrolla cronograma considerando la precedencia de las actividades y la duración de estas. • Jefe de Proyecto y Equipo de proyecto analiza el cronograma (análisis de red, método de camino critico, compresión de cronograma, que pasa si?, nivelación de recursos, método de cadena critica, ajuste de adelantos y retrasos, entre otros). Página 10
  11. 11. Ejemplo de Plan de Gestión 3.3. Política de Cambios de Cronograma a) Los cambios en los plazos establecidos que modifiquen el cronograma deben regirse por el "Procedimientos y Administración de Cambios de Cronograma". b) Procedimientos y Administración de Cambios Cualquier requerimiento que implique cambios (adición o reducción) en las funciones, características de los servicios y costos relacionados al proyecto que impacten en el cronograma, será tratado de la siguiente manera: • Solicitud formal (correo electrónico, comunicación escrita) de requerimiento de cualquiera de los integrantes del proyecto en las reuniones de coordinación del proyecto. • El integrante de proyecto que solicite el cambio debe presentar un análisis detallado del requerimiento que impacta en el cronograma. • El equipo de proyecto (Gerente de Proyecto e integrantes) aprueba o rechaza el cambio. • Implantación del cambio de acuerdo a los procedimientos descritos a continuación. De acuerdo a la calificación del requerimiento, éste seguirá el procedimiento de implantación correspondiente tomando en cuenta lo siguiente: i) Cambio Menor Cuando el requerimiento solicitado no implique variaciones en el tiempo total del proyecto sino en los tiempos de alguna de las actividades Para estos casos, el cambio pasará a formar parte del plan de trabajo correspondiente y cada parte se asegurará de cumplir con las responsabilidades que ésta genere. ii) Cambio Mayor Se aplicará para cada uno de los requerimientos que impliquen un aumento o reducción en el plazo total del proyecto, pudiendo éste encontrarse o no enmarcado dentro del alcance del proyecto. 3.4.- Cronograma de Hitos (Ver Anexo C) 3.5.- Línea Base del Cronograma (Ver Anexo D) Página 11
  12. 12. Ejemplo de Plan de Gestión 4.- Plan de Gestión del Coste 4.1. Formato del Presupuesto. Cuadro del Presupuesto del Proyecto por Entregable. Cuadro del Informe del Presupuesto 4.2. Procedimiento para estimar Costos. El procedimiento que se utilizó para Estimar Costos es la Estimación por Analogía, lo cual implica utilizar el costo real de proyectos anteriores para estimar el costo del Página 12
  13. 13. Ejemplo de Plan de Gestión proyecto actual, siendo este el caso. Tomando en cuenta que la publicación de El RFP es un proceso constante dentro de la Institución, se realiza la estimación de costos en base al Juicio de Expertos asumiendo que puede ser menos costosa pero con el riesgo de ser menos exacta. 4.3. Procedimiento para preparar presupuesto. El procedimiento que se utilizó para preparar el Presupuesto es por la suma de Costos, el cual se basa en la suma por paquete de trabajo de acuerdo con la EDT. Posteriormente se suman los niveles superiores de componentes de la EDT y finalizando con la suma de todo el proyecto. A continuación el Resumen de la Línea Base de Costo del Proyecto, importante para medir, supervisar y controlar el rendimiento. Semana Costo Acumulado 1 1872.50 1872.50 2 8233.50 10106.00 3 5237.50 15343.50 4 5237.50 20581.00 5 10074.00 30655.00 6 6709.00 37364.00 1 2 3 4 5 6 Semanas 5000 10000 15000 20000 25000 30000 35000 40000 Curva S 4.4. Procedimiento para controlar los costos. El procedimiento que se utilizó para controlar los Costos es el Análisis de Medición del Rendimiento que ayuda a evaluar todas las variaciones que se pueden producir en el transcurso del Proyecto. Utilizando la Técnica del Valor Ganado (EVT) se controló los costos y la gestión de recursos, basándose en el Valor Planificado (PV), Valor Ganado (EV) y el Costo Real (AC). Del mismo modo se realizó el cálculo de las variaciones de Costos (CV) y del Página 13
  14. 14. Ejemplo de Plan de Gestión Cronograma (SV); así como también de los índices de Rendimiento del Costo (CPI) y del Cronograma (SPI). 4.5. Procedimiento de integración de cambios de costes en el Proyecto Basándose en la experiencia sobre el proyecto en mención, se realizará el siguiente procedimiento para la integración de cambios de costos en el mismo: A través de los informes de supervisión semanales se controlará el avance de los entregables y los costos incurridos en ellos, como también Se realizarán mediciones mensuales de los gastos incurridos en el proyecto. Se comparará los costos reales contra el costo presupuestado para identificar diferencias. Se establecerán los rangos de variación permisibles. En caso de encontrar variaciones dentro del rango permisible, se tomarán los recursos programados en la partida de contingencia, a fin de asumir dicha desviación. En caso de encontrar diferencias fuera del rango se deben plantear las acciones de revisión de las causas que lo determinan, y determinar mediante un estudio costo/beneficio si es necesario solicitar la ampliación del presupuesto. Se considera variación permisible toda variación en los costos dentro del monto de la contingencia asignada al proyecto. 4.6.- Línea Base del Coste Es el presupuesto distribuido en el Tiempo (Ver Anexo E: Presupuesto Línea Base) Página 14
  15. 15. Ejemplo de Plan de Gestión 5.- Plan de Gestión de la Calidad 5.1 Estructura Organizacional y Responsabilidades de Calidad De acuerdo al tipo y dimensión del proyecto se designará un solo responsable de la calidad, el cual tendrá las siguientes funciones: Actividad Roles Personas Responsabilidades Planificación de la calidad Responsable Realizar aseguramiento de la calidad Responsable Realizar control de calidad Responsable 5.2 Procedimiento de Aseguramiento de Calidad Se utilizará la metodología sugerida en el PMBOK, en su capítulo relacionado a Gestión de la Calidad, de tal forma que se minimice el riesgo de observaciones a los entregables. Para tal efecto se realizaran auditorias de calidad, en forma quincenal, para determinar si las actividades del proyecto cumplen con las políticas y procedimientos de la organización. 5.3. Procedimiento de Control de Calidad Para el control de calidad de realizarán inspecciones semanales en forma programada, para determinar si los entregables están conforme a los estándares propuestos, siendo estos resultados comunicados al Jefe del proyecto mediante un informe. De encontrarse alguna modificación esta se realizará mediante una solicitud de cambios. Se tendrán en cuenta los siguientes puntos para la conformidad de entregables: Estándares Se verificará que los entregables estén de acuerdo con las especificaciones descritas en el plan de gestión del alcance Frecuencia de entrega Se verificará que los entregables cumplan con las fechas pactadas para los mismos, para la cual se llevará un registro de incidencias por tipo de entregables. Página 15
  16. 16. Ejemplo de Plan de Gestión 5.4. Línea Base de Calidad Como entregable principal de la gestión de calidad se elaborará la Línea Base de Calidad (Anexo F). Página 16
  17. 17. Ejemplo de Plan de Gestión 6.- Plan de Gestión de Recursos Humanos 6.1. Procedimiento de Adquisiciones de Personal El equipo central será designado por la Gerencia de Operaciones, en base a experiencia previa, y estará conformado por un consultor externo y funcionarios de la empresa, los cuales deberán tener las siguientes características EQUIPO DEL PROYECTO CARGO FORMACIÓN EXPERIENCIA PERFIL Y ROL Gerente del Proyecto Ingeniero, Administrador o profesión a fin con Maestría en Administración u Operaciones, con conocimiento del PMBOK. Con cinco años de experiencia acreditada en puestos similar de servicios de envergadura semejante Amplia capacidad de gestión y liderazgo, habilidades de trabajo bajo presión Jefe Usuario Ingeniero, Administrador o profesión a fin con Maestría en Administración u Operaciones, con conocimiento del PMBOK. Con tres años de experiencia acreditada en líneas de organización y producción Gran capacidad de coordinación, comunicación, integración e interacción con usuarios y personal directivo Profesional Usuario Ingeniero, Administrador o profesión a fin, con conocimiento del PMBOK. Con dos años de experiencia acreditada en líneas de organización y producción Gran capacidad de coordinación, comunicación, integración e interacción con usuarios Profesional Usuario Ingeniero, Administrador o profesión a fin, con conocimiento del PMBOK. Con dos años de experiencia acreditada en líneas de organización y producción Gran capacidad de coordinación, comunicación, integración e interacción con usuarios Profesional de la Gerencia de Desarrollo Ingeniero, Administrador o profesión a fin, con conocimiento del PMBOK. Con dos años de experiencia acreditada en puestos similares. Gran capacidad de coordinación, comunicación, integración e interacción con usuarios y personal directivo Consultor experto Ingeniero, Administrador o profesión a fin, con certificado de PMP. Con cinco años de experiencia en elaboración de bases Amplia capacidad de gestión y liderazgo, habilidades de trabajo bajo presión. Gran capacidad de coordinación, comunicación, integración e interacción con usuarios y personal directivo Profesional de Logística Ingeniero, Administrador o profesión a fin, con conocimiento del PMBOK. Con dos años de experiencia acreditada en puestos similares. Gran capacidad de coordinación, comunicación, integración e interacción con usuarios Página 17
  18. 18. Ejemplo de Plan de Gestión 6.2. Horarios Histograma de Recurso Humanos 0.00 20.00 40.00 60.00 80.00 100.00 120.00 140.00 160.00 31/10/05 7/11/05 14/11/05 21/11/05 28/11/05 5/12/05 12/12/05 19/12/05 semanas horasdetrabajodel equipoporsemana 6.3. Criterios de Liberación de Personal Ante todo se debe señalar que el Jefe del proyecto es el Profesional Usuario. En el proyecto se presentarán semanas en las cuales algunos integrantes del proyecto no participen activamente en el proyecto, debido a las actividades asignadas. 6.4. Necesidades de Entrenamiento. Al seleccionar al grupo del proyecto deberá evaluarse al personal, en conocimientos de normativas internas, normas legales, PMBOK. 6.5. Procedimiento de Reconocimientos y recompensas. La empresa cuenta con un programa trimestral y semestral de premiación a los trabajadores que han tenido un desempeño destacado durante esos periodos. De igual forma, durante el desarrollo del Proyecto, se premiarán a los miembros cuya participación y desempeño han sido destacada, habiendo obtenido logros y alcanzando metas en beneficio del proyecto y de la institución. 6.6. Cumplimiento de Regulaciones Laborales Las regulaciones que debe cumplir son las normas internas de conducta y de ética profesional 6.7. Procedimiento de Seguridad Industrial El desarrollo del proyecto no involucra riesgos físicos, no obstante es recomendable instruir permanentemente al personal sobre las medidas de seguridad en caso de siniestros (sismos, incendio, etc.), así como rutas de evacuación. En caso de necesitar atención médica se contará con un servicio de enfermería para ser atendido. Se deberá tener un sistema de soporte de información diaria, de tal forma que se Página 18
  19. 19. Ejemplo de Plan de Gestión cuente con un respaldo (backup) frente a posibles contingencias. 6.8 Plan de Capacitación del Equipo del Proyecto Incluir Cuadro Excel que debe coincidir con los entregables del EDT y sus actividades en el Cronograma PERSONA CURSO FECHA N. HORAS Página 19
  20. 20. Ejemplo de Plan de Gestión 7.- Plan de Dirección de Comunicaciones 7.1 Matriz de Distribución de Información ENTREGABLE INFORMACIÓN MEDIO DESTINATARIO FRECUENCIA RESPONSABLE Gestión del Proyecto Acta de Constitución Firmada Como se planificara ejecutara, supervisara y controlara y cerrara el proyecto Escrito mediante informes (formal) Gerente de Administración dependiendo de los cambios que se efectúen Gerente del Proyecto Plan de Gestión del proyecto aprobado como se ejecutara, supervisara y controlara el proyecto Escrito mediante informes (formal) Gerente de Operaciones dependiendo de los cambios que se efectúen Gerente del Proyecto Documento de Definición Alcance firmado El trabajo que debe realizarse para efectuar el servicio con las funciones y características especificas Escrito mediante informes (formal) Gerente de Operaciones dependiendo de los cambios que se efectúen Gerente del Proyecto EDT Descomposición jerárquica con orientación hacia el servicio relativa al trabajos que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. Escrito mediante informes (formal) Gerente de Operaciones dependiendo de los cambios que se efectúen Gerente del Proyecto Diccionario EDT Descripción de cada componente en el EDT, donde se de la definición del alcance o enunciado del trabajo, entregables definidos, una lista de actividades asociadas a una lista de hitos Escrito mediante informes (formal) Gerente de Operaciones dependiendo de los cambios que se efectúen Gerente del Proyecto Estimación de Recursos La estimación de los tipos y cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma Escrito mediante informes (formal) Gerente de Administración dependiendo de los cambios que se efectúen Gerente del Proyecto Informe de Cambios Relación de cambios formalmente documentada que se presenta para la aprobación al proceso de control integrado de cambios Escrito mediante informes (formal) Gerente de Operaciones dependiendo de los cambios que se efectúen Gerente del Proyecto Página 20
  21. 21. Ejemplo de Plan de Gestión 8.- Plan de Dirección del Riesgo 8.1. Metodologías. Para desarrollar el Plan de Dirección del Riesgo se usó como metodología la sugerida por el PMBOK en su capítulo de gestión del riesgo, siendo las actividades a considerar: Actividad Descripción Herramientas Fuentes de información Planificación de Gestión de Riesgos Elaborar el plan de Gestión PMBOK Sponsor, usuarios en general y equipo del proyecto Identificación de riesgos Identificar riesgos Checklist Sponsor, usuarios en general y equipo del proyecto Análisis Cualitativo y Cuantitativo Evaluar probabilidades e impacto, estableciendo prelación Definición de probabilidad e impacto. Matriz de probabilidad – impacto, Primavera Sponsor, usuarios en general y equipo del proyecto Planificación de respuesta al riesgo Definir y planificar respuesta a riesgos PMBOK Sponsor, usuarios en general y equipo del proyecto Supervisión y control de riesgos Verificar ocurrencia de riesgos calculados o nuevos riesgos. Supervisar la ejecución y efectividad de las respuestas. Primavera Sponsor, usuarios en general y equipo del proyecto 8.2. Roles y Responsabilidades. De acuerdo a las dimensiones del proyecto se designará un solo responsable de planificar y ejecutar el plan de dirección del riesgo. Actividad Roles (Equipo de Gestión del riesgo) Personas Responsabilidades Planificación de Gestión de Riesgos Responsable Gerente del Proyecto Ejecutar la actividad, responsable directo. Identificación de riesgos Responsable Gerente del Proyecto Ejecutar la actividad, responsable directo. Análisis Cualitativo y Cuantitativo Responsable Gerente del Proyecto Ejecutar la actividad, responsable directo. Planificación de respuesta al riesgo Responsable Gerente del Proyecto Ejecutar la actividad, responsable directo. Supervisión y control de riesgos Responsable Gerente del Proyecto Ejecutar la actividad, responsable directo. 8.3. Presupuesto. De acuerdo a la metodología aplicada en la elaboración de este plan de riesgos, los costos serán calculados de acuerdo a las actividades incurridas, las cuales se especifican en el EDT y en el Plan de Gestión de Costos. 8.4. Periodicidad. Los períodos incurridos en la creación y actualización de las actividades son: Página 21
  22. 22. Ejemplo de Plan de Gestión Actividad Momento de ejecución Entregables del EDT Periodicidad Planificación de Gestión de Riesgos Al inicio del proyecto Informe Una vez Identificación de riesgos Al inicio del proyecto En cada replanificación del proyecto Informe Una vez Quincenal Análisis Cualitativo y Cuantitativo Al inicio del proyecto En cada replanificación del proyecto Informe Una vez Quincenal Planificación de respuesta al riesgo Al inicio del proyecto En cada replanificación del proyecto Informe Una vez Quincenal Supervisión y control de riesgos En cada ciclo de control Informe Semanal 8.5. Categorías de riesgo. De acuerdo a las diversas categorías, se tienen los siguientes riesgos: Riesgos Técnicos • Software desactualizado • Cambios en la tecnología usada Riesgos Externos • Recortes presupuestales. • Instabilidad Jurídica • Cambio de la normativa vigente. Riesgos de la Organización • Cambios en la priorización de proyectos • Cambios en la asignación de presupuestos • Mal uso de los recursos • Asignación de personal • Escaso apoyo de la Alta Dirección Riesgos de la Dirección de Proyectos • Rotación de personal • Baja asignación de recursos • Inadecuada definición del alcance del proyecto • Falta de interés del personal asignado. 8.6. Definiciones de probabilidad e impacto. De acuerdo al grado de impacto, reflejado en los objetivos del proyecto, se consideran las siguientes definiciones: Página 22
  23. 23. Ejemplo de Plan de Gestión Muy bajo bajo Moderado Alto Muy alto 0.05 0.10 0.20 0.40 0.80 COSTOS Aumento del costo insignificante Incremento del costo < 10% Incremento del costo 10-20% Incremento del costo 20-40% Incremento del coste >40% TIEMPO Aumento del tiempo insignificante Incremento del tiempo < 2% Incremento del tiempo 2-10% incremento del tiempo 10-20% Incremento del tiempo >20% ALCANCE Disminución del alcance minimo Areas de alcance secundarias afectadas Areas de alcance principales afectadas Disminución del alcance inaceptable para la Gerencia El entregable del proyecto es inservible CALIDAD Baja de la calidad imperceptible Solo algunos puntos son afectados Baja de la calidad solo con aprobación de la Gerencia Disminución de la calidad inaceptable para la Gerencia El entregable del proyecto es inservible IMPACTO 8.7. Matriz de probabilidad e impacto. En el siguiente cuadro se puede apreciar las diferentes zonas de control, que han sido clasificadas en conformidad con los umbrales de riesgo de los interesados. Impacto Probabilidad 0.05 0.10 0.20 0.40 0.80 0.9 0.05 0.09 0.18 0.36 0.72 0.7 0.04 0.07 0.14 0.28 0.56 0.5 0.03 0.05 0.10 0.20 0.40 0.3 0.02 0.03 0.06 0.12 0.24 0.1 0.01 0.01 0.02 0.04 0.08 La tabla siguiente (Matriz de probabilidad e impacto) muestra los principales riesgos que deben ser tomados en cuenta a la hora de hacer seguimiento al proyecto. Probabilidad 0.05 0.10 0.20 0.40 0.80 0.9 RR01 RR03 0.7 RR04 RR05 0.5 RR01 0.3 RR07RR08 0.1 RR02 Impacto 8.8. Tolerancias de los interesados (umbrales de riesgo). Se han definido 3 tipos de umbrales de riesgo para este proyecto: Zona Optima: Es la zona comprendida entre los valores de riesgo que fluctúan entre 0.00 y 0.09. En esta zona están presenten los riesgos aceptables o riesgos comunes, que no varían en forma significativa el desarrollo del proyecto. Zona Aceptable: Es la zona comprendida entre los valores de riesgo que fluctúan entre 0.10 y 0.19. En esta zona están presentes los riesgos moderados, los cuales necesitan ser analizados para aplicarles las medidas de respuesta. Zona de Riesgo. Es la zona comprendida entre los valores de riesgo mayores a 0.20 en esta zona están presentes los riesgos críticos y deben tomarse medidas urgentes de respuesta. 8.9. Formatos de informe. Para llevar un correcto control sobre el grado de ocurrencias de riesgos se utilizara para todos los casos el siguiente formato: Página 23
  24. 24. Ejemplo de Plan de Gestión INFORME DE RIESGO N. Proyecto Fecha Riesgo Probabilidad Impacto Ocurrencia Acción Tomada Firma Responsable 10. Seguimiento Se efectuará un seguimiento a los riesgos Aceptables y Críticos de forma semanal, de encontrarse alguna ocurrencia se procederá a tomar acciones según el tipo de riesgo que se presente. Página 24
  25. 25. Ejemplo de Plan de Gestión 9.- Plan de Dirección de Adquisiciones Como alternativa para dar cumplimiento al proyecto de elaboración de las el RFP se ha considerado en la fase de “requerimientos aprobados” la participación de un consultor para que efectué el servicio de diagnóstico de las actividades para el servicio de aseguramiento de la calidad del proceso de verificación, por lo que se han considerado los siguientes ítems: 9.1.- Tipos de Contratos Contrato de consultor a suma alzada 9.2.- Responsables de Estimaciones Gerente y Equipo de Proyecto 9.3.- Organización de las adquisiciones Las etapas contempladas para la adquisición del servicio del consultor es opcional y por tanto de no llevarse a cabo, se ejecutaría únicamente el procedimiento de compras de útiles de oficina siguiendo el procedimiento de compras que se indica mas adelante ITEM S ACTIVIDADES COMPRAS PROYECTO 1 Elaborar Términos de Referencia del RFP - OK 2 Seleccionar comité de adjudicación OK - 3 Convocar personal a participar en la adjudicación (invitación) OK - 4 Publicar OK 5 Seleccionar al postor OK OK 6 Adjudicación (incluye firma de contrato) OK - 7 Administrar contrato - OK 8 Auditar contrato OK OK 9 Cierre de contrato OK OK - Procedimientos de Adquisiciones dentro del Proyecto 9.4.- Documentos estandarizados 9.5.- Procedimiento de Reporte de Rendimiento de Proveedores • Checklist Página 25
  26. 26. Ejemplo de Plan de Gestión • Reporte de avance de cada entregable 9.6.- Restricciones que afectan a las adquisiciones • Política de montos para contrataciones • Requisitos de los proveedores • Cierre (cumplimiento de entregables) 9.7.- Asunciones que afectan a las adquisiciones • Que obtenemos un ganador • Que obtenemos lo requerido en el servicio 9.8.- Procedimiento para decidir hacer o comprar • Usuario plantear la necesidad y revisa presupuesto asignado • Usuario comunica los requerimientos técnicos del servicio o producto requerido • Área de Logística verifica la disponibilidad de recursos • Área de Logística cotiza el servicio o producto • Área de Logística costea la elaboración propia del servicio o producto • Área de Logística efectúa análisis costo/beneficio entre hacer o comprar • Área de Logística comunica a área usuaria la decisión • Área de proyectos incluye actividades para la opción elegida 9.9.- Procedimiento para la administración de garantías y/o seguros • Área de Logística informa sobre monto del contrato • Área de Logística revisa política de garantía • Área de Logística incluye cláusula en contrato sobre monto de la garantía según monto del contrato • Área de Logística comunica a área usuaria la decisión 9.10.- Instrucciones a proveedores para reporte de EDT del Proveedor No aplica. 9.11.- Vendedores certificados • Considerar la base de datos de proveedores con servicios ofrecidos de similares características • Considerar una depuración previa utilizando los requisitos mínimos para el servicio a contratar • Considerar restricciones para contratar con empresas del estado Página 26
  27. 27. Ejemplo de Plan de Gestión ANEXOS Página 27
  28. 28. Ejemplo de Plan de Gestión ANEXO A.- Acta de Constitución del Proyecto Aprobada Página 28
  29. 29. Ejemplo de Plan de Gestión ANEXO B.- Línea Base del Alcance • EDT Detallado ( Anexo B1) • Diccionario del EDT (Anexo B2) • Enunciado del Alcance del proyecto detallado y aprobado ( Anexo B3) Página 29
  30. 30. Ejemplo de Plan de Gestión ANEXO C.- Cronograma de Hitos Página 30
  31. 31. Ejemplo de Plan de Gestión ANEXO D.- Línea Base del Cronograma Página 31
  32. 32. Ejemplo de Plan de Gestión ANEXO E.- Línea Base del Coste (Presupuesto Línea Base) Página 32
  33. 33. Ejemplo de Plan de Gestión ANEXO F.- Línea Base de Calidad Como entregable principal de la gestión de calidad se elaborará la Línea Base de Calidad. N. Objetivo Cantidad Medida 1 Aseguramiento de la Calidad 1.1 Proceso de Gestión Uso de metodologías de gestión sugeridas por el PMBOK. Máximo 1 observación Número de observaciones 1.2 Desarrollo del proyecto Cumplir con los procedimientos de las metodologías en la elaboración del proyecto. Máximo: 2 observaciones Número de observaciones 2 Control de Calidad 2.1 Estándares Todos los entregables del EDT deben cumplir con las especificaciones estipuladas en el alcance. Máximo: 5% de observados Número de observaciones 2.2 Frecuencia Todos los entregables deben ser terminados en el plazo programado. Máximo: 1% de observados Número de observaciones 3 Reprocesos Todos los entregables observados deberán ser reprocesados. Máximo 1% de observados por 1 vez y 0 por segunda vez. Número de observaciones Página 33

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