DOCUMENTOS ELECTRONICOS         Presentado por:     Marcela Malaver Ramírez     Olga Lucía Uribe Márquez        Leidy Caro...
TABLA DE CONTENIDO                                                       NºTRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS     ...
TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSLa organización debe establecer estrategias de conservación paraeste tipo de doc...
OBJETIVOSAcceso adecuadoAgilizar la búsqueda y facilitar el acceso a la informaciónConservar documentos auténticos y fi...
¿QUE ES UN EXPEDIENTE ELECTRONICO?Es un documento completo que reúne la suma de todos aquellosdocumentos que requiere la g...
CUALLES SON LAS PRINCIPAES CARACTERISTICAS DE UN EXPEDIENTE                                  ELECTRONICORapidez: Facilita...
 Transparencia. El expediente electrónico puede ser seguido por el  interesado paso a paso, conociendo su estado, en qué ...
 Rápida localización y fácil almacenamiento. El expediente electrónico puede  ser localizado rápidamente en bases de dato...
 Copias fieles. Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea  necesario, y obtener cada vez copias fieles...
QUE ES UN EXPEDIENTE HIBRIDO O MIXTOEs un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales,relacionados ent...
PROCESO DE GESTIÒN DOCUMENTAL Produccióny/o Recepción                                     Retención                       ...
PROCESO DE           GESTIÓN DOCUMENTALConjunto de actividades administrativas ytécnicas, tendientes a la planificación, m...
CONCEPTOS GENERALES          ARCHIVOEn términos generales   podemos decir que   ARCHIVO es la   conjunción o sumatoria de ...
EL DOCUMENTOArtículo 251 de C.P.C.“Son Documentos los escritos, impresos, planos,dibujos,     cuadros,      fotografías,  ...
EL DOCUMENTODocumento de Archivo: Es el registro de lainformación producida o recibida por unapersona o entidad en razón d...
VALORES DOCUMENTALES• Administrativo    Legal         Fiscal    Contable         Técnico              Histórico
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO                Enfoque Sistémico                       Transferencias                          P...
Planeación        Servicio                 NormalizaciónPreservación                             Producción               ...
PROCESOS TECNICOS               DOCUMENTALES1. Gestión documental Manuales de Funciones Manuales de Procedimientos2. Pla...
PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES3. La Normalización      Normatividad Jurídica      Normatividad Administrativa      Norm...
PROCESOS TECNICOS                   DOCUMENTALES4. El trámite   La Producción o el recibo   La Clasificación   La Radic...
PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES5. La Clasificación  Teorías sobre la   Clasificación  El Principio Archivístico de:   Pro...
PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES6. La Ordenación   Teorías sobre la Ordenación   El Principio Archivístico de:   Orden Ori...
PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES7. La Selección  Generalidades  El Ciclo Vital de los documentos  Los Valores documentale...
PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES8. La descripción   Análisis de la Información   La codificación   Instrumentos de recupe...
PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES9. La Conservación y Preservación    Historia de la Escritura y de los soportes    Química...
Consejos PrácticosNo utilizar ganchos.Retirar con sutileza los ganchos y clips sin dañar eldocumento.Alinear para mejor or...
Consejos prácticosNo utilizar resaltadores.Mantener las manos limpias.No adulterar los documentos, escribiendo sobre ellos...
ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJOEl área de trabajo debe mostrar el bue manejo de los elementos y las buenasprácticas a...
 No llene el escritorio de papeles o documentos que no utiliza  frecuentemente. Es preferible una iluminación tenua, que...
PAUTAS BÁSICAS PARA TENER EN CUENTAMantener la mesa de trabajo completamente ordenada.No debe haber nada encima de la mesa...
Clasificar los asuntos nuevosLos documentos de la bandeja de entrada deben clasificarse en trescategorías:a)Asuntos en los...
No acumular papeles:Hay que ir procesando los asuntos, de acuerdo con las prioridadesestablecidas, esto evita que las tar...
Mantener el archivoorganizado y al díaUna de las razones por las que a veces se dificulta el trabajo cotidianoes por la f...
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSEl archivo del documento electrónico se define como el registro de informacióng...
ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSLa organización facilita que la información se comparta y se aprovechede forma ...
EN LA GESTIÓN DE RECURSOS ELECTRÓNICOS SE IDENTIFICAN TRES                           FASESSe trata de intervenir en el dis...
2) Fase de utilización: En la que los documentos fiables, auténticos,íntegros y accesibles deben conservar estas caracterí...
3. Fase de conservación: a diferencia de los documentos no electrónicos, queconservan su autenticidad si se les mantiene e...
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Exposición Eje.5

  1. 1. DOCUMENTOS ELECTRONICOS Presentado por: Marcela Malaver Ramírez Olga Lucía Uribe Márquez Leidy Carolina Maya Gloria Cecilia González Javier Suárez Gómez Presentado a: Jorge Mario Zuluaga Campuzano Gestión de Documentos Electrónicos Armenia, Marzo de 2013
  2. 2. TABLA DE CONTENIDO NºTRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS 4OBJETIVOS 5RESPONSABLES 6EXPEDIENTE ELECTRÓNICO 7EXPEDIENTE MIXTO O HIBRIDO 12PROCESO GESTION DOCUMENTAL 13PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES 21DOCUMENTOS ORGANIZACIÓN Y SERVICIO (Consejos Prácticos) 29ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO 37ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS 43BIBLIOGRAFÍA 44
  3. 3. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSLa organización debe establecer estrategias de conservación paraeste tipo de documentos y así mismo crear un espacio físico concondiciones ambientales adecuadas para su conservación.Se deben implementar mecanismos que garanticen que losdocumentos finales no se puedan modificar.Hacer una selección de documentos para determinar cuales se vana guardar y por cuanto tiempo.Estar informado sobre avances tecnológicos e ir adquiriendoequipos de almacenamiento para trasladar documentos a losnuevos soportes y así evitar la pérdida de información ya que lodigital es más vulnerable al paso del tiempo que el papel.Mantener defensas frente a los virus informáticos.
  4. 4. OBJETIVOSAcceso adecuadoAgilizar la búsqueda y facilitar el acceso a la informaciónConservar documentos auténticos y fiables como testimonio dela organización.Mantener la integridad de los documentosControlar el acceso a la información por niveles de seguridad.Contribuir al control y reducción del daño ambiental.Permitir una fácil distribución de documentos vía Internet ointranet.simultaneidad de usuarios para el mismo documentoGarantizar la disposición final del documento
  5. 5. ¿QUE ES UN EXPEDIENTE ELECTRONICO?Es un documento completo que reúne la suma de todos aquellosdocumentos que requiere la gestión solicitada por una personafísica o legal. Es un conjunto de datos registrados en un soportedurante el seguimiento y hasta la finalización de una actividadinstitucional o personal, y que comprende un contenido, uncontexto y una estructura suficiente para constituir una prueba ouna evidencia de esa actividad.
  6. 6. CUALLES SON LAS PRINCIPAES CARACTERISTICAS DE UN EXPEDIENTE ELECTRONICORapidez: Facilita el pasaje de los expedientes entre quienes deben trabajarsobre ellos (sean oficinas, organismos u organismos diferentes), que pueden estarubicadas en lugares distantes; el trámite se vuelve más rápido y económico, y lagestión más eficiente. Evita el extravío de expedientes en papel, lo queusualmente genera grandes retrasos. La búsqueda y recuperación de losexpedientes deja de ser un problema.Descentralización: El soporte electrónico permite que los expedientes seaniniciados desde distintas ubicaciones geográficas, sin estar limitados porrestricciones horarias (de atención al público, horarios laborales o husos horarios).Permite la interacción y el trabajo sin requerir de la presencia física de losusuarios. De este modo se favorece la descentralización y se acerca el trámite alusuario.Validez legal: El expediente electrónico se regula por un marco legal quelegitima y legaliza los procesos documentales electrónicos. Cada actuación en elexpediente que esté firmada electrónicamente, reviste el mismo valor legal ydocumental que en el soporte papel.
  7. 7.  Transparencia. El expediente electrónico puede ser seguido por el interesado paso a paso, conociendo su estado, en qué etapa se encuentra y cuáles son las siguientes. Esta información es actualizada cada vez que el expediente se mueve en la organización, pudiendo estar a disposición del interesado las 24 horas del día, a través de Internet. Interoperabilidad e intercambio de expedientes. Los expedientes 100 % electrónicos pueden ser inter/operados entre diversos organismos o empresas sin necesidad de trasiego de papeles ni demoras por traslados. Además se evita el riesgo de deterioro y de extravío de documentos durante su transferencia. Del papel al digital. El expediente electrónico funciona con documentos electrónicos capaces de circular entre personas, pudiendo ser modificados según protocolos de autorización previamente estipulados y firmados electrónicamente. Así es posible pasar del uso del papel como soporte documental hacia el soporte digital, sin perder garantías de calidad y validez, ni opciones en la diversidad de trámites disponibles.
  8. 8.  Rápida localización y fácil almacenamiento. El expediente electrónico puede ser localizado rápidamente en bases de datos indexadas. Su inmaterialidad permite que puedan ser almacenados sin necesidad de grandes espacios físicos. La tecnología permite que los documentos de diversos tipos de expedientes se almacenen en un repositorio único organizado y centralizado, que pueda ser accedido por todos los usuarios autorizados y que cuente con un mecanismo de respaldo que asegure su contingencia. Heterogeneidad documental. Los usuarios y funcionarios pueden incorporar al expediente diferentes tipos de documentos, tales como documentos de procesadores de texto, planillas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, PDF, fotos e imágenes, faxes, etc. Todos ellos podrán ser firmados electrónicamente, de forma de garantizar su validez. El expediente funciona como un contenedor único de todos los elementos relevantes para el pronunciamiento administrativo. Una solución de primer nivel de expedientes electrónicos como INTEGRADOC, permitirá a los propios funcionarios definir los tipos de expedientes disponibles y los datos asociados a los mismos.
  9. 9.  Copias fieles. Los documentos pueden ser reproducidos tantas veces como sea necesario, y obtener cada vez copias fieles del original. En el caso del expediente que se inicia a través de formularios o cartas en formato papel las copias que de ellos se generen deberán atravesar un nuevo proceso administrativo para ser autenticados, resultando en procedimientos largos y engorrosos. Sin embargo, con el soporte electrónico estas nuevas etapas en el flujo documental no son necesarias. Seguro. El expediente electrónico es mucho más seguro que el que emplea soporte papel. No es posible que se extravíen páginas o se las elimine sin que haya registro sobre quién y cuándo sucedió. No es necesaria su impresión en papel a modo de respaldo, sino que se enmarca en las políticas de respaldo de bases de datos disponibles en la organización. No existe deterioro de los documentos electrónicos. Los mecanismos de firma electrónica descritos a continuación garantizan que el trámite electrónico sea aún más seguro que uno en papel. Firma electrónica. En los expedientes electrónicos se suele emplear la firma electrónica en procura de que: Quien firma una actuación en alguna etapa del expediente, sea quien dice ser (concepto de “no repudio”) Todo aquello que sea firmado sea cifrado hasta que llega a su destinatario, no pudiendo accederse a su contenido por personas no autorizadas. En caso de interceptación no autorizada del expediente, e intento de modificarlo, ello se detecte automáticamente.
  10. 10. QUE ES UN EXPEDIENTE HIBRIDO O MIXTOEs un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales,relacionados entre sí, y conservados en un soporte electrónico, enparte como expediente físico. La aplicación de los sistemas híbridos omixtos, son la de producir, almacenar y mantener documentos ensoporte físicos y otros soportes que la tecnología nos ofrece, comopuede ser el microfilme o los medios electrónicos, que se relacionanentre sí, de manera que llegado a este punto de convergencia paragarantizar una conservación de los documentos archivísticos por todoel tiempo que se les necesite.Los sistemas híbridos son utilizados como una forma de garantizar lapreservación de la información, para no tener tropiezos y aumentar sueficiencia en la atención de los ciudadanos y el orden jurídico engeneral que los documentos públicos sustentan y para respaldar lalegalidad de la gestión de la actividad privada.
  11. 11. PROCESO DE GESTIÒN DOCUMENTAL Produccióny/o Recepción Retención Archivo Central DISPOSICIÓN Trámite FINAL Conservación PreventivaDistribución Eliminación Conservación Consulta PermanenteRetenciónArchivo de Gestión Almacenamiento Recuperación
  12. 12. PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTALConjunto de actividades administrativas ytécnicas, tendientes a la planificación, manejo yorganización de la documentación producida yrecibida por las entidades, desde su origenhasta su destino final, con el objeto de facilitarsu utilización y conservación Ley General de Archivos, Titulo I, Articulo 3°
  13. 13. CONCEPTOS GENERALES ARCHIVOEn términos generales podemos decir que ARCHIVO es la conjunción o sumatoria de varios elementos:1. El lugar, sitio, repositorio o depósito2. Los Documentos, acervo documental.3. La Función o actividad de administrar o manejar los Archivos4. El Funcionario, Administrador Documental, archivista o Archivero5. El servicio de los documentos y la información en ellos contenida
  14. 14. EL DOCUMENTOArtículo 251 de C.P.C.“Son Documentos los escritos, impresos, planos,dibujos, cuadros, fotografías, cintascinematográficas, discos, grabacionesmagnetofónicas, radiografías, talones,contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y engeneral todo objeto mueble que tenga carácterrepresentativo o declarativo y las inscripcionesen lápidas, monumentos, edificios o similares”.
  15. 15. EL DOCUMENTODocumento de Archivo: Es el registro de lainformación producida o recibida por unapersona o entidad en razón de sus actividades ofunciones, que tiene valor administrativo, fiscal olegal, o valor científico, económico, histórico ocultural y debe ser objeto de conservación.
  16. 16. VALORES DOCUMENTALES• Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico Histórico
  17. 17. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO Enfoque Sistémico Transferencias Primarias Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Central Archivo de Gestión Transferencias secundarias Archivo HistóricoArchivo Total: Concepto que hace referencia al procesointegral de los documentos en su ciclo vital.
  18. 18. Planeación Servicio NormalizaciónPreservación Producción PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALESSelección Trámite Descripción Clasificación Ordenación
  19. 19. PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES1. Gestión documental Manuales de Funciones Manuales de Procedimientos2. Planeación Conocimiento de los fines y objetivos de la Entidad Conocimiento de la Estructura de la Entidad Conocimiento de las Actividades de la Entidad
  20. 20. PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES3. La Normalización  Normatividad Jurídica  Normatividad Administrativa  Normatividad Técnica  Icontec (La carta, la circular, el memorando, el comunicado, el acta, los informes, el sobre)4. Producción  Es la aplicación y puesta en ejecución de lo planeado y normalizado
  21. 21. PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES4. El trámite  La Producción o el recibo  La Clasificación  La Radicación o el registro  La Distribución  El Seguimiento  El Archivo
  22. 22. PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES5. La Clasificación Teorías sobre la Clasificación El Principio Archivístico de: Procedencia Tipos de Clasificación
  23. 23. PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES6. La Ordenación  Teorías sobre la Ordenación  El Principio Archivístico de: Orden Original  Tipos de Ordenación
  24. 24. PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES7. La Selección Generalidades El Ciclo Vital de los documentos Los Valores documentales Las Tablas de Retención La Selección, el Expurgo y el descarte documental La Transferencia documental
  25. 25. PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES8. La descripción  Análisis de la Información  La codificación  Instrumentos de recuperación de la información  Los Inventarios
  26. 26. PROCESOS TECNICOS DOCUMENTALES9. La Conservación y Preservación  Historia de la Escritura y de los soportes  Química del Papel  Agentes de degradación  Controles de preservación  Controles de conservación  La Restauración
  27. 27. Consejos PrácticosNo utilizar ganchos.Retirar con sutileza los ganchos y clips sin dañar eldocumento.Alinear para mejor organización.Perforar adecuadamente.Archivar siempre en orden cronológico.
  28. 28. Consejos prácticosNo utilizar resaltadores.Mantener las manos limpias.No adulterar los documentos, escribiendo sobre ellosNo estreches los documentos al guardarlos.Archívame diariamente para estar al día.
  29. 29. ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJOEl área de trabajo debe mostrar el bue manejo de los elementos y las buenasprácticas archivísticas dentro de la organización, este constituye el punto departida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión de los documentosde archivo en una organización, además es un principio básico de seguridad. Sedeben tener en cuenta algunas recomendaciones para minimizar los riesgos desalud a los que nos vemos expuestos al estar tanto tiempo desarrollando la mismaactividad:Eliminar de nuestra área los elementos innecesarios y que no se requieren pararealizar nuestra labor ya que pueden perjudicar el control visual de las actividadese inducen a cometer errores.Reorganice sus equipos de acuerdo a su orden de importancia de tal forma quelos más utilizados queden dentro de la zona de alcance funcional de miembrossuperiores.Organice los objetos de acuerdo con la clase de material y la frecuencia con quelos utiliza. Es decir, ubique en el lugar de más fácil acceso, aquellas cosas querequieren para el ciclo de la tarea.
  30. 30.  No llene el escritorio de papeles o documentos que no utiliza frecuentemente. Es preferible una iluminación tenua, que no provoque deslumbramiento o reflejos. Debe ajustar la altura de la silla para que los pies toquen el suelo. Colocar el mouse a la misma altura dl teclado. Posicionar el monitor ligeramente por debajo del nivel de los ojos. Ajuste el nivel de brillo y color del monitor de modo que no deslumbren la vista. Mantener limpia la pantalla/filtro del monitor. Situar el escáner o impresora en un área ventilada y asegúrate que reciba mantenimiento con regularidad. Alternar el trabajo en el computador con uno que requiera otro tipo de movimiento muscular. Tomar breve descansos a cada hora para que descansen los ojos y se estiren los músculos.
  31. 31. PAUTAS BÁSICAS PARA TENER EN CUENTAMantener la mesa de trabajo completamente ordenada.No debe haber nada encima de la mesa excepto lo necesario para elasunto en el que se esté trabajando. Esta sencilla medida permiteconcentrarse exclusivamente en el trabajo en curso.Es prácticamente obligatorio tener la mesa libre de documentos, agendas,etc. puesto que, en su condición de custodios de la documentación, debenser especialmente precavidos en relación con los documentos que puedanquedar a la vista. - Utilizar bandejas de entrada / salida: Hay que asegurarse de que todala información nueva esté en un lugar específico, por ello se sugiere labandeja de entrada, como elemento más común en todas las oficinas. Lautilización de la bandeja de entrada ayuda a encontrar lo que se precisaen cada momento y evita mezclar la información nueva con tareas que seestán llevando a cabo o que estén acabadas. Por otra parte, la bandeja desalida permite tener juntos todos los asuntos resueltos y de algunamanera también actúa como elemento motivador.
  32. 32. Clasificar los asuntos nuevosLos documentos de la bandeja de entrada deben clasificarse en trescategorías:a)Asuntos en los que hay que trabajar. Estos asuntos debenguardarse inmediatamente, clasificados por temas en subcarpetaspara tener agrupados todos los documentos correspondientes a unamisma cuestión.b) Asuntos que se está seguro que no se van a tratar. Todoaquello que no se va a tratar en absoluto (publicidad, folletos,documentos que se han duplicado, etc.) debe ir inmediatamente a lapapelera. Esto evita tener papeles inútiles y facilita la búsqueda deaquellos que sí se necesitan.c) Asuntos "dudosos" o que no se sabe si se van a tratar o no. Eneste caso, hay que aprender a tomar decisiones rápidas y colocarlosen la categoría "a) o b)"
  33. 33. No acumular papeles:Hay que ir procesando los asuntos, de acuerdo con las prioridadesestablecidas, esto evita que las tareas se acumulen y produzcanconfusión mental.Es muy importante no acumular montones de papeles que realmenteno se sabe cómo tratar.Guardar todo lo que llega al puesto de trabajo es casi imposible, enprimer lugar por razones de espacio físico y en segundo, pero no porello menos importante, si se acumulan demasiados papeles sobre lamesa y alrededores, es posible que no se encuentre lo queverdaderamente se necesita.
  34. 34. Mantener el archivoorganizado y al díaUna de las razones por las que a veces se dificulta el trabajo cotidianoes por la falta de una buena organización en el archivo, lo que producepérdidas de tiempo y errores, además de posibles extravíos dedocumentos importantes.De igual forma, los montones de documentos pendientes de archivoproducen confusión y tiempos dedicados a la recuperación deinformación que, de estar clasificadas y archivados, no supondría ningúntrabajo. La razón y la lógica indican que aquellos archivos que quedanobsoletos, deben destruirse puesto que si se van acumulandodocumentos que no es necesario conservar, ocuparán el sitio necesariopara la documentación en vigor o la que por razones legales o fiscalesdebe conservarse como mínimo cinco años.
  35. 35. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSEl archivo del documento electrónico se define como el registro de informacióngenerada, recibida, almacenada por medios electrónicos, que permanecen enestos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad enrazón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesosarchivísticos. “La organización de documentos electrónicos de los archivos degestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o sub/serie a la quepertenece la cual ha sido definida en el cuadro de clasificación documental”.La gestión de documentos electrónicos requiere sistemas de archivo quecumplan con las siguientes funciones:1.Organizar racionalmente los directorios informáticos y los accesos a losmismos, estableciendo las normas o sistemas para el almacenamiento de losdocumentos.2.Controlar la reproducción indiscriminada de copias.3.Eliminar las copias y versiones de un mismo documento.4.Establecer sistemas para salvaguardar la integridad de los documentos.5.Establecer un sistema que permita recuperar la información eficazmente.
  36. 36. ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOSLa organización facilita que la información se comparta y se aprovechede forma más eficiente y como recursos colectivos.Seguridad y fiabilidad de información, documentos etc, de gran valorpara la organización, pueden custodiarse en locales de alta seguridad,garantizando su perfecto estado de conservación mientras que, para eluso diario, se dispone de su réplica electrónica.Para la organización de los documentos electrónicos se debe:Clasificar: registrar los datos básicos en el documento producido orecibido.Ordenar: conformación de expedientes.Describir: se dan niveles de descripción.
  37. 37. EN LA GESTIÓN DE RECURSOS ELECTRÓNICOS SE IDENTIFICAN TRES FASESSe trata de intervenir en el diseño de los documentos y de los procesos en losque se insertan para garantizar la incorporación de requisitos archivísticos, queen buena medida trascienden más allá:• Que los documentos puedan demostrar los efectos que contienen, es decir, quetengan un contenido fidedigno.• Autenticidad: que los documentos sean inmunes a todo tipo de manipulación yalteración a lo largo del tiempo. Asimismo que evidencien la procedencia.• Que mantengan íntegros y completos su estructura y contenido.• Accesibilidad: que sean recuperables para su uso en todo momento ycircunstancia.• Debe ser incorporada al diseño de los documentos para que la contengandurante todo el ciclo de vida, y debe comprender su contenido, la descripción delproceso y la del contexto en el que ha sido registrado.• La valoración y la consiguiente selección debe incorporarse en este momento, loque no significa alterar las estrategias en el sentido de hacerlo pieza a pieza, sinoque las series documentales deben ser evaluadas, o su evaluación incorporada,en la fase de diseño de los procedimientos de las que son reflejo.
  38. 38. 2) Fase de utilización: En la que los documentos fiables, auténticos,íntegros y accesibles deben conservar estas características inalteradasmediante fórmulas de autentificación, limitando el acceso a los individuosque han de intervenir en un proceso, sea como meros consultantes, seapara incorporar datos. Además, el uso de los documentos implica otrosrequisitos archivísticos, fundamentalmente:• De unos documentos con otros en el lugar y orden que les correspondaen el procedimiento, de modo que se pueda seguir su marcha ymantener íntegro en todas sus fases.•Con los documentos no electrónicos creados por la organización, ya seaen el pasado, ya sea simultáneamente. En el primer caso se puedelograr mediante la clasificación, en el segundo integrándolos en sistemashíbridos o mixtos.• Cuando ya no sean necesarios para el sostenimiento de lasactividades que reflejan, los documentos pueden ser conservados en losmismos sistemas donde han sido creados y utilizados; sin embargo, pormotivos de control y de conservación, es preferible su transferencia aservidores destinados a la conservación perpetua.
  39. 39. 3. Fase de conservación: a diferencia de los documentos no electrónicos, queconservan su autenticidad si se les mantiene en la misma forma y estado detransmisión en el que han sido creados, recibidos o guardados, los electrónicosconservan su autenticidad mediante la renovación constante y la migraciónperiódica:genera una reproducción completa tanto del contenido como de los elementosformales de un documento, la cual puede ser considerada copia fidedigna deloriginal.consiste en la transferencia periódica entre configuraciones o entregeneraciones de tecnología, que permite conservar la información en un modoque no garantiza ser una réplica exacta del original. Reproduce el contenido deldocumento, pero cambia la configuración y el formato. La migración incluye larenovación.implica también el desarrollo de procedimientos de control de los documentoselectrónicos desde el momento en que dejan de ser necesarios para la gestión,en el sentido de proteger su integridad. Procedimientos integrados por rutinas,pero también por una autoridad que verifique y certifique los resultados de lamigración. Desde una concepción sistémica, la gestión de los documentoselectrónicos se da en tres niveles: el organizacional, el archivístico y eltecnológico.
  40. 40. http://cau.crue.org/export/sites/Cau/Quehacemos/gruposdetrabajo/documentoselectronicos/recomendacioneshttp://www.slideshare.net/bibliosil/tratamiento-de-documentos-electronicoshttp://www.slideshare.net/AndreMarcelo123/el-expediente-electronico-14580930http://www.slideshare.net/amaririvera/tratamiento-de-los-documentos-7401332http://www.serina.es/empresas/aspm/documentos/formacion/puesto_trabajo.pdfhttp://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdfhttp://pendientedemigracion.ucm.es/BUCM/biblioteca/doc6160.pdfhttp://www.recbib.es/formacion/gestion-y-organizacion-de-recursos-electronicoshttp://www.serina.es/empresas/aspm/documentos/formacion/puesto_trabajo.pdfhttp://aabadom.files.wordpress.com/2009/10/75_0.pdfhttp://pendientedemigracion.ucm.es/BUCM/biblioteca/doc6160.pdfhttp://www.recbib.es/formacion/gestion-y-organizacion-de-recursos-electronicos

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