Microsoft Access 2007

14,571 views

Published on

Published in: Education, Technology, Business
3 Comments
8 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
14,571
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
165
Actions
Shares
0
Downloads
413
Comments
3
Likes
8
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Microsoft Access 2007

  1. 1. Създаване на бази данни с Microsoft Access 2007 доц. д-р Малинка Иванова
  2. 2. Въведение • Microsoft Office Access 2007 се използва за създаване на бази данни • Информацията се организира в таблици • Една база данни се състой от определен брой таблици • Таблицата е изградена от записи (по редове) - един ред, един запис и от колони
  3. 3. Кога базата данни ще бъде добре проектирана? 1. Няма дублирана информация – тя се разделя в таблици 2. Лесно може да се обработва и да се съставят отчети 3. Информацията лесно се поддържа – при запазване на целостта и точността на данните 4. Информацията в таблиците може да се обединява – при необходимост
  4. 4. Стъпки при проектиране на базата данни 1. Определяне на предназначението на базата данни 2. Намиране и организиране на необходимата информация 3. Разделяне на информацията в таблици 4. Превръщане на информационните елементи в колони 5. Задаване на първични ключове 6. Реализиране на релации между данните от една таблица с данните от друга 7. Прецизиране на базата данни – анализира се за грешки 8. Прилагат се правилата за нормализация на данните, за да се види дали таблиците са структурирани правилно
  5. 5. 1. Определяне предназначението на базата данни • Ще се създава малка база данни, съдържаща информация за преподавателите от две различни катедри на ТУ-София
  6. 6. 2. Намиране и организиране на информацията Започва се с наличната информация – например имената на преподавателите и техните email-и Може да се направи справка с наличния архив – например дата на постъпване, адрес Може да се направи и изпрати формуляр с определени въпроси до всеки преподавател – например телефонни номера, адрес, дисциплини, хорариум Предположете какви отчети искате да създадете от тази информация???
  7. 7. 3. Разделяне на информацията в таблици Преподаватели Име Фамилия Email Телефон Адрес Катедра Завършена специалност Учебна дисциплина Лекции Упражнения Математика Електротехника Електроника ППС Специалности Факултет Електроника КСТ ЕЕ-ПР ЕЕЕО Да не се включват изчислени данни ЕЦМС Информацията да се раздели на най-малките логически части
  8. 8. Започване на нов документ Чрез празна бланка Чрез използване на шаблон - предварително създадени и предметно ориентирани бази данни, които могат да се използват веднага
  9. 9. Стартиране чрез празна бланка
  10. 10. Пет раздела: Home, Create, External Data, Database Tools, Datasheet
  11. 11. Пет раздела: Home, Create, External Data, Database Tools, Datasheet
  12. 12. Стартиране чрез шаблон Избира се шаблон Дава се име на базата данни Щраква се върху бутона Download, за да се зареди шаблона
  13. 13. Създаване на таблица чрез шаблон
  14. 14. Създаване на таблица чрез шаблон
  15. 15. Създаване на таблица За да се отвори таблицата – щраква се два пъти върху името й
  16. 16. Създаване на таблица • Два начина – в Design View и в Datasheet View
  17. 17. Създаване на таблица • Datasheet View
  18. 18. Създаване на таблица в Datasheet View • Два начина за добавяне на ново поле – – Чрез щракване върху колоната Add New Field – Чрез използване на бутона New Field
  19. 19. Създаване на таблица в Design view • Design view – могат да се видят вички полета, типа на данните и тяхното описание, но самата информация не се вижда Щраква се върху бутона Design View Щраква се в следващото свободно поле Вписва се Името на полето
  20. 20. Типове данни Тип данни Описание Text Текст, числа или комбинация до 255 символа Memo Текст, числа или комбинация до 2 GB данни Number Числа до16 байта Дата/Време Дата и време Currency Валута до 8 байта и с точност до 4 знака след десетичната запетая AutoNumber Access създава уникален номер за всеки нов запис. Той обикновено се използва за първичен ключ на таблицата Yes/No Да и Не, 1 за да и 0 за не OLE Object Изображения, документи, графики до 2 GB Hyperlink Уеб адрес Attachment Прикачени файлове като изображения, документи и графики
  21. 21. Редактиране типа на данните в Datasheet View Щраква се в полето, чийто тип данни ще се редактира Избира се раздела Datasheet от лентата с инструменти От падащото меню на Data Type се избира тип
  22. 22. Задаване формат на данните Щраква се в съответното поле Избира се раздела Datasheet от лентата От падащото меню Format се избира опция
  23. 23. Design View – редактиране типа на данните Избира се Design View Щраква се в съответното поле Щраква се в полето Data Type Избира се съответен тип на данните В диалоговата кутия Field Properties се задава формата на полето
  24. 24. Създаване на нова база данни
  25. 25. Избор на изглед
  26. 26. 4.Превръщане на информационните елементи в колони
  27. 27. Design View – определяне типа на данните
  28. 28. Design View – определяне типа на данните
  29. 29. Създаване на втора таблица
  30. 30. Създаване на таблици
  31. 31. Управление на таблици • Изтриване – щраква се с десния бутон на мишката върху таблицата, която ще се изтрива, когато тя е затворена
  32. 32. Преименуване на таблица Щраква се с десния бутон на мишката върху таблицата, която ще се преименува, когато тя е затворена
  33. 33. Добавяне описание на таблицата
  34. 34. 5. Задаване на първични ключове • Първичен ключ – уникален идентификатор за всеки запис • Използва се, за да се свържат бързо данните от няколко таблици • Винаги трябва да се избира първичен ключ, чиято стойност няма да се променя • За първичен ключ може да се използва колона, която има данни от типа на автономериране
  35. 35. Задаване на първични ключове • Понякога две или повече полета заедно могат да изпълняват ролята на първичен ключ на таблицата - нарича се комбиниран ключ
  36. 36. • Външен ключ – задава се чрез поле или комбинация от полета, свързани с първичния ключ на друга таблица Външен ключ Първичен ключ
  37. 37. Задаване на първичен ключ • Избира се таблицата и се преминава в Design View • Design>Tools>Primary Key
  38. 38. Задаване на първичен ключ
  39. 39. Задаване на комбиниран ключ
  40. 40. Премахване на първичен ключ Избира се колоната с първичен ключ и се щраква върху бутона Primary Key или с десния бутон на мишката се избира опцията Primary Key
  41. 41. 6. Създаване на релации (връзки) на таблици • Релациите осигуряват свързаност на данни от различни таблици • Осъществява се обединяване на данните по определени критерии
  42. 42. Типове връзки • Един към един – връзка между таблици, при които първичният ключ на едната и външния ключ на другата съвпадат; на всеки запис от първата таблица съответства единствен запис от втората таблица • Ако двете таблици имат един и същ предмет, вероятно можете да зададете връзката като използвате един и същ първичен ключ за двете таблици • Ако двете таблици имат различен предмет с различни първични ключове, изберете една от таблиците (без значение коя) и вмъкнете първичния й ключ в другата таблица като външен ключ
  43. 43. Типове връзки • Един към много – на един запис о първата таблица съответстват няколко записа от втората • Много към много – на няколко записа от първат таблица съответстват няколко записа от втоата таблица
  44. 44. Създаване на релации на таблици • Създават се в Datasheet View • Избира се раздела Database Tools • Щраквасе върху бутон Relationships
  45. 45. Създаване на релации на таблици • Избира се раздела Design • Щраква се върху бутона Show Table • Избират се таблиците, чиито данни ще се свързват
  46. 46. Създаване на релации на таблици
  47. 47. Създаване на релации на таблици
  48. 48. Добавяне на външен ключ
  49. 49. Свързани таблици
  50. 50. Свързани таблици
  51. 51. Създаване на отчет
  52. 52. Проектиране на заявка
  53. 53. Проектиране на заявка
  54. 54. Проектиране на заявка
  55. 55. Проектиране на заявка
  56. 56. Проектиране на заявка
  57. 57. Създаване на форма • Три изгледа за работа с форми Design View Проектира се форма, включваща header, footer и детайли; могат да се добавят изображения и контроли, чиито полета се виждат във формата Form View Динамичен изглед, позволяващ на потребителя да въвежда и редактира данни Layout View Създава се формата и се управляват данните
  58. 58. Създаване на форма • Избира се раздела Create • Щраква се върху бутона Form Design
  59. 59. Създаване на форма • Избира се раздела Design • Щраква се върху бутона Add Existing Fields • От Field List кутията се влачи поле до формата
  60. 60. Създаване на форма
  61. 61. Промяна свойствата на елементи от формата
  62. 62. Промяна свойствата на елементи от формата
  63. 63. Преглеждане на формата • Щраква се върху бутона Views • Щраква се върху бутона Form View
  64. 64. Създаване на форма чрез Wizard
  65. 65. Създаване на форма чрез Wizard
  66. 66. Генериране на отчет от заявка
  67. 67. Генериране на отчет
  68. 68. Създаване на графики
  69. 69. Разпечатване на отчет • Щраква се с десния бутон на мишката върху името на доклада • Избира се опцията Print Preview, в който изглед се извършват настройки разпечатваното работно поле
  70. 70. Разпечатване на отчет
  71. 71. 7. Прецизиране на проекта Задайте си следните въпроси: Не съм ли забравил някои колони? Трябва ли да добавя друга информация чрез нова таблица? Има ли някои ненужни колони, които може да се изчислят от съществуващите полета? Въвежда ли се многократно дублирана информация в някоя от таблиците? - ако е да, вероятно ще трябва да я разделите на две таблици, които имат връзки "един към много"
  72. 72. Прецизиране на проекта Има ли таблици с много полета, ограничен брой записи и много празни полета в отделните записи? - ако е да, помислете за ново проектиране на таблицата, така че тя да има по-малко полета и повече записи Дали всеки информационен елемент е разбит на най- малките си полезни части? Дали всяка колона съдържа факт за целта на таблицата? Ако една колона не съдържа информация за целта на таблицата, то тя принадлежи на друга таблица Представени ли са всички връзки между таблиците, било чрез общи полета или трета таблица? Връзките "един към един" и "един към много" изискват общи колони. Връзките "много към много" изискват трета таблица
  73. 73. 8. Прилагане на правилата за нормализация • Правила за нормализация на данните – използват се, за да се види дали таблиците са структурирани правилно • Процесът на прилагане на правилата към проекта на базата данни се нарича нормализиране на базата данни или просто нормализация • Правилата се прилагат последователно, показвайки на всяка стъпка, че проектът е достигнал до една от така наречените "нормални форми"
  74. 74. Прилагане на правилата за нормализация Възприети са пет нормални форми, от които се прилагат три: • Първа нормална форма - при всяко пресичане на ред и колона съществува една единствена стойност и никога – списък от стойности
  75. 75. Прилагане на правилата за нормализация • Втора нормална форма - всяка колона без ключ да бъде напълно зависима от целия първичен ключ, а не само от негова част (когато таблицата има комбиниран ключ)
  76. 76. Прилагане на правилата за нормализация • Трета нормална форма - не само всяка колона без ключ да зависи от целия първичен ключ, но и колоните без ключ да са независими една от друга - всяка колона без ключ трябва да зависи единствено от първичния ключ

×