Tesi di Laurea Luca Mengoni

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Tesi di Laurea di Luca Mengoni dal Titolo : "Progettazione di un Sistema a Supporto delle Attività di un Team Work tramite Sharepoint Portal Server 2001" - Università di Camerino - Indirizzo Tecnologie Informatiche

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Tesi di Laurea Luca Mengoni

  1. 1. 1UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI CAMERINOFacoltà di Scienze Matematiche, Fisiche e NaturaliCorso di Laurea in InformaticaDipartimento di Matematica e InformaticaPROGETTAZIONE DI UN SISTEMAA SUPPORTO DELLE ATTIVITA’DI UN TEAM WORKTesi di Laurea sperimentaleLaureando:Luca MengoniRelatore:Dott.ssa Emanuela MerelliCorrelatore:Dott.Leonardo MarianiA.A.2001-2002
  2. 2. 2IndiceIntroduzioneCAPITOLO 1 - LA GESTIONE DOCUMENTALE1.1 Concetti base1.2 L’archiviazione da cartacea a elettronica1.3 Vantaggi dell’archiviazione elettronicaCAPITOLO 2 – PANORAMICA SUI PRODOTTI ESISTENTI2.1 Criteri di valutazione di un’applicazione per la gestione documentale2.1.1 Scalabilità e Integrabilità2.1.2 Considerazioni conclusive per la scelta finale2.2 Microsoft Sharepoint Portal Server 20012.2.1 Gestione dei documenti2.2.2 Ricerche2.2.3 Gestione degli utenti2.2.4 Strumenti di collaborazione2.3 CVS (Concurrent Version System)2.3.1 Gestione dei documenti2.3.2 Ricerche2.3.3 Gestione degli utenti2.3.4 Strumenti di collaborazione
  3. 3. 32.4 Lotus Domino.Doc2.4.1 Gestione dei documenti2.4.2 Ricerche2.4.3 Gestione degli utenti2.4.4 Strumenti di collaborazione2.5 Docs Manager2.5.1 Gestione dei documenti2.5.2 Ricerche2.5.3 Gestione degli utenti2.5.4 Strumenti di collaborazione2.6 Analisi comparata dei prodottiCAPITOLO 3 – PORTALE DI GESTIONE DOCUMENTALE A SUPPORTODELL’ATTIVITA’ UNIVERSITARIA3.1 Lo Scenario3.2 Descrizione del Dominio Applicativo3.3 Scenario Ricerca3.3.1 Classi di utenti3.3.2 Operazioni eseguibili3.3.3 Documenti da gestire3.4 Scenario Tesi3.4.1 Classi di utenti3.4.2 Operazioni eseguibili
  4. 4. 43.4.3 Documenti da gestire3.5 Scenario Didattica3.5.1 Classi di utenti3.5.2 Operazioni eseguibili3.5.3 Documenti da gestire3.6 Scelta del prodotto (Motivazioni)3.7 Validazione dei requisiti Hardware e SoftwareCAPITOLO 4 – INSTALLAZIONE E PERSONALIZZAZIONE DELPORTALE4.1 L’area di lavoro4.2 Gestione dei documenti4.3 Ricerche4.4 Gestione utenti4.5 Il sito Dashboard4.6 Installazione, Configurazione e Personalizzazione di Sharepoint4.7 Limiti e problemiConclusioniBibliografiaNOTA REDAZIONALE:Questa tesi si compone di 180 pagine
  5. 5. 5IntroduzioneL’esigenza dell’archiviazione è cresciuta di pari passo con l’evoluzione dellaciviltà. L’archiviazione in senso lato può essere intesa, prima di tutto, comeun’organizzazione della memoria, di un singolo individuo così come di unorganismo, di una struttura, di un Ente, di uno Stato, di un popolo e come taleè un’esigenza primaria di ogni civiltà che vuole lasciare traccia della propriastoria.Nell’uomo è sempre stata molto sentita la necessità di organizzare in modo“ufficiale” i documenti che riguardano la vita pubblica dello Stato. Taleorganizzazione, da un punto di vista storico, è una fonte insostituibile diinformazioni sulla civiltà che ha creato e custodito tali documenti. Uno deiconcetti che emerge prepotentemente da questa valutazione è che l’esigenzadi creare un archivio nasce dalla necessità di conservare ed organizzare idocumenti. Quindi il concetto di archivio è strettamente correlato ai concetti didocumento, organizzazione e conservazione.Il problema affrontato nella tesi è quello della creazione di un sistemaelettronico per la gestione dei documenti che sia efficace, efficiente epersonalizzabile. Linteresse a questa attività è maturata dalla necessità delgruppo di ricerca del progetto BioAgent [17] dellUniversità di Camerino digestire un vasto ammontare di documenti, consistenti principalmente inarticoli, draft, specifiche e documentazioni di vario genere.In questo contesto le funzioni di maggiore importanza sono tre: archiviazione,ricerca e facilità di collaborazione tra i membri del gruppo. Larchiviazione èessenziale al fine di riuscire a gestire un vasto ammontare di documentianche profondamente diversi nella loro natura, la ricerca permette di reperirevelocemente i documenti che più ci interessano e la collaborazione permetteai membri dello stesso gruppo di condividere informazioni e documenti confacilità. Questo scenario deve essere realizzabile sia nella Intranet che daInternet e quindi da postazioni remote come casa propria. Al fine di realizzare
  6. 6. 6questo scenario nella prima fase abbiamo scelto di procedere ad unarevisione analitica e critica dei prodotti esistenti che permettono di creare deiportali per la gestione dei documenti. Prima di poter scegliere il prodottoidoneo al nostro caso abbiamo studiato il caso di studio. Lanalisi del dominioapplicativo si è articolata in numerose interviste e una elevata mole di datiraccolti sulle esigenze di tutti gli utenti, sulle operazioni che erano necessarieeseguire e sul tipo di documenti trattati. Come risultato dellanalisi comparatadei prodotti e dallanalisi del dominio applicativo abbiamo concluso cheMicrosoft SharePoint Server [9] fosse il prodotto più promettente, e quindi èstato il software effettivamente impiegato.Nella seconda fase del lavoro abbiamo installato, configurato e provato ilsoftware di gestione documentale. La configurazione è stata fatta in modofedelmente concorde allanalisi del dominio applicativo.La tesi si articola nel seguente modo. Nel capitolo 1 abbiamo delineato iconcetti principali che stanno alla base della gestione documentale, nelcapitolo 2, dopo aver definito i criteri per la scelta di un software di gestionedocumentale, si è effettuata un’analisi comparata delle funzionalità deiprincipali software per la gestione documentale. Nel capitolo 3 abbiamodescritto i diversi scenari presenti nell’ambito dell’università, in particolarequelli della ricerca, tesi e didattica, e abbiamo scelto il software per lagestione documentale da personalizzare per il nostro caso di studio,spiegando le motivazioni della scelta effettuata. Infine nel capitolo 4 abbiamodescritto dettagliatamente il software scelto per poi procedere alla suainstallazione e personalizzazione affinché corrispondesse alle esigenze delgruppo universitario di ricerca del progetto Bioagent.
  7. 7. 7CAPITOLO 1La gestione documentaleLa necessità di adottare dei criteri per la gestione documentale nascedallesigenza di archiviare, organizzare e reperire i documenti che unapersona, uno studio professionale o unazienda producono, ricevono outilizzano nellambito dello svolgimento della propria attività. In questo primocapitolo illustriamo i concetti fondamentali della gestione documentale,partendo dai concetti base di documento e archivio fino ad illustrare ilpassaggio da archiviazione cartacea ad elettronica e relativi vantaggi diquesta archiviazione.1.1 Concetti baseDiamo una definizione generale di documento che ci permetta di includeretutto ciò che deve essere archiviato nell’ambito di una generica attivitàprofessionale.Una definizione che ci permette di includere tutto ciò che vogliamo comeoggetto di archiviazione è quella secondo la quale documento è qualunquescritto prodotto nell’ambito dello svolgimento di un’attività. [1]Secondo tale definizione tutto ciò che entra o esce da un ufficio susupporto cartaceo o anche elettronico è identificabile come documento, siache sia stato prodotto dall’ufficio stesso, sia che sia stato prodotto da altriuffici con cui questo ha avuto rapporti di qualunque genere.Se ne desume che sono documenti tanto le fatture quanto i fax, lelettere, i depliant i messaggi e quant’altro produciamo, riceviamo o utilizziamonell’ambito dell’attività professionale.
  8. 8. 8Da questo scenario si evince la necessità di organizzare i documenti,infatti sarebbe altrimenti impossibile gestire le fatture ricevute, quelleprodotte, la posta inviata, quella ricevuta e quant’altro affolla scrivanie earmadi.Secondo tale definizione il concetto di documento è naturalmente completatoda quello di archiviazione.Il concetto di archivio rappresenta l’organizzazione di un gruppo didocumenti. Questo concetto può essere inteso in modi differenti, ad esempioc’è chi intende l’archivio principalmente come luogo fisico in cui vengonoconservati i documenti, e c’è chi al termine archivio attribuisce il valore logicodi insieme di documenti. Sicuramente in entrambi i casi parliamo di archivi, inquanto l’archivio è sia il luogo (l’edificio, la stanza o il raccoglitore) in cuivengono conservati i documenti sia l’insieme dei documenti da conservare.Ciò che manca per ottenere una definizione corretta di archivio è, tuttavia,una componente che consenta ai documenti di essere raccolti in manieralogica.Non è certamente mettendo fisicamente alla rinfusa tutti i documenti diun’azienda all’interno della medesima stanza che si è creato un archivio.La definizione più semplice di archivio è: un archivio è un complessoorganizzato di documenti.[1]Se i documenti non sono gettati sugli scaffali alla rinfusa, ma sonoorganizzati secondo un certo criterio, si è in presenza di un archivio. Il criteriodi organizzazione ha il doppio ruolo di permettere di identificare la posizioneesatta in cui inserire un nuovo documento e di permettere di ritrovare idocumenti già archiviati.Ciascun documento, da quando viene concepito per la prima volta finoal momento in cui viene "consumato" dagli utenti finali, percorre tutta unaserie di tappe intermedie. Questo percorso dà luogo a quel processo che èchiamato anche “ciclo di vita di un documento”.
  9. 9. 9Il ciclo di vita di un qualsivoglia documento aziendale presenta le seguentitappe di carattere generale [1]:• localizzazione: allo scopo di creare un nuovo documento, un autorenormalmente localizza una serie di dati informativi di varia natura cheutilizza quale input per l’elaborazione;• trasformazione: per poter essere utilizzate, le informazioni raccoltevengono sottoposte a una serie di modifiche, finalizzate al loroadattamento agli obiettivi dell’autore;• redazione: in base all’insieme delle informazioni reperite e adattate,l’autore redige una prima versione del documento;• salvataggio: questa prima versione viene stampata su supportocartaceo o salvata in formato elettronico;• revisione: a questo punto interviene il revisore, che procede al controllosotto vari profili del documento;• integrazione: il documento viene completato e arricchito con l’aggiuntadi ulteriori elementi informativi;• pubblicazione: l’autore provvede quindi al rilascio formale e alla messaa disposizione dell’utenza del documento;• utilizzo: il documento viene prelevato, letto e usato dagli utenti;• aggiornamento: in base al feedback degli utenti, il documento vienerinviato all’autore per eventuali modifiche e rielaborazioni.Uno degli aspetti fondamentali dell’organizzazione di un archivio didocumenti è il criterio di archiviazione.I criteri secondo i quali organizzare gli archivi sono, solitamente, comunialla maggior parte delle attività professionali. Descriviamo qui quelli piùdiffusi:• Ordine cronologico: secondo tale criterio i documenti vengonoarchiviati in ordine rigorosamente cronologico.
  10. 10. 10Laddove un documento ha più di una data (ad esempio i documentiricevuti, che hanno una data di produzione ed una data di ricezione), ladata a cui si deve fare riferimento per l’archiviazione è quella che più havalore per l’azienda (generalmente la data di ricezione). Per l’ordinecronologico il limite è dettato dalla eccessiva rigidità dell’archiviazioneche ne consegue.Le ricerche in un archivio ordinato secondo il criterio cronologicosaranno tanto più facili e veloci quanto più si conosca con precisione ladata del documento cercato.• Ordine alfabetico: Secondo tale criterio i documenti vengono archiviatiin un ordine rigorosamente alfabetico.Tale criterio è molto diffuso, ad esempio, presso gli studi professionali,che realizzano un’archiviazione ordinata secondo la lettera iniziale deicognomi dei propri clienti. Per l’ordine alfabetico il limite è dettato dallascarsa applicabilità nei casi generali. Sicuramente è un criterio diordinamento che risulta essere molto valido in applicazioni pratiche, nelcaso in cui i documenti da archiviare siano strettamente correlati anominativi o a stringhe alfabetiche di riferimento.L’ordine alfabetico è un criterio che utilizziamo molto spesso nell’ambitodella nostra vita privata, senza neanche porci quesiti su possibilialternative, in quanto è quello che ci sembra più naturale. Nella realtà diun ufficio, tuttavia, tale criterio non è molto indicato per l’archiviazionegenerale.Basti pensare a quanto poco si adatti alla gestione di documenti ditipo amministrativo o bancario.• Ordine per categorie, materie o argomenti: Secondo tale criterio idocumenti vengono suddivisi per argomento o tipologia di documenti epoi, all’interno della medesima categoria, vengono archiviati in ordinecronologico o alfabetico. Tale criterio è certamente uno dei più diffusi,
  11. 11. 11soprattutto nella maggior parte delle archiviazioni adottate dalle piccolee medie aziende (le grandi aziende generalmente archiviano tutta ladocumentazione tramite protocollazione). Una prima classificazione deidocumenti da archiviare viene compiuta in base alla categoria;successivamente, nell’ambito della medesima categoria, viene adottatoun criterio di ordinamento con archiviazione cronologica o alfabetica deidocumenti. Grazie alla sua capacità di strutturazione il criterio diarchiviazione per categorie è uno dei più largamente adottati. L’effetto èquello di creare una struttura di sottoarchivi di dimensioni contenute e,quindi, più facilmente gestibili. Il limite maggiore di tale organizzazioneè, d’altro canto, la dispersione dei documenti.La loro collocazione secondo categorie tende a snaturare l’ordinein cui sono stati ricevuti e, a rendere difficoltose le ricerche trasversali.• Ordine per versioni: un altro criterio per l’archiviazione dei documentiè quello di ordinarli in base al numero di versione a loro assegnato.Ogni volta che si lavora su un documento, apportandogli modifiche emigliorie atte alla sua pubblicazione, si assegnerà al documento unnumero di versione superiore a quella attuale, di solito associata alladata e all’ora in cui si è modificato o pubblicato il documento. Questaorganizzazione dei documenti è utile per chi voglia analizzare la “storia”del documento, i cambiamenti che si sono effettuati su di esso di voltain volta e chi è stato ad apportarli.Un’organizzazione basata solo sulle versioni è limitata, per essereefficiente dovremo implementare un’organizzazione che includa tutti imodi di ordinamento finora descritti, complementari fra di loro.
  12. 12. 121.2 L’archiviazione da cartacea a elettronicaIl termine di archiviazione documentale viene spesso, erroneamente,utilizzato come sinonimo di gestione documentale, in realtà si tratta di dueargomenti e, conseguentemente, di due applicazioni ben distinte.• L’archiviazione documentale, ha lo scopo di fornire strumenti perl’archiviazione, ovvero la memorizzazione e l’estrazione dei documenti.È indispensabile che un’applicazione di archiviazione documentaleabbia un approccio differente rispetto ad un’applicazione di gestione diun File System, in quanto non deve coinvolgere l’utente (ol’amministratore di sistema) chiedendogli informazioni su dovememorizzare i documenti.Le prestazioni, il modo in cui vengono automatizzati i processi dimemorizzazione ed estrazione dei documenti ed i criteri adottati nellaimplementazione delle tecniche di gestione dei supporti dimemorizzazione rappresentano alcuni dei parametri su cui valutare laqualità di un’applicazione di archiviazione documentale.• La gestione documentale arricchisce le funzionalità propriedell’archiviazionedocumentale con l’aggiunta di moduli che svolgano compiticomplementari, quali, ad esempio, strumenti per la creazione didatabase, funzioni evolute per la ricerca di documenti con approcciotipo SQL [2] (Structured Query Language, ovvero linguaggio strutturatofinalizzato all’interrogazione di database), l’integrazione con strumenti dioffice automation (fax, posta elettronica, word processor, foglielettronici, etc.), l’integrazione con elaboratori centrali.In genere siamo abituati ad identificare un documento con il suo contenuto; lagestione documentale identifica, invece, un documento con la sua forma.
  13. 13. 13Una fattura, per noi, diventa tale, e quindi diventa documento, solamentequalora vengano aggiunte al foglio di carta prestampato tutte quelleinformazioni che riteniamo significative. Dal punto di vista di un’applicazionedi gestione documentale un documento è la sua forma, cioè il suo aspetto o,per utilizzare il termine preciso, la sua immagine. È evidente che, se siconsidera documento qualunque entità che sia visualizzabile sullo schermo diun computer possiamo ampliare la gamma di possibili applicazioni dellagestione documentale a tutti i casi in cui si vogliano trattare immagini, oltre ainoti documenti elettronici creati con applicazioni software.In questo senso potremmo ipotizzare che un medico utilizzi la gestioneelettronica dei documenti per archiviare radiografie, oppure che un fotografola sfrutti per archiviare diapositive, o ancora che un’agenzia pubblicitaria sene serva per costruire un archivio fotografico di modelle. Un documento,ovvero la sua immagine, viene quindi archiviata dalla soluzione di gestionedocumentale per utilizzi futuri quali consultazioni, stampe, invii a terzi equant’altro. L’acquisizione dell’immagine del documento cartaceo avviene,solitamente, tramite una periferica specifica: lo scanner.Sappiamo che nella maggior parte dei casi le informazioni che ciinteressano riguardano il contenuto di un documento e non la sua forma.Perciò l’applicazione di gestione documentale deve permettere di fareriferimento anche al contenuto del documento, in modo tale da consentirel’adozione del criterio di ricerca più appropriato. Uno degli aspettifondamentali quindi è che per la gestione elettronica dei documenti, ildocumento da solo non è sufficiente, ma servono anche un certo numero dichiavi che ne identifichino il contenuto.Questo binomio immagine deldocumento più chiavi del documento, permette di archiviare e ricercarequalsiasi tipo di documento. L’assegnazione delle relative chiavi (operazioneche prende il nome di indicizzazione) ha modalità diverse dipendenti dal tipodi software utilizzato di volta in volta per la gestione documentale. Alcunesoluzioni applicative permettono di associare le chiavi contestualmente
  14. 14. 14all’acquisizione dell’immagine (nel caso di conversione in formato elettronicodi un documento cartaceo).Altre soluzioni permettono di acquisire i documenti “a lotti”, e diassegnare le rispettive chiavi in un momento successivo. In altre applicazioniancora viene prima richiesto di inserire le chiavi e poi di acquisire idocumenti. Spesso le procedure applicative recuperano automaticamente lechiavi da altri applicativi o da altri archivi. Una volta acquisite le chiavi,l’utente ha la possibilità di eseguire ricerche anche molto complesseutilizzandole. Il tipo di ricerca più comune è la ricerca diretta, in cui l’utenteinserisce il valore della chiave del documento da ricercare.Esistono anche ricerche più complesse, come quelle basate su più chiavi.C’è una importante differenza tra il concetto di documento e quello dichiave.Il documento viene memorizzato dall’applicazione sul supporto adibito a talescopo (che può essere il disco rigido del computer, ma, per applicazioni chenecessitano di trattare grandi quantità di documenti, è più spesso un CDROM, un disco magneto-ottico o quant’altro). Le chiavi, invece, vengonogeneralmente tenute separate dai documenti e sono quasi semprememorizzate sul disco rigido del computer (o del server in soluzioni GED [1]operanti in rete). Il motivo principale per questa distinzione è essenzialmentedi ordine pratico, in quanto le chiavi occupano uno spazio ridotto rispetto airelativi documenti (generalmente la proporzione è tale per cui le chiavioccupano circa un ventesimo dello spazio occupato da ogni singola paginadel documento), quindi è possibile memorizzare le informazioni relative amilioni di documenti su un semplice disco rigido. I documenti occupano moltapiù memoria rispetto alle informazioni relative al loro contenuto, quindi èipotizzabile che essi risiedano su dischi rigidi solo se sono in numero limitatoo se la disponibilità di spazio sui dischi è molto elevata; qualora siano diversecentinaia di migliaia o milioni è preferibile che si utilizzino supporti specifici,che, a discapito della velocità, permettono di memorizzare una grande
  15. 15. 15quantità di documenti. A questo punto risulta evidente che, se le informazionirisiedessero insieme ai documenti, nel caso in cui si utilizzino perifericheesterne per la memorizzazione, che è il caso più comune, i tempi necessariper reperire le chiavi sarebbero eccessivamente lunghi. Ciò è improponibile,in quanto il maggior numero di operazioni di ricerca non avviene sulleimmagini dei documenti, ma sulle chiavi.Come appena detto, un generico documento può essere rappresentatoda un numero limitato di informazioni, le chiavi appunto. Anche se questosistema di archiviazione risolve il problema dell’archiviazione di una grandequantità di documenti, esso tuttavia non può essere utilizzato nella totalitàdelle applicazioni.In alcuni casi, infatti, non è sufficiente avere un certo numero di chiavi perrappresentare il contenuto di un documento, senza che questo produca unaperdita di informazioni eccessiva; in alcuni casi è necessario che ildocumento sia rappresentato totalmente dal suo contenuto. Come è facileintuire, questo è il caso tipico di documenti testuali, in cui il testo è l’elementosu cui devono essere effettuate le ricerche integralmente. Le applicazioni incui si ha la necessità di archiviare documenti di tale genere sono, di norma,piuttosto rare, in quanto sono pochi i casi in cui i documenti non sianorappresentabili da un numero ridotto di chiavi, tenendo presente che è anchepossibile che una o più chiavi possono essere lunghe anche diverse centinaiadi caratteri per permettere di archiviare un riassunto del contenuto deldocumento, come nel caso dell’ abstract.Generalmente, tali necessità di archiviazione sono proprie di realtà conattività particolari. Questo fatto è anche dovuto alle difficoltà tecniche cheun’archiviazione del testo completo di una grande quantità di documenticomporta.L’archiviazione di documenti in forma testuale, infatti, richiede diutilizzare soluzioni specifiche. Riguardo il criterio di archiviazione bisognasapere che le chiavi associate ad ogni documento vengono memorizzate in
  16. 16. 16un database, una struttura informatica che permette di memorizzare e gestirecollezioni omogenee di dati. Ognuno di questi dati prende il nome di record.Un record è formato da un certo numero di campi, che, nel nostro caso,contengono i valori delle chiavi dei documenti.Ad ognuno dei record del database corrisponde un documento ed ognirecord è formato dalle chiavi associate a quel documento. L’insieme di tutti irecord costituisce il nostro database. E’ possibile utilizzare diversi databaseper realizzare una certa struttura d’archivio.I database più noti sono Access [3] e Dbase [4] ; tra quelli piùimportanti, troviamo i “giganti” del settore: Oracle [5] , SQL Server [6],Informix [7], Sybase [8] e tanti altri. Quando si sceglie una soluzione digestione documentale si sceglie anche un database, in quanto senza di essonon è possibile realizzare un’archiviazione efficiente.La scelta del database è dettata dalle condizioni in cui quest’ultimodovrà operare, in quanto le differenze tra un database e l’altro sono, in buonamisura, legate alla destinazione d’uso. Risulta di conseguenza che non tutti idatabase sono adatti ai medesimi scopi. In particolare esistono databasespecifici per l’archiviazione di testi e la ricerca su testi. Ovviamente il criteriodi scelta è legato alla quantità di documenti da archiviare ed alla lunghezzadel testo, ma se si tratta di migliaia (o più) di documenti di testo, magari didiverse pagine ciascuno, è sicuramente meglio orientarsi verso soluzionispecifiche di database. I database che sono nati per questo tipo diapplicazioni si dicono, generalmente, database full text.Un database nato specificamente per compiti di questo tipo non èidoneo all’archiviazione di documenti con l’approccio per chiavi di cui si èdetto prima.I costi d’acquisto di un database full text sono, generalmente, impegnativi econsigliano di destinare tale tipologia di archiviazione solamente ai casi chene necessitino realmente. In aggiunta al costo per il database è necessarioevidenziare altri costi che sono da affrontare per l’archiviazione di documenti
  17. 17. 17testuali. Le operazioni di archiviazione e ricerca, su oggetti di tipo testualesono molto onerose, a causa delle dimensioni di tali oggetti. Questo fattoimplica che le risorse hardware richieste da questo tipo di elaborazione sononettamente superiori rispetto ai casi più consueti di archiviazione per chiavi.Oltre ai costi maggiori di database e di hardware sono anche i costi softwaread influire sul totale, in quanto è da un lato necessario acquisire unasoluzione di gestione documentale che sia sufficientemente sofisticata daconsentire l’utilizzo di database full text (quando non sia addiritturanecessario dotarsi di una soluzione specifica, destinata alla sola gestione ditesti) e, secondariamente sarà necessario acquisire una soluzione diriconoscimento dei caratteri (OCR).L’organizzazione di un archivio elettronico si basa su principi differentied, in taluni casi, addirittura opposti rispetto a quelli di un archivio classico.Un archivio cartaceo è tanto più facilmente gestibile quanto più èframmentato. Se l’archivio è costituito da un numero elevato di raccoglitoriognuno dei quali contiene pochi documenti, la ricerca manuale potrà essereeffettuata con tempi molto brevi. Pertanto si tende, nella pratica, aframmentare un archivio in tanti archivi più piccoli, con il risultato di renderequasi impossibili le eventuali ricerche “trasversali”.Un archivio elettronico è invece, virtualmente, un grande contenitore cheraccoglie anche categorie di documenti differenti (purché siano affini tra loro).Saranno poi le condizioni di ricerca che vengono impostate dall’utente arestituire volta per volta quello che si ricerca. In tal modo le funzionalità diricerca diventano il cuore del sistema di archiviazione elettronica. Maggioresarà la quantità di chiavi, quindi la quantità di informazioni associate ad ognisingolo documento, maggiori saranno le possibilità di effettuare ricerchedifferenziate, anche molto complesse.Un discorso strettamente collegato al numero di chiavi è quello dellaloro valorizzazione in fase di acquisizione dei documenti o, come l’abbiamoidentificata con un termine più appropriato, in fase di indicizzazione. Alcune
  18. 18. 18soluzioni di gestione documentale permettono all’utente (se l’indicizzazioneavviene manualmente) di non valorizzare obbligatoriamente tutte le chiavi.Sta al buon senso dell’utente, in questi casi, valorizzare sempre lechiavi più significative, perché dalla loro valorizzazione dipende la qualitàdelle ricerche. Quando si effettua una ricerca, infatti, il meccanismo che siinnesca è quello del confronto tra le condizioni di ricerca impostate ed i valoridelle chiavi di ogni documento interessate. L’attività di indicizzazionepermette di identificare qualsiasi documento tramite una serie di chiavi. Ilprocedimento di archiviazione ed indicizzazione è auspicabile per tutti idocumenti in ingresso ed in uscita da un’azienda o da qualsiasi altraorganizzazione che si trova a dover gestire dei documenti. Uno degli aspettipiù utili e significativi dell’attività di archiviazione elettronica è la possibilità diarchiviare i file di qualunque genere.Immaginiamo, infatti, non di archiviare solamente i documenti cartacei,ma anche tutti i nostri file di dati, siano essi stati creati con Word, con Excel ocon qualsiasi altro applicativo. Il vantaggio di effettuare un’archiviazione di talidocumenti è duplice: da un lato l’archiviazione elettronica consente di averemolte più informazioni associate ad un file (e non solamente il nome e laposizione); dall’altro consente di adottare un criterio di archiviazione comunea tutti coloro che condividono la soluzione di gestione documentale,permettendo così a tutti di effettuare ricerche sui documenti comuni. Inumerosi vantaggi derivanti dall’archiviazione comune ed organizzata dei filesono sempre maggiormente apprezzati dagli utenti, in quanto le nuovetecnologie stanno portando a dischi sempre più capienti e l’utilizzo massicciodi Internet sta conducendo ad un ammassamento di informazioni ed immaginidi vario genere e ad una proliferazione di cartelle sul disco fisso. Adottarel’archiviazione anche per queste tipologie di documenti non può cherappresentare un vantaggio, considerando soprattutto che non comportaalcun costo aggiuntivo, né alcuna perdita di tempo.
  19. 19. 191.3 Vantaggi dell’archiviazione elettronicaÈ utile operare una distinzione: se si parla di una soluzione applicativa cheopera sul singolo posto di lavoro o su una rete. Per ottenere i migliori risultatida una soluzione di gestione documentale, si dovrebbe utilizzare una rete.Se infatti la soluzione di archiviazione e gestione documentalerisiedesse su una sola macchina, per operare ricerche e memorizzazionisarebbe necessario operare fisicamente sulla medesima macchina,obbligando così gli utenti a spostarsi dal proprio posto di lavoro edimponendo loro di attendere il proprio turno nel caso in cui vi fossero altrepersone a dover operare. Tale soluzione ridurrebbe drasticamente i vantaggidi un’archiviazione elettronica, quindi è da considerare indicata solamente percasi particolari o per i singoli professionisti che non possiedono una rete dipersonal computer. In generale è sicuramente consigliabile operare in rete,avere cioè la possibilità di effettuare operazioni di archiviazione e ricerca dalproprio posto di lavoro, senza doversi preoccupare di cosa stanno facendo glialtri utenti.Perché ciò sia possibile è necessario che si disponga di una rete localee che la soluzione applicativa di gestione documentale preveda la possibilitàdi funzionare in rete, rendendo cioè disponibili contemporaneamente agliutenti (magari identificati da profili che li abilitino ad utilizzare specifichefunzionalità) gli strumenti di archiviazione e ricerca dei documenti. Il fatto chepiù utenti possano lavorare contemporaneamente è dovuto sia alla presenzadella rete che al fatto che il documentale funzioni come server per i vari client.Il segreto della gestione elettronica risiede nel fatto che non obbliga piùgli utenti alla ricerca ed alla consultazione dell’originale cartaceo, in quantone conserva la fedele immagine in forma elettronica, rendendola disponibileper tutte le necessità. Generalmente gli originali vengono acquisiti per mezzodi uno scanner (che occupa di norma uno spazio di alcuni decimetri cubi) evengono memorizzati in forma elettronica. Se i documenti, come succede
  20. 20. 20nella maggior parte delle applicazioni, vengono acquisiti in bianco e nero conuna risoluzione di 200 dpi in formato Tiff con compressione gruppo 4, èpossibile stipare all’interno di un singolo disco fisso un intero archivio. Siconsideri, infatti, che i recenti personal computer sono dotati di dischi fissi concapacità minime nell’ordine della decina di Gb. Se di questi ipotetici 10 Gbsupponiamo che il 70% sia disponibile per l’archiviazione delle immagini deidocumenti, otteniamo che nel solo disco di un PC così configurato possonotrovare posto oltre 250.000 pagine A4. E’ possibile utilizzare qualunquesupporto presente sul mercato, sia esso magnetico, ottico o magneto-ottico.Ovviamente è necessario verificare il modo in cui questi supporti possanoessere gestiti dalla soluzione di gestione documentale specifica caso percaso, ma la maggior parte delle soluzioni applicative, qualitativamente degnedi nota, dovrebbero consentire di utilizzare qualsiasi periferica dimemorizzazione.Il costo totale per l’adozione di una soluzione informatica è limitato aglioneri economici relativi al software (acquisto ed eventuale manutenzionedella procedura) ed allo start-up; dove con il termine start-up si indicano icosti di istruzione del personale ed i costi derivanti dalla ridotta produttivitàper il periodo compreso tra l’adozione della procedura ed il raggiungimentodel regime. Il tempo necessario per lo start-up è molto variabile da caso acaso, si va da una giornata lavorativa, più che sufficiente per l’installazione ela prima presa di confidenza con soluzioni di gestione documentale per postodi lavoro singolo, fino a diverse settimane lavorative, necessarie nel caso diinstallazioni complesse con molti utenti da istruire. In generale, perinstallazioni standard, rivolte all’archiviazione elettronica di documenti in studiprofessionali o piccole aziende (quindi per singolo posto di lavoro o per reti diquattro o cinque PC), è sufficiente considerare un costo medio da un minimodi una giornata lavorativa ad un massimo di tre giornate lavorative. Qualora larete aziendale risultasse inadeguata all’adozione di una soluzione diarchiviazione elettronica, sarebbe necessario considerare anche i costi di
  21. 21. 21adeguamento (per l’upgrade hardware e software delle macchine, perl’acquisto di nuove macchine, per l’acquisto delle periferiche, per lamanutenzione hardware).Il criterio di ordinamento dei documenti di un archivio tradizionaleabbiamo visto che deve essere unico. Questo pone una serie di limitazionialla modalità con cui è possibile effettuare ricerche. Nel caso degli archivielettronici non esiste, in pratica, un ordinamento predefinito, in quanto èpossibile effettuare qualsiasi ricerca ottenendo in tempi brevissimi i risultati inapparenza più complessi. Un’operazione di ricerca corrisponde ad unconfronto tra tutte le chiavi presenti nell’archivio e le condizioni di ricercaimpostate dall’utente. Se le stesse operazioni dovessero essere effettuatemanualmente ci vorrebbero tempi lunghissimi, mentre il computer è in gradodi effettuarle in pochi istanti. Un ultimo aspetto da tenere in considerazione èla qualità della ricerca elettronica rispetto alla ricerca manuale. A prescinderedal fatto che una ricerca, magari complessa, può essere effettuata anchemanualmente, sia pur con tempi non paragonabili, un fattore che restaindeterminato è la qualità del risultato ottenuto. Una ricerca manualepotrebbe permettere di ritrovare tutte le offerte fatte, ma la certezza chequelle ritrovate siano davvero tutte le offerte è possibile solamente dopo aververificato effettivamente che nessuno abbia prelevato un’offerta dall’archivio.Si potrebbe venire a creare un caso in cui uno o più documenti, oggetto diricerca manuale, non vengano trovati perché temporaneamente prelevatidall’archivio. Nel caso dell’archiviazione elettronica questo non potrebbe maiaccadere, in virtù del fatto che i documenti sono sempre accessibili; quindi gliesiti delle ricerche informatiche sono certi (salvo errori in fase diindicizzazione), con conseguente aumento, appunto, della qualità dellericerche.Uno dei limiti fisici più evidenti della gestione documentale classica èl’impossibilità da parte di più persone di accedere contemporaneamente allo
  22. 22. 22stesso documento. Se la soluzione di gestione elettronica dei documenticonsente l’utilizzo in rete, ogni posto di lavoro può effettuare operazioni diarchiviazione o ricerca in modo autonomo, senza che azioni analoghe daparte di altri utenti della rete interferiscano minimamente. Questo però neicasi in cui non si tenti di modificare lo stesso documentocontemporaneamente, perché altrimenti sorgono diversi problemi.La possibilità di accesso simultaneo ai medesimi archivi ed ai medesimi datiha un valore notevole, in quanto permette di ottenere la vera integrazione trale varie aree dell’attività aziendale.Un altro aspetto fondamentale della gestione elettronica dei documentiè la naturale integrazione con gli altri strumenti applicativi in uso pressol’azienda.Una cosa che risulta naturale, infatti, è utilizzare un documento dopo averlotrovato. Se la ricerca è avvenuta manualmente su un archivio tradizionale,l’unica possibilità di utilizzare il documento è, a livello pratico, quello difotocopiarlo e/o inviarlo via fax. Nel caso di una gestione elettronica deidocumenti, invece, una volta trovato il documento si ha un ventaglio molto piùampio di possibilità.È possibile inviare il documento in forma elettronica via fax (senzanecessità di stamparlo), così come è possibile inviarlo in posta elettronica adun altro utente della rete, così come è possibile inviarlo via posta elettronicaverso il mondo esterno (posta Internet). Lo stesso documento, poi, èdisponibile per essere utilizzato nell’ambito di applicativi standard, adesempio copiandolo interamente oppure copiandone alcune parti(generalmente con il meccanismo del copia ed incolla) all’interno diprogrammi di elaborazione testo. L’integrazione si traduce in un aumentodell’efficienza complessiva della struttura aziendale.È noto che i documenti cartacei pongono diversi problemi per la loroconservazione nel tempo; tuttavia neppure l’argomento della conservazionedei documenti elettronici è da trascurare. Come in tutte le applicazioni
  23. 23. 23informatiche, infatti, anche nella gestione documentale i dati rappresentano ilpatrimonio informativo dell’azienda. Una loro perdita rappresenterebbe undanno enorme.Per porsi al riparo da tale eventualità è necessario prevedere appropriatimeccanismi di salvataggio (backup). Eventuali procedure di backup non sonoquasi mai incluse nell’applicazione di gestione documentale, in quanto siprevede che ogni realtà aziendale affronti separatamente il problema,risolvendolo nel modo più indicato per le proprie necessità contingenti. Latecnica utilizzata, inoltre, dovrebbe essere generale, ovvero essere rivolta alsalvataggio di tutti i dati degli applicativi aziendali, senza distinguere traun’applicazione e l’altra. In tal senso anche la gestione documentale imponeche si presti particolare attenzione ai meccanismi di salvaguardia dei dati eche vengano effettuate regolari copie di sicurezza degli archivi e delleimmagini dei documenti.
  24. 24. 24CAPITOLO 2Panoramica sui prodotti esistentiIn questo capitolo, dopo aver illustrato dettagliatamente i requisiti per lavalutazione di un’applicazione per la gestione documentale, abbiamo messoa confronto quattro software per la gestione documentale: Sharepoint PortalServer, Cvs, Lotus Domino.Doc e Docs Manager, soffermandoci soprattuttosugli aspetti di gestione dei documenti, ricerche, gestione utenti e strumenti dicollaborazione forniti da ogni software. Alla fine del capitolo è stata effettuataun’analisi comparata con tanto di tabella riassuntiva finale dellecaratteristiche.2.1 Criteri di valutazione di un’applicazione per la gestione documentaleAndiamo ora ad evidenziare le funzionalità più importanti che un’applicazioneper la gestione documentale deve avere, con una breve trattazione anchedegli aspetti che non sono centrali ma che spesso troviamo ugualmente inqueste applicazioni. In base a queste funzionalità ed ai criteri che illustriamo,si procede alla scelta del prodotto che soddisfa in modo migliore le esigenzedel gruppo di lavoro. Una prima fondamentale distinzione riguarda la tipologiadi sistema informativo in cui dovrà inserirsi la soluzione di gestione elettronicadei documenti. Esistono, infatti, due macrocategorie di soluzioni software:quelle funzionanti su elaboratori host (mini o mainframe) e quelle funzionantisu reti di PC o PC singoli. In realtà i confini tra le due tipologie non sono cosìdefiniti come si potrebbe pensare, infatti le soluzioni funzionanti sul sistemacentrale spesso necessitano di delegare una parte dei compiti di acquisizioneo elaborazione a PC collegati.
  25. 25. 25D’altro canto le soluzioni più sofisticate funzionanti in ambito di reteconsentono di utilizzare database o unità di memorizzazione dei documentiresidenti su un eventuale sistema centrale.Questo limita alla sola componente software applicativa vera e propria(il modulo di programma principale dell’applicazione) il compito dideterminare l’ambiente operativo in cui può funzionare. La possibilità diintegrazione e di condivisione delle risorse del sistema, con particolareriferimento alla possibilità di utilizzare il database centrale, ha reso ancora piùinteressanti le soluzioni operanti in ambiente di rete.Queste ultime, infatti, consentono di ottenere ottime prestazioni a costimolto contenuti. L’onere economico per adeguare un sistema centrale allenecessità elaborative di una soluzione di gestione documentale, infatti, èmolto elevato, a causa del costo dei dispositivi (processore, dischi ememoria) che è, spesso, di uno o due ordini di grandezza superiore a quellodegli stessi dispositivi destinati ai PC server.Consideriamo inoltre che l’ambiente in cui si ottengono i maggioribenefici, in termini di integrazione, dall’adozione di una soluzione di gestionedocumentale è quello dell’office automation. È quindi sicuramente preferibileadottare la soluzione di gestione documentale nello stesso ambienteoperativo degli applicativi office utilizzati. La scelta di utilizzare una soluzionedi gestione documentale in ambiente host non viene compiuta di frequente.Sono infatti applicazioni molto particolari a necessitare obbligatoriamente dioperare in ambiente host, considerando che i costi, le prestazioni e laversatilità sono sicuramente a vantaggio delle soluzioni in rete.Anche l’aspetto che è sempre stato il punto di forza dei sistemi centrali,cioè l’elevata affidabilità, sarà eguagliato entro pochi anni dalle nuovetecnologie adottate dai PC server; da un punto di vista hardware, infatti,questi ultimi sono ormai quasi a livello dei sistemi, mentre a livello softwaresoffrono ancora della mancanza di sistemi operativi paragonabili a quelli deisistemi centrali. Fino a pochi anni fa esistevano solamente soluzioni di
  26. 26. 26gestione documentale per sistemi, a causa del fatto che i PC eranoassolutamente inadeguati a svolgere compiti così onerosi sia dal punto divista hardware sia dal punto di vista software. Solo in questi ultimi anni si èassistito al decentramento di tutta una serie di compiti storicamente riservatiai sistemi verso i server di rete. A fronte di questo fatto hanno cominciato adiffondersi, e addirittura a proliferare, soluzioni di gestione documentale perPC e reti.La differenza fondamentale tra una soluzione di rete ed una soluzioneper posto di lavoro singolo è la condivisione degli archivi. Una soluzione perposto di lavoro singolo, infatti, dovrebbe operare su archivi propri, aprescindere dal fatto che questi siano residenti fisicamente sul proprio PC osu un altro dispositivo di rete. È perciò ipotizzabile che ci possano ancheessere differenti installazioni stand-alone dello stesso programma ognunacon i propri archivi. Questo limita, però, sensibilmente le possibilità di utilizzo;infatti uno dei maggiori vantaggi dell’archiviazione elettronica è la possibilitàdi rendere contemporaneamente disponibili a più utenti i medesimi archivi. Lanecessità di orientarsi verso una soluzione specifica per il funzionamento inrete è dettata dal fatto che, per effettuare una reale condivisione degli archivi,è indispensabile che il software preveda i necessari meccanismi di accessosimultaneo agli stessi dati sia per la scrittura (archiviazione dei documenti emodifica delle chiavi di quelli già memorizzati) sia per la lettura (ricerche evisualizzazioni).Se una soluzione software non è stata costruita per condividereespressamente i dati, è fortemente sconsigliabile modificarne la natura. Incerte situazioni gli utenti tendono ad installare la soluzione per PC singolo supiù posti di lavoro, indicando (laddove il software lo consenta) al programmadi operare con i medesimi archivi.Un’architettura siffatta è estremamente rischiosa, perché eventuali accessiconcorrenti in scrittura ai dati potrebbero sortire effetti anche molto dannosi(danneggiamento degli archivi, perdita di dati, etc.).
  27. 27. 27Tale soluzione sarebbe da evitare sempre, non solamente nel caso dellagestione documentale. Se si ha la necessità di consultare i medesimi dati ènecessario rivolgersi ad un software adeguato e costruito espressamente atale scopo. Esistono, tuttavia, situazioni in cui l’utilizzo di una soluzione di reteè inutile; tipicamente tutti i casi in cui l’archiviazione viene gestita totalmenteda una sola postazione di lavoro (ad esempio nel caso dei singoliprofessionisti). È esattamente per tali casi che le soluzioni per posto di lavorosingolo sono state create.Vediamo ora di illustrare le differenze tra un software di gestionedocumentale e un organizer [1]:• Software per la gestione documentale: questo tipo di software serveprincipalmente per raccogliere in forma organizzata tutti i documenti diinteresse dell’azienda, di qualsiasi tipo essi siano.Il Software documentale gestisce ogni documento in tutto il proprio ciclodi vita, dallo stato di bozza a quello di pubblicato, e tutte le sue diverseversioni.Deve supportare anche l’approvazione per la validazione di specificidocumenti.Il gestore documentale consente di configurare i diritti di accesso aisingoli raccoglitori o cartelle e ai singoli documenti tramite politichebasate su ruoli.Il gestore documentale consente di riunire su uno o più server tutti gliarchivi aziendali rendendo possibili efficaci politiche di archiviazione edi gestione centralizzata dellintegrità dei documenti.• Organizer: con il termine organizer si vogliono indicare quei prodottisoftware che permettono di effettuare un’indicizzazione del contenutodel disco fisso di un PC o, nelle versioni di rete, di più dischi residenti sumacchine differenti, consentendo all’utente di operare ricerche sui filecosì indicizzati.
  28. 28. 28L’obiettivo dell’operazione di indicizzazione è, nel caso degliorganizer, quello di consentire all’utente di assegnare i valori ad unaserie di chiavi che identifichino un certo documento residente sul discoin una posizione precisa (sia il documento un file di immagine, un filedati generico, un file di programma o un file di qualsiasi altra natura).L’operazione di indicizzazione non è propedeutica all’archiviazione verae propria compiuta dal programma, ma avviene semplicemente su fileche vengono gestiti dall’utente. Questo fatto comporta unaconseguenza fondamentale: il singolo documento può essere spostato,modificato o cancellato dall’utente o da qualsiasi altro programma.Questo implica, in parole povere, che il principio basilare della gestioneelettronica dei documenti, ovvero l’immodificabilità del documentoelettronico archiviato, non viene rispettato. Il rischio maggiore, che èpraticamente una certezza, è che il documento originale possa andareperduto nel momento in cui viene spostato o rinominato, senzaconsiderare, poi, il fatto che il termine “documento originale” perde disignificato, dato che in qualunque momento potrebbero essere stateeffettuate modifiche. Sicuramente, a queste condizioni, non si puòparlare di archiviazione elettronica dei documenti; ecco perché si èpreferito coniare un termine più vicino alla reale funzione di questiapplicativi che, in realtà, organizzano il disco e, quindi, è meglio chevengano indicati come organizer.Per meglio distinguere una soluzione di archiviazione da un organizerspecifichiamo alcune semplici verifiche da effettuare:1) L’archiviazione dei file dati deve rispecchiare il principio seguente:effettuare l’archiviazione di una copia non modificabile e non l’archiviazione diun semplice collegamento al file originale.2) L’applicazione deve consentire la gestione di supporti di memorizzazionedifferenti dal disco fisso ed, in ogni caso, deve prevedere la gestionedell’evento di riempimento del disco.
  29. 29. 293) L’applicazione deve garantire l’immodificabilità dei documenti archiviati,siano essi immagini o altro.Qualsiasi applicazione di gestione documentale si appoggia ad undatabase, sia che questo fatto venga reso esplicito o meno. Le differenze trauna soluzione di gestione documentale e l’altra, per quello che concerne idatabase, possono essere sintetizzate in due soli punti:1) tipo di database utilizzato• Proprietario: costruito espressamente per operare con quellaspecifica soluzione di gestione documentale.In tal caso potrebbe non essere neppure noto il tipo di database,quindi le sue caratteristiche debbono essere valutate caso percaso.E’ lecito attendersi prestazioni complessive buone, chegiustifichino la scelta di dotare l’applicazione di un databaseproprietario e, quindi, non condivisibile da altre applicazioni e nongestibile dall’esterno dell’applicazione stessa.• Noto: in tal caso è possibile sia condividere gli archivi con altreapplicazioni che supportino il medesimo tipo di database, siavalutare a priori le prestazioni che è lecito attendersi dallasoluzione di gestione documentale in considerazione delleprestazioni garantite dal database in altre applicazioni.• differenti database: in modo tale da permettere all’utente (o,meglio, all’amministratore di sistema) di adottare il database chepreferisce, o anche i database, dato che è anche possibileipotizzare di utilizzare differenti database per i diversi archivi.È inutile dire che fra le tre elencate non esiste la soluzione migliore inassoluto, in quanto la terza, che è quella tecnicamente più valida, è unasoluzione che richiede all’utente maggiori spese e maggiori conoscenzetecniche; la seconda è una scelta che può essere valutata solamente infunzione del tipo di database supportato e del tipo di archiviazione che
  30. 30. 30necessita; la prima è una soluzione che, generalmente, solleva l’utente daoneri di valutazione e che, di norma, consente di avere minori problemi dicarattere tecnico. Sicuramente una soluzione di archiviazione di fasciaeconomica non trae grosse limitazioni dal fatto di non supportare differentidatabase, anzi solleva dall’onere di una scelta che potrebbe essere troppoimpegnativa per alcuni utenti.Per contro è impensabile che una soluzione di archiviazione elettronicadi fascia alta obblighi l’utente ad operare con un database piuttosto che conun altro; è necessario che i prodotti di fascia alta supportino differenti tipi didatabase e, comunque, tutti quelli più diffusi.2) identificazione della struttura dell’archivio o degli archivi• L’applicazione potrebbe essere in grado di archiviare una solatipologia di documenti con una struttura predefinita, ovvero con lechiavi che sono state definite da chi ha sviluppato il programma.Questa soluzione è sicuramente la più limitata da un punto di vistaoperativo, ma, per contro, è anche quella più semplice da utilizzare,in quanto non richiede all’utente (o all’amministratore di sistema) didover definire la struttura dati o identificare il tipo di chiavinecessario.• L’applicazione potrebbe essere in grado di archiviare più tipologie didocumenti con una struttura predefinita.In tal caso l’applicazione gestirà differenti archivi le cui chiavi sonostate definite da chi ha sviluppato il programma.Tale soluzione è più versatile della precedente, in quanto consentedi archiviare diverse tipologie di documenti, ma conserva ancora illimite di non poter intervenire sulla struttura degli archivi.• L’applicazione potrebbe consentire di intervenire sulla struttura degliarchivi (in tal caso è piuttosto improbabile che l’applicazione supportiun solo archivio) e quindi consentire all’utente di modificare la
  31. 31. 31struttura definita a priori da chi ha sviluppato il programma o didefinire ex novo la struttura degli archivi.In tal caso si otterrebbe la massima versatilità d’uso, in quanto èpossibile definire le chiavi in funzione delle proprie specifiche volontàe variare queste impostazioni nel tempo a fronte di eventuali futurenecessità.E’ più facile individuare tra quelle descritte la soluzione migliore, in quanto ilcaso dell’applicazione che supporta il singolo archivio è riservato adapplicazioni specifiche; il caso di soluzioni con supporto di più archivi astruttura fissa è, generalmente, appannaggio di soluzioni ancora una voltaspecifiche, oppure di fascia economica; il caso delle soluzioni checonsentono di definire la struttura dati secondo le proprie necessità è il casoideale nella maggioranza delle applicazioni concrete di gestionedocumentale.La problematica della gestione delle abilitazioni degli utenti è legata allanecessità di condivisione dei dati anche da parte di utenti che non possonoessere autorizzati ad accedere a tutte le funzionalità del programma. Questoè il caso tipico di soluzioni di gestione documentale messe a disposizione diclienti o di utenti esterni all’azienda, allo studio, o all’ente. E’ necessarioimplementare differenti livelli di abilitazione, per permettere di limitare gliaccessi alle sole persone autorizzate e, parallelamente, di consentirel’accesso a determinate funzionalità del programma solamente ad alcuniutenti. La maggior parte degli utilizzatori delle soluzioni di gestione elettronicadei documenti, infatti, ha solamente la necessità di compiere ricerche e divisualizzare documenti (ovviamente anche di stamparli, inviarli via fax,spedirli per posta elettronica o utilizzarli nell’ambito di altri applicativi); èpertanto preferibile che costoro non abbiano accesso a funzionalità più“delicate” quali l’acquisizione di nuovi documenti, la loro indicizzazione o laloro archiviazione, per non parlare delle operazioni più delicate in assoluto, la
  32. 32. 32modifica delle chiavi e la cancellazione dei documenti. Risulta pertantoevidente che la soluzione migliore per la sicurezza è che l’amministratore disistema abbia la possibilità di definire le varie abilitazioni, ovvero l’insiemedelle funzionalità a cui il singolo utente ha possibilità di accedere. Oltre alcontrollo a livello di funzionalità che è appena stato descritto, è ancheopportuno che il programma consenta un controllo sulle abilitazioni, che puòessere implementato a diversi livelli:• A livello di accesso al programma: solamente gli utenti abilitati possonoaccedere al programma di archiviazione.A questo livello è sufficiente che al profilo utente sia associata unaparola chiave che non sia di dominio pubblico. In tal modo il programmaconsente l’accesso ai soli utenti che risultano abilitati.• A livello di accesso all’archivio: solamente gli utenti abilitati possonoaccedere ad un certo archivio.A questo livello la protezione permette ad un utente di accederesolamente a quegli archivi che l’amministratore di sistema ha associatoal suo profilo.• A livello di singolo documento: solamente gli utenti abilitati possonovisualizzare un certo documento.Con questo meccanismo, piuttosto sofisticato e di gestione nonsemplicissima, ad ogni documento è associato un livello di privatezza.Solamente gli utenti che hanno l’accesso all’archivio ed hanno quellivello di privatezza possono visualizzare il documento.• A livello di singola pagina del documento: solamente gli utenti abilitatipossono visualizzare certe pagine del documento.Con questo meccanismo, in modo analogo a quanto detto nel puntoprecedente, anziché ad ogni documento il livello di privatezza èassociato ad ogni singola pagina, in modo tale da consentirne lavisualizzazione solamente agli utenti che hanno l’accesso all’archivio edhanno quel livello di privatezza.
  33. 33. 33• A livello di porzioni della singola pagina del documento: solamente gliutenti abilitati possono visualizzare certe aree della singola pagina deldocumento. Questo meccanismo è di gestione particolarmenteonerosa, quindi si trovano di rado soluzioni di gestione documentaleche lo implementino. Fondamentalmente si basa su un principioanalogo a quello comune ai due punti precedenti, solamente che non èbasato su un livello di sicurezza associato al documento o alla singolapagina, ma alla singola porzione del documento, in modo tale darendere certe aree del documento stesso visibili soltanto agli utentiabilitati.Ogni singola procedura avrà la possibilità di effettuare uno o più dei controllisopradescritti. La necessità o meno di limitare l’accesso degli utenti a livellodi archivio, di documento, di pagina o di porzioni di pagina dipende dallenecessità organizzative e contingenti della singola azienda.2.1.2 Scalabilità e integrabilitàCon il termine scalabilità intendiamo la caratteristica di un’applicazione diconsentire passaggi a versioni superiori dello stesso programma. Questacaratteristica è di grande importanza nel campo della gestione documentale,in quanto la necessità di passaggi a versioni di programma superiori siverifica con frequenza. Questa necessità nasce dal fatto che spesso unasoluzione di gestione documentale viene adottata per l’archiviazione di unatipologia specifica di documenti su uno o, comunque, su un numero limitato diposti di lavoro. Visti i benefici immediati portati dalla gestione documentale,accade spesso di estendere ad altre tipologie di documenti e ad altri posti dilavoro la gestione documentale.
  34. 34. 34Spesso le accresciute esigenze, però, non possono essere soddisfattedalla medesima soluzione adottata per le ridotte esigenze iniziali, quindi èopportuno che si adotti una soluzione di livello più elevato. Se il costruttoredella soluzione che è già stata adottata propone anche soluzioni maggiori ilproblema è risolto, altrimenti potrebbe essere necessario acquisirne unadiversa. Quest’ultima ipotesi comporta, solitamente, degli oneri, nonsolamente dal punto di vista strettamente economico, ma anche da un puntodi vista organizzativo (migrazione degli archivi, istruzione del personale, etc.).Nel caso della gestione documentale, non è opportuno scegliere unasoluzione che soddisfi solamente le esigenze del momento. È sempre utiletenere in considerazione il fatto che le proprie esigenze possono crescere o,semplicemente, mutare nel tempo.Quando si sceglie una soluzione di gestione documentale è, perciò,opportuno sincerarsi se e come quest’ultima possa far fronte ai suddetticambiamenti.I produttori specializzati nelle soluzioni di gestione documentale propongonosempre una scelta tra differenti soluzioni o tra versioni differenti dellamedesima soluzione, inclusi moduli addizionali che estendono le funzionalitàdel software. Se la soluzione di gestione documentale scelta, inizialmenteinstallata sul singolo posto di lavoro, non consente installazioni in rete, non èpossibile estenderne l’uso a nessuno.Anche l’integrabilità è uno degli argomenti fondamentali nellavalutazione delle caratteristiche di una soluzione di gestione documentale.Per integrabilità si intende la capacità del software di gestione documentale diinteragire con altri applicativi, quali word processor, fax server, programma diposta elettronica e altri software utilizzati nell’ambito della propriaorganizzazione. E’ normale che si utilizzino contemporaneamente piùapplicativi e che si trasferiscano i dati da un programma all’altro. Questatendenza è stata talmente recepita dai produttori di software, che è nataun’architettura comune che permette a programmi differenti di scambiarsi i
  35. 35. 35dati e di dialogare tra loro. Questa architettura ha subito negli anni diverseevoluzioni (OLE, OLE-2 ed ora COM). In quest’ottica si inserisce la gestionedocumentale, che è una risorsa legata all’office automation. Una soluzione digestione documentale si propone di trovare in brevissimo tempo e con ilminimo sforzo un certo documento.L’utente, però, non ha nella ricerca del documento il suo fine ultimo, in quantouna volta reperitolo, questo dovrà servirgli per un certo scopo, che sia lavisualizzazione, la stampa, l’utilizzo nell’ambito di un altro applicativo, l’invio amezzo fax, la spedizione in posta elettronica o quant’altro. L’utente potrebbevolere il documento per allegarlo ad una sua lettera; in tal caso ilprocedimento più comodo è che possa trasportarlo, ad esempio, in Word. Inmodo analogo potrebbe volerlo inviare via fax; in tal caso la soluzione digestione documentale dovrebbe consentire l’integrazione con il fax servereventualmente disponibile. Questi sono solamente alcuni degli esempi chechiariscono come i vari applicativi debbano poter dialogare tra loro.In tal senso l’integrazione della soluzione di gestione documentale con gli altriprogrammi è un requisito fondamentale.2.1.3 Considerazioni conclusive per la scelta finaleL’aspetto fondamentale che determina, in ultima analisi, la scelta di unasoluzione di gestione documentale piuttosto che un’altra, è l’aspettooperativo.Se, infatti, una soluzione di gestione documentale è ottima da un puntodi vista teorico, ma complessa e poco intuitiva da utilizzare, o poco versatileo, ancora, farraginosa in certi passaggi, il vantaggio che può portare la suaadozione è limitato. D’altra parte una soluzione di gestione documentaleanche non sofisticatissima da un punto di vista tecnico ma semplice edintuitiva da utilizzare e versatile nelle ricerche e nelle sue funzionalità,produrrà, se adottata, notevoli vantaggi.
  36. 36. 36In mancanza dell’occasione concreta di provare una certa soluzionesoftware è sicuramente preferibile un confronto diretto con qualche realtàaffine che già la adotti. Gli aspetti che devono essere valutati, nell’otticadell’interfaccia utente, sono principalmente i seguenti: l’ambiente operativo(che deve essere quanto più simile possibile a quello degli applicativi che siutilizzano quotidianamente e, comunque, semplice ed intuitivo); la presenza,la chiarezza ed il livello di dettaglio della documentazione (sia in linea siacartacea); la versatilità e la semplicità di formulazione delle condizioni diricerca; la versatilità del modulo di visualizzazione dei documenti, che deveconsentire l’integrazione con il sistema operativo ed eventuali altri applicativi(per le consuete operazioni di stampa, invio via fax, spedizione in postaelettronica, “esportazione” del documento verso altri applicativi, etc.); lapossibilità di effettuare in modi differenti le operazioni di indicizzazione, chedevono comunque essere rese quanto più semplici e veloci possibile.Abbiamo focalizzato la nostra attenzione su questi quattro aspetti inparticolare di ogni software di gestione documentale, che comprendonoanche l’integrabilità con software esistenti:• Gestione dei documenti: come viene implementata la gestione deldocumento, (ciclo di vita), in che modo è possibile accedere ai file dellapropria organizzazione, se è presente o meno un controllo per leversioni dei documenti, i tipi di file che è possibile gestire, (elettronici,cartacei o entrambi), le procedure di approvazioni disponibili o meno.• Ricerche: le funzionalità di ricerca dei documenti disponibili, incluseparole chiave per una identificazione più veloce, categorie, profili didocumento, gli ambiti in cui è possibile effettuare la ricerca (intranet einternet).• Gestione degli utenti: in che modo il software implementa la gestionedegli utenti, se è possibile creare o meno gruppi di utenti con livelli diprivilegio differenti, possibilità o meno di modifica simultanea di undocumento da parte di più utenti.
  37. 37. 37• Strumenti di collaborazione: quali strumenti il software mette adisposizione per l’interazione tra gli utenti, soprattutto durante ilprocesso di pubblicazione di un documento.Esistono diversi prodotti per la gestione documentale: qui di seguito andiamoa descrivere quelli più diffusi in commercio.2.2 Microsoft Sharepoint Portal Server 2001Microsoft Sharepoint Portal Server 2001 [9] abbina funzioni di gestione deidocumenti a un sito personalizzabile, in modo da permettere agli utenti discrivere, rivedere, gestire e cercare del contenuto allinterno della propriaorganizzazione.In particolare,consente di:• Organizzare informazioni. Utilizzando le cartelle nellarea di lavoro, iprocessi di pubblicazione e approvazione, i profili di documento e lefunzionalità di categorizzazione.• Condividere informazioni. Utilizzando la protezione delle cartelle e ilprocesso di pubblicazione per controllare laccesso ai documenti.• Ricercare informazioni. Utilizzando le funzionalità di ricercadisponibili sul sito.SharePoint fornisce un sito Web, chiamato sito dashboard, creatoautomaticamente durante linstallazione. Questo fornisce un punto di accessocentralizzato per la ricerca e la gestione delle informazioni. Utilizzando unbrowser, è possibile gestire documenti ed eseguire ricerche attraverso il sito.Esso consente agli utenti di trovare e condividere documentiindipendentemente dalla loro posizione o dal loro formato.
  38. 38. 382.2.1 Gestione dei documentiPer la gestione dei documenti tramite Sharepoint, sono disponibili:• Funzioni di verifica delle versioni per memorizzare e visualizzare lacronologia dei documenti• Informazioni descrittive usate per le ricerche, come ad esempiol’associazione di parole chiave ad un documento.• Il controllo della pubblicazione del documento.• L’invio automatizzato del documento ai revisori.• Discussioni web per commenti in linea tra più revisori di un documento.• Controlli di accesso al documento basati su ruoli utente.Sharepoint è in grado di gestire qualsiasi tipo di file esistente.Per i documenti di Office supporta anche l’archiviazione, revisione epubblicazione diretta da Word, Excel e Powepoint. I documenti sonocaratterizzati da diverse proprietà.Una delle principali è il numero della versione, con la data e lora di creazionee il nome dellautore. Un numero di versione del tipo 0.x (ad esempio, 0.1,0.2, 0.3 e così via) indica una versione non pubblicata del documento. (Unabozza).Viceversa, un numero di versione del tipo x.0 (ad esempio, 1.0, 2.0, ecc.)indica una versione pubblicata del documento. Se il numero di versione è unmisto dei due tipi (ad esempio, 1.1, 1.2, ecc.), significa che esiste unaversione pubblicata del documento, ma che nellarea di lavoro è attualmentedisponibile una versione non pubblicata più recente di quella pubblicata.I profili di documento consentono di aggiungere informazioni relative aun documento che possono poi essere sottoposte a ricerche. Taliinformazioni possono aiutare a descrivere o identificare il documento inmaniera più chiara. Per impostazione predefinita, un profilo include leproprietà di base, quali Autore e Titolo.
  39. 39. 39È possibile aggiungere proprietà personalizzate per registrare ulterioriinformazioni in grado di semplificare lorganizzazione e la ricerca deidocumenti.La procedura di approvazione serve ad assicurarsi che un documentovenga adeguatamente revisionato prima di essere pubblicato. Quando unautore decide di pubblicare un documento, questo può essere inviatoautomaticamente a una o più persone per essere sottoposto a revisioneprima di essere pubblicato.Ciascuna di queste persone, denominate revisori, ha la facoltà diapprovare o rifiutare il documento. Quando un documento deve esseresottoposto a revisione, i revisori ne ricevono notifica tramite posta elettronica.I documenti pubblicati sono a disposizione degli utenti per essere sottoposti aricerca o essere visualizzati sul sito dashboard. SharePoint supporta versionisia pubbliche che private di un documento.Il documento può essere pubblicato automaticamente ogni volta che vienesalvato sul server oppure si può scegliere di mantenere private le bozze deldocumento per pubblicarlo solo dopo che è stato ultimato. È possibilegenerare un numero illimitato di bozze prima di pubblicare una versione deldocumento.2.2.2 RicerchePer la ricerca delle informazioni Sharepoint dispone delle seguentifunzionalità:• ricerca di informazioni memorizzate in luoghi diversi eseguibile daununica posizione (il sito Dashboard)• parole chiave per eseguire ricerche full-text su un documento e sullesue proprietà• ricerca delle informazioni tramite esplorazione per argomento (con lecategorie)
  40. 40. 40• Divisione automatica dei documenti in categorie• classificazione dei documenti di maggiore rilevanza nellambito di unaricercasottoscrizioni per mantenersi aggiornati su informazioni utili.SharePoint consente agli utenti di eseguire ricerche simultanee su più originidi informazioni. Le organizzazioni conservano le informazioni in luoghi diversi,quali siti Web, file system, server di posta elettronica e database. Utilizzandouna procedura guidata per laggiunta di unorigine di contenuto, è possibileidentificare la posizione del contenuto che si desidera rendere disponibile perla ricerca in modo da collegarlo al sito dashboard. SharePoint indicizza leinformazioni di ciascuna origine di contenuto per consentire ricerche rapidedal sito.Da lì è possibile anche eseguire una ricerca full-text per cercare parolechiave nel testo e nelle proprietà di un documento (Vedi Fig.1). SharePointtrova tutti i documenti che corrispondono ai criteri di ricerca specificatidallutente e restituisce un elenco di risultati.Per una ricerca più mirata, è possibile utilizzare lopzione di ricercaavanzata per laggiunta di proprietà del documento, ad esempio Autore, aicriteri di ricerca.È inoltre possibile specificare un ambito di ricerca per cercare soltantoin un insieme specifico di documenti, ad esempio una cartella per icomunicati stampa o il sito Web di un fornitore.
  41. 41. 41Fig.1 Ricerca di documentiNel sito dashboard è possibile organizzare le informazioni utilizzando lecategorie per raggruppare documenti simili. In tal modo è possibilevisualizzare le informazioni per argomento. Per gli utenti che non hannofamiliarità con le posizioni in cui vengono memorizzati i documenti, lecategorie aiutano a trovare le informazioni necessarie. Inoltre un documentopuò apparire in più categorie. Le categorie possono contenere documentimemorizzati in SharePoint e informazioni contenute in origini di contenutoaggiuntive. Se si dispone di una grande quantità di documenti, la lorocategorizzazione potrebbe richiedere un tempo eccessivo .Per semplificarequesta operazione, SharePoint offre uno strumento di categorizzazioneautomatica denominato Riconoscimento automatico categorie. Dopo chelutente ha categorizzato alcuni documenti rappresentativi per ciascunacategoria, (almeno 10) lo strumento Riconoscimento automatico categorie
  42. 42. 42confronta i documenti campione con quelli non categorizzati e selezionaquindi automaticamente la categoria più adatta per essi.Lutilizzo dei documenti di maggiore rilevanza indirizza gli utenti versodocumenti considerati particolarmente rilevanti per la ricerca. Un documentodi maggiore rilevanza è un documento selezionato come il migliore perquanto riguarda una categoria o una specifica parola chiave. SharePointvisualizza questi documenti in cima allelenco dei risultati della ricerca.Le sottoscrizioni servono a notificare allutente la disponibilità diinformazioni nuove o aggiornate su argomenti di interesse. È possibilesottoscrivere un contenuto che si ritiene utile: un documento specifico, tutti idocumenti di una cartella, tutti i documenti assegnati a una categoria o uninsieme di risultati di ricerca. Dopo che lutente ha sottoscritto un contenuto,SharePoint invia una notifica quando il contenuto viene modificato, oppure sesi è reso disponibile un nuovo documento che soddisfi i criteri specificatidallutente o se vengono aggiunti commenti sul contenuto in una discussioneWeb. Le notifiche di sottoscrizione possono essere visualizzate sul sito ed èanche possibile riceverle tramite posta elettronica.2.2.3 Gestione degli utentiSharepoint dispone dei seguenti ruoli (vedi Fig.2) per controllare l’accesso alcontenuto e per ricercare documenti all’interno dell’area di lavoro, ciascunocon differente livello di privilegio:o Coordinatore: utente responsabile della gestione dellintera area dilavoro o di una specifica cartella e delle relative sottocartelle.Può essere di due tipi:1.Coordinatore dellarea di lavoroLe attività per questo ruolo comprendono:
  43. 43. 43o Aggiunta di utenti allarea di lavoro ed assegnazione dei ruoli agliutenti.o Creazione dei profili di documento.o Creazione delle categorie e assegnazione dei relativi contatti.o Aggiunta di origini di contenuto allarea di lavoro.o Configurazione e gestione dellarea di lavoro e della struttura dellecartelle.o Configurazione e gestione del sito Dashboard.o Creazione degli indici del contenuto aggiornato, se necessario, opianificazione dellaggiornamento automatico degli indici.2.Coordinatore di cartellaPer una cartella normale, le attività del coordinatore comprendono:creazione di sottocartelle, modifica ed eliminazione di documenti edassegnazione dei ruoli.Per una cartella avanzata, le attività del coordinatore comprendono:selezione dei processi di approvazione, applicazione dei profili didocumento alle cartelle, creazione di sottocartelle, modifica edeliminazione di documenti, assegnazione dei ruoli e creazione deiprocessi di approvazione per la pubblicazione dei documenti sul sitoDashboard.I coordinatori di una cartella possono anche leggere ed eliminare undocumento non ancora archiviato. Inoltre, possono annullare ilprocesso di approvazione di un documento con il comando Annullapubblicazione o terminarlo con il comando Ignora approvazione.o Autore: Il ruolo di autore consente di gestire i documenti dellarea dilavoro.In tal modo, si favorisce la collaborazione tra gli autori dei documenti diuna cartella. Gli autori sono in grado di aggiungere nuovi documenti a
  44. 44. 44una cartella, modificare, eliminare e leggere tutti i documenti dellacartella.Nelle cartelle avanzate gli autori possono inoltre inviare documentiallapprovazione per la pubblicazione. Un autore può anche creare,rinominare ed eliminare le proprie cartelle. Quando un autore crea unanuova cartella, essa eredita le impostazioni di protezione, inclusi i ruoli,dalla cartella superiore. Lautore non può modificare i ruoli o i criteri diapprovazione di queste cartelle.Il coordinatore può negare laccesso a determinati documenti.In tal caso, lautore non sarà in grado di aprire o modificare i documentiper i quali gli è stato negato laccesso.o Revisore: Dopo che lautore ha utilizzato il comando Pubblica perpresentare il documento allapprovazione, il revisore riceverà unanotifica per posta elettronica contenente un collegamento al documentoin esame.È possibile approvare o rifiutare un documento utilizzando i comandiappropriati nellarea di lavoro o nel sito Dashboard. I revisori vengonoassegnati solo alle cartelle avanzate, in quanto quelle normali nonsupportano i processi di approvazione. I coordinatori di cartellespecifiche hanno il compito di designare i revisori delle proprie cartelle.Non è possibile estrarre o modificare un documento in attesa diapprovazione. Se si desidera comunicare commenti o suggerimentiallautore o agli altri revisori, è possibile inviare un messaggio di postaelettronica o utilizzare discussioni Web, a seconda del processo diapprovazione o di comunicazione previsto. Sia che il documento vengaapprovato o rifiutato, SharePoint mantiene tutte le discussioni Web aesso associate finché non vengono eliminate da un coordinatore. Ildocumento approvato viene quindi pubblicato sul Dashboard del sito.Gli utenti che dispongono dei ruoli necessari possono ricercarlo evisualizzarlo.
  45. 45. 45o Lettore: può utilizzare larea di lavoro e il sito dashboard per esploraree cercare documenti pubblicati e memorizzati nellarea di lavoro e nelleorigini di contenuto.A seconda delle funzionalità attivate dai coordinatori, le seguenti funzionalitàdi gestione dei documenti potranno essere o meno disponibili nelle cartelledellarea di lavoro, nel sito dashboard e dai menu di alcune applicazioni diOffice:o Archiviazione ed estrazione di documentio Documenti pubblici e privatio Visualizzazione della cronologia delle versioni di un documentoo Processo di revisione e approvazione di un documentoo Profili di documentoo Categorizzazione di un documentoo Discussioni WebFig.2 Definizione dei ruoli nell’area di lavoro
  46. 46. 462.2.4 Strumenti di collaborazioneUtilizzando le discussioni Web, è possibile fare commenti in linea su undocumento senza modificarlo effettivamente. Alternativamente all’utilizzodella posta elettronica o di riunioni per discutere un documento, gli autori e irevisori possono comunicare gli uni con gli altri tramite le discussioni Web.Discussioni simultanee su un documento possono avvenire anche nel caso incui una persona abbia estratto tale documento. I commenti sono memorizzaticome conversazioni concatenate, che raggruppano i commenti e le relativerisposte.2.3 CVS (Concurrent Versions System)CVS [10] è un sistema di controllo delle versioni di un progetto legato allaproduzione e alla modifica di file. In pratica, permette a un gruppo di personedi lavorare simultaneamente sullo stesso gruppo di file (generalmente si trattadi sorgenti di un programma), mantenendo il controllo dellevoluzione dellemodifiche che vengono apportate. Il compito di un sistema CVS non si limitaa questo; per esempio è sempre possibile ricostruire la storia delle modificheapportate a un gruppo di file, e si può anche ottenere una copia che facciariferimento a una versione passata di quel lavoro.2.3.1 Gestione dei documentiL’architettura di CVS è basata su alcuni semplici concetti: tutte le directory edi file sorgente vengono memorizzati all’interno di un repository (deposito).(Fig.3)
  47. 47. 47Fig.3 La struttura ad albero delle directory del repositoryQuesto contiene directory e file in una struttura ad albero. Al suo interno, perogni file del progetto, sono memorizzati dei file con l’aggiunta dell’estensione“v”. Questi file contengono l’ultima revisione del sorgente e tutte le modificheapportate (le varie parti del file per le quali le varie versioni differiscono).Più directory, all’interno di un repository possono essere raggruppate inmodo da costituire un modulo. I file modulo registrano le definizioni dei nomiper le raccolte di codice sorgente. CVS userà queste definizioni se lo si usaper aggiornare i file moduli. Il file può contenere linee bianche e commenti,così come le definizioni del modulo. La definizione del modulo è una singolalinea sul file modulo, in entrambi i formati.Gli sviluppatori non modificano direttamente il codice sorgentecontenuto all’interno del repository ma ognuno di loro lavora su una copialocale dei file.Una volta effettuare le modifiche necessarie (di solito ci si assicura che ilcodice venga compilato correttamente), il codice modificato viene inviato aCVS che si preoccupa di memorizzare solo le differenze tra la versione
  48. 48. 48precedente e quella del repository e quindi di aggiornare la versione correntedel progetto. L’operazione tramite la quale si estraggono i file contenuti nelrepository viene detta check out, mentre quella che consiste nell’inviare lemodifiche apportate si chiama commit.Quando un collaboratore ha riprodotto la propria copia di lavoro delmodulo di suo interesse, può apportare le modifiche che ritiene opportune neifile e quindi dovrebbe fare in modo di aggiornare anche il deposito generale.A questo proposito conviene distinguere le fasi seguenti:• modifica dei file: per modificare un file si fa prima una copia locale delfile dal repository a una sotto directory di lavoro;• aggiornamento della copia locale: per aggiornare la copia di unmodulo con i cambiamenti fatti nel repository centrale si esegue ilcomando update, che permette di vedere i file che sono stati aggiornatie non ancora archiviati e chi lo ha fatto.Quando si esegue un update, le modifiche fatte nella copia centralepossono risultare incongruenti con quelle fatte sulla propria copialocale. In questo caso apparirà un messaggio di avvertimento, e nonsarà possibile aggiornare il file finchè non si risolve l’incongruenzamanualmente.• commit del file: quando si pensa che i file siano pronti per essererimessi nel repository per essere visti dal resto degli sviluppatori, siesegue un commit, che ci permette di scrivere un messaggio chedescriva le modifiche che sono state fatte al file.I cambiamenti fatti saranno poi aggiunti alla copia principale.Il senso di questi passaggi è abbastanza semplice: il collaboratore chemodifica qualcosa, prima di sottoporre le modifiche al sistema di gestione deldeposito, deve verificare che nel frattempo qualcun altro non sia intervenutonegli stessi file; se CVS non riesce a sistemare le cose occorre rimediaremanualmente ai conflitti che si sono creati.
  49. 49. 49Per tenere traccia degli interventi dei singoli collaboratori, CVS gestisce unnumero di revisione indipendente per ogni file amministrato.Altre operazioni disponibili sono:• Aggiunta e rimozione di un file: le modifiche che si vogliono eseguirepossono anche coinvolgere un file completamente nuovo, o comportarela rimozione di uno vecchio.Si deve sempre eseguire un commit dopo l’aggiunta o rimozione di unfile affinché queste modifiche abbiano effetto.L’operazione di rimozione non elimina il file dal repository, ma lo spostadalla lista corrente dei file mettendolo nell’attico del CVS. Questo atticoè una directory che viene creata automaticamente quando si elimina unfile, discendente di quella del modulo alla quale apparteneva il file, incui viene spostato il file che si vuole cancellare. Quando un’altrapersona estrarrà il modulo in futuro non potrà prendere i file che sonostati rimossi. Tuttavia se si richiede una vecchia versione del file primache fosse rimosso, questa potrà essere prelevata dall’attico.• Release: quando si è terminato di lavorare sulla propria copia locale esi vuole eliminarla è possibile farlo con il comando release.Questo cancella in modo sicuro gli effetti di una modifica al file.• Tag e Rtag: con CVS è possibile segnare tutti i file di un modulo con unnome simbolico.Si usi Tag per contrassegnare la versione dei file che si sonomodificati. Il comando Tag è specifico per le copie locali, mentre l’Rtagè specifico per i file del repository.Questa funzionalità è utile nel caso si voglia rilasciare una copia dei fileper un vasto gruppo di persone, oppure se si vuole fissare un punto nelprocesso di sviluppo di un file.• History: serve per elencare le informazioni del repository, ad esempio imoduli modificati, gli Rtag dei moduli..
  50. 50. 50• Log: permette di conoscere la sequenza degli interventi attuati su uncerto file, anche su quelli eliminati.• Diff: Quando si modifica un file nella propria copia locale, prima diinviarlo al deposito conviene verificare il suo stato e se necessarioaggiornarlo alla revisione presente nel deposito.Prima di tale aggiornamento è possibile verificare quali siano ledifferenze tra i due file con il comando diff.Ogni versione di un file ha un unico numero di revisione. I numeri di revisionesono rappresentati come ‘1.1’,1.2’,’1.3.2.2’ o anche ‘1.3.2.2.4.5’. Un numerodi revisione ha sempre anche un numero di interi decimali separati da unperiodo.Per default, la revisione 1.1 è la prima revisione di un file. Ogni revisionesuccessiva è data da un nuovo numero incrementando il numero più a destradi uno. CVS non è limitato a uno sviluppo lineare. L’albero di revisione puòessere diviso in rami, dove ogni ramo è una linea di sviluppo auto mantenuta.Le modifiche fatte a un ramo possono essere facilmente spostate al troncoprincipale. Ogni ramo ha un numero di ramo, consistente in un decimaleintero dispari separato da un periodo. Il numero del ramo è creatoaggiungendo un intero al numero di revisione dove il ramo corrispondente sibiforca. Avere rami numerati permette a più di un ramo di biforcarsi da unacerta revisione. Tutte le revisioni di un ramo hanno un numero di revisioneformato aggiungendo un numero ordinale al numero del ramo.Quando CVS crea un numero di ramo preleva il primo intero non ancorausato che inizia con 2. Così quando si vuole creare un ramo dalla revisione6.4 sarà numerata 6.4.2. Tutti i numeri di ramo terminanti con 0 (come 6.4.0)sono usati internamente da CVS.Con le directory ci sono file history per ogni file sotto controllo diversione.
  51. 51. 51Il nome del file history è il nome del file corrispondente con v aggiunta allafine.Il file history contiene, tra le altre cose, abbastanza informazioni per ricreareogni revisione del file, un log di tutti i messaggi di commit e il nome utentedella persona che ha fatto la revisione. I file history sono conosciuti come fileRCS, perchè il primo programma a salvare file in quel formato era un sistemadi controllo di versione conosciuto come RCS [10]. Questo formato di file èdiventato molto comune: molti sistemi, oltre a CVS e RCS possono importarefile history in quel formato.CVS può accedere a un repository in diversi modi, ad esempio dalcomputer locale o da un computer nella stessa stanza o uno in qualsiasiparte del mondo.Per distinguere fra questi metodi di accesso, il nome del repository puòiniziare con un metodo. CVS consente anche l’accesso ai sorgenti tramiterete; quindi mantenendo i sorgenti su un computer remoto è possibileaccedervi anche tramite Internet. Attualmente tutti i maggiori progetti GNUsono disponibili attraverso CVS, è quindi possibile scaricare dalla rete, giornodopo giorno, i file che sono stati modificati. Un esempio è il sito dello GNOME[GNU].Generalmente, usare un repository remoto è proprio come usarne uno locale,eccetto che il formato del nome del repository è:method:user@hostname:/path/to/repository.Ci sono differenti modi per connettersi a repository remoti:• Tramite RSh• Tramite connessione diretta con autenticazione di password• Tramite connessione diretta con KerberosI tipi di file che Cvs riesce a trattare nel modo più flessibile sono quelli ditesto e quindi qualsiasi file sorgente C, C++, Java, ecc..
  52. 52. 522.3.2 RicercheCVS non ha un motore di ricerca apposito per trovare un certo tipo didocumento. Usa una struttura ad albero delle directory per il salvataggio deifile.Tramite i numero di revisione di un file è possibile rintracciare una particolarerevisione di un file, che è fornita con una descrizione del contenuto e altreparole chiave descritte qui di seguito che facilitano la ricerca.Se si modifica un file all’interno della propria copia di lavoro in un modulo èabbastanza semplice ritrovare lo stato di un file tramite i comandi status o log,ma se si esportano i file dal proprio ambiente di sviluppo diventa più difficileidentificare il loro numero di revisione. RCS usa un meccanismo conosciutocome sostituzione di parole chiave che ci permette di identificare piùfacilmente i file. Ecco un elenco delle parole chiave che RCS supporta:• Autore: il nome di accesso dell’utente che ha salvato la revisione• Data: la data e l’ora in cui la revisione è stata creata• Intestazione: un’intestazione standard che contiene il percorsocompleto del file RCS, il numero di revisione, la data, l’autore, lo statodel documento.• Id: come l’intestazione, eccetto per il fatto che il nome del file RCS èsenza percorso.• Nome: nome del tag utilizzato per estrarre il file• Log: un messaggio di log fornito durante l’archiviazione, precedutodall’intestazione. Questa parola chiave è utile per accumulare un file logcompleto in un file sorgente.• RCSfile: il nome del file RCS senza un percorso• Revisione: il numero di revisione assegnato alla revisione.• Origine: il nome del percorso completo del file RCS• Stato: lo stato assegnato alla revisione.
  53. 53. 53L’utilizzo di queste parole chiavi semplifica la ricerca di un determinato file daparte degli utenti.2.3.3 Gestione degli utentiIn CVS è possibile creare gruppi di utenti con un determinato livello diaccesso, per facilitare ad esempio l’assegnazione di persone ad un unicoprogetto. E’ possibile anche assegnare singolarmente ad un utente l’accessoa un determinato file o a una specifica directory, con un livello di privilegiospecifico.Spesso, può succedere che due persone provino a modificare lo stesso filesimultaneamente. Una soluzione, conosciuta come file locking o checkoutriservato, è di permettere solo a una persona alla volta di modificare ogni file.Questa è la sola soluzione adottata da alcuni sistemi di controllo di versione,inclusi RCS e SCCS.Può anche essere possibile usare la funzionalità di watch insieme conprocedure adatte, per evitare di avere due persone che modifichino lo stessofile contemporaneamente. Il modello di default usato da CVS è conosciutocome checkout non riservato. In questo modello, gli sviluppatori possonomodificare la propria copia di lavoro di un file simultaneamente.La prima persona che esegue i suoi cambiamenti non ha un modoautomatico per sapere che un altro ha iniziato a modificare il suo stesso file.Se si tenta di eseguire quel file si riceverà un messaggio di errore. Bisogneràquindi usare i comandi CVS per rendere aggiornata la copia di lavoro con larevisione del repository. CVS supporta anche meccanismi che facilitano varitipi di comunicazione, senza applicare regole come invece fa il checkoutriservato.Le directory allinterno del repository sono modificabili dalle persone chehanno i permessi per modificare i file in ogni directory. Questo normalmenteimplica che si crei un gruppo UNIX costituito dalle persone che possono
  54. 54. 54modificare i file del progetto, e selezionare il repository affinchè quel grupposia associato a una directory. Questo significa che si può solo controllarelaccesso ai file per directory.Gli utenti devono anche avere accesso alla scrittura per estrarre i file, perchèCVS crea file protetti. CVS prova a settare permessi di file per le nuovedirectory che sono aggiunte dentro lalbero, ma si dovrebbero inveceassegnare manualmente nel caso in cui una nuova directory possiedadifferenti permessi differenti dalla sua precedente.Le directory di ciò che è stato inserito nel deposito sono dei moduli,secondo la terminologia di CVS.Nel momento in cui vengono create le directory, con i file relativi, questiacquisiscono le proprietà dellutente che ha eseguito il comando diimportazione; se si vuole che i dati siano accessibili anche ad altri utenticollaboratori, occorre modificare qualcosa. Per esempio si può attribuire aquesti file e directory il gruppo definito inizialmente per laccesso alla directoryamministrativa CVSROOT/, oppure si può scindere la gestione del progetto inmodo da individuare dei sottogruppi competenti per i sottomoduli rispettivi.Dato questo tipo di impostazione, prima di iniziare a fare qualunque cosa, gliutenti che collaborano alla gestione di questi moduli dovrebbero inserirsi nelgruppo stabilito.2.3.4 Strumenti di collaborazionePer quanto riguarda questo aspetto, CVS non ha molti strumenti perpermettere la collaborazione tra i diversi utenti. Spesso è utile informare glialtri che si sta archiviando una nuova revisione di un file. Si possonoutilizzare le funzionalità dei file moduli o i file Loginfo di CVS per mandaredelle mail a tutti gli sviluppatori o per postare un messaggio in un newsgrouplocale.
  55. 55. 552.4 Lotus Domino.docDomino.Doc [11] è una soluzione di gestione dei documenti costruita per icalcolatori distribuiti e basati su reti. Questi necessitano di gestire econdividere documenti in vari formati tra differenti gruppi e utenti.Domino.Doc serve a organizzare, gestire e archiviare tutti i documentidell’azienda, e a renderli accessibili sia all’interno che all’esterno della propriaorganizzazione.Le sue caratteristiche sono :• ODMA (Open Document Management API): permette agli utenti dilavorare tramite le applicazioni alla quale sono abituati, come Office eSmartsuite.Gli utenti possono usare queste applicazioni per aprire o salvaredocumenti in Domino.doc• Sicurezza: a livello di librerie, file cabinet, cartelle o documenti,mediante assegnazione di diversi livelli di privilegio agli utenti.• Estrazione e Archiviazione: funzioni che assicurano l’integrità deldocumento quando molti utenti vogliono modificare o gestire lo stessodocumento simultaneamente• Ricerca: possibilità di ricerca all’interno di librerie e file cabinet , e diricevere una singola vista dei risultati• Versioni multiple: possibilità di archiviare versioni multiple di undocumento con lo scopo di rintracciare le diverse revisioni e fornire uncontrollo complessivo delle attività• Replica di domini: possibilità di accedere a copie di Domino.Doc dadifferenti domini• Replica Server to Server: per la distribuzione di file cabinet e del lorocontenuto in locazioni remote• Gestione del ciclo di vita: per la creazione, revisione, approvazione,rilascio e archiviazione dei documenti
  56. 56. 56• Integrazione con Lotus Workflow: per iniziare un processo diWorkflow e accedere allo status di lavoro del workflow gestito all’internodi Lotus Workflow• Integrazione con Windows Explorer: per utilizzare un file managerfamiliare per lavorare con Domino.Doc2.4.1 Gestione dei documentiIn Domino.Doc si possono creare documenti dallo strumento di scritturapreferito e poi salvare il contenuto direttamente nella libreria. Quando si salvaun documento nella libreria, si indica una locazione per l’archiviazione, un filecabinet o una cartella, e si può scegliere un profilo di documento da una listapredefinita di tipi di documenti. Se il tipo di documento ha un gruppo diattributi, si possono inserire valori nei campi per rendere il documento piùfacile da organizzare e localizzare.Domino.Doc fornisce molti modi per aggiungere documenti esistenti allesue librerie. Si può aggiungere un documento direttamente nel file cabinet diDomino.Doc utilizzando un’applicazione integrata per creare o modificare undocumento, e poi salvarlo nella libreria specificata.Si possono portare file esistenti nella libreria di Domino.Doc nei seguentimodi:• Inviandoli tramite browser• Inviando file esistenti con Notes• Importando i file con Notes• Catturando documenti di Notes esistenti• Selezionando e trascinando i file con Internet Explorer• Aggiungendo nuovi documenti con Internet ExplorerI tipi di documento forniscono ai file maggiori informazioni rispetto a quelledi base del titolo, rendendo più agevole la ricerca successiva del documento.
  57. 57. 57Per ogni tipo di documento possono essere specificati attributi estesiappropriati.Possono essere anche specificate opzioni per la versione, revisione,approvazione, archiviazione, ritrovamento e workflow di un documento.Quando si prepara e configura Domino.Doc per il proprio sito,l’amministratore di sistema definisce tutti i tipi di documento per l’interalibreria. Quando si creano i file cabinet, i tipi di documento permessi sarannoarchiviati dove specificato.Quando si crea un file cabinet, il creatore specifica chi può leggere especificare il documento che sarà archiviato nel file cabinet, e specifica illivello di protezione di default per il documento. Se il controllo di accesso didefault specificato per il file cabinet è di ereditare le impostazioni di sicurezzadella cartella, la lista degli utenti che creeranno documenti nella cartellaerediterà le impostazioni della cartella. Gli autori possono cambiare l’accessoin base ai documenti.L’accesso ai documenti può essere dato solo agli utenti che hanno ancheaccesso al file cabinet specificato per quei documenti.Domino.Doc fornisce due livelli per il controllo di versione dei documenti: lebozze e le versioni. Si possono salvare documenti come bozze attraverso icicli di scrittura e di revisione. Quando la bozza finale è stata approvata ed èpronta per essere pubblicata, si può salvarla come una versione.• Le versioni hanno una rappresentazione dei numeri intera, come 1, 2, 3• Le bozze hanno un numero intero e una frazione decimale, che mostrala relazione con la versione, ad esempio 1.1 , 1.2 , 1.3• Per un nuovo documento che non è ancora stato salvato comeversione, le bozze appariranno con uno zero, come ad esempio 0.1 ,0.2 , 0.3 eccetera.• Un nuovo documento che non è stato ancora archiviato apparirà come0.0.

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