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GTD y
Neurociencia
¿Por qué GTD Funciona?
Historia Productividad
FASE I: Notas y lista de tareas
Historia Productividad
FASE II: Agendar
Mirar hacia delante - Programar
Historia Productividad
FASE III: Se añade la priorización, plan diario
específico.
Historia Productividad
FASE IV. Covey. Cuadrantes
Historia Productividad
Fase IV Covey-Roles
LUN MAR MIE JUE VIE FDS
25-jun 26-jun 27-jun 28-jun 29-jun 30-jun
ROLES METAS
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Semanales Prioridades Diarias
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14 17:00
15 18:00
16 19:00
17 20:00
18 21:00
Afilar la Sierra Noche
Física
Mental
Espiritual
Social
Emocional
Hoja de Trabajo Semanal S25
Desarrollo Personal
- Individual
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Desarrollo
Empleados
Investigación
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Situación SXXI
 No solo se nos exige trabajar más, sino
mejor si queremos diferenciarnos.
 Nuestra cabeza se llena de cosas pendientes
o inacabadas
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relaciones personales y profesionales.
 No hay horarios diferenciados, trabajo, vida
personal, social se mezclan
PROBLEMA ADICIONAL
CONSECUENCIAS
 Trabajo por urgencias
 Continuas interrupciones
 Malos hábitos profesionales y
personales
 Trabajo reactivo
 Procrastinación
Estrés
Solución  GTD
Getting Things Done (David Allen)
OBJETIVOS DE GTD
Capturar todas las cosas que
necesitan hacerse, para ser colocadas
en un sistema lógico y confiable
FUERA DE LA MENTE
Adquirir la disciplina de tomar las
decisiones “de antemano” para tener
una lista de acciones siguientes
GTD TE DA
PERSPECTIVA: “Conocer el camino”
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GTD TE DA
CONTROL: “Poder andar el camino”
TERRITORIO
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GTD VS CREATIVIDAD
"El hombre puede vivir si aire unos minutos; sin agua,
dos semanas; sin comida, dos meses y sin ningún
pensamiento nuevo, durante años y hasta el fin de
sus días”
NIVELES DE PERSPECTIVA
1. Propósito de vida.
2. Visión.
3. Objetivos.
4. Áreas de responsabilidad.
5. Proyectos.
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¿Por qué haces lo que haces?
NIVELES DE PERSPECTIVA: 1.Propósito
NIVELES DE PERSPECTIVA: 2.Visión
Tus objetivos a largo plazo (+ 5 años)
NIVELES DE PERSPECTIVA: 3.Objetivos
¿Qué quieres conseguir en los próximos 1-2
años, tanto personal como profesionalmente?
NIVELES de PERSPECTIVA: 4. Áreas Responsabilidad
Define las áreas en que necesitas enfocarte para poder
lograr tu propósito de vida.
Autocoaching.es
NIVELES de PERSPECTIVA: 5. Proyectos
Alineados con niveles más altos de perspectiva
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LOS 5 PASOS DE GTD
1.- Recopilar
2.- Procesar
3.- Organizar
4.- Revisar
5.- Hacer
LOS 5 PASOS DE GTD - 1. Recopilar
Almacenar todas las ideas que llegan a
nuestro sistema  TODAS¡¡
Seleccionar nuestras Bandejas de entrada.
Las mínimas posibles
LOS 5 PASOS DE GTD – 2.- Procesar
Vaciar las bandejas de entrada, decidiendo que hacer
con lo recopilado.
¿Requiere acción?  NO
Basura
Archivar como material de consulta en el futuro
¿Requiere acción?  SI
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Si tiene una fecha de realización guardar en “Agenda”
Más de 2’ guardar en carpeta “Próximas Acciones”
Si no se puede hacer directamente es un proyecto
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Delegarlo. Pasar a la bandeja “En Espera”
LOS 5 PASOS DE GTD – 3.- Organizar
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Es sagrada. Cosas que solo se pueden hacer ese día.
No mezclar con tareas que pueden delegarse o atrasarse.
Acciones Siguientes
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LOS 5 PASOS DE GTD – 4.- Revisar
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La clave del sistema “La revisión semanal”
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Revisión Panorámica (Anual / Semestral/ Trimestral)
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LOS 5 PASOS DE GTD – 5.- Hacer
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Lugares: #oficina #coche #casa #recadosestella #sscc
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Dividir en acciones
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GTD con gmail
GTD con Evernote
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Blogs de Referencia (recopilación elcanasto.es)
Análisis realista por Omar Carreño (@OmarBlogAR) http://analisisrealista.com/
Be effective, be productive, be happy por Jordi Fortuny Baduell (@jordifortunybad) http://efectivitat.com/
Buenhabit por Montse Vila (@buenhabit) http://buenhabit.blogspot.com.es/
Cambiando Creencias por Antonio José Masiá (@ajmasia) http://www.cambiandocreencias.com/
El Canasto por Jeroen Sangers (@JeroenSangers) http://canasto.es/
Control y perspectiva por David Sánchez (@dasanru) http://controlyperspectiva.com/
Daniel Grifol por Daniel Grifol (@danielgrifol) http://danielgrifol.es/
DateTiempo por Juan Hernández (@juandeoden) http://datetiempo.com/
David Torné 2.0 por David Torné (@davidtorne) http://blog.davidtorne.com/
Depro consultores por José Ignacio Azkue (@jiazkue) http://deproconsultores.com/blog-consultores
La fábrica del tiempo por Javier Cantos (@javycc) http://lafabricadeltiempo.es/blog/
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Hábitos vitales por Erik Larsson (@eriklarsson) http://www.habitosvitales.com/
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Optima infinito por José Miguel Bolivar (@jmbolivar) http://www.optimainfinito.com/
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Técnicas de organización por Iago Fraga (@iago_fraga_tdo) http://www.tecnicasdeorganizacion.com/
Think Wasabi por Berto Pena (@bertop) http://thinkwasabi.com/
Bibliografía
 “Organízate con eficacia” David Allen”
 “Ágilmente” Estanislao Bachrach
 “Pensar rápido, pensar despacio” Daniel Kahneman
 “En busca de la memoria. Una nueva ciencia de la mente“ Eric
Kandel
 “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” Stephen R
Covey
 “Ejecutivo eficaz en acción” Peter Drucker
WEB
 autocoaching.es/ (Rueda de la vida)
 http://facilethings.com/blog/es
 elcanasto.es
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Taller gtd con neurociencia

  • 2. Historia Productividad FASE I: Notas y lista de tareas
  • 3. Historia Productividad FASE II: Agendar Mirar hacia delante - Programar
  • 4. Historia Productividad FASE III: Se añade la priorización, plan diario específico.
  • 6. Historia Productividad Fase IV Covey-Roles LUN MAR MIE JUE VIE FDS 25-jun 26-jun 27-jun 28-jun 29-jun 30-jun ROLES METAS Prioridades Semanales Prioridades Diarias 1 2 3 4 5 8:00 6 9:00 7 10:00 8 11:00 9 12:00 10 13:00 11 14:00 12 15:00 13 16:00 14 17:00 15 18:00 16 19:00 17 20:00 18 21:00 Afilar la Sierra Noche Física Mental Espiritual Social Emocional Hoja de Trabajo Semanal S25 Desarrollo Personal - Individual Familia - Amigos Desarrollo Empleados Investigación Mercado Controler
  • 7. Situación SXXI  No solo se nos exige trabajar más, sino mejor si queremos diferenciarnos.  Nuestra cabeza se llena de cosas pendientes o inacabadas  El incumplimiento reiterado afecta a nuestras relaciones personales y profesionales.  No hay horarios diferenciados, trabajo, vida personal, social se mezclan
  • 9. CONSECUENCIAS  Trabajo por urgencias  Continuas interrupciones  Malos hábitos profesionales y personales  Trabajo reactivo  Procrastinación Estrés
  • 10. Solución  GTD Getting Things Done (David Allen)
  • 11. OBJETIVOS DE GTD Capturar todas las cosas que necesitan hacerse, para ser colocadas en un sistema lógico y confiable FUERA DE LA MENTE Adquirir la disciplina de tomar las decisiones “de antemano” para tener una lista de acciones siguientes
  • 12. GTD TE DA PERSPECTIVA: “Conocer el camino” MAPA
  • 13. GTD TE DA CONTROL: “Poder andar el camino” TERRITORIO
  • 14. ¿Por qué no somos productivos? “Somos seres emocionales que aprendimos a pensar” “Agilmente” Estanislao Bachrach
  • 15. ¿Podemos cambiar nuestros hábitos? Para modificar un hábito son necesarios 21 días
  • 16. GTD VS CREATIVIDAD "El hombre puede vivir si aire unos minutos; sin agua, dos semanas; sin comida, dos meses y sin ningún pensamiento nuevo, durante años y hasta el fin de sus días”
  • 17. NIVELES DE PERSPECTIVA 1. Propósito de vida. 2. Visión. 3. Objetivos. 4. Áreas de responsabilidad. 5. Proyectos. 6. Acciones.
  • 18. ¿Por qué haces lo que haces? NIVELES DE PERSPECTIVA: 1.Propósito
  • 19. NIVELES DE PERSPECTIVA: 2.Visión Tus objetivos a largo plazo (+ 5 años)
  • 20. NIVELES DE PERSPECTIVA: 3.Objetivos ¿Qué quieres conseguir en los próximos 1-2 años, tanto personal como profesionalmente?
  • 21. NIVELES de PERSPECTIVA: 4. Áreas Responsabilidad Define las áreas en que necesitas enfocarte para poder lograr tu propósito de vida.
  • 23. NIVELES de PERSPECTIVA: 5. Proyectos Alineados con niveles más altos de perspectiva
  • 24. NIVELES de PERSPECTIVA: 6. Acciones Vincularlas con un Objetivo y/o área de Responsabilidad
  • 25. LOS 5 PASOS DE GTD 1.- Recopilar 2.- Procesar 3.- Organizar 4.- Revisar 5.- Hacer
  • 26. LOS 5 PASOS DE GTD - 1. Recopilar Almacenar todas las ideas que llegan a nuestro sistema  TODAS¡¡ Seleccionar nuestras Bandejas de entrada. Las mínimas posibles
  • 27. LOS 5 PASOS DE GTD – 2.- Procesar Vaciar las bandejas de entrada, decidiendo que hacer con lo recopilado. ¿Requiere acción?  NO Basura Archivar como material de consulta en el futuro ¿Requiere acción?  SI ¿Es mi responsabilidad)  SI Si cuesta menos de 2 minutos, HACERLO Si tiene una fecha de realización guardar en “Agenda” Más de 2’ guardar en carpeta “Próximas Acciones” Si no se puede hacer directamente es un proyecto ¿Es mi responsabilidad)  NO Delegarlo. Pasar a la bandeja “En Espera”
  • 28. LOS 5 PASOS DE GTD – 3.- Organizar Agenda Es sagrada. Cosas que solo se pueden hacer ese día. No mezclar con tareas que pueden delegarse o atrasarse. Acciones Siguientes Las que tienes que hacer tú. En espera Delegadas. En espera lo hagan otras personas Lista de proyectos Trabajos que requieren más de una acción Algún día / Tal vez Zona de incubación. Las revisas a futuro para valorar si hacer algo. Listas de control Papelera Contexto – Duración- Energía- Prioridad
  • 29. LOS 5 PASOS DE GTD – 4.- Revisar Revisión Diaria Mirar la agenda Y después la lista de acciones siguientes Mirarlas en el contexto correcto La clave del sistema “La revisión semanal” Recopilar y procesar todas tus cosas Revisar el sistema: Limpiar, actualizar, completar Citas futuras Vaciar la mente Revisar las listas de control. Revisión Panorámica (Anual / Semestral/ Trimestral) Visión Objetivos Areas de responsabilidad
  • 30. LOS 5 PASOS DE GTD – 5.- Hacer Contexto Lugares: #oficina #coche #casa #recadosestella #sscc Acciones: #leer #llamadas Tiempo Disponible Prioridad Dados contexto, tiempo y energía disponible, elige la que te proporciones mayor beneficio. Energía Disponible Alta – Normal Conocer tus mejores momentos
  • 31. Bandeja de Entrada Recopilar ¿Requiere alguna acción? Eliminar Algún Día / Tal vez Material Consulta No Procesar ¿Más de 1 acción? ¿Más de 2 minutos? Sí Sí Sí No No Proyectos Hacerlo Agenda En Espera Delegado Próximas Acciones Dividir en acciones Organizar HACER Contextos Tiempo Energía Revisar
  • 35. Blogs de Referencia (recopilación elcanasto.es) Análisis realista por Omar Carreño (@OmarBlogAR) http://analisisrealista.com/ Be effective, be productive, be happy por Jordi Fortuny Baduell (@jordifortunybad) http://efectivitat.com/ Buenhabit por Montse Vila (@buenhabit) http://buenhabit.blogspot.com.es/ Cambiando Creencias por Antonio José Masiá (@ajmasia) http://www.cambiandocreencias.com/ El Canasto por Jeroen Sangers (@JeroenSangers) http://canasto.es/ Control y perspectiva por David Sánchez (@dasanru) http://controlyperspectiva.com/ Daniel Grifol por Daniel Grifol (@danielgrifol) http://danielgrifol.es/ DateTiempo por Juan Hernández (@juandeoden) http://datetiempo.com/ David Torné 2.0 por David Torné (@davidtorne) http://blog.davidtorne.com/ Depro consultores por José Ignacio Azkue (@jiazkue) http://deproconsultores.com/blog-consultores La fábrica del tiempo por Javier Cantos (@javycc) http://lafabricadeltiempo.es/blog/ FacileThings por Francisco Sáez (@franciscojsaez) http://facilethings.com/blog/es/ GTD Bergonzini por Alex Bergonzini (@bergonzini) http://www.bergonzini.net/gtd/ Hábitos vitales por Erik Larsson (@eriklarsson) http://www.habitosvitales.com/ Haz que funcione por David Torné (@davidtorne) http://blogs.menshealth.es/productividad/ Jerónimo Sánchez por Jerónimo Sánchez (@JeronimoSanchez) http://jeronimosanchez.com/ JM Villarmea por José Mª Villarmea (@jmvillarmea) http://www.jmvillarmea.com/ Jordi Sánchez por Jordi Sánchez (@jordi_sanchez) http://life.angelleon.com/ Life’s like that por Miguel Léon (@MigueWho) http://life.angelleon.com/ Marca la diferencia por Ruben Alzola (@marladif) http://marcaladiferencia.com/ Maspeople por Christian Reyes (@chreme) http://maspeople.cl/blog Mínimo por Luis José Sánchez http://www.minimoblog.com/ Optima infinito por José Miguel Bolivar (@jmbolivar) http://www.optimainfinito.com/ La Parcela de Antonio por Antonio Parcela (AntonioParcela) http://laparceladeantonio.wordpress.com/ Personas y equipos productivos por Alberto Barbero (@Albarbero) http://www.albarbero.com/ Productividad personal y GTD por Alejandro Vázquez (@alejandrovazque) http://productividadengtd.com/ Productividad y GTD por Josep Maria Martínez (@jma_martinez) http://productividadygtd.com/ Reuniones eficaces por Eva Cantavella (@ecantavella) http://reunioneseficaces.blogspot.com.es/ SabiaVida por Miguel de Luis (@miguel_de_luis) http://sabiavida.com/ Técnicas de organización por Iago Fraga (@iago_fraga_tdo) http://www.tecnicasdeorganizacion.com/ Think Wasabi por Berto Pena (@bertop) http://thinkwasabi.com/
  • 36. Bibliografía  “Organízate con eficacia” David Allen”  “Ágilmente” Estanislao Bachrach  “Pensar rápido, pensar despacio” Daniel Kahneman  “En busca de la memoria. Una nueva ciencia de la mente“ Eric Kandel  “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” Stephen R Covey  “Ejecutivo eficaz en acción” Peter Drucker WEB  autocoaching.es/ (Rueda de la vida)  http://facilethings.com/blog/es  elcanasto.es  www.hacerhacerhaciendo.com Fuentes Utilizadas

Editor's Notes

  1. No es un curso de gestión de tiempo. GTD supone gestionarse a uno mismo. Vamos a ver la historia de la productividad (de donde viene), por qué funciona (neurociencia), y metodología. 1 Objetivo para este curso
  2. Comenzamos a mirar hacia el futuro
  3. Se listan las tareas y se asignan números o letras ABC 123. Típico curso de los 90.
  4. Covey. Video piedras. Comenzar el día con lo importante.
  5. Covey. 7 Hábitos. Habito 3 Poner primero lo primero.
  6. Leer frases y comparar con objetivos iniciales
  7. Ladrones de tiempo --> Ladrones de energía
  8. ¿Como organizarse en una sociedad y trabajos con continuos inputs de entrada? Mail, Teléfono, Visitas, Whatsapp! Redes sociales... ¿Mi trabajo es gestionar urgencias? Saber reducir7 eliminar. Reducir interrupciones. Mejorar hábitos. Poner la tecnología a mi favor. (Mail apps)
  9. Fuera de la mente + Cambio de Hábitos
  10. Conocer el camino para alcanzar nuestros objetivos. Ej. Camino de Santiago. Planificas ruta, alojamiento, tiempo, visitas...
  11. Poder andar ese camino- Entrenamiento, motivación, vivirlo, imprevistos, aprendizaje, holguras de tiempo
  12. La lagartija: Cerebro reptiliano (500millones de años) regula respiración sueño despertar, ritmo cardiaco. Autopreservación La ardilla o cerebro límbico (200 millones de años) supervivencia animal. Correr, pelear, alimentarse reproducirse Tálamo: Torre de control de los sentidos. Hipocampo: Convierte la memoria a corto en largo. Elefante. Amigdala: centro de las emociones (enojo, miedo, placer). Secuestro por amígdala. El córtex(100.000 años) Visión, habla, memoria, funciones ejecutivas. He visto un Leopardo. Somos seres emocionales que aprendimos a pensar y no máquinas pensantes que sentimos. El interruptor del cerebro es la parte emocional. La mayoría de las decisiones que tomamos no son conscientes, están tomadas por emociones. Nuestro consciente racional justifica decisiones que ya habíamos tomado antes de ser conscientes de ellas. El córtex es la que más usamos en nuestro trabajo diario. Es la región que más energía consume. Se ocupa de comprender, decidir, memorizar, recordar, inhibir ciertos pensamientos... El combustible es glucosa y oxígeno. Hay un depósito que tiene un límite biológico. Por más que nos esforcemos, no podemos seguir sin recargarlo.
  13. Ej caza oso.. El cerebro entiende el sistema comportamiento / recompensa, se libera una fuerte dosis de dopamina que nos motiva a volver a intentarlo y repetirlo.. Este comportamiento repetitivo enciende el circuito de recompensa y otros sistemas neurológicos que nos motivan a mejorar el comportamiento y hacer cada vez más fácil y frecuente una acción Exlplicar pirámida de Maslow
  14. Dr Kandel "Memoria inteligente" No existe cerebro izquierdo y derecho. Solo aprendizaje y recuerdo. Los datos están en cajones. Cuanto más relajados estamos, más conexiones tenemos y más ideas. Muchas de las ideas que provienen de la asociación de conceptos se nos olvidan poco tiempo después. Hay que anotar todo. Tenemos 65.000 pensamientos al día y el 95% son iguales a los de ayer y mañana. Nuestros 5 sentidos captan 11MB de información por segundo, la mayor parte a través de la visión, pero el consciente a lo sumo procesa 40 Bytes por segundo. No somos multitarea. Profesor control mental. Cerebro vago. Daniel Kaheman Ejercicio. Abecedario (letras curvas y rectas). SENTIDO COMUN: Buscamos la razón para mejorar la calidad de nuestras decisiones. Le llamamos sentido común, pero este no es siempre racional, nuestros pensamientos están dominados por el reconocimiento de patrones. Ej cultura de empresa. DESPUES DE FRASE: Recupera la curiosidad: Incrementa la complejidad de las cosas que haces, se realmente el dueño de tu propio día, dedica un tiempo a la reflexión y el relax
  15. Gestionar todos estos niveles de una manera equilibrada es lo que te lleva a ser productivo de una manera relajada.
  16. Es muy fácil llegar a estar muy ocupado en cosas que parecen urgentes, pero no son realmente importantes. Para no caer en está situación debes tener claro—y recordar cada cierto tiempo—el significado de tu vida, tu propósito. De casa se viene motivado. Comienza con un verbo...
  17. Tus objetivos a largo plazo (+ 5 años). Las empresas lo hacen. ¿Nosotros? Pensar dónde te gustaría estar dentro de unos años, a todos los niveles, puede cambiar las forma en que ves tu vida. Si no haces este esfuerzo de empezar con el final en tu mente, le das a los demás y a las circunstancias el poder de moldear tu vida. Define objetivos a 3-5 años para cada factor de tu vida que permitirá que cumplas tu propósito: familia, carrera profesional, finanzas, etc.
  18. ¿Qué quieres conseguir en los próximos 2-3 años, tanto personal como profesionalmente? Tus objetivos te ayudarán a definir tus prioridades.
  19. Define las áreas en que necesitas enfocarte para poder lograr tu propósito de vida. Piensa en tu trabajo (servicio al cliente, ventas, programación…), tus relaciones (esposo/esposa, padre/madre…) y tus compromisos personales (salud, finanzas, viajes…)
  20. Un proyecto es cualquier resultado que necesite más de una acción. No puedes hacer proyectos, puedes hacer acciones.Tus proyectos deberían estar alineados con niveles más altos de perspectiva. Trata de vincular cada Proyecto con un Objetivo y/o Área de Responsabilidad de modo que puedas centrarte en lo que es importante. Ver imagen diferentes tareas. Ejemplo cena pipero  Descomponer.
  21. GTD ES ÚNICO Y CADA UNO LO APLICA SEGÚN SUS CIRCUNSTANCIAS. Las acciones son el corazón de GTD
  22. Bandejas de entrada. Cada uno las que más le gusten. Las mínimas posibles. Ejemplo carpetas físicas, mail, favoritos,aplicación. Mejor cantidad que calidad.
  23. Empieza tu día haciendo sólo lo importante. Evita multitarea. No permitir tareas que surgen. Fija tus TAR.
  24. GTD CON GMAIL
  25. GTD CON EVERNOTE
  26. GTD CON FACILETHINGS