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Ejecutivo eficaz en acción

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Ejecutivo Eficaz en Acción
Plantillas para entender y trabajar el libro de Peter Drucker
La Eficacia puede aprenderse. I
Reflexiones

Cuestiones

Acción

¿Qué debo hacer YO?
No vale ¿Qué debe hacerse?
De todas las cosas importantes.
¿Cuáles debo hacer yo?

Delegar.
No hacer lo que no puedas hacer bien

¿Por qué se me paga?

• Organizarse y trabajar bien

Listado tareas priorizadas

Tareas + rentables.
Eliminar no rentables

¿Cómo afectan mis decisiones a la
organización?
• La autoridad del Conocimiento
¿Qué limita mi capacidad para realizar
aportaciones?

Lista medidas para mejorar mi
capacidad de realizar aportaciones
La Eficacia puede aprenderse. II
Reflexiones

Cuestiones

Acción

1.- Mi tiempo pertenece a todos los demás Pautas. Horarios. Hábitos.
2.- Forzado por los acontecimientos a
estar siempre en acción
• Realidades Ejecutivas.
3.- Soy eficaz solo cuando los demás
No las controlo. Conducen a no rendir.
hacen su trabajo
Prisionero de los acontecimientos y la
4.- Solo veo el exterior a través de las
política interna de la empresa.
lentes distorsionadas de la organización
¿Qué no me permite centrarme en mi
trabajo y obtener los resultados que
deseo?
¿Quiénes son los trabajadores más
eficaces de mi empresa?

• La personalidad eficaz.
No intente ser otra persona.
¿Cuáles son los rasgos mas destacados
No asuma tareas en las que no crea o sea de su personalidad?
bueno. Aprenda a decir que no
¿Cómo utilizan esos rasgos para crear
hábitos eficaces?

Preguntar clientes por funcionamiento
empresa
Medidas para cambiar mi realidad y
centrarme en las aportaciones y
resultados
Lista tres más eficaces
1.- Gestionar el Tiempo. I
Reflexiones

Cuestiones

Acción

El tiempo es el factor clave. No se puede alquilar ni comprar ni almacenarse.

Pasar de planificar tareas a planificar
tiempo

Distribuya el tiempo que cree debe asignar
a las tareas en una semana típica. GTD

¿Lo registro? Frecuencia. Método.
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Planificar el trabajo para 3-4 semanas.
Registrar el tiempo en agenda. Revisarlo

Paso 1: Registrar el tiempo.
1.- Gestionar el Tiempo. II
Reflexiones
Cuestiones
Acción
El plan de acción debe ser flexible. Debe revisarse cada éxito y cada fracaso.
¿Qué pasaría si no hiciera tal tarea?

Eliminar tareas que no debo hacer.
No intentar ser un experto en temas que no domino

¿Qué actividades pueden ser asumidas por
alguien mas?

Delegar actividades que puede asumir alguien más o
hacerlas mejor que yo

Preguntar ¿Qué hago yo que te hace perder Eliminar actividades que suponen pérdida de tiempo
tiempo?
para los demás
Paso 2: Gestionar el tiempo.

¿Cuáles son las "crisis" más recurrentes que Redactar procedimiento que solucione el problema y
provocan dramas en tu gestión?
asignar su aplicación
Exceso de personal.
Nos reunimos para cooperar o porque el
conocimiento necesario para una acción no lo
tiene una sola persona
Mala comunicación. ¿Qué información
necesito?

Menos es mas. Eliminar burocracia. Valorar el tiempo
de los demás. Evitar tiempos perdidos
Eliminar reuniones sin finalidad clara. Uno o se reúne
o trabaja.
Listado de necesidades de información puntual y
necesaria.
1.- Gestionar el Tiempo. III
Reflexiones

Cuestiones

Acción

¿Cuánto tiempo discrecional tengo
Con registro y eliminación, crear bloques de tiempo
disponible para las tareas más rentables? discrecional para las tareas por las que se me paga
Paso 3: Consolidar el tiempo

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Ejecutivo eficaz en acción

  • 1. Ejecutivo Eficaz en Acción Plantillas para entender y trabajar el libro de Peter Drucker
  • 2. La Eficacia puede aprenderse. I Reflexiones Cuestiones Acción ¿Qué debo hacer YO? No vale ¿Qué debe hacerse? De todas las cosas importantes. ¿Cuáles debo hacer yo? Delegar. No hacer lo que no puedas hacer bien ¿Por qué se me paga? • Organizarse y trabajar bien Listado tareas priorizadas Tareas + rentables. Eliminar no rentables ¿Cómo afectan mis decisiones a la organización? • La autoridad del Conocimiento ¿Qué limita mi capacidad para realizar aportaciones? Lista medidas para mejorar mi capacidad de realizar aportaciones
  • 3. La Eficacia puede aprenderse. II Reflexiones Cuestiones Acción 1.- Mi tiempo pertenece a todos los demás Pautas. Horarios. Hábitos. 2.- Forzado por los acontecimientos a estar siempre en acción • Realidades Ejecutivas. 3.- Soy eficaz solo cuando los demás No las controlo. Conducen a no rendir. hacen su trabajo Prisionero de los acontecimientos y la 4.- Solo veo el exterior a través de las política interna de la empresa. lentes distorsionadas de la organización ¿Qué no me permite centrarme en mi trabajo y obtener los resultados que deseo? ¿Quiénes son los trabajadores más eficaces de mi empresa? • La personalidad eficaz. No intente ser otra persona. ¿Cuáles son los rasgos mas destacados No asuma tareas en las que no crea o sea de su personalidad? bueno. Aprenda a decir que no ¿Cómo utilizan esos rasgos para crear hábitos eficaces? Preguntar clientes por funcionamiento empresa Medidas para cambiar mi realidad y centrarme en las aportaciones y resultados Lista tres más eficaces
  • 4. 1.- Gestionar el Tiempo. I Reflexiones Cuestiones Acción El tiempo es el factor clave. No se puede alquilar ni comprar ni almacenarse. Pasar de planificar tareas a planificar tiempo Distribuya el tiempo que cree debe asignar a las tareas en una semana típica. GTD ¿Lo registro? Frecuencia. Método. Tecnología. Planificar el trabajo para 3-4 semanas. Registrar el tiempo en agenda. Revisarlo Paso 1: Registrar el tiempo.
  • 5. 1.- Gestionar el Tiempo. II Reflexiones Cuestiones Acción El plan de acción debe ser flexible. Debe revisarse cada éxito y cada fracaso. ¿Qué pasaría si no hiciera tal tarea? Eliminar tareas que no debo hacer. No intentar ser un experto en temas que no domino ¿Qué actividades pueden ser asumidas por alguien mas? Delegar actividades que puede asumir alguien más o hacerlas mejor que yo Preguntar ¿Qué hago yo que te hace perder Eliminar actividades que suponen pérdida de tiempo tiempo? para los demás Paso 2: Gestionar el tiempo. ¿Cuáles son las "crisis" más recurrentes que Redactar procedimiento que solucione el problema y provocan dramas en tu gestión? asignar su aplicación Exceso de personal. Nos reunimos para cooperar o porque el conocimiento necesario para una acción no lo tiene una sola persona Mala comunicación. ¿Qué información necesito? Menos es mas. Eliminar burocracia. Valorar el tiempo de los demás. Evitar tiempos perdidos Eliminar reuniones sin finalidad clara. Uno o se reúne o trabaja. Listado de necesidades de información puntual y necesaria.
  • 6. 1.- Gestionar el Tiempo. III Reflexiones Cuestiones Acción ¿Cuánto tiempo discrecional tengo Con registro y eliminación, crear bloques de tiempo disponible para las tareas más rentables? discrecional para las tareas por las que se me paga Paso 3: Consolidar el tiempo ¿Establezco prioridades? Plazos para las cuestiones importantes o desagradables.
  • 7. 2.- Colaborar con el equipo y realizar aportaciones valiosas. I Reflexiones Preguntas Acción ¿Cuáles son los resultados directos en mi puesto? ¿cómo los mido? Cuantificar. Eliminar confusión sobre mi rendimiento ¿A qué resultados me puedo comprometer? Medidas para mejorar mi contribución en cada área. • 1- Necesidad de Obtener Resultados Directos. • 2- Necesidad de Construir Valores y ¿Qué valores representa la organización? Reafirmarse Asegurar su sucesión. Medidas para reafirmarlos continuamente en empleados y clientes.
  • 8. 2.- Colaborar con el equipo y realizar aportaciones valiosas. II Reflexiones Preguntas ¿Qué me ha llevado a crecer en mi vida profesional? Retos y Colaboración. ¿Qué puedo hacer yo? Fracaso. ¿Estoy intentando hacer exactamente lo mismo que hacía en el puesto anterior? Comunicar mi conocimiento de manera • 3- Necesidad de Formar y Desarrollar a los efectiva. Requisitos: Trabajadores para el Futuro. Acción Puntos fuertes míos y de los subordinados Eliminar conductas no correctas con el nuevo puesto. Listar tareas que si debo asumir. Buen nivel de comunicación Trabajo en equipo Desarrollo personal Desarrollo de los demás ¿Se trabaja en equipo de manera voluntaria? Bucle: la disciplina en el trabajo se deriva de ¿Cómo se potencia? los resultados y la inercia. No al revés. ¿Qué desarrollo personal debo adquirir? ¿Cómo usar esos conocimientos o habilidades? ¿Exijo responsabilidades? Definir estándares no personales, sino basados en la tarea. Cumplir las normas es una exigencia para llegar a la excelencia
  • 9. 2.- Colaborar con el equipo y realizar aportaciones valiosas. III Reflexiones Preguntas Acción Escuche primero, hable al último ¿Qué necesitas que yo haga para que tú puedas contribuir a aumentar el rendimiento de la empresa? ¿Cómo? ¿Cuándo? El subordinado oirá lo que espera oír en lugar de lo que realmente le dice su superior. No insista en hablar con él... No dedique tiempo a disciplinar, motivar... No abordar los problemas hasta haber analizado y tratado las oportunidades • 4.- Conducir reuniones productivas. Asignan a las mejores personas a las oportunidades y no a los problemas
  • 10. 3.- Potenciar las cualidades y hacerlas productivas. I Reflexiones Preguntas Acción Decisiones basadas en lo que se puede hacer y exigir que se haga. Incidir en los responsables ¿Las tengo en cuenta para contratación o Planes de mejora y evaluación cambios? • Construir un equipo a partir de las cualidades de sus miembros ¿Exijo a los subordinados? Pedir y exigirá cada uno lo que sepa hacer bien Proteger de las debilidades mayores de los Identificar puntos débiles empleados. empleados a la empresa.
  • 11. 3.- Potenciar las cualidades y hacerlas productivas. II Reflexiones Preguntas Acción Pasos para tomar decisiones eficaces sobre el personal • Paso 1: Piense detenidamente en el ¿Busco persona que encaje con el trabajo trabajo que hay que realizar en general o una cualidad concreta? Piense en la principal misión • Paso 2: Tome en consideración a diversas La persona y la misión encajen personas cualificadas perfectamente Adecuar personas a puestos de trabajo. No por otros criterios… antigüedad… • Paso 3: Evalúe que ha hecho bien cada ¿Descarto por puntos débiles o por falta de Centrarse en lo que SI saben hacer candidato puntos fuertes necesarios? • Paso 4: Hable de los candidatos con ¿Comparto mis valoraciones? quienes hayan trabajado con ellos Pedir referencias a diferentes departamentos • Paso 5: Asegúrese de que entiende bien ¿Me ha dicho si entiende su trabajo? su trabajo y qué se espera de él Tras 90 días por escrito
  • 12. 3.- Potenciar las cualidades y hacerlas productivas. III Reflexiones Preguntas Acción Reglas básicas para tomar decisiones eficaces sobre el personal • Regla 1: Asumir la responsabilidad de los ¿Echo la culpa al que no rinde para tapar mi Valorar fuertemente al año y a los 2 años de fracasos de los miembros de su equipo error por escogerle? la decisión • Regla 2: Obligación de retirar a la gente que ¿Mi empresa deja a lo que no rinden en su no rinde puesto de trabajo? Transmitir claramente la insatisfacción con su trabajo. Apartar del grupo y buscar puesto • Regla 3: Si que no rinde en el puesto no ¿Da mi empresa una segunda oportunidad? significa que sea mal trabajador ¿Qué ha hecho bien hasta ahora? ¿Qué es probable que pueda hacer bien? ¿Qué debería aprender para aprovechar al • Regla 4: Tomar decisiones correctas para • Valore a las personas a partir de sus máximo sus cualidades? cada uno de los puestos cualidades ¿Me gustaría que mi hijo trabajara a las ordenes de esta persona? Si; No; ¿Por qué? Carácter e integridad. No nombre a nadie que no sea honesto ni tenga fortaleza mental • Regla 5: Poner a los nuevos en cargo ¿Qué riesgos tengo al incorporar a un Intentar poner a personas de la misma consolidado del que conozcan expectativas y externo en un puesto clave? ¿Merece la organización. puedan tener ayuda pena? Muchas personas se concentran en convertir a los incompetentes en mediocres en lugar de convertir a los competentes en brillantes
  • 13. 3.- Potenciar las cualidades y hacerlas productivas. IV Reflexiones Preguntas ¿CÓMO DIRIGIR AL JEFE? Acción ¿A quien se escuchará cuando se hable de Elaborar Lista mí, mi rendimiento, mis competencias? • Lista de Jefes ¿Qué hacen los de la lista que me estorba o Haga saberlo hacen mi trabajo más difícil? • Aportaciones de los jefes • Ayude a sus jefes a rendir más y mejor ¿Qué hago yo o mi equipo para colaborar Haga saberlo con los de la lista? ¿Qué hace bien? ¿Qué debe saber? ¿Qué Lista de lo que y cuando reportarle. A que necesita de mí? hora reunirme… • Trabaje a partir de las cualidades de sus ¿Qué puntos fuertes y débiles tiene? jefes Sacar partido de los fuertes y protegerle dé los débiles. NO subestimar nunca. ¿Mi jefe es lector u oyente? Preguntar como desea que se le informe Protéjalos de las sorpresas Cada persona debe ser informada de manera diferente • Mantenga a sus jefes informados Preocúpese si en el trabajo debe interpretar a un personaje
  • 14. 3.- Potenciar las cualidades y hacerlas productivas. V Reflexiones Preguntas PASOS PARA DIRIGIRSE A UNO MISMO • Paso 1: Identifica tus puntos fuertes ¿En que soy bueno? ¿Cuáles son mis cualidades ¿Dónde debo mejorar? ¿Dónde me bloqueo? ¿cómo lo supero? Acción Anotar decisiones y acciones clave junto con los resultados que espero. Comparar a los 12 meses. Identificar los mejores resultados. • Paso 2: Reconoce tu estilo de trabajo ¿Solo o con colaboradores? ¿Rindo bajo Definir y usar para mejorar eficacia presión? ¿Cómo aprendo?¿Lector u oyente? • Paso 3: Determina como realizas tus mejores contribuciones ¿Qué tareas permite utilizar mis cualidades, Aceptar la oportunidades apropiadas para mi se ajustan a mi estilo y encajan en mis y mi forma de trabajar. valores? Dirigirse a uno mismo. NO intente cambiarse. Mejore su manera de trabajar. No asuma trabajos que no pueda hacer o los haga con mediocridad. • Paso 4: Asume la responsabilidad de las relaciones laborales • Paso 5: Desarrolla oportunidades para el futuro ¿Con quien debo compartir mis planes de trabajo, mis objetivos y metas y por qué? Conozca el paso 3 de sus colaboradores Colaborar o dirigir organización social. Otros objetivos.
  • 15. 4.- Lo primero es lo primero. I Reflexiones Preguntas Acción Las personas que no terminan nada, se esfuerzan mucho más, sin ningún sentido • Concentración Hacer primero las actividades principales y No carreras. Trabajo constante sólo una cada vez • Abandono Poner en tela de juicio cada tarea Lista semestral de tareas a abandonar La lista de cosas que hay que dejar de hacer es más importante que la lista de cosas por hacer • Proceso de abandono Decidir abandonar algo, o la forma de hacer algo o hacer algo nuevo Lista de nuevas tareas Si ha de imprimir un libro, no cree una imprenta, deje que un profesional haga el trabajo. • Concentrarse en unas pocas tareas ¿Vale la pena controlar todos los programas, actividades o tareas? ¿Dónde aporto valor añadido a mi empresa? Listar 10 tareas clave. Desprenderse de una antes de iniciar otra nueva
  • 16. 4.- Lo primero es lo primero. II Reflexiones Preguntas Acción Hay personas con un impresionante historial de éxitos en asuntos triviales ¿Sucumbo a la tiranía de lo urgente? ¿sacrifico tareas importantes? Decidir que priorizaré y que aplazaré Elija dos tareas de sus prioridades Una vez hechas vuelva a establecer prioridades. Habrán cambiado Todo el mundo llama o viene para pedir algo Sal del despacho por las tardes. Trabaje en casa si es necesario. • Prioridades • Prisionero de su propia organización • Se favorece lo que ha ocurrido en Deja de hacerse el trabajo de alta gerencia detrimento al futuro Centrarse en las oportunidades del futuro más que en los problemas del pasado Hay líderes que intentan hacer un poco de 25 cosas y no terminan nada. Son muy populares porque siempre dicen sí, pero no hacen nada • Posterioridades ¿Abandono las tareas que aplazo? ¿Intento Evitar hacer un poco de todo. Concentrarse tener todas en marcha? en terminar cada actividad Aspire a mucho, a algo que marque la diferencia y no a lo seguro y fácil de hacer
  • 17. 5.- Decisiones Eficaces. I Reflexiones Preguntas Acción ¿Sigo un proceso para la toma de decisiones o sigo mi instinto? • Toma de decisiones Es la tarea específica del ejecutivo ¿Es realmente necesario tomar una decisión? Actuar cuando una situación se deteriora o una oportunidad pueda desaparecer ¿Inicio el proceso a partir de los hechos o Investigar de la opiniones? ¿Investigo o busco hechos a favor de una alternativa?
  • 18. 5.- Decisiones Eficaces. II Reflexiones Preguntas ELEMENTOS DE LA TOMA DE DECISIONES EFICAZ Acción • Paso 1: Clasificar el problema ¿Es una situación genérica o una excepción? Lo genérico debe responderse con una regla. Lo excepcional no. Listar decisiones recurrentes. • Paso 2: Definir el problema ¿Cuál es la causa? ¿Qué debería hacer para solucionarlo? ¿Cuál es el aspecto clave? La decisión debe abarcar todos los hechos observables Una decisión que no satisfaga las situaciones límite será ineficaz e inapropiada • Paso 3: Especificaciones de una decisión ¿Cuál es el mínimo necesario para resolver el problema? Aprender y anotar decisiones equivocadas
  • 19. 5.- Decisiones Eficaces. III Reflexiones Preguntas ELEMENTOS DE LA TOMA DE DECISIONES EFICAZ Acción Media barra de pan es mejor que nada. Medio niño de Salomón... • Paso 4: Decidir qué es correcto No lo que es aceptable y menos buscar quien tiene la razón Si una decisión no implica una actividad no es una verdadera decisión, es una buena intención ¿Quién debe conocer esta decisión? • Paso 5: Integrar la acción en la decisión ¿Qué medidas deben tomarse? ¿Quién debe tomarlas? ¿Qué debe hacerse para que se pueda aplicar la decisión? • Paso 6: Examinar la decisión a la luz de los resultados reales ¿Me fío de los informes? ¿Compruebo? Asumir la responsabilidad de la decisión Nombrar responsable, plazo, personas afectadas, personas informadas de la decisión Actúe si los beneficios pesan más que los costes o riesgos. Actúe o no actúe pero no se evada ni transija