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Gestão de Tempo

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apresentação usada na formação sobre gestão de tempo no I 4med e no V Medscoop.
Para mais info visitar www.farmingideas.org/gestaodetempo

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Gestão de Tempo

  1. 1. Gestão de Tempo Miguel Cabral – V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  2. 2. Miguel Cabral – V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009 Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009 Gestão de Tempo
  3. 3. Check-in Gestão de Tempo diapositivo Nome Ano Chapéus Expectativas para o WS Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  4. 4. <ul><li>Entender a importância de gerir o tempo de forma eficaz </li></ul><ul><li>Compreender, de uma forma prática, onde gastamos o nosso tempo </li></ul><ul><li>Como fazer uma boa gestão do tempo tendo em conta as tarefas a realizar e as necessidades individuais </li></ul><ul><li>Transmitir algumas dicas e ferramentas úteis para optimizar o tempo que dispomos </li></ul>Objectivos Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  5. 5. <ul><li>Palestras sobre gestão de tempo de Randy Paush </li></ul><ul><li>“ Como chegar depressa, indo devagar” – Lothar J. Seiwert </li></ul><ul><li>IFMSA training CD 2007 </li></ul>Fontes Gestão de Tempo diapositivo &quot;Um bom ladrão vale dez bons académicos&quot; Randy Paush Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  6. 6. <ul><li>Para entender o valor de um ano, pergunta a um estudante que repetiu o curso... </li></ul><ul><li>Para entender o valor de um mês, pergunta a uma mãe que olha para um bebé prematuro... </li></ul><ul><li>Para entender o valor de uma semana, pergunta ao editor de um semanário… </li></ul><ul><li>Para entender o valor de uma hora, pergunta aos amantes que esperam para se encontrar... </li></ul>Valor do tempo Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  7. 7. <ul><li>Para entender o valor de um minuto, pergunta ao viajante que perdeu o comboio... </li></ul><ul><li>Para entender o valor de um segundo, pergunta a uma pessoa que esteve a ponto de ter um acidente... </li></ul><ul><li>Para entender o valor de uma milésima de segundo, pergunta ao desportista que ganhou uma medalha de prata nas olimpíadas… </li></ul>Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  8. 8. Importância da gestão de tempo Gestão de Tempo diapositivo <ul><li>Permissividade em dar o nosso tempo, mas não o nosso dinheiro. </li></ul><ul><li>&quot;A fome de tempo&quot; </li></ul><ul><li>Má gestão de tempo = stress </li></ul><ul><li>Satisfação pessoal </li></ul>&quot;Lembrem-se que Tempo é dinheiro&quot; Benjamin Franklin 1748 &quot;Não podes dar mais dias à tua vida, mas podes dar mais vida aos teus dias“ Lothar J. Seiwert Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  9. 9. Importância da gestão de tempo Gestão de Tempo diapositivo <ul><li>Life lidership = liderança da nossa vida: </li></ul><ul><ul><li>aprender a sentir o tempo de forma consciente e a saboreá-lo. </li></ul></ul><ul><li>Movimento slow = criatividade acima da velocidade </li></ul><ul><li>Gestão de tempo como: </li></ul><ul><ul><li>controlo do tempo </li></ul></ul><ul><ul><li>gestão da energia </li></ul></ul><ul><ul><li>gestão de velocidade </li></ul></ul>“ Não trabalhe com esforço, trabalhe com inteligência” Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  10. 10. <ul><li>O problema é grave - desperdiçamos cerca de 2 horas por dia. Sinais de desperdício de tempo: </li></ul><ul><li>secretária desarrumada e pilhas de ficheiros </li></ul><ul><li>não conseguir encontrar coisas </li></ul><ul><li>falha compromissos, necessidade de os remarcar </li></ul><ul><li>atrasado e/ou má preparação para reuniões </li></ul><ul><li>voluntários para fazer coisas que outras pessoas deveriam fazer </li></ul><ul><li>Cansaço / incapacidade de se concentrar </li></ul>Gestão de Tempo diapositivo Importância da gestão de tempo &quot;Os únicos ladrões a quem a sociedade perdoa são os que nos roubam o tempo&quot; Napoleão Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  11. 11. Gestão de Tempo diapositivo Como fazer uma boa gestão de tempo? Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  12. 12. Objectivos Gestão de Tempo diapositivo &quot;Quantas pessoas houve que no leito de morte desejaram ter tido mais tempo para trabalhar?&quot; Stephen R. Covey Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  13. 13. Objectivos Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  14. 14. <ul><li>Declaração de missão e objectivos de vida: </li></ul><ul><ul><li>Apenas com um destino conseguimos obter uma direcção acertada. * </li></ul></ul><ul><ul><li>Chapéus de vida </li></ul></ul><ul><li>Ter uma visão mais ampla a longo prazo e motivação a curto prazo* </li></ul><ul><ul><li>Sonhar desde pequenino  Visão, motivação, inspiração </li></ul></ul><ul><li>Salienta o que é desperdício ou não </li></ul><ul><li>Antecipar obstáculos e distracções </li></ul><ul><li>Avaliar e rever os de curto e longo prazo </li></ul>Objectivos Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  15. 15. Objectivos Gestão de Tempo diapositivo <ul><li>R – Relevantes </li></ul><ul><li>E – Específicos </li></ul><ul><li>M – Mensuráveis </li></ul><ul><li>A – Alcançáveis </li></ul><ul><li>R – Registáveis </li></ul><ul><li>S – Specific </li></ul><ul><li>M – Mesurable </li></ul><ul><li>A – Achievable </li></ul><ul><li>R – Relevant </li></ul><ul><li>T – Timebound </li></ul>Objectivo ≠ Tarefa Longo prazo  enumerar curto/médio prazo  prioritarizar Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  16. 16. <ul><li>Drucker's Dictum: fazer as coisas bem não é tão importante como fazer as coisas certas.* </li></ul><ul><li>análise do custo/benefício </li></ul><ul><li>(não se &quot;procura&quot; tempo para as coisas importantes, consegue-se) </li></ul><ul><li>Lou Holtz: lista das 100 coisas a fazer antes de eu morrer </li></ul>Prioridades Gestão de Tempo diapositivo “ A pessoa que se concentra inteiramente em serrar é provável que se esqueça de afiar a serra.” Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  17. 17. <ul><li>Questões a colocar sempre: </li></ul><ul><ul><li>Porque é que eu estou a fazer isto? </li></ul></ul><ul><ul><li>Qual é o objectivo? </li></ul></ul><ul><ul><li>Porque é que eu vou ter sucesso? </li></ul></ul><ul><ul><li>O que é que acontece se eu não fizer isto? </li></ul></ul>Prioridades Gestão de Tempo diapositivo Para além da nobre arte de fazer com que as coisas sejam feitas, existe a nobre arte de deixar as coisas por fazer. A sabedoria de vida está na eliminação do não-essencial. (Provérbio chinês) <ul><li>Importante Vs Urgente: </li></ul><ul><ul><li>Importante = valores, pessoas, acções, sucesso, objectivos, futuro </li></ul></ul><ul><ul><li>Urgente = tempo, pressões de prazos, stress, interrupções, crises, problemas </li></ul></ul>Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  18. 18. Gestão de Tempo diapositivo Prioridades 1 2 3 4 Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  19. 19. Gestão de Tempo diapositivo Prioridades Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  20. 20. Gestão de Tempo diapositivo Prioridades Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  21. 21. <ul><li>- A regra dos 80/20 </li></ul><ul><ul><li>80% do teu sucesso virá de 20% do teu trabalho </li></ul></ul><ul><li>Uma boa perspectiva consegue-se com experiência </li></ul><ul><li>Experiência consegue-se através das más perspectivas </li></ul>Planeamento Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  22. 22. <ul><ul><li>168 hs </li></ul></ul>16 – Associativismo 15 – Casa 14 – Festas 13 – Tempo pessoal 12 – Televisão 11 – Telemóvel 10 - Chat, MSN, ICQ, Skipe 9 - Trabalho no computador 8 – Amigos 7 – Família 6 – Desporto 5 – Estudo 4 – Transportes X5 3 – Aulas 2 – Comer X7 1 – Dormir Total hs Nº /semana nº hs A fazer
  23. 23. Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  24. 24. <ul><li>Com flexibilidade*: Ano  Mês  Semana  Dia </li></ul><ul><li>Dicas*: </li></ul><ul><ul><li>Marcar as actividades fixas, depois restantes </li></ul></ul><ul><ul><li>Consciência das nossas próprias características </li></ul></ul><ul><ul><li>(ritmos circadianos) </li></ul></ul><ul><ul><li>Avaliar bem o tempo (nem 8 nem 80) </li></ul></ul><ul><ul><li>Dividir tarefas grandes </li></ul></ul><ul><ul><li>Plano geral – sequenciar </li></ul></ul><ul><ul><li>Aproveitar bem tempos de intervalos </li></ul></ul><ul><ul><li>Espaço para descanso/lazer </li></ul></ul><ul><ul><li>Avaliação e respeito constante </li></ul></ul>Planeamento Gestão de Tempo diapositivo “ Se falhas a planear, planeias falhar.&quot; Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  25. 25. TO DO lists Gestão de Tempo diapositivo <ul><li>Agora sim… as tarefas! </li></ul><ul><li>Dividir as coisas em pequenas tarefas (técnica do queijo-suíço) </li></ul><ul><li>- faz as coisas mais difíceis antes* </li></ul><ul><li>&quot;Se tens de comer um sapo não fiques a olhar muito para ele e se tiveres de comer mais do que um começa pelo maior&quot; </li></ul>Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  26. 26. TO DO lists Gestão de Tempo diapositivo <ul><li>Planear por escrito o dia: </li></ul><ul><ul><li>De véspera </li></ul></ul><ul><ul><li>estima tempo e define limites razoavelmente </li></ul></ul><ul><ul><li>Não enchas o dia todo (60-20-20) </li></ul></ul><ul><ul><li>Agrega acções semelhantes </li></ul></ul><ul><ul><li>Lembra-te do positivo (diário de sucessos – montra de troféus) </li></ul></ul>Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  27. 27. Diferentes gestores de tempo Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009 <ul><li>Monocrónico (1 de cada vez) </li></ul><ul><li>dedicam-se a uma coisa de cada vez </li></ul><ul><li>concentram-se no seu trabalho </li></ul><ul><li>levam os prazos a sério </li></ul><ul><li>empenham-se no trabalho com preserverança </li></ul><ul><li>não gostam de incomodar os outros </li></ul><ul><li>preferem trabalhar sozinhas </li></ul><ul><li>põem o trabalho em primeiro lugar </li></ul><ul><li>tendem a construir relações de curto prazo </li></ul><ul><li>Policrónicos (várias de cada vez) </li></ul><ul><li>Fazem várias coisas ao mesmo tempo </li></ul><ul><li>distraiem-se facilmente </li></ul><ul><li>encaram os compromissos como algo a cumprir se possível </li></ul><ul><li>dedicam-se mais aos outros </li></ul><ul><li>mudam de planos com muita frequência </li></ul><ul><li>valorizam as pessoas à sua volta </li></ul><ul><li>tendem a construir relações de longa duração </li></ul>
  28. 28. <ul><li>Monocrónico (1 de cada vez) </li></ul><ul><li>planos para além dos horários </li></ul><ul><li>marcar reuniões consigo próprio para criar o tempo que precisa para ti. </li></ul><ul><li>Pensar bem no que se pode delegar, adiar ou cancelar (&quot;Por vezes, o bom é melhor que o óptimo!&quot;); </li></ul><ul><li>presta mais atenção às pessoas </li></ul>Diferentes gestores de tempo - dicas Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009
  29. 29. Diferentes gestores de tempo - dicas Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009 <ul><li>Policrónico (várias de cada vez) </li></ul><ul><li>convida a organização a fazer parte da tua vida. </li></ul><ul><li>inspire-se ou peça ajuda a alguém que o possa apoiar na planificação do seu trabalho, </li></ul><ul><li>mais realismo na estimativa de tempo necessário para as tarefas </li></ul><ul><li>divide as tarefas em pequenos passos e define e </li></ul><ul><li>respeita os prazos correlacionando-os com as pessoas. </li></ul><ul><li>Evita a sobrecarga </li></ul>
  30. 30. Ferramentas / Dicas Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  31. 31. <ul><li>Manter tudo organizado </li></ul><ul><ul><li>“ o facto de alguém conseguir trabalhar na desarrumação não significa que a desarrumação seja boa, assim como há pessoas que com 20 kgs de pesos em cima correm mais depressa do que eu” </li></ul></ul><ul><ul><li>Randy Paush </li></ul></ul><ul><li>não ter tudo empilhado (factor psicológico) </li></ul><ul><li>bom sistema de arquivo (tocar só uma vez num papel ou mail*...) </li></ul><ul><li>sitio esperado para o arquivo (o papelão também conta) </li></ul><ul><li>O mundo é grande de mais para se ler tudo (reavaliar) </li></ul>Papelada Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  32. 32. <ul><li>Altifalante ou auriculares </li></ul><ul><li>Anunciar os objectivos do telefonema no início da conversa </li></ul><ul><li>Não ficar confortável enquanto se fala </li></ul><ul><li>Ter qualquer coisa a fazer depois da chamada </li></ul><ul><li>Telefonar antes da refeição </li></ul><ul><li>Quando se quer desligar: </li></ul><ul><ul><li>Peço desculpa, mas tenho... para fazer </li></ul></ul><ul><ul><li>Desligar enquanto se está a falar (a pessoa pensa que foi abaixo) </li></ul></ul>Telefone Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  33. 33. <ul><li>Pergunta-te se é importante para ti o que te estão a pedir. </li></ul><ul><li>Para tentar facilitar o &quot;não&quot; diz que sim se não houver mesmo mais ninguém (certifica-te que continuam à procura) </li></ul><ul><li>Preserva a memória… </li></ul>Aprender a dizer “Não” Gestão de Tempo diapositivo &quot;Nada é mais difícil e requer mais personalidade do que dizer um não, de forma clara e sonora&quot; Kurt Tuholsky Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  34. 34. <ul><li>Não só gastamos tempo com as interrupções em si, mas com o voltar ao que se estava a fazer antes de ser interrompido. </li></ul><ul><li>Compilar assuntos de conversa e outras tarefas </li></ul><ul><li>Desligar ou silenciar telemóvel, msn, mails, etc </li></ul><ul><li>5 minutos são 5 minutos. </li></ul>Interrupções Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  35. 35. <ul><li>É incrível o que se descobre! </li></ul><ul><li>Monitorizar em curtos espaços de tempo </li></ul><ul><li>Analisar (o que está a menos, a mais, mal para os outros?) </li></ul><ul><li>Horários das aulas – compactar e intervalos </li></ul>Diários de tempo Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  36. 36. <ul><li>É o ladrão do tempo </li></ul><ul><li>“ não vai ter de se fazer” ou “dá pa fazer depois” </li></ul><ul><li>gera stress </li></ul><ul><li>tentar arranjar um prazo fictício </li></ul><ul><li>pedir ajuda/ conselhos </li></ul>Procrastinação Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  37. 37. <ul><li>Não é igual a despejar </li></ul><ul><li>Tratar bem as pessoas </li></ul><ul><li>Fazer também as piores tarefas nós mesmos </li></ul><ul><li>Dá-se decisão e autoridade (possibilidade de sucesso ou falhanço) </li></ul><ul><li>Ao delegar: </li></ul><ul><ul><li>ser específico no que se pede, prazo, penalização/prémio </li></ul></ul>Delegar Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009
  38. 38. <ul><li>Delegar até se queixarem ou vermos que querem queixar-se </li></ul><ul><li>A comunicação deve ser clara - passar a escrito (resumo/mail) </li></ul><ul><li>Na delegação dar objectivos e não procedimentos </li></ul><ul><li>Ao delegar dizer a importância da tarefa (escala de 1 a 9, por exemplo) </li></ul>Desafiar pessoas: Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009
  39. 39. <ul><li>Não deixar que tarefas voltem a nós </li></ul><ul><li>Motivar a quem se delegou </li></ul><ul><li>Reforçar comportamentos positivos com um agradecimento/ recompensa </li></ul><ul><li>Ser ignorante para algumas coisas (assim não somos nós a fazer) </li></ul>Sociologia Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral 4 MED – 7 de Outubro de 2009
  40. 40. <ul><li>fechar a porta, desligar telefones </li></ul><ul><li>máximo uma hora e meia </li></ul><ul><li>ter sempre uma planificação para a reunião </li></ul><ul><li>no final alguém escrever um resumo breve </li></ul>Reuniões Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  41. 41. <ul><li>Agendas / calendários / alertas </li></ul><ul><li>netvibes / podcasts (ouvi mais de 124 horas de podcasts em deslocações no último ano) </li></ul><ul><li>Mails: </li></ul><ul><ul><li>enviar uma tarefa só para uma pessoa (várias não funciona) </li></ul></ul><ul><ul><li>relembrar se não responderem 48hs depois </li></ul></ul><ul><ul><li>cc as pessoas responsáveis </li></ul></ul>Tecnologias Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  42. 42. <ul><li>Mail, aviso de ausência: </li></ul><ul><ul><li>Não deixar ficar mensagem </li></ul></ul><ul><ul><li>se importante relembrar dia X </li></ul></ul><ul><ul><li>se for muito importante falar com pessoa Y </li></ul></ul><ul><ul><li>a maioria das vezes, no regresso já está resolvido </li></ul></ul>Férias Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  43. 43. <ul><li>O tempo também se compra </li></ul><ul><li>Ter tempo para nós </li></ul><ul><li>Cumprir os nossos compromissos, caso contrário avisar </li></ul><ul><li>Coisas mal feitas = alguém vai ter de fazer de novo </li></ul><ul><li>A perfeição é inimiga da perfeição </li></ul><ul><li>Cria a tua “Arca dos prazeres” </li></ul>Conselhos gerais Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  44. 44. <ul><li>Tentar ter alguém que nos dê conselhos e um feedback do que estamos a fazer (honestidade à bruta) </li></ul><ul><li>Tentar facilitar as coisas para não pensar muito: </li></ul><ul><ul><li>bom método de arquivo </li></ul></ul><ul><ul><li>arranjar truques (chaves em cima do PC… para não esquecer o PC) </li></ul></ul><ul><li>Não permitir que uma tarefa atrase as outras em cadeia. </li></ul><ul><li>Mudar aos poucos: </li></ul><ul><ul><li>&quot;Se pensar que consegue, vai conseguir. Se pensar que não consegue, está certo.&quot; Henry Ford </li></ul></ul>Conselhos gerais Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  45. 45. <ul><li>Stress  compensar com desporto, riso, relaxamento, etc </li></ul><ul><li>Eustress – stress positivo </li></ul>Gerir… mas não demasiado Gestão de Tempo diapositivo &quot;A arte de ser feliz está nos limites que colocar em si próprio&quot; Wilhelm Schmid &quot;A vida é aquilo que acontece enquanto fazemos outras projectos&quot; John Lennon Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  46. 46. <ul><li>Arranjar uma agenda, qualquer que ela seja </li></ul><ul><li>diário de tempo, ou qualquer coisa parecida </li></ul><ul><li>daqui a 30 dias, envio-vos este material </li></ul><ul><ul><li>O que é que mudaram? </li></ul></ul>Coisas a retirar da formação: Gestão de Tempo diapositivo Miguel Cabral V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009
  47. 47. Desejo-vos tempo! Miguel Cabral – V MEDSCOOP – 31 de Outubro de 2009 Obrigado pela atenção!

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