Správa dokumentů

1,697 views

Published on

Prezentace možností správy dokumentů na platformě Lotus Notes.

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,697
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
14
Actions
Shares
0
Downloads
2
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Správa dokumentů

    1. 1. Správa dokumentů … systém pro tvorbu, organizaci, zpřístupnění a zabezpeč e ní dokumentů…... Martin Humpolec Vedoucí vývoje Lotus Praha, 19. 1. 2005
    2. 2. Co <ul><li>Papírové dokumenty </li></ul><ul><li>Emaily </li></ul><ul><li>Faxy </li></ul><ul><li>Směrnice </li></ul><ul><li>Řídící dokumenty (ISO) </li></ul><ul><li>Manuály </li></ul><ul><li>Faktury </li></ul><ul><li>Objednávky </li></ul><ul><li>Žádosti o dovolenou </li></ul><ul><li>Služební cesty </li></ul><ul><li>Interní žádanky </li></ul><ul><li>Podatelna </li></ul>
    3. 3. Kde <ul><li>Email </li></ul><ul><li>Síťové disky </li></ul><ul><li>Lokální disky </li></ul><ul><li>Papír, skříně, šanony </li></ul><ul><li>Diskety, CD </li></ul>
    4. 4. Proč ne! <ul><li>Duplikace dokumentů, práce </li></ul><ul><li>Zatížení komunikačních cest (email) </li></ul><ul><li>Neexistence jednotné „firemní paměti“ </li></ul><ul><li>Nemožnost snadného a efektivního vyhledávání </li></ul><ul><li>Možnost ztráty dat </li></ul>
    5. 5. Požadavky na systém <ul><li>Ukládání a archivování </li></ul><ul><li>Dostupnost </li></ul><ul><li>Hierarchická organizace </li></ul><ul><li>Vyhledávání </li></ul><ul><li>Integrace s kancelářským systémem </li></ul><ul><li>Řízení přístupu </li></ul><ul><li>Řízení verzí – schvalování </li></ul><ul><li>Kategorizace, profily </li></ul><ul><li>Rozšiřitelnost </li></ul><ul><li>Integrace s dalšími systémy </li></ul><ul><li>Možnost práce offline </li></ul><ul><li>Možnost různých přístupů </li></ul><ul><li>Monitorování přístupu </li></ul>
    6. 6. Vývoj Filesystém Vlastní LN aplikace Jednoduché DMS (PDM, SPPS) Plné DMS (Document Manager) Plné DMS + Workflow (Document Manager) Správa znalostí
    7. 7. IBM Lotus Domino Document Manager <ul><li>Nadstavba Lotus Notes </li></ul><ul><li>Provázání s Windows, MS Office, Lotus Notes </li></ul><ul><li>Řízení přístupů </li></ul><ul><li>Hierarchická struktura </li></ul><ul><li>Verzování </li></ul><ul><li>Schvalování </li></ul><ul><li>Workflow </li></ul><ul><li>Profily dokumentů </li></ul><ul><li>Replikace </li></ul><ul><li>Rozšiřitelnost </li></ul><ul><li>Podpora práce offline </li></ul><ul><li>Prověřeno časem </li></ul>
    8. 8. Definice struktury <ul><li>Definice hierarchické struktury (Budova, Místnost, Skříň, Police, Šanon) </li></ul><ul><li>Omezení přístupu do určitých oblastí </li></ul><ul><li>Omezení povolených typů dokumentů </li></ul><ul><li>Nastavení oběhů </li></ul><ul><li>Nastavení vyhledávání </li></ul>
    9. 9. Profily dokumentů <ul><li>Definované profily dokumentů </li></ul><ul><li>Možnost určení popisných položek dokumentů </li></ul><ul><li>Různé typy položek </li></ul><ul><li>Možnost označení položky jako povinné </li></ul><ul><li>Využití při vyhledávání </li></ul>
    10. 10. Proces publikace dokumentu 2.0 Publish Čtenáři Autoři Současný autor ( pracovní kopie ) Check Out 1.0 Check In 1.1 Approve
    11. 11. Možnosti přístupu
    12. 12. Lotus Workflow <ul><li>Nadstavba Lotus Notes </li></ul><ul><li>Rozšíření (nejen) DMS o další procesy </li></ul><ul><li>Organizační struktura společnosti </li></ul><ul><li>Správa veškerých procesů </li></ul><ul><li>Zkrácení doby trvání procesů o 50 – 75% </li></ul><ul><li>Možnost „uživatelské“ změny procesů </li></ul><ul><li>Zrychlení doby vývoje až o 85% </li></ul><ul><li>Možnost monitorování procesů a vyhodnocování slabých míst </li></ul><ul><li>Centrální správa procesů s bezpečným přístupem a jejich verzováním </li></ul>
    13. 13. Proč Lotus Workflow? <ul><li>Procesy </li></ul><ul><ul><li>Time management pro kontrolu doby trvání </li></ul></ul><ul><ul><li>Plné sledování průběhu procesu nejen pro účely auditu </li></ul></ul><ul><ul><li>Grafické navrhování procesů </li></ul></ul><ul><li>Lidé </li></ul><ul><ul><li>Plná kontrola nad informacemi dostupnými v daný čas </li></ul></ul><ul><ul><li>Organizační struktura – správní lidé na správných místech </li></ul></ul><ul><ul><li>Job viewer pro informaci o průběhu procesu </li></ul></ul><ul><li>Aplikace </li></ul><ul><ul><li>Nadstavba Lotus Notes </li></ul></ul><ul><ul><li>Znovupoužitelné komponenty </li></ul></ul>Information Objects Documents, Applications Business Processes Work Routing Rules People Organization Structure and Roles
    14. 14. Lotus Workflow Architect <ul><li>Definice procesu „procesářem“ (bez zásahu vývojáře) </li></ul><ul><li>Přiřazení rolí z databáze Organizační struktura </li></ul><ul><li>Možnost verzování </li></ul><ul><li>Automatická kontrola procesu </li></ul>
    15. 15. Lotus Workflow Engine <ul><li>Automatické vyrozumění správných uživatelů ve správný čas </li></ul><ul><li>Možnost úprav formuláře pro zadávání dat </li></ul><ul><li>Zamknutí dokumentů při práci </li></ul><ul><li>Omezení přístupu </li></ul><ul><li>Hlídání časů </li></ul>
    16. 16. Lotus Workflow Viewer <ul><li>Možnost vyvolání v kterémkoliv kroku procesu </li></ul><ul><li>Grafické znázornění průběhu procesu, včetně uvedení jmen a časů </li></ul>
    17. 17. Na co si dá pozor při implementaci <ul><li>Jasně definovat cíle, přínosy </li></ul><ul><li>Nebát se postupného zavádění po oblastech </li></ul><ul><li>Zvolit vhodnou technologickou platformu s ohledem na integraci se stávající infrastrukturou </li></ul><ul><li>Nejdůležitější etapy projektu </li></ul><ul><ul><li>Analýza, návrh řešení (včetně procesního zajištění) </li></ul></ul><ul><ul><li>Školení, informování uživatelů </li></ul></ul><ul><li>Důležitá je podpora vedení </li></ul>
    18. 18. Příklady projektů <ul><li>Digitální archiv – S Morava Leasing </li></ul><ul><ul><li>Komplexn í pokrytí digitalizace, zpřístupnění a elektronické archivování smluv a souvisejících dokumentů </li></ul></ul><ul><li>Centrální registr dat – Státní tiskárna cenin </li></ul><ul><ul><li>Striktně hierarchicky organizované úložiště dokumentů organizace. Důraz na bezpečnost. </li></ul></ul><ul><li>Centrální podatelna – SČE </li></ul><ul><ul><li>Centrální vstup a výstup dokumentů společnosti </li></ul></ul><ul><ul><li>Napojení na digitalizaci, archivaci a zpracování </li></ul></ul><ul><li>Správa dokumentů – PRE </li></ul><ul><ul><li>Portálové řešení pro řešení zpřístupnění firemních i týmových oficiálních i pracovních dokumentů. Podpora ISO </li></ul></ul>

    ×