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2ª apresentação

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Sistemas de gestão documental com workflow

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2ª apresentação

  1. 1. SISTEMAS DE GESTÃO DOCUMENTAL COM WORKFLOW JOANA VILARIÇA MIGUEL LIMA PROJETO DE SERVIÇOS E RECURSOS DE INFORMAÇÃO BLOGUE: HTTP://PSRI1516G2.BLOGSPOT.PT/
  2. 2. CONTEÚDO • Critérios de software • Software de Gestão Documental • Obrigatórios • Complementares • Software de Gestão Documental com Workflow • Obrigatórios • Complementares • Gabinete de Gestão de Qualidade GGQ • Função • Metodologia usada atualmente • Fluxo dos Documentos • Fluxo dos Processos
  3. 3. CRITÉRIOS DE SOFTWARE DE GESTÃO DOCUMENTAL
  4. 4. OBRIGATÓRIOS • Criação de documentos • Edição de documentos • Guardar documentos • Pesquisas por palavras chave • Iniciar e encerrar sessão • Controle de Versões • Replicação de conteúdos • Oferecer o acesso total aos documentos • Permitir a visualização em qualquer lugar
  5. 5. OBRIGATÓRIOS • Permitir a edição em qualquer lugar • Permitir aos utilizadores trabalhar sobre diferentes versões do mesmo documento • Permitir edição documental de forma colaborativa • Edição de forma assíncrona • Permitir definir um conjunto de permissões de acesso restrito • permitir monitorizar as alterações, quem as realizou e com quem está partilhado • Impressão de documentos • Digitalização de documentos • Fiabilidade e Desempenho
  6. 6. COMPLEMENTARES • Permitir automatizar e definir politicas de retenção • Capacidade de criação de sites de projeto • Capacidade de criação de Wiki's • Capacidade de criação de blogues • Partilha de vídeos para trabalho colaborativo • Integrar gestão de conteúdos com redes sociais empresariais • Integrar partilha de conteúdos com redes sociais empresariais • Integrar gestão de conteúdos com diferentes tipos de media social • Integrar partilha de conteúdos com diferentes tipos de média social • Utilização gratuita
  7. 7. COMPLEMENTARES • Facilidade de utilização • Armazenamento ilimitado • Permitir rascunhos • Anexação de documentos (ppt, pdf, etc) • Anexar folhas de calculo • Criar/ apresentar gráficos • Indexação • Conversação em tempo real (chat) • Permitir formulários • Verificação ortográfica • Atualizações automáticas
  8. 8. COMPLEMENTARES • Notificações • Pré visualização • Auditoria documental • Processamento ótico de imagens • Reconhecimento ótico de imagens • Normalização documental • Interface intuitivo • Flexibilidade
  9. 9. CRITÉRIOS DE SOFTWARE DE GESTÃO DOCUMENTAL COM WORKFLOW
  10. 10. OBRIGATÓRIOS • Criação de documentos • Fluxo pré-definido • Criação de Fluxos de Trabalho • Edição de documentos • Guardar documentos • Pesquisas por palavras chave • Iniciar e encerrar sessão • Controle de Versões • Replicação de conteúdos • Oferecer o acesso total aos documentos
  11. 11. OBRIGATÓRIOS • Permitir a visualização em qualquer lugar • Permitir a edição em qualquer lugar • Permitir aos utilizadores trabalhar sobre diferentes versões do mesmo documento • Permitir edição documental de forma colaborativa • Edição de forma assíncrona • Permitir definir um conjunto de permissões de acesso restrito • Permitir monitorizar as alterações, quem as realizou e com quem está partilhado • Impressão de documentos • Digitalização de documentos • Fiabilidade e Desempenho
  12. 12. COMPLEMENTARES • Permitir automatizar e definir politicas de retenção • Capacidade de criação de sites de projeto • Capacidade de criação de Wiki's • Capacidade de criação de blogues • Partilha de vídeos para trabalho colaborativo • Integrar gestão de conteúdos com redes sociais empresariais • Integrar partilha de conteúdos com redes sociais empresariais • Integrar gestão de conteúdos com diferentes tipos de media social • Integrar partilha de conteúdos com diferentes tipos de média social • Utilização gratuita
  13. 13. COMPLEMENTARES • Facilidade de utilização • Armazenamento ilimitado • Permitir rascunhos • Anexação de documentos (ppt, pdf, etc) • Anexar folhas de calculo • Criar/ apresentar gráficos • Indexação • Conversação em tempo real (chat) • Permitir formulários • Verificação ortográfica • Atualizações automáticas
  14. 14. COMPLEMENTARES • Notificações • Pré visualização • Auditoria documental • Processamento ótico de imagens • Reconhecimento ótico de imagens • Normalização documental • Interface intuitivo • Flexibilidade • Integração / compatibilidade com ferramentas do Microsoft Office • Possibilidade de trabalhar em modo offline • Suporte otimizado para a cloud
  15. 15. COMPLEMENTARES • Classificação por áreas • Relacionamento de documentos • Permissões por tipo de documento • Integração com outros sistemas informáticos • Conversão de documentos • Criação de relatórios • Back up's automáticos • Gestão do ciclo de vida dos documentos • Capacidade de estabilidade da solução de problemas • Permissão de utilização de filtros
  16. 16. GABINETE DE GESTÃO DE QUALIDADE GGQ
  17. 17. FUNÇÃO • Ajudar/apoiar serviços na produção de documentos • Qualquer departamento, serviço ou órgão da instituição pode solicitar os serviços do GGQ
  18. 18. METODOLOGIA USADA ATUALMENTE PARA A GESTÃO DOCUMENTAL Receção dos documentos (maioritariamente por via email) Manualmente guardados em pastas criadas para os diferentes processos Estado dos processos atualizados manualmente
  19. 19. TIPOLOGIA DOCUMENTAL •Documentos digitais •Volume documental não muito elevado
  20. 20. FLUXO DOS DOCUMENTOS Departamento GGQ Presidente Repositório
  21. 21. FLUXO DOS PROCESSOS GGQ Presidente Órgãos da Escola Presidente Repositório
  22. 22. ATIVIDADES A DESENVOLVER • Definir os Workflow’s específicos para os processos do GGQ • Elaborar uma análise comparativa dos softwares a serem estudados • Escolher o software que melhor se adapta as necessidades do GGQ • Instalar e parametrizar o software • Elaborar os manuais de instalação e utilização

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