Gestión documentalLOS ARCHIVOS SON GARANTÍADE LOS DERECHOS CIUDADANOS emiliotorreslombana@gmail.com
Marco jurídico*Constitución política.   Artículos:8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313* Ley 4 de 1913.Obligación de ...
Marco jurídico* Ley 163 de 1959. Protección del patrimonio cultural* Ley 39 de 1981. Microfilmación y certificación de arc...
Marco Jurídico* Ley 200 del 28 de Julio 1995. Código único disciplinario:  artículo 40, numerales: 1,5,24; artículo 41, nu...
Marco Jurídico• Código disciplinario único.•   Artículo Señala los DEBERES de los servidores públicos•   Numeral __. “ Cus...
Conceptos* Las TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL                           son un  listado de series, con sus correspondiente...
Conceptos* PIEZA DOCUMENTAL es la unidad mínima que reúne todas las  características necesarias para ser considerada docum...
Conceptos* CICLO VITAL DEL DOCUMENTO . Etapas sucesivas por  las que atraviesan los documentos desde su producción o recep...
Conceptos* PRODUCCIÓN DOCUMENTAL es la recepción o generación  de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento ...
Conceptos* DESTRUCCIÓN de documentos es sinónimo de ELIMINACIÓN* ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA                      es el conju...
Conceptos* ASIENTO es el conjunto de elementos informativos que  individualizan las unidades de descripción de un instrume...
Conceptos•   UNIDAD ARCHIVÍSTICA. Conjunto de piezas o tipos    documentales Puede ser unidad archivistita, entre otras: u...
Procesos* Procesos técnicos en la gestión documental:•   Identificación•   Valoración•   Selección•   Eliminación•        ...
ConceptosValores PRIMARIOS de los archivos administrativos.            *        V. Administrativo:            *        V. ...
Metodología• Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación  de las T.R.D.  *Investigación preeliminar sobre la inst...
Concepto• Archivo de GESTIÓN o de oficina.  En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de  gestión a...
Procedimiento• Preparación física de la documentación:  *      Limpieza de la documentación.  *      Eliminación del mater...
Ejercicio   SERIE                     SUBSERIE1- Actas                             - Comité de archivo                    ...
Ejercicio7- Informes         -        Organismos de control         -        de gestión8- Licencias         -        Ambie...
Ejercicio• Serie CONTRATOS:       –   Requerimiento       –   Términos de referencia       –   Minuta contrato       –   C...
Ejercicio- Serie PROCESO DISCIPLINARIO:             »   Denuncia             »   Indagaciones             »   Descargos   ...
Ejercicio• Oficina productora: TESORERÍA• SERIES:              »   Orden de pago              »   Boletines diarios de caj...
EjercicioSerie ORDEN DE PAGO:       –   Solicitud de compra       –   Cotización       –   Certificación disponibilidad pr...
Importante• DOCUMENTO DE APOYO Es aquel de carácter general ( leyes, decretos, manuales ) que inciden en el cumplimiento d...
Agradecimiento• A cada uno de los participantes por el interés y los  aportes, durante el proceso.• Frase célebre:        ...
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Gestión documental

  1. 1. Gestión documentalLOS ARCHIVOS SON GARANTÍADE LOS DERECHOS CIUDADANOS emiliotorreslombana@gmail.com
  2. 2. Marco jurídico*Constitución política. Artículos:8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313* Ley 4 de 1913.Obligación de las entidades oficiales de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos.* Ley 47 de 1920.Protección del patrimonio documental y artístico.* Ley 45 de 1923.(Art. 99 ) conservación de documentos bancarios.* Ley 40 de 1932. Registros y reformas civiles de las personas.* Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. E.TORRES
  3. 3. Marco jurídico* Ley 163 de 1959. Protección del patrimonio cultural* Ley 39 de 1981. Microfilmación y certificación de archivos.* Ley 80 del 22 diciembre 1989.Se crea el archivo general de la nación y se dictan otras disposiciones.* Acuerdo 07 del 29 de Junio 1994. Se adopta y expide el reglamento general de archivos. E.TORRES
  4. 4. Marco Jurídico* Ley 200 del 28 de Julio 1995. Código único disciplinario: artículo 40, numerales: 1,5,24; artículo 41, numerales:7,9,16.* Ley 594 de julio 14 de 2000. Ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.Sitio WEB: www.archivogeneral.gov.co E.TORRES
  5. 5. Marco Jurídico• Código disciplinario único.• Artículo Señala los DEBERES de los servidores públicos• Numeral __. “ Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el ocultamiento o utilización indebidos ”• Numeral __. “ Responder por la conservación de los documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir oportunamente cuenta de su utilización ”• Artículo __. señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos• Numeral __. “ Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a que están obligados ”• Numeral __. “ Causar daños o perdida de bienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones ” E.TORRES
  6. 6. Conceptos* Las TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Pueden ser generales o específicas.• SERIE DOCUMENTAL es un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Hojas de vida, historias laborales, contratos, actas, informes ….*TIPO DOCUMENTAL es la unidad documental simple. E.TORRES
  7. 7. Conceptos* PIEZA DOCUMENTAL es la unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Acta, oficio, informe.* UNIDAD DOCUMENTAL es la unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Esta puede ser SIMPLE cuando está constituida por un solo documento o COMPLEJA cuando lo constituyen varios, formando un expediente. E.TORRES
  8. 8. Conceptos* CICLO VITAL DEL DOCUMENTO . Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.* DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección por muestreo y/o microfilmación.* VALORACIÓN DOCUMENTAL es el proceso por el cual se determinan los valores primarios o secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo. E.TORRES
  9. 9. Conceptos* PRODUCCIÓN DOCUMENTAL es la recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.* UNIDAD ADMINISTRATIVA es la unidad técnico- operativa de una institución.* REGISTRO DE ENTRADA es el instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada.* CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL es la labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental ( fondo, sección y subsección ) de acuerdo a la estructura orgánico de la entidad. E.TORRES
  10. 10. Conceptos* DESTRUCCIÓN de documentos es sinónimo de ELIMINACIÓN* ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA es el conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites, regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina) , que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas.* DEPURACIÓN es la operación por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios* ELIMINACIÓN de DOCUMENTOS es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. E.TORRES
  11. 11. Conceptos* ASIENTO es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripción de un instrumento de consulta y recuperación.* ASUNTO: tema, motivo, argumento , materia, cuestión, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una acción administrativa.* EXPEDIENTE es el conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una unidad archivistita. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto. E.TORRES
  12. 12. Conceptos• UNIDAD ARCHIVÍSTICA. Conjunto de piezas o tipos documentales Puede ser unidad archivistita, entre otras: un expediente. E.TORRES
  13. 13. Procesos* Procesos técnicos en la gestión documental:• Identificación• Valoración• Selección• Eliminación• E.TORRES
  14. 14. ConceptosValores PRIMARIOS de los archivos administrativos. * V. Administrativo: * V. Jurídico * V. Legal * V. Fiscal * V. Contable E.TORRES
  15. 15. Metodología• Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación de las T.R.D. *Investigación preeliminar sobre la institución. - Compilación de la información institucional. - Entrevistas * Análisis e interpretación de la información recolectada. * Elaboración y presentación de las T.R.D. * Aplicación E.TORRES
  16. 16. Concepto• Archivo de GESTIÓN o de oficina. En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa.• Archivo CENTRAL o intermedio. Aquí son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida.• Archivo HISTÓRICO o permanente. Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. E.TORRES
  17. 17. Procedimiento• Preparación física de la documentación: * Limpieza de la documentación. * Eliminación del material metálico. * Identificación del material afectado por biodeterioro. * Revisión y foliación. * E.TORRES
  18. 18. Ejercicio SERIE SUBSERIE1- Actas - Comité de archivo - Comité de bienestar - Comité de capacitación2-Acuerdos3-Circulares4- Contratos -Prestación de servicios - Obra - Arrendamiento5- Decretos / Resoluciones6- Historias laborales E.TORRES
  19. 19. Ejercicio7- Informes - Organismos de control - de gestión8- Licencias - Ambientales - Construcción - Transito9- Procesos - Disciplinarios - Jurídicos - Judiciales10-Plan de desarrollo11- Plan de ordenamiento territorial E.TORRES
  20. 20. Ejercicio• Serie CONTRATOS: – Requerimiento – Términos de referencia – Minuta contrato – Certificación disponibilidad – Pólizas – Publicación – Acta de iniciación – Informes – Acta de liquidación E.TORRES
  21. 21. Ejercicio- Serie PROCESO DISCIPLINARIO: » Denuncia » Indagaciones » Descargos » Pruebas » Fallo / Sentencia E.TORRES
  22. 22. Ejercicio• Oficina productora: TESORERÍA• SERIES: » Orden de pago » Boletines diarios de caja y bancos » Cuentas corrientes » Libros de tesorería » Declaraciones tributarias » Certificados de disponibilidad presupuestal E.TORRES
  23. 23. EjercicioSerie ORDEN DE PAGO: – Solicitud de compra – Cotización – Certificación disponibilidad presupuestal – Registro de disponibilidad presupuestal – Factura de compra – Orden de compra – Entrada almacén - Recibido a satisfacción E.TORRES
  24. 24. Importante• DOCUMENTO DE APOYO Es aquel de carácter general ( leyes, decretos, manuales ) que inciden en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Puede ser generado en la misma institución o proceder de otras y no forma parte de las series documentales. E.TORRES
  25. 25. Agradecimiento• A cada uno de los participantes por el interés y los aportes, durante el proceso.• Frase célebre: E.TORRES

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