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CONTROL INTERNO ENEL AREA DE CAJA YBANCO
Celorio Aguayo MaríaJesseniaChávez Fuentes ValeriaMonserrateMedranda Ramos MaríaFernandaMendoza Vinces Maritza
Debido a la volatilidad y riesgo inherentede esta área empresarial, se hacenimprescindible controles específicos. Asípues ...
 Objetivo 1.- Custodia y salvaguardia de losfondos depositados y recibidos. Objetivo 2.- Exactitud de los registros. Ob...
La operativa de la caja estará relacionadocon los siguientes objetivos: Constitución del fondo de caja. Realización de p...
a) AutorizaciónLos desembolsos que se efectúen através de los fondos de caja deberánestar en todos los casos comprobados y...
c) Cuantía de la cajaEl nivel de los fondos de caja será coherente yrazonable con el volumen de gastos que seliquiden peri...
a) Libro de caja.La gestión y control de caja se detallara através de un registro o ficha auxiliar, endonde se anotaran to...
c) Clasificación de los gastos.La anotación de los gastos en los registroscontables de la caja deben estar imputados ycodi...
a) Verificación de los fondos-conciliación.La verificación y conciliación de losfondos deberán ser efectuados oratificados...
Clasificación del gasto.El registro, naturaleza, codificación y periodo enel que se registran los gastos, debe sersupervis...
El supervisor del área de tesorería procederá aefectuar revisiones periódicas que puedandetectar el incumplimiento de algu...
 Determinación del fondo fijo y su cuantía. Niveles de autorización en función de losmontantes de pagos y responsabilida...
 Plan de verificaciones periódicas:- revisión de las custodias de los fondos.- Conciliación de los registros o auxiliares...
REFERENTE AL OBJETIVO 1:CUSTODIA DE LOS FONDOSCon el objetivo de conseguir un buencontrol y mantenimiento de la operativad...
 Elaboración periódica de conciliaciones bancarias detodos y cada uno de los bancos con las cuentascontables. Las concil...
 La sociedad deberá adjuntar a la matriz elcheque original que haya sido anulado. Se hace aconsejable la necesidad de ap...
 Los pagos de las remuneraciones al personalse efectuarán mediante transferenciasbancarias. Existirá un seguro que cubra...
Los procedimientos, políticas y criteriosestablecidos por la sociedad deben estarenfocados a la obtención de unos registro...
 Las transacciones bancarias deberán registrarseen el periodo al que correspondan e imputarsea la cuenta contable cuya na...
- Los pagos se registran con independencia delmomento en el que se cargan en el banco.- verificación de justificantes de i...
La implementación y establecimiento y deuna jerarquía y organigrama funcional,junto con un desarrollo individualizado yseg...
 La custodia y mantenimiento del efectivodebe estar segregado funcionalmente delmantenimiento y mecanización contable. A...
 Segregación e independencia de las personas quetienen a su cargo los cobros. Independencia de los empleados, encargados...
REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERANDING CONFORME A LA POLITICADE LA SOCIEDADSe establecerán y fijaran por escrito losprocesos y ...
 Selección de inversiones, políticas deinversión y fuentes de financiación. Revisión, seguimiento y supervisión detransa...
 Evaluación de saldos: análisis dedesviaciones, índice, etc.. Programa periódicos de verificaciones yrevisiones del cump...
ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJAYBANCO.Como guía para la evaluación, estudios ycomprensión de la sistemática yfuncionamiento d...
CAJAGENERAL:1.-¿Existe un plan por escrito por escrito de las políticasy procedimientos de control, supervisión y registro...
FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA.1.- ¿Existe fondo fijo de caja ?2.-¿Se efectúan arqueos sorpresivos de todas lascajas de que s...
5.-¿La persona encargada de la custodia de la caja,realiza o tiene a su cargo la elaboración deregistros contables, evitan...
8.- ¿Mantiene el cajero un detalle de losingresos pendientes de realizar en el banco?9.-¿El volumen de operaciones por caj...
FONDOS DE CAJA-EXACTITUD1.-¿Se efectúan verificaciones aritméticas de lasanotaciones globales de gastos de la mismanatural...
3.-¿Se comprueba que los gastos reflejadoscorresponden al periodo en que secontabiliza?4.-¿La documentación que soporta el...
6.-¿De efectuarse arqueos a una fecha distintaal cierre de un periodo ¿ Queda constancia dela comprobación del saldo o con...
FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES1.-¿Realiza el empleado encargado de caja algunade las operaciones siguientes? Con...
3.-¿Se recibe el correo por el responsable decaja?4.- La persona que maneja la caja ¿Prepara loscheques de reintegro de lo...
BANCOSGENERAL1.-¿Se encuentran autorizadas la totalidad delas cuentas bancarias? ¿ Por quien? ¿Tienenasignadas estas perso...
4.-¿Existe establecida alguna política deutilización o finalización de las cuentasbancarias?5.-¿Existen muchas cuentas ban...
7.-¿Cómo se reciben los ingresos en laSociedad? ¿Por transferencia? ¿Por cheques?¿En efectivo?8.-¿Existe alguna política e...
CUSTODIA1.-¿Se efectúan con regularidad lasconciliaciones bancarias?2.-¿Existen partidas de conciliación antiguas sinuna e...
4.-La emisión de cheques ¿Se realiza al menosmediante dos firmas de caráctermancomunado?5.-¿Se adjuntan los cheques anulad...
EXACTITUD DE LOS REGISTRO1.-Los documentos formales que sirven de base para larealización de pagos. ¿Son anulados con algú...
6.-¿Se firman los cheques, sin que se disponga y seadjunte la documentación que originaria ladeuda?7.-¿Se efectúa una cont...
10.-¿Se comprueban las operaciones aritméticas delas conciliaciones bancarias aportadas?11.-¿Se compara la exactitud de la...
SEGREGACION DE FUNCIONES1.-¿Existe un detalle de segregación de funciones paracada empleado del departamento de Tesorería ...
3.-¿Están debidamente autorizadas lastransacciones bancarias?4.-¿Se autoriza por persona ajena alresponsable de bancos la ...
7.- Las personas que emiten cheques ¿elaboranlas conciliaciones bancarias?8.-¿Existen limites o niveles diferenciados para...
SALVAGUARDIA1.-¿Existen cheques en blanco firmados? ¿Quiénlos tiene? ¿Con que finalidad? ¿Cómo secontrolan? ¿Cuántos son?2...
EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA.La sociedad “x” se constituyo tan solo hace 3meses. Su actividad se desarrolla en el ámbitod...
La sociedad dispone de buenos contactoscomerciales a nivel individual comointersocietario:- La sociedad dispone de un pequ...
- Pago al contado a algunos proveedores que loexigen a la entrega del pedido.- Pago préstamo de 300.000 a la secretaria.- ...
Reposición de fondos de la cajaEl administrador tiene dada la orden del socio deque los cobros que se efectúen en las tien...
Arqueos de caja: El administrador efectúa algunosarqueos de caja cuando dispone de tiempo ycomprueba la diferencia aproxim...
La sociedad ha conseguido algunos contratos muyimportantes de suministro de productos delimpieza, por lo que se espera ten...
Se pide :Apuntar las soluciones y decisiones quedeberá adoptar l nuevo directorfinanciero- controller con el objeto demant...
Una vez efectuada la toma de contacto con laempresa, conocer su actividad y su mercado,el controller se dispone a efectuar...
b) Salvaguardia de los fondos de caja: Laconclusión a la que llega el controller esque los procedimientos actuales nogaran...
A los pagos a proveedores que exigen pagos alcontado, se les entregaran cheques bancariosconformados. Con el objeto de sol...
Sociedad “x”Autorización PagosImporte________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________...
De esta forma se consigue establecer losprocesos de:- Codificación naturaleza del gasto.- Registro- Anulación del document...
3.- No hay establecido un fondo fijo decaja, aunque este pueda ser altoeventualmente.Se adopta la medida de reducirinmedia...
No obstante, si en el transcurso de uno o dosmeses se observara un acceso en el fondo fijode caja este será reducido.Los i...
4.-No existe constancia ni evidencia ni periodicidadde los arqueos de caja efectuados por eladministrador.Se decide adopta...
SOCIEDAD “X”ARQUEO DE VENTASDIA ________Saldo al inicio del día __________________+ Ingresos por ventas del día __________...
SOCIEDAD “X”CONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750.000FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justifica...
 5. No se elabora un registro especifico deingresos pendientes de realizar en banco enrelación a los cheques recibidos de...
Con el objeto de reducir la documentación internade la sociedad y facilitar el control interno, seprocederá a efectuar una...
1. No existe evidencia de la comprobaciónaritmética de las agrupaciones de gastos.Se decide adoptar la medida de adjuntar ...
2. No se efectúa verificación –supervisión de lacorrecta imputación del gasto a la cuentacontable ni al periodo económico....
d) Segregación de funciones: No existe unasegregación de funciones necesarias ysuficientes para garantizar el correctofunc...
CONTROLLER:- Establecerá los procedimientos y controlespertinentes para asegurar un buenseguimiento y gestión de la caja.-...
ADMINISTRADOR:- Recibirá la correspondencia de clientes,proveedores y bancos para su control derecepción.- Seguimiento de ...
AYUDANTE ADMINISTRACION:- Visto bueno a la recepción de los chequespendientes de ingresar.- Control del fondo fijo de caja...
SECRETARIA:- Atención de las ventas al contado del almacénde la oficina(se hacen necesario implantarcontroles en el stock,...
CASO PRACTICO DE BANCOSLa sociedad “x” realiza cierre mensuales. Al 30 denoviembre de xx, presente el siguiente extractoba...
Los extractos bancarios con los primeros movimientoscorrespondientes al mes de diciembre son:SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA C...
La sociedad mantiene en sus registros contablesun saldo al 30 de noviembre de xx de5.000.000, en los que se incluyen lossi...
- Estimación de intereses bancarios de un deposito alargo plazo por 200.000, reconocidos el 30/11/xx.Las operaciones recon...
SOLUCION AL CASO PRACTICOMODELO CONCILIACION BANCARIASOCIEDAD “X”ENTIDAD BANCARIACONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XXF. C...
F.CONTABLE F.BANCO CONCEPTO N. CHEQUE DEBE HABER- DISMINUCION DELSALDO SIN INCLUIRSE ENCONTABILIDAD :<505.000>5/12/XX 30/1...
Consideraciones del supervisor de laconciliaciónUna vez recibida y cumplimentada laconciliación, el supervisor procede a e...
- Solicitar la matriz de cheques del banco ycomprobar que el ultimo cheque emitido en elmes de noviembre es el de N. xxxz....
Cheques recibidos por correoComo partida de conciliación aparece unadisminución de saldos contables de 1.000.000correspond...
Los documentos internos deberán estarcumplimentados conforme a las políticasestablecidas por la sociedad.Si bien el contro...
- Los cheques recibidos pendientes de ingresar.- Los cheques recibidos, ingresados en bancopero pendientes de abonar por e...
El supervisor solicitara al responsable del área de bancos(no del contable), la identificación de las personas oidentidade...
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  1. 1. CONTROL INTERNO ENEL AREA DE CAJA YBANCO
  2. 2. Celorio Aguayo MaríaJesseniaChávez Fuentes ValeriaMonserrateMedranda Ramos MaríaFernandaMendoza Vinces Maritza
  3. 3. Debido a la volatilidad y riesgo inherentede esta área empresarial, se hacenimprescindible controles específicos. Asípues lo controles internos que se definanen el área de caja y banco se estableceránpara el alcance de una manera general, delos siguientes objetivos:
  4. 4.  Objetivo 1.- Custodia y salvaguardia de losfondos depositados y recibidos. Objetivo 2.- Exactitud de los registros. Objetivo 3.- Segregación adecuada defunciones. Objetivo 4.- Operanding conforme a laspolíticas y criterios establecidos por la sociedad.
  5. 5. La operativa de la caja estará relacionadocon los siguientes objetivos: Constitución del fondo de caja. Realización de pagos para sufragarpequeñas cuantías de fondos. Reposición de fondos. Teniendo en cuanta lo expuesto conanterioridad y su base a la consecución delos objetivos especificados, se hacenecesario la implantación de los siguientesprocedimientos y puntos de controlinterno:
  6. 6. a) AutorizaciónLos desembolsos que se efectúen através de los fondos de caja deberánestar en todos los casos comprobados yjustificados.b) Cancelación JustificantesLos documentos justificantes que hayandado lugar a una transacción de cajadeberán ser cancelados para evitar sureutilización o duplicación por descuido ointencionalidad.
  7. 7. c) Cuantía de la cajaEl nivel de los fondos de caja será coherente yrazonable con el volumen de gastos que seliquiden periódicamente.d) Fondo Fijo de cajaSe anticipará a la persona responsable de la caja,una cantidad predeterminada y constante enfunción del volumen de gastos.e) Arqueos sorpresivos.Se efectuaran arqueos del efectivo sin previoaviso con el objeto de infundir una actualizacióny control continuado de los fondos.
  8. 8. a) Libro de caja.La gestión y control de caja se detallara através de un registro o ficha auxiliar, endonde se anotaran todos los movimientosde cobros y pagos.b) Comprobación aritméticaSe deberá dejar constancia de lacomprobación de sumas , tanto endocumentos como en anotaciones de loslibros de auxiliares de trabajo diario.
  9. 9. c) Clasificación de los gastos.La anotación de los gastos en los registroscontables de la caja deben estar imputados ycodificados conforme a la naturaleza de losgastos.d) Periodo contable correcto.El registro de las anotaciones deberánefectuarse en el periodo económico contableal que corresponden.
  10. 10. a) Verificación de los fondos-conciliación.La verificación y conciliación de losfondos deberán ser efectuados oratificados por personas ajenas a laencargada de la custodia de la caja.b) Rembolsos – reposición de fondos.La reposición de fondos debe autorizarsepos persona ajena a la encargada de lacustodia de caja, obteniéndose así unseguimiento continuado de los fondos.
  11. 11. Clasificación del gasto.El registro, naturaleza, codificación y periodo enel que se registran los gastos, debe sersupervisado por la persona que se hallaresponsabilizado de esta área, en ningún casoserá efectuado por el empleado encargado de lacustodia de la caja.d) RegistroLa persona encargada de la custodia, no debetener acceso o ser responsable de lamecanización o realización de asientos contables,con el objeto de evitar el encubrimiento desalidas monetarias con asientos contables.Gestión de cobrosEl empleado de la caja no efectuara seguimientoo gestiones de cobro de clientes
  12. 12. El supervisor del área de tesorería procederá aefectuar revisiones periódicas que puedandetectar el incumplimiento de alguno o algunosprocedimientos determinados por la sociedadpara la consecución de los objetivos.Se definirán y establecerán políticas,procedimientos y criterios por escrito, en elárea de caja los cuales serán aprobadosconvenientemente por la dirección.
  13. 13.  Determinación del fondo fijo y su cuantía. Niveles de autorización en función de losmontantes de pagos y responsabilidades delpersonal. Políticas y procedimientos de comprobaciónde la exactitud de los registros. Establecimiento de políticas de arqueo decaja y del soporte formal de dichos arqueos.
  14. 14.  Plan de verificaciones periódicas:- revisión de las custodias de los fondos.- Conciliación de los registros o auxiliares de cajacon contabilidad.- comprobación de la existencia siempre de pagosautorizados y justificados.- comprobación de las codificaciones yclasificaciones de las transacciones.
  15. 15. REFERENTE AL OBJETIVO 1:CUSTODIA DE LOS FONDOSCon el objetivo de conseguir un buencontrol y mantenimiento de la operativadesarrollada en los bancos se haceindispensable la adopción de las siguientesmedidas:
  16. 16.  Elaboración periódica de conciliaciones bancarias detodos y cada uno de los bancos con las cuentascontables. Las conciliaciones bancarias debidamenteformalizadas y un análisis pormenorizado de lasmismas. Las conciliaciones bancarias serán supervisadas yautorizadas, y en especial los cálculos aritméticos. Verificación de que los ingresos pendientes derealizar en el banco detallados en las conciliacionesbancarias, se abonan por el convenientemente conposterioridad a la fecha de la conciliación. Se cuidará de evitar la existencia de emisión decheques firmados en blanco. La sociedad mantendrá las matrices de los cheques,debidamente complementadas en relación a lainformación, fecha, importe, concepto yautorización.
  17. 17.  La sociedad deberá adjuntar a la matriz elcheque original que haya sido anulado. Se hace aconsejable la necesidad de aprobaciónde cheque y transferencias al menos por dosfirmas, mediante firmas mancomunadas. los cheques, talonarios de cheques y sellos-maquinas de firmas deberán estarsuficientemente custodiados y así evitar su usofraudulento. Únicamente procederán a la autorización depagos aquellas personas que realmente tenganpotestad para ello.
  18. 18.  Los pagos de las remuneraciones al personalse efectuarán mediante transferenciasbancarias. Existirá un seguro que cubra posiblespérdidas, robos, malversación y/o fraude delos fondos líquidos manejados por las personasencargadas. Se deberán implantar procedimientos deacción inmediata para desautorizar en losbancos a las personas que dejen de mantenerrelación con la sociedad.
  19. 19. Los procedimientos, políticas y criteriosestablecidos por la sociedad deben estarenfocados a la obtención de unos registroscontables correctos y fiables.Con esta finalidad se implantarán lossiguientes procedimientos: Se anularán los documentos que sirvan desoporte. Asignación de importes correctos a lastransacciones de pagos.
  20. 20.  Las transacciones bancarias deberán registrarseen el periodo al que correspondan e imputarsea la cuenta contable cuya naturalezacorresponda a la transacción efectuada. Lacorrecta imputación al periodo dependerá desi:- El plazo de tiempo que transcurre desde larecepción de cheques y/o dinero en efectivo yel posterior ingreso en banco, es muy corto.- Los ingresos se contabilizan en el momentode recibirse la comunicación expresa delingreso.- Los cheques y transferencias y archivos dedocumentación de pagos contienen las fechasreales del desembolso.
  21. 21. - Los pagos se registran con independencia delmomento en el que se cargan en el banco.- verificación de justificantes de ingresos conlos registros detallados de salidas de cajas y delas salidas monetarias del banco con entradas decajas.- Análisis específico de cualquier anotación quese efectúe en las cuentas contables de bancosque sean contrarias a su naturaleza.- Los cheques no se firmarán por la o laspersonas responsables hasta que no se ladocumentación apropiada.- Comprobación de que los montantesregistrados en contabilidad coinciden con lastransacciones bancarias aprobadas y con losmontantes de ingresos recibidos.
  22. 22. La implementación y establecimiento y deuna jerarquía y organigrama funcional,junto con un desarrollo individualizado ysegregado de funciones, colaborara alcumplimiento de los objetivos. Asimismose conseguirá una disminución de laposibilidad de errores no detectados. En elárea de bancos se debe considerar lasiguiente segregación de funciones:
  23. 23.  La custodia y mantenimiento del efectivodebe estar segregado funcionalmente delmantenimiento y mecanización contable. Arqueos periódicos por personas distintas. Establecer relaciones entre distintas personaspara el manejo del efectivo. Independencia de la sección o personaencargada de cobros y de recepción decheques. Limitar el acceso a ingresos en efectivo.
  24. 24.  Segregación e independencia de las personas quetienen a su cargo los cobros. Independencia de los empleados, encargados decobros/pagos con el de gestión y seguimiento declientes proveedores. L a baja de las cuentas incobrables deberá estarautorizada, para evitar salidas encubiertas dedinero. La apertura de nuevas cuentas bancariasdepósitos y transferencias deberá efectuarsemediante autorización emitidas por personasdistintas a los encargados directos de tesorería. Las conciliaciones bancarias serán elaboradas porel empleado responsable y aprobadas por elsupervisor correspondiente.
  25. 25. REFERENTE AL OBJETIVO 4OPERANDING CONFORME A LA POLITICADE LA SOCIEDADSe establecerán y fijaran por escrito losprocesos y criterios a seguir en el área debancos, con la conveniente aprobación porparte de la dirección, referidosfundamentalmente a: Autorizaciones en el uso y apertura de lascuentas bancarias. Negociación, contratación y designación depoderes con las entidades bancarias. Control de los cobros recibidos por correo ycustodia de los mismos.
  26. 26.  Selección de inversiones, políticas deinversión y fuentes de financiación. Revisión, seguimiento y supervisión detransacciones de tesorería. Utilización de técnicas y procedimientos paraevitar omisiones y errores:- Conciliaciones periódicas de los saldosbancarios.- Confirmaciones de movimientos informadospor terceros.- Verificaciones periódicas de ladocumentación respaldo de los movimientos.
  27. 27.  Evaluación de saldos: análisis dedesviaciones, índice, etc.. Programa periódicos de verificaciones yrevisiones del cumplimiento de las políticas yfuncionamientos utilizados por la entidad ensu operativa.
  28. 28. ESQUEMA-CUESTIONARIO DE CAJAYBANCO.Como guía para la evaluación, estudios ycomprensión de la sistemática yfuncionamiento de los controles internos enel área de caja y banco se detallan, de unamanera general, los siguientes cuestionariosde forma separada por área:
  29. 29. CAJAGENERAL:1.-¿Existe un plan por escrito por escrito de las políticasy procedimientos de control, supervisión y registro,así como su grado de implantación?2.-¿Existe un organigrama jerárquico y deresponsabilidades?3.-¿Se han establecido documentos interno deconciliación – verificación - supervisión- arqueo?4.-¿Están incluidas todas las cajas en el balance de lasociedad?5.-¿Existe algún seguro contratado cuya coberturaincluya los fondos de caja?
  30. 30. FONDOS DE CAJA SALVAGUARDIA.1.- ¿Existe fondo fijo de caja ?2.-¿Se efectúan arqueos sorpresivos de todas lascajas de que se dispongan con el objeto de evitarque los fondos del resto de cajas puedan sustituiringresos registrados no depositados?3.-¿Se elaboran arqueos periódicos, dejandoevidencia escrita de los mismos y de suconformidad?4.-¿Están anulados los documentos que sirvieronde soporte para el registro de los gastos?
  31. 31. 5.-¿La persona encargada de la custodia de la caja,realiza o tiene a su cargo la elaboración deregistros contables, evitando así, por ejemplo, laconsideración de incobrable un saldo de clienteque se ha cobrado en realidad ?6.-¿Se efectúan los reembolsos de caja únicamentepor cheques bancarios de la compañía?¿A nombrede quien se gira el cheque de reembolso,nominativo o al portador?7.-¿Se efectúan cobros de clientes al contado porcaja? En caso afirmativo, ¿ Se gira en banco elimporte cobrado en efectivo en un plazo muybreve de tiempo, con identificación del origen delingreso?
  32. 32. 8.- ¿Mantiene el cajero un detalle de losingresos pendientes de realizar en el banco?9.-¿El volumen de operaciones por caja escoherente con la actividad y “modusoperandi” de la Sociedad?¿Y el saldo de caja?10.-¿Existen posibilidades de que el responsablede caja reciba directamente por correo pagosde los clientes?
  33. 33. FONDOS DE CAJA-EXACTITUD1.-¿Se efectúan verificaciones aritméticas de lasanotaciones globales de gastos de la mismanaturaleza? ¿Se deja constancia y evidenciade estas verificaciones? ¿Se compruebanaritméticamente los saldos arrastrados de loslibros de caja manuales o registros auxiliaresinternos?2.-¿Se realiza alguna supervisión en relación ala imputación o codificación de la cuentacontable?
  34. 34. 3.-¿Se comprueba que los gastos reflejadoscorresponden al periodo en que secontabiliza?4.-¿La documentación que soporta el registrodel gasto, esta girada a nombre de la sociedado identificada con algún gasto concreto paraun periodo o periodo concreto?5.-¿Están registrados como ingreso en cajatodos los cheques bancarios de reembolso defondo emitido? ¿ En caso negativo, ¿Cómo seidentifica entre caja y banco este hecho?
  35. 35. 6.-¿De efectuarse arqueos a una fecha distintaal cierre de un periodo ¿ Queda constancia dela comprobación del saldo o conciliación conel mayor de la sociedad a esa fecha?7.-¿Se efectúa el registro de todos loscomprobantes de pagos recibidos en la caja?¿Y de los anticipos para gastos? En su caso¿Cómo se identifican en los arqueos y en laconciliaciones estas partidas?8.-¿Coinciden los saldos mostrados en balancecon los registros auxiliares?
  36. 36. FONDOS DE CAJA-SEGREGACION DE FUNCIONES1.-¿Realiza el empleado encargado de caja algunade las operaciones siguientes? Conciliaciones bancarias y con clientes. Elaboración y mecanización de asientoscontables. Intervenir en operaciones crediticias y degestión con los clientes.2.-¿Son una o varias personas las responsablesdela custodia de las cajas?
  37. 37. 3.-¿Se recibe el correo por el responsable decaja?4.- La persona que maneja la caja ¿Prepara loscheques de reintegro de los fondos?5.-¿Realiza una única persona en el área de cajalos controles, supervisión y obtención deevidencia de comprobación aritmética?
  38. 38. BANCOSGENERAL1.-¿Se encuentran autorizadas la totalidad delas cuentas bancarias? ¿ Por quien? ¿Tienenasignadas estas personas la responsabilidadde autorizar aperturas de cuentas bancarias?2.-¿Hay alguna cuenta cuyo saldo sea cero omuy pequeño, no tenga movimientos duranteel ejercicio o ejercicios anteriores?3.-Las personas que aparecen con poderes enlas cuentas de los bancos ¿ Siguen trabajandotodas ellas para la Sociedad ?
  39. 39. 4.-¿Existe establecida alguna política deutilización o finalización de las cuentasbancarias?5.-¿Existen muchas cuentas bancarias abiertas?En caso afirmativo ¿ Se debe a necesidadesoperativas del negocio, a búsqueda derelaciones bancarias o a falta de organización?6.-¿Existe un organigrama jerárquico funcionaly de responsabilidades respecto a las personasque intervienen en la supervisión, control,mantenimiento, custodia, y registro yconciliaciones bancarias ?
  40. 40. 7.-¿Cómo se reciben los ingresos en laSociedad? ¿Por transferencia? ¿Por cheques?¿En efectivo?8.-¿Existe alguna política establecida por escritoen cuanto a la forma de realizar los ingresosrecibos cada día ya sea en efectivo o chequesentregados en mano o por correo?9.-¿Existe un departamento de auditoria internaen la sociedad que desarrolle funciones desupervisión en el área de bancos?
  41. 41. CUSTODIA1.-¿Se efectúan con regularidad lasconciliaciones bancarias?2.-¿Existen partidas de conciliación antiguas sinuna explicación razonable y/o coherente? ¿ Ycheques en circulación?3.-¿Existen referencias de los cheques recibidospendientes de ingresar en banco con elregistro de “Ingresos pendientes de realizar” ycon los registros contables? ¿ Se mantienenestos registros hasta que se depositan en losbancos y se hacen efectivo los ingresos?
  42. 42. 4.-La emisión de cheques ¿Se realiza al menosmediante dos firmas de caráctermancomunado?5.-¿Se adjuntan los cheques anulados a lasmatrices? ¿Se complementa la información delos talonarios para facilitar el control de loscheques?6.-¿Se efectúa la reposición de fondos de cajamediante cheques al portador?
  43. 43. EXACTITUD DE LOS REGISTRO1.-Los documentos formales que sirven de base para larealización de pagos. ¿Son anulados con algún saldo en elmomento de efectuarse el pago?2.-Se efectúan comprobaciones aritméticas de las liquidacionesy pagos agrupados en un solo cheque?3-¿Se verifica el pago aprobado con el importe del cheque otransferencia realizado?4.-¿Se analizan con especial atención partidas contrarias a sunaturaleza?5.-¿Se verifica el montaje de ingresos con los registrado encaja?¿Y el montante de salidas de banco con destino areposición fondos de caja y el registro por la misma cuantía?
  44. 44. 6.-¿Se firman los cheques, sin que se disponga y seadjunte la documentación que originaria ladeuda?7.-¿Se efectúa una contabilización de los hechoseconómicos acaecidos en el periodo al quecorresponden?8.-¿Existe una demora importante en el tiempoentre la recepción de los cheques y su ingreso enel banco?9.-Los anticipos recibidos de los clientes ¿Secontabilizan sin retraso?¿Se ingresan en el bancocon celeridad?
  45. 45. 10.-¿Se comprueban las operaciones aritméticas delas conciliaciones bancarias aportadas?11.-¿Se compara la exactitud de la fecha de ladocumentación soporte con el periodo en el quese registran los hechos económicos?12.-¿Se registran todos los cheques al ser emitidos?13.-¿Se comparan los montantes de lasconciliaciones bancarias con los saldos de losextractos bancarios y con los saldos que seencuentran registrados en la contabilidad?
  46. 46. SEGREGACION DE FUNCIONES1.-¿Existe un detalle de segregación de funciones paracada empleado del departamento de Tesorería ogrupo de empleados?2.-Los empleados encargados del área de bancos¿desarrollan alguna de estas funciones?-Mantenimiento de los registros contables de cualquiertipo.-Emisión de cheques.-Seguimiento control y gestión de deudores oacreedores.-Elaboración de las conciliaciones bancarias y/orecepción directa de la documentación bancaria.
  47. 47. 3.-¿Están debidamente autorizadas lastransacciones bancarias?4.-¿Se autoriza por persona ajena alresponsable de bancos la apertura denuevas cuentas bancarias?5.-¿Se efectúan arqueos por sorpresa porpersonas distinta al responsable de laelaboración de los registros “Cobrospendientes de ingresar a bancos”?6.-¿Existe independencia entre las personasque tienen autoridad para firmar cheque?
  48. 48. 7.- Las personas que emiten cheques ¿elaboranlas conciliaciones bancarias?8.-¿Existen limites o niveles diferenciados parala aprobación de pagos en la función de lacuantía?9.-¿Están aprobadas todas las ordenes detransferencia relacionadas con pago denominas?
  49. 49. SALVAGUARDIA1.-¿Existen cheques en blanco firmados? ¿Quiénlos tiene? ¿Con que finalidad? ¿Cómo secontrolan? ¿Cuántos son?2.-¿Qué procedimientos existe implantado por lasociedad para que las personas con poderes enlos bancos, una vez que dejen de prestar susservicios a dicha sociedad, les queden anuladosde forma inmediata?3.-¿Existe un seguro para cubrir perdidas y/o robode dinero en metálicos o cheques?4.-¿Esta fuertemente restringido el acceso acheques- tarjetas de créditos- sellos defirmas,etc..?
  50. 50. EJEMPLOSCASO PRACTICO DE CAJA.La sociedad “x” se constituyo tan solo hace 3meses. Su actividad se desarrolla en el ámbitode “distribuidores de artículos de limpieza alpor mayor y al por menor”. Debido a sureducido periodo de vida, el personaltrabajando para la empresa es el siguiente:FUNCIONES1 Socio Director Comercial.1 Administrador Administración contable cajero.1 Secretaria Administración ventas en local
  51. 51. La sociedad dispone de buenos contactoscomerciales a nivel individual comointersocietario:- La sociedad dispone de un pequeño almacénen las mismas oficinas, efectuándose algunasventas al contado atendidas por la secretariay en ocasiones por el administrador.- Constitucicion de la caja: Debido a la lejaníadel banco con el que se trabaja, el socio acreado un fondo de caja de 1.500.000unidades monetarias para efectuar lassiguientes operaciones:
  52. 52. - Pago al contado a algunos proveedores que loexigen a la entrega del pedido.- Pago préstamo de 300.000 a la secretaria.- Anticipos para viajes del socio.- Pago kilometraje de la secretaria.- Pago de gasto como correos, sobres, materialoficina, comidas, etc.…El administrador recibe toda la correspondenciade bancos, clientes y proveedores para sucontabilización, control y seguimiento.
  53. 53. Reposición de fondos de la cajaEl administrador tiene dada la orden del socio deque los cobros que se efectúen en las tiendas delas oficinas, se ingresen en la caja de la sociedadcomo reposición de fondos.El socio entregara en ocasiones al administradorcheques al portador para su cobro en ventanilla eingreso en la caja.El administrador dispone de una caja fuerte en laque guarda los cheques que recibe por correo ylos que le entrega el socio para reponer fondos.Debido a que solo tiene al administrador y elsocio la llave de la caja fuerte, este no elabora undetalle de los ingresos pendientes de realizar.
  54. 54. Arqueos de caja: El administrador efectúa algunosarqueos de caja cuando dispone de tiempo ycomprueba la diferencia aproximada que tieneel saldo contable con el de la caja.Cancelación justificantes: El administradormantiene una carpeta con la documentaciónpendiente de contabilizar, una vez registrada laarchiva directamente.Agrupación de gastos: El administrador agrupa losjustificantes de taxis y restaurantes, sumandodos veces los justificantes en una calculadora sintira de papel y efectúa un único asiento mensualpara cada uno de los gastos.Debido a la etapa de promoción en la que seencuentra la sociedad, los gastos de restaurantesson elevados.
  55. 55. La sociedad ha conseguido algunos contratos muyimportantes de suministro de productos delimpieza, por lo que se espera tener uncrecimiento muy elevado en ingresos.Por este motivo, el socio ha decidido incorporaren la plantilla a dos personas:-Crontroller Director financiero.-Ayudante administración.El director financiero deberá organizar y prepararlos procedimientos y controles de la sociedadcon el objeto de mantener un control yseguimiento de la actividad de la sociedad y dela tesorería (para este ejemplo en concreto ,ámbito de la caja).
  56. 56. Se pide :Apuntar las soluciones y decisiones quedeberá adoptar l nuevo directorfinanciero- controller con el objeto demantener un seguimiento continuado delos fondos de caja de la sociedad.
  57. 57. Una vez efectuada la toma de contacto con laempresa, conocer su actividad y su mercado,el controller se dispone a efectuar unaidentificación de los procedimientos y loscontroles existentes en la sociedad en relaciónal ámbito de la caja motivo por el que se iniciael trabajo:a) Cuantía de la caja y operativa: Debido a ladistancia significativa de los bancosexistentes en el área, y la dificultad queentraña el desplazamiento a los mismos, seestima conveniente la existencia de una cajacon saldo importante hasta que se resuelva laoperativa y negociación con los bancos.
  58. 58. b) Salvaguardia de los fondos de caja: Laconclusión a la que llega el controller esque los procedimientos actuales nogarantizan las salvaguardias de los fondosde caja debido a:1.- No existen políticas establecidas porescrito para la realización de pagos nilimitación de cuantías.Se deciden adoptar las siguientes medidas:-Los pagos a efectuar por caja deberánreducirse a gastos corrientes y depequeña cuantía, inferiores a 10.000.
  59. 59. A los pagos a proveedores que exigen pagos alcontado, se les entregaran cheques bancariosconformados. Con el objeto de solventar losproblemas de distancia con el banco, se fijandos pagos quincenales y así poder concentrarlas gestiones de pagos.- Los pagos en efectivo que superen los 25.000,deberán estar autorizados por el controller, ylos superiores a 50.000, por el socio.Para dejar constancia del gasto y de suaprobación se estampara en el documento elsello siguiente:
  60. 60. Sociedad “x”Autorización PagosImporte________Conforme con factura ________ Factura ______Autorizado por __________________________2.-Los documentos son contabilizados y archivadosdirectamente, no se cancelan.Se decide adoptar el criterio de sellar losdocumentos de la siguiente forma:
  61. 61. De esta forma se consigue establecer losprocesos de:- Codificación naturaleza del gasto.- Registro- Anulación del documento, evitandoduplicidad del registro voluntaria oinvoluntariamente.
  62. 62. 3.- No hay establecido un fondo fijo decaja, aunque este pueda ser altoeventualmente.Se adopta la medida de reducirinmediatamente el fondo de 1.500.000 a750.000 debido a:- Los pagos a proveedores se efectuara porcheques conformados.- De presentarse nuevos anticipos o créditosal personal estos se entregaran mediantecheques o transferencias bancarias.- Los cheques de reembolso de fondos decaja se emitirán nominativamente, nuncaal portador.
  63. 63. No obstante, si en el transcurso de uno o dosmeses se observara un acceso en el fondo fijode caja este será reducido.Los ingresos que puedan producirse de ventasal contado se anotaran en un registropendiente de ingresos en banco, pero nodeberán suponer de forma sistemática unareposición de fondos de caja. Este registropuede ser como sigue:
  64. 64. 4.-No existe constancia ni evidencia ni periodicidadde los arqueos de caja efectuados por eladministrador.Se decide adoptar las siguientes medidas:- Arqueo diario de la caja de ventas y conciliacióncon contabilidad a la peseta, con explicación ensu caso de las diferencias.- Arqueo mensual de la caja con fondo fijo, conexplicación en su caso de las diferencias.- El controller podrá efectuar arqueos sin previoaviso con el objeto de poder confirmar la buenamarcha y aplicación de los controles yprocedimientos establecidos.Los documentos que se constituirán como evidenciay confirmación del arque serán los siguientes:
  65. 65. SOCIEDAD “X”ARQUEO DE VENTASDIA ________Saldo al inicio del día __________________+ Ingresos por ventas del día ____________- Ingresos depositados en bancos ________- Reintegro a caja fondo fijo _____________Saldo al final del día ____________________Arqueo día ___________________________Diferencia ____________________________Observaciones Diferencia ________________Fdo. Ayudante Administrativo V B ElAdministrador.
  66. 66. SOCIEDAD “X”CONCILIACION ARQUEO FONDO FIJO 750.000FECHA_________Arqueo de caja (efectivo) ______________+ Gastos justificados __________________+ Anticipo gastos _____________________Total _____________________Total fondo fijo ________750.000________Diferencia _________(a)-(b)____________Observaciones diferencia: __________________________________________________Fdo. Ayudante Administrativo V B ElAdministrador
  67. 67.  5. No se elabora un registro especifico deingresos pendientes de realizar en banco enrelación a los cheques recibidos de clientesguardados en la caja fuerte. Se adopta la decisión de elaborar por eladministrador un documento interno en elque se registren los cheques en caja fuertependiente de ingresar en el banco.Para ello, se formalizara el documento que seadjunta a continuación.
  68. 68. Con el objeto de reducir la documentación internade la sociedad y facilitar el control interno, seprocederá a efectuar una comunicación formal alos clientes para que realicen sus pagos mediantetransferencia bancaria.6. No existe un seguro de cobertura del riesgo derobo o hurto del dinero en efectivo.Se adopta la decisión de solicitar presupuestos adiferentes compañías de seguros para cubrir estetipo de riesgos.c)Exactitud de los registros: No puede garantizarsecon los procedimientos actuales la exactitud delos registros debido a:
  69. 69. 1. No existe evidencia de la comprobaciónaritmética de las agrupaciones de gastos.Se decide adoptar la medida de adjuntar unatira de papel de la calculadora con desglose,de cada partida correspondiente a losdocumentos que se adjuntan a dicha tira.Se adjuntaran la tira de la calculadora a losdocumentos de arqueo de caja con el objetode garantizar la corrección aritmética y evitarasí la búsqueda de diferencias inexistentespor error aritmético.
  70. 70. 2. No se efectúa verificación –supervisión de lacorrecta imputación del gasto a la cuentacontable ni al periodo económico.Se adopta el criterio de efectuar supervisionesglobales por parte del controller sobres losconceptos e imputaciones a las cuentascontables.Asimismo, se comunica por escrito la necesidadde que en lo cierres mensuales no podránquedar en la carpeta de documentaciónrecibida, nada relevante pendiente decontabilizar, al igual que en las operacionesde caja.
  71. 71. d) Segregación de funciones: No existe unasegregación de funciones necesarias ysuficientes para garantizar el correctofuncionamiento de los controles de lasociedad.Se adopta la decisión de asignar el siguienteesquema de responsabilidades en el ámbito dela caja.SOCIO:- Emitirá los cheques de reembolso de caja.- Supervisara la gestión.
  72. 72. CONTROLLER:- Establecerá los procedimientos y controlespertinentes para asegurar un buenseguimiento y gestión de la caja.- Efectuara la supervisión de la correctaaplicación de criterios contables de caja eimplantación correcta de los controlesprefijados.- Podrá emitir en casos excepcionales chequespor importe inferior a 50.000 para reembolsode caja.- Efectuara arqueos por sorpresa.
  73. 73. ADMINISTRADOR:- Recibirá la correspondencia de clientes,proveedores y bancos para su control derecepción.- Seguimiento de cobros de clientes y pago aproveedores que pudieran efectuarse enmetálicos.- Aprobación de los arqueos de caja.- Control de los cheques recibidos por correo,pendiente de ingresos en bancos.- Implantación de los controles comunicadospor escrito por el controller
  74. 74. AYUDANTE ADMINISTRACION:- Visto bueno a la recepción de los chequespendientes de ingresar.- Control del fondo fijo de caja.- Elaboración de los registros contables(una vezdeterminado el fondo fijo de caja,conciliaciones de caja de ventas al contado,ingresos pendientes de realizar, arqueos ytendencias a la disminución del fondo fijo,control de cobros y pagos de clientes yproveedores)
  75. 75. SECRETARIA:- Atención de las ventas al contado del almacénde la oficina(se hacen necesario implantarcontroles en el stock, en relación a estapersona, si bien corresponde a otra área)- Elaboración de los arqueos diarios de cajaventas.
  76. 76. CASO PRACTICO DE BANCOSLa sociedad “x” realiza cierre mensuales. Al 30 denoviembre de xx, presente el siguiente extractobancario con los últimos cuatro movimientos.SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTE.ZZZ CODIGO CTA.CLIENTE= 00000X FECHA:30/11/XXTITULAR: SOCIEDAD X PAGINA: 1________________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDOSALDO ANTERIOR 2.000.00029/11/XX CHEQUE XXX 30/11/XX 500.000 2.500.00029/11/XX ABONO INT. C/C 30/11/XX 5.000 2505.00030/11/XX IMPAGADOS 30/11/XX 505.000 2.000.00030/11/XX INGRESO EFECTIVO 30/11/XX 1.000.000SALDO A LA FECHA 3.000.000___________________________________________________________________________________
  77. 77. Los extractos bancarios con los primeros movimientoscorrespondientes al mes de diciembre son:SUCURSAL EXTRACTO DE CUENTA CORRIENTEZZZ CODIGO CTA. CLIENTE=00000X FECHA: 5/12/19XXTITULAR SOCIEDAD X PAGINA 1___________________________________________________________FECHA CONCEPTO VALOR DEBE HABER SALDOSALDO ANTERIOR 3.000.00003/12/XX CHEQUE XXXZ 01/12/XX 1.000.000 2.000.00005/12/XX LUZ 05/12/XX 100.000 1.900.00005/12/XX INT. DEPOSITO 05/12/XX 200.000 2.100.000SALDO A LA FECHA 2.100.000___________________________________________________________________
  78. 78. La sociedad mantiene en sus registros contablesun saldo al 30 de noviembre de xx de5.000.000, en los que se incluyen lossiguientes apuntes contables entre otros:- La sociedad recibió un cheque al 30/11/xx porcorreo N. AAA como pago de una factura elcual fue contabilizado el mismo día de larecepción. Este fue ingresado en el banco el15/12/xx .- Pago a un proveedor mediante cheque xxxzde importe 1.000.000 emitido el cheque el26/11/xx.
  79. 79. - Estimación de intereses bancarios de un deposito alargo plazo por 200.000, reconocidos el 30/11/xx.Las operaciones reconocidas en el ultimo extractobancario, habían sido registradas a principios delmes de diciembre.La sociedad mantenía la cuenta bancaria conciliadaal cierre del mes de octubre.Se pide:- Preparar la conciliación bancaria al cierre del mesde noviembre.- Exponer a consideración que podría adoptar elsupervisor de la conciliación bancaria, en elámbito de el control interno, para aquellaspartidas que puedan entrañar algún tiempopotencial.
  80. 80. SOLUCION AL CASO PRACTICOMODELO CONCILIACION BANCARIASOCIEDAD “X”ENTIDAD BANCARIACONCILIACION AL 30 DE NOVIEMBRE DE XXF. CONTABLE F.BANCO CONCEPTO N. CHEQUE DEBEHABERSALDO CONTABLE 2.100.000+ DISMINUCIONES DELSALDO CONTABLE SININCLUIR EN EL BANCO26/11/XX 3/12/XX - PAGO AL PROVEEDOR XXXZ + 1.000.00030/11/XX 5/12/XX - GASTOS DE LUZ +100.000+INCREMENTOS DEL SALDOBANCARIO SIN INCLUIRSE ENCONTABILIDAD:5/12/XX 30/11/XX - INGRESO EN EFECTIVO + 1.000.0005/12/XX 29/11/XX - ABONO INTERESES C/C + 5.0005/12/XX 29/11/XX - INGRESO CHEQUE XXXK + 500.000
  81. 81. F.CONTABLE F.BANCO CONCEPTO N. CHEQUE DEBE HABER- DISMINUCION DELSALDO SIN INCLUIRSE ENCONTABILIDAD :<505.000>5/12/XX 30/11/XX - IMPAGOSINCREMENTOS DEL SALDOCONTABLES SIN INCLUIRSEPOR EL BANCO:30/11/XX 5/12/XX - INTERESES DEPOSITOS <200.000>30/11/XX 5/12/XX - CHEQUES POR CORREO AAA <1.000.000>________________________________________________________________________________________TOTAL SALDO CONTABLEAJUSTADO________________________________________________________________________________________SALDOS/BANCO3.000.000________________________________________________________________________________________DIFERENCIA0________________________________________________________________________________________CONCILIACION HECHA POR: V B Y CONFORME FECHA: 01/12/XXRESPONSABLE DE BANCOS SUPERVISOR DE AREA
  82. 82. Consideraciones del supervisor de laconciliaciónUna vez recibida y cumplimentada laconciliación, el supervisor procede a efectuarlas siguientes consideraciones:- Seguimiento de cheques emitidos para larealización de pagos a acreedores:El supervisor observa que el cheque xxxz de1.000.000, contabilizado debidamente en elmomento de la emisión del cheque, estacargado por el banco a principio del messiguiente.Como procedimiento de verificación cabeefectuar la siguiente prueba:
  83. 83. - Solicitar la matriz de cheques del banco ycomprobar que el ultimo cheque emitido en elmes de noviembre es el de N. xxxz.- Ver el documento soporte a este pago (comoprueba de muestreo).- Verificar que todos los cheques emitidos estánautorizados en la matriz, así comodebidamente cumplimentada la informaciónreferente al concepto, cuantía y fecha.- Efectuar la ratificación del cargo bancario delcheque xxxz en los días próximos a su misión.- Inexistencia de cheques de meses anterioresen las partidas de conciliación.
  84. 84. Cheques recibidos por correoComo partida de conciliación aparece unadisminución de saldos contables de 1.000.000correspondiente al cheque N. AAAA enviadopor un cliente y recibido el 30/11/xx.El supervisor procederá a solicitar por sorpresa,el documento de “ingresos pendientes enbanco” y comprobar la inexistencia de otroscheques a dicho documento. Al mismotiempo, y de forma igualmente sorpresiva, sepondrá efectuar un arqueo con el objeto decomprobar la exactitud de dicho documento.
  85. 85. Los documentos internos deberán estarcumplimentados conforme a las políticasestablecidas por la sociedad.Si bien el control esta siendo correcto, comopolítica contable, procede considerar que lacontabilización de los ingresos se llevara acabo cuando estos sean hechos efectivo por elbanco.Se deberá de mantener en el documento de“ingresos pendientes en bancos”, el controlde:
  86. 86. - Los cheques recibidos pendientes de ingresar.- Los cheques recibidos, ingresados en bancopero pendientes de abonar por el banco.- Los cheques recibidos, ingresados y abonadospor el banco.Ingresos bancarios en efectivo pendiente decontabilizar:Se ha identificado en la conciliación laexistencia de un ingreso en efectivo de1.000.000 (por ventanilla), sin contabilizar alno tener conocimiento del mismo, al igual queel ingreso de cheque xxxk por 500.000.
  87. 87. El supervisor solicitara al responsable del área de bancos(no del contable), la identificación de las personas oidentidades que efectuaron el ingreso y operaciónrelacionada con este ingreso.Como ingreso ya realizado, se propone unacontabilización o registro con una contra partida departidas pendientes de aplicación.Impagados: Se solicita detalle de los clientes que hanoriginados el impagado y el motivo del mismo. Estainformación será cotejada con el departamento delseguimiento de clientes y se evitara de esta forma eldesfalco mediante la incorporación de cheques sinfondos que pretendan encubrir pagos reales,efectuados por clientes, extraídos del banco. Este tipode fraudes surgen en ocasiones al no existir un buenseguimiento de clientes, falta de conciliacionesbancarias y o por importes, en principio, no muyrelevantes susceptibles de regularizaciones.

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