E eloquence formatting_hell_r2


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Learn to face your formatting demons! Lesson 1: Formatting Marks

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  1. 1. Formatting Hell F Your F ace ormatting Demons! Lesson 1 – Meet the Demons © e-eloquence.com
  2. 2. Welcome to Formatting Hell Have you ever spent a precious hour trying to  get Microsoft Word just to format an important  document correctly?   After trying and trying and trying, you might  start to suspect Word is the devil’s newest  playground.  Is this program supposed to be a  tormentor or a tool?!   But help is here – you can exorcise your Word  demons. 2 © e-eloquence.com
  3. 3. Demon Hunting Weapons The first step to exorcising your Word demons is  to know which demons have possessed your  document.   To hunt them down, turn on formatting  symbols.  In Word 2007, the control is in the  Home tab of the ribbon: 3 © e-eloquence.com
  4. 4. Demon Hunting Weapons Some people find these symbols annoying while  they’re working on a document, but it’s better  to learn to work with them and get used to their  presence.   Demon slayers can use all the help they can get.   Use your secret weapons! 4 © e-eloquence.com
  5. 5. Meet the Demons Let’s get to know our little tormentors.  Type 1: Dot Demons Here’s what a Dot Demon looks like in your Word  document (with formatting marks on, of course!):   They’re like chiggers.  Here’s one  at extreme magnification: 5 © e-eloquence.com
  6. 6. Meet the Demons Dot Demons are also called spacing marks; they  show how many spaces you have between words.   There should be 1 space between each word and 2  between sentences.   These guys are helpful in limited numbers, but they  shouldn’t be allowed to pack up!  Some people put  in a whole bunch of spaces after a word in order to  create a line break, but that’s never a good idea  because if the text has to be edited, those extra  spaces can be torturous indeed.   The more there  are, the worse it is… just like chiggers. 6 © e-eloquence.com
  7. 7. Meet the Demons Type 2:  Paragraph Poltergeists Meet the Paragraph Poltergeist.  You should already  recognize him from the paragraph mark in your menu  bar that allows you to turn on formatting marks.  That  button is a picture of how he looks in your  document:   Here he is at extreme magnification: Pretty scary, right??? 7 © e-eloquence.com
  8. 8. Meet the Demons This poltergeist is really just a paragraph mark,  or a “hard” enter (made just by hitting the  Enter key).  By putting this guy here, you told  Word that you are no longer in the same  paragraph, so Word will set the line  spacing accordingly.  Usually there is more spacing between two  paragraphs than there is between two lines of  the same paragraph… and with this guy as the  enforcer, you can understand why. 8 © e-eloquence.com
  9. 9. Meet the Demons Type 3: Soft-Enter Succubus Ah, the Soft‐Enter Succubus.  She’s really more  mischievous than malicious, but she’ll still cause you  plenty of frustration if you let her. Here’s how she looks in your document:   And here she is, revealed  in extreme magnification: 9 © e-eloquence.com
  10. 10. Meet the Demons This is a line break, or a “soft” enter.  To get this  pretty little Succubus, you press  Shift and Enter together.   All she does is break a line where  you do that, and she won’t  change the spacing like a  Paragraph Poltergeist will).   The Succubus’s main method of torture  is to break lines where you don’t want them  broken.  She can make things look very  strange indeed…  maybe even possessed. 10 © e-eloquence.com
  11. 11. Meet the Demons Type 4:  Tab Trolls Meet the Tab Troll: He looks pretty mean when you magnify him… …but he’s just  grouchy sometimes.   Aren’t we all, really??? 11 © e-eloquence.com
  12. 12. Meet the Demons You’ve tabbed in one time if you see one of  these, twice if two, etc.   While the wise author uses a tab troll at the  beginning of an indented paragraph instead of  5 dot demons, the unsuspecting might be  surprised when they backspace to try to delete  a space or two and instead end up with no  spaces at all! 12 © e-eloquence.com
  13. 13. Meet the Demons Types 5 & 6:  Grid Ghosts & Cell Sprites If you’re using tables in your  document, you may come  across something like this: Grid Ghosts and Cell Sprites never appear without one  another, thanks to a partnership  they created in wartime,  so prepare thyself,  slayer, for more than a simple duel. 13 © e-eloquence.com
  14. 14. Meet the Demons What’s happening here is that the gridlines on  the table are hidden, but the gray lines still  show so you know where the cells break.   The little cell sprite in each cell shows you 2  things – the formatting of the waiting cells  (the example ones are left‐aligned and  centered vertically)  and the end of the cell. 14 © e-eloquence.com
  15. 15. Meet the Demons Type 7: Keep-with-Next Critters The little square next to the word  “These” in the example above is the  Keep‐with‐Next Critter. Here he is at extreme magnification: Seeing him in your document  means that a formatting feature  called “Keep with next” is turned on for  this sentence. 15 © e-eloquence.com
  16. 16. Meet the Demons That does exactly what it sounds like – it keeps  this sentence with whatever is next.   If you didn’t intend for it to be kept with the next  thing, or if you’ve somehow gotten that setting in  a lot of places in your document, it can be very  troublesome indeed, causing text to flow to the  next page in its effort to forever stay with the  next item.  Maybe you received a template from  someone else already possessed with this little  demon.  How would you know it was there if you  didn’t have your formatting marks turned on? 16 © e-eloquence.com
  17. 17. Meet the Demons The Keep‐with‐Next critter can  also be very useful, though, so if  you want to use it, select the  line you want to stay with the  next one, then go into the  paragraph settings, switch into  the second tab (Line and Page  Breaks), and finally check the  box for “Keep with next”.  Now  you won’t have any problems  keeping an introductory line  with what it introduces. 17 © e-eloquence.com
  18. 18. Meet the Demons Type 8:  Break Snakes Break Snakes don’t look so bad, do they?   At least they’re friendly enough to tell you what they  are, right? Well, not always. 18 © e-eloquence.com
  19. 19. Meet the Demons Break Snakes can cause many problems.  One  is that if you have text preceding the break  that runs to the end of the line, you might not  see these guys hiding out.   It’ll look something like this: See him?  On the far right there?  Only his tail  is showing.  That’s the thing about snakes – they like to hide. 19 © e-eloquence.com
  20. 20. Meet the Demons To see him better and determine which kind of  break snake you have (of 7 possibilities!), you  have to switch views.  The best view for break  snake hunting is the draft view.  In Word 2007,  you can switch to draft view either with the  icons in the bottom status bar or by going to  the View menu, & then selecting Draft. 20 © e-eloquence.com
  21. 21. Meet the Demons There are 7 kinds of Break Snakes,  4 of which are of the Section Break type.   These last are the most troublesome.  A  Section Break Snake can cause you to lose  your headings, footers, page numbering,  and even your page margins if he’s in a  sneaky mood.   And snakes are often in a sneaky mood!   Section breaks can be very useful, too, for  exactly the same reason, though.  For  example, if you need to insert a landscape  picture into an otherwise portrait‐oriented  document, a section break before and  after the picture will allow you to make  just that page landscape‐oriented.  Neat,  right? 21 © e-eloquence.com
  22. 22. Summary Alright, demon slayer – you know your foes.   Remember the first step to conquering them is  to see them, so turn on your formatting marks  when you’re formatting!   (That just makes sense, doesn’t it?) 22 © e-eloquence.com
  23. 23. Credits Much gratitude to all the Creative Commons artists  and projects on the web. (Devil) http://sketchory.com/s/vs7j6j6bbw98 (Sword) http://commons.wikimedia.org/wiki/File:Sword_mirror.jpg (Dot Demon) http://sketchory.com/s/h3m4uw297irh (Paragraph Poltergeist) http://sketchory.com/s/z1rky56mb0ku (Soft‐Enter Succubus) http://sketchory.com/s/wy140z9s3cyq (Tab Troll) http://sketchory.com/s/e3xdmm289nv6 (Cell Sprite)  http://sketchory.com/s/6c7qe12z06wl (Keep‐with‐Next Critter)  http://sketchory.com/s/rtb9t0yg07en (Page Break Snake)  http://sketchory.com/s/vjg9hlx21xn4 (Section Break Snake)  http://sketchory.com/s/jq1mbikueeuu 23 © e-eloquence.com
  24. 24. Resources Visit e‐eloquence.com for more help. Other resources: The Word MVP Site  http://word.mvps.org/FAQS/Formatting/NonPrintChars.htm Official MS Word Support Site  http://support.microsoft.com/kb/901125 24 © e-eloquence.com