MiPCT Webinar 05/02/2012


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MiPCT Webinar 05/02/2012

  1. 1. Michigan Primary Care  Transformation Demonstration Project May 2, 2012 Webinar #6
  2. 2. MiPCT Financial Reporting  Templates Carla A. Galligan Consultant
  3. 3. Agenda Care Manager Updates Payer Updates Financial Template 3
  4. 4. Why Financial Reporting Financial reporting ensures accountability for the  funds received Reporting will reconcile revenue collected and  expenses
  5. 5. Reporting Templates There are 4 reporting templates: Revenue and Membership Care Coordination Practice Transformation Incentive
  6. 6. Basic Components of All  Templates Revenue (cash collected) Membership ( corresponds to cash collected) Expense
  7. 7. Payers Included in Reporting Blue Cross Blue Shield of Michigan Blue Care Network Medicare Medicaid Managed Care
  8. 8. Reporting Deadlines Reports submitted on a quarterly basis for Care  Coordination and Practice Transformation  Incentive reporting is for a 6 month period Data will be submitted electronically.   Details on electronic transmission will be  communicated to PO/PHO’s
  9. 9. Reporting Deadlines PO/PHO’s will be given 30 days after the quarter end  to submit reports  Due dates: • May 1, 2012 • July 31, 2012 • October 31, 2012 • January 31, 2013 Data will be submitted electronically   Details on electronic transmission will be  communicated to PO/PHO’s
  10. 10. Summary of Payer Member  Months and Revenue Worksheet used to summarize all payer revenues Care Coordination payments are made directly to  PO’s for Medicare and Medicaid Managed Care Care Coordination payments are made to Practices  for BCBSM and BCN Practice Transformation payments are made to  practices for all payers
  11. 11. Care Coordination Template The care coordination template identifies all  revenue and expenses as outlined in  Implementation Plan C
  12. 12. Care Coordination Expenses Care Coordination expenses are amounts spent  during the reporting period Expenses and FTE’s will be cross referenced to  Implementation Plan C Descriptions of Expenses  Compensation, Overtime, Benefits, Training,  Education, Certification, Travel, Meeting Costs  Other (explain)
  13. 13. Care Coordination Expense  Documentation Requirements The PO’s/PHO’s must complete the FTE  spreadsheet as support for Care Coordination  Expenses The FTE spreadsheet purpose is to reconcile  compensation and benefit expense as reported  PO’s/PHO’s will include Implementation C plan FTE  data as a data element
  14. 14. Practice Transformation  Template The Practice Transformation template will present  revenue and expenses
  15. 15. Practice Transformation Reporting  Template Revenue $5,857,357.50PRACTICE TRANSFORMATION EXPENSESCOMPENSATION $2,000,000.00OVERTIME $200,000.00TRAINING $50,000.00EDUCATION $7,500.00CERTIFICATION $8,000.00CARE MANAGEMENT SOFTWARE $10,000.00COMPUTER $15,000.00FAX $50.00INTERFACE REGISTRY $16,000.00MINOR EQUIPMENT $500.00MEETING COST $125.00PATIENT SURVEY COST $750.00PRACTICE COACHING $50.00POSTAGE $150.00REFERENCE MATERIAL $650.00RENT/SPACE $900.00STAFF TRAINING $200.00SUPPLIES $50.00TELEPHONE $150.00TRAVEL $36.00OTHER $500.00OTHER $1,000.00OTHER $2,000.00OTHER $3,000.00Total Practice Transformation Cost $2,316,611.00NET INCOME (LOSS) PRACTICE TRANSFORMATION $3,540,746.50
  16. 16. Practice Transformation Expenses Practice Transformation expenses are amounts spent  during the reporting period. Expenditures will be cross referenced to Practice Plan  Phase 1 item C. Expenditure deviations from the  submitted plan are permitted. Support for FTE’S and Expenses > $5000.00 (single  transaction) are required. Expenses other than Salary and Benefit cost can be  assigned on a direct cost or allocation methodology.
  17. 17. Practice Transformation Expenses The allocation methodology can be used for  expenses such as postage, office supplies,  telephone etc.. A column has been added to the templates for  designation D – Direct, and A‐ Allocation. Support for FTE expenses will be the same as  required for Care Coordination. PO/PHO’s must complete a supplemental report  for single disbursements > $5000.00 .
  18. 18. Excess Medicaid  Managed Care Funds PO/PHO’s will be allowed to roll forward no more  than 20% of Medicaid Managed Care excess of  revenue over expense for each reporting module  (Care Coordination and Practice Transformation) An allocation methodology will be used to  determine expense by payer using  membermonths as the basis for the allocation of  expense
  19. 19. Excess Medicaid  Managed Care Funds The 20% roll forward will be allowed only if  supported by documentation as to why the funds  were not expended in the year Amounts > 20% will be offset beginning February  2013
  20. 20. Practice Incentive Reporting Practice Incentive reporting is defined as all  payments received by the PO’s/PHO’s for  Medicare and Medicaid Managed Care only PO/PHO’s will report funds disbursed to practices Reporting requirements are by payer and include:  Practice name, Location, Amount, Date
  21. 21. Practice Incentive Reporting PO’s/PHO’s are subject to a maximum retention of  20% of the Total Incentive Dollars received The retention of the PO/PHO Incentive dollars  >20% may require documentation supporting the  dollars retained
  22. 22. Questions Questions on MiPCT Financial Reporting can be  submitted to Christine Trimpe at MNOctrimpe@mednetone.net
  23. 23. Overview Narrative Status Update • Detail will vary by quarter • 6 and 12 month report require practice level detail • 3 and 9 months, brief PO‐ level overview • Avoids duplication of SRD and Quarterly PGIP  Progress reports 23
  24. 24. Narrative Status Update Content: based on year 1 requirements and  priorities • Care Manager hiring progress and barriers • Infrastructure implementation progress across  practices • Electronic registry functionality • Care Management documentation • Transition notifications • Opportunity to communicate barriers and successes 24
  25. 25. Care Management Activity  Reporting Minimum core data: • Number of encounters per care manager, by payer Will be required beginning third quarter 2012 Necessary for reporting to participating payers  and MDCH Need to understand PO/practice reporting  capacity to minimize burden 25
  26. 26. Submission Due dates for quarterly reporting • May 1, 2012 • July 31, 2012 • October 31, 2012 • January 31, 2013 Submission: email to mipctdemo@michigan.gov 26
  27. 27. PDCM Payment Policy Design Fee‐for‐service methodology – 7 payable codes for  services performed by qualified non‐physician  practitioners • Face‐to‐face (individual and group) • Telephone‐based  Payable to approved providers only • Non‐approved providers billing for these services  are subject to recovery  27
  28. 28. PDCM Codes and Fees CODE SERVICEG9001 Initial assessmentG9002 Individual face‐to‐face visit (per encounter)98961 Group visit (2‐4 patients) 30 minutes98962 Group visit (5‐8 patients) 30 minutes98966 Telephone discussion 5‐10 minutes98967 Telephone discussion 11‐20 minutes98968 Telephone discussion 21+ minutes*Net of Incentive amount 28
  29. 29. Care Management Training  Guidelines• Services provided by Moderate Care Managers  are billable once Care Managers complete  approved self‐management training• Services provided by Complex Care Managers  are billable once care managers have completed  approved Complex Care Management training• PDCM‐codes should not be billed by untrained  care managers 29
  30. 30. Patient Eligibility The patient must have active BCBSM coverage  that includes the BlueHealthConnection® Program.   This includes: • BCBSM underwritten business • ASC (self‐funded) groups that elect to participate • Medicare Advantage patientsServices billed for non-eligible members will be rejected with provider liability. 30
  31. 31. Patient Eligibility Checking eligibility: • Eligible members with PDCM coverage will be  flagged on the monthly patient list • Providers should also check normal eligibility  channels (e.g., WebDENIS, CAREN IVR) to confirm  BCBSM overall coverage eligibilityServices billed for non-eligible members will be rejected with provider liability. 31
  32. 32. Patient Eligibility The patient must be an active patient under the  care of a physician, PA or CNP in a PDCM‐ approved practice and referred by that clinician  for PDCM services • No diagnosis restrictions applied • Referral should be based on patient need The patient must be an active participant in the  care planServices billed for non-eligible members will be rejected with provider liability. 32
  33. 33. Provider Requirements:  Care Management Team Individuals performing PDCM services must be  qualified non‐physician practitioners employed by  practices or practice‐affiliated POs approved for  PDCM payments  33
  34. 34. Provider Requirements: Care  Management Team The team must consist of: • A lead care manager : RN, LMSW, CNP or PA who has  completed an MiPCT‐accepted training program 34
  35. 35. Provider Requirements: Care  Management Team Other qualified allied health professionals  LPN, CDE, RD, Nutritionist Master’s Level,  Pharmacist, respiratory therapist, certified asthma  educator, certified health educator specialist  (bachelor’s degree or higher), licensed professional  counselor, licensed mental health counselor 35
  36. 36. Provider Requirements: Care  Management Team Each qualified care team member must: • Function within their defined scope of practice • Work closely and collaboratively with the patient’s  clinical care team • Work in concert with BCBSM care management  nurses as appropriateNote:  Only lead Care Managers may perform  the initial assessment services (G9001) 36
  37. 37. Billing and Documentation:  General Guidelines• No diagnostic restrictions • All relevant diagnoses should be identified on the  claim• No quantity limits (except G9001) and no location  restrictions 37
  38. 38. Billing and Documentation:  General Guidelines• Documentation demonstrating services were  necessary and delivered as reported• Documentation identifying lead CM isn’t required,  but documentation must be maintained in medical  records identifying the provider for each patient  interaction 38