Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Projektowanie i optymalizacja struktury organizacyjnej firmy

4,079 views

Published on

Published in: Business
  • Login to see the comments

Projektowanie i optymalizacja struktury organizacyjnej firmy

  1. 1. Projektowanie i optymalizacja struktury organizacyjnej Firmy – przykład podejścia Warszawa, 2012
  2. 2. 2 Tło projektu - diagnoza istniejącej sytuacji • Firma dystrybucyjna o zasięgu ogólnopolskim • Oferta detaliczna i hurtowa – kanał tradycyjny i internetowy • Własna sieć kilkudziesięciu sklepów • Zatrudnienie(1): 100 – 500 osób • Wynikająca z Księgi Jakości strukturą organizacyjną nie odpowiada rzeczywistemu przebiegowi procesów biznesowych • Brakuje aktualnych i funkcjonujących zakresów odpowiedzialności • Brak jasnego określenia hierarchii w organizacji • Brak możliwości ustalenia kto jest bezpośrednim przełożonym • Pracownicy otrzymują równoważne zadania od różnych osób w tym samym czasie lub nie otrzymują ich wcale • Realizacja postanowień i zapisów wynikająca z istniejących zakresów i obowiązków nie jest w pełni nadzorowana • Brak komunikacji lub generowania sprzecznych komunikatów Problem(2) Firma (1) – Według przyjmowanych w analizach przedziałów. Nie pokazuje faktycznego poziomu zatrudnienia (2) - Określony w wyniku wstępnej analizy sytuacji przeprowadzonej przez konsultantów MDDP • Kompleksowy przegląd istniejącej struktury organizacyjnej • Opracowanie docelowej struktury wraz ze wskazaniem zakresów obowiązków, umieszczeniem poszczególnych osób w strukturze i jasnym wskazaniem relacji przełożony – podwładny • Wzmocnienie struktury o działy/stanowiska obecnie nie istniejące a konieczne dla utrzymania pozycji i rozwoju firmy Rozwiązanie
  3. 3. 3 Wykorzystane przez MDDP podejście do optymalizacji struktury organizacyjnej (1/4) Zaproponowana struktura organizacyjna była wynikiem kilkuetapowego procesu, którego celem było optymalne dopasowanie przyszłej struktury do prowadzonych obecnie i w najbliższej przyszłości przez Firmę operacji. Poszczególne etapy prac obejmowały: Analiza obecnych zakresów obowiązków, istniejących kart stanowisk pracy oraz rozmowy z pracownikami w celu określenia kluczowych obszarów działalności Firmy i podstawowych czynności niezbędnych do ich realizacji. ETAP 1
  4. 4. 4 Wykorzystane przez MDDP podejście do optymalizacji struktury organizacyjnej (2/4) Wyszczególnienie, w luźnej formie, wszystkich kluczowych obszarów i aktywności zidentyfikowanych w Etapie 1 Wstępne pogrupowanie obszarów i aktywności w piony funkcjonalne oraz, w istniejących przypadkach, w procesy realizowane poziomo w strukturze. ETAP 2 ETAP 3
  5. 5. 5 Wykorzystane przez MDDP podejście do optymalizacji struktury organizacyjnej (3/4) Pogrupowanie obszarów i aktywności zgodnie z ustalonym przypisaniem, przy uwzględnieniu zarówno pionowych, jak i poziomych przebiegów odpowiedzialności. Uwzględnienie optymalnego przyporządkowania poszczególnych działań z punktu widzenia wpływu na przebieg i realizację procesów biznesowych. Przypisanie poszczególnych obszarów i aktywności do kluczowych zakresów odpowiedzialności takich jak Sprzedaż czy Zakupy. Uporządkowanie działań z tych samych obszarów, rozrzuconych obecnie po całej strukturze. Poszczególne zakresy są oznaczone różnymi kolorami. ETAP 4 ETAP 5
  6. 6. 6 Wykorzystane przez MDDP podejście do optymalizacji struktury organizacyjnej (4/4) Przełożenie zakresów odpowiedzialności na formę struktury organizacyjnej – określenie docelowych departamentów, które będą grupować wcześniej zidentyfikowane działania. Jasne wskazanie relacji i podległości (przełożony i podwładny) ETAP 6 Dodatkowy przegląd zrealizowanych etapów, wprowadzenie ewentualnych zmian zakończone opracowaniem docelowej struktury organizacyjnej ETAP 7 Firma
  7. 7. Dostarczone przez MDDP produkty prac 7 Określenie brakujących kompetencji Docelowa struktura organizacyjna Skrócone karty stanowisk pracy Szczegółowy harmonogram wdrożenia zmian W ramach projektu(1) konsultanci MDDP dostarczyli pakiet produktów, który pozwalał Firmie na samodzielnie wdrożenie najbardziej istotnych zmian w obszarze optymalizacji struktury organizacyjnej. (1) Projekt miał uproszczony charakter i nie uwzględniał opracowania przez MDDP wszystkich wskazanych rekomendacji. Obejmowały one m.in.: etatyzację, opracowanie i wdrożenie systemu MBO dla kadry kierowniczej czy przegląd i zmiany w systemach premiowych dla pracowników (przede wszystkim Działu Handlowego). • Wskazanie brakujących w organizacji kompetencji niezbędnych do rozwoju Firmy • Propozycja docelowej struktury organizacyjnej uwzględniająca stworzenie nowych działów i korekty w istniejących (zmiany zakresu obowiązków lub uporządkowanie struktury) • Opisanie, w postaci skróconych kart stanowisk pracy, zakresów odpowiedzialności i relacji dla wszystkich elementów nowej struktury Firmy • Przygotowanie planu wdrożenia zmian, wraz z głównymi działaniami koniecznymi do przeprowadzenia oraz czasami realizacji
  8. 8. 8 Określenie brakujących kompetencji Zmiany w strukturze organizacyjnej Firmy dotyczyły przede wszystkim uporządkowania struktury pod kątem funkcjonalno-organizacyjnym. Natomiast zidentyfikowaliśmy także brakujące kompetencje i obszary, które powinny się w Firmie pojawić, tak aby umożliwić jej dalszy rozwój oraz zaadresować problemy wskazane w etapie analizy. Obszarami tymi były: Kompetencje z obszaru marketingu, kształtowania oferty handlowej i asortymentowej, zarządzania relacjami z klientami, zarządzania bazą danych klientów oraz analizy i wyciągania wniosków z danych sprzedażowych i rynkowych Kompetencje z obszaru zarządzania zasobami ludzkimi, koordynowania polityki szkoleniowej i rozwoju pracowników Zarządzanie sprzedażą i zespołem sprzedażowym, w skali całego kraju, i poszczególnych kanałów sprzedaży Wskazane obszary brakujących kompetencji zostały przydzielone do zaproponowanych, nowych działów Firmy lub przypisane do istniejących działów (jako wymagające dodatkowego rozwoju w ramach danego działu).
  9. 9. 9 Zaproponowane zmiany w strukturze organizacyjnej Działy nowe • Dział Marketingu i Rozwoju Rynku • Bazy Danych i CRM • HR Działy o skorygowanym zakresie obowiązków • Prezes Zarządu • Vice Prezes Zarządu • Dział Logistyki • Dział Importu • Dział Zarządzania Siecią Detaliczną • Dział Przetargów Działy nie istniejące w takiej formie wcześniej • Dział Administracji i Utrzymania Sieci • Dział Zakupów • Dział IT • Dział Administracji Biurem Zarządu • Dział Handlowy Działy bez zmian • Sekretariat Zarządu • Dział Serwisu • Magazyn • Finanse i Księgowość • Radca Prawny • Przedstawiciele Handlowi • Sieć Detaliczna • Sklep Internetowy • Dział Rozliczeń z NFZ
  10. 10. 10 Skrócona karta stanowiska pracy - legenda Stanowisko/Funkcja W sytuacji gdy obecny zakres obowiązków nie wystarcza do utworzenia pełnoetatowego stanowiska pracy a kompletność struktury wymaga wskazania danego działu (np. zadania związane z zarządzaniem jakością i Koordynator Jakości) pokazujemy to jako funkcję. Pełne etaty są stanowiskami. Poglądowe miejsce w strukturze organizacyjnej firmy Podstawowe zadania i obowiązki Przewidywany podstawowy zakres obowiązków dla danego działu. Możliwe działania i obowiązki Możliwy lub opcjonalne zakresy obowiązków, które mogą się pojawić wraz wzrostem skali działania organizacji. Proponowana osoba Osoba z obecnej struktury firmy, która jest wg MDDP odpowiednia na dane stanowisko/funkcję. Podległość służbowa Określenie podległości służbowej zgodnie z umiejscowieniem w strukturze firmy
  11. 11. 11 Skrócona karta stanowiska pracy Dział Marketingu i Rozwoju Rynku - Kierownik Podstawowe zadania i obowiązki • Bieżący nadzór nad pracą podległego działu • Planowanie i realizowanie działań marketingowych w tym: materiały reklamowe, kampanie reklamowe w mediach, działania promocyjne i PR, targi i wystawy • Poszukiwanie możliwości rozwoju ofert produktowej firmy • Analizowanie rynku, działań konkurencji, trendów, zmian w ustawodawstwie pod kątem poszukiwania możliwości rozwoju dla firmy • Przygotowywanie i optymalizowanie oferty produktowej dedykowanej dla poszczególnych kanałów z uwzględnieniem ich specyfiki, w tym programy lojalnościowe i rabatowe • Pozyskiwanie i analizowanie informacji ze źródeł wewnętrznych i zewnętrznych, przetwarzanie, nadzór i zarządzanie tymi informacjami • Przetwarzanie danych sprzedażowych na potrzeby Działu Handlowego Możliwe działania i obowiązki Stanowisko Funkcja Miejsce w strukturze organizacyjnej Proponowana osoba Xxx Xxx Podległość służbowa Podlega Prezes Podlegają • Analityk Baz Danych i CRM • Pracownicy Działu (jeżeli zakres obowiązków będzie wymagał powiększenia zespołu) Uwagi Firma
  12. 12. Podejście do wdrożenia zaproponowanych przez MDDP zmian 12 W ramach projektu konsultanci MDDP zaproponowali, możliwe do realizacji własnymi zasobami Firmy, podejście do wdrożenia zaproponowanych zmian. Zarekomendowano projektowy charakter podejścia do wdrożenia i przygotowano kartę projektu. Skrócona karta projektu „Struktura organizacyjna”
  13. 13. 13 Kontakt: Michał Safita Starszy Konsultant Specjalizuje się w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań służących poprawie efektywności firm E-mail: michal.safita@mddp.pl Tel.:(+48) 22 322 68 88

×