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Informe sobre seguimiento al proceso de empalme

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Informe sobre seguimiento al proceso de empalme

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Informe sobre seguimiento al proceso de empalme

  1. 1. www.personeriasantafedeantioquia.gov.co personeria@santafedeantioquia-antioquia.gov.co Carrera 6 No. 9-55 - Santa Fe de Antioquia - Casa de Justicia – Telefax 8531046 – Celular 3105032297 Oficio número 014 Santa Fe de Antioquia, 13 de Enero de 2016 Doctora GLADIS AIDE BOTERO GOMEZ Procuradora Provincial de Santa Fe de Antioquia Asunto: Informe sobre seguimiento al proceso de empalme Cordial saludo. El suscrito Jefe de Control Interno de la Alcaldía de Santa Fe de Antioquia y el suscrito Personero Municipal de Santa Fe de Antioquia, de conformidad con lo señalado en la Circular Conjunta 018 del 03 de septiembre de 2015 expedida por la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República y la Circular 019 del 30 de septiembre de 2015 de la Procuraduría Provincial de Santa Fe de Antioquia, procedemos a informar las acciones adelantadas por estas dos oficinas en el seguimiento al proceso de empalme realizado entre el mandatario local entrante y el saliente. Como observación preliminar se informa que mediante el oficio 335 del 15 de octubre de 2015, la Personería Municipal solicitó al Señor Alcalde dar cumplimiento a las Leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012, en lo referente al proceso de empalme entre mandatarios entrantes y salientes, así como de mantener permanentemente informada a la Personería sobre este proceso. En el mismo sentido se le informó las etapas sugeridas en la circular conjunta 018 del 03 de septiembre de 2015, y se le solicitó en todo caso, si no se había hecho, iniciar las acciones tendientes a dar cumplimiento a las normas antes referidas, para
  2. 2. www.personeriasantafedeantioquia.gov.co personeria@santafedeantioquia-antioquia.gov.co Carrera 6 No. 9-55 - Santa Fe de Antioquia - Casa de Justicia – Telefax 8531046 – Celular 3105032297 evitar incurrir en violación de estas. Finalmente se le solicitó al señor alcalde, para ser analizados por la Personería, remitir los formatos diseñados por el Departamento Administrativo de la Función Pública. Pese a este formal requerimiento de la Personería, la administración saliente nunca dio respuesta a esta solicitud, manteniendo al margen del proceso de empalme a la Personería Municipal. La Personería tuvo información sobre el avance de las sesiones de empalme en las diferentes secretarías, de parte del coordinador de dicho proceso designado por el alcalde electo. Según el análisis de la información suministrada por la administración saliente y la verificación realizada por los suscritos funcionarios, el cronograma sugerido por la Procuraduría y la Contraloría no se cumplió en este proceso de empalme. El día 09 de noviembre de 2015, se reunieron las comisiones de empalme tanto de la administración entrante como la saliente, para dar inicio formal al proceso de empalme en la administración municipal de Santa Fe de Antioquia, dando a conocer los integrante de cada comisión de empalme y las áreas a trabajar, así mismo se fijaron las pautas para la realización del mismo y se fijó fecha para el inicio de este proceso en cada una de las secretarías o dependencias, pero posteriormente no se dio reunión para la presentación del informe final general del proceso de empalme, siendo importante aclarar que dicha reunión se había programado para el día 15 de diciembre de 2015, pero que con el coordinador de empalme de la administración entrante se acordó con la administración saliente, que primero observarían y analizarían la información fijada en la pagina web y que después de efectuar el análisis se reunirían con cada secretario a aclarar las dudas de la información allí consignada o dejada de consignar. El Proceso de empalme se inició en cada una de las secretarías y dependencias, siendo poco profunda la información que se suministró a los equipos de empalme de la administración entrante, según manifestación realizada por el director de empalme del alcalde electo, señor WILDER ALEJANDRO GOMEZ.
  3. 3. www.personeriasantafedeantioquia.gov.co personeria@santafedeantioquia-antioquia.gov.co Carrera 6 No. 9-55 - Santa Fe de Antioquia - Casa de Justicia – Telefax 8531046 – Celular 3105032297 Desde la Oficina de Control Interno se pudo verificar la realización de las sesiones de empalme en las Secretarías, así se tiene copia de las actas levantadas y entregadas del inicio de empalme, de la Secretaría de Desarrollo Rural y Medio Ambiente, Secretaría de Salud, Secretaria ejecutiva del Alcalde, Secretaría de Tránsito, Secretaría de Turismo, Secretaria de Educación, Secretaria de Gobierno y el acta de Ley 951 de la Secretaría de Planeación. Además se tiene conocimiento y se verificó que el secretario de hacienda saliente está efectuando empalme con el secretario de hacienda entrante. Como también se sabe que el día martes 12 de enero la secretaria de planeación saliente hizo entrega formal al titular del cargo designado por la administración entrante. Sólo hasta el día 07 de enero de 2016, se recibió de parte de la Doctora GLORIA ASTRID PARRA MARIN, coordinadora del empalme por la administración saliente, la información relativa a los formatos diseñados por el DAFP, sobre las generalidades, la Gestión Administrativa y la Gestión Territorial, información que previamente desde el pasado 15 de diciembre de 2015, según lo constató control interno, había sido fijada en la página web municipal, encontrando, según verificación aleatoria, que algunos de los formatos no están completamente diligenciados, situación que debe ser objeto de valoración por parte de la administración entrante. Con el ánimo de tener una apreciación directa sobre el desarrollo del empalme por parte de la administración entrante, se programó el día viernes 08 de enero de 2016, por parte de la Oficina de Control Interno y la Personería, reunión con el señor Alcalde SAULO ARMANDO RIVERA FERNANDEZ y algunos de sus secretarios de despacho, resaltando de esta reunión las siguientes situaciones expresadas por estos funcionarios:  El señor Secretario de Planeación manifiesta que desde el equipo de empalme de la administración entrante se solicitó a las diferentes secretarías se nombraran las respectivas comisiones de empalme. Que con respecto a la Secretaría de Planeación se solicitó información por escrito a la secretaria de planeación principalmente respecto de algunos contratos que continuarían su ejecución en el
  4. 4. www.personeriasantafedeantioquia.gov.co personeria@santafedeantioquia-antioquia.gov.co Carrera 6 No. 9-55 - Santa Fe de Antioquia - Casa de Justicia – Telefax 8531046 – Celular 3105032297 año 2016, pero esa información nunca fue entregada. Que hubo reuniones periódicas los días sábados en las cuales recibió sólo información verbal y sólo se le indicó el lugar donde estaba la información contractual. En términos generales dice que respecto de su secretaría no hubo formalmente empalme. Que sólo hasta el 15 de diciembre la administración saliente publicó la información en la página web, pero con muchas dificultades para su acceso y consulta de los documentos, además de encontrar que algunos de los formatos allí publicados no fueron diligenciados. Informó que lo que sí se logró es que cada una de las dependencias de su secretaría se reunieran en dos ocasiones, pero no hubo entrega formal de la información. Indica que aún la secretaria saliente tiene plazo para hacer entrega del acta de la Ley 951. Que desde el 02 de enero de 2016 lo primero que hizo fue levantar el inventario de la oficina, pues lo único que le entregaron fue una carpeta con el inventario pero sin identificación exacta de cada uno de los bienes, para luego asignarle a cada funcionario la responsabilidad de los bienes que está utilizando. En el mismo sentido dijo que se levantaría un inventario de las bodegas. En cuanto a la maquinaría indicó que estos vehículos no los entregaron formalmente. Con el tema contractual está revisando cada carpeta de los contratos en ejecución (11) y los convenios (03), para realizar comités de obras con los contratistas y los interventores, de lo cual levantará su propia acta. En materia de vivienda dice que se encontró algunas circunstancias especiales como en el proyecto bicentenario donde se encontraron particulares interviniendo la obra sin autorización de la administración actual, que se están visitando las veredas para verificar la entrega de un cemento que se sacó de la bodega el día 30 de diciembre de 2015, además de los materiales que se enviaron a algunas veredas para la construcción de vivienda en convenio con el Banco Agrario, así mismo de las 618 viviendas que en 12 municipios del cauca medio, el municipio de Santa Fe de Antioquia está construyendo, de lo cual no tienen informe sobre la ejecución y/o entrega de esas viviendas, ni siquiera en Santa Fe de Antioquia, pero
  5. 5. www.personeriasantafedeantioquia.gov.co personeria@santafedeantioquia-antioquia.gov.co Carrera 6 No. 9-55 - Santa Fe de Antioquia - Casa de Justicia – Telefax 8531046 – Celular 3105032297 que si se sabe que se han llevado materiales a muchas veredas, por lo que se solicitará al interventor un informe detallado sobre la ejecución de ese proyecto.  El Señor alcalde SAULO ARMANDO RIVERA FERNANDEZ considera pertinente tomar la decisión de no reunirse más con miembros del equipo de empalme saliente, pues dice que ellos esperaron mucho para que se les entregara la información que por escrito solicitaron, y que procederá a dejar constancias de lo encontrado. Indica que a él no se le entró el inventario físico, sólo una relación de los bienes, no hubo entrega formal de los vehículos ni maquinaria. Expone que hay deficiencias en la información suministrada en los formatos que entregó la administración saliente. Que se levantarán actas de todo lo encontrado, atendiendo las falencias en el proceso de empalme. Reitera lo del contrato de las 618 viviendas que está ejecutando el municipio de Santa Fe de Antioquia, en otros municipios, de lo cual no se tiene claridad sobre la ejecución. Que no se sabe que cuentas por pagar tiene el municipio, que se está en la verificación en secretaría de hacienda en donde aún están en empalme, que incluso el secretario de hacienda anterior está poniéndose al día con los informes. Respecto del proyecto de cañaveral tampoco le entregaron información exacta, por lo que se reunirá con COMFENALCO. En lo que tiene que ver con el proyecto de vivienda bicentenario tres, dice que no se les informó la verdad, pues dicho proyectó se calló en VIVA, que los recursos (500 millones de pesos) se perdieron porque la administración pasada no envió una información que habían solicitado de dicha dependencia. En lo que tiene que ver con un informe que la administración saliente publicó en el mes de octubre de 2015 en materia de ejecución de obras por 100 mil millones de pesos, dice que no conoce si efectivamente las obras fueron ejecutadas y entregadas, por lo que se debe hacer la verificación. En cuanto al parque de las frutas y las artesanías, el centro de convenciones y el parque multimodal no se le entregó información sobre la ejecución, contratista e interventor.
  6. 6. www.personeriasantafedeantioquia.gov.co personeria@santafedeantioquia-antioquia.gov.co Carrera 6 No. 9-55 - Santa Fe de Antioquia - Casa de Justicia – Telefax 8531046 – Celular 3105032297  La Secretaria de Gobierno manifiesta que en su dependencia la novedad es que no hay inventario de los bienes muebles que corresponden a dicha secretaría, con la salvedad que la secretaria anterior manifestó que ella responde desde junio de 2015, y que a ella tampoco le entregaron formalmente un inventario. Resalta las inconsistencias en el almacén, pues no coinciden los inventarios, que existen muchas actas de entrega de materiales sin firmas y otros tantos documentos sin firma de la secretaria de planeación saliente.  En materia de deporte, adscrita a secretaría de educación, se informa que no hubo entrega de información específica, en especial de la ejecución presupuestal para saber qué proyectos y programas se ejecutaron. En cuanto a la cancha de Buga este escenario está recibiendo aguas negras, hay deficiencias en muros y piso del coliseo. El coliseo del llano presenta graves fallas estructurales, problemas en pista atlética pues se hizo en asfalto, el gimnasio de Buga está inundado de aguas negras, en el Centro de Integración Ciudadana hay deficiencias en la construcción y lámparas quemadas. Hay desestabilización en el terreno de la pista de bicicrós.  En Desarrollo rural se indica que no hubo inconvenientes en el proceso de empalme, que se están verificando los proyectos que se están ejecutando con recurso de regalías y los ejecutados por hidroituango, además verificando el empalme.  En Educación, el secretario de Educación saliente entregó un informe de gestión y documentos relativos a los procesos de esa dependencia. Se está verificando el inventario general para constatar lo bienes que efectivamente existen. Con respecto al parque educativo existen deficiencias en la obra pues se inunda cuando llueve, y una parte del terreno está cediendo, por lo que se verificará como está el tema contractual de la gobernación. La piscina del colegio también está presentando falencias por su deterioro, en especial de filtración del agua. En el coliseo del colegio san Luis
  7. 7. www.personeriasantafedeantioquia.gov.co personeria@santafedeantioquia-antioquia.gov.co Carrera 6 No. 9-55 - Santa Fe de Antioquia - Casa de Justicia – Telefax 8531046 – Celular 3105032297 Gonzaga también hay falencias en algunos muros, por lo que se verificará con EPM quien ejecutó la obra. Existen algunas quejas por falencias presentes en escuelas rurales como la del Pescado lo que se está verificando. En CD anexo se remite copia de las actas de empalme de las secretarías relacionadas, formatos diligenciados por la administración saliente y copia del oficio 335 del 15 de octubre de 2015 de la Personería. Atentamente, Nicolás Carvajal Pulgarín Edison Alberto Oquendo Morales Jefe de Control Interno Personero Municipal
  8. 8. www.personeriasantafedeantioquia.gov.co personeria@santafedeantioquia-antioquia.gov.co Carrera 6 No. 9-55 - Santa Fe de Antioquia - Casa de Justicia – Telefax 8531046 – Celular 3105032297 Oficio número 087 Santa Fe de Antioquia, 04 de Abril de 2016 Doctora GLADIS AIDE BOTERO GOMEZ Procuradora Provincial de Santa Fe de Antioquia Asunto: Informe sobre seguimiento al proceso de empalme Cordial saludo, Como complemento al oficio Nro. 014 de Enero de 2016, comedidamente nos permitimos remitir el informe final del proceso de empalme, anotando que en varios ítems aunque sabemos que obran soportes, no fueron tenidos en cuenta en el proceso de empalme de la administración saliente y entrante, ejemplo de ello es la política pública de infancia y adolescencia que se aprobó en el año 2012 pero no consta en los documentos de empalme así mismo en el cronograma no está planteado el encuentro de los dos mandatarios, motivo por el cual en varios ítems la respuesta fue negativa.

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