Conduzir reuniões 2013

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  • ESTUDAR A PAGINA 8
  • Conduzir reuniões 2013

    1. 1. “Conduzir reuniões e gerenciarconflitos; um desafiopossível.”Profª. Maurênia NielsenFone: (43) 3371-4518
    2. 2. RELÂMPAGORELÂMPAGO• Faça uma dupla com seucolega ao lado, secumprimentem e falem,um para o outro, umaPALAVRA que você estátrazendo para o dia dehoje ser um...• ...BOM DIA !
    3. 3. ESCOLHA UMAFI GURA QUE DI GAALGO SOBRE VOCÊ!!!E VOCÊ, QUEMÉ ?
    4. 4. ATIVIDADE/VIVÊNCIACONEXÃOC/ REALCONCEITOS/TEORIASCICLO DA APRENDIZAGEMCICLO DA APRENDIZAGEMVIVENCIALVIVENCIALFELA MOSCOVICIFELA MOSCOVICINÃO CRESCIMENTONÃO CRESCIMENTODESAFIOENVOLVIMENTOFEEDBACKMAPA COGNITIVODISSONÂNCIA/CRISECONSCIENTIZAÇÃOREFORMULAÇÃOCORRELAÇÃODESITUAÇÕESBUSCADEMUDANÇAEXPERIMENTAÇÃO/RISCOSDEFENSIVIDADEFECHAMENTOAMEAÇARIGIDEZRESISTÊNCIA ÀMUDANÇANEGAÇÃOCRESCIMENTODISCUSSÃO/ANÁLISESegue contrato
    5. 5. OBJETIVOSOBJETIVOS• Preparar os participantes para quePreparar os participantes para quepossam ORGANIZAR e CONDUZIRpossam ORGANIZAR e CONDUZIRuma reunião.uma reunião.• Desenvolver a competênciaDesenvolver a competêncianecessária para CONDUÇÃO de umanecessária para CONDUÇÃO de umareunião, visando o redirecionamentoreunião, visando o redirecionamentodas ações, com foco no desempenhodas ações, com foco no desempenhoprofissional e relacionamentoprofissional e relacionamento
    6. 6. “SOMENTE OSTRASINCOMODADAS É QUEGERAM PÉROLAS”Rubem Alves
    7. 7. Sistemas SociaisFirmam-se em atitudes, percepções,crenças, motivações, hábitos eexpectativas dos seres humanos.
    8. 8. • Homem algum é uma ilha, pessoasnão vivem no vácuo social, ninguémbasta-se a si mesmo.
    9. 9. Em que casos se justificam umareunião?• Redirecionar o trabalho;• Avaliar/Reavaliar necessidades do setor;• Definir novos objetivos para o setor;• Apresentar novos integrantes do grupo detrabalho;• Resolver conflitos existentes;• Pedir sugestões/opiniões ao grupo;• Agradecimentos;
    10. 10. O QUE SÃO CONFLITOS
    11. 11. • CONFLICTUSantagonismo/oposição• CONFLITO – qualquer forma deoposição ou interação antagônica entre2 ou mais indivíduos.(Meggison, Mosley & Pietri)
    12. 12. Mitos x conflitosMitos x conflitosÉ uma disfunção do ambiente;Podem ser resolvidos sozinhos;Se evitado pode desaparecer;Conflitos desestruturam o ambiente;Conflitos são ruins para organização;
    13. 13. Verdades x conflitosVerdades x conflitosConflitos são inerentes àorganização;Conflitos são possíveis de seremadministrados;O conflito pode motivar mudanças;Administrar conflitos pode melhorarrelacionamentos;
    14. 14. Rompe o equilíbrio da rotinaMobiliza energiaDesafia acomodação de idéias eposiçõesDesvenda problemas escondidosAguça a percepção e o raciocínioEstimula criatividade para soluçõesOUTROS BENEFÍCIOS
    15. 15. A concordância permanente emgrupo pode ser muito agradável,mas...é fator de:• Estagnação;• Acomodação;
    16. 16. ALGUMAS FONTES DECONFLITO• OBJETIVOS DIVERGENTES• RECURSOS LIMITADOS• PROCESSOS DE TRABALHO• RELACIONAMENTOSINTERPESSOAIS• MUDANÇASORGANIZACIONAIS• FALTA DE CLAREZA DECRITÉRIOS
    17. 17. INTRAPESSOALINTERPESSOALINTRAGRUPALTIPOS DE CONFLITOSobre o papel, autonomia, limites, etc.Entre pares, colegas, líderes.Entre grupos
    18. 18. • A situação de conflitose caracteriza a partir dedivergências depercepções e idéias,onde as pessoas secolocam em posiçõesantagônicas. Assituações de conflito sãocomponentes inevitáveise necessários à vidagrupal.
    19. 19. • O conflito em si não é patológico nem destrutivo.•Ele tem muitas funções positivas:• previne a estagnação decorrente do equilíbrioconstante da concordância,•estimula o interesse e a curiosidade pelo desafio daoposição,•descobre os problemas e demanda sua resolução.• O conflito, funciona como a raiz de mudançaspessoais, grupais e sociais.
    20. 20. Atitudes facilitadoras para oambiente de uma reunião• Ter atitude de respeito e apreço pelo profissional;• Estimular e incentivar sempre que possível;• Estabelecer um mecanismo que possibilite aoprofissional vivenciar a tranquilidade, a criatividade,a autonomia, a liderança, a solidariedade, o espíritode equipe;• Manter sempre a ética profissional;
    21. 21. E ainda:• Saber administrar os conflitos;• Promover um clima interno agradávelde união e cooperação entre aspessoas;• Saber como e quando falar com aspessoas sempre de forma humanizada;• Saber lidar com os pensamentosadversos e diferentes dos seus;
    22. 22. Comunicação em reunião• Organização(preparar a pauta, o material, espaço físico).• Apresentar o motivo da reunião de forma clara e objetiva(saberonde quer chegar).• Domínio do assunto a ser tratado e equilíbrio nas emoções casohajam divergências.• Coerência entre a comunicação verbal e não verbal(sem agregadosnegativos, sarcasmo, risos).• Ter domínio ao utilizar algum tipo de recurso audiovisual.• Estabelecer clima de harmonia.• Possibilitar interação.• Imagem pessoal e postura adequada à reunião.• Tempo dentro do previsto.
    23. 23. Como dirigir uma reunião Explicar os motivos da reunião; Verificar se todos entenderam os motivos; Não faça perguntas direcionadas a uma pessoa; Se possível solicite sugestões e idéias; Seja flexível, porém seguro das decisões; Seja assertivo, entretanto cuide do tom de voz; Apresente evidências que justifiquem seu ponto de vista; Ouça atentamente a todos os participantes; Não se justifique, nem interrompa se alguém falar; Ao invés de afirmações, faça perguntas; Reuniões geralmente são momentos delicados, portanto devem sertratados com responsabilidade, dedicação, respeito e compromisso;
    24. 24. O que é planejar?“O ato de planejar é a atividade intencionalpela qual se projetam fins e seestabelecem meios para atingi-los. Porisso, não é neutro, mas ideologicamentecomprometido.” (Luckesi, 1992)“ Planejar é um momento de reflexão sobrea ação, é um momento de pensar paramelhor agir.” (Carneiro, 2007)
    25. 25. CLASSIFICAÇÃO DAS REUNIÕESCLASSIFICAÇÃO DAS REUNIÕESTemporalidade: Ordinária e Extraordinária;Modalidade: seminários, mesa redonda, painel,simpósio, conferência.
    26. 26. ORGANIZAÇÃO DA REUNIÃOORGANIZAÇÃO DA REUNIÃOPLANEJAMENTO:• análise do motivo dareunião;• estabelecimento dosobjetivos;• elaboração da pauta econvocação;• previsão do tempo;
    27. 27. ORGANIZAÇÃO DA REUNIÃOORGANIZAÇÃO DA REUNIÃOOPERACIONALIZAÇÃO:• material a ser utilizado;• organização dadocumentação necessáriana ordem da pauta;• organização do local;• água, café, suco oubebida da região;• prevenir quanto ainterrupções externas;
    28. 28. ORGANIZAÇÃO DA REUNIÃOORGANIZAÇÃO DA REUNIÃOPÓS-REUNIÃO• anotação em impressos;• registro das discussões econsequentes decisõesem forma de ata (registrooficial).
    29. 29. ORGANIZAÇÃO DA REUNIÃOORGANIZAÇÃO DA REUNIÃOPÓS-REUNIÃO• arejar a sala;• arrumar o ambiente;• recolher materiaisdiversos (lápis, canetas,blocos, borracha.etc);• retirar xícaras e copos;
    30. 30. Fase final da reunião• Feedback;• Avaliação prevista;• Tempo;• Indicação da próxima reunião caso sejanecessário;• Saudação Final.
    31. 31. Estratégias pós reunião
    32. 32. ESTABELECENDO SOLUÇÃO COMPARTILHADA:1. O que cada um pode fazer de efetivo para resolver aquestão?2. Plano de ação3. Não deixar nada pendente4. Estabeleça um meio de comunicar os problemas quesurjam futuramente.5. Estabeleça uma data para acompanhar a situação everificar.ENCAMINHAMENTO
    33. 33. Negociação não é uma batalha:sempre há uma alternativa quepossa beneficiar ambas as partes,embora ela não pareça existir àprimeira vista.Negociar é uma arte!A ARTE DE NEGOCIAR
    34. 34. ÁREA FÍSICAÁREA EMOCIONALÁREA ESPIRITUALÁREA INTELECTUAL
    35. 35. ConstruindocomprometimentoESTADOATUALEstadofuturoCompreenderAgirApoiarEscutarUsarApropriar-se1 – Tornar-se ciente da mudança4 – Começar a experimentar osprimeiros passos5 – Incorporar nasrotinas diárias6 – Assumir aresponsabilidade pelomelhoramento da mudança3 – Decidir apoiar a mudança2 – Dar-se conta completamente dosignificado da mudançaFonte - changefirst
    36. 36. ESCUTA ATIVA• A Escuta Ativa refere-se a escuta com finalidadede compreender. Ou seja, procurar primeirocompreender, realmente compreender a pessoaque fala.• A Escuta Ativa entra no quadro de referênciasda outra pessoa(empatia). Se você olhar paradentro dela, vê o mundo como ela vê,compreendendo o que ela sente.• A essência da Escuta Ativa não está emconcordar com o que a pessoa diz, mas simcompreendê-la.
    37. 37. ESCUTA ATIVA• Não é apenas escutar o que é dito, não escutarsó o verbal. Mas observar o que seu corpo estádizendo, o não-verbal que na maioria das vezesnos diz muito acerca da pessoa ou do momentoque ela está passando.• A Escuta Ativa é poderosa porque lhe dáinformações precisas para trabalhar. Em vez depresumir pensamentos, sentimentos, motivos einterpretações segundo seu ponto de vista, vocêlida com a realidade da outra pessoa.
    38. 38. LEMBRE-SE! SEMPRE É TEMPO DELEMBRE-SE! SEMPRE É TEMPO DECOMEÇAR....OU RECOMEÇAR!!!!COMEÇAR....OU RECOMEÇAR!!!!
    39. 39. Professora:Professora:Maurênia NielsenMaurênia Nielsen
    40. 40. BIBLIOGRAFIA• CHALVIN, D.; EYSSETTE, F. Como Resolver Pequenos Conflitos noTrabalho. São Paulo: Nobel, 1989.• GOLEMAN, D. Trabalhando com a Inteligência Emocional. Rio deJaneiro: Objetiva, 1999.• CARVALHAL, Eugenio Do. Negociação Fortalecendo Processos:Como construir relações de longo prazo. 4.ed. Rio de Janeiro: Vision,2005.• COHEN, Herb. Você pode negociar qualquer coisa. Rio de Janeiro:Record, 1980.• FISHER, Roger; BROWN, Scott. Como chegar a um acordo. Rio deJaneiro: Imago, 1990]• PICKERING, Peg. Como administrar conflitos: transforme todos osconflitos em resultados onde todos ganham. 1. ed. São Paulo: Ed.Amadio, 2002.• WEISS, Donald. Como resolver ou evitar conflitos no trabalho. SãoPaulo: Nobel, 1994• MARTINELLI, Dante P.; ALMEIDA, Ana Paula de. Negociação esolução de conflitos: Do impasse ao ganha-ganha através do melhorestilo. São Paulo: Atlas, 1998.

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