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Case History OMB SALERI v03

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Case History OMB SALERI v03

  1. 1. Nata nel 1980 nella provincia bresciana, OMB Saleri Spa è un’impresa tecnologicamente avanzata, specializzata in lavorazioni meccaniche di precisione e leader nella progettazione, sviluppo e produzione di valvole per la gestione di gas (idrogeno, GPL, metano) utilizzate nel settore automotive. Da sempre caratterizzata da una forte spinta per l’innovazione, fa della ricerca l’obiettivo dell’azienda, al fine di fornire risposte veloci e soluzioni all’avanguardia. La gestione del progetto copre l’intero ciclo di vita: dal design eseguito in base alla richiesta del cliente alla prototipazione, dal testing alla validazione in laboratorio per arrivare all’industrializzazione. Nel 2022 OMB Saleri Spa diventa «società Benefit», ulteriore passo avanti per l’azienda, a normale conseguenza del percorso di impegno verso uno sviluppo sostenibile a livello ambientale, etico e sociale.
  2. 2. 2 ✓ Numerose Classi Documentali a supporto di tutte le esigenze ✓ Recupero dello storico dal precedente sistema documentale ✓ Integrazione Arxivar con i sistemi del cliente: ✓ Erp NAV integrato via connettori (uno per alimentare automaticamente tutti i documenti prodotti dall’ERP, l’altro per gestire la registrazione fatture passive paperless a doppio video) ✓ Software di produzione per la gestione del MES, collegato via web services, per recuperare la documentazione articoli QUALCHE NUMERO… 116 classi documentali Più di 1.000.000 di profili gestiti (circa 200.000 documenti all’anno) 2 aree organizzative 50 workflow automatici
  3. 3. 3 Area Acquisti Amministrazione Fornitori Amministrazione Clienti Amministrazione Generale •Offerte ai fornitori •Ordini d’acquisto •Ordini di reso •Richieste di offerta •Allegati generici documenti di acquisto •Conferma d’ordine da fornitore •Fatture passive •DDT Terzisti •DDT Fornitori •Fatture attive •DDT clienti •Libri e registri NAV
  4. 4. ESIGENZA: inviare al fornitore l’ordine corredato di documentazione articoli aggiornata OBIETTIVI RAGGIUNTI: tracciabilità degli aggiornamenti del documento. Invio mail ai fornitori recuperando i contatti dalla rubrica NAV 4 1. NAV integra Arxivar per tutte le classi di Documentazione Articoli [ART] con revisioni aggiornate 2. NAV genera l’Ordine d’Acquisto e lo archivia in Arxivar 3. Arxivar duplica l’ordine sulla classe specifica e cerca sulle varie sottoclassi Articoli [ART] l’ultima revisione della documentazione Articoli, verificando sul Log se il documento è già stato inviato al fornitore 4. Tutti i documenti non ancora inviati sono allegati all’ordine d’acquisto generando un PDF unico; se l’ordine lo richiede, si aggiunge in allegato anche il PPAP in formato Excel 5. L’ordine viene automaticamente inviato per mail al fornitore, recuperando il contatto in modo dinamico dalle anagrafiche NAV; per i documenti di grandi dimensioni si utilizza Arx-Link
  5. 5. ESIGENZA: generare il documento di Vendor Rating e inviarlo per mail al fornitore OBIETTIVI RAGGIUNTI: elaborazione dei dati e generazione automatica del documento da modello con invio mail ai fornitori 5 1. Il processo è attivato dall’utente attraverso apposita maschera di profilazione 2. Su NAV viene effettuata l’analisi delle attività fornitori, con rilevazione di eventuali ritardi di consegna, al fine di attribuire un «punteggio» al fornitore 3. Arxivar legge in NAV gli archivi contenenti i punteggi e genera un profilo legato al fornitore 4. Il workflow applica apposite formule di calcolo sui Lotti ricevuti e genera automaticamente un documento pdf da specifico modello Word 5. Il documento generato è inviato per mail al fornitore, recuperando il contatto dalle anagrafiche NAV
  6. 6. ESIGENZA: inviare ai fornitori due report con le informazioni sugli ordini da evadere OBIETTIVI RAGGIUNTI: generazione automatica dei documenti e invio mail ai fornitori 6 1. Il processo è schedulato settimanalmente 2. Arxivar legge in NAV i dati sugli ordini da evadere e produce due report in formato csv: • Dettaglio per articolo e ordine • Dettaglio per articolo con quantità splittate per anno/mese 3. I documenti generati sono inviati per mail al fornitore, recuperando il contatto dalle anagrafiche NAV
  7. 7. ESIGENZA: inviare al fornitore il Capitolato di Fornitura da restituire firmato OBIETTIVI RAGGIUNTI: generazione del documento pdf e invio mail ai fornitori 7 Fase 1: NUOVO FORNITORE Arxivar legge in NAV l’inserimento anagrafico di un nuovo fornitore e – se in anagrafica è impostata l’opzione sì capitolato – genera un documento pdf del capitolato da recapitare per mail al fornitore stesso Fase 2: AGGIORNAMENTO CAPITOLATO In Arxivar l’utente aggiorna il Documento Capitolato e avvia il processo [ACQ– Importazione massiva capitolato] che legge l’anagrafica NAV per selezionare i fornitori con opzione sì capitolato e invia a tutti una mail con il documento revisionato Fase 3: RITORNO CAPITOLATO FIRMATO Quando il fornitore rimanda il capitolato firmato, l’utente lo archivia in Arxivar, revisionando il documento originale con la copia firmata
  8. 8. Firma digitale automatica dei documenti per conto dell’Azienda produttrice Generazione pacchetto di versamento (PdV) costituito dai documenti completi di firma digitale e metadati Trasformazione del pacchetto di versamento in pacchetto di archiviazione (PdA) e firma digitale del Responsabile della Conservazione Inoltro dell’hash all’ente preposto per l’apposizione della marcatura temporale Generazione del file di chiusura UNI SInCRO 8 Aggiornamento dello stato sul profilo documento in Arxivar Fatture passive Fatture attive Registri Iva Giornale Bollato DDT attive DDT passive Invio ad IXCE dei documenti da conservare, completi del proprio profilo documentale Schede di Magazzino Libro Cespiti Libro Inventari Libro Mastro

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