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Estruturação de empresas para plano de negócios

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Quando se inicia um empreendimento é necessário estruturar a futura Empresa, proporcionando um crescimento e um desenvolvimento sustentável.

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Estruturação de empresas para plano de negócios

  1. 1. Vai Empreender? Defina a estrutura da sua futura Empresa Voltado para micro empreendedores Estruturação de Empresa Plano de Negócios Aline Milani Mateus Pizetta
  2. 2. Sumário Introdução.................................................................................................................... 3 1. O Negócio.................................................................................................................4 2. Organograma........................................................................................................... 5 3. Funções....................................................................................................................7 4. Processos administrativos e operacionais............................................................... 9 5. Políticas e Normas................................................................................................... 9 6. Padronização........................................................................................................... 10 7. Crescimento e desenvolvimento.............................................................................. 11 8. A abrangência de mercado...................................................................................... 12
  3. 3. www.assessoreconsultoria.com.br 3 Introdução Este e-book apresenta de forma sintética como elaborar a estrutura de uma empresa iniciante para incorporar ao plano de negócios. A abordagem é realizada através do organograma e dos processos, definindo cada função para alinhar com as futuras estratégias, métodos e resultados. Não é propósito aqui dissertar sobre todas as variáveis do plano de negócios e suas abrangências, e sim, definir uma empresa no seu âmbito estrutural, mostrando o que cada departamento fará para conduzir o bom andamento da operação, mesmo que esta empresa seja composta somente por uma pessoa (fundador) ou pelos sócios. A definição da Estrutura da Empresa é necessária para entendimento das funções e para a condução das atividades de forma direcionada e eficiente, gerando um mapa das atribuições de cada departamento, otimizando a proposta de trabalho e os resultados. Um plano de negócios é uma ferramenta abrangente e direcionadora, determinando etapas e prazos para atingir resultados dentro dos vários departamentos de atuação de qualquer empresa, como financeiro, compras, vendas, marketing, logística, etc. A funcionalidade destes departamentos está descrita na chamada Estrutura, facilitando a compreensão das atividades à serem executadas.
  4. 4. www.assessoreconsultoria.com.br 4 1. O Negócio O empreendedor precisa de motivação, desejo e conhecimento para iniciar uma nova empresa, realizar pesquisas, analisar dados, estar conectado com o mercado e possuir networking. Muitas são as variáveis à serem analisadas e viabilizadas antes de iniciar um novo empreendimento. Mesmo assim, o sucesso não é garantido, mas as etapas devem ser cumpridas para maximizar as oportunidades e manter a efetividade do negócio. Diante deste cenário, podemos dizer que Empreender está muito além que Abrir um Negócio. Quando falamos de negócios, nos referimos a definição de quais produtos e serviços a empresa fornece, seu mercado de atuação e público-alvo. Toda empresa, mesmo que iniciante, para oferecer e desenvolver suas atividades, necessita entender sua estrutura e utilizá-la para as estratégias de mercado. A estrutura funciona como uma base, um mapa definindo o “corpo” da empresa, seus departamentos, cargos e funções. Independente da operação, há áreas em comum para qualquer organização, como: Finanças, R.H. e Marketing. Dentro destes departamentos, desenvolve-se as estratégias para o plano de negócios, norteando o empresário para a definição do propósito da empresa, direcionando o fluxo dos processos para a operacionalização da atividade fim, entregando o produto ou serviço ao cliente e gerando receita.
  5. 5. www.assessoreconsultoria.com.br 5 2. Organograma O organograma é uma forma organizada de entender a estrutura departamental da empresa, demonstrando a relação hierárquica e cargos. O organograma deve suportar a necessidade de crescimento e também de redução. Quando bem estruturado permite a visualização dos papéis dentro da empresa, neste sentido, a descrição de cargos e o plano de carreira também são essenciais. Ao iniciar um novo negócio, além da definição do nome, logomarca, estratégias de mercado para colocar as operações em prática e tudo mais, é essencial a definição do organograma, permitindo a execução das atividades de forma organizada. Para um empresário iniciante, é difícil a visão geral sobre a empresa, no sentido que, são poucas pessoas e, em muitos casos, apenas uma (o fundador) que executa todas as atividades, deixando a preocupação maior para o fator “ganhar dinheiro”, ou seja, conquistar clientes e iniciar um fluxo de caixa. Os padrões para elaborar um organograma são os mesmos, seja uma empresa com uma pessoa ou com cem pessoas, ocorrerá diferenciações na quantidade de departamentos, no modelo de operação e nas funções. A grande vantagem de definir o organograma para uma empresa iniciante é determinar as funções que farão parte dos departamentos, sejam elas operacionais ou administrativas, mantendo uma visão clara sobre o negócio e como desenvolver as atividades sem perder o foco da operação. Direção Compras Financeiro Marketing
  6. 6. www.assessoreconsultoria.com.br 6 Outra vantagem de suma importância, diz respeito ao crescimento da empresa. A medida que a empresa ganha maiores proporções no mercado, a atualização do organograma e das funções colaboram para manter a organização e o direcionamento quanto à missão da empresa. Definindo o organograma Toda empresa possui atividades inerentes que devem ser executadas independente da atividade fim. Vamos fazer uma simulação de uma micro empresa que está sendo criada para vender produtos em loja física, com dois colaboradores, o casal de fundadores. Determinaram que, “o marido”, cuidará da divulgação da loja, da contagem de estoque, do atendimento à Clientes, da contratação de diarista para limpeza. “A esposa”, será responsável pelo caixa (receber dos Clientes), realizar compras de mercadoria, efetuar os pagamentos, depositar os valores de venda no banco, verificação das contas bancárias. A contabilidade será terceirizada, ficando à cargo de um escritório contratado. Como fica o organograma da empresa citada: Dentro de uma abordagem inicial, não se tem a devida noção sobre os departamentos da futura empresa, até porque, o conceito de micro empresa e poucas pessoas para realizar o trabalho, não permitem essa distinção. Verificando o organograma acima, é possível identificar, mesmo que micro empresa com poucas pessoas, que existe uma estrutura e cada departamento apontado desempenhará suas funções. Esta visão da estrutura, através do organograma, é necessária para definir as estratégias da empresa, como será dividido os trabalhos e, principalmente, manter as responsabilidades sobre cada função.
  7. 7. www.assessoreconsultoria.com.br 7 Quando houver a necessidade de contratar mais pessoas para trabalhar, através do organograma é possível definir o cargo deste novo colaborador, quais serão suas funções e quem será o superior imediato. Claro que, diante deste caso, o colaborador será subordinado aos sócios, porém, com o crescimento da empresa, esta definição se faz necessária. O departamento contábil não entra no organograma, neste caso, por se tratar de serviço terceirizado. Até o momento, temos um dos sócios realizando a divulgação, caso decidam terceirizar a publicidade, o departamento de marketing (aqui descrito para este fim) será excluído. 3. Funções Definido e elaborado o organograma, onde sabemos quem é o responsável por cada departamento, é hora de identificar quais são as funções de cada um dentro dos departamentos. Não vamos tratar aqui de subordinações, por se tratar de sociedade igualitária. Departamento: Finanças Responsável: Esposa Funções:  Abertura e fechamento de caixa (operação de caixa);  Contas à receber (operação de caixa);  Contas à pagar (fornecedores e pagamentos diversos);  Depósito bancário;  Fluxo de caixa;  Conciliação bancária. Departamento: Compras Responsável: Esposa Funções:  Aquisição de mercadorias (portfólio da empresa);  Aquisição de produtos de limpeza e higiene;
  8. 8. www.assessoreconsultoria.com.br 8 Departamento: Marketing Responsável: Marido Funções:  Enviar mail marketing;  Criar e atualizar o site;  Administrar perfil no facebook. Departamento: Logística Responsável: Marido Funções:  Conferir estoque;  Criar lista para compras de mercadorias;  Receber e conferir mercadorias compradas; Departamento: R.H. Responsável: Marido Funções:  Contratar terceiros (limpeza);  Contratar colaborador  Demitir colaborador. Departamento: Comercial (vendas) Responsável: Marido Funções:  Atendimento ao Cliente  Vendas É notório que, sem a elaboração do organograma e a definição das funções, não é possível identificar a estrutura adequada, mesmo que, as atividades sejam desempenhadas sem esta definição, a elaboração do organograma e suas funções colaboram para melhor entendimento e distinção das funções que cada pessoa deve executar dentro da empresa.
  9. 9. www.assessoreconsultoria.com.br 9 Cada função declarada se configura como um processo à ser executado, todos revelando algum resultado para o negócio. Perceba que, há processos, que só começam com a finalização de outro, Por exemplo: o processo de venda somente ocorre após o processo de atendimento ao Cliente; O depósito bancário é procedente do fechamento de caixa, por isso, a clara definição das atividades conduz a mensuração dos resultados de forma mais eficiente. 4. Processos administrativos e operacionais Distinguimos aqui os processos em administrativos e operacionais, uma abordagem utilizada nos projetos de consultoria pela Assessore Consultoria Empresarial. Administrativos são os processos de retaguarda, todas as atividades que dão suporte ao operacional. Independente da atividade fim da empresa, todas devem possuir um suporte eficiente. Exemplo: Contas à pagar (Financeiro), Contratação de colaborador (R.H.), etc. Operacionais são os processos relativos à atividade fim da empresa, as atividades que entregam o produto ou o serviço ao Cliente. Exemplo: Atendimento ao Cliente (Comercial), Vendas (Comercial), etc. Utilizamos aqui os exemplos baseados em nosso case. Não há um grau de relevância quanto à categoria dos Processos, todos são importantes e devem ser tratados para gerar resultados. Problemas podem ocorrer em algum processo operacional, ocasionado nas atividades administrativas e vice-versa. Essa distinção é realizada para mensuração de impacto, embora um problema no processo administrativo possa refletir no operacional, este pode ser resolvido internamente sem a percepção do Cliente. Os processos operacionais estão mais próximos aos Clientes, podendo trazer mais ônus à Empresa, caso um problema ocorra. 5. Políticas e Normas Sempre há um receio, principalmente, para empresas em início de atividades em definir regras para a condução dos negócios, imaginando que haverá um engessamento das decisões e que isto pode afetar a lucratividade.
  10. 10. www.assessoreconsultoria.com.br 10 Contrariando esta afirmação, é necessário estabelecer regras desde o início da Empresa, não deixando aquela filosofia do “vamos fazendo”. Ao contrário do que se imagina, as regras não engessam as atividades, elas limitam ocorrências que podem sair do escopo do trabalho fazendo com que a Empresa perca o foco no seu propósito. Atualmente, encontramos diversas Empresas médias e grandes, com longo tempo no mercado que não possuem uma Política interna definida e, muitas, possuem mas não cumprem. Desenvolver Políticas e normas não é algo tão simples, muitas necessidades vão ocorrendo que se faz necessário atualizar as Políticas da Empresa. Políticas financeiras, para pagamentos e recebimentos são essenciais, principalmente quando lidamos com sociedade. A vantagem de se aplicar Políticas internas é a exata definição de responsabilidades, condutas e limites, determinando a execução de atividades de forma direcionada, não comprometendo os resultados, contando que, todos envolvidos devem respeitar as regras impostas. Pode parecer um incomodo no começo, mas com o hábito, as regras fortalecem as relações e o negócio, preparando a Empresa para o Desenvolvimento, principalmente com a necessidade de novos colaboradores. 6. Padronização Ao definirmos, com clareza, todos os processos da Empresa e quais são os responsáveis por eles, é possível padronizar as atividades. Manter a execução das atividades padronizadas garante a exata conclusão de cada processo, facilitando a identificação de qualquer problema, caso ocorra. Uma Empresa iniciante passa por alterações até chegar ao melhor meio de atuação. Mantendo as atividades padronizadas, as alterações necessárias são simplificadas quanto à sua implementação, servindo de base para análise e melhorias nos processos. Os conceitos do BPM (Business Process Management), cada vez mais são aplicados nas Empresas Brasileiras, de todos os segmentos e todos os portes, cabe muito bem para Empresas iniciantes definirem seu propósito com mais eficiência. Aplicando o BPM na Empresa, a padronização é implementada de forma eficaz, oferecendo condições de diagnosticar irregularidades e situações que devem ser mudadas para melhor conduzir as atividades, atender os Clientes e gerar lucro.
  11. 11. www.assessoreconsultoria.com.br 11 Padronizando os processos, a operação se torna mais flexível, sendo possível entender o funcionamento da Empresa, considerando que, não é possível mudar os resultados, caso não tenha uma base para análise. Não é possível chegar ao destino (Meta); Quando não se sabe, exatamente, onde está (Padrão). A metodologia BPM (Business Process Management) direciona a Empresa para a efetividade, auferindo-se eficiência na execução das atividades e eficácia nos resultados. 7. Crescimento e desenvolvimento O propósito de qualquer Empresa, seja iniciante ou atuando no mercado, é gerar lucro, e para isto é necessário converter as estratégias em Crescimento e Desenvolvimento. Para Empresas iniciantes, é o momento de muito planejamento, trabalho e expectativas. Não que, para Empresas com mais tempo de mercado, esses fatores não sejam importantes, porém, quando se inicia um negócio, o foco e a concentração nas atividades para gerar resultados positivos são mais intensos, considerando que, ainda, não se tem um modelo de gestão que apoie as operações e faça direcionar o fluxo dos trabalhos de forma constante. Há um tempo de maturação exigida para qualquer negócio, variando por segmento e modelos estratégicos. A definição do plano de negócio direciona as ações à serem executadas na busca das condições necessárias para gerar o esperado lucro. Para um crescimento sustentado deve ocorrer um desenvolvimento sólido. Não é raro o número de Empresas que ao atingirem um crescimento constante, enfrentam problemas de Gestão e organização. Neste sentido, a preparação deve ocorrer sistematicamente, priorizando atividades que, se mal executadas, podem gerar prejuízos e, aliado à isso, definir estratégias que alinhem o propósito da Empresa com o mercado atuante. Este alinhamento (propósito da Empresa e mercado atuante) propicia determinar Metas mais precisas, pertinentes com a realidade dos negócios. Crescimento corresponde ao fator financeiro, à lucratividade. É a capacidade que a Empresa tem de gerar valor, ou seja, converter suas estratégias em vendas e fluxo de caixa positivo.
  12. 12. www.assessoreconsultoria.com.br 12 Desenvolvimento está atrelado ao aprendizado e recursos que a Empresa dispõe para efetuar seus negócios. A busca pelo desenvolvimento corrobora o crescimento, sustentando a operação à níveis mais eficientes, determinando a efetividade dos resultados. Fica à critério da Direção da Empresa priorizar crescimento ou desenvolvimento, mas ambos são congruentes nos objetivos. Desenvolver a Empresa, agregando mais conhecimento e mantendo os profissionais qualificados, definindo e executando ações de mercado para reconhecimento da marca, incorporar ações ambientais e sociais, fornecer recursos aos Gestores e Colaboradores para desempenharem suas funções com motivação, deixa a Empresa com uma base sólida para o crescimento. Toda Empresa que está iniciando suas atividades busca o crescimento, aumentar seu caixa para realizar novos investimentos e manter a operação ativa. Em muitos casos, a falta de crescimento é observada pela não atenção ao desenvolvimento, à aquisição de novas habilidades, de maturação da marca, da qualidade que se deve propor ao consumidor, para que este, na sua percepção da compra, identifique o que melhor lhe atenda, gerando receita para a Empresa, entrando num ciclo econômico de causa e efeito, ganhando espaço e notoriedade mercadológica, atendendo as necessidades de ambas as partes, o consumidor e suas perspectivas e a Empresa e suas Metas. 8. A abrangência de mercado Quando falamos de Empresas privadas, consideramos a relação de propriedade, ou seja, alguém é o “dono” da Empresa. Analisando de forma macro, toda Empresa é envolvida por fatores públicos. O negócio ganha uma abrangência além da própria estrutura. A partir que se iniciam as atividades, é necessário relacionamento com fornecedores, com trabalhos de terceiros, com clientes e até com outras Empresas. Este cenário demonstra a abrangência social que o negócio alcança, criando uma cadeia mercadológica interdependente, não somente entre si, mas considere que, os valores movimentados em todas as transações comerciais deste nicho são atribuídos a outros sistemas econômicos, como: as despesas das famílias, a parcela do carro, impostos, gastos com entretenimento, etc.
  13. 13. www.assessoreconsultoria.com.br 13 Então, podemos afirmar que, toda Empresa possui ares públicos, interferindo na economia local e nacional, neste sentido, a responsabilidade, quando movimentamos monetariamente um negócio vai além de apenas “ganhar dinheiro”. Uma Gestão orientada pelos Processos da Empresa, apresenta grande eficiência quanto aos resultados, podendo essa modalidade de Gestão (por Processos) alimentar as condições necessárias para a empresa se manter competitiva e melhorar sua operação à medida que novas demandas ocorrem. Diante disto, ainda temos a necessidade, para qualquer segmento, de alguns quesitos, como redução de custos, mitigação de riscos, melhoria continua, organização, atender as perspectivas dos Clientes, enfim, uma lista muito grande atendida quando os Gestores direcionam os esforços de suas ações para entender e melhorar a cada dia os Processos, tanto administrativos, quanto operacionais.
  14. 14. www.assessoreconsultoria.com.br 14 Em breve disponibilizaremos um curso presencial sobre este tema para a cidade de São Paulo, levando mais detalhes sobre o assunto à quem deseja se tornar empreendedor e conhecer esta disciplina para implementar em sua nova Empresa. Os participantes realizarão, em sala de aula, exercícios práticos utilizando o case de seus próprios empreendimentos. Se este curso for interessante para você, informe-nos seu nome e e-mail e, assim que abrirmos inscrições, você será avisado. contato@assessoreconsultoria.com.br www.assessoreconsultoria.com.br Estruturação de Empresa Plano de Negócios

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