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Il Coaching Creativo per l'empowerment organizzativo

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Un case study che spiega come l'applicazione del Coaching Creativo ad un cambiamento organizzativo.
In che modo coinvolgere le persone e farle partecipare al cambiamento?
Come scatenare il processo creativo per potenziare le risorse e migliorare l'organizzazione?
Quali tecniche scegliere per produrre idee, risolvere le criticità e realizzare progetti concreti?

Published in: Leadership & Management
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Il Coaching Creativo per l'empowerment organizzativo

  1. 1. Coaching Creativo per l’empowerment organizzativo case study KAIROS SOLUTIONS srl | Coaching Creativo | via A. Morelli 10 00197 Roma Tel: 06.92957552|info@kairossolutions.it| www.kairossolutions.it
  2. 2. L’azienda cliente Il case history, presentato in occasione del convegno Training Strategies for HR Leaders, organizzato da Business International (18 giugno 2014 Hotel Westin Palace), descrive un percorso integrato di Coaching Creativo finalizzato al cambiamento, al miglioramento organizzativo e all’incremento delle performance dello Staff Controllo di Gestione di un’azienda partecipata dal Ministero del Lavoro. La formazione in questa azienda si pone l’obiettivo di individuare e realizzare le iniziative necessarie ad assicurare a tutte le unità organizzative, risorse umane in possesso di competenze professionali adeguate. Con la metodologia del Coaching Creativo tra il 2012 e il 2014 abbiamo realizzato tre interventi: ü Team Building con lo Staff Risorse Umane ü Empowerment organizzativo con lo Staff Controllo di Gestione ü Realizzazione di un processo di intervento sulle crisi complesse con l’Area Welfare to Work 1
  3. 3. Il percorso, svolto tra la fine del 2012 e la fine del 2013, è nato dall’esigenza del responsabile dello Staff Controllo di Gestione, di incrementare le performance del suo staff di 30 persone, elevare il livello di motivazione e risolvere alcune criticità attraverso un cambiamento organizzativo. Il commitment della dirigenza è stato particolarmente rilevante per l’ambizioso progetto, perché ha facilitato in ogni sua fase il coinvolgimento e la partecipazioni attiva delle risorse. La nostra società ha collaborato con la responsabile del Servizio Formazione, a partire dall’analisi delle esigenze, fino al follow-up conclusivo. Il Coaching Creativo per l’empowerment organizzativo è stato un percorso complesso ed integrato costituito da interventi di team building, team work, team coaching e change management. 2 Il percorso di Coaching Creativo
  4. 4. 3 Nella prima fase analizziamo a fondo le esigenze formative con il servizio formazione Elaboriamo la progettazione in dettaglio, focalizzata su output precisi, scegliendo tecniche creative originali basate sulla metodologia del Coaching Creativo. Nelle fasi successive realizziamo varie riunioni con il cliente interno per conoscere struttura e funzioni del team, analizzare le criticità, scegliere i partecipanti e focalizzare gli obiettivi Calibriamo l’intervento lavorando in ogni fase in partnership con il Servizio formazione e il cliente interno coinvolgendo anche le prime linee Segue la macro-progettazione confezionata “su misura”. Le tecniche, gli scenari di simulazione e l’organizzazione del lavoro rispondono alle esigenze riscontrate Segue la comunicazione ai partecipanti da parte del servizio formazione e l’inizio dei lavori 1 2 3 4 5 6 Come progettare il percorso?
  5. 5. 4 Team Work residenziale 2 giornate Problem Solving Creativo 1 giornata Ristrutturazio ne creativa 1 giornata Team coaching 6 giornate Integrazione 1 giornata Team work residenziale 2 giornate Follow up 1 giornata Le 7 fasi del percorso 14 giornate di lavoro in 12 mesi
  6. 6. Obiettivi: • facilitare i flussi di comunicazione • creare un clima di fiducia e collaborazione • approfondire la conoscenza dei processi aziendali, dei ruoli e delle attività • condividere e allineare terminologie e priorità I partecipanti sono stati suddivisi in 5 gruppi di lavoro. In questa fase abbiamo alternato in modo serrato, il team work e l’attività di simulazione per innescare il processo creativo nei partecipanti e facilitare la realizzazione degli output. Attraverso il modello multi-schermo lo Staff ha individuato e rappresentato graficamente le diverse dimensioni aziendali: l’azienda, lo Staff e le persone coinvolte. In seguito ogni sottogruppo ha disegnato una rappresentazione dell’organigramma dello Staff, mettendo in luce la differente percezione dell’organizzazione e dei flussi tra i vari membri di uno stesso staff. Infine i partecipanti hanno tracciato lo storyboard dei processi organizzativi, individuato un simbolo per ognuno di essi, al fine di ancorarne la percezione, descrivendo lo stato di ottimizzazione, gli stakeholder coinvolti e le eventuali criticità. 5 Fase 1 Team Work residenziale Comunicare, conoscere, allineare
  7. 7. Obiettivi: analizzare le criticità e trasformare i problemi in obiettivi Il lavoro si è svolto partendo dall’organigramma dello staff, sul quale i partecipanti, in sottogruppi, hanno tracciato i flussi di comunicazione inefficaci, per individuare le tipologie di criticità, le cause, il processo e le attività, le persone coinvolte e le proposte operative. Ogni sottogruppo ha poi illustrato e discusso in plenaria le proprie analisi. Lo Staff ha scelto i principali obiettivi su cui lavorare nelle fasi successive. 6 Fase 2 Problem solving creativo Analizzare e trasformare
  8. 8. Obiettivi: pianificare cambiamenti ed innovazioni utili al miglioramento organizzativo I partecipanti hanno analizzato le criticità aziendali, attraverso una prospettiva costruttiva, aggregandole per delineare le principali problematiche del servizio. Si è poi passati ad evidenziare gli elementi di positività da valorizzare e ad elaborare le soluzioni attraverso la produzione di simboli, immagini, metafore. A questo punto, i partecipanti hanno identificato nuovi obiettivi, impostando 6 progetti speciali (archivio organizzato, funzionigramma, calendario condiviso, manuale Sap, indicatori di efficienza e visione complessiva del servizio) in grado di risolvere le criticità mappate, apportando le opportune innovazioni organizzative. 7 Fase 3 Ristrutturazione creativa Metaforizzare, migliorare, progettare
  9. 9. Obiettivi: elaborare, pianificare e realizzare i progetti speciali Sono stati costituiti 6 gruppi di lavoro per i progetti speciali, ognuno con un responsabile ed una composizione mista, al fine di proseguire il lavoro di integrazione avviato nelle fasi di lavoro precedenti. I gruppi hanno lavorato periodicamente in sessioni di team coaching di due ore, per conciliare l’attività dei progetti speciali con le attività quotidiane, evitando interferenze con le perfomance aziendali. Al termine di 4/5 incontri, ogni gruppo ha prodotto l’output auspicato. 8 Fase 4 Team coaching Valorizzare, migliorare, innovare
  10. 10. 9 Fase 5 Integrazione Condividere, coordinare, organizzare Obiettivi: condividere i progetti speciali tra i diversi gruppi ed integrarli in un unico piano di innovazione organizzativa E’ stata la giornata della condivisione dei progetti davvero speciali , perché in grado di aumentare il livello di integrazione, di collaborazione e quindi migliorare realmente il clima in azienda. Costruendo progetti in grado di elevare la qualità del lavoro, ridurre i tempi e gli sforzi e quindi la conflittualità nel team, abbiamo iniziato a vedere concretamente i risultati dell’intervento. I partecipanti hanno organizzato incontri tra i gruppi e presentazioni reciproche dei progetti, al fine di renderli parte integrante dell’organizzazione e facilitare le attività quotidiane.
  11. 11. Obiettivi: disegnare il nuovo assetto organizzativo Il lavoro di team work si è svolto, come nella prima fase, con l’alternanza di momenti di progettazione/rielaborazione e attività di simulazione, individuando uno scenario coerente con l’obiettivo dello Staff: costruire nuovi confini e strutture organizzative. I partecipanti hanno realizzato una mappatura delle attività dello Staff, costruendo una mappa mentale completa e dettagliata, che ha contribuito ad approfondire la conoscenza delle attività dei colleghi, aumentando così la cooperazione e il rispetto. Si è poi proceduto a ridefinire le attività mappate, collegandole a nuove unità organizzative, disegnate in modo coerente con le soluzioni individuate e con i progetti speciali realizzati. I partecipanti hanno quindi costruito fisicamente alcune scatole organizzative, collegandole tra loro con dei fili che rappresentavano i flussi di comunicazione, al fine di sperimentare delle nuove modalità di scambiare informazioni e conoscenze e quindi procedere alla creazione di un nuovo assetto organizzativo, efficace e condiviso. 10 Fase 6 Team Work residenziale Mappare, organizzare, ri-disegnare
  12. 12. Obiettivi: verificare lo stato dell’arte dei progetti speciali, affrontare eventuali criticità e consolidare le innovazioni del nuovo assetto organizzativo Nella fase di follow up, dopo una breve presentazione del lavoro realizzato durante il percorso, i gruppi che hanno lavorato sui progetti speciali, hanno condiviso risultati, avanzamento lavori, eventuali questioni e criticità da risolvere, obiettivi futuri. Nella parte successiva della giornata, i dirigenti dello Staff hanno introdotto il nuovo assetto per funzioni e illustrato le attività necessarie per la nuova organizzazione. Il lavoro seguente è stato dedicato al debriefing per chiarire eventuali dubbi e affrontare questioni ancora in sospeso. I partecipanti sono stati suddivisi in tre gruppi per creare rappresentazioni concettuali e metaforiche del futuro. Sono state realizzate tre rappresentazioni che hanno completato il modello multischermo iniziato la prima giornata: L’azienda, lo Staff Controllo di Gestione e i membri dello Staff. 11 Fase 7 Follow up Condividere, valutare, celebrare
  13. 13. 12 Kairòs Solutions liberare soluzioni Kairòs Solutions è una società di consulenza, formazione e coaching che offre interventi per sviluppare e applicare la strategia creativa, valorizzare le persone e facilitare i cambiamenti nell’innovazione aziendale. Il nostro payoff, “liberare soluzioni”, vuole trasmettere l’idea concreta che, attraverso una precisa metodologia di intervento, è possibile aiutare persone e aziende a liberare creativamente le migliori soluzioni, come espressione di passioni, valori e competenze. Negli ultimi 10 anni abbiamo costruito partnership con aziende e organizzazioni per aiutarle a realizzare obiettivi di crescita e di miglioramento. Ci piace definirci artigiani del cambiamento e dello sviluppo perché realizziamo interventi su misura, costruiti sulle reali esigenze formative delle persone, che consideriamo la risorsa più preziosa di un’azienda. Utilizziamo la metodologia del Coaching Creativo per accompagnare le persone a partecipare al cambiamento organizzativo, all’innovazione, all’evoluzione di sé, del team e dell’azienda.
  14. 14. Contatti Simone Piperno s.piperno@kairossolutions.it Massimo Del Monte m.delmonte@kairossolutions.it Kairòs Solutions Kairos Solutions s.r.l P.I. 08655241001 via Alamanno Morelli n 10 tel: 06.92957552 info@kairossolutions.it www.kairossolution.it 13

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