Time management_prezentacia

679 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Time management_prezentacia

  1. 1. Time managementMartin Prodaj-INSIGHT
  2. 2. INSIGHT1993-2010
  3. 3. Zoznámime sa?•Čo sa mi podarilo? •Čo ma baví? •Na čo sa teším?
  4. 4. Čo tu chcem?S čím chcem odísť
  5. 5. Ciele Time managementuByť organizovanýUrobiť viac vecí za kratší časUrobiť svoju prácu kvalitnejšie
  6. 6. Krátky test Vášho TM• Jediný pohľad na váš stôl vás môže presvedčiť, ci máte svoj čas pod kontrolou.• Teraz porozmýšľajte a pokúste sa odpovedať na nasledovné otázky "ÁNO" alebo "NIE". – 1.Dokážete odmietnuť prácu alebo telefonické hovory, ktoré prichádzajú bez kontrol, kedykoľvek? – 2. Dokážete odmietnuť ľudí, ktorí prichádzajú do vašej kancelárie pre radu alebo priateľsky si pohovoriť o práci alebo súkromných problémoch? – 3. Keď odídu ostatní zamestnanci z práce, odpovedáte na odkazy, alebo robíte veci, ktoré by vám v skutočnosti nemali patriť? – 4. Pociťujete niekedy, že ste v časovej tiesni alebo v strese?
  7. 7. Čo všetko súvisí s TM? Uvažujte chvíľu nad tým s čím všetkým time management súvisí
  8. 8. 4 Generácie Time managementu • 1 gen. tejto disciplíny zaviedla poriadok v úlohách a činnostiach • 2 gen. priradila úlohy a činnosti k časovej postupnosti. • 3 gen. riešila prioritne ako dosiahnuť vytýčené ciele • 4 gen. začína od sebapoznania
  9. 9. Aká je cena Vašej práce? • Koľko hodín, podľa Vášho odhadu stratíte neefektívnym využívaním času týždenne? • Koľko stojí Váš pracovný deň? • Koľko stojí Vaša hodina? • O koľko prídete vďaka svojmu TM?
  10. 10. Kde strácate najviac času?
  11. 11. Nájdite vo svojom živote svojich žrútov času.
  12. 12. Dajte veci z hlavy von INBOX-y
  13. 13. Základné kamene dobrého TM• Plánovanie• Prioritizácia• Proste to urobte
  14. 14. • Aké sú podľa vás Plánovanie zásady plánovania?
  15. 15. Denné plánovanie•Úloha•Priorita
  16. 16. Týždenné plánovvanieNa konci týždne je vhodné si urobiť krátky čas pre naplánovanie ďalších aktivít a využiť k tomu niektorý z plánovacích systémov• Dátum• Úloha• Priority úloh: A/B/C
  17. 17. Prioritizácia úloh• A-Musí byť urobené• B-bude dobre ak bude urobené• C-ak nebude urobené, nič sa nestane
  18. 18. 80/20• Identifikujte strategické miesta, ktoré majú najväčší dopad na celkový výsledok• Efekt Motýlích krídel-Teória Chaosu• Proces 1 2 3 4 5 6
  19. 19. 80/20 20% Vynaložený čas 80%Vynaložený čas 80% Výsledky 20% Výsledky
  20. 20. Aká oblasť jenajstrategickejšia?
  21. 21. Kroky využitia 80/201. Zoradťe si na jedno miesto všetky problémy, ktorým čelíte.2. Kategorizujte ich tak aby ste dostali priority v tom,čomu sa budete venovať.3. Získajte čo najstrategickejšie miesto na prácu
  22. 22. Ako sa vyhnúť odkladaniu a váhaniu• Zamerajte sa predovšetkým na úlohy A priority• Začnite bez nejakého veľkého rozmýšľania• Ak sa Vám veľmi nechce, pracujte v malých časových intervaloch• Svoju odmenu za úlohu si pouňte ďalej• Dajte si v práci prestávky, (cca každý 90min)
  23. 23. Urgentné NeurgentnéDôležité I. Činnosti: II. Činnosti:Nedôležité III. Činnosti: IV. Činnosti: Eisenhowerov princíp
  24. 24. Urgentné NeurgentnéDôležité I. Činnosti: II. Činnosti: Krízy Rozvíjanie vzťahov Neodkladné problémy Poznávanie nových Termínované úlohy príležitostíNedôležité Plánovanie, odpočinok III. Činnosti: IV. Činnosti: Prerušenia, niektoré Triviálne bežné návštevy záležitosti Niektorá pošta a hlásenia Niektorá pošta Niektoré porady Niektoré telefonické Blížiace sa neodkladné rozhovory záležitosti Plytvanie časom na Obľúbené činnosti zbytočné záležitosti Príjemné činnosti Eisenhowerov princíp
  25. 25. Malý test• Predsavzali ste si že budete pracovať na svojich životných cieľoch, ale tie stále ležia v zásuvke. Dôležité/Urgentné?• Práve prišli noviny.Je dôležité alebo urgentné si ich prečítať?• Predsavzali ste si, že pôjdete k zubárovi aspoň raz za rok? A ešte ste tam neboli. Je to dôležité alebo urgentné?
  26. 26. Delegovanie
  27. 27. Porady
  28. 28. Telefonovanie
  29. 29. Efektívny management dokumentov
  30. 30. Organizácia dokumentov• Koľko času denne stratíte tým, že niečo hľadáte• Jedna úloha, jeden folder• Raz to vezmete do ruky a potom to položte tam kde to už ostane• Každá vec má svoje vlastné miesto• Využitie desktop vyhľadávače
  31. 31. Zvládanie vyrušení
  32. 32. Vonkajší vyrušitelia• Ľudia, ktorí nie sú dôležití pre splnenie vašej úlohy („okoloidúci)• Mobily• Spam/Email• Čakanie na ľudí, ktorých potrebujete na dokončenie úlohy• Neefektívne a dlhé porady• Re- agovanie na to čo sa deje- riešime len operatívu bez plánovania
  33. 33. PC
  34. 34. Email• Nastavenie automatickej odpovede• Nebudťte vždy dostupní• Nepozerajte na emialy stále, ale len niekoľko krát za den.• Vypnite automatické upozornenie na emaily• Nastavte si filtre• Spustite spamové flitre
  35. 35. Otázky S.Coveyho• Otázka č. 1: Ktorá vec (ktorú nerobíte) by spôsobila významnú pozitívnu zmenu v osobnom živote, keby ste ju robili pravidelne?• Otázka č. 2: Ktorá vec by spôsobila podobnú zmenu vo vašom pracovnom živote?
  36. 36. Techniky a nástroje
  37. 37. GTD
  38. 38. what is it? Zdroj slidov 44-77:Daniel Gold http://dangoldesq.com
  39. 39. 4 things.Collect Process Organize Do
  40. 40. Collect your “stuff”
  41. 41. Process your inboxes to zero
  42. 42. Organize it into lists.
  43. 43. Ask: Is thisactionable?
  44. 44. 4 choices.
  45. 45. Do it.If it can bedone in lessthan 2 minutes.
  46. 46. Delegate it.Make a list called“Waiting For.
  47. 47. Defer it.Put it in thecalendar!
  48. 48. Next Action lists.Create lists basedon what or whereyou need to be toget it done.
  49. 49. @calls
  50. 50. @computer
  51. 51. @errands
  52. 52. Does your task requiremore than 1 action tocomplete?
  53. 53. “Buy lawnmower” really hasmultiple steps!
  54. 54. so, we call that a project!
  55. 55. Create projectfolders!
  56. 56. But where doyou put all thisorganized stuff?
  57. 57. But, what if it’s not actionable?
  58. 58. 3 choices.
  59. 59. Delete it!
  60. 60. Someday/Maybe
  61. 61. Reference
  62. 62. Weekly Review
  63. 63. Review everything.
  64. 64. The result?
  65. 65. Inbox Nirvana
  66. 66. finally …
  67. 67. Freeyourselffromdistractions!
  68. 68. uncheckall of these!
  69. 69. gooffline
  70. 70. don’t checkemail1st thing!
  71. 71. Pomodoro technika
  72. 72. 1. Vyber si úlohu2. Nastav si 25 min.3. Pracuj na úlohe4. Daj si pauzu (5min je ok)5. Každé 4P si dlhšiu pauzu
  73. 73. Pravidlá Pomodoro•Ak Pomodoro začne, musí zazvoniť•Pomodoro je nerozdeliteľné•Jedna úloha, jedno Pomodoro
  74. 74. SebadisciplínaKde čerpáte sebadisciplínu?Kedy ste sebadisciplinovaný?
  75. 75. Máte svoj životný cieľ?• O čo mi v živote ide?• „Ak neviem do akého prístavu sa chcem doplaviť, potom pre mňa nie je žiaden vietor dobrý“• Aké musia byť ciele?

×