22 acciones para implantar comunidades de práctica en el sector público.

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Se describen de forma secuenciada todo aquello que hay que hacer para poner en marcha comunidades de práctica. Incluye plantillas. Son seis años de trabajo del programa Compartim

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22 acciones para implantar comunidades de práctica en el sector público.

  1. 1. 22 accionesEstrategias de implantación de comunidades de práctica. Jesus Martínez
  2. 2. Fases en la construcción de CoPs  Preparación.  Diseño y construcción.  Consolidación.  Mejora permanente‹#›
  3. 3. FASE DE PREPARACIÓN‹#›
  4. 4. FASE DEPREPARACIÓNDecisiones previasrelacionadas con la organización.
  5. 5. 1. Protocolización fase de preparación 1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de intercambio y de colaboración en la organización (utilizar instrumentos estandarizados si es necesario) 2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan. Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por interés o impacto). 3. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de compartir). 4. Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados concretos esperados. 5. Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los objetivos institucionales. 6. Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de losobjetivos .‹#›
  6. 6. 1. Protocolización fase preparación (Metodologia: lista de control) 1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una cultura de intercambio y de colaboración en la organización.‹#›
  7. 7. Escala de Madurez Organizacional PREGUNTAS PREVIAS PARA EL EQUIPO PROMOTOR: Si No 1-¿Estáis dispuesto a salir de vuestra zona de confort? 2-¿Sois pacientes y disponéis de tiempo? 3-¿Tenéis la flexibilidad suficiente para adaptaros a lo que la organización está dispuesta a ofrecer? 4-¿Disponéis de un plan y de estrategia? 5-¿Disponéis de un plan B? COMENTARIOS‹#›
  8. 8. Escala de Madurez Organizacional INFRAESTRUCTURA Si No • Los participantes disponen de los recursos tecnológicos y materiales que faciliten su participación en la CoP (ordenadores y software actualizados, acceso a redes, medios de comunicación, etc ..) • Los recursos disponibles son adecuados para la creación y gestión de conocimiento entre empleados • Existe un equipo interno de personas en la organización donde vincular la gestión del conocimiento (y la gestión de la CoP). • El horario laboral puede proveer un tiempo semanal para la participación en la CoP. CULTURA ORGANIZATIVA • Los empleados están dispuestos a compartir sus conocimientos con el resto de compañeros. • Entorno organizativo propicio para los procesos de creación y gestión del conocimiento. • El trabajo en la CoP se podría entender como una actividad laboral más.‹#›
  9. 9. Escala de Madurez OrganizacionalCLIMA LABORAL: Si No• Ausencia de conflictos laborales y / o institucionales tanto en el momento del inicio de la comunidad como posteriormente en su desarrollo• Ausencia de quejas y de otros factores distorsionadoresCARACTERISTICAS DEL GRUPOPROFESIONAL:• Estabilidad de la plantilla: se da correlación entre porcentaje elevado (más del 70%) de profesionales estable (no interinos o sustituciones) y éxito.• Uso de las TIC e Internet: a mayor uso de la tecnología (herramientas de ofimática, etc.) e Internet en el lugar de trabajo, más nivel de éxito.• Carga laboral percibida: a partir de un determinado límite correlaciona con fracaso.• Autovaloración positiva del colectivo como poseedores de conocimientos y experiencias que pueden transmitir: además valoración positiva, más éxito
  10. 10. Escala de Madurez OrganizacionalNECESIDAD DEINNOVACIÓN Y CONOCIMIENTO EN EL GRUPOPROFESIONAL Si No• Participación en congresos, publicación de artículos, etc.• Propuestas de mejoras organizativas elevadas a los jefes de la organización en el último año.• Necesidad previa de compartir conocimiento en el colectivo: número de proyectos en los que ha participado durante el último año.• Transferencia de Conocimiento entre los miembros del colectivo profesional
  11. 11. Escala de Madurez OrganizacionalORIENTACION DE LOS DIRECTIVOS A COPS Si No• Escucharían y apoyarían demandas de les CoPs• Se implicarían en el funcionamiento de la comunidad de práctica favoreciendo la consecución de sus objetivos.• Permitirían la integración de las mejoras conseguidas por la CoP en la organización.NECESIDADES DE LA ORGANIZACION• Desarrollar conocimiento en un determinado ámbito.• Facilitar el intercambio de conocimiento tácito.• Prevenir la pérdida de conocimiento organizacional y acelerar la generación de capacidades.• Desarrollar modelos de aprendizaje organizacional.• Optimizar procesos operativos.• Integrar grupos geográficamente dispersos• Acelerar los procesos de innovación y transferencia. en las organizaciones.
  12. 12. 1. Protocolización fase preparación (1) ( Metodologia: entrevista convergente) 2. Identificar problemas reales de las personas que trabajan. 3. Identificación de prácticas críticas (criterios de selección por interés o impacto). 4. Identificación de grupos dinámicos como primer colectivo (con cultura de compartir). 5. Identificación de patrocinadores.‹#›
  13. 13. La técnica de la entrevista convergente (Adaptada de Vasquez 2005) • Esta es una técnica para recoger datos cualitativos. Se utiliza un procedimiento sistemático para afinar cada vez más la información así recolectada. • Este procedimiento funciona por ciclos (o iteraciones). Se empieza con una pequeña serie de entrevistas hechas por uno o dos entrevistadores. Luego se analizan las entrevistas hechas y se prepara la próxima ronda de entrevistas.‹#›
  14. 14. Propuesta de modelo para adaptacion‹#›
  15. 15. ‹#›
  16. 16. Mapa de conocimiento Componente Componente Component visual del proceso e verbal Fácil de Pocas Nodos navegar palabras Parecido a Configuración Hecho memoria rápidamente Gramática Enlace simple Leer rápidamente‹#›
  17. 17. Mapas de conocimiento‹#›
  18. 18. Entrevista para la identificación de conocimiento crítico Nombre de la actividad: ………………………… Persona entrevistada:…………………………… ¿Qué es lo que hace Errores comunes ¿En que difieren los difícil esta actividad/ expertos de los /práctica? novatos?‹#›
  19. 19. Taller 1 Relación de problemas encontradosIdentificación deproblemas realesde conocimientoen la organización
  20. 20. Taller 1 Prácticas críticasIdentificaciónde prácticascríticas(selección porpor interés oimpacto)
  21. 21. Taller 1 Identificacion de grupos dinámicosIdentificaciónde gruposdinámicos ypatrocinadores
  22. 22. Taller 1 Identificacion de patrocinadoresIdentificaciónde posiblespatrocinadores
  23. 23. 1. Protocolización fase preparación (2) 6- Análisis de riesgo/oportunidad (DAFO) 7- Determinación consensuada de los objetivos a cumplir y los resultados concretos esperados. 8- Asegurar el alineamiento de los objetivos de las CoP con los objetivos institucionales. 9- Apoyo institucional para exigir el cumplimiento de los objetivos.‹#›
  24. 24. 1. Protocolización fase preparación 6- Análisis de riesgo/oportunidad (DAFO)‹#›
  25. 25. Propuesta Plantilla Análisis del riesgo y oportunidad Características DEBILIDADES OPORTUNIDADES (Aquello que falta para conseguir una (Qué podemos encontrar en el entorno que del entorno buena implantación) nos ayude conseguir una buena implantación ) organizativo propuesto: AMENAZAS FORTALEZAS (Aquello que puede dificultar y actuar (Aquello que ya tenemos y nos ayuda a como barrera para conseguir una buena conseguir una buena implantación) implantación)‹#›
  26. 26. Taller 2 Alineamiento Objetivos Cops/Objetivos Estratégicos Objetivo CoP (¿qué se aporta?) Objetivo EstratégicoObjetivos acumplir y surelación conlos objetivosestratégicos
  27. 27. Taller 2 Entrevista Institucional (1) Mejoras para la organización Mejoras para el colectivo Orientación de la CoPEntrevista (s)Institucional Propuesta de cordinador y(aspectos a de e-moderador tratar) Política de incentivos Propuestas de métricas Costos Otros
  28. 28. FASE DE DISEÑO
  29. 29. 2. Diseño/Construccion del modelo de CoP 10. Reunión de lanzamiento de la CoP con el grupo profesional amplio. 11. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y responsabilidades (modulable y escalable). 12. Introducir tecnología bajo demanda y en función de necesidades reales. 13. Delimitar les responsabilidades de cada participante de la CoP. 14. Vincular estructuras que puedan inyectar información y conocimiento a la CoP. 15. Política de incentivos. 16. Planificar política de difusión interna y externa.‹#›
  30. 30. 2. Diseño/Construcción del modelo de CoP 10. Reunion de lanzamiento de la CoP (con el grupo profesional amplio).‹#›
  31. 31. Taller 3 Reunion de lanzamiento (1) Convocatoria abierta a ¿Presencia lideres formales y informales? ¿Presencia de un ponente inicial atractor?Reunión delanzamiento Presentación de la iniciativa y de sus(Aspectos a promotorestener encuenta) Propuesta de diferentes modelos de CoPs Propuesta/elección de e- moderador y procedimiento para añadir miembros. Organización del circuito de comunicación con el grupo profesional amplio
  32. 32. Taller 3 Reunion de lanzamiento (2) Propuestas de temas a trabajar (formato taller) Explicación de la tecnología disponibleReunión delanzamiento Valorar si es necesario(Aspectos a hacer formación previatener encuenta) Compromisos que adquieren los miembros
  33. 33. 2. Diseño/Construccion del modelo de CoP 11. Plantear un modelo simple de tareas clave, roles y responsabilidades (modulable y escalable).‹#›
  34. 34. Taller 2 E-MODERADORRoles Responsabilidades
  35. 35. Taller 2 COORDINADORRoles Responsabilidades
  36. 36. Taller 3 ROLES Roles Responsabilidades E-moderador Participantes activosInternos Participantes ocasional Lectores Otros Coordinador ExpertoExternos Otros
  37. 37. 2. Diseño/Construccion del modelo de CoP 12. Introducir tecnologia bajo demanda y en función de necesidades reales.‹#›
  38. 38. Taller 3 Inventario de tecnología disponible TIPO FUNCIONALIDADESCorporativaExterna
  39. 39. 2. Diseño/Construccion del modelo de CoP 13. Vincular estructuras que puedan inyectar información y conocimiento a la CoP.‹#›
  40. 40. Taller 3 Inventario de recursos de informacion y conocimiento disponibles TIPO FUNCIONALIDADESInternosExternos
  41. 41. 2. Diseño/Construccion del modelo de CoP 14. Política de incentivos.‹#›
  42. 42. Taller 3 Incentivos disponibles TIPO VALORACIÓNE-moderadorParticipantesdirectosParticipantes periféricos(ocasionales y lectores) Personas expertas invitadas(no remuneradas)
  43. 43. FASE DECONSOLIDACION
  44. 44. 3. Consolidación 15.Eficiencia en el trabajo presencial. 16.Eficiencia en el trabajo on line 17. Métricas. Indicadores de retorno sistematico. 18. Formación y soporte tecnologico a demanda.‹#›
  45. 45. Taller 4 EFICIENCIA EN EL TRABAJO PRESENCIAL ESTRATEGIAS TÉCNICAS DESCRIPCIÓN‹#›
  46. 46. Taller 4 EFICIENCIA EN EL TRABAJO ON LINE ESTRATEGIAS TÉCNICAS DESCRIPCIÓN‹#›
  47. 47. Taller 4 EFICIENCIA EN EL TRABAJO PRESENCIAL/ON LINE ESTRATEGIAS TÉCNICAS DESCRIPCIÓN‹#›
  48. 48. 3. Consolidación 16. Estrategias para poner el conocimiento creado en circulación y difundirlo a la organización.‹#›
  49. 49. Taller 4 ESTRATEGIAS PARA PONER EL CONOCIMIENTO EN CIRCULACIÓN PRESENCIALES TIPO DESCRIPCIÓN‹#›
  50. 50. Taller 4 ESTRATEGIAS PARA PONER EL CONOCIMIENTO EN CIRCULACIÓN ON LINE TIPO DESCRIPCIÓN‹#›
  51. 51. 3. Consolidación 17.Indicadores de retorno: Métricas 18. Formación y soporte tecnológico a demanda.‹#›
  52. 52. Taller de Comunidades de Prácticas ¿Cómo medimos los resultados? Indicador Breve justificaciónMétricas de proceso
  53. 53. Taller de Comunidades de Prácticas ¿Cómo medimos los resultados? Indicador Breve justificaciónMétricas deproducción
  54. 54. Taller de Comunidades de Prácticas ¿Cómo medimos los resultados? Indicador Breve justificaciónMétricas de impacto
  55. 55. FASE DE MEJORAPERMANENTE
  56. 56. 4. Mejora permanente 19. Consideración de nuevos retos para las CoPs. 20. Mantener y alimentar la percepción de éxito de la CoP 21. Política regular de difusión dentro y fuera de la organitzación. 22. Protocolización del proceso y diseminación (Manual)‹#›
  57. 57. Taller 3 Nuevas necesidades y problemas de la organización Breve descripción Valoración Problemas Necesidades‹#›
  58. 58. HERRAMIENTAS‹#›
  59. 59. Modelo económico CoPs Compartim Gastos Directos Remuneraciones • E-moderador • Coordinador de grupo (si hay más de un grupo) • Experto externo Jornada de Buenas prácticas Gastos Indirectos • Personal administrativo • Aulas y espacios • Mantenimiento portal y difusión.
  60. 60. DESPESES CoP‹#›
  61. 61. Plantilla de Planificación del trabajo de la CoPComunidad: Comunidad de práctica de X (a rellenar) Grupos de trabajo, precisiones:Año: Si la CoP se divide en diferentes grupos, indique cuál de las siguientes opciones se utilizará: - grupos de trabajo internos y simultáneos: la comunidad se reúne entera, y durante la sesión se divide en grupos, pero todos los asistentes se reúnen según un mismo calendario. - grupos de trabajo independientes: cada uno está formado por miembros diferentes y se reúne según un calendario propio. En este caso, ante todo, debe obtener el visto bueno de su dirección y de J. Martínez del CEJFE y deberá rellenar una plantilla de planificación para cada uno de los grupos indicando en el título "Comunidad de práctica de X (grupo de trabajo sobre / de X)Metodología ycalendario deaplicación de losproductoselaborados el añoanteriorProductos deconocimieto paraeste añoBreve resumen deaquello que seaportará o seinnovará para laorganización
  62. 62. Calendario de Trabajo (ejemplo real) Gener Febrer Març/Abril Maig Juny Setembre Octubre Novembre Desembre -Curs: -Reunió -Reunió -Reunió -Reunió -Reunió -Reunió -Reunió -ReunióObservació: del treball treball treball treball treball treball treball treballCada CoP ha de 26/01/11 presencial: presencial: presencial: presencial: presencial: presencial: presencial: presencial:pactar la al data data data data data data data dataperiodicitat de les 22/02/11 horari inicial horari inicial horari inicial horari inicial horari inicial horari inicial horari inicial horari inicialreunions amb la – horari final – horari final – horari final – horari final – horari final – horari final – horari final – horari finalseva Direc. Gral. lloc lloc lloc lloc lloc lloc lloc lloc -Cloenda -Lliurament -XI -Lliurament -Lliurament -Jornada de del curs en de la seminari de la versió de la versió la CoP línia i IX primera Compartim: definitiva i definitiva i seminari part del 29/09/11 validada del validada del Compartim: producte producte: producte: 22/02/11, per a les 20 dies hàbils 20 dies hàbils de 16 a 20 h CoPs que -Lliurament abans de la abans de la fan la de la versió jornada jornada jornada al definitiva i 2n. validada del semestre: producte: -Jornada de -Jornada de límit 20 dies hàbils la CoP la CoP 30/06/11 abans de la jornada -VI jornada -X seminari del Compartim: programa 29/06/11 Compartim: 30/11/11
  63. 63. Fichas de Control Instrucciones: estas reuniones presenciales se combinarán con una actividad virtual regular e intensiva en el espacio de la CoP y el de e-moderadores del e-Catalunya. El éxito del trabajo colaborativo depende de la implicación tanto presencialmente como en línea. Las horas presenciales constarán en un certificado de formación para los asistentes (siempre que cumplan con el porcentaje de asistencia mínimo establecido) y un certificado de coordinación de actividad para el e-moderador y / o los coordinadores de grupo.Miembros 1-Nombre, apellido y e-mailde la CoP 2- etc.queasistiran alasreunionespresencialesExperto(s) Si cree que necesitará la ayuda metodológica o teórica de un experto en la fase final de elaboración del producto de la CoP, debe enviarle la correspondiente solicitud motivada con una previsión global de horas a Jesús Martínez. Si obtenemos la autorización, le pediremos una planificación más precisa. No se puede empezar a trabajar con el experto antes de obtener esta autorización y de haber entregado la plantilla de planificación del experto.
  64. 64. Modelo de Acta
  65. 65. Control de asistencia presencial
  66. 66. FICHAS DE SUPERVISIÓN DE COPS‹#›
  67. 67. % de Nombre de professionals Altes en e- Nombre Connexió e- Total del Nombre daportacions de e- Participants e- col·lectiu Catalunya moderadors Col·lectiu moderadors participaci Catalunya ó SSPRJJPsicòlegsJuristes CriminòlegsEducadors Socials SSPRJJMonitors artístics JJCentres Justícia JuvenilMedi ObertMediació Penal JuvenilAssessorament JustíciaJuvenil ALTRESArxiversBiblioteques Judicials (EulàliaSala)Biblioteques Judicials (Ivet)Treballadors Socials (MercheCabezuda)Treballadors Socials (PatriciaPalau)Treballadors SocialsMediació FamiliarAssessorament Penal Adults Resums Estadistics‹#›
  68. 68. VALORACIONS PART PRESENCIAL Reunions Fetes Participacions % Participació Hores Totals SSPRJJPsicòlegsJuristes CriminòlegsEducadors Socials SSPRJJMonitors artístics JJCentres Justicia JuvenilMedi ObertMediadors Justicia JuvenilAssessorament Penal Menors ALTRESArxiversBiblioteques Judicials (EulàliaSala)Biblioteques Judicials (Ivet)Treballadors Socials (treballfamilar i amb lentorn)Treballadors Socials (mesurespenals alternatives)Treballadors Socilas (Estrangeria)Mediació FamilarAssessorament Penal AdultsMitjana‹#›
  69. 69. En aplicació productes On line presencial productes Aplic. 09 07PsicòlegsJuristes CriminòlegsEducadors Socials SSPRJJMonitors artísticsCentres Justícia JuvenilMedi ObertMediació Penal JuvenilAssessorament Justícia JuvenilArxiversBiblioteques Judicials (Eulàlia Sala)Biblioteques Judicials (Ivet)Treballadors Socials (MercheCabezuda)Treballadors Socials (Patricia Palau)Treballadors Socials(estrangeria)Mediació FamiliarAssessorament Penal Adults‹#›

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