Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
Daad kracht in v o o ruitg ang




    E-mail Management in Domino
            environments
          Punten om niet te ve...
Even voorstellen... Sander Zwart

 ■   Wie ben ik?
       ■   Sinds 1996 actief IBM Lotus Consultant
       ■   Advanced C...
Even voorstellen... Martijn de Jong

 ■   Wie ben ik?
       ■   Ir. Elektrotechniek, afgestudeerd aan de TU Delft
       ...
Agenda


      Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management:

      1 Uniformiteit

      2 Optimalisatie

      3 M...
Uniformiteit

 Uniformiteit van je omgeving bereik je via:

 ■   Standaarden

 ■   Policies

 ■   Procedures




© 2009 il...
Waarom Standaarden

 ■   Minder calls naar de helpdesk

 ■   Betere stabiliteit van je omgeving

 ■   Zodat iedereen weet ...
Welke Standaarden

 ■   ACL
       ■   Staan alle standaard groepen in de ACL en met de juiste rechten?
       ■   Hebben ...
Policies

 ■   Mail policies
       ■   Om ervoor te zorgen dat gebruikers zo min mogelijk instellingen zelf
           ho...
Waarom Procedures

 ■   Compliancy

 ■   Operationele behoefte

 ■   Risicobeheersing

 ■   Voortschrijdende ontwikkeling
...
Uniformiteit binnen ABN AMRO

 ■   Mailfile Information Store




                         Demo



© 2009 ilionx bv       ...
Uniformiteit binnen ABN AMRO (2)




© 2009 ilionx bv                           November 6, 2009
Uniformiteit binnen ABN AMRO (3)

 Tooling: Mailfile Tooling detecteert de afwijkingen en corrigeert




© 2009 ilionx bv ...
Agenda

 Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management:

 1 Uniformiteit

 2 Optimalisatie

 3 Mailtemplate managemen...
Optimalisatie

 Beperk de grootte van je mailfiles
       ■   Quota
       ■   LZ1 attachment compression
       ■   Desig...
DAOS

 ■   Mail routing zonder DAOS




         3mb                    3x 3mb

© 2009 ilionx bv                November 6...
DAOS

 ■   Mail routing met DAOS




         3mb                                    3mb

© 2009 ilionx bv             Nov...
●
                       DAOS Estimator tool

 ■ Besparingen op individuele databases
 ■ Totale besparing op Domino omgevi...
Agenda

 Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management:

 1 Uniformiteit

 2 Optimalisatie

 3 Mailtemplate managemen...
Mailtemplate Management

 Hou je mail templates gesynchroniseerd met je Notes clients
       ■   Vanaf Notes/Domino 6.5 vi...
Mailtemplate Management in ABN AMRO

 ■   Mailfile Upgrade Tool

       ■   Doet veelal hetzelfde als wat via de Desktop p...
Agenda

 Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management:

 1 Uniformiteit

 2 Optimalisatie

 3 Mailtemplate managemen...
●
                           Archivering

 ■   Domino gebaseerd archiveren
       ■   Mogelijk op basis van policies
     ...
Archivering bij ABN AMRO

 Domino based archiving

 ■   Archiving policy bepaalt hoe snel wordt gearchiveerd

 ■   Domino ...
Conclusie

 ■   Het loont om je mail omgeving te optimaliseren

 ■   Als je het nog niet gedaan hebt, begin dan met
     h...
Vragen?




 Meer info:
 Sander Zwart / Martijn de Jong
 Tel.   030 – 686 69 20
 Mail szwart@ilionx.com / mdejong@ilionx.c...
© 2009 ilionx bv   November 6, 2009
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Lug2009 Email Management

868 views

Published on

Presentation on how to better implement Lotus Domino Mail Management by Sander Zwart & Martijn de Jong. This presentation was presented at the Lotus User Group Conference 2009 in Amsterdam, The Netherlands

Published in: Technology, Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Lug2009 Email Management

  1. 1. Daad kracht in v o o ruitg ang E-mail Management in Domino environments Punten om niet te vergeten m.b.t. mail management Sander Zwart Martijn de Jong szwart@ilionx.com mdejong@ilionx.com © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  2. 2. Even voorstellen... Sander Zwart ■ Wie ben ik? ■ Sinds 1996 actief IBM Lotus Consultant ■ Advanced Certified IBM Lotus Notes & Domino System Administrator ■ 2005: Consultant voor ilionx ■ Migratie trajecten voor o.a ABN-Amro, Fortis, PwC, Vopak ■ Diverse Domino 8.5 migraties ■ Infrastructuur advies met behulp van Quick Scan ■ Blog: http://www.socialsoftwareblog.nl ■ Twitter: twitter.com/sanderzwart © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  3. 3. Even voorstellen... Martijn de Jong ■ Wie ben ik? ■ Ir. Elektrotechniek, afgestudeerd aan de TU Delft ■ Psychologie & Ergonomie aan de universiteit van Stellenbosch, Zuid-Afrika ■ Advanced Certified IBM Lotus Notes & Domino 8 Application Developer & System Administrator en een Certified Lotus Instructor ■ 2000: Lotus Notes trainer voor IBM ■ 2002: Begonnen met Domino applicatie ontwikkeling, maar gestart met een Domino System Administration job ■ 2004: Lotus Notes Consultant voor ilionx ■ 2006: Applicatie ontwikkelaar voor het ABN AMRO Bank Messaging & Groupware Architecture Team ■ 2009: Spreker op Lotusphere met als onderwerp “10 Things to Consider when Developing & Deploying Applications in Large Scale Environments ■ Blog: http://www.socialsoftwareblog.nl ■ Twitter: twitter.com/martdj © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  4. 4. Agenda Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management: 1 Uniformiteit 2 Optimalisatie 3 Mailtemplate management 4 Archivering © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  5. 5. Uniformiteit Uniformiteit van je omgeving bereik je via: ■ Standaarden ■ Policies ■ Procedures © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  6. 6. Waarom Standaarden ■ Minder calls naar de helpdesk ■ Betere stabiliteit van je omgeving ■ Zodat iedereen weet wat hij/zij moet doen © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  7. 7. Welke Standaarden ■ ACL ■ Staan alle standaard groepen in de ACL en met de juiste rechten? ■ Hebben -Default- en Anonymous* niet teveel rechten? ■ Is de gebruiker editor of manager op zijn/haar mailfile? * Als Anonymous niet bestaat in de ACL, heeft Anonymous de rechten van -Default- t/m Reader niveau ■ Mailfile Quota ■ Database Properties ■ Replication Settings ■ Calendar Profile © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  8. 8. Policies ■ Mail policies ■ Om ervoor te zorgen dat gebruikers zo min mogelijk instellingen zelf hoeven te doen ■ Om uniformiteit af te dwingen ■ Om het gebruikersgemak te vergroten ■ Desktop policies ■ Ook in de dekstop policies staan mail gerelateerde settings ■ Registratie policies ■ Voor consistente registratie van gebruikers © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  9. 9. Waarom Procedures ■ Compliancy ■ Operationele behoefte ■ Risicobeheersing ■ Voortschrijdende ontwikkeling © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  10. 10. Uniformiteit binnen ABN AMRO ■ Mailfile Information Store Demo © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  11. 11. Uniformiteit binnen ABN AMRO (2) © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  12. 12. Uniformiteit binnen ABN AMRO (3) Tooling: Mailfile Tooling detecteert de afwijkingen en corrigeert © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  13. 13. Agenda Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management: 1 Uniformiteit 2 Optimalisatie 3 Mailtemplate management 4 Archivering © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  14. 14. Optimalisatie Beperk de grootte van je mailfiles ■ Quota ■ LZ1 attachment compression ■ Design note compression ■ Document Data Compression ■ DAOS ■ Archivering ■ Beperken van Simple Search © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  15. 15. DAOS ■ Mail routing zonder DAOS 3mb 3x 3mb © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  16. 16. DAOS ■ Mail routing met DAOS 3mb 3mb © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  17. 17. ● DAOS Estimator tool ■ Besparingen op individuele databases ■ Totale besparing op Domino omgeving © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  18. 18. Agenda Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management: 1 Uniformiteit 2 Optimalisatie 3 Mailtemplate management 4 Archivering © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  19. 19. Mailtemplate Management Hou je mail templates gesynchroniseerd met je Notes clients ■ Vanaf Notes/Domino 6.5 via een Desktop Policy: ■ Daarvoor via custom oplossingen... © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  20. 20. Mailtemplate Management in ABN AMRO ■ Mailfile Upgrade Tool ■ Doet veelal hetzelfde als wat via de Desktop policy mogelijk is ■ Maar werkt ook op oudere client versies (pre-6) ■ Gebruiker kiest of zijn/haar mailfile een nieuw template moet krijgen ■ Administrator kan overrulen © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  21. 21. Agenda Punten om niet te vergeten m.b.t. Email Management: 1 Uniformiteit 2 Optimalisatie 3 Mailtemplate management 4 Archivering © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  22. 22. ● Archivering ■ Domino gebaseerd archiveren ■ Mogelijk op basis van policies ■ Gebruiker zoekt door meerdere mailbestanden ■ Op basis van IBM Content Collector ■ Data opslag in Filenet of Commonstore ■ Complex ■ Third party domino archivering ■ Archief opslag in Domino ■ Zoeken door archief vanuit mailfile © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  23. 23. Archivering bij ABN AMRO Domino based archiving ■ Archiving policy bepaalt hoe snel wordt gearchiveerd ■ Domino Web applicatie geeft advies over de beste archiveringsperiode voor jou en de mogelijkheid om die periode in te stellen © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  24. 24. Conclusie ■ Het loont om je mail omgeving te optimaliseren ■ Als je het nog niet gedaan hebt, begin dan met het definiëren van standaarden. Leid daar je procedures en policies uit af ■ Compressie en DAOS schelen niet alleen diskruimte, ze verbeteren ook je server performance ■ Idem voor archivering ■ Bij grotere aantallen gebruikers kan het lonen om je mail management te automatiseren © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  25. 25. Vragen? Meer info: Sander Zwart / Martijn de Jong Tel. 030 – 686 69 20 Mail szwart@ilionx.com / mdejong@ilionx.com Site http://ics.ilionx.com / http://www.socialsoftwareblog.nl © 2009 ilionx bv November 6, 2009
  26. 26. © 2009 ilionx bv November 6, 2009

×