Arxius

770 views

Published on

Published in: Education
  • Be the first to comment

Arxius

  1. 1. Arxius. Conceptes i finalitats Marta Mas Vilardaga
  2. 2. Què és un arxiu? <ul><li>Conjunt de documents en qualsevol format. </li></ul><ul><li>Produïts o rebuts per una persona o organisme. </li></ul><ul><li>Són reflex de la seva activitat. </li></ul>Documents + organització + servei
  3. 3. Tipus d’arxius <ul><li>Segons la ubicació </li></ul><ul><ul><li>Centralitzat </li></ul></ul><ul><ul><li>Descentralitzat </li></ul></ul><ul><ul><li>Mixt </li></ul></ul><ul><li>Segons el contingut </li></ul><ul><ul><li>Públic </li></ul></ul><ul><ul><li>Privat </li></ul></ul><ul><li>Segons el suport </li></ul><ul><ul><li>En paper </li></ul></ul><ul><ul><li>Electrònic </li></ul></ul><ul><li>Segons la utilització </li></ul><ul><ul><li>Actiu, de gestió o d’oficina </li></ul></ul><ul><ul><li>Semiactiu </li></ul></ul><ul><ul><li>Històric </li></ul></ul>
  4. 4. Segons la utilització <ul><li>Actiu o de gestió </li></ul><ul><ul><li>Ús freqüent dels documents. </li></ul></ul><ul><ul><li>Expedients oberts. </li></ul></ul><ul><ul><li>Documents amb valor jurídic o administratiu. </li></ul></ul><ul><li>Semiactiu </li></ul><ul><ul><li>Els documents es consulten amb menys freqüència. </li></ul></ul><ul><ul><li>Expedients tancats. </li></ul></ul><ul><ul><li>Documents amb valor jurídic o administratiu. </li></ul></ul><ul><ul><li>Uns 30 anys, després s’eliminen o es porten a l’històric. </li></ul></ul><ul><li>Històric </li></ul><ul><ul><li>Els documents tenen un valor històric per la investigació. </li></ul></ul><ul><ul><li>Els documents no s’eliminen mai. </li></ul></ul>
  5. 5. Sistemes de classificació <ul><li>Alfabètic: A-Z. </li></ul><ul><li>Numèric o alfanumèric: un codi establert. </li></ul><ul><li>Temàtic: per temes. </li></ul><ul><li>Geogràfic: per zones. </li></ul><ul><li>Cronològic: per data. </li></ul>
  6. 6. Arxius en paper <ul><li>Avantatges : </li></ul><ul><ul><li>Fàcil de consultar </li></ul></ul><ul><ul><li>Difícil de falsificar o modificar. </li></ul></ul><ul><ul><li>Reproducció senzilla </li></ul></ul><ul><ul><li>Conservació centenària . </li></ul></ul><ul><li>Inconvenients : </li></ul><ul><ul><li>Necessitat de reagrupar els documents. </li></ul></ul><ul><ul><li>Lentitud de localitzar els documents. </li></ul></ul><ul><ul><li>Poca durabilitat del paper i la tinta dels darrers anys. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ocupa molt espai. </li></ul></ul>
  7. 7. Arxius electrònics <ul><li>Avantatges: </li></ul><ul><ul><li>Estalvi d’espai. </li></ul></ul><ul><ul><li>Gran capacitat d’emmagatzematge. </li></ul></ul><ul><ul><li>No cal reagrupar físicament els documents. </li></ul></ul><ul><ul><li>Fàcil recuperació. </li></ul></ul><ul><ul><li>Es pot reproduir molt fàcilment. </li></ul></ul><ul><li>Inconvenients: </li></ul><ul><ul><li>Problemes en la normalització del suport. </li></ul></ul><ul><ul><li>No té valor jurídic i probatori. </li></ul></ul><ul><ul><li>Només és consultable amb aparell de lectura. </li></ul></ul><ul><ul><li>Problemes d’obsolescència. </li></ul></ul>
  8. 8. Organització dels documents <ul><li>Organització jeràrquica: </li></ul>Expedient Sèrie Secció Fons Document/s Procés Departament Empresa
  9. 9. Com identifiquem els documents? <ul><li>Descripció : cada expedient porta unes dades bàsiques. </li></ul><ul><li>Etiquetes : les caixes normalitzades que contenen els expedients estan etiquetades i ordenades. </li></ul><ul><li>Inventari : document en paper o digital que ens ajuda a localitzar les caixes. </li></ul>
  10. 10. Dades bàsiques <ul><li>Serveixen per identificar els expedients: </li></ul><ul><ul><li>Títol o entrada breu i concisa. </li></ul></ul><ul><ul><li>Dígits del quadre de classificació. </li></ul></ul><ul><ul><li>Número de caixa i d’expedient. </li></ul></ul><ul><ul><li>Dates extremes (mínima i màxima) si és necessari. </li></ul></ul><ul><ul><li>Títol de la sèrie i la secció. </li></ul></ul><ul><ul><li>Període de vigència. </li></ul></ul>
  11. 11. Planificació de l’arxiu d’oficina <ul><li>Analitzar la institució, l’organigrama i els departaments. </li></ul><ul><li>Analitzar les activitats que es realitzen i la documentació que es necessita i crea en cada una. </li></ul><ul><li>Identificació dels documents. </li></ul>Identificar : Seccions Sèries Expedients
  12. 12. Fluxos documentals <ul><li>Nom del procediment: </li></ul><ul><li>Nom de la sèrie: </li></ul>Documents necessaris Procediment Documents que es generen
  13. 13. Organitzacio de l’arxiu d’oficina <ul><li>Crear un quadre de classificació: reflexa la ordenació lògica de tots els documents de l’empresa. </li></ul><ul><ul><li>Tipus orgànic: seguint l’organigrama. </li></ul></ul><ul><ul><li>Tipus funcional: segons les activitats </li></ul></ul><ul><ul><li>Tipus organico-funcional. </li></ul></ul><ul><li>Conté el fons, les seccions i les sèries </li></ul><ul><li>Escollir l’ordre més adequat per cada sèrie. </li></ul>
  14. 15. Preparar els documents <ul><li>Cal destruir els documents inútils i eliminar duplicats, fotocòpies, esborranys a mà… </li></ul><ul><li>S’han de treure les grapes, clips, sobres… </li></ul><ul><li>Procurar no deixar documents solts. Tots han de formar part d’un expedient. </li></ul><ul><li>Comprovar que els documents estiguin ordenats dins dels expedients i que estiguin complets. </li></ul><ul><li>Repassar que les carpetes i caixes tinguin la descripció i codificació correcta. </li></ul><ul><li>No extreure documents originals a petició de tercers (fotocopiar-los i entregar còpia). </li></ul>
  15. 16. Traspàs dels documents a l’arxiu intermedi <ul><li>Quan ja no s’utilitzen els documents es poden passar a l’arxiu intermedi (si existeix en l’empresa). </li></ul><ul><li>Quan? </li></ul><ul><ul><li>Depèn del document. </li></ul></ul><ul><ul><li>L’expedient ja està tancat. </li></ul></ul><ul><ul><li>Ja fa 1-5 anys que no té valor. </li></ul></ul><ul><li>Com? </li></ul><ul><ul><li>Es fan servir els fulls de transferència. </li></ul></ul><ul><ul><li>S’ha d’indicar el número de caixes, la sèrie que contenen, les dates, la vigència i una autorització. </li></ul></ul>
  16. 17. Conservar o eliminar? <ul><li>Es fa segons les taules d’avaluació documental. </li></ul><ul><li>Dictades per la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria de Documentació: </li></ul><ul><ul><li>http://cultura.gencat.cat/arxius/cnatdt/index.asp </li></ul></ul><ul><li>Eliminar </li></ul><ul><ul><li>Del 80 al 90% de documents. </li></ul></ul><ul><ul><li>Còpies, duplicats i tràmits intermedis. </li></ul></ul><ul><li>Conservar </li></ul><ul><ul><li>Documents amb valor: primari (per què serveixen?), testimonial (sobre l’entitat) i informatiu. </li></ul></ul><ul><ul><li>Documents anteriors a 1940. </li></ul></ul>
  17. 18. Accés físic a l’arxiu <ul><li>És sempre responsabilitat de l’arxiver. </li></ul><ul><li>L’accés físic ha d’estar controlat i registrat. </li></ul><ul><li>Segons la Llei Orgànica de Protecció de Dades s’ha de vetllar pel bon ús de la documentació sobre: </li></ul><ul><ul><li>Dades personals i sensibles (dret a la privacitat i la intimitat). </li></ul></ul><ul><ul><li>Documentació confidencial: investigacions, dades de l’empresa, finances, presa de decisions… </li></ul></ul><ul><li>Material restringit en una àrea apart. </li></ul>
  18. 19. Sol·licitud de documents a l’arxiu <ul><li>Els interessats tenen dret a consultar la seva informació. </li></ul><ul><li>Autorització segons les normes de l’empresa i activitats a realitzar. </li></ul><ul><li>La sol·licitud ha de contenir </li></ul><ul><ul><li>Nom, unitat administrativa i responsable. </li></ul></ul><ul><ul><li>Dades de contacte com el correu electrònic i el telèfon. </li></ul></ul><ul><ul><li>Data i hora. </li></ul></ul><ul><ul><li>Dades per identificar els documents. </li></ul></ul><ul><ul><li>Dades del préstec: duració, registre… </li></ul></ul><ul><ul><li>Signatura del sol·licitant. </li></ul></ul><ul><ul><li>Signatura de l’arxiu. </li></ul></ul>
  19. 20. Seguretat informàtica <ul><li>Seguretat física </li></ul><ul><ul><li>Còpies de seguretat. </li></ul></ul><ul><ul><li>Duplicació dels fitxers en diferents edificis. </li></ul></ul><ul><ul><li>Conservació dels suports i programes. </li></ul></ul><ul><ul><li>Control d’accés als servidors i fitxers. </li></ul></ul><ul><li>Seguretat lògica </li></ul><ul><ul><li>Programari antivirus, antiespies, talla-foc… </li></ul></ul><ul><ul><li>Actualització. </li></ul></ul><ul><ul><li>Contrassenyes segures. </li></ul></ul>

×