Marta Cecília Castro Antunes




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Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais

  1. 1. Marta Cecília Castro Antunes Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Relatório do Estágio Curricular da LCI 2006/2007 Orientador na FEUP: Prof. Dr. Eurico Carrapatoso Orientador no Departamento de Arquivos da Câmara do Porto: Dr. Manuel Luís Real Faculdade de Letras da Universidade do Porto Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto Licenciatura em Ciência da Informação Setembro de 2007
  2. 2. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto “ Digitisation is not solely about technology, but more importantly it is about sucessfully achieving information goals and needs” TANNER, Simon – From vision to implementation – strategic and management issues for digital collections. Loughborough: A British Counscil International Seminar, 13 to 18 February 2000. ii
  3. 3. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Resumo O presente relatório visa descrever o estágio académico da aluna Marta Antunes, no Departamento Municipal de Arquivos da Câmara Municipal do Porto, no âmbito da licenciatura em Ciência da Informação da Faculdade de Letras e da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto. O estágio teve a duração de 6 meses (Março a Agosto), sendo o tema do projecto a “Organização do arquivo electrónico e gestão de objectos digitais”. Mais concretamente, os objectivos foram o estudo da implementação de um projecto de digitalização central (a Unidade Central Digitalizadora - UCD), à imagem do projecto que foi implementado na Câmara Municipal de Lisboa, e a definição de um caminho a ser seguido futuramente no que toca aos esquemas de meta-informação e aos perfis de digitalização. Para isso analisaram-se vários projectos de digitalização nacionais e internacionais (como por exemplo, o RODA, a Biblioteca Nacional Digital, o DigitArq, a National Library of Australia, etc), assim como vários esquemas de meta-informação (como por exemplo NISO Z39.87, EAD, ISAD (G), etc) , tendo-se no final optado por utlizar como esquema base de meta-informação o do projecto DigitArq (com algumas alterações). Finalmente para definir os perfis de digitalização dos documentos que serão alvo de digitalização utilizou-se a tabela de recomendações do Arquivo do Reino de Valência. Ao longo deste relatório estes temas serão aprofundados, assim como outros específicos do projecto da UCD. iii
  4. 4. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Summary This report has the goal of describing the internship of the student Marta Antunes, in the Departamento Municipal de Arquivos da Câmara Municipal do Porto, in the scope of the degree in Ciência da Informação of the Universidade de Letras do Porto and the Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto. The internship had 6 months of duration (from March to August), being the subject of this project the “Organization of the digital archive and management of digital objects”. More specifically, the goals were the study of the implementation of a central digitisation project (the Unidade Central Digitalizadora - UCD), similar to the implemented project on the Arquivo da Câmara Municipal de Lisboa, and the definition of a path that should be followed in terms of metadata and digitisation profiles. To the accomplishment of the goals, numerous projects of digitisation, nationals and internationals, were analyzed (RODA, Biblioteca Nacional Digital, DigitArq, National Library of Australia, etc), as several metadata schemes (NISO Z39.87, EAD, ISAD (G), etc), being chosen as main metadata scheme, the one that is used in the project DigitArq (with some changes). Finally it was use the recommendations table of the Kingdom of Valência’s Archive to define the profiles of digitisation of the documents to be digitalized. Along this report, these themes will be developed, as well as other specific to the UCD project. iv
  5. 5. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Agradecimentos Quero agradecer antes de mais ao Dr. Real pela orientação ao longo de todo o estágio, assim como ao Sr.Vítor e ao Sr. Paulo por toda a simpatia e disponibilidade que sempre tiveram para nós, assim como todos os funcionários da Casa do Infante. Agradeço também a orientação do Prof. Dr. Eurico Carrapatoso, assim como a da Prof. Drª Manuela Pinto, que apesar de não ser a minha orientadora, deu um forte contributo para a prossecução dos objectivos deste estágio. Finalmente, aproveito para mencionar o companheirismo do meu colega de estágio, Tiago Silva. v
  6. 6. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Acrónimos e Abreviaturas AG – Arquivo Geral AG-IGI – Arquivo Geral - Sector de Incorporação e Gestão de Informação AG-UcD – Arquivo Geral - Unidade Central de Digitalização AH – Arquivo Histórico CMP – Câmara Municipal do Porto CML – Câmara Municipal de Lisboa DGARQ – Direcção Geral de Arquivos DMA – Departamento Municipal de Arquivos DMC – Direcção Municipal da Cultura DMSI – Direcção Municipal de Sistemas de Informação DMSP – Direcção Municipal dos Serviços da Presidência DMU – Direcção Municipal do Urbanismo EAD – Encoded Archival Descritption GISA – Gestão Integrada de Sistemas de Arquivo GM – Gabinete do Munícipe IAN/TT – Instituto dos Arquivos Nacionais da Torre do Tombo METS – Metadata Encoding and Transmission Standard NISO – National Information Standards Organization POAP – Programa Operacional da Administração Pública PREMIS – Preservation Metadata Implementation Strategies RODA – Repositório de Objectos Digitais Autênticos UCD – Unidade Central de Digitalização vi
  7. 7. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Sumário 1- Introdução........................................................................................................................ 9 1.1- Apresentação do Departamento Municipal de Arquivos da Câmara Municipal do Porto ........................................................................................................................................... 9 1.2 - Enquadramento do projecto “Unidade Central Digitalizadora” na Câmara Municipal do Porto ........................................................................................................................... 11 1.2.1 – Missão .............................................................................................................. 11 1.2.2 - Pressupostos e Objectivos.................................................................................. 12 1.3 – Objectivos do estágio e organização do relatório...................................................... 12 2 – O projecto da Unidade Central Digitalizadora e a importância deste estágio para a sua prossecução .................................................................................................................. 14 2.1 – Entidades envolvidas no projecto............................................................................. 14 2.2 – Serviços a serem disponibilizados............................................................................ 14 2.3 – Principais dificuldades na prossecução dos objectivos ............................................. 15 2.4 – Financiamento ......................................................................................................... 15 2.5 – Análise Swot ........................................................................................................... 16 2.6 – Contextualização e estrutura do estágio ................................................................... 17 2.6.1 – Planeamento e cronograma do estágio .................................................................. 17 2.6.2 - Obstáculos na realização das tarefas e alterações ao plano de estágio..................... 18 3 - Enquadramento teórico, organizacional e tecnológico ................................................ 20 3.1 - Contexto teórico.................................................................................................... 20 3.1.1 - Análise do problema sob a perspectiva do método quadripolar .......................... 20 3.1.2 - Boas práticas internacionalmente reconhecidas em projectos de digitalização.... 22 3.2 - Contexto internacional e nacional.......................................................................... 23 3.2.1 - Projectos internacionais - O caso da National Library of Australia..................... 23 3.2.2 - Projectos nacionais ............................................................................................ 23 3.2.2.1 - O projecto RODA........................................................................................... 23 3.2.2.2 - A Biblioteca Nacional Digital ........................................................................ 24 3.2.2.3 - O DigitArq .................................................................................................... 26 3.2.2.4 - O caso do arquivo da CML ............................................................................. 26 4 - Identificação de requisitos da Unidade Central Digitalizadora .................................. 28 4.1 - Requisitos físicos ..................................................................................................... 28 4.1.1 – Espaço .............................................................................................................. 28 4.1.2 - Mobiliário e Equipamento ................................................................................. 28 4.2 - Requisitos humanos ................................................................................................. 29 4.3 - Capacidade de processamento da máquina digitalizadora ......................................... 30 4.3.1 – Desempenho ..................................................................................................... 30 4.3.2 – Requisitos......................................................................................................... 30 4.4 - Previsão do número de documentos produzidos por dia............................................ 30 vii
  8. 8. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 5 - Características Funcionais............................................................................................ 31 5.1 - Tipologia e fluxograma dos documentos a digitalizar ............................................... 31 5.2 - Esquemas de meta-informação ................................................................................. 35 5.2.1 - Tipos de meta-informação aplicáveis e objectivos ............................................. 37 5.2.2 – Correspondência entre a ISAD (G) e a EAD ..................................................... 37 5.2.3 - NISO Z39.87 MIX ............................................................................................ 38 5.2.4 – METS............................................................................................................... 38 5.3 – Armazenamento ...................................................................................................... 39 6 - Plano de implementação ............................................................................................... 41 6.1 - Implementação da Unidade Central Digitalizadora ................................................... 41 6.2 - Questões relativas à realização dos testes em cada uma das fases de implementação 41 Conclusão ........................................................................................................................... 35 Bibliografia e referências electrónicas............................................................................... 44 Índice de Figuras................................................................................................................ 46 Índice de Tabelas................................................................................................................ 47 ANEXO A: Campos da meta-informação EAD ordenados alfabeticamente ......................... 48 ANEXO B: Campos da meta-informação ISAAR (CPF) ..................................................... 51 ANEXO C: Campos da meta-informação NISO Z39.87 MIX.............................................. 52 ANEXO D: Descrição das áreas do esquema de meta-informação da NISO Z39.87 MIX .... 56 ANEXO E: Campos do METS ............................................................................................ 69 ANEXO F: Número de campos totais dos esquemas de meta-informação ISAD(G), ISAAR (CPF), EAD, NISO Z39.87 MIX, PREMIS e METS ............................................................ 71 ANEXO G: Esquema de meta-Informação utilizado pelo Arquivo da CML......................... 72 ANEXO H: Esquema de meta-informação proposto para a UCD......................................... 74 ANEXO I: Tipologias de documentos pertencentes ao processo Licenciamento/Autorização de Obras............................................................................................................................... 86 ANEXO J: Perfis de digitalização dos documentos dos processos de Licenciamento / Autorização de Obras........................................................................................................... 98 ANEXO L: Tabela de recomendações do Arquivo do Reino de Valência .......................... 104 ANEXO M: Levantamento de actividades do processo de gestão de informação da Unidade Central de Digitalização ..................................................................................................... 105 ANEXO N: Tabela com os vários formatos de imagens e tipos de compressão .................. 110 viii
  9. 9. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 1- Introdução 1.1- Apresentação do Departamento Municipal de Arquivos da Câmara Municipal do Porto “O Arquivo Municipal do Porto, é o sistema de informação administrativa da Câmara Municipal, desde a sua origem até à actualidade, e que tem como objectivo preservar a memória dos actos da administração, para efeitos de informação ou prova e como garantia de direitos do município e dos cidadãos (jurídicos, patrimoniais, culturais, etc.). A gestão do Arquivo Municipal é da responsabilidade do Presidente da Câmara, sendo esta responsabilidade transferida para o Departamento Municipal de Arquivos, que por sua vez, está directamente dependente hierarquicamente do Departamento Municipal da Cultura. O Departamento Municipal de Arquivos é constituído por duas divisões de serviço: a Divisão do Arquivo Geral e a Divisão do Arquivo Histórico, onde também foi incluído o núcleo museológico.(ver Fig.1). A missão deste serviço camarário é promover a organização e o acesso eficiente da informação produzida ou recebida pelo município no exercício da sua actividade, em razão da sua natureza administrativa e do respectivo interesse histórico/cultural. Outras funções do departamento são sistematizar procedimentos de gestão documental e cooperar com outros serviços na gestão da informação e no atendimento dos munícipes. Compete-lhe, ainda, organizar a informação e conservar os documentos, assim como garantir o respectivo acesso, de acordo com as normas arquivísticas oficiais e a legislação em vigor. Finalmente, é igualmente atribuição do departamento desenvolver iniciativas de extensão cultural e educativa, no âmbito dos conteúdos decorrentes da sua normal actividade.”1 1 In CMP, Departamento Municipal de Arquivos – Manual da Qualidade, 2006 9
  10. 10. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Figura 1: : Estrutura orgânica do Departamento Municipal de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 10
  11. 11. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 1.2 - Enquadramento do projecto “Unidade Central Digitalizadora” na Câmara Municipal do Porto A criação da UCD decorre de uma necessidade, já há muito sentida, de reorganizar a gestão da informação administrativa na CMP. Não basta possuir boas aplicações informáticas, mas também práticas que condicionam o seu bom desempenho, tais como: gestão dos conteúdos, estrutura de meta-informação, controlo da linguagem documental, etc. Na realidade trata-se de existir formação dos utilizadores direccionada para o bom uso da informação e não apenas para a manipulação do software. A implementação das reformas necessárias, em qualquer dos domínios acima mencionados, deve assentar obrigatoriamente em duas vertentes: 1) Na normalização de procedimentos, de acordo com as orientações de organismos internacionais especializados; 2) Na desmaterialização dos processos administrativos, através da gestão dos documentos em ambiente electrónico (matéria que também necessita de uma nova abordagem, respeitando normas até hoje ignoradas pela CMP e pela maioria das organizações, de gestão de meta-informação e de preservação digital) O primeiro aspecto deverá ser formando por um sector de estudos e formação no Arquivo Geral, que apoiará a prevista Unidade de Gestão Integrada da Informação (UGIIA) e dinamizará os próprios serviços das direcções municipais, onde seriam escolhidos pivots para o processo de mudança. A segunda vertente tem a ver directamente com a criação da unidade central de digitalização, a qual, por proposta da DMSI, ficará a funcionar no Arquivo Geral. 1.2.1 – Missão A criação da UCD insere-se no processo de modernização administrativa da CMP e a sua missão principal será a digitalização, identificação e descrição dos documentos ou processos relevantes para a actividade administrativa da CMP. Será dada prioridade ao material considerado essencial para a gestão administrativa da câmara, nomeadamente os processos de gestão urbanística. Para isso haverá uma cooperação directa com o Gabinete do Munícipe (GM) e direcções municipais, principalmente com a Direcção Municipal de Sistemas da Informação (DMSI), na tarefa de criação de um repositório de imagens digitais (respeitando os princípios e normas internacionais em termos de gestão de arquivos electrónicos). Esta unidade terá de cumprir o escalonamento de prioridades que vierem a ser definidas por uma unidade de gestão para a informação administrativa, representada pelos serviços camarários com objectivos estratégicos e competências neste domínio. 11
  12. 12. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 1.2.2 - Pressupostos e Objectivos O objectivo da Unidade Central Digitalizadora, será a desmaterialização dos processos através da digitalização dos documentos, e com isso a simplificação e o aumento do acesso à informação, feito com maior rapidez e transparência, resultando numa maior aproximação ao cidadão. Este procedimento terá início com a digitalização dos documentos originais (mantidos desde logo sob custódia do arquivo), e construção do processo apenas em ambiente electrónico (sendo reconstruído em papel na íntegra, apenas em casos de necessidade de prova no exterior). Depois de concluído o processo deverá ser feita uma formalização em papel do processo completo. 1.3 – Objectivos do estágio e organização do relatório O presente estágio teve como objectivo estudar a implementação de um projecto de digitalização, enquadrar a Unidade Central Digitalizadora no funcionamento da Câmara Municipal do Porto, analisar a parte técnica dos processos relacionados com o processo de digitalização e propor um modelo funcional técnico para esta unidade. Para atingir esse propósito foram analisados vários projectos idênticos (em particular o do Arquivo CML), bem como os esquemas principais de meta-informação utilizados por eles, visto que a questão da meta-informação é essencial em projectos desta dimensão. Feita essa análise, outra questão essencial está relacionada com os perfis de digitalização, visto haverem várias tipologias de documentos a digitalizar, cada qual com a sua especificidade. Outras tarefas também fizeram parte do plano de estágio, contudo, apesar de algumas delas não terem sido cumpridas na totalidade, penso que no geral, os objectivos principais deste estágio foram cumpridos. Este relatório reflecte as várias etapas deste estágio ao longo de 6 capítulos, os quais também englobam as tarefas presentes no plano de estágio. Assim, o primeiro capítulo, é uma apresentação da instituição de estágio assim como do projecto UCD. No segundo capítulo faz-se uma descrição mais pormenorizada do projecto UCD, tal como por exemplo os serviços que disponibilizará, as principais dificuldades que um projecto desta dimensão enfrenta, e no final deste capítulo são planificadas as tarefas deste estágio assim como as principais dificuldades na sua prossecução. O terceiro capítulo está relacionado com o enquadramento deste estágio num nível teórico, onde para além de mencionar a relação com o método quadripolar, exponho algumas recomendações da National Library of Australia. No final deste capítulo é feita a contextualização do projecto UCD tanto a nível nacional como internacional. O quarto capítulo é dedicado à identificação de requisitos da UCD (físicos e humanos), bem como à capacidade de processamento da máquina digitalizadora. No quinto capítulo são abordadas as características funcionais deste projecto, tal como a tipologia e fluxograma dos documentos a digitalizar, as actividades do processo 12
  13. 13. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto de gestão de informação da UCD, os esquemas de meta-informação e ainda questões relacionadas com o armazenamento. O sexto e último capítulo está relacionado com o plano de implementação da UCD, como por exemplo a fase de testes e dos perfis de digitalização. 13
  14. 14. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 2 – O projecto da Unidade Central Digitalizadora e a importância deste estágio para a sua prossecução 2.1 – Entidades envolvidas no projecto O projecto da UCD envolve várias direcções e departamentos, como é o caso da Direcção Municipal dos Serviços da Presidência (DMSP), do Gabinete do Munícipe (GM), da Direcção Municipal do Urbanismo (DMU), da Direcção Municipal da Cultura (DMC), do Departamento Municipal de Arquivos (DMA), e das divisões de Arquivo Geral (AG) e Arquivo Histórico (AH). Daqui resulta uma espécie de equipa, que vai trabalhando alguns aspectos inerentes ao funcionamento da UCD, aspectos esses físicos (como é o caso da questão das obras na sala onde ficará situada a UCD), teóricos (esquemas de meta-informação, perfis de digitalização,...), técnicos (questões relativas aos servidores,...) e administrativos/organizacionais (nº de trabalhadores ligados à UCD, regime de contrato, horário de funcionamento,...). Esta é sem dúvida uma grandes vantagens deste projecto, que é o facto de ter a adesão de várias entidades dentro da CMP, pois convém não esquecer que este será um projecto transversal a toda a organização. 2.2 – Serviços a serem disponibilizados Este projecto foi idealizado para servir de repositório comum de imagens, sobretudo nesta primeira fase. Imagens de processos de licenciamento de obras, visto serem os documentos mais requisitados. (Ver Fig.2) Inicialmente está previsto que o utente faça a consulta das imagens digitalizadas no edifício do Palácio dos Correios, numa sala própria para o efeito, através de uma interface proporcionada pelo software DOC IN-Porto ou pelo GISA (matéria ainda em desenvolvimento pois é necessário ter em conta a questão da interoperabilidade das aplicações e do controlo de acessos). Após a consulta e caso o munícipe deseje uma cópia física de alguma das imagens que consultou, deverá proceder à sua encomenda e ao devido pagamento. 14
  15. 15. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Figura 2: Tipologias de documentos mais requisitados pelos munícipes da CMP Futuramente, deveria equacionar-se a hipótese do munícipe fazer esta consulta das imagens digitais remotamente, a partir de casa até, podendo também fazer o pagamento da digitalização através da internet, e conforme a opção do munícipe, as cópias seriam enviadas para a sua morada, através de um serviço como os CTT por exemplo. Claro que esta situação levantaria outros problemas, como é o caso da cópia ilegal das imagens, do próprio pagamento do munícipe... mas para isso poderiam explorar-se soluções como marca de água na própria imagem, o registo obrigatório do munícipe para poder ter acesso ao repositório, entre outras. 2.3 – Principais dificuldades na prossecução dos objectivos Um projecto com estas dimensões levanta sempre alguns problemas, aos quais deverá ser dedicada alguma reflexão, para que mais tarde não apresentem uma dimensão e consequências maiores. Sendo assim, deverá existir uma reflexão cuidada sobre questões como o armazenamento, migração, numeração, assinatura digital, etc. A Unidade Central de Digitalização só poderá entrar em funcionamento quando estiverem disponíveis os seguintes meios: SIURB, instalações (de gestão, processamento e depósito), equipamento operacional e meios humanos compatíveis. Também deverá ser prestada atenção à elevada quantidade de meta-informação que é necessário introduzir nas descrição de cada processo, quase folha a folha, a fim de ser possível identificar, de que partes é constituído e recuperar o documento pretendido. 2.4 – Financiamento Como a UCD é um serviço completamente novo, exigirá um investimento inicial considerável. A sua manutenção e exploração são também exigentes, mas os benefícios previsíveis justificam largamente o esforço a realizar. 15
  16. 16. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Foi já adquirido o equipamento básico de digitalização, no valor aproximado de 250.000!. Há mais equipamento a adquirir, sem o qual o serviço não funcionará (computadores, impressora/fotocopiadora, plotter, máquina de dobragem, etc.) Quanto aos recursos humanos, grande parte pode exercer a sua actividade sem vínculo, a recibos verdes. Eventualmente poderá recorrer-se a financiamentos de programas específicos do governo, tais como o Programa Operacional da Administração Pública (POAP)2, por exemplo, programa este que actualmente apoia o projecto RODA. Porém esta é ainda uma questão em aberto. 2.5 – Análise Swot Oportunidades Ameaças (Ambiente Externo) (Ambiente Externo) - Projecto classificado como priodade política - Inexperiência da Administração Pública na gestão de pela tutela arquivos digitais - Melhor atendimento ao munícipe - Dificuldades que possam surgir no desenvolvimento das - Modernização da CMP aplicações informáticas de gestão - Melhoria da qualidade na gestão - Atraso da obra para as novas instalações Forças - Melhor preservação dos originais - Incertezas quanto às necessidades previstas de (Ambiente - Facilitação do acesso à informação equipamento e recursos humanos - Fornecer um acesso rápido e remoto aos - Falta de coordenação entre serviços de distintas Interno) materiais Direcções Municipais - Organizaçã do arquivo electronico da CMP, em - Necessidade de sincronizar as datas de entrada em moldes apropriados produção do GISA, DOC IN PORTO, SIURB - Desenvolvimento da unidade de gestão - Desconhecimento de como será a resposta da Mind às integrada da informação administrativa na CMP exigências relacionadas com a gestão de meta- informação - Política nacional de desburocratização da - Falha de consumíveis e dificuldades no serviço de administração pública (por ex: SIMPLEX) manutenção dos equipamentos - Projecto pioneiro na CML, com resultados - Má utilização, não das ferramentas, mas de quem as usa Fraquezas importantes na gestão dos processos urbanos - Demora na implementação do sistema, devido à (Ambiente - Projectos pioneros na área do arquivo diversidade e quantidade de meios exigidos, assim como à Interno) electrónico e gestão de meta-informação, como dificuldade de definir ou avaliar certos requisitos por exemplo o DigitArq e o Roda - Dificuldades que possam surgir, na prática, quanto ao - Politicas de literacia tecnológica dos cidadãos sincronismo relativo entre as digitalizações e a introdução por parte do governo de meta-informação (por eventual desequilíbrio dos meios disponíveis) 2 http://www.poap.pt 16
  17. 17. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 2.6 – Contextualização e estrutura do estágio Neste sub-capítulo serão apresentadas as principais tarefas deste estágio, como pode ser visto de seguida. 2.6.1 – Planeamento e cronograma do estágio Este estágio incidiu sobre a realização de 5 tarefas: 1ª Identificação de requisitos • Serviços a disponibilizar • Funcionamento o Tipologia dos documentos a digitalizar o Meta-informação aplicável o Capacidade de processamento da máquina digitalizadora o Número de operadores o Espaço o Nº de documentos produzidos por dia 2ª Modelo conceptual • Conceptualização do modelo a implementar o Unidade central, unidade de retaguarda, unidades periféricas, o Entidades que vão estar ligadas ao projecto, o Fluxos de Informação, o Protocolos o Registos • Fases de operacionalização do sistema o Implementação da UCD: alargamento sustentado do âmbito da intervenção • Análise SWOT do modelo conceptual 3ª Características funcionais • Modelo de funcionamento o Fluxograma das digitalizações e da meta-informação • Funcionalidades genéricas do equipamento 17
  18. 18. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto • Armazenamento 4ª Solução técnica • Ambiente de trabalho • Servidor web • Servidores operacionais • Servidor de dados • Esquema de integração 5ª Plano de implementação • Fases e duração da implementação de cada fase • Questões relativas à realização dos testes em cada uma das fases de implementação Estas tarefas encontram-se planificadas durante 6 meses no cronograma abaixo apresentado: Tabela 1: Cronograma do plano de estágio 2.6.2 - Obstáculos na realização das tarefas e alterações ao plano de estágio Este estágio deu-se início numa fase embrionária do projecto da UCD, daí que certas tarefas acabaram por demorar mais tempo a serem realizadas, pois dependiam de informações de entidades externas (de outros departamentos da CMP e do Arquivo da CML), e por vezes, as informações existentes eram incompletas. Neste contexto, apesar de estar prevista a realização da tarefa 4 e de alguns pontos integrantes de outras tarefas, tais como o estudo do esquema de meta-informação 18
  19. 19. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto METS por exemplo, estes acabaram por não se concretizar (ou concretizaram-se apenas parcialmente), devido à necessidade de realizar novas tarefas que não estavam previstas, como foi o caso da elaboração dos perfis de digitalização e da definição de um esquema pormenorizado de meta-informação. Contudo estas alterações foram acontecendo depois da validação deste plano de estágio, daí que já não tenha sido feita nenhuma alteração no mesmo. . 19
  20. 20. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 3 - Enquadramento teórico, organizacional e tecnológico 3.1 - Contexto teórico 3.1.1 - Análise do problema sob a perspectiva do método quadripolar Tendo em conta que muito do trabalho que se realizou neste estágio foi trabalho de investigação, optei por basear o estudo de projectos de digitalização no método quadripolar, que sem dúvida me ajudou a organizar as ideias e os conhecimentos que fui adquirindo, à medida que avançava no estudo que fui fazendo. Este método constitui-se como um dispositivo de investigação complexo3, formado por 4 pólos: 1) O pólo epistemológico, onde se delimita o alvo de investigação; 2) O pólo teórico, onde se formulam hipóteses e teorias para posteriormente serem verificadas; 3) O pólo técnico, onde tal como o nome indica, o investigador entra em contacto com a realidade objectivada. Neste pólo destacam-se 3 operações: a. Observação b. Experimentação c. Análise / Avaliação retrospectiva e prospectiva 4) O pólo morfológico, onde se organizam e apresentam os dados. Figura 3: Método Quadripolar 3 SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda - Das "Ciências" Documentais à Ciência da Informação : ensaio epistemológico para um novo modelo curricular. Porto: Edições Afrontamento, 2002. (Biblioteca das Ciências do Homem. Plural; 4 20
  21. 21. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto O problema principal em causa e que foi o alvo da investigação, foi a definição de um esquema de meta informação que fosse concordante com as características deste projecto de digitalização (pólo epistemológico). Neste contexto, optou-se por estudar alguns projectos de digitalização nacionais e os seus esquemas de meta-informação (pólo teórico). Inicialmente, o projecto da Biblioteca Nacional Digital foi excluído do estudo sobre os esquemas de meta- informação, devido à falta de informação sobre o mesmo, e assim, resolveu-se analisar os projectos RODA e da CML, por proximidade com o projecto em questão. Contudo, após verificação dos esquemas de meta-informação de ambos os projectos, aconteceu uma situação de extremos, pois no caso do primeiro, o esquema era bastante complexo, e no caso da CML, o esquema era incompleto (ver anexo G). Assim, a partir dos esquemas que estes projectos utilizavam, partiu-se para uma análise pormenorizada dos principais esquemas de meta-informação como por exemplo, a ISAD (G), a ISAAR (cpf) (ver anexo B), a NISO Z39.87 MIX (ver anexos C e D) , entre outros. Porém, também neste caso o estudo acabou por ser abandonado pela complexidade destes esquemas e pela dificuldade na tradução de alguns termos técnicos e na escolha de quais os campos que o projecto da UCD deveria adoptar para o seu esquema. Finalmente, já na fase final do estágio, realizou-se uma análise no projecto do DigitArq, que de todos os projectos é o que apresenta um esquema de meta-informação simples e coeso, para além de que disponibiliza toda a informação necessária na página do Arquivo Distrital do Porto4 (pólo técnico). Por estes motivos foi o esquema base eleito para o projecto da UCD, contudo para o tornar mais completo, foram incluídos campos de meta-informação descritiva (ISAD G) (pólo morfológico). (Ver anexo H) 4 http://www.adporto.org 21
  22. 22. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 3.1.2 - Boas práticas internacionalmente reconhecidas em projectos de digitalização Ao estudar alguns dos projectos de digitalização nacionais e internacionais, pude recolher algumas boas práticas recomendadas pelos próprios. A National Library of Australia5 por exempl, faz algumas recomendações gerais para o manuseio dos materiais originais como pode ser lido de seguida: • Lavar as mãos regularmente, e garantir que estejam sempre limpas; • Utilizar luvas de algodão quando for apropriado para carregar a maior parte dos itens (de modo a proteger os materiais das gorduras e sujidade das mãos), mas há que ter em atenção que também podem dificultar tarefas simples como por exemplo virar uma página; • Ter sempre bastante espaço para acomodar o material com que se trabalha; • Transportar os materiais sempre que possível dentro de pastas ou num trolley apropriado; • Não molhar os dedos para manusear material original; • Garantir que todos os itens são transportados na sua totalidade; • Os materiais danificados devem ser transportados dentro de bolsas de Mylar (polyester), ou pastas. • Evitar tocar directamente na superfície do material; • Nunca utilizar o material original como suporte para escrever; • Não empilhar diferentes materiais (ex: livros e pinturas); • Não deve haver comida nem bebida perto dos itens da colecção (e deve-se sempre lavar as mãos depois de comer); • Remover clips e pins cuidadosamente; • Substituir os clips e pins por clips de plástico: • Se for necessário marcar uma página, utilizar um pedaço de papel branco e não post-its: • Evitar a tentação de reparar itens danificados, e nunca usar fita cola para reparar, pois com o tempo acaba por descolorar e danificar o papel; • Limpar sempre os scanners antes das digitalizações. 5 http://www.nla.gov.au/digital/care_handling.html 22
  23. 23. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 3.2 - Contexto internacional e nacional 3.2.1 - Projectos internacionais - O caso da National Library of Australia6 Sem dúvida que um dos projectos de digitalização internacional mais bem sucedido é o da National Library of Australia. O objectivo deste projecto é guardar, coleccionar e tornar acessível (directamente ou através de parcerias com outras bibliotecas) recursos relativos à população australiana e não só. No total recolheu mais de 5 milhões de recursos que vão desde microfilmes, livros, mapas, música, publicações online, fotografias, etc. A recolha dos recursos é feita sobretudo através dos depósitos legais, da compra, de trocas ou doações. Este projecto construiu o seu próprio esquema de meta-informação com base em esquemas de outros projectos, tais como o Reference Model for an Open Archival Information System (OAIS) Draft Recommendation for Space Data System Standards, o NEDLIB Project, o Library of Congress-CNRI Experiment Project, The Making of America II Project; the CEDARS Project e o the National Archives of Australia’s Record keeping Metadata Standard. Um ponto de partida fundamental para a construção do esquema de meta-informação foi o esquema proposto pelo Research Libraries Group (RLG) PRESERV Working Group on Preservation Uses of Metadata. Deste modo a National Library of Australia contribui para a vitalidade e para a herança cultural da Austrália. 3.2.2 - Projectos nacionais 3.2.2.1 - O projecto RODA7 O objectivo deste projecto é promover e concretizar o estudo de uma solução, o RODA, de modo a que futuramente leve o IAN/TT (actualmente DGARQ), a ir de encontro aos propósitos do eGoverno. Para isso foram definidos requisitos funcionais para um arquivo digital; um modelo conceptual, lógico e um modelo de dados de um arquivo digital; uma estrutura de meta-informação e de requisitos técnicos, desenvolveu-se um protótipo de um arquivo digital, etc. Tudo isto ao longo de 3 fases: Planeamento e análise, prototipagem e teste e disseminação. Este repositório utiliza vários esquemas de meta-informação, tal como o EAD (Encoded Archival Description – meta-informação descritiva), o PREMIS (PREservation Metadata Implementation Strategies), a NISO Z39.87 (meta-informação técnica) e o METS (meta-informação estrutural). 6 http://www.nla.gov.au 7 http://roda.iantt.pt/pt 23
  24. 24. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Figura 4: Esquemas de meta-informação do projecto RODA 3.2.2.2 - A Biblioteca Nacional Digital 8 Este projecto lançado pela Biblioteca Nacional, tem como objectivo cumprir as suas funções legais através da utilização das tecnologias da informação para poder fornecer documentos digitalizados e edição digitais aos seus utilizadores. Até ao momento este foi o projecto que melhor detalhou as tecnologias que utiliza, tal como se pode ver no quadro que se segue: 8 http://bnd.bn.pt 24
  25. 25. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto ARCO CAPA CONTENTE KIWI LUSTRE MANGAS METS OCR PAPAIA SECO Armazenamento Criação Editor de Conteúdos Indexação de Armazenamento Manipulação e Metadata Reconhecimento Processament Permite e Computação Automática de Estruturados Palavras em Distribuído, Gestão de Encoding and Óptico de Caracteres o de Páginas encadear um em Rede para Ficheiros PDF Imagens Escalável e de Metadados Transmission Digitalizadas conjunto de Definição Bibliotecas de Imagens Alto Desempenho Descritivos Standard conversões Digitais entre formatos de imagem - Fiabilidade - Criação de - Declaração da - Segmentação -Escalabilidade - codificação - Normalizar - Facilidade de cópias de um estrutura de uma das palavras e de meta- os nomes dos utilização documento em obra digitalizada caracteres das -Desempenho informação ficheiros de - Baixo Custo PDF, a partir - Organização de imagens descritiva, imagens de - Interopera das suas colecções de obras -Indexação em - Baixo Custo administrativa páginas bilidade imagens - Criação de série de e estrutural digitalizadas - definir um múltiplos índices de qualquer -Capacidade de - Declarar a tamanho visualização número de Integração estrutura máximo para os - Exportação de uma palavras sequencial da Caracterís ficheiros PDF obra para um formato -Validação - Fiabilidade obra ticas/ - alterar alguns XML manual ou digitalizada atributos das - Importação de automática de - Facilidade de associando as Funções imagens descrições de obras ocorrências Utilização imagens aos - reconhece em XML -Exportação dos capítulos a que formatos JPEG - Geração de cópias índices em pertencem e TIFF em XHTML ou PDF linguagem XML - associar opcionalmente a cada imagem palavras- chave Tabela 2: Lista de aplicações utilizadas pela Biblioteca Nacional Digital e as suas características/funções 25
  26. 26. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 3.2.2.3 - O DigitArq 9 O DigitArq é um projecto do Arquivo Distrital do Porto, com o objectivo de servir de base para a construção de um arquivo digital. Apesar de no início se considerarem vários esquemas de meta-informação para este projecto, no final optou-se por utilizar os esquemas de informação da Library of Congress, da NISO e do CEDARS. O esquema de meta-informação proposto para o projecto da UCD tem como base o esquema do DigitArq como se poderá ver no anexo H. 3.2.2.4 - O caso do arquivo da CML10 De todos estes projectos de digitalização nacionais, o projecto do Arquivo da Câmara Municipal de Lisboa é a referência para o projecto da Unidade Central de Digitalização, pois são ambos projectos camarários com os mesmo objectivos e características. Os objectivos do projecto de digitalização do Arquivo da Câmara Municipal de Lisboa, são facilitar o acesso à informação e melhorar a preservação dos originais. Também em Lisboa foram escolhidos os processos de obra para aplicação do projecto, pois estes documentos são requisitados diariamente (o que aumenta a rapidez da sua degradação). Apesar de na generalidade se seguirem os procedimentos que são utilizados em Lisboa, no caso da meta-informação seguir-se-à outro rumo, como poderá ser observado adiante. 9 http://www.adporto.org/ 10 http://arquivomunicipal.cm-lisboa.pt/default.asp?s=12151 26
  27. 27. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Figura 5: Resumo de alguns projectos nacionais de digitalização/gestão de objectos digitais 27
  28. 28. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 4 - Identificação de requisitos da Unidade Central Digitalizadora 4.1 - Requisitos físicos 4.1.1 – Espaço A Unidade Central de Digitalização ficará localizada no piso 0, no Palácio dos Correios, numa área de cerca de 100m2, em instalações do Arquivo Geral, e na proximidade do Gabinete do Munícipe. Ela terá ligações internas a outras zonas de serviço e de depósito do Arquivo Geral. Além disso, a UCD fica justaposta ao Serviço de Expediente do GM, com o qual se relacionará directamente, através de um corredor intermédio. 4.1.2 - Mobiliário e Equipamento O mobiliário deverá ser considerado, desde logo, no projecto de arquitectura. Algum equipamento já está adquirido, mas é indispensável acrescentar um número representativo de computadores – dadas a composição e funções diversificadas da equipa de processamento e gestão da informação e, ainda, a necessidade de criar meios de acesso aos munícipes na sala de consulta do arquivo, além de diversa maquinaria de cópia, dobragem de papel, pequenos restauros, etc. Algum deste equipamento, notadamente o de cópia, poderá ser obtido em regime de aluguer. Lista de aquisições: • Digitalizadoras, no curto prazo (3) 1 planetária para grandes formatos 2 planetárias para formatos reduzidos • Ploter • Fotocopiadora/Impressora • Máquina de dobragem de papel • Computadores (20) (excluídos os acoplados às digitalizadoras) 1 para o coordenador 2 para o registo de entradas e saídas 28
  29. 29. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 10 para descrição e indexação de processos 3 para gestão da informação 4 para consulta externa • Mesas/secretárias 4 compridas (4x3 postos de trabalho com espaço suficiente) com 4 blocos de gavetas autónomos 6 mesas – secretária com bloco de gavetas autónomo 2 compridas (sala leitura) 1 larga e comprida (pequenos restauros) • Cadeiras (25) • Estantes • Armários/vestiários • Pequenos restauros (equipamento mínimo) 4.2 - Requisitos humanos Nas tarefas da UCD é de realçar a parte descritiva dos processos e a elaboração do respectivo índice, quase folha a folha, para ser possível identificar rapidamente as imagens requeridas. Antes da digitalização, haverá também lugar à preparação física dos processos, na qual se incluem a verificação da ordem dos documentos, sua numeração e frequentes restauros de danos, no papel, que dificultem a digitalização. É de referir que para alguns postos de trabalho – se houver disponibilidade em assistentes administrativos, auxiliares administrativos ou auxiliares de serviços gerais devidamente capacitados – se poderá encarar a hipótese de recorrer a mobilidade interna, a partir de outros serviços camarários ou do quadro de excedentários da administração pública. Para os trabalhos de coordenação, assim como de recolha e gestão da informação, é indispensável recorrer a pessoal especializado na área de arquivo ou ciência da informação. Algumas actividades, como as digitalizações, as cópias, a dobragem de papel e, eventualmente, a elaboração de índices, podem ser exercidas em regime de tarefa, até com possível vantagem. 29
  30. 30. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 4.3 - Capacidade de processamento da máquina digitalizadora A máquina digitalizadora foi adquirida à empresa MIND11, e após entrar em contacto com a própria, consegui obter alguns dados relativos ao seu desempenho e requisitos: 4.3.1 – Desempenho • Resolução: 200 dpi • Velocidade: 5 segundos a digitalizar (e sempre a cores) • Manuseio de Papel: espessura máxima de 2mm 4.3.2 – Requisitos • 3 servidores dual core 3GHz cada e com 3 GB de ram (cada) • Sistema Operativo: Windows XP Pro 4.4 - Previsão do número de documentos produzidos por dia Para se ter uma noção do volume de trabalho que espera esta nova unidade, fez- se uma comparação com o Arquivo da Câmara Municipal de Lisboa, que nos 7 meses iniciais do projecto digitalizou 160.000 imagens. Ao fim do primeiro ano, tinham transitado 9.000 processos urbanísticos, seleccionando-se para digitalização apenas as partes mais significativas de cada um. Por sua vez, a ploter e a impressora consumiram 15 Km de rolo de papel, gerando, em contrapartida uma considerável receita para a câmara. A taxa de repetibilidade dos pedidos foi de 20%, percentagem que tem vindo a aumentar, reduzindo consideravelmente o esforço de requisições ao arquivo a multiplicação de fotocópias para o mesmo processo. O grande benefício foi sentido, nomeadamente, na gestão do IMI – (Imposto Municipal sobre Imóveis). A CMP terá provavelmente um quarto do movimento da de Lisboa. Contudo, DMU/DMSI/GM não estão a pensar apenas na reprodução dos processos requisitados ao arquivo. O projecto que está a ser concebido diz respeito à desmaterialização integral dos processos, desde que os documentos originais chegam ao Gabinete do Munícipe. 11 http://www.mind.pt/ 30
  31. 31. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 5 - Características Funcionais 5.1 - Tipologia e fluxograma dos documentos a digitalizar Para haver uma noção de quais as tipologias de documentos que seriam alvo de digitalização dentro dos processos Licenciamento/Autorização de Obras, foi pedido à DMU que elaborasse uma listagem dos mesmos. Nessa listagem, a DMU incluiu alguns campos para além do tipo de documento como por exemplo: digitalização, nº folhas e data de produção. Essa lista foi enquadrada numa tabela de recolha de dados, com o objectivo de definir os perfis de digitalização. Nesta tabela acrescentaram-se campos como por exemplo, Cor / PB, Material de Suporte, Formato / Dimensões e Texto / Imagem. Como se pensa em fazer uma digitalização retrospectiva, foi pedido ao Arquivo Geral e à própria Casa do Infante que preenchessem a tabela, analisando processos de Licenciamento/Autorização de Obras antigos. Por sua vez, também foi necessário preencher a tabela com dados dos processos de Licenciamento/Autorização actuais, para o que foi necessário o deslocamento à DMU para recolher os dados necessários. Podemos ver nas páginas seguintes um excerto da tabela das tipologias de documentos para digitalização, já devidamente preenchida pelas 3 entidades (a tabela completa poderá ser consultada no anexo I): 31
  32. 32. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Material Data de Cor Formato / Texto / Entidade Número do Tipologias Documentais de Digitalização Nº folhas produção / PB Dimensões Imagem proveniente documento Suporte Elementos de informação urbana Relatório de informação urbanística; 2003 PB Papel A4 Texto UCD 10 DMU 1 Planta de localização e enquadramento 2003 Cor Papel A4 Imagem UCD 1 DMU 2 Extractos da planta de ordenamento; 2003 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 4 DMU 3 Planta topográfica testemunho à escala 1/1000, que não pode ser alterada; 2003 Cor Papel A4 Imagem UCD 1 DMU 4 Planta topográfica 2003 Cor Poliester A4 Imagem UCD 1 DMU 5 Mapa de medições 2003 PB Papel A4 Texto UCD 3 DMU 6 Ficha estatística 2003 PB Papel A4 Texto UCD 1 DMU 7 Fotografias 2003 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 4 DMU 8 Documentos comprovativos da qualidade de titular Certidão da Conservatória do Registo Predial 2003 PB Papel A4 Texto UCD 10 DMU 9 Certidão da Conservatória do Registo Comercial 2003 PB Papel A4 Texto UCD 10 DMU 10 Autorização da assembleia de condóminos 2003 PB Papel A4 Texto UCD 1-200 DMU 11 Termo de responsabilidade 2003 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 1 DMU 12 Prova de inscrição do técnico 2003 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 1 DMU 13 Memória descritiva e justificativa 2003 PB Papel A4 Texto UCD 5 DMU 14 Calendarização da execução da obra. 2003 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 1 DMU 15 Estimativa do custo total da obra 2003 PB Papel A4 Texto UCD 1 DMU 16 Projecto de arquitectura, contendo todas as peças desenhadas 2003 Cor Papel 60cm x 92cm Imagem UCD 15 DMU 17 Pareceres das entidades externas ao município 2003 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 8 DMU 18 Projectos de especialidades a) Projecto de estabilidade a1) Termo de responsabilidade; 2003 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 1 DMU 19 a2) Prova da inscrição válida do técnico em associação profissional; 2004 Cor Papel A4 Texto/Imagem UCD 1 DMU 20 Tabela 3: Tipologias de documentos pertencentes ao processo Licenciamento/Autorização de Obras 32
  33. 33. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Outra questão importante é definir o fluxograma das digitalizações, fluxograma esse que está ainda em desenvolvimento pelo DMA, com apoio da equipa da Porto Digital (na qual se incluem duas licenciadas em Ciência da Informação, a Marta Brandão e a Marta Costa), e demais entidades envolvidas, assim como o levantamento de actividades do processo de gestão de informação. É então apresentado de seguida o fluxograma das digitalizações (o levantamento das actividades poderá ser consultado no anexo M): Pistas de Responsabilidade (swimlanes) • (DMSP ->) Gabinete do Munícipe • Arquivo Geral o Sector de Incorporação e Gestão de Informação (AG-IGI) o Unidade de Digitalização (AG-UcD) o Repositório • Direcção Municipal de Urbanismo • Entidades Externas (Entidades Reguladoras; Requerente; etc...) • Direcção Municipal dos Serviços da Presidência Nota: Ainda está prevista a inclusão nas pistas de responsabilidade, do Arquivo Histórico (AH) com o sectores: Arquivos e colecções, Documentos Especiais, Conservação e Restauro. 33
  34. 34. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Figura 6: Fluxograma das digitalizações da UCD 34
  35. 35. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 5.2 - Esquemas de meta-informação Tendo em conta a futura interoperabilidade da UCD com o Gisa e com o Gescor, é necessário definir um conjunto de meta-informação geral que se aplique a todos os documentos. A partir deste documento matriz, será necessário completar os campos de recolha de meta-informação através do recurso a outras normas. Tal como já foi mencionado, foram estudados vários tipos e esquemas de meta- informação, contudo no final, optou-se por utilizar como base, o esquema de meta- informação já utilizado pelo DigitArq (que engloba meta-informação da Library of Congress, do Cedars e da NISO Z39.87 – 2002). A este esquema foi adicionado o esquema de meta-informação da ISAD (G). O esquema de meta-informação proposto para a UCD (que é apresentado de seguida), está sistematizado numa tabela com os seguintes campos: • Nome do elemento • Tipo (texto, data, alfanumérico,...) • Exemplo • Obrigação (elemento obrigatório, obrigatório se aplicável ou opcional) • Repetível (elemento pode ser repetido ou não) • Recolha ( recolha automática, manual, ou ambas) • Nível de aplicação (aplica-se ao objecto digital, apenas à imagem, ou a ambos) • Esquema e tipo de meta-informação (qual o esquema de meta-informação original a que aquele elemento pertence – NISO, ISAD (G),... e qual o tipo de meta-informação – técnica, descritiva, preservação, estrutural) • Descrição • Processos / Actividades (este campo deverá ser preenchido quando se fizer a digitalização de um processo, para ver em que actividade é que determinado elemento de meta-informação é recolhido) Nesta tabela constam também alguns elemento sublinhados a cor amarela, pois inicialmente são elementos que não serão utilizados, pois referem-se a entidades externas, visto Arquivo Distrital do Porto recebe documentação externa, o que para já não irá acontecer na UCD, tendo em conta que só digitalizará documentação produzida pelos departamentos da CMP. (A tabela completa poderá ser analisada no anexo H) Legenda: • Obrigação –> O = Obrigatório / Op = Opcional / OA = Obrigatório se aplicável • Repetível -> S = Sim / N = Não • Recolha -> A = Automática / M = Manual / A/M = Automática e/ou Manual • Nível de aplicação -> OD = Objecto Digital / I = Imagem 35
  36. 36. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Esquema e Processos / Nível de tipo de Nome Tipo Exemplo Obrigação Repetível Recolha Descrição Actividades aplicação Meta- * Informação Texto: caixa 1 - Categoria de Por defeito: "Acesso sem Informação sobre a acessibilidade de escolha de Op N A/M OD LC acesso restrições" ou não ao OD do documento valores 2 - Mensagem de Mensagem de informação sobre o Texto _ OA N A/M OD LC acesso elemento anterior. Data de alteração de estado de acesso. Aplicável apenas no caso 3 - Data de alteração Data “2008-01-01” OA S M OD LC do acesso ser restrito, indicando- de estado de acesso se então a data prevista de libertação do documento. Direitos de autor da imagem e não do objecto fonte. Existência de copyright. Esta informação deve 4 - Direitos de autor Texto _ Op N A OD LC ser relacionada com o elemento 1. Pode haver restrições de cópia mas não de consulta. Tabela 4: Esquema de meta-informação para a UCD 36
  37. 37. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 5.2.1 - Tipos de meta-informação aplicáveis e objectivos Existem vários tipos de meta-informação, cada qual com os seus objectivos. Sendo assim, existem quatro grandes tipologias de meta-informação: Descritiva Descreve e identifica os objectos / Ex: ISAD(G), EAD, ISAAR(CPF) Preservação Garante autenticidade dos objectos (proveniência e acções sobre ele) / Ex: PREMIS Técnica Relacionada com o funcionamento do sistema / Ex: NISO Z39.87 Estrutural Organiza objectos complexos (livros – capítulos – secções – páginas) / Ex: METS Tabela 5: Tipos de meta-informação 5.2.2 – Correspondência entre a ISAD (G) e a EAD Decorrente da análise da norma EAD, apresento de seguida a correspondência entre a norma ISAD (G) e os campos da EAD. Eventualmente, quando entrar em vigor o GISA, a UCD passará a utlizar os campos da EAD, aos invés dos da ISAD (G). Secção Campo (ISAD G) Correspondência elemento (EAD) <eadid> c/Countrycode e Mainagencycode attributes <unitid> c/Countrycode e 3.1.1 Código(s) de referência Repositorycode attributes 3.1.2 Título <unittitle> 3.1.3 Data (s) <unitdate> 3.1.4 Nível de descrição <archdesc> and <c> LEVEL attribute 3.1.5 Dimensão e Suporte <physdesc> and subelements <extent>, <dimensions>, <genreform>, <physfacet> 3.2.1 Nome(s) do(s) produtor(es) <origination> 3.2.2 História administrativa/Biografia <bioghist> 3.2.3 História arquivística <custodhist> 3.2.4 Procedência <acqinfo> 3.3.1 Âmbito e conteúdo <scopecontent> 3.3.2 Avaliação, eliminação e temporalidade <appraisal> 3.3.3 Incorporações <accruals> 3.3.4 Sistema de organização <arrangement> 3.4.1 Condições de acesso <acessrestrict> 3.4.2 Condições de reprodução <userestrict> 3.4.3 Idioma <langmaterial> 3.4.4 Características físicas e requisitos técnicos <phystech> 3.4.5 Instrumentos de Pesquisa <otherfindaid> 3.5.1 Existência e localização dos originais <originalsloc> 3.5.2 Existência e localização de cópias <altformavail> 3.5.3 Unidades de descrição relacionadas <relatedmaterial><separatedmaterial> 3.5.4 Nota sobre publicação <bibliography> 3.6.1 Notas <odd><note> 3.7.1 Nota do Arquivista <processinfo> 3.7.2 Regras ou convenções <descrules> 3.7.3 Data (s) da (s) descrição (ões) <processinfo><p><date> Tabela 6: Correspondência entre os campos da norma ISAD (G) e da EAD 37
  38. 38. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 5.2.3 - NISO Z39.87 MIX Este esquema de meta-informação téncnica permite trocar e interpretar imagens digitais, pois facilita a interoperabilidade entre sistemas, serviços e software, bem como a gestão das mesmas a longo termo.12 Esta norma é constituída por 5 áreas: A área 6 consiste em informação acerca do objecto digital e a área 7 em informação acerca da imagem. Na área 8 os campos estão relacionados com meta-informação acerca da captura da imagem, enquanto que na área 9 os campos estão relacionados com meta-informação sobre a avaliação da imagem. Finalmente a área 10 consiste no registo de alterações Como inicialmente estava prevista a sua utilização no esquema de meta- informação da UCD, fiz uma tradução da norma, visto ainda não existir informação em português (no anexo C e D poderão ser consultadas uma tabela com todos os campos da NISO esquemarizados, assim como uma descrição campo a campo). 5.2.4 – METS Metadata Encoding & Transmition Standard (METS) é uma norma para codificar meta-informação descritiva, administrativa e estrutural sobre objectos guardados num repositório digital. Como não houve tempo para uma análise mais pormenorizada, pode ser visto no anexo E uma listagem dos campos do METS. Um documento METS consiste em sete secções principais: 13 1. Cabeçalho METS – Contém meta-informação descrevendo o documento METS em si, incluindo informação como o criador, editor, etc... 2. Meta-informação Descritiva – Aponta para metadados descritivos externos ao documento METS (por exemplo, um registo MARC num OPAC ou um registo EAD mantido num servidor Web), ou conter metadados descritivos embebidos, ou ambos. Múltiplas instâncias de metadados descritivos, tanto internas como externas, podem ser incluídos na secção de metadados descritivos. 3. Meta-informação Administrativa – Oferece informação sobre como os ficheiros foram criados e armazenados, direitos de propriedade intelectual, metadados sobre o objecto original a partir do qual o objecto digital foi 12 http://www.niso.org/standards/standard_detail.cfm?std_id=731 13 FARIA, Luís e CASTRO, Rui – relatório da primeira fase RODA: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo . Minho: Universidade do Minho, 2006 38
  39. 39. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto derivado, e informação sobre a proveniência dos ficheiros que compõem o objecto digital (isto é, relações de ficheiros originais/derivados, e informação de migração/transformação). Tal como os metadados descritivos, os metadados administrativos podem ser tanto externos ao documento METS, ou codificados internamente. 4. Secção de Ficheiros – Lista todos os ficheiros que contêm as versões electrónicas do objecto digital. Elementos <file> podem ser agrupados em elementos <fileGrp>, para permitir a subdivisão de ficheiros por versão do objecto. 5. Mapa Estrutural -O Mapa Estrutural é o coração do documento METS. Ele esboça uma estrutura hierárquica para o objecto da biblioteca digital e liga os elementos dessa estrutura a ficheiros com conteúdos e metadados referentes a cada elemento. 6. Ligações Estruturais -A secção de Ligações Estruturais do METS permite aos criadores METS registar a existência de hiperligações entre nós na hierarquia esboçada no Mapa Estrutural. Esta secção tem um valor particular na utilização do METS para arquivar sites. 7. Comportamento -Uma secção de comportamento pode ser usada para associar comportamentos executáveis com o conteúdo no objecto METS. Cada comportamento numa secção de comportamento tem um elemento de definição de interface que representa uma definição abstracta do conjunto de comportamentos representado por uma secção de comportamento particular. Cada comportamento também tem um elemento de mecanismo que identifica um módulo de código executável que implementa e executa os comportamentos definidos de forma abstracta perla definição de interface. 5.3 – Armazenamento No documento Technical Guidelines for Digital Cultural Content Creation Programmes14 também podem ser encontradas várias recomendações para projectos de digitalização. Neste caso resolvi extrair algumas recomendações sobre o armazenamento do conteúdo digital: Diferentes dispositivos de armazenamento digital, têm requisitos diferentes de software e hardware para acesso, e por isso esta é uma questão a que se deve prestar bastante atenção, pois existem várias ameaças a estes dispositivos. As principais são a deteoração física e a evolução tecnológica que pode tornar estes dispositivos obsoletos. Os recursos gerados durante o projecto de digitalização serão tipicamente armazenados no disco rígido de um ou mais servidores, e em unidades de armazenamento portáteis. Os tipos de armazenamento portátil mais usados são a fita magnética e os discos ópticos 14 http://www.minervaeurope.org/structure/workinggroups/servprov/documents/techguid1_0.pdf 39
  40. 40. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto (CD-R e DVD). Os dispositivos de armazenamento portátil devem ser de boa qualidade, e comprados a marcas de confiança. Os dispositivos devem ser armazenados de acordo com as instruções dos fornecedores. Os projectos devem considerar criar cópias dos seus recursos digitais – registos de meta-informação como de objectos digitalizados - em dois tipos de armazenamento. Pelo menos uma cópia deve ser guardada numa localização diferente da original para garantir que está a salvo em caso de algum desastre. Todas as transferências para dispositivos portáteis devem ter um registo. Os dispositivos devem ser “refrescados” (copiar o seu conteúdo para outro dispositivo igual) de x em x tempo. Também esta actividade de “refrescamento” deve ser registada. 40
  41. 41. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto 6 - Plano de implementação 6.1 - Implementação da Unidade Central Digitalizadora Inicialmente a UCD trabalhará apenas com documentos do departamento do Urbanismo pois são os mais requisitados, e por conseguinte, sujeitos a um maior desgaste. Será uma espécie de teste à própria UCD, e a partir daí, será aplicada a todos os departamentos da CMP. A grande prioridade será a gestão de processos de licenciamento urbanístico, embora se preveja alargar progressivamente o serviço a outras áreas. 6.2 - Questões relativas à realização dos testes em cada uma das fases de implementação Apesar de não estar previsto um período de realização de testes de digitalização na UCD, esta fase é vital, pois apesar de ter sido realizada uma tabela de perfis de digitalização, é necessário testá-los, e compará-los com outros projectos. Para este efeito, foi elaborada uma tabela de perfis de digitalização (ver anexo J), com base na listagem de tipologias de documentos fornecida pela DMU. Nesta tabela separaram-se antes de mais os documentos a preto e branco dos de cor, depois foram agregados por material de suporte, depois disso por formato / dimensões, e finalmente pelo campo texto / imagem. Para chegar aos perfis finais foi analisada uma tabela do Arquivo do Reino de Valência (ver anexo L), presente no caderno de boas práticas elaborado pelo meu colega de estágio Tiago Silva. Essa análise permitiu definir com clareza os perfis de digitalização, esquematizados na tabela apresentada de seguida, que apresenta também (a título de comparação) o cenário do Arquivo da CML, isto é, os valores que são utilizados por esta entidade. Há que chamar a atenção mais uma vez para a necessidade de serem realizados testes com estes valores obtidos, principalmente naqueles documentos que não têm como material de suporte o papel (mas sim poliéster, vegetal, papel fotográfico), visto que têm outras especificidades. Outra questão que também necessitará de testes, é relativa aos formatos de imagem, isto é, os Masters, os Jpegs e os Thumbnails. Isto porque o tamanho das imagens tem impacto na apresentação dos resultados de pesquisa e também afecta a velocidade a que as páginas são descarregadas nos browsers15. 15 http://www.nla.gov.au/digital/delivery.html 41
  42. 42. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Perfis Escalas de Resolução / Formato Descrição Cenário 1 (AML) Digitalização cinzento/ cor Cinzento a 8 P1 200 dpi / TIFF sem compressão Documentos de texto a preto e branco, em suporte papel, A4 Não capturam imagens a P&B bits P2 250 dpi / TIFF sem compressão Cor a 24 bits Mapas, projectos e pergaminhos (formatos A4) A4: 145 dpi's /JPEG / RGB 8 bits 300 dpi / a captura geral em JPEG e a malha quadriculada Grandes formatos: 200 dpi's / JPEG/ P3 Cor a 24 bits Mapas, projectos e pergaminhos (formatos A3 ou superior) em formato A4 em TIFF sem RGB 8bits compressão P4 250 dpi / TIFF sem compressão Cor a 24 bits Texto Impresso e/ou Imagem, em papel A4, a cor e/ou preto e branco ( A4: 145 dpi's /JPEG / RGB 8 bits Cinzento a 8 P5 300 dpi / TIFF sem compressão Texto, e texto e imagem p/b, A3 Não capturam imagens a P&B bits Tabela 7: Resumo dos perfis de digitalização 42
  43. 43. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Conclusão A implementação de um projecto de digitalização transversal numa entidade como uma câmara municipal, é sem dúvida um processo complexo e moroso. Penso que com este estágio foram feito avanços significativos, sobretudo na área da meta- informação e do perfis de digitalização, contudo ainda deverão ser feitos mais estudos e testes nestas áreas, visto serem dois pilares de um projecto deste género. E os riscos de um projecto desta enverdura são grandes, daí que não se deva menosprezar nenhuma etapa. Reforço mais uma vez, a necessidade de se fazerem testes aos perfis de digitalização, sobretudo aos documentos em suporte vegetal, papel fotográfico, poliéster, tela e ozalid. É também necessário definir 3 formatos de imagem, o master (que à partida será captado com as características definidas nos perfis e que servirá de base para os outros formatos), a cópia para visualização, e o thumbnail. Quanto à meta-informação, o esquema proposto engloba a meta-informação téncnica, descritiva e de preservação, devendo futuramente estudar-se a implementação da meta-informação estrutural (METS). Tendo em conta o trabalho que realizei ao longo deste estágio e com base nas condições existentes, penso ter cumprido os objectivos principais deste estágio, que sem dúvida foi uma experiência enriquecedora, permitindo-me ter contacto com a realidade profissional da área, e aprofundar o meu conhecimento em certas matérias que sem dúvida poderão vir a ser muito úteis futuramente. Gostaria de relembrar que ao longo deste estágio também foi feita uma página pessoal, onde poderá ser feito o download deste relatório em versão electrónica (http://paginas.fe.up.pt/~ci03030/). 43
  44. 44. Organização do Arquivo Electrónico e Gestão de Objectos Digitais no Departamento de Arquivos da Câmara Municipal do Porto Bibliografia e referências electrónicas • CMP, Departamento de Arquivos – Manual da Qualidade, 2006 • FARIA, Luís e CASTRO, Rui – relatório da primeira fase RODA: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo . Minho: Universidade do Minho, 2006 • FASCHIN, Odília – Fundamentos de Metodologia. São Paulo: Atlas, 1993 • ISAÍAS, Pedro – Bibliotecas Digitais. Lisboa: Universidade Aberta, 1999 • RAMOS, Adelaide; et al. - Automação de Bibliotecas e Centros de Documentação: o processo de avaliação e selecção de softwares – Brasília: Ci. Inf., v.28, n.3, p. 241-256., set/dez. 1999 • REAL, Manuel – Documento justificativo e descritivo da UCD (draft). Porto, 2007 • RHYNO, Art – Using Open Source Systems for digital libraries. London: Libraries Unlimited, 2004 • SILVA, Armando Malheiro da; RIBEIRO, Fernanda - Das "Ciências" Documentais à Ciência da Informação : ensaio epistemológico para um novo modelo curricular. Porto: Edições Afrontamento, 2002. (Biblioteca das Ciências do Homem. Plural; 4) • TANNER, Simon – From vision to implementation – strategic and management issues for digital collections. Loughborough: A British Counscil International Seminar, 13 to 18 February 2000. (http://heds.herts.ac.uk/resources/papers/Lboro2000.pdf) • WITTEN, Ian H. – How to build a digital library. Amsterdam: Morgan Kaufmann Publishers, 2003 44

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