Inventarios

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Inventarios

  1. 1. Sistemas de Inventario Prof. Jorge E. Parada P. 12 de julio de 2006 Resumen La gesti´n de inventarios es una funci´n de gran importancia dentro de los pla- o o nes operativos y estrat´gicos de una organizaci´n. Los inventarios representan una e o inversi´n de dinero para las empresas, pero tambi´n funciona como un soporte pa- o e ra las operaciones que puede garantizar la fluidez del proceso productivo ante la ocurrencia de imprevistos. En este documento analizaremos los conceptos funda- mentales que tienen que ver con la gesti´n de los sistemas de inventarios. Primero o se estudian los tipos fundamentales de inventarios y se analiza como encajan las distintas pol´ ıticas de inventario dentro de la estrategia de los procesos productivos. Analizaremos luego los modelos de inventarios para demanda independiente y con- tinuaremos con una brebe explicaci´n de los sistemas de gesti´n para la demanda o o independiente.Introducci´n Inventario se llama a la existencia de cualquier art´ o ıculo o recurso utilizadoen una organizaci´n. Un sistema de inventario es un conjunto de pol´ o ıticas y controlesutilizados para el monitoreo de la cantidad de art´ ıculos disponibles, la determinaci´n de olos niveles que se deben mantener, el momento de reponer la existencia de alg´n art´ u ıculoy el tama˜o que deben tener los pedidos. n1. Tipos de inventarios y caracter´ ısticas principales Los tipos de inventario var´ del sector manufacturero al sector de servicios. En la ıanmanufactura el inventario se clasifica normalmente en materias primas, productos termina-dos, partes componentes, suministros e inventario de trabajo en proceso. Debe recordarseque para el sector de servicios existe un conjunto de bienes tangibles que sirven de soporteal sistema de entrega del servicio. Para este sector el inventario se refiere a estos bienes.Los inventarios son fundamentalmente una funci´n de tres elementos: incertidumbre o ovariabilidad en la demanda, incertidumbre o variabilidad en el proceso de producci´n y ofinalmente incertidumbre o variabilidad en el suministro. 1
  2. 2. Sistemas de InventariosInventarios de Materia Prima Son inventarios propios de los sistemas de produci´n o por manufactura que se utilizan para prevenir la variabilidad en la cadena de sumi- nistro.Inventarios de Trabajo en Proceso Estos inventarios incluyen todos los materiales de producci´n que han sido de alguna forma procesados o manufacturados pero que o a´n no se encuentran en su forma terminada. Estos inventarios tambi´n pueden in- u e cluir partes terminadas, es decir, piezas o componentes terminados que se almacenan para ser utilizados en un ensamblaje final.Inventarios de Productos Terminados Son inventarios de cualquier bien o producto destinados al consumidor final y que formar´n parte de la cadena de distribuci´n a o de la organizaci´n. oInventarios de Partes de Servicio Son partes y repuestos que se almacenan para ser utilizados como recambio en las tareas de mantenimiento de un equipo o produc- to m´s complejo. Por ejemplo los inventarios de repuestos de un fabricante de a autom´viles. oInventarios de Distribuci´n Son inventarios que se encuentran en tr´nsito hacia lo- o a calidades remotas con respecto a las plantas de producci´n, o que se almacenan o en dep´sitos de distribuci´n de la compa˜´ o de terceros. Estos art´ o o nıa ıculos a´n son u propiedad de la organizaci´n y se despachan o almacenan en ubicaciones remotas a o consignaci´n. oInventaarios de Suministros Son inventarios utilizados como apoyo a las operaciones en f´bricas u oficinas y que nunca forman parte del producto final. Pueden ser a suministros de oficina, productos de consumo en planta o piezas de repuesto para la reparaci´n de la maquinaria de la planta. o1.1. Prop´sitos de los inventarios o Pueden identificarse cinco objetivos fundamentales de los sistemas de inventario: laindependencia de operaciones, ajustar la producci´n a la variaci´n de la demanda, permi- o otir flexibilidad en los programas de producci´n, establecer un margen de seguridad para oafrontar las demoras en la entrega de materias primas y reducir los costos por las comprasde volumen. La independencia de las operaciones se busca con el objeto de que amortiguarlas variaciones del tiempo de producci´n en cada unidad de producci´n o celda de trabajo. o oSe busca compensar los tiempos de ejecuci´n m´s largos y estabilizar la producci´n pro- o a omedio para estaciones de trabajo que cumplen la misma funci´n. El manejo de la variaci´n o ode la demanda es un tema importante en el control de inventarios. Se busca (siempre quesea econ´micamente favorable) tener la capacidad de responder a los aumentos en la de- omanda para no perder oportunidad en el mercado. Una reserva de seguridad de inventario 2
  3. 3. Sistemas de Inventarioslogra este prop´sito. En la planeaci´n de la producci´n se busca que el inventario libere al o o osistema de la presi´n de sacar un producto. Se permiten as´ alargar los plazos de entrega o ıde productos terminados y se bajan los costos por el tama˜o de lotes mayor. n Los retrasos en el despacho de materias primas pueden resultar catastr´ficos e incluso odetener una l´ınea de producci´n. Los problemas mas comunes en el despacho de materias oprimas son los despachos perdidos, despachos de materiales incorrectos o defectuosos,huelgas de trabajadores o demoras comunes por problemas en las v´ de suministro. La ıasreducci´n de costos por las compras de volumen resulta bastante clara. Colocar un pedido otiene costos administrativos asociados que se reducen al realizar pedidos m´s grandes. De ala misma forma, al colocar pedidos grandes se reducen los costos unitarios de los art´ıculoscomprados.1.2. Costos de los inventarios Evidentemente la existencia de alg´n tipo de inventario produce costos asociados al umantenimiento, preparaci´n y las compras. De todos ellos, el mantenimiento del inventa- orio incurre en los costos m´s altos. El mantenimiento del inventario no se refiere solo a los aproductos o materiales que se guardan, se refiere tambi´n al espacio f´ e ısico del dep´sito, a olos seguros por da˜os, robos y manejo del inventario, a la obsolencia, depreciaci´n, costos n ode oportunidad e impuestos. Todos estos costos favorecen el mantenimiento de inventariospeque˜os y de alta rotaci´n. Los costos de preparaci´n se asocian a los cambios en las n o ocaracter´ısticas del producto o de la producci´n. La reducci´n de costos de preparaci´n o o ose asocia a una consecuente reducci´n en los tama˜os de lotes de cada producto. Conse- o ncuentemente, la producci´n de muchos lotes peque˜os permite la reducci´n del costo de o n oinventario. Este es el objetivo del sistema de producci´n justo a tiempo. Los costos de las oo´rdenes y compras son costos administrativos que tambi´n se asocian con el rastreo de elos productos de inventario. Existen otro tipo de costos que se asocia los productos quese acaban, que faltan o que ya no est´n disponibles en inventarios. Cuando se agota la aexistencia de un art´ ıculo se incurre en la p´rdida de clientes, de utilidades o en sanciones epor retraso. El retraso en este caso se asocia al tiempo que tarda en reponerse el art´ ıculo.Las p´rdidas o costos asociados al agotamiento de la existencia en inventario son dif´ e ıcilesde estimar y normalmente son poco mas que una conjetura.En la gesti´n de inventarios se busca minimizar los costos totales de inventario, producidos opor la suma de los cuatro factores explicados anteriormente.2. Tipos de demanda y los efectos sobre el inventario La demanda se refiere al pedido o encargo de mercanc´ productos o servicios por ıas,parte de un cliente o consumidor. Es de mucha importancia entender la diferencia entrelos dos tipos de demanda, cuya contabilizaci´n se usa para determinar las capacidades del o 3
  4. 4. Sistemas de Inventariosinventario. La demanda independiente se refiere a la demanda de art´ ıculos que no guardanrelaci´n entre s´ La demanda dependiente se refiere a la necesidad de un art´ o ı. ıculo, que esun resultado directo de la necesidad existente por otro art´ ıculo de mayor nivel y del cualforma parte. La demanda dependiente se calcula de manera directa, una vez conocida lademanda por el art´ ıculo de mayor nivel. La estimaci´n de la demanda independiente se orealiza con t´cnicas cualitativas y cuantitativas utilizadas en la gesti´n de la demanda. e oSeg´n la estrategia de producci´n que utiliza una organizaci´n, existe un punto en el u o oproceso productivo en el que la demanda pasa de ser dependiente a ser independiente. Eneste punto, llamado punto de desacople de la orden la compa˜´ se har´ responsable por nıa adeterminar la cantidad de alg´n art´ u ıculo necesario y el tiempo requerido para obtenerlo.Podemos definir cuatro estrategias fundamentales de manufactura que involucran los sis-temas de inventarios: fabricar para inventario, ensamblar a la medida, fabricar a la mediday dise˜ar a la medida. Cada una de estas estrategias implica un majejo unico de cada n ´tipo de inventarios e implica un desplazamiento del punto de desacople de la orden cadavez mas adentro del proceso productivo.Fabricar para inventario (Make To Stock ) Las actividades se enfocan al manteni- miento de inventarios de productos terminados. Esta es la estrategia m´s exigente a desde el punto de vista de la integraci´n de la cadena de distribuci´n. Los inventa- o o rios de productos terminados deben despacharse al cliente en tiempos prudenciales para evitar la obsolencia y depreciaci´n, ya que regularmente representan una mayor o inversi´n de la organizaci´n. o oEnsamblar para inventario (Assemble To Stock ) En esta estrategia el inventario que define el nivel de servicio de los clientes es el inventario de trabajo en proceso (partes y componentes terminados para ensamblaje). Esta estrategia de manufac- tura es com´n en las ventas de equipos electr´nicos, computadoras personales, etc. u o El n´mero de componentes que debe almacenarse siempre es mucho menor que u el n´mero de productos terminados que pueden ser ensamblados utilizando estos u componentes.Fabricar a la medida (Make To Order ) Las inversiones de inventario suelen ser me- nores ya que el producto terminado se fabrica luego de la colocaci´n de la orden. El o nivel de servicio se define a partir del inventario de materias primas. La ingenier´ıa determina los materiales que son requeridos, el proceso y los costos de fabricaci´n. oDise˜ o a la medida (Engineer To Order ) El establecimiento del nivel de servicio n depende en este caso de los proveedores. El producto se define, se dise˜a, se plani- n fica su manufactura y se produce para satisfacer los requerimientos del cliente. La inversi´n en inventarios es nula. o 4
  5. 5. Sistemas de Inventarios3. Modelos de inventario para la demanda indepen- diente El sistema de inventarios debe ordenar y recibir los bienes, coordinar la colocaci´n ode los pedidos, rastrear las ´rdenes de compra, verificar los destinos y las cantidades del opedido. El sistema de inventarios debe tambi´n monitorear y verificar que los proveedores ehallan recibido el pedido, que han despachado un pedido, que las fechas son las adecuadasy debe tener mecanismos para hacer nuevos pedidos y para el manejo de errores. Existen dos tipos de modelos de inventario: los de cantidad fija de pedido y los deperiodo de tiempo fijo de pedido. El primer tipo de modelos se dice que es impulsadopor un evento, mientras que el segundo es impulsado por el tiempo. Para un modelode cantidad fija de pedido se colocan pedidos en funci´n de un evento. Un evento puede oproducirse, cuando la cantidad de inventario restante llega hasta un punto predeterminado(R). La colocaci´n del pedido es independiente del tiempo y el sistema debe registrar ocontinuamente las entradas y salidas del inventario para asegurarse que el evento denuevo pedido se alcance. Al alcanzarse el evento se coloca un pedido por Q art´ ıculos. Eltama˜o del inventario promedio resulta menor, por lo que se benefician los art´ n ıculos m´s acostosos. Tambi´n aumenta la capacidad de respuesta para la reposici´n de las partes de e oreparaci´n cr´ o ıticas. Por otro lado, este modelo exige mayores esfuerzos de mantenimientoporque se deben registrar todas las entradas y salidas del inventario. Para un modelo de tiempo fijo de pedido, el conteo de los recursos de inventario tienelugar solo durante un periodo de revisi´n (T ); el inventario fijo promedio suele ser m´s o agrande y debe prevenirse el agotamiento de las existencias durante el ciclo de revisi´n. o3.1. Modelo de cantidad fija de pedido Para el desarrollo de la expresi´n m´s simple de este modelo se asumen algunas con- o adiciones que se listan a continuaci´n - La demanda del producto es constante y uniforme oen el per´ ıodo. - El plazo es constante. Se llama plazo al tiempo transcurrido desde que secoloca el pedido hasta que se recibe. - El costo de mantenimiento del inventario se basaen el inventario promedio. - Los costos de los pedidos o de preparaci´n son constantes. - oTodas las demandas ser´n satisfechas, manera que no se permiten pedidos pendientes. El amodelo de cantidad fija de pedido tiene un comportamiento de diente de sierra como el quese muestra en la figura 5. La l´ ınea punteada corresponde al valor de R. Q es la cantidado´ptima que debe ordenarse y corresponde a la cantidad econ´mica de pedido, tambi´n o ellamada EOQ, o Q´ptimo. La letra L designa el plazo del pedido. La forma matem´tica o ade representar los costos de inventario es D Q CT = CD + S+ H Q 2 5
  6. 6. Sistemas de Inventariosdonde CT es el costo anual total del inventario, D es la demanda anual del art´ ıculo, C es elcosto unitario de cada art´ıculo, S es el costo de preparaci´n o de colocaci´n de un pedido, o oQ es la cantidad de pedido y H es el costo anual de mantenimiento y almacenamientode un art´ıculo del inventario. Se busca determinar la cantidad Qopt que minimiza el costototal de mantenimiento. El valor ´ptimo del pedido se encuentra tomando la derivada de ola funci´n del costo total con respecto a Q e igualando a cero se tiene o dCT DS H =0− 2 + dQ Q 2 2DS Qopt = HEl punto de nuevo pedido R se determina para la demanda del plazo de reabastecimiento R = dLdonde d representa la demanda diaria por el art´ ıculo y L corresponde al plazo de reabas-tecimiento. Ambos valores se consideran constantes y conocidos.Ejemplo 3.1.1 (Cantidad Fija de Pedido)3.2. Modelo de cantidad fija de pedido en un proceso de pro- ducci´n o Una primera modificaci´n al modelo consiste en ajustar la llegada de art´ o ıculos alinventario a una tasa determinada a la vez que se utilizan los art´ ıculos en la planta oproceso. Utilizando la letra d para denotar la tasa de demanda constante de un art´ ıculoque vaya a utilizarse en la planta y la letra p para la tasa de producci´n del proceso que ofabrica ese art´ ıculo dentro de la misma planta, entonces se modifica la ecuaci´n anterior opara obtenerse D Q (p − d) CT = CD + S + Q 2 q Figura 1: Modelo B´sico de cantidad fija de pedido. a 6
  7. 7. Sistemas de Inventariossiempre que la tasa de producci´n sea mayor que la tasa de la demanda. El valor ´ptimo o opara el pedido en este caso cambia a 2DS p Qopt = H (p − d)donde se observa que el n´mero de unidades disponibles es siempre menor que la cantidad udel pedido.Ejemplo 3.2.1 (Cantidad Fija de Pedido para un proceso de producci´n) o3.3. Inventario de Seguridad En este modelo se asume que la demanda es constante. Esto s´lo se cumple en raros ocasos, pues en realidad la demanda var´ de un d´ para otro. Los niveles de reserva de ıa ıainventario se utilizan para tener un margen de protecci´n contra el agotamiento de las oexistencias. Se llama reserva de seguridad a la cantidad de inventario que se mantiene porencima de la demanda prevista. Un enfoque para lidiar con la demanda busca establecerel n´mero de unidades que probablemente falten para cumplir la demanda. Se utiliza uen este caso el concepto de nivel de servicio, que se refiere al n´mero de unidades de la udemanda que pueden suministrarse de las existencias actuales. En modelo de cantidad fijade pedido, la cantidad de reserva de seguridad depende del nivel de servicio deseado. Elpunto de nuevo pedido (evento que produce un pedido) es la suma del inventario requeridopara cubrir la demanda estimada de un cierto per´ ıodo y una reserva de seguridad definidapor el nivel de servicio al cliente.La diferencia fundamental para un modelo de cantidad fija de pedido donde la demandaes conocida y otro en que la demanda es estimada, radica en el c´lculo del punto de nuevo apedido. Es de notar que la cantidad Q del pedido no cambia en ambos casos, s´lo cambia oel momento en el cual se produce un pedido. Para una demanda con incertidumbre seutiliza, como se dijo anteriormente, una reserva de seguridad y la ecuaci´n del punto de o Figura 2: Modelo de cantidad fija de pedido durante el tiempo de producci´n. o 7
  8. 8. Sistemas de Inventariospedido se modifica tal que R = dL + zσLdonde z es el n´mero de desviaciones t´ u ıpicas para un nivel de servicio espec´ ıfico y σLes la desviaci´n est´ndar de utilizaci´n durante el plazo (L). El t´rmino de la derecha o a o ecorresponde a la reserva de seguridad; si el valor del t´rmino es positivo se interpreta que elos pedidos se colocan m´s pronto y cuanto m´s grande sea el valor, tanto m´s pronto se a a arealiza el per´ıodo. Podemos primero determinar la demanda d durante el plazo en el quese espera la llegada de un pedido de reposici´n de inventario. Se debe tomar en cuanta que olos plazos pueden ser de d´ o incluso meses. Entonces las demandas para estos per´ ıas ıodospueden determinarse utilizando la demanda de a˜os anteriores (para el caso de un plazo nen meses) o puede utilizarse una demanda proyectada con las t´cnicas de la gesti´n de la e odemanda para ese per´ ıodo. Puede proyectarse la desviaci´n t´ o ıpica de la demanda diaria con la ecuaci´n o n i=1 (di − d)2 σd = ndonde σd es la desviaci´n para el plazo de un d´ Para determinar la desviaci´n en un o ıa. oplazo de varios d´ se utiliza la premisa estad´ ıas ıstica de que la desviaci´n t´ o ıpica de unaserie de eventos independientes es la ra´ de la suma de sus varianzas, tal que ız 2 2 2 σL = σ1 + σ2 . . . σidonde el ´ındice i denota el n´mero de d´ de la predicci´n. Un problema t´ u ıas o ıpico puedeser que, para un nivel de servicio P ( %) dado, se debe determinar o estimar el n´mero ude unidades que faltar´n para cumplir la demanda estimada para cada ciclo de pedidos. aPara una tabla normalizada (con desviaci´n est´ndar de 1) la ecuaci´n utilizada es o a o (100 − P ) Q E(z) = 100 σLdonde E(z) es el n´mero previsto de unidades faltantes, la diferencia (100−P ) corresponde ua la fracci´n de la demanda insatisfecha, Q es la cantidad econ´mica del pedido y σL es o ola desviaci´n para el plazo determinado. Con el valor calculado para E(z) y la tabla se odetermina el n´mero previsto de desviaciones t´ u ıpicas z.3.4. Modelo de per´ ıodo de tiempo fijo de pedido En este modelo los nuevos pedidos se colocan en el momento de la revisi´n (T ). La ocantidad de pedido en ese momento es q = d(T + L) + zσT +L − I 8
  9. 9. Sistemas de Inventariosdonde q es la cantidad de pedido, d es la demnada diaria, T es el per´ ıodo de revisi´n, oL es el per´ ıodo de reabastecimiento e I constituye los inventarios que a´n se encuentran ualmacenados en el momento de la revisi´n. El t´rmino zσT +L corresponde al inventario o ede seguridad durante el ciclo de revisi´n y el plazo de reabastecimiento. oEl n´mero previsto de unidades faltantes se modifica en este caso tal que u dT (1 − P ) E(z) = σT +L4. Modelos para la demanda dependiente En la d´cada de los 70, con el uso generalizado de los computadores surgieron nue- evas herramientas para la programaci´n de planta, control de inventarios, proyecciones y ogerencia de proyectos. Las innovaciones dirigidas a la gesti´n de inventarios, conocida otambi´n como la cruzada MRP, merece especial atenci´n en este punto. La planeaci´n de e o orequerimientos de materiales (MRP) consiste en la creaci´n de programas computaciona- oles que detallan el n´mero de partes, piezas o componentes y materiales, necesarios para ula fabricaci´n de un art´ o ıculo. Esta informaci´n la utiliza para proporcionar instrucciones opara el manejo de inventarios y as´ lograr el desarrollen las tareas requeridas para la em- ıpresa de manera eficiente. En la Figura 7 se muestra el eslab´n que corresponde al la oMRP dentro de las actividades de planificaci´n de operaciones para las industrias manu- ofactureras. La jerarqu´ del proceso de planificaci´n de la MRP consiste, como se describe ıa oa continuaci´n, de un conjunto de actividades que llevan desde la etapa de Planificaci´n o oTotal (que lleva a cabo la alta gerencia) hasta la programaci´n y colocaci´n de pedidos a o onivel del inventario de la empresa. La planificaci´n total especifica los grupos de productos ode la empresa. Para estos fines, se crea en el nivel inmediato inferior un programa o planmaestro de producci´n, que determina cuando se desea construir cada art´ o ıculo final. Enel nivel inmediato inferior entra en acci´n el programa de la MRP, que calcula y planifica ola materia prima necesaria para un proceso de fabricaci´n. De este programa se obtiene ocomo salida la programaci´n de pedidos anteriormente mencionada, que es sencillamente oun cronograma de actividades de encargos y despachos de inventario. La visi´n general ode un sistema de planificaci´n de requerimientos de materiales se muestra en la figura 8. oSe muestra que el programa de la MRP utiliza tres fuentes imprescindibles de informa-ci´n para realizar correctamente sus tareas: la demanda de un art´ o ıculo determinado, losarchivos de la lista de materiales y los archivos del registro de inventarios.Ejemplo 4.0.1 (Actividades de planificaci´n de operaciones) oEjemplo 4.0.2 (Visi´n general de la MRP) o La demanda. La informaci´n sobre la demanda es proporcionada a la MRP por el oprograma maestro de producci´n. Recu´rdese en este punto que la demanda puede ser o e 9
  10. 10. Sistemas de Inventariosdependiente o independiente. La demanda dependiente es el requerimiento de un pro-ducto o servicio causada por la demanda de otros productos o servicios. La demandaindependiente no deriva de la necesidad de otros productos. La MRP est´ basada en ala demanda dependiente, es decir, las operaciones del programa cumplen la funci´n de oproducir aquellos art´ıculos que son requeridos por la necesidad o demanda independien-te y cuyo conocimiento es proporcionado por el MPS. Luego el programa maestro deproducci´n trabaja con dos tipos de demanda independiente: la demanda producida por oterceros sobre la necesidad o requerimiento de art´ ıculos espec´ıficos (clientes conocidos) yuna demanda estimada (proyecciones y aproximaciones de una demanda futura). Figura 3: Actividades de planificaci´n de operaciones. o Figura 4: Visi´n general de la MRP. o 10
  11. 11. Sistemas de Inventarios Archivos de Lista de Materiales. Estos archivos contienen la descripci´n completa del oproducto: materiales, partes y componentes y la secuencia de fabricaci´n. El archivo de olista de materiales establece en niveles esta secuencia y cada nivel representa un pasoen la manufactura. Al organizar los niveles en forma descendente navegamos desde unproducto terminado en el nivel superior, hasta los art´ ıculos requeridos para el ensamblajede este art´ıculo en los niveles siguientes. N´tese el uso de la palabra ’ensamblaje’ en la odescripci´n de los niveles del archivo de la lista de materiales. En la tabla 1 se muestran olos campos de aplicaci´n de la MRP. Cabe destacar que el campo de aplicaci´n de la MRP o om´s difundido es aquel de industrias de ensamblaje. De la tabla podemos acotar que el afuerte de la MRP no radica en compa˜´ de poco volumen de producci´n y encuentra nıas oa´n mayores deficiencias en compa˜´ dedicadas a la producci´n de art´ u nıas o ıculos complejos ycostosos que requieren lapsos indefinidos de investigaci´n para la aplicaci´n de tecnolog´ o o ıasavanzadas. Archivos de Registro de inventario. Estos archivos cumplen la funci´n de proporcionar oa la MRP informaci´n sobre el estado del inventario y sobre los marcos de tiempo necesa- orios para la existencia de alg´n art´ u ıculo en el mismo. La MRP tiene acceso a estos archivosy por ello es capaz de determinar y cronometrar los pedidos y puestas en inventario detodos los art´ıculos necesarios para alguna etapa del proceso de producci´n. o El Programa. La interacci´n entre la demanda, el archivo de la lista de materiales y el oarchivo de inventarios es el fundamento del programa de la MRP. El programa opera sobreel inventario en base a las cantidades de art´ ıculos requeridos por la lista de materiales yen funci´n del cronograma establecido por el plan de producci´n maestro. o o Los Informes. Los informes de la MRP est´n orientados a exponer el manejo del ainventario. Ellos prestan informaci´n sobre el estado presente y futuro del inventario y oadem´s determinan la eficiencia o desempe˜o del proceso global, comparando actividades a nplanificadas con aquellas realmente realizadas en los tiempos establecidos.5. Control de inventarios Se ha descrito c´mo las diferentes pol´ o ıticas y estrat´gias operativas pueden estar aso- eciadas a la gesti´n de los inventarios de una organizaci´n. Con los modelos b´sicos de o o ainventarios que han sido analizados se dispone de herramientas para la toma de desicionesal responder el ¿Que Pedir?¿Cuando Pedir? y ¿Cuanto pedir? para el abastecimiento delas existencias de un art´ıculo determinado. Ahora bien, ¿como podemos estar seguros dela fiabilidad de informaci´n que poseemos sobre el inventario? La confiabilidad de la data osobre las existencias en inventario depende de el establecimiento de los m´todos apropia- edos para el monitoreo y control del inventario.Los registros de inventarios son la fuente de informaci´n sobre las existencias verificadas ode art´ ıculos. Algunas caracter´ ısticas importantes son Sirven de apoyo para establecer el valor de una compa˜´ nıa 11
  12. 12. Sistemas de Inventarios Permiten el env´ y cotizaci´n de los pedidos de los clientes ıo o Permiten la creaci´n de planes de producci´n o o Evitan los retrasos producidos por la falta de materiales o partes en el proceso de producci´n o Permiten reducir los niveles de inventarios si se lleva un control adecuado, hasta el punto de no necesitar inventarios de seguridad.La exactitud de los registros de inventarios depende de la recolecci´n oportuna y precisa de ola informaci´n del inventario. Esta exactitud constituye una medida clave para el control ode inventarios. Una secuancia com´n consiste en u 1. Contar el n´mero de art´ u ıculos en existencia 2. Se comparan los art´ ıculos contados con el balace que se encuentra en el registro. Si los conteos coinciden entonces se dice que el registro es exacto. La exactitud m´ ınima aceptable para los sistemas de registro debe ser de alrededor del 95 %5.1. Sistema de procesamiento de transacciones de inventario Un sistema de procesamiento de transacciones de inventario consiste de un conjuntode procedimientos para el registro de las transacciones de inventario. En estos sistemasse proveen puntos de control que son ubicaciones f´ ısicas de transferencia de art´ıculos deinventario. En estos puntos de control se documenta y registra la transferencia del art´ ıculode forma manual o autom´tica. aParte de la informaci´n que debe documentarse es el n´mero del art´ o u ıculo, la cantidad, laubicaci´n y el estado de los art´ o ıculos. El registro de transacciones de forma autom´tica se aapoya en el uso de tecnolog´ inform´ticas. Generalmente los registros de transacciones ıas ase documentan en una base de datos conc¸ectada a la red interna de la organizaci´n. c oEl registro f´ ısico es realizado utilizando sistemas de identificaci´n por radiofrecuencia: oc´digos de barra, esc´ners y lectores de caracteres ´pticos o microchips programados para o a oresponder a una determinada se˜al del efecto radioel´ctrico. n ePara el registro manual de las transacciones del inventario conviene seguir algunas pautas Crear planillas simples de llenar. Utilizar c´digos de colores: proveer planillas con colores diferentes para cada tipo o de transacci´n. o Minimizar la cantidad de escritura que debe utilizarse. 12
  13. 13. Sistemas de Inventarios Crear planillas que sean f´cil de escanear y ordenar los campos de manera similar a a la interfaz de introducci´n de datos computarizada. Esto ayuda en la documentaci´n o o y archivo de las transacciones cuando se desea mantener los registros digitales.Los registros escritos llenados por los empleados son una importante herramienta para laauditor´ de las transacciones de inventario, permitiendo detectar las fuentes de posibles ıafallas de exactitud en el registro.5.2. Algunos m´todos de conteo e A´n hoy en d´ muchas organizaciones s´lo cuidan la realizaci´n de un conteo anual de u ıa o olas existencias de los inventarios. Este inventario f´ ısico anual, que normalmente correspon-de con la revisi´n en libros para la declaraci´n de los impuestos suele ser poco recomendada o opor su caracter poco representativo durante el resto del a˜o. Incluso durante ese conteo nanual se producen gran cantidad de errores en los registros de inventarios, principalmen-te porque los conteos son realizados por personal poco calificado o poco entrenado. Losm´todos de conteo c´ e ıclico proponen el conteo o auditor´ continua de los registros de in- ıaventarios.Para la realizaci´n de un conteo c´ o ıclico debe establecerse un per´ ıodo de revisi´n de las oexistencias.M´todo ABC El m´todo ABC consiste en categorizar el inventario en funci´n de los e e o costos por vol´men de las existencias. Un an´lisis ABC sencillo asigna a la clase u a A los inventarios que representan un costo de alrededor del 65 % del costo total de los inventarios pero s´lo un 20 % del vol´men. Los art´ o u ıculos de clase B son aquellos que represenatn un costo de alrededor del 25 % sobre el costo total y alrededor del 30 % del vol´men. Finalmente los art´ u ıculos de clase C representan el menor costo (10 %)pero la mayor parte del vol´men del inventario total (50 %). Una vez u clasificado el inventario el reconteo f´ ısico se realiza tal que Clase A: reconteo al menos mensualmente Clase B: reconteo al menos trimestralmente Clase C: reconteo al menos semestralmenteM´todo del punto de pedido El reconteo f´ e ısico se realiza al ocurrir el evento R que corresponde al punto de nuevo pedido.M´todo de conteo Libre El reconteo f´ e ısico se realiza una vez que llega al almacen el pedido de reabastecimiento o al retirarse el ultimo art´ ´ ıculo del inventario, de all´ deriva que el inventario queda libre de existencias. ıM´todo de conteo por zonas El reconteo se realiza por rotaci´n en cada zona y las e o responsabilidades sobre la exactitud del registro se asignan a los supervisores de cada zona. 13
  14. 14. Sistemas de InventariosReferencias[1] R. B. Chase, N. J. Aquilano, and F. R. Jacobs. Administraci´n de Producci´n y o o Operaciones. Manufactura y Servicios. McGraw–Hill Interamericana, Santa Fe de Bogot´, 8a. ed. edition, 2000. a[2] J. Heizer and B. Render. Direcci´n de la Producci´n. Decisiones T´cticas. Pearson o o a Education, Madrid, 6a. ed. edition, 2001.[3] H. A. Taha. Investigaci´n de Operaciones. Pearson Education, M´xico, 7a. ed. edition, o e 2004.[4] M. U. Thomas and G. R. Wilson. Maynards Industrial Engineering Handbook. McGraw–Hill, USA, 5a. ed. edition, 2004.[5] T. E. Vollman, W. L. Berry, D. C. Whybark, and F. R. Jacobs. Planeaci´n y Con- o trol de la Producci´n. Administraci´n de la Cadena de Suministros. McGraw–Hill o o Interamericana, M´xico, 5a. ed. edition, 2005. e 14

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