Webcast For The American Town Planning Association


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Dr Mark Elliott is Director and founder of Collabforge. As chief consultant for Collabforge, Mark has successfully designed and managed a range of high profile projects working closely with clients in a highly versatile and collaborative capacity.

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Webcast For The American Town Planning Association

  1. 1. Crea%ng a Truly  Collabora%ve Planning Pla2orm  Future Melbourne’s Collabora%ve Plan Wri%ng Ini%a%ve Dr Mark Ellio8, Director, Collabforge American Planning Associa/on, Webinar 18th September 2009
  2. 2. www.FutureMelbourne.com.au [Future Melbourne home] A collabora%ve planning pla2orm, using technology similar to Wikipedia, was  developed to enable council officers to collabora%vely draJ the city’s 10 year  strategic plan. Addi%onally, during a four week period, anyone in the world was  able to register to edit the content of the plan 24 hours a day, 7 days a week.
  3. 3. How did this eventuate? David Mayes, Manager of Strategic  Planning and Sustainability, City of  Melbourne mandate for a collabora%ve city plan  inspired by Wikipedia as collabora%ve process Collabforge mapped the council’s exis%ng planning process re‐engineered the process for a collabora%ve outcome
  4. 4. This led to... a shiJ away from exclusive focus on tradi%onal public consulta%on such  as...
  5. 5. ...town hall meetings, the review of print documents and submitting commentary via letters and emails. Text Text
  6. 6. With tradi%onal consulta%on, the contribu%ons that can be  made are in a fixed format, ve8ed, and must... Stay within the box. Ap pr ov ed
  7. 7. But what if you're  the type of person  who values ac%on  over analysis?
  8. 8. Perhaps it's simply a case  that exis%ng processes and  tools just aren't cut out to  cope with such complexity.
  9. 9. What do we typically mean by ‘collaboration’? Typically we mean.... ‘working together towards a shared objective’
  10. 10. Collaboration is really: When a group of people add/edit/delete the same pool of content
  11. 11. 3Cs ‐ Framework for Collec%ve Ac%vity Coordina6on ‐ enables synergies as a result of proximity Coopera6on ‐ enables gains as a result of aggrega%ng    individualis%c contribu%ons Collabora6on ‐ enables innova%on as a result of co‐crea%on
  12. 12. 3Cs ‐ Framework for Collec%ve Ac%vity Collective Process Output Activity Disparate elements Patterns across Coordination pulled into a relational disparate elements space emerge Examples • how a search engine uses keywords to bring together webpages and resources on the Internet, • how fish swim in schools and birds fly in flocks, • how communities are synchronized through language, culture, norms, etc.
  13. 13. 3Cs ‐ Framework for Collec%ve Ac%vity Collective Process Output Activity Disparate elements Patterns across Coordination pulled into a relational disparate elements space emerge Individuals comply to Aggregated value of Cooperation process / set of individual instructions contributions Examples • a company & profit, • a survey & results, • voting & elected politician, • participation in the planning process & captured community opinion.
  14. 14. 3Cs ‐ Framework for Collec%ve Ac%vity Collective Process Output Activity Disparate elements Patterns across Coordination pulled into a relational disparate elements space emerge Individuals comply to Aggregated value of Cooperation process / set of individual instructions contributions Participants of a group Co-created innovation Collaboration add/edit/delete same representing a shared pool of content understanding
  15. 15. 3Cs ‐ Framework for Collec%ve Ac%vity Collective Process Output Activity Participants of a group Co-created innovation Collaboration add/edit/delete same representing a shared pool of content understanding Examples • Coauthoring a written work or song. • Performing an improvised group work (e.g. jazz, blues, folk, etc), • Developing ideas through discussion (with our without documentation).
  16. 16. www.FutureMelbourne.com.au
  17. 17. engagement resourcing buy‐in accessibility user‐led innova%on collabora%on on a global scale
  18. 18. In fact, we saw registered users from as... Nepal,  New Zealand, India and Indonesia ‐ and a great  many other countries as well. 
  19. 19. challenges common fears
  20. 20. You mean anyone can edit my work?!
  21. 21. Who guarantees quality? community modera%on Future Melbourne Team City of Melbourne Stakeholders Public
  22. 22. Dear sir/madame,   i am sorry to find a spelling mistake in the third  last paragraph, second line.  the second word is  mis‐spelled as 'knoweldge'.  please check.   thank you for your a8en%on.   with faith from, john tam, chinese in hong kong.
  23. 23. EDIT
  24. 24. In very rare cases... arbitra%on  may be needed for cases of disagreement expert input can be a valuable tool 
  25. 25. So... the host organiza%on is in charge...
  26. 26. Though, ideally as a sort of ...benevolent dictator. 26
  27. 27. But this s%ll requires............... risk analysis risk management strategies daily, mul%level monitoring of every single edit
  28. 28. Some were worried that it might be a case of Council leaving the  front door open and coming back to clean up aJer the party.  But.. it wasn’t
  29. 29. not a single instance of... spam off‐topic offensive contribu%on
  30. 30. there are risks..... but the benefits far outweigh them.... understand what they are be upfront about them addressed them through appropriate  policies and monitoring
  31. 31. Of local registrants, the majority came from the central  city area, however the project drew many from wider  surroundings.
  32. 32. We saw 40.3% female and 59.7% male par%cipants. However interes%ngly, this ra%o is reversed when looking  at numbers of page editors versus page viewers.
  33. 33. There was a broad range of age groups ‐ the majority of  par%cipants being mid twen%es to mid for%es.
  34. 34. Page views per day were consistently high, roughly 2,500,  with around 30,000 in total, and 7,000 unique visits to the  site over the course of the month long consulta%on.
  35. 35. Several hundred edits were made to  the plan by members of the public...
  36. 36. Future Melbourne covered on 40+ interna%onal  blogs & websites... “Could this be the beginning of par%cipatory governance?” “Kudos City of Melbourne! A8en%on Melburnians: be sure  to have your say and take advantage of this excellent site so  what you think and feel the city should be like in the future is  accounted for in policy development“ “It's not hard to imagine why Melbourne has a reputa%on as a  vibrant and progressive city” “I'd love to see the Mayor of my city on the front page of a wiki  asking for contribu%ons!”
  37. 37. Interes%ngly, since consulta%on wrapped up in mid June last year,  we con%nue to have new registra%ons on the wiki at a fairly  consistent rate. And, interest con%nues offline as well. We're con%nuously receiving  interest in the project from all over the world.
  38. 38. Contribu%ons from the public spanned the spectrum from simple  spelling and grammar correc%ons...
  39. 39. To extensive and well‐considered  contribu%ons. 
  40. 40. This one sharing knowledge on how the city of Helsinki  successfully dealt with bicycle lanes. 
  41. 41. Certain people are naturally drawn towards certain tasks  and types of engagement..
  42. 42. With these sort of outcomes, we now realize it’s cri%cal to re‐ evaluate what it means to engage the community, and what  we can expect to receive in return.
  43. 43. While some organiza%ons are just beginning to dip  their toes in the water... organiza%on online public
  44. 44. Others are already realizing the unique benefits of enabling direct  par%cipa%on in the planning process. organiza%on online public
  45. 45. Core Learning ‐ Strategic Engagement Build it.. and they won’t necessarily come. Strategic design is impera%ve ‐ specifically,  addressing & communica%ng mo%va%ons &  incen%ves for par%cipa%on. Any associated marke%ng campaign must  have an online component.
  46. 46. Core Learning  ‐ Strategic Engagement, cont. Web communi%es for par%cipatory planning & policy  development require %me & energy to cul%vate. Purpose‐built Web communi%es are an investment  into your organiza%on's human resources &  your community’s digital literacy. Therefore, these communi%es are a resource that  should be protected as an investment across and  between engagement ini%a%ves, ‐ avoid star%ng from scratch each %me.
  47. 47. Reduce ‐ the need to start from scratch Reuse ‐ the input for other ini%a%ves Recycle ‐ community members for other projects
  48. 48. www.wePlan.parks.vic.gov.au A public engagement pla2orm Collabforge developed for  the re‐working of a major na%onal park management plan  for the Australian State of Victoria.
  49. 49. As a na%onal park  management plan is  fundamentally based  upon how people use a  park, media sharing helps  inform this understanding  and provides an easy and  engaging way to  par%cipate‐ 
  50. 50. The ability to create explicit connec%ons with friends, acquaintances  or colleagues to enhance community cohesion and transparency of  process... results in a more genuine level of engagement from the  public.
  51. 51. The wiki component enables the public to help Parks Victoria draJ the  management plan prior to the legislated public par%cipa%on window ‐ that  is, during the actual internal draJing period. 
  52. 52. Emerging Trend: Mass Collabora%on New Collabora%ve Tools &  Social Processes 100s ‐ 1,000s DraJing a Document Together (extending collabora%ve capacity) Planners can  widely collaborate  & draw upon a  global solu%on &  problem domain
  53. 53. New Collabora%ve Tools &  Social Processes Par%cipatory Democracy (extending representa%ve democracy) Ci%zen Innova%on in Government
  54. 54. This type of innova%on can happen anywhere All that is needed: Awareness of the opportunity & interest on  part of a project sponsor, Experienced prac%%oners ‐ either internally or  externally sourced, who can navigate virtual  community dynamics carefully & strategically, and  Commitment, enthusiasm & crea%vity on part of  everyone involved.
  55. 55. Where is this all going? How will it get there? Who will get it there?
  56. 56. Self evident: The Web (in some form or another)  is here to stay, ‐ be it seman%c, mobile, ubiquitous... Web development is geung faster,  cheaper, easier & more replicable, ‐ this puts power in people’s hands.
  57. 57. If government at all levels does not  step up to the plate, & lead in this space  then...  ...leadership will come from elsewhere
  58. 58. What does this ‘elsewhere’ look like to you?
  59. 59. See www.Collabforge.com to learn more about  the collabora%ve planning pla2orm, or our  other services & a copy of this presenta%on. Mark.Ellio8@Collabforge.com Twi8er: @MarkEllio8 Phone: +61 421 978 501 Dr Mark Ellio8, Director, Collabforge American Planning Associa/on, Webinar 18th September 2009