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Oie 1 01_invoice

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Invoice, factura

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Oie 1 01_invoice

  1. 1. 3º ESO Obradoiro de Iniciativas Emprendedoras OIE_1_01_Invoice IES Eusebio Plurilingüe Eusebio da Guarda ! ! Grade 2013/14 - 1ª Evaluation Vocabulary: Invoice, bill, sel-employed, tax, Tax Identification Number, issuer, entrepreneur, VAT. Invoice What is an invoice? This document is very important for professionals, entrepreneurs or self-employed; therefore we are all obliged to know the billing. An invoice is a document that every employer or professional is required to issue when performing any economic transaction. This document shows clearly all the information about the operation, either a sale or providing a service. The tax issuer, or seller, who will deliver this document to the tax receiver, or buyer, to prove the operation. For this document to be valid and to ensure the rights of both, the taxpayer and the consumer, must contain certain information or certain minimum information. Similarly, there are different types and versions of a bill. What should contain a bill? Although there are different formats for an invoice, all are required to carry certain minimum information for the document to be valid. If data were missing or incorrect, you must apply for a duplicate bill to rectify. Therefore, to avoid these drawbacks, we must realize each of the essential data needed. The first and most obvious is the sign which mentions explicitly that we are faced with a bill, as well as the date and the serial number of the same. Another important fact is the basic information of the entrepreneur or professional who issues the invoice and also the recipient. In the case of the issuer, these data would be your full name, company name, Tax Identification Number (TIN) and address. For the receiver, the necessary data are only name and TIN. The next step is the description of the services or transaction for which the invoice is issued, and the amount of VAT. To this must be added what the VAT rate is applied, the amount resulting from it and the form of payment. With this information, you will have no problems on the validity of the bill. Details on the invoice issuer Every business, professional or self-employed is obliged to issue an invoice at the time of any economic transaction. In this sense, this person will automatically become tributary biller. As the biller, this person is required to complete some basic information about himself. The first thing is to know who this person is. So it is compulsory to register their whole name. The next field we must complete is the name. Each company has a unique name. The name is exclusive within the country, and provides a basis for legal or administrative purposes. Another point of great importance is the TIN. This is a code used to identify citizens (whether natural or legal persons) for tax purposes. Finally it is also mandatory to write our address. -1-
  2. 2. 3º ESO Obradoiro de Iniciativas Emprendedoras OIE_1_01_Invoice Details on the invoice receiver For an invoice to be valid, the data transmitter and receiver must be completed correctly. The receiver data are extremely simple, which is why you should not overlook any. Although, however, it is important to explain carefully. In case the bill have been addressed to an individual is necessary to complete the full name of this person. If the recipient is a company you must indicate the company name of it. Next to this information must be the address of the person or company. Finally you need to complete tax identification data. This is simply the TIN, the code to identify individuals or legal entities for tax purposes. Description of services on the invoice After completing the required data from both the sender and receiver, it is necessary to describe why the bill is being issued. This is the description of the services or the economic operation being carried out. In this area we detail what are the items purchased, and the amount thereof, or what was the service provided. It is advisable to make a brief description of the items or services. In turn, next to the description must be added the monetary value. This is to itemize the tax base, the amount of the transaction without applying any taxes. To that amount is owed apply the VAT rate to get the total invoice value. Variants of a bill Just as there are some types of bill, there are variants of it. Some variants are more complex than others, but all have pretty useful, so it is necessary to know. The first variant is the simplest, it is a copy of the invoice, with the same information as the original invoice. This copy is for the biller has also a copy of the operation performed, but he must make sure that the document was a copy and not the original. Another variation is to be issued in the event that the receiver has lost the bill. In this case it is the duplicate of a bill, with the same information as the original invoice, but specifying that it is a duplicate. Another variant of an invoice is the electronic invoice (e-bill). This is an electronic document that is transmitted from one computer to another and has the same value as a paper invoice. Finally, there is also a variant called proforma invoice. This document is a preview of the commercial invoice. It is issued before making the sale, whilst specifying the conditions thereof. Therefore, it details only the offer, but not the sale itself. (Prepared with information extracted from www.modelofactura.net) -2-
  3. 3. 3º ESO Obradoiro de Iniciativas Emprendedoras OIE_1_01_Invoice Vocabulario: IVA, NIF, razón social, factura proforma, persona física, persona jurídica. ¿Qué es una factura? Este documento es de suma importancia tanto para profesionales, empresarios o autónomos; por tanto, todos estamos obligados a conocer la facturación. Una factura es un documento que todo empresario o profesional está obligado a emitir a la hora de realizar alguna operación económica. En este documento se deja en evidencia toda la información sobre la operación, ya sea una compraventa o la prestación de algún servicio. El tributario emisor, o vendedor, será quien le entregue este documento al tributario receptor, o comprador, para acreditar la operación. Para que este documento sea válido y pueda garantizar los derechos tanto del contribuyente como del consumidor debe contener una serie de datos o cierta información mínima. Del mismo modo, existen distintos tipos y variantes de una factura. ¿Qué debe contener una factura? Si bien existen distintos formatos para una factura, todos están obligados a llevar cierta información mínima para que el documento sea válido. Si algún dato estuviese ausente o erróneo, se debe solicitar un duplicado de la factura para enmendarla. Por tal motivo, para evitar estos inconvenientes, debemos tener claro cada uno de los datos necesarios indispensables. Lo primero y más evidente es el rótulo donde se menciona de manera explícita que nos encontramos frente a una factura, así como también la fecha y el número correlativo de la misma. Otro dato importante es la información básica del empresario o profesional que emite la factura y también de quien la recibe. En el caso del emisor, estos datos serían su nombre y apellidos, razón social, NIF y domicilio. En el caso del receptor, los datos necesarios solo son nombre, apellidos y NIF. El siguiente paso es la descripción de los servicios o de la operación por la cual se ha emitido la factura, así como el importe sin IVA. A esto se le debe agregar cuál es el tipo de IVA que se aplica, el importe que resulta de ello y la forma de pago. Con toda esta información, no tendrás más problemas sobre la validez de la factura. Datos del emisor en la factura Todo empresario, profesional o autónomo está obligado a emitir una factura al momento de realizar alguna operación económica. En este sentido, esta persona se convertirá automáticamente en el tributario emisor de la factura. Al ser el emisor de la factura, esta persona se ve en la obligación de completar alguna información básica sobre sí mismo. Lo primero es saber quién es esta persona. Para ello es obligatorio anotar su nombre y apellidos. El siguiente campo que debemos completar es la razón social. Cada compañía cuenta con una razón social o un nombre único y exclusivo dentro del territorio nacional que permite identificarla para fines jurídicos o administrativos. Otro dato de suma importancia es el NIF. Esto no es otra cosa que un código que sirve para identificar a los ciudadanos (ya sean personas físicas o jurídicas) para efectos fiscales. Finalmente también es obligatorio colocar nuestra dirección. -3-
  4. 4. 3º ESO Obradoiro de Iniciativas Emprendedoras OIE_1_01_Invoice Datos del receptor en la factura Para que una factura sea válida, los datos del emisor y receptor deben ser completados correctamente. Los datos del receptor son sumamente sencillos, por ese motivo no se debería pasar por alto ninguno. Aunque, de todos modos, es importante explicarlos detenidamente. En el caso que la factura tenga como destinatario a una persona física es necesario completar el nombre y apellidos de esta persona. En el caso que el destinatario sea una empresa es necesario indicar la denominación social de la misma. Junto a esta información debe ir la dirección de la persona o de la compañía. Finalmente es necesario completar los datos de identificación fiscal. Esto no es otra cosa que el NIF, el código para identificar a personas físicas o jurídicas para efectos fiscales. Descripción de los servicios en la factura Después de completar los datos requeridos tanto del emisor como del receptor, es necesario describir el motivo por el cual se está emitiendo la factura. Esto no es otra cosa que la descripción de los servicios o de la operación económica que se está llevando acabo. En este campo debemos detallar cuáles son los objetos comprados, así como la cantidad de los mismos, o cuál ha sido el servicio brindado. Es recomendable hacer una breve descripción de los objetos o del servicio. A su vez, junto a la descripción debe añadirse el valor monetario. Esto no es otra cosa que detallar la base imponible, el importe de la operación sin aplicar ningún tipo de impuesto. A esa cantidad se le debe aplicar el tipo de IVA aplicable para tener el valor total de la factura. Variantes de una factura Así como existen algunos tipos de factura, también existen variantes de ella. Algunas variantes son más complejas que otras, pero todas poseen bastante utilidad, por ello es necesario conocerlas. La primera variante es la más sencilla, se trata de una copia de la factura, con la misma información que la factura original. Esta copia sirve para que el emisor de la factura también cuente con una copia de la operación realizada, pero debe asegurarse que se indique que ese documento es una copia y no el original. Otra variante es la que se deben emitir en caso de que el destinatario haya perdido la factura. En este caso se trata del duplicado de una factura, con la misma información que la factura original, aunque especificando que se trata de un duplicado. Otra variante de una factura es la e-factura o factura electrónica. Se trata de un documento electrónico que se transmite de un ordenador a otro y que posee el mismo valor que una factura en papel. Finalmente, también existe la variante llamada factura proforma. Este documento es un anticipo de la factura comercial, ya que se emite antes de concretar la venta, aunque especificando las condiciones de la misma. Por tanto, solo se detalla la oferta, mas no la venta en sí. (Elaborado con información extraída de www.modelofactura.net) -4-

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