OUTLOOK  Y EL CORREO ELECTR ÓNICO  Profa. Maritza Maldonado
Reflexión… <ul><li>Siempre… </li></ul><ul><li>Siempre es más valioso tener el respeto que la admiración de las personas. <...
Objetivos <ul><li>Al finalizar el taller usted podrá: </li></ul><ul><ul><li>Comunicarse por correo electrónico de forma ef...
Introducción al Correo Electrónico <ul><li>Conocido como el e-mail, es una herramienta de nueva tecnología más utilizadas ...
El Correo Electrónico…cont. <ul><li>Comunicarse de modo conveniente y eficiente </li></ul><ul><li>Enviar imágenes y sonido...
El Correo Electrónico…cont. <ul><li>Asegurarse de la entrega de la información </li></ul><ul><li>Enviar y recibir correspo...
La Dirección de E-mail <ul><li>Indica la localización de una persona mediante los medios de la Internet. </li></ul><ul><li...
Ejemplo de Dirección de Correo Electrónico <ul><li>[email_address] </li></ul>Nombre del Usuario de correo Símbolo de conec...
Alternativas que provee el E-mail <ul><li>Responder a un mensaje  (reply)  donde contesta a la persona o personas que se l...
Alternativas que provee el E-mail…cont. <ul><li>Libreta de Direcciones de Correo Electrónico </li></ul><ul><ul><li>Almacen...
Buenas Prácticas de Cortesía al Usar el Correo Electrónico <ul><li>Siempre sea educado y escriba con buena ortografía y gr...
Buenas Prácticas …continuación <ul><li>7.  Evite las cadenas de mensajes pues no son apropiadas para la empresa. </li></ul...
Emoticonos conocidos <ul><li>:) sonriente </li></ul><ul><li>;) guiño </li></ul><ul><li>:( triste </li></ul><ul><li>:-D per...
Iniciando Outlook 2007
Outlook <ul><li>Es un programa de administración de la información personal y del tiempo para el Asistente Administrativa ...
Entrada al Programa de Outlook
Nuevo Mensaje en Outlook (New) A quién  se dirige el mensaje Asunto Cuerpo del mensaje
Administrar Carpetas de Correo Electrónico en Outlook <ul><li>Los programas contienen las siguientes carpetas predetermina...
Carpetas de Correo Carpetas de archivos
Encabezados de mensajes en la bandeja de entrada (Inbox) Carpetas de correo Mensajes recibidos Lectura Mensaje
Recibir y responder mensajes (Reply) Responder mensaje
Enviar mensaje con un archivo adjunto <ul><li>Cuando escribimos un mensaje para enviarlo a alguien, se puede adjuntar un a...
Enviar mensaje desde Outlook con un anejo (Send) Anejar un documento
Eliminar mensajes (Delete) <ul><li>Es importante borrar aquellos mensajes que no son necesarios para evitar acumular mensa...
Organizar el Correo Electrónico <ul><li>Se puede aprovechar las múltiples características para organizar la correspondenci...
Organizar los Contactos <ul><li>Los contactos ( contacts ) le permite administrar toda la información de sus contactos per...
Organizar los Contactos <ul><li>Se puede organizar, agrupar o filtrar los contactos de acuerdo a cualquier  campo . </li><...
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Ejemplo de un contacto Nombre del contacto Dirección de e-mail
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Administrar Citas <ul><li>Cuando cree actividades en calendario le notifica si tiene otra actividad que superpone o es ady...
Vista de Calendario Mensual
Citas en el Calendario Asunto o Cita Fecha de Cita
Administrar Tareas <ul><li>Es una lista electrónica de asuntos pendientes.  </li></ul><ul><li>Cuando tiene algo que requie...
Crear Tareas Nota o Asunto Fecha de la nota
Crear Notas <ul><li>Notas o  Notes  es la versión electrónica de las notas adhesivas o  post-it®. </li></ul><ul><li>Es una...
Crear notas
Usar el Diario <ul><li>El  journal  o diario es una forma de llevar registro de sus actividades dentro de  Microsoft Offic...
Aplicar Categorías <ul><li>Outlook  utiliza categorías para marcar elementos que pueda ser rastreado y organizado de acuer...
Conclusión <ul><li>El Programa de  Outlook  le permite organizar de forma electrónica aquellas tareas de coordinación y co...
Actividad <ul><li>Repasar la información dada. </li></ul><ul><li>Activar el Programa de Outlook y visitar sus diferentes a...
Referencias <ul><li>Beskeen, Cram, Duffy, Friedrichsen, Reding. (2009).  Microsoft Office 2007, Windows Vista. Introducció...
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C:\Fakepath\El Correo Electronico Taller

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C:\Fakepath\El Correo Electronico Taller

  1. 1. OUTLOOK Y EL CORREO ELECTR ÓNICO Profa. Maritza Maldonado
  2. 2. Reflexión… <ul><li>Siempre… </li></ul><ul><li>Siempre es más valioso tener el respeto que la admiración de las personas. </li></ul><ul><li>Rousseau </li></ul>
  3. 3. Objetivos <ul><li>Al finalizar el taller usted podrá: </li></ul><ul><ul><li>Comunicarse por correo electrónico de forma efectiva. </li></ul></ul><ul><ul><li>Crear y enviar mensajes electrónicos correctamente. </li></ul></ul><ul><ul><li>Recibir y responder a un mensaje eficientemente. </li></ul></ul><ul><ul><li>Reenviar mensajes de forma correcta. </li></ul></ul><ul><ul><li>Crear contactos y libretas de direcciones de forma organizada y eficiente. </li></ul></ul><ul><ul><li>Enviar un mensaje con un archivo adjunto con exactitud. </li></ul></ul><ul><ul><li>Adoptar buenas prácticas de correo electrónico. </li></ul></ul>
  4. 4. Introducción al Correo Electrónico <ul><li>Conocido como el e-mail, es una herramienta de nueva tecnología más utilizadas en la oficina </li></ul><ul><li>Agiliza la comunicación entre empresas </li></ul><ul><li>Intercambia mensajes con personas en todo el mundo </li></ul><ul><li>Medio de comunicación rápido </li></ul><ul><li>Es de fácil manejo </li></ul><ul><li>Es económico </li></ul>
  5. 5. El Correo Electrónico…cont. <ul><li>Comunicarse de modo conveniente y eficiente </li></ul><ul><li>Enviar imágenes y sonido así como información de texto </li></ul><ul><li>Comunicarse con varias personas al mismo tiempo </li></ul>
  6. 6. El Correo Electrónico…cont. <ul><li>Asegurarse de la entrega de la información </li></ul><ul><li>Enviar y recibir correspondencia desde un lugar remoto </li></ul><ul><li>Organizar un registro de sus comunicaciones </li></ul>
  7. 7. La Dirección de E-mail <ul><li>Indica la localización de una persona mediante los medios de la Internet. </li></ul><ul><li>La dirección no puede contener espacios. </li></ul><ul><li>Las direcciones de correo electrónico consta de tres partes: </li></ul><ul><li>Nombre del usuario </li></ul><ul><li>Signo de arroba @ </li></ul><ul><li>Proveedor de servicio o provedor de correo electrónico. Por ejemplo: </li></ul><ul><ul><li>Yahoo.com, gmail.com, prtc.net, onelink.com, liberty.com, etc. </li></ul></ul>
  8. 8. Ejemplo de Dirección de Correo Electrónico <ul><li>[email_address] </li></ul>Nombre del Usuario de correo Símbolo de conección al proveedor o caracteriza a la dirección. Provedor de servicio de correo electrónico o dominio
  9. 9. Alternativas que provee el E-mail <ul><li>Responder a un mensaje (reply) donde contesta a la persona o personas que se les envió el mensaje </li></ul><ul><li>Pasar un mensaje a otra persona (forward ) </li></ul><ul><li>Eliminar o borrar el mensaje ( delete) </li></ul><ul><li>Guardar o grabar un mensaje para referencia o archivo (save) </li></ul><ul><li>Imprimir el mensaje para tenerlo en papel o utilizarlo (print) </li></ul>
  10. 10. Alternativas que provee el E-mail…cont. <ul><li>Libreta de Direcciones de Correo Electrónico </li></ul><ul><ul><li>Almacena los nombres y direcciones de las personas a quienes envía mensajes de correo con frecuencia. </li></ul></ul><ul><ul><li>Disminuye los errores y hace que el uso de correo sea más rápido y conveniente. </li></ul></ul>
  11. 11. Buenas Prácticas de Cortesía al Usar el Correo Electrónico <ul><li>Siempre sea educado y escriba con buena ortografía y gramática. </li></ul><ul><li>Nunca abra mensajes de correos electrónicos a menos que conozca el destinatario. </li></ul><ul><li>Antes de enviar un mensaje, considere su contenido y la privacidad de la persona que se lo envió. </li></ul><ul><li>Evite los emoticonos en correspondencia formal y de trabajo, mas si puede hacer uso de ellos en correspondencia personal.   :-) </li></ul><ul><li>Cuando termine de leer correos electrónicos, es muy conveniente borrar todos los mensajes que no necesitará. </li></ul><ul><li>Evite el uso de letras mayúsculas. </li></ul>
  12. 12. Buenas Prácticas …continuación <ul><li>7. Evite las cadenas de mensajes pues no son apropiadas para la empresa. </li></ul><ul><li>8. Coteje su mensaje antes de enviarlo y corrija los errores. </li></ul><ul><li>9. Dé tiempo razonable para que el mismo sea leído. </li></ul><ul><li>10. No imprima todo lo que recibe. Recuerde conservar el planeta. </li></ul><ul><li>11. No utilice el correo electrónico para uso personal en la oficina. </li></ul>
  13. 13. Emoticonos conocidos <ul><li>:) sonriente </li></ul><ul><li>;) guiño </li></ul><ul><li>:( triste </li></ul><ul><li>:-D persona riendo </li></ul><ul><li>=-o sorprendido </li></ul><ul><li>:- indeciso </li></ul><ul><li>8-) emocionado </li></ul>
  14. 14. Iniciando Outlook 2007
  15. 15. Outlook <ul><li>Es un programa de administración de la información personal y del tiempo para el Asistente Administrativa en la oficina moderna. </li></ul><ul><li>Incluye unos componentes que trabajan en conjunto: </li></ul><ul><ul><li>Correo (Mail) </li></ul></ul><ul><ul><li>Contactos ( Contacts) </li></ul></ul><ul><ul><li>Calendario ( Calendar) </li></ul></ul><ul><ul><li>Tareas (Task) </li></ul></ul><ul><ul><li>Notes ( Notas) </li></ul></ul><ul><ul><li>Diario ( Journal) </li></ul></ul>
  16. 16. Entrada al Programa de Outlook
  17. 17. Nuevo Mensaje en Outlook (New) A quién se dirige el mensaje Asunto Cuerpo del mensaje
  18. 18. Administrar Carpetas de Correo Electrónico en Outlook <ul><li>Los programas contienen las siguientes carpetas predeterminadas: </li></ul><ul><ul><li>Inbox – bandeja de entrada </li></ul></ul><ul><ul><li>Sent Items- elementos enviados </li></ul></ul><ul><ul><li>Outbox - Bandeja de salida </li></ul></ul><ul><ul><li>Delete Items – elementos eliminados o “ Trash” basura </li></ul></ul><ul><ul><li>Junk-e-mail o Spam – correo electrónico no deseado o correo basura </li></ul></ul><ul><ul><li>Veámos en el próximo “slide” </li></ul></ul>
  19. 19. Carpetas de Correo Carpetas de archivos
  20. 20. Encabezados de mensajes en la bandeja de entrada (Inbox) Carpetas de correo Mensajes recibidos Lectura Mensaje
  21. 21. Recibir y responder mensajes (Reply) Responder mensaje
  22. 22. Enviar mensaje con un archivo adjunto <ul><li>Cuando escribimos un mensaje para enviarlo a alguien, se puede adjuntar un archivo, foto, imagen, entre otras cosas. </li></ul><ul><li>También existen opciones de mensajes para afectar en la forma en que se entregan los mensajes. Por ejemplo: </li></ul><ul><ul><li>Asignar nivel de importancia </li></ul></ul><ul><ul><li>Puede solicitar evidencia de envio y su recibo </li></ul></ul><ul><ul><li>Puede incluir su firma electrónica </li></ul></ul>
  23. 23. Enviar mensaje desde Outlook con un anejo (Send) Anejar un documento
  24. 24. Eliminar mensajes (Delete) <ul><li>Es importante borrar aquellos mensajes que no son necesarios para evitar acumular mensajes en el servidor. </li></ul><ul><li>No imprima todo lo que recibe, excepto para aquellos casos que sea necesario para evidencia. </li></ul><ul><li>Recuerde conservar el planeta </li></ul>
  25. 25. Organizar el Correo Electrónico <ul><li>Se puede aprovechar las múltiples características para organizar la correspondencia, por ejemplo por color, vista o carpetas. </li></ul><ul><li>La carpeta Inbox es aquella donde se recibe todos los mensajes de correo, a menos que se disponga de otro modo. </li></ul><ul><li>Por ejemplo: la regla puede ser que ciertos correos vayan a una carpeta directamente por un proyecto en específico. </li></ul>
  26. 26. Organizar los Contactos <ul><li>Los contactos ( contacts ) le permite administrar toda la información de sus contactos personales y de negocios. </li></ul><ul><li>Cuando se crea un contacto para la persona que desea comunicarse, almacena la información general en la carpeta de contactos. </li></ul><ul><li>Una vez creado el contacto, puede utilizar las características de contacts para realizar tareas como: dirigir una carta, hacer una llamada, enviar un fax, o enviar un mensaje de correo. </li></ul>
  27. 27. Organizar los Contactos <ul><li>Se puede organizar, agrupar o filtrar los contactos de acuerdo a cualquier campo . </li></ul><ul><li>Se puede crear una lista de distribución a partir de los contactos. Esto quiere decir que los puede agrupar por necesidades del negocio o por motivos personales. </li></ul>
  28. 28. Organizar los Contactos <ul><li>Del mismo modo los contactos se pueden filtrar para escoger aquellos contactos con una característica que nos interesa. </li></ul><ul><li>Se puede enviar por Internet tarjetas de presentación de contactos a alguien que tiene Outlook 2007. </li></ul>
  29. 29. Ejemplo de un contacto Nombre del contacto Dirección de e-mail
  30. 30. Administrar Citas <ul><li>En Outlook, calendar o calendario nos proporciona una manera conveniente y eficaz de administrar las citas. El calendario es un equivalente a la agenda de escritorio o de bolsillo. </li></ul><ul><ul><li>Cita – actividad que no implica invitar otras personas o programar recursos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Reunión - actividad a la que se invita personas o para cual se reserva un recurso. </li></ul></ul><ul><ul><li>Evento - actividad que dura más de 24 horas. </li></ul></ul>
  31. 31. Administrar Citas <ul><li>Cuando cree actividades en calendario le notifica si tiene otra actividad que superpone o es adyacente a otra programada. </li></ul><ul><li>El calendario le permite visualizar cualquier periodo. </li></ul><ul><li>El calendario puede revisar disponibilidad de las personas convocadas a una reunión mediante la invitación por correo electrónico. </li></ul>
  32. 32. Vista de Calendario Mensual
  33. 33. Citas en el Calendario Asunto o Cita Fecha de Cita
  34. 34. Administrar Tareas <ul><li>Es una lista electrónica de asuntos pendientes. </li></ul><ul><li>Cuando tiene algo que requiere ser hecho, puede ingresarlo en Task o tareas, es posible asignarle prioridades. </li></ul><ul><li>Las tareas aparecen en la página de Outlook Today como recordatorio. </li></ul>
  35. 35. Crear Tareas Nota o Asunto Fecha de la nota
  36. 36. Crear Notas <ul><li>Notas o Notes es la versión electrónica de las notas adhesivas o post-it®. </li></ul><ul><li>Es una forma rápida o conveniente de anotar recordatorios o ideas. </li></ul><ul><li>Las notas al igual que las citas y tareas se pueden organizar por categorías, contactos o colores. </li></ul>
  37. 37. Crear notas
  38. 38. Usar el Diario <ul><li>El journal o diario es una forma de llevar registro de sus actividades dentro de Microsoft Office . </li></ul><ul><li>Puede ver una línea del tiempo de cualquier llamada, mensaje, cita o tarea. </li></ul><ul><li>Rastrea presentaciones, bases de datos, archivos que usted quisiera registar en él. </li></ul>
  39. 39. Aplicar Categorías <ul><li>Outlook utiliza categorías para marcar elementos que pueda ser rastreado y organizado de acuerdo a cierto criterios especifícos. </li></ul><ul><li>Las categorías tienen colores prestablecidos. </li></ul><ul><li>Al asignar color a los contactos, tareas, citas, notas u otros, Outlook puede revisar inmeditamente los elementos por color asignado. </li></ul>
  40. 40. Conclusión <ul><li>El Programa de Outlook le permite organizar de forma electrónica aquellas tareas de coordinación y correspondencia electrónica que hacen más ágil la administración de la oficina moderna para la Asistente Administrativa de hoy. </li></ul>
  41. 41. Actividad <ul><li>Repasar la información dada. </li></ul><ul><li>Activar el Programa de Outlook y visitar sus diferentes alternativas de trabajo. </li></ul>
  42. 42. Referencias <ul><li>Beskeen, Cram, Duffy, Friedrichsen, Reding. (2009). Microsoft Office 2007, Windows Vista. Introducción . Cengage Learning: México. </li></ul><ul><li>Bonila-Romeu, M., Gúzman-Pérez, A. y Ortiz-Justiniano, M., (2006). Tecno-Milanmar, Inc. Simulación:Integración Tecnológica . San Germán: Puerto Rico. </li></ul>

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