Retos Y Oportunidades En La Administacion De Doc

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  • Buen informe de apoyo adminsitrativo.
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Retos Y Oportunidades En La Administacion De Doc

  1. 1. RETOS Y OPORTUNIDADES EN LA ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS Prof. Marisol Martínez-Vega © Derechos Reservados Enero 2008
  2. 2. Objetivos <ul><li>Indicar las diferentes especialidades que existen en el campo de la administración de documentos. </li></ul><ul><li>Indicar las responsabilidades principales en cada especialidad. </li></ul><ul><li>Explicar por que es importante que todo empleado de oficina tenga conocimiento en el campo de la administración de documentos y en el manejo de base de datos. </li></ul>
  3. 3. Objetivos, continuaci ón… <ul><li>Indicar los requisitos y caracter í sticas b á sicas que debe tener el personal a cargo del manejo de la informaci ó n. </li></ul><ul><li>Indicar diferentes gu í as que deben ser parte del c ó digo de é tica que rija al personal a cargo de los documentos. </li></ul><ul><li>Mencionar diferentes leyes que tienen implicaciones en la administraci ó n de documentos y base de datos e indicar cuales son esas implicaciones. </li></ul>
  4. 4. Oportunidades de empleo y aspectos é ticos y legales <ul><li>La responsabilidad del manejo, conservaci ó n y control de los documentos en las oficinas debe recaer en personas competentes y con los conocimientos, las cualidades personales y los valores é ticos necesarios para tener a su cargo uno de los recursos m á s valisos de la empresa: la informaci ó n. </li></ul>
  5. 5. <ul><li>El manejo eficaz de la informaci ó n compete a todos los empleados, ya que de una forma u otra la necesitan para poder llevar a cabo sus funciones. </li></ul><ul><li>Estas destrezas son escenciales para todos los empleados en la oficina. </li></ul><ul><li>El puesto de asistente administrativo y el puesto secrearial son puestos que requieren estas destrezas. </li></ul>
  6. 6. <ul><li>Este personal es responsable de mantener el archivo en su oficina. </li></ul><ul><li>En una oficina pequeña el personal secretarial es responsable de mantener el sistema general de archivo, reorganizarlo y actualizarlo. </li></ul><ul><li>El personal gerencial depende del personal secretarial para localizar r á pidamente la informaci ó n que necesita. </li></ul>
  7. 7. <ul><li>Otros empleados que utilizan los documentos y la información para realizar sus tareas: </li></ul><ul><ul><li>Contables </li></ul></ul><ul><ul><li>Oficinistas </li></ul></ul><ul><ul><li>Especialistas en Procesadores de Palabras </li></ul></ul><ul><ul><li>Operadores de Computadoras (Data Entry) </li></ul></ul><ul><li>Es escencial que conozcan del manejo de documentos y del manejo de sistemas de bases de datos. </li></ul>
  8. 8. <ul><li>El administrador de oficina debe estar informado respecto a los sistemas, las t é cnicas, los procedimientos para archivar y los programas de base de datos disponibles en el mercado. </li></ul><ul><li>As í poda determinar que sistemas de archivo utilizar, qu é equipo comprar y cu á l es el personal necesario para poder mantener adecuadamente los sistemas. </li></ul>
  9. 9. Especialidades en el Campo de Administraci ó n de Documentos <ul><li>El empleado a cargo de los archivos realiza una funci ó n vital para las operaciones de una oficina. </li></ul><ul><li>Es una profesi ó n que ha ido en crecimiento debido al alto volumen de los documentos. </li></ul><ul><li>Para que los negocios tengan é xito en sus funciones comerciales deben tener personal capacitado en el manejo y administraci ó n de documentos. </li></ul>
  10. 10. ESPECIALIDADES EN EL CAMPO <ul><li>Oficinista de Archivo </li></ul><ul><li>Administrador de Oficina </li></ul><ul><li>Supervisor de Archivo </li></ul><ul><li>Administrador de Documentos </li></ul><ul><li>Analista de Documentos </li></ul><ul><li>Administrador de Documentos e Informaci ó n </li></ul><ul><li>Especialista en Manejo de Documentos </li></ul>
  11. 11. <ul><li>Las oportunidades de ascenso en esta profesi ó n son excelentes, generalmente puedes ser Supervisor de Archivo y obtener el empleo de Administrador en el Departamento de Archivo. </li></ul><ul><li>Estos puestos requieres una preparaci ó n universitaria. </li></ul><ul><li>Las personas que ocupan estos puestos forman parte de la gerencia del negocio: </li></ul>
  12. 12. Sus tareas principales son: <ul><li>An á lisis, creaci ó n, implantaci ó n y coordinaci ó n para el diseno de formularios comerciales. </li></ul><ul><li>An á lisis, creaci ó n y evaluaci ó n de sistemas de documento incluyendo sistemas de bases de datos. </li></ul><ul><li>Planificaci ó n e mplantaci ó n de sistemas de microim á genes. </li></ul>
  13. 13. <ul><li>Aplicaci ó n de los principios y t é cnicas de la administraci ó n de documentos para satisfacer las necesidades de la empresa. </li></ul><ul><li>Evaluaci ó n y adquisici ó n de equipo y materiales para el sistema. </li></ul><ul><li>Dotar al departamento con el personal necesario y con la preparaci ó n adecuada. </li></ul>
  14. 14. Organizaciones Profesionales
  15. 15. Asociaci ó n de Administradores de Documentos (ARMA o ARMA Intenacional) Association of Records Managers and Administrators o ARMA International <ul><li>Es la organizaci ó n mas reconocida que agrupa a personas interesadas en el campo de la administraci ó n de documentos e informaci ó n. </li></ul><ul><li>Provee gu í as y promueve los intereses, la investigaci ó n y el intercambio de ideas relacionadas con la administraci ó n de documentos. </li></ul><ul><li>Tiene oficinas en diferentes ciudades de Estados Unidos, Canad á , Jap ó n, Puerto Rico y otros paises. </li></ul>
  16. 16. Association for Information and Image Management (AIIM) antes Asociaci ó n Nacional de Microfilmaci ó n <ul><li>Agrupa a personas interesadas en sistemas de micrograf í a y de discos ó pticos. </li></ul>
  17. 17. Asociaci ó n Americana de Records M é dicos (AMRA) American Medical Record Association <ul><li>Agrupa a bibliotecarios de r é cords m é dicos. </li></ul>
  18. 18. Instituto para la Certificaci ó n de Administradores de Documentos Institute of Certified Records Managers <ul><li>Ofrece exámenes para certificar a los profesionales en el manejo de documentos como Administradores de Documentos Certificados. </li></ul>
  19. 19. Consejo Internacional de Administraci ó n de Documentos International Records Management Council <ul><li>Su interés principal es la administraci ó n de documentos a nivel internacional. </li></ul><ul><li>Tiene miembros en diferentes ciudades alrededor del mundo. </li></ul>
  20. 20. Sociedad Americana d Archiveros Generales Society of American Archivists <ul><li>Agrupa a las personas interesadas en identificaci ó n, conservaci ó n y uso de documentos y archivos de valor hist ó rico. </li></ul>
  21. 21. Asociaci ó n de Centros Comerciales de Documentos Association of Commercial Records Centers <ul><li>Es la mejor fuente de referencia de los diferentes centros privados que ofrecen servicios para la conservaci ó n de documentos y otros servicios a las industrias que as í lo necesiten. </li></ul>
  22. 22. RESUMEN <ul><li>Todos los empleados de oficina necesitan tener conocimientos en administraci ó n de documentos y base de datos porque el manejo eficaz de la informaci ó n compete a todos ellos. </li></ul><ul><li>Algunas de las oportunidades de empleo que existen en el campo de la Administraci ó n de documentos son: Oficinista de Archivo, Supervisor de Archivo, Administrador de Documentos, Analista d Documentos y Administrador de Documentos e Informaci ó n. </li></ul>
  23. 23. <ul><li>El personal a cargo del manejo de la informaci ó n debe tener preparaci ó n acad é mica en administraci ó n de documentos y base de datos. </li></ul><ul><li>Entre las caracteristicas básicas que deben distinguir al personal a cargo del manejo de la informaci ó n se destacan las siguientes: discreci ó n, lealtad, confiabilidad, exactitud, respeto hacia la propiedad ajena, a las reglas establecidas y a los horarios de trabajo. </li></ul>

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