Metodos Basicos Para Archivar Y Mantenr Los Documentos

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Metodos Basicos Para Archivar Y Mantenr Los Documentos

  1. 1. Métodos Básicos para Archivar y Mantener los Documentos Prof. Marisol Martínez-Vega © Derechos Reservados Enero 2008
  2. 2. Objetivos, continuaci ón… <ul><li>Mencionar los dos m é todos b á sicos para archivar y mantener los documentos. </li></ul><ul><li>Definir los siguientes t é rminos: </li></ul><ul><ul><li>correspondencia </li></ul></ul><ul><ul><li>sistema de archivo manual </li></ul></ul><ul><ul><li>archivo central </li></ul></ul><ul><ul><li>sistema </li></ul></ul><ul><ul><li>expediente </li></ul></ul><ul><ul><li>r ó tulo </li></ul></ul><ul><ul><li>insumo </li></ul></ul><ul><ul><li>egreso o producto </li></ul></ul><ul><ul><li>campo </li></ul></ul><ul><ul><li>y, archivo. </li></ul></ul>
  3. 3. Objetivos, continuaci ón… <ul><li>Indicar las diferentes categor í as en que se clasifican los documentos y dar ejemplos de documentos que correspondan a cada una de esas categor í as. </li></ul><ul><li>Indicar y describir las diferentes fases en el ciclo de vida de los documentos comerciales. </li></ul>
  4. 4. Métodos para mantener los registros o documentos <ul><li>M é todo manual </li></ul><ul><li>M é todo computadorizado </li></ul>
  5. 5. M é todo Manual <ul><li>Hay varios sistemas relacionados al archivo manual: </li></ul><ul><ul><li>Guía telef ó nica – </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Sistema alfab é tico - se busca el nombre de una empresa en orden alfab é tico. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Sistema por asunto – en las paginas amarillas: médicos, abogados, etc. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Sistema de archivo num é rico – instituciones bancarias, para archivar cheques, facturas, etc. </li></ul></ul>
  6. 6. Sistemas de Archivo <ul><li>Alfab é tico </li></ul><ul><ul><li>Los expedientes se rotulan con los nombres de los individuos o las instituciones. </li></ul></ul><ul><li>Sistema por Asunto </li></ul><ul><ul><li>Los r ó otulos corresponden a los nombre de los temas. </li></ul></ul><ul><li>Sistema Num é rico </li></ul><ul><ul><li>El r ó tulo corresponde al n ú mero asignado al individuo, organizaci ó n o asunto. </li></ul></ul><ul><li>Geogr á fico </li></ul><ul><ul><li>El r ó tulo indica los nombres de las localidades y luego el nombre del corresponsal. </li></ul></ul>
  7. 7. Conoce estos t é rminos: <ul><li>sistema – es un conjunto de reglas o principios relacionados entre si que se siguen parfa poder realizar una actividad escencial en la oficina. </li></ul><ul><li>sistema de archivo manual – es el arreglo sistemático de equipo y materiales que permiten la conservaci ó n de documentos de acuerdo a un plan establecido y siguiendo unos procedimientos espec í ficos. </li></ul><ul><li>procedimiento – es una serie de pasos relacionados que se siguen para desarrollar el sistema. </li></ul>
  8. 8. continuaci ó n… <ul><li>archivar – es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, firma o asunto. </li></ul><ul><li>archivos centrales – lugar donde las empresas conservan los documentos en papel e importantes, por el tiempo de vida ú til. </li></ul><ul><li>expediente – es un conjunto de todos los documentos correspondiente a un individuo, asunto o negocio. </li></ul><ul><li>ró tulo – es el nombre o n ú mero con que se identifica un r é cord o expediente. </li></ul>
  9. 9. M é todo Computadorizado <ul><li>Existe una variedad de sistemas y programas de computadoras dise ñ ados espec í ficamente para el manejo de la informaci ó n. </li></ul><ul><ul><li>ACCESS </li></ul></ul><ul><ul><li>DBASE, etc. </li></ul></ul><ul><li>Los programas de base de datos pueden utilizarse para mantener informaci ó n de: </li></ul><ul><ul><li>empleados y computar la n ó mina </li></ul></ul><ul><ul><li>productos o piezas y obtener el inventario </li></ul></ul><ul><ul><li>las ventas a crédito y preparar las facturas de los clientes. </li></ul></ul>
  10. 10. Conoce estos t é rminos <ul><li>base de datos – es toda informacion organizada en filas o columnas. </li></ul><ul><li>base de datos computadorizada – programa de computadora que organiza y procesa en listas o tablas la informacion. </li></ul><ul><li>egreso o producto – es la información que la computadora genera como resultado de sus cálculos. </li></ul>
  11. 11. continuaci ó n… <ul><li>archivo de base de datos – consiste de una serie de r é cords o expedientes de una misma naturaleza. </li></ul><ul><li>ré cord – contiene informaci ó n de un asunto en particular, de un individuo o firma, de un empleado o de un cliente. </li></ul><ul><li>campos – los r é cords consisten de diferentes campos que contienen cierta informaci ó n. </li></ul><ul><ul><li>Ejemplo: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Nombre </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Direcci ó n </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tel é fono </li></ul></ul></ul>
  12. 12. Clasificaci ó n de documentos <ul><li>documentos vitales – son esenciales para la existencia de una organizaci ó n. </li></ul><ul><li>No deben destruirse mientras est é n vigentes. </li></ul><ul><li>Podemos encontrar: </li></ul><ul><ul><ul><li>t í tulos de propiedad </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>planos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>contratos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>testamentos </li></ul></ul></ul>
  13. 13. continuaci ó n… <ul><li>documentos importantes – facilitan las operaciones diarias de los negocios. </li></ul><ul><li>Se pueden reemplazar a un costo alto, pero conlleva mucho tiempo reemplazarlos. </li></ul><ul><li>Incluyen: </li></ul><ul><ul><ul><li>ó rdenes de compra </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>facturas </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>cuentas por cobrar </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>registros inventarios </li></ul></ul></ul>
  14. 14. continuaci ó n… <ul><li>documentos útiles – Su utilidad es temporera y se pueden reemplazar a un costo bajo. </li></ul><ul><li>Incluyen: </li></ul><ul><ul><ul><li>correspondencia general </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>memorandos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>estados de cuentas bancarios. </li></ul></ul></ul>
  15. 15. continuaci ó n… <ul><li>documentos no esenciales – se pueden destruir tan pronto se tramitan. </li></ul><ul><li>De conservarlos temporeramente, no se deben archivar con otros documentos importantes. </li></ul><ul><li>Incluyen: </li></ul><ul><ul><ul><li>informaci ó n de rutina </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>invitaciones </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>hojas de tr á mite </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>solicitudes rutinarias </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>material publicitario. </li></ul></ul></ul>
  16. 16. El ciclo de vida de un documento <ul><li>Creaci ó n o recibo </li></ul><ul><li>Distribuci ó n </li></ul><ul><li>Archivo </li></ul><ul><li>Protecci ó n </li></ul><ul><li>Localizaci ó n y uso </li></ul><ul><li>Transferencia </li></ul><ul><li>Disposici ó n </li></ul>
  17. 17. Creaci ó n o recibo <ul><li>El documento se crea al mecanografiarlo, al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo o al llenar un formulario. Se recibe por correo, servicio de mensajero o por correo electr ó nico. </li></ul>
  18. 18. Distribuci ó n <ul><li>Consiste en hacer llegar los documentos a las personas dentro o fuera de la instituci ó n que necesiten la informaci ó n. </li></ul>
  19. 19. Archivo <ul><li>Se refiere a la conservaci ó n de documentos en diferentes medios y á reas de tal forma que se facilite el acceso a la informaci ó n. </li></ul>
  20. 20. Protecci ó n <ul><li>Se refiere a la conservaci ó n de documentos en gabinetes de archivo, en b ó vedas especiales o en sistemas computadorizados debidamente protegidos de modo que se proteja su integridad y se puedan localizar r á pidamente cuando se necesitan. </li></ul>
  21. 21. Localizaci ó n y uso <ul><li>Se refiere a la localizaci ó n de los documentos en los archivos para consultarlos con diferentes prop ó sitos. </li></ul>
  22. 22. Transferencia <ul><li>Es el traspaso de documentos de archivos activos a archivos semiactivos o inactivos para hacer mejor uso del espacio. </li></ul>
  23. 23. Disposici ó n <ul><li>Es la destrucci ó n o disposici ó n de los documentos cuando ya no tienen ning ú n valor para la empresa. </li></ul>
  24. 24. Recuerda… <ul><li>Para lograr un sistema eficaz de administraci ó n de documentos se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: </li></ul><ul><ul><li>El sistema debe corresponder a las necesidades de la firma. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mantener control apropiado sobre la creaci ó n, pr é stamo, retenci ó n y disposici ó n de documentos para evitar la acumulaci ó n de documentos innecesarios y el uso exagerado de equipo y de espacio. </li></ul></ul>
  25. 25. continuaci ó n… <ul><li>Mantener control del acceso a los archivos y del acceso a informaci ó n confidencial. </li></ul><ul><li>Rotular adecuadamente las gavetas, expedientes y los discos y no sobrecargar las gavetas. </li></ul><ul><li>Mantener un sistema adecuado para la codificaci ó n, ordenaci ó n y clasificaci ó n de los documentos en las carpetas y medios o discos magn é ticos. </li></ul>
  26. 26. continuaci ó n… <ul><li>Ofrecer adiestramiento peri ó dico al personal y tener normas claras y precisas para la selecci ó n y evaluaci ó n del mismo. </li></ul><ul><li>Establecer normas fijas que apliquen a toda la empresa y que regulen la compra de equipo y materiales. </li></ul>

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