Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Metodos Basicos Para Archivar Y Mantenr Los Documentos

  • Login to see the comments

Metodos Basicos Para Archivar Y Mantenr Los Documentos

  1. 1. Métodos Básicos para Archivar y Mantener los Documentos Prof. Marisol Martínez-Vega © Derechos Reservados Enero 2008
  2. 2. Objetivos, continuaci ón… <ul><li>Mencionar los dos m é todos b á sicos para archivar y mantener los documentos. </li></ul><ul><li>Definir los siguientes t é rminos: </li></ul><ul><ul><li>correspondencia </li></ul></ul><ul><ul><li>sistema de archivo manual </li></ul></ul><ul><ul><li>archivo central </li></ul></ul><ul><ul><li>sistema </li></ul></ul><ul><ul><li>expediente </li></ul></ul><ul><ul><li>r ó tulo </li></ul></ul><ul><ul><li>insumo </li></ul></ul><ul><ul><li>egreso o producto </li></ul></ul><ul><ul><li>campo </li></ul></ul><ul><ul><li>y, archivo. </li></ul></ul>
  3. 3. Objetivos, continuaci ón… <ul><li>Indicar las diferentes categor í as en que se clasifican los documentos y dar ejemplos de documentos que correspondan a cada una de esas categor í as. </li></ul><ul><li>Indicar y describir las diferentes fases en el ciclo de vida de los documentos comerciales. </li></ul>
  4. 4. Métodos para mantener los registros o documentos <ul><li>M é todo manual </li></ul><ul><li>M é todo computadorizado </li></ul>
  5. 5. M é todo Manual <ul><li>Hay varios sistemas relacionados al archivo manual: </li></ul><ul><ul><li>Guía telef ó nica – </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Sistema alfab é tico - se busca el nombre de una empresa en orden alfab é tico. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Sistema por asunto – en las paginas amarillas: médicos, abogados, etc. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Sistema de archivo num é rico – instituciones bancarias, para archivar cheques, facturas, etc. </li></ul></ul>
  6. 6. Sistemas de Archivo <ul><li>Alfab é tico </li></ul><ul><ul><li>Los expedientes se rotulan con los nombres de los individuos o las instituciones. </li></ul></ul><ul><li>Sistema por Asunto </li></ul><ul><ul><li>Los r ó otulos corresponden a los nombre de los temas. </li></ul></ul><ul><li>Sistema Num é rico </li></ul><ul><ul><li>El r ó tulo corresponde al n ú mero asignado al individuo, organizaci ó n o asunto. </li></ul></ul><ul><li>Geogr á fico </li></ul><ul><ul><li>El r ó tulo indica los nombres de las localidades y luego el nombre del corresponsal. </li></ul></ul>
  7. 7. Conoce estos t é rminos: <ul><li>sistema – es un conjunto de reglas o principios relacionados entre si que se siguen parfa poder realizar una actividad escencial en la oficina. </li></ul><ul><li>sistema de archivo manual – es el arreglo sistemático de equipo y materiales que permiten la conservaci ó n de documentos de acuerdo a un plan establecido y siguiendo unos procedimientos espec í ficos. </li></ul><ul><li>procedimiento – es una serie de pasos relacionados que se siguen para desarrollar el sistema. </li></ul>
  8. 8. continuaci ó n… <ul><li>archivar – es el arte de conservar en orden, debidamente agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un individuo, firma o asunto. </li></ul><ul><li>archivos centrales – lugar donde las empresas conservan los documentos en papel e importantes, por el tiempo de vida ú til. </li></ul><ul><li>expediente – es un conjunto de todos los documentos correspondiente a un individuo, asunto o negocio. </li></ul><ul><li>ró tulo – es el nombre o n ú mero con que se identifica un r é cord o expediente. </li></ul>
  9. 9. M é todo Computadorizado <ul><li>Existe una variedad de sistemas y programas de computadoras dise ñ ados espec í ficamente para el manejo de la informaci ó n. </li></ul><ul><ul><li>ACCESS </li></ul></ul><ul><ul><li>DBASE, etc. </li></ul></ul><ul><li>Los programas de base de datos pueden utilizarse para mantener informaci ó n de: </li></ul><ul><ul><li>empleados y computar la n ó mina </li></ul></ul><ul><ul><li>productos o piezas y obtener el inventario </li></ul></ul><ul><ul><li>las ventas a crédito y preparar las facturas de los clientes. </li></ul></ul>
  10. 10. Conoce estos t é rminos <ul><li>base de datos – es toda informacion organizada en filas o columnas. </li></ul><ul><li>base de datos computadorizada – programa de computadora que organiza y procesa en listas o tablas la informacion. </li></ul><ul><li>egreso o producto – es la información que la computadora genera como resultado de sus cálculos. </li></ul>
  11. 11. continuaci ó n… <ul><li>archivo de base de datos – consiste de una serie de r é cords o expedientes de una misma naturaleza. </li></ul><ul><li>ré cord – contiene informaci ó n de un asunto en particular, de un individuo o firma, de un empleado o de un cliente. </li></ul><ul><li>campos – los r é cords consisten de diferentes campos que contienen cierta informaci ó n. </li></ul><ul><ul><li>Ejemplo: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Nombre </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Direcci ó n </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tel é fono </li></ul></ul></ul>
  12. 12. Clasificaci ó n de documentos <ul><li>documentos vitales – son esenciales para la existencia de una organizaci ó n. </li></ul><ul><li>No deben destruirse mientras est é n vigentes. </li></ul><ul><li>Podemos encontrar: </li></ul><ul><ul><ul><li>t í tulos de propiedad </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>planos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>contratos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>testamentos </li></ul></ul></ul>
  13. 13. continuaci ó n… <ul><li>documentos importantes – facilitan las operaciones diarias de los negocios. </li></ul><ul><li>Se pueden reemplazar a un costo alto, pero conlleva mucho tiempo reemplazarlos. </li></ul><ul><li>Incluyen: </li></ul><ul><ul><ul><li>ó rdenes de compra </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>facturas </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>cuentas por cobrar </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>registros inventarios </li></ul></ul></ul>
  14. 14. continuaci ó n… <ul><li>documentos útiles – Su utilidad es temporera y se pueden reemplazar a un costo bajo. </li></ul><ul><li>Incluyen: </li></ul><ul><ul><ul><li>correspondencia general </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>memorandos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>estados de cuentas bancarios. </li></ul></ul></ul>
  15. 15. continuaci ó n… <ul><li>documentos no esenciales – se pueden destruir tan pronto se tramitan. </li></ul><ul><li>De conservarlos temporeramente, no se deben archivar con otros documentos importantes. </li></ul><ul><li>Incluyen: </li></ul><ul><ul><ul><li>informaci ó n de rutina </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>invitaciones </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>hojas de tr á mite </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>solicitudes rutinarias </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>material publicitario. </li></ul></ul></ul>
  16. 16. El ciclo de vida de un documento <ul><li>Creaci ó n o recibo </li></ul><ul><li>Distribuci ó n </li></ul><ul><li>Archivo </li></ul><ul><li>Protecci ó n </li></ul><ul><li>Localizaci ó n y uso </li></ul><ul><li>Transferencia </li></ul><ul><li>Disposici ó n </li></ul>
  17. 17. Creaci ó n o recibo <ul><li>El documento se crea al mecanografiarlo, al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo o al llenar un formulario. Se recibe por correo, servicio de mensajero o por correo electr ó nico. </li></ul>
  18. 18. Distribuci ó n <ul><li>Consiste en hacer llegar los documentos a las personas dentro o fuera de la instituci ó n que necesiten la informaci ó n. </li></ul>
  19. 19. Archivo <ul><li>Se refiere a la conservaci ó n de documentos en diferentes medios y á reas de tal forma que se facilite el acceso a la informaci ó n. </li></ul>
  20. 20. Protecci ó n <ul><li>Se refiere a la conservaci ó n de documentos en gabinetes de archivo, en b ó vedas especiales o en sistemas computadorizados debidamente protegidos de modo que se proteja su integridad y se puedan localizar r á pidamente cuando se necesitan. </li></ul>
  21. 21. Localizaci ó n y uso <ul><li>Se refiere a la localizaci ó n de los documentos en los archivos para consultarlos con diferentes prop ó sitos. </li></ul>
  22. 22. Transferencia <ul><li>Es el traspaso de documentos de archivos activos a archivos semiactivos o inactivos para hacer mejor uso del espacio. </li></ul>
  23. 23. Disposici ó n <ul><li>Es la destrucci ó n o disposici ó n de los documentos cuando ya no tienen ning ú n valor para la empresa. </li></ul>
  24. 24. Recuerda… <ul><li>Para lograr un sistema eficaz de administraci ó n de documentos se deben tener en cuenta los siguientes aspectos: </li></ul><ul><ul><li>El sistema debe corresponder a las necesidades de la firma. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mantener control apropiado sobre la creaci ó n, pr é stamo, retenci ó n y disposici ó n de documentos para evitar la acumulaci ó n de documentos innecesarios y el uso exagerado de equipo y de espacio. </li></ul></ul>
  25. 25. continuaci ó n… <ul><li>Mantener control del acceso a los archivos y del acceso a informaci ó n confidencial. </li></ul><ul><li>Rotular adecuadamente las gavetas, expedientes y los discos y no sobrecargar las gavetas. </li></ul><ul><li>Mantener un sistema adecuado para la codificaci ó n, ordenaci ó n y clasificaci ó n de los documentos en las carpetas y medios o discos magn é ticos. </li></ul>
  26. 26. continuaci ó n… <ul><li>Ofrecer adiestramiento peri ó dico al personal y tener normas claras y precisas para la selecci ó n y evaluaci ó n del mismo. </li></ul><ul><li>Establecer normas fijas que apliquen a toda la empresa y que regulen la compra de equipo y materiales. </li></ul>

×