Capitulo 2 la imagen profesional administrativo y las relaciones interpersonales1

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Capitulo 2 la imagen profesional administrativo y las relaciones interpersonales1

  1. 1. Preparado Por: Prof. Marisol Martínez-Vega © Derechos Reservados 2010
  2. 2. <ul><ul><li>El profesional de la oficina moderna necesita dotarse de: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>conocimientos, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>habilidades; y, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>destrezas profesionales. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Esto le permitirá cumplir con las exigencias de las nuevas modalidades en el mundo empresarial. </li></ul></ul><ul><ul><li>Las relaciones comerciales laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garanticen armonía y bienestar para los empleados. </li></ul></ul>
  3. 3. <ul><ul><li>Los empleados que proyectan una imagen profesional, poseen: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>actitudes positivas, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>practican la etiqueta; y, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>la cortesía basada en normas de protocolo. </li></ul></ul></ul>
  4. 4. <ul><ul><li>Además de poseer las destrezas básicas necesarias para ejercer su profesión con eficacia, necesitan: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>tener la habilidad para asumir responsabilidad sin supervisión directa, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>demostrar iniciativa, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>buen juicio; y, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>tomar decisiones dentro del ámbito asignado de autoridad. </li></ul></ul></ul>
  5. 5. <ul><ul><li>El profesional administrativo debe: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>ser hábil en el manejo de los sistemas de información, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>dominio del uso del Internet, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>dominio del lenguaje y comunicación, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>conocer un segundo idioma (preferiblemente inglés). </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>destrezas de redacción, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>organización de viajes y eventos </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>manejo del tiempo adecuadamente, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>toma de decisiones, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>técnicas de solución de problemas, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Trabajar bajo presión. </li></ul></ul></ul>
  6. 6. <ul><ul><li>Su preparación académica debe estar acompañada de un compromiso con los valores humanos y con el esfuerzo de desarrollar: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>cualidades; y, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>habilidades. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Esto le ayudara a observar un buen comportamiento moral y social de un buen ser humano integro. </li></ul></ul><ul><ul><li>El deseo de superación y mejoramiento profesional lo ayudara a mantenerse al día en la profesión. </li></ul></ul><ul><ul><li>El pertenecer a las diversas asociaciones profesionales le brindara mayor exposición. </li></ul></ul>
  7. 9. <ul><ul><li>Debe ser capaz de utilizar efectivamente: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>la computadora, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>los diferentes programas de aplicación, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>la fotocopiadora, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>el facsímil, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>la impresora, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>la calculadora, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>escáner, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>diferentes equipos de telecomunicaciones e Internet. </li></ul></ul></ul>
  8. 10. <ul><ul><li>El personal de oficina esta en constante comunicación con otras personas; ya sea escrito o verbal. </li></ul></ul><ul><ul><li>Puede utilizar cualquier medio: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>teléfono </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>correo electrónico </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>cartas, etc. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>No importa el medio el empleado debe ser muy hábil en las técnicas de comunicación. </li></ul></ul><ul><ul><li>Una comunicación escrita: clara, exacta y concisa: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>economiza tiempo, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>contribuye a loa productividad; y, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>mantiene buenas relaciones comerciales. </li></ul></ul></ul>
  9. 11. <ul><ul><li>En la comunicación oral o escrita se usa vocabulario: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>apropiado, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>correcto, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>claro </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>que este presente la cortesía. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Permitirá que el que recibe la comunicación comprenda el mensaje sin riesgo a malentendidos. </li></ul></ul><ul><ul><li>Es importante que para obtener buenos resultados en la comunicación oral: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>se inicie y termine una conversación adecuadamente; </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>escuchar activamente al interlocutor; </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>estar alerta al lenguaje no verbal. </li></ul></ul></ul>
  10. 12. <ul><ul><li>Mantener una conversación pausada, especialmente al dar y seguir instrucciones, es clave para mantener una comunicación efectiva. </li></ul></ul><ul><ul><li>La habilidad para escuchar es un requisito indispensable. </li></ul></ul><ul><ul><li>La comunicación escrita requiere: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>redactar oraciones completas, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>claras , </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>y con la información necesaria para lograr la transmisión completa del mensaje. </li></ul></ul></ul>
  11. 13. <ul><ul><li>Se recomienda los siguientes pasos : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Definir detalladamente el problema: </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Se requiere tiempo para analizar serenamente los diferentes aspectos de la situación. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Identificar las posibles causas : </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Hacer una lista de las posibles causas, sin descartar aquellas que parezcan insignificantes o sin posibilidades. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Verificar las causas: </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Hacer un análisis objetivo de cada una de las causas. </li></ul></ul></ul></ul>
  12. 14. <ul><ul><li>Se recomienda los siguientes pasos : </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Identificar posibles soluciones: </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Hacer una lista de las posibles soluciones, incluir las que parecen menos apropiadas. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Clasificarlas en orden descendente según su mayor o menor grado de posibilidad de solución, esto facilita su verificación. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Seleccionar y ejecutar la solución : </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Poner en acción la primera solución de la lista. </li></ul></ul></ul></ul><ul><ul><ul><ul><li>Si no produce resultado, intentar con la siguiente. </li></ul></ul></ul></ul>
  13. 15. <ul><ul><li>Tomar decisiones acertadas y resolver problemas son técnicas que pueden aprenderse y que conviene ser desarrolladas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Se logra un adecuado uso del tiempo y la empresa marcha con un alto grado de productividad, cuando se cuenta con personal: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>que sigue instrucciones sin tener que darle los mas mínimos detalles; </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>que presenta alternativas para solucionar situaciones; y, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>que toma decisiones sin traspasar su marco de autoridad. </li></ul></ul></ul>
  14. 16. <ul><ul><li>Se recomienda para el buen manejo del tiempo: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Conocer bien su trabajo con relación a las tareas asignadas y la forma de realizarlas y dominar el equipo necesario. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Mantener el área de trabajo organizada. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Mantener la mente centrada en la tarea que se realiza. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Hacer el trabajo bien desde la primera vez. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Planificar la composición y ubicación del equipo; así como los materiales necesarios. </li></ul></ul></ul>
  15. 17. <ul><ul><li>Se recomienda para el buen manejo del tiempo que: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Hacer un plan diario lo suficientemente flexible que permita atender las emergencias. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Utilizar los espacios de tiempo disponibles entre una tarea y la siguiente. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Hacer las tareas mas difíciles en horas de la mañana, cuando se esta mas descansado y con la mente más alerta. </li></ul></ul></ul>
  16. 18. <ul><ul><li>Se recomienda para el buen manejo del tiempo que: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Cambiar de tareas para renovar energías, cuando se presente el agotamiento. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tomar recesos para recuperar energías y despejar la mente. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Anotar todas las tareas pendientes. No confiar en la memoria. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Pedir ayuda cuando realmente se necesita. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Y, DELEGAR!!!! </li></ul></ul></ul>
  17. 19. <ul><ul><li>La meta de una empresa es lograr la formación de equipos de trabajo con alto y excelente nivel de desempeño. </li></ul></ul><ul><ul><li>Es una destreza fundamental en la estructura de las empresas. </li></ul></ul><ul><ul><li>Un equipo es una unidad formada por dos o más personas con: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>habilidades complementarias, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>que se comprometen con un propósito común, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>se fijan objetivos y expectativas de desempeño. </li></ul></ul></ul>
  18. 20. <ul><ul><li>Un equipo de trabajo se constituye: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>cuando hay buena comunicación, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>existe un ambiente de confianza, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>liderazgo, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>un claro entendimiento de los objetivos o meta a lograr, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>cada miembro participa. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>La tecnología hace su aportación al trabajo en equipo con aplicaciones y programas que facilitan y aceleran la comunicación. </li></ul></ul>
  19. 21. <ul><ul><li>Los participantes en un grupo necesitan: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Tener confianza mutua </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Establecer metas claras </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Mantener buena comunicación </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Estar comprometidos con las metas para que la labor sea eficaz,’ </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Respetarse, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ser corteses en la comunicación, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Permitir que cada uno tenga la oportunidad e expresar sus ideas, y opiniones personales. </li></ul></ul></ul>
  20. 22. <ul><ul><li>Es el rendimiento por empleado en una empresa. </li></ul></ul><ul><ul><li>Se mide la realización de tareas por el empleado a base de la cantidad y efectividad del equipo que utiliza y el período de tiempo para la ejecución. </li></ul></ul><ul><ul><li>El uso de la computadora aumenta considerablemente la productividad. </li></ul></ul><ul><ul><li>Los empleados de una oficina productiva: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>trabajan juntos, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>producen información correcta, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>y la presentan en el formato adecuado. </li></ul></ul></ul>
  21. 23. <ul><ul><li>Fue desarrollado por un grupo de americanos expertos en calidad, entre los cuales se destaca Edwards W. Deming. </li></ul></ul><ul><ul><li>Es un método filosófico-administrativo, el cual esta en un continuo desarrollo y responde a las necesidades y expectativas del cliente. </li></ul></ul><ul><ul><li>La filosofía de la calidad total enfoca toda su atención en el cliente; provee para un continuo desarrollo en mejorar la calidad del servicio. </li></ul></ul>
  22. 24. <ul><ul><li>Es una meta, una medida o un conjunto de requisitos por los cuales se determina si se ha logrado lo que se dijo que se iba a lograr, de tal manera que se satisfaga al cliente. </li></ul></ul><ul><ul><li>Implica un esfuerzo continuo por mejorar, el cual comienza con metas personales de calidad y compromiso con esa calidad. </li></ul></ul><ul><ul><li>La calidad requiere un esfuerzo consciente y continuo de parte de todos los empleados de una empresa. </li></ul></ul>
  23. 25. <ul><ul><li>Se miden los logros de las metas, por medio de la retroalimentación que provee el cliente. </li></ul></ul><ul><ul><li>La evaluación final es la satisfacción del cliente. </li></ul></ul><ul><ul><li>“ Los 7 hábitos de la gente eficaz ”, su autor Steven Covey, ilustra los principios de la calidad total aplicados no solamente a nuestra vida profesional; sino también a nuestra vida personal. </li></ul></ul>
  24. 26. <ul><ul><li>Una presentación personal excelente se refleja: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>en el vestuario, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>en el maquillaje que se utiliza, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>en los accesorios, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>en los modales, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>y en el estado general de salud. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Se debe escoger la vestimenta adecuada para el ambiente de trabajo, y se debe ser pulcro en el aseo personal. </li></ul></ul><ul><ul><li>Todo personal de oficina debe proyectar una imagen profesional positiva y de calidad humana. </li></ul></ul>
  25. 27. <ul><ul><li>Debe demostrar profesionalismo en: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>hacer las tareas asignadas con calidad, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>llegar a tiempo al trabajo, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>hacer buen uso de los materiales, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>hacer buen uso del tiempo. </li></ul></ul></ul>
  26. 28. <ul><ul><li>El vestuario que se seleccione debe proyectar profesionalismo y buen gusto. </li></ul></ul><ul><ul><li>Debe considerar: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>sus gustos, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>su figura, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>el clima, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>la comodidad y seguridad. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Se debe utilizar accesorios adecuados para el ambiente de trabajo. </li></ul></ul><ul><ul><li>El calzado debe ser cómodo, seguro y debe armonizar con la vestimenta. </li></ul></ul><ul><ul><li>Mantener una postura adecuada, caminar con elegancia, seguridad y con la cabeza erguida. </li></ul></ul>
  27. 29. <ul><ul><li>El comportamiento en la oficina debe ser una extensión del comportamiento habitual. </li></ul></ul><ul><ul><li>Al compartir con los compañeros de trabajo el trato debe ser cordial y con respeto. </li></ul></ul><ul><ul><li>Los gestos, miradas y expresiones de mal gusto no son propios del ambiente de oficina ni de ningún otro. </li></ul></ul><ul><ul><li>Debe evitarse: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>los chismes, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>los rumores, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>comentarios mal intencionados a perjudicar la labor de otro compañero. </li></ul></ul></ul>
  28. 30. <ul><ul><li>La sana autoestima ayuda a los seres humanos en las relaciones interpersonales. </li></ul></ul><ul><ul><li>Se denomina autoestima al concepto de valoración propia. </li></ul></ul><ul><ul><li>Es el aprecio valorativo que tiene la persona de si misma y que lo lleva a reconocer sus posibilidades para lograr lo que se propone. </li></ul></ul><ul><ul><li>El ser humano posee las capacidades de inteligencia, imaginación y voluntad, entre otras virtudes, que lo hacen ser dueño de sus decisiones y capaz de emprender nuevas metas. </li></ul></ul>
  29. 31. <ul><ul><li>Se define como: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>“ la predisposición de animo manifestada de algún modo.” </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Real Academia </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>El comportamiento humano puede ser influenciado, por algún tipo de comportamiento de carácter personal, por los sentimientos, pensamientos, creencias y convicciones. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Son la disposición permanente a actuar de acuerdo con los valores morales. </li></ul></ul></ul>
  30. 32. <ul><ul><li>Cortesía es: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>“ la demostración con que se manifiesta afecto y/o respeto a otra persona.” </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Etiqueta: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Se aplica al concepto de las normas de comportamiento, las cuales se derivan de los buenos hábitos y de la vivencia y el compartir con los demás. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>Las normas de cortesía las aprendemos de los padres, familiares y del ambiente social en el cual nos desenvolvemos. </li></ul></ul>
  31. 33. <ul><ul><li>La etiqueta cotidiana se refleja en: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>escenarios profesionales, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>sociales; y, </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>religiosos. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>El buen comportamiento permite que las relaciones interpersonales y la comunicación sean efectivas entre los compañeros de trabajo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Las siguientes normas debe estar siempre presentes: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Saludar amablemente y responder al saludo cuando se recibe. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Respetar los derechos de los demás. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Cumplir con los deberes con alegría. </li></ul></ul></ul>
  32. 34. <ul><ul><li>También: </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>Decir “por favor” al solicitar un servicio. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Agradecer por los favores recibidos. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Ofrecer disculpas sinceras ante una equivocación personal. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Felicitar cuando la ocasión lo amerite. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>Observar un comportamiento amable en todo momento. </li></ul></ul></ul>
  33. 35. <ul><ul><li>Maldonado, Delgado, Román, (2008), Procedimientos Administrativos para la Oficina , Segunda Edición, McGraw Hill. </li></ul></ul>

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