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Boletin9

  1. 1. 45 dia BOIetı'n Informativo Sistema de Gestiön Integral F?) 51.64% l › -VJFFHAI 'İİ 'î IVEİ/a FİİİFM# Fdi( son Nof) Noviembre 03 de 2010 GESTIÖN DOCUMENTAL Se entiende por gestiön documental el conjunto de normas técnicas y précticas usadas para ad mi~ nistrar el fîujo de documentos de todo tipo en una organizaciön, permitir la recuperaciûn de infor- maciön desde ellos, determlnar el tlempo que los documentos deben guardarse, ellmınar los que ya no sirven y asegurar la conservacion indefinida de los documentos mas valiosos,aplicando prin« cıplos de radonalızaclön y economia, Es una actividad (asi tan antigua como la escritura,que naciö debido a la necesidad de "documenı tar” o fljar actos admınistrattvos y transaccıones legales y comercıales por escrıto para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papıro, pergamınos y papel,(uya gestiön se fue hacıendo (ada vez mas compleja a medida que crecia el tamaho de los fondos documentales. Durante sıglos, la gestiön documental en las organlzaciones fue el domınlo exclıısıvo de admınis- tradoresarchiveros y bibliotecarioscuyas herramientas manuales bâsicas eran los Iibros de regis~ tro, las carpetas, archıvadoresıajas y estanterfas en que se guardan los documentos de papel y més tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u öpticos. Cuando el uso de las tecnologfas de informaciön y comunicaciön se hizo comün en la administraciön publica y privada, con el ınicıo de las bases de datos y la aparicıén de los procesadores de textos y otras aplıcacıones ofiméticas, y sobre todo con la llegada del correo electrönico, surgiö la necesidad de capturar y conservar tambıén documentos que nacemvlven y mueren en formato electrönıcoConsegulr esto representö un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros. Municipios vinculados a JUNTOS: 1028 Cogestores contratados: 8.633 Microrregiones con acom pafıamiento: 106 MCR con Operador Social Familias con acuerdo de corresponsabilidad:1.333.725 Familias con LBF: 1.333.725 Informaciön con corte a 31 de Octubre
  2. 2. U _ELIŞLIQIJ :ıiîiıl ...,.r.«.*":ı,,-..:ı,.r.r:_.ı PROCESO DE GESTIÖN DOCUMENTAL Y ARCHIVO La Agencia Presldencial Para la Accién Social y la Cooperaclön Intemaclonal - ACCION SOOAL. ha proyectado un instructivo para los Operadores Sociales de la Red JUNTOS que servirâ de orienta- ciön y sera de estrlcto cumplimiento sobre las pautas para la producciémclasiflcaclön y organize ciön de los documentos, dando acatamiento ala Ley General de Archives S94 de 2000. Acuerdo 060 de 2001 relacionado con la administraciön de comunicaciones ofıciales en las Entidades Püblicas,y demâs disposiciones emmdas en materia archlvisticaAcuerdo 042 de 2002 para la organizaclön de los archivos existentes en las dependencias del nivel nacional y territorial. OBJETIVOS Lograr que todo el personal interno conozca los fundamentos teörico-prâcticos, sobre la organizaciön del archivo, teniendo en cuenta la importancia del Sistema de Archivos, de acuerdo con Io dispuesto en la Ley S94 de 2000 y demés normas legales sobre esta materla; como también dentro del Sistema de Calidad NTC-ISO 9001 -2000. Fijar las pautas para el proceso de administraciön, organizaciön, clasifîcaciön, descripciön, co nservaciémconsuka y recuperaciûn de la informaciön. Establecer y uniûcar criterios en el manejo y control de los documentos recibidos y envia- dos al igual que !os Internos y as! establecer responsabilidades y normalizar su elaboraclön. Se recuerda la lmpormncia de conocer, socializar y cumplir los lineamlentos estfpulados en el Anexo 7 de los Términos de kefen-nda del contratos con los Opemdores Sociales n' :r ı. .ı: .r ı _' 1111111" ' !f hsunîıuırıi: ,mı “ııııIııiıılL-ııır îıııııırııııı- Lıııiıııinı raw :rafı: im: (iııulı [w ııluıııx :1II(1$»U|i:F.IIı1IıT âîııı, h :ı _ımIİrßı (iıı ıi: îıııllıiıllılı :Ihlıııiı dır. n: ,ırıııfı ıiihıuı' hıılıtı hk wumiııııı& ııiuııium- ol; r.: umarım: :sı r-.ı-ı1{:ı`ıı..ı1lııı1ııııîriıı, .ıiııııııuımiıı - :ışın tr ?KULE-Mr :ıııııı b› :mim f.: ?mu-ra ru ıııı; ıııı--Ivııdgiuıwıılırıııı ıl: :unlu: ıııırıi: ıııgmı›:ııızıııınızıluıını,.ılrıuıigıllıniııizıiıltwılrılıt: ırııııınııî: :uı İHQÜIHZ& ' F.] İIIır-.ııııı Iıiıiııiîîi 2101:::. R: IHH! 1: ı; :ırıııır- .ırı mr. nn wmıwır. ıi; .ıııııııııaııtıx ıııııiıı; ı; ınıı ıdhı :Iııınııiı fır ım ,ı ııiuıırw :oiııııoıhııiıs r m- ıaıııßûıır ıııı: ırri-.ııınıı h giıınfiııı. _ım :Jîuııııılıı :K vıııııınw f: :ın n' CH îîntuıın ıı: Cîımııııı Yıuxgır-M :3 amı::: îi-ı r.ı II), :11 i'rr.IıLır.1 ır: ıpıum nm:: ıl: h !mı I IPIİ il, tı) mır :uıhıılîuııtw ' ?oıııımıw :mm tur-L' :ııı hr am". .Hunt :J oıııırtıuı r hı' ıııınıııfıltoıgıkr ıluîhılıhw mm 1'- mıoıtuıızuıım 'iilı cl: h. luk-Hugh,
  3. 3. V u Asgiwîlriqıß :ırıliıll :+4 P ,_ Aeıııqvfcr ”aqşu-,mqdııı-..J .' ru' ':1 r. .:::12 ::' ':1 m› -w rırgihıııı- .son ııı Oyu :noruîhi il: ırıriıiııtuıııı ~ ildiruı nıırmıhıtı: IUIIDİİLJIIİİI* :u :Iiımrt hr Aurıiiaıırıxwınııinyv: ,Ik ıqgıhırıruiııbııiıazntzibriaıukwır' ıımıIı-.ııranrınin _ıınııııu Ilırını ;Wiılalıı :mai-unu fırıiîıiıııliıhıil :m Kır ıulllllfırıı' :s11 :ıııııı il: r» Iıırunr ?mı uîrv-rı :rîi fiızıııı r ııîu .ihr- ılıil ?finrıiıır- Il: ham-ir. .u ßQIHInL ılılirırı ııııııırzrırıutıi 1:{_ıılı1!:ı, krillıırırırı: :ıi-.rıııili :Iiıiır- ~ ı-::ııpı-..rnıırrıı :ı ıiııiiıhiılwrıiairuı-Tılaıiilîl :ir ı-lııııilaiııısıiılnr hLWİiq-ıııfl Timi:: iargnllııs-ıiıirf:: amir-zum 31-11:: :rıihırı all «ııııııır-ııı tır rışgihırıı- 1.4' giuııunınlıâlr îııim me!. !L Z İl 'lı' .1 I İmi :ııııırıık lu' Iugßîltlr ıııuiliziı ı: h &kibris-İmran lllhlillulllllüllfvIl" lıiiıl i.' m ıııarıınwıııı h aırn-aı-:Lııpıl: :ıiurı-ıi-e:rııııiiıihın- İîmıiıı .ııııruırr-IL. :ııııwrııırıııiuır fi: r ııı "ırkın, 1:15: , Iizıııııliıx-ıiı rıumıronnı .::r-N'- ıuıiıiiiiıuzvrıııksr ıiı ıııuıırıııhmlıı :ııııraırm 'lûı .îoivoıııııı ır-Inılıcmlirt-ır ıîıııkviuıllıx^ılı~ :ııırınırıı-.Jisaı- ıi-..~:›fi.1ı-.rırfk,.ııvızıiınr Trıııııx ”İIHIIr-IUK-LJI›giuıiıifil. îmırınrır; (Iıuiışgli: Itır .u ıırıniltıviaı ::ı~auiıhiırîn-ılrgrawüiıı.,nzwiubıaı İiâßhi :mpıırıliuıılııa Sİrİv"=l› Hill" ':55 Jırıızrıhzrırr: 11110› îilligiıiıı 'hı ' :ıı 'ıirıı-.ı :1 îıiııımrı- ıl: îııııııııhiı iııgııum-ır; H» ırıırıiıııw i'i'îli<'îl~ :iıaıqua-ıliuırrr--ıııuai .Ni ::rar ?cılkı :1 :ıır-;ııliıııiirıtııı Mü). ::ı k pnııı: &Iıpııifiıır arzu:: im Si› ıurrıııiu lu' Pßlhiııiiır sıı jıırmr ııırıi-ı ıııııuııru :rınıııiuırıid ıırfk ;ıııduııı- :il ıınl r:: ıııııt: -îîiprırıhıiıiır: ıirruıırîiiî :or n; grıı-:ıtaı İia-ni ıizrıısılicrııı:: ııngiırâliııır didıııpıır' :mıırıiı hı :r-ıiıruır Ik-ırı ıuqııiuıh llııınr ı~ıı ıuginırı îıııır-rıiı :rama-r xrırızrırı. îrzıımı ıııgr.Iı1Vr.Iı1:':Jı :rrııum ıiuırrıhıııruııı:uınıı- ırıhı '~ıi: F.: ji :r îüını-«Iır iıiruprnır. :J pı-.rıaırınIiqıır-. ıro ııhıııanıııi :ır tmm. 1' ııııfhıruımiıii: :nm !unut-itibar ııı .mumlar İl" :anını «iırı Iiır ınıîiliril:ıugııifiıhrı NOTA: El expedlente magnétko que no cuente con una topla de seguridaıi, no es un expediente onda!. Aun cuando los correos eiecrrönlcos son una evldencia vdlida, el correo electrönico NO constituye un lugat seguro pan: mantener la informodön, es preciso crear un backup.
  4. 4. U ;jgîlriı xıiiloll J-ıı-q-*vv q g..? 144.4...) :ifl: ır'ılIr'r'l;ı'r fl iı'l-'ff n.” İl !ı'm .#7 :::ıırınınıtîiiı ?hı İııır.] ıi; llldll 1.' ru :ırııiîuıiıhurııı h-ılıı ;ııııruıını fiirırııır; ır.r 1; ınrıı; ıiu 'mr :Limni: 23:11:: îiıiı ııı .IrgrLuIIJtıpıI-uıı: Vırırııınır:: ::r :ı ııırıiıı ol: iıruhrolır ?ııı iri :um: a' ıırw-.ır ' ııı -lıiııı,.":lır' ;i :rlıı lırılt r. ıııır-.ıııljbı-L› ıı; _ıı-.iir ıiı.ıııtılqht› ~ ı-.r hiııiır qiır; uuıııw ıı-.ıırı-.rıırıiıırı lı-:gmı ı: 'tııımrıotı ıııırt: ını-ı' pırıı 'ısısı . ııı: 1ıııı1:.rıır.r rııı ır-›ıi:!`or: iriır:: i.: ır-ıım v :lliıılılıltlıi-Illf-b .ır :ı ım' ci: ::ıiıfrııı ıidııuı :Ar-r llııımıhr v r.: :vur-rar ıi; ıruııiorn: lux-m riır. Tür. ıiı zulum: th; :rıruım : *yarını ııî-.iır Jiıııı: 'ııı Qjlpiâllllıllllêé: ır; “ziııllllîk, _ııgr-.nrırıu- îrı; *nilay ' Jlılllhlnllliilâß: ı: îifıpprıtıı :rıiıirırtlpd ivııımıılır Itır iki-urun: Iiııvm 'ıııpıımp ıru ?im i-.uıt ot; iki::: im r -iırimm r-ıı ıı:- -rgrvıııırv Trırmıizr, 'm2 :ncı ol: .ıımjiu iıiı..*rılııliııiwınııivm ( ırırıın› ıi: İİİÖİIAİ1.İİ.ÜK` ır-. İAIlIIİİiLf-Ji 2..:ır Zıilvrı lif: :ı 'Ho ııwrgııriîi ;ı› :ııı uriiıruıı 'mc ııı hu Hair-ııı:: ğıirıiıiııînrıhı- «milim-hız *r _irrliıkr-Iı* ııı-Crwıiıiıı iiıılıiiııııti Gıniiırı ııı 1r-.:ın,,::( Es responsabllldad de todo: colaboradores de la Red JUNTOS a nlvel naclonal, reglonal y local, contratado velar por la segurldad y confidenclalidad de la information COMO RECICLAR PAPEL Recoger los residuos de papel que se generan en las oficinas y garantizar su recuperacion ya sea a través de una empresa recuperadora o deposrtândolos en los contenedores dispuestos para tal fln, es una de las mejores précticas amblentales que se pueden realizarAl reciclar el papel se evrta que una gran cantidad de residuos se depositen en vertederos o quemen en incineradoras, previniendo los graves İmpactos ambientales asociados a estas İnsta laciones, ademâs, se contribuye al ahorro de recursos naturales como madera, agua y energia. Para asegurar que todos los residuos de papel generados en la oflclna se reciclan es lmportante organizar un sistema sencillo y efîciente de recogida selectiva y comprobar que todo el personal lo conoce bien.
  5. 5. Mlön Social Pvııoovtı ıçıvı-ı-ııaı-wvıııvıiıuııı- ııı-d bunu-ı»- ..mış-vu--ıuwıa-_ı Que' pape! se debe recoger y como: Es İmportante que todo el personal conozca qué tipos de papel se deben recoger selectivamente para su recıclajequé materıales hay que evltar deposıtarjunto a este papel y como se debe deposl- tar. Papel reciclable: Papel de impresiön y escrrtura Sobres Agendas, catâlogos, folletos periodicos, revistas, libros, calendarros Dlrectorıos telefönıcos Carpetas y subcarpetas de papel, o cartulina Publicidad Envases y embalajes de papel y (arton. Papel no reclclable: Papel carbon Papel térmlco para fax Etıquetas adheslvas Cartones de bebidas Papel encerado o parafinado Papel higiénico y sanrtario Como disponer el papel para el reciclaje: El papel se debe deposrtar en los contenedores sin romperlos ni arrugarlos, para que ocupen el menor espacro posıble. Lıbres de cllpsganchos y ventanillas de pléstico. z, _ ı -. 11+› ,ııı :rrı: [1`1İ|~'.'1 . .s-şeJuntos *- Kil Ekim. ı ~A CVRIİDÖAİC I A VİCRIH :CÜFNC:

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