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Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação                                         3º ano – Projeto Biblioteca   ...
2Sumário   Introdução   Modelos de organização e gestão de arquivos eletrónicos       SIADE       MoReq   Sistemas de...
3Introdução No   âmbito da unidade curricular de Projeto de Arquivo, foi proposto a realização de um trabalho, cujo tema,...
4SIADE (1/2)   Com a evolução das TIC aumentaram os problemas relativamente à    produção e gestão dos documentos de um a...
5SIADE (2/2)   Objetivos:       elaborar recomendações para a gestão documental de arquivo        eletrónicos;       ap...
6                 (1/3)   MoReq é uma especificação que descreve um Modelo de Requisitos para    a Gestão de Arquivos Ele...
7              (2/3)A     natureza de um SGAE varia de organização para organização conforme o seu âmbito de ação.A     ...
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9                        (1/2)   O csARCH é uma plataforma de gestão de arquivos físicos que    suporta toda a informação...
10                 (2/2) Aspetos chave:  Esforço reduzido de   instalação e manutenção;  Elevada robustez e performance...
11                          (1/3)   O software DigitArq foi desenvolvido pelo Arquivo Distrital do Porto    em conjunto c...
12                         (2/3)   O DigitArq é constituído por módulos funcionais que têm    como objetivo ir ao encontr...
13                                 (3/3)   O DigitArq tem como vantagens:       Gestão de todo ciclo de vida de um arqui...
14                   (1/3)O   Filedoc é um sistema integrado de gestão documental e de workflow que integra as funcionali...
15                             (2/3)   O Filedoc possui as seguintes funcionalidades:       multi site e multi empresa; ...
16                               (3/3)   O Filedoc é constituído por um conjunto de módulos, que são    os seguintes:    ...
17                   (1/3)   GISA (Gestão Integrada de Sistema de Arquivo) “é um produto de gestão de    arquivos, que as...
18                     (2/3)   O GISA pode ser utilizado em modo monoposto ou cliente/servidor e    possui as seguintes c...
19                      (3/3)   O GISA disponibiliza módulos adicionais, que são os seguintes:       Gestão de objetos d...
20                          (1/3)   “ICA-AtoM está estruturado em total conformidade com as normas do    ICA nomeadamente...
21             (2/3)           Fig. – Arquitetura de funcionamento do ICA-AtoMFonte: https://www.ica-atom.org/doc/What_is_...
22                                   (3/3)   O objetivo do Projeto ICA-AtoM é fornecer software livre e de código aberto ...
23Estudo comparativo (1/3)
24Estudo comparativo (2/3)
25Estudo comparativo (3/3) FUNDAMENTAÇÃO:    O software selecionado para a gestão do arquivo a tratar é o DigitArq. A   ...
26Conclusão   A recolha de requisitos funcionais para o sistema a implementar foi    através da consulta do MoReq, sem o ...
27Referências bibliográficas   (1) RAMALHO, José Carlos [et al.] – Digitarq: nova arquitectura aplicacional para gestão d...
28Referências: imagens   Slide 1: http://www.indiamart.com/3iinfotech/software-packages.html   Slide 2: http://www.aspgw...
29 Contactos:    ana.filipa.santos@eu.ipp.pt    cristiana.costa@eu.ipp.pt    mgomes@eu.ipp.pt    mmunteanu@eu.ipp.pt ...
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Comparação entre sistemas de gestão de arquivos eletrónicos

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Comparação entre sistemas de gestão de arquivos eletrónicos

  1. 1. Ciências e Tecnologias da Documentação e Informação 3º ano – Projeto Biblioteca Mestre Milena Carvalho Doutor Lino Oliveira 2012/2013Implementação de sistemas de Gestão de Arquivo Trabalho realizado por: Ana Santos, 9100478 Cristiana Costa, 9090330 Luís Gomes, 9100019 Maria Munteanu, 9100022 Grupo 3
  2. 2. 2Sumário Introdução Modelos de organização e gestão de arquivos eletrónicos  SIADE  MoReq Sistemas de Gestão de Arquivo  csARCH  DigitArq  Filedoc  GISA  ICA-AtoM Estudo comparativo Conclusão
  3. 3. 3Introdução No âmbito da unidade curricular de Projeto de Arquivo, foi proposto a realização de um trabalho, cujo tema, é Implementação de um sistema de gestão de arquivo.A metodologia utilizada foi a pesquisa em repositórios, em bibliotecas digitais e nas páginas web dos próprios sistemas de gestão de arquivos abordados.
  4. 4. 4SIADE (1/2) Com a evolução das TIC aumentaram os problemas relativamente à produção e gestão dos documentos de um arquivo devido às garantias de fidedignidade, autenticidade, e acesso contínuo. Com a ausência de orientações que auxiliam as instituições na gestão documental de documentos de arquivo eletrónicos, o IAN/TT e o Instituto de Informática consideraram importante o protocolo com o programa SIADE, em Dezembro de 1998.
  5. 5. 5SIADE (2/2) Objetivos:  elaborar recomendações para a gestão documental de arquivo eletrónicos;  apresentar propostas para a elaboração e atualização legislativa específica;  intervir no sentido de incrementar a produção de Normas Portuguesas, agrupadas em orientações e diretivas nacionais, europeias e/ou internacionais;  definir um modelo de integração dos sistemas de arquivo nos sistemas de informação dos organismos da Administração Pública;  promover um quadro de formação adaptado aos objetivos do programa.
  6. 6. 6 (1/3) MoReq é uma especificação que descreve um Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos Eletrónicos (MoReq). Destaca, sobretudo, os requisitos funcionais para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos através de um Sistema de Gestão de Arquivos Eletrónicos (SGAE). Como o próprio nome indica um SGAE, é particularmente, uma aplicação para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos, apesar de também poder ser utilizada para a gestão de documentos tradicionais.
  7. 7. 7 (2/3)A natureza de um SGAE varia de organização para organização conforme o seu âmbito de ação.A especificação MoReq não esboça qualquer premissa relativa à natureza de soluções individuais para um SGAE. Os utilizadores da especificação necessitarão de definir o modo como as funções de um SGAE podem ser implementadas para satisfazer os seus requisitos.
  8. 8. 8 (3/3)O MoReq identifica requisitos funcionais que um SGAE deve possuir de forma a garantir o valor intrínseco à informação de arquivo. Os requisitos incluídos na especificação MoReq devem ter como resultado um SGAE com a fiabilidade e integridade pretendidos, combinando a gestão de documentos de arquivo em papel com as vantagens dos processos de trabalho informatizados.
  9. 9. 9 (1/2) O csARCH é uma plataforma de gestão de arquivos físicos que suporta toda a informação do ciclo de produção, facilitando a integração de diversas ferramentas, ao mesmo tempo que tira vantagem de toda a informação produzida nas diferentes fases. O csARCH integra arquivos e inventários heterogéneos e complexos, utilizando tecnologias consolidadas, aplicadas normalmente nos sectores da aeronáutica e do espaço.
  10. 10. 10 (2/2) Aspetos chave:  Esforço reduzido de instalação e manutenção;  Elevada robustez e performance;  Grande capacidade de integração;  Componentes de implementação de portabilidade;  Disponibilidade de um módulo offline.
  11. 11. 11 (1/3) O software DigitArq foi desenvolvido pelo Arquivo Distrital do Porto em conjunto com a Direção-Geral de Arquivos e a Universidade do Minho sendo concluído em 2004. Este “teve como principal objectivo o desenvolvimento de uma ferramenta de descrição arquivística tendo por base normas internacionais para a produção de auxiliares de pesquisa.” (1) O DigitArq concede em quatro normas internacionais: ISAD(G), EAD, ISAAR (CPF) e EAC.
  12. 12. 12 (2/3) O DigitArq é constituído por módulos funcionais que têm como objetivo ir ao encontro das necessidades de um arquivista. Os módulos existentes são:  Backoffice,  Administração,  Frontoffice,  interoperabilidade OAI-PMH.
  13. 13. 13 (3/3) O DigitArq tem como vantagens:  Gestão de todo ciclo de vida de um arquivo definitivo;  Adaptabilidade a todos os cenários institucionais, pois permite fazer parametrizações;  Desenvolvimento contínuo;  Amplamente disseminado;  Compatível com o Portal Português de Arquivos;  Publicação na internet de forma simples e clara;  Segurança e permissões;  Relatórios e estatísticas;  Suporte para vários idiomas e formatos digitais;  Suporte para milhões de registos.
  14. 14. 14 (1/3)O Filedoc é um sistema integrado de gestão documental e de workflow que integra as funcionalidades de arquivo e gestão do ciclo de vida do documento.O Filedoc tem como objetivo fazer a gestão dos documentos e de processos de forma rápida, fácil e eficiente, fazendo um controlo e manuseamento de toda a informação.
  15. 15. 15 (2/3) O Filedoc possui as seguintes funcionalidades:  multi site e multi empresa;  acesso, autenticação e segurança:  o acesso pode ser feito por login e password e o acesso aos documentos é controlado;  digitalização de documentos;  criação de documentos e gestão de versões;  registo de ficheiros em vários formatos;  pesquisa simples ou avançada;  registo de e-mail;
  16. 16. 16 (3/3) O Filedoc é constituído por um conjunto de módulos, que são os seguintes:  Multi-site e multi empresa;  Digitalização e captura de documentos;  Classificação de documentos e processos;  Acessos e segurança através de perfis de acesso;  Assinaturas digitais e digitalizadas  Filedoc workflow designer  Alertas  Filedoc web services  Reconhecimento e indexação automática de documentos
  17. 17. 17 (1/3) GISA (Gestão Integrada de Sistema de Arquivo) “é um produto de gestão de arquivos, que assenta num modelo integrado, concebido para acompanhar diversas fases do ciclo vital da informação. Distingue-se por permitir articular, num único sistema, as múltiplas operações da cadeia arquivística.” (2) O GISA foi concebido e produzido por um Consórcio formado pela Câmara Municipal do Porto, Câmara Municipal de Vila Nova de Gaia, Câmara Municipal de Espinho, Câmara Municipal de Vila do Conde e pela Universidade do Porto.
  18. 18. 18 (2/3) O GISA pode ser utilizado em modo monoposto ou cliente/servidor e possui as seguintes características:  Planos de classificação  Unidades informacionais  Unidades físicas  Controlo de autoridade  Associação de descrições a objetos digitais  Avaliação  Pesquisa  Relatórios  Estatísticas/Controlo de desempenho  Controlo de acesso dos utilizadores
  19. 19. 19 (3/3) O GISA disponibiliza módulos adicionais, que são os seguintes:  Gestão de objetos digitais: armazenamento, processamento, disseminação e preservação dos mesmos;  Gestão de requisições e das devoluções de documentos registados;  Gestão de depósitos: controlar entradas e saídas do depósito, facultando a sua taxa de ocupação
  20. 20. 20 (1/3) “ICA-AtoM está estruturado em total conformidade com as normas do ICA nomeadamente, ISAD(G), ISAAR (CPF), ISDIAH e ISDF. O projeto ICA-AtoM foi desenvolvido no sentido de proporcionar gratuitamente um software open source às instituições que pretendam ver os seus documentos acessíveis pela internet; um software sem custos de aquisição. A aplicação é totalmente concebida para ambiente Web, com um interface de pesquisa amigável, flexível e personalizável; um interface disponível em várias línguas e com a possibilidade de tradução, bem como um interface com repositórios digitais.” (3)
  21. 21. 21 (2/3) Fig. – Arquitetura de funcionamento do ICA-AtoMFonte: https://www.ica-atom.org/doc/What_is_ICA-AtoM%3F/p
  22. 22. 22 (3/3) O objetivo do Projeto ICA-AtoM é fornecer software livre e de código aberto que:  1. permita que as instituições arquivísticas tenham o seu acervo disponíveis on-line;  2. gere descrições arquivísticas em acordo com as normas do ICA (Conselho Internacional de Arquivos);  3. fornece em interface multilingue e com funcionalidades de tradução de conteúdo;  4. suporta vários tipos de coleção;  5. é totalmente baseado na web, de fácil utilização e segue as melhores práticas de acessibilidade;  6. é flexível e personalizável;  7. é útil para diferentes tipos de instituições, pequenas e grandes.
  23. 23. 23Estudo comparativo (1/3)
  24. 24. 24Estudo comparativo (2/3)
  25. 25. 25Estudo comparativo (3/3) FUNDAMENTAÇÃO:  O software selecionado para a gestão do arquivo a tratar é o DigitArq. A escolha deste software prende-se com o facto de ser o que reúne o maior número de características identificadas.  Um dos fatores com bastante influência é o facto de possuir uma versão livre (saíram três versões), sem custos associados, é compatível com a ISAD(G) em suma, corresponde positivamente a todos os requisitos selecionados a partir da análise dos mesmos do Moreq.
  26. 26. 26Conclusão A recolha de requisitos funcionais para o sistema a implementar foi através da consulta do MoReq, sem o qual seria mais difícil a seleção dos mesmos. Das várias opções analisadas o DigitArq foi a ferramenta escolhida para a gestão do fundo, devido ao facto de ser a que reúne mais requisitos. Depois de analisar os SGAE pode-se concluir que os mesmos são de extrema importância para a gestão de documentos de arquivo e que atualmente existem no mercado várias opções e com características diversas podendo ser adaptáveis ao tipo de fundo a gerir.
  27. 27. 27Referências bibliográficas (1) RAMALHO, José Carlos [et al.] – Digitarq: nova arquitectura aplicacional para gestão de Arquivos Definitivos [Em linha]. [S.l.: s.n., s.d]. [Consult. 09 Mar. 2013]. Disponível em WWW: <URL: http://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/6038/1/CIAE06-0.10.pdf>. p. 2. (2) PARADIGMAXIS – GISA: Gestão Integrada de Sistema Arquivos: Apresentação [Em linha]. [S.l.:s.n.], 2013. [Consult. 10 Mar. 2013]. Disponível em WWW: <URL: http://gisa.paradigmaxis.pt/>. (3) VENTURA, Maria Isabel de Almeida – O Arquivo Paço de Calheiros: uma abordagem sistémica. Porto: [s.n.], 2011. p. 91.
  28. 28. 28Referências: imagens Slide 1: http://www.indiamart.com/3iinfotech/software-packages.html Slide 2: http://www.aspgw.com/content/performance-tuning-optimization Slide 5: http://adocaoespecial.blogspot.pt/2010/06/busca-ativa-especial.html Slide 6,7,8: http://www.strategy-partners.com/index.cfm?articleid=684 Slide 9,10: http://www.criticalsoftware.com.br/products_services/csarch/ Slide 11,12,13: http://www3.dsi.uminho.pt/ferreira/ Slide 13: http://www.efimarket.pt/vantagens-efimarket Slide 14,15,16: http://www.filedoc.eu/pt Slide 17,18,19: https://twitter.com/gisa Slide 18: http://www.saiadolugar.com.br/dia-a-dia-do-empreendedor/caracteristicas-do-empreendedor-foco/ Slide 20,21,22: http://www.artefactual.com/ica-atom.html
  29. 29. 29 Contactos:  ana.filipa.santos@eu.ipp.pt  cristiana.costa@eu.ipp.pt  mgomes@eu.ipp.pt  mmunteanu@eu.ipp.pt pa1213-g3.wikispaces.com

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