Guia Nº 3; Project Creando Calendarios Personalizados

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Guia Nº 3; Project Creando Calendarios Personalizados

  1. 1. UNIVERSIDAD CAPITÁN GENERAL GERARDO BARRIOS FACULTAD DE CIENCIA Y TECNOLOGÍA GUIA Nº 3 Nombre de la práctica: Programación de Proyectos con Microsoft ProjectCiclo: ____________ Lugar de Ejecución: Explicación en Aula y Práctica Ex aula. Fecha: __________________________________ Tiempo estimado: 1 hora 20 minutos Asignatura: Ingeniería de Software I Catedrático: Lic. Marvin Romero I. ObjetivoAprender, utilizando Microsoft Project a:  Crear calendarios base para un proyecto.  Aplicar calendarios creados a proyectos.  Especificar la fecha inicial de referencia de un nuevo proyecto.  Ingresar tareas para un proyecto.  Importar tareas desde una hoja de cálculo de Microsoft Excel.
  2. 2. II. Introducción teóricaMicrosoft Office Project es la solución de Microsoft para la planeación y seguimiento deproyectos. Ofrece unas sólidas herramientas de administración de proyectos con la dosisadecuada de funcionalidad, potencial y flexibilidad, con el fin de administrar los proyectoscon mayor eficacia y eficiencia. Proporciona información y controlar sobre el trabajo, laprogramación y las finanzas de un proyecto, mantener la sintonía entre los equipos deproyecto y mejorar la productividad gracias a la integración con los conocidos programasdel sistema Microsoft Office, las eficaces opciones de elaboración de informes, elplaneamiento asistido y las herramientas.Como características de este software tenemos:1 Administración y comprensión de las programaciones de proyectos.Permite establecer expectativas realistas con los equipos de proyectos, la administracióny los clientes, asignar recursos y administrar presupuestos.2 Productividad.Planificación interactiva y paso a paso, ayuda a controlar rápidamente el proceso deadministración de proyectos. Las barras de tareas y menús intuitivos, así como otrascaracterísticas, permiten controlar rápidamente los principios básicos de la administraciónde proyectos.
  3. 3. 3 Coordinación de la información existente.Project se integra fácilmente con otros programas de Microsoft Office.4 Creación de diagramas y gráficos de aspecto profesional.Informes y gráficos de aspecto profesional mediante el uso del motor de informes visuales,que genera plantillas para diagramas de Visio y gráficos de Excel basándose en datos deProject.5 Comunicación efectiva de la información.La información puede presentarse en diversos formatos dependiendo de las necesidades delos participantes.6 Obtener un mayor control de recursos y finanzas.Se pueden asignar fácilmente recursos a tareas y ajustar las asignaciones para resolverposibles conflictos de distribuciones.7 Acceso rápido a la información que necesita.Es posible agrupar datos de Project por campos predefinidos o por campos personalizados.Esto supondrá un ahorro de tiempo mediante la consolidación de datos, pudiendo localizary analizar rápidamente una información determinada.
  4. 4. 8 Seguimiento de proyectos en función de las necesidades.Cuenta con indicadores predefinidos o personalizados le ayudará a realizar el seguimientode los datos relevantes para según la realización.9 Personalización de acuerdo a las necesidades.Project se adapta según el proyecto. Permite elegir campos de presentación personalizadosque se integran con la programación de un proyecto.10 Asistencia de Office ProjectProporciona bastante asistencia a usuarios inexpertos y experimentados. Incluye un eficazmotor de búsqueda para la ayuda tanto en línea como fuera de línea.Durante los laboratorios de Ingeniería de Software I, practicaremos diversos ejercicios quenos ayudarán a adquirir destreza en el uso de esta herramienta muy popular en laactualidad.
  5. 5. Antes de comenzar la presente guía, revisaremos algunas definiciones y conceptos desdeel punto de vista de Microsoft Project:Proyecto: Un archivo que almacena la planificación y seguimiento de un plan Tarea oactividad: Cada una de las acciones que, realizadas en una secuencia temporal, conllevan ala realización completa de un proyecto. Calendario: Configuración anual específica de losdías laborales y días no laborales de un proyecto, incluyendo horarios de inicio y fin delabores por cada día. Diagrama de Gantt: Representación gráfica de la duración de las tareasde un proyecto en el tiempo.De acuerdo con la captura siguente, cada número corresponde a las partes siguientes:1. Cinta de Opciones: Contiene las opciones generales del conjunto de programas Microsoft, así como también las específicas de Project. Algunas de las opciones aquí contenidas pueden ser accedidas por medio de menús contextuales (clic derecho del ratón).2. Barras de herramientas: Que contienen accesos rápidos a funciones comúnmente utilizadas.3. Tabla de Gantt: En esta tabla, se ingresa la lista de tareas del proyecto y se especifica una duración temporal para cada una.4. Diagrama de Gantt: Es la representación gráfica de la información contenida en la tabla de Gantt. Project construye dicha representación automáticamente a medida la tabla es llenada.
  6. 6. 1 Ventana principal de Microsoft Project2 4 3
  7. 7. III. Materiales y Equipo Para la realización de esta guía se necesitará lo siguiente:No. Requerimiento Cantidad 1 Guía de Práctica No. 3 1 2 Computadora con software Microsoft Project 1
  8. 8. IV. ProcedimientoEjemplo 1:En una mediana empresa el horario laboral es de 7:00 a.m. a 12:00 m y de 1:00 p.m. a6:00 p.m. Todo el personal de dicha empresa trabaja el día completo. La semana laboralabarca de lunes a viernes con descanso sábado y domingo. Además tienen asuetosprogramados con goce de salario en la primera semana de abril y la primera semana deagosto. Tomando en cuenta lo anterior, elabore un calendario base para un proyecto quese llevará a cabo en el año 2011. (Suponga que éste aún no ha iniciado).1. Ingresar a Microsoft Project 2 2.12. Ir a la cinta Proyectos -> 2.1. Cambiar tiempo de trabajo…
  9. 9. 3. Aparecerá la siguiente ventana: 4 9 4. Haga clic en Crear calendario …
  10. 10. 5. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear nuevo calendario base:6. En el cuadro de texto Nombre, escriba Mi Calendario Base7. Seleccione el botón de radio Crear nuevo calendario base. El cuadro debe quedar así: 58. Haga clic en Aceptar. 7 89. Ahora hemos regresado a la primera ventana. Haga clic en Opciones…10. En la ventana que aparece, especifique los siguientes valores para los campos. (Note queestos han sido tomados del enunciado del problema): a. La semana laboral comienza el: lunes b. El año fiscal comienza en: enero c. Hora predeterminada de entrada: 07:00 a.m. d. Hora predeterminada de salida: 06:00 p.m. e. Jornada laboral: 10.00 f. Semana laboral: 40.00 g. Días por mes: 20
  11. 11. 11. La ventana ha quedado así: a b c d e f g 1212. Haga clic en Aceptar.
  12. 12. 13. Ahora, incluiremos los asuetos en el calendario. En la imagen del calendario, vaya al mes de abril.14. Haga clic en lunes 18 de abril.15. Mantenga presionada la tecla Shift (Mayús).16. Haga clic en viernes 24 13 de abril. (Note que la semana se ha resaltado). 1417. En el panel inferior, active la pestaña Excepciones.18. En el cuadro de texto Nombre escriba Asueto semana de abril. Luego, presione la tecla Tab 17 (tabulador).19. Haga doble clic en ese mismo cuadro de 18, 19 texto Nombre. Aparecerá el cuadro de diálogo Detalles de Asueto semana de Abril.
  13. 13. 20. Asegúrese que este marcado el botón de radio No Laborable, tal como lo muestra la figura21. Haga clic en Aceptar.22. La ventana debe lucir ahora así: 20 21
  14. 14. 23. Siga los mismos pasos para establecer la semana de asueto de agosto que se mencionó el enunciado del problema, de tal forma que la ventana de calendario quede así: 2424. Al finalizar, haga clic en Aceptar.25. Con estos pasos hemos creado un nuevo calendario ajustado a las necesidades de la institución.
  15. 15. Ejemplo 2:Se desea programar un proyecto para la empresa del ejemplo 1. Sabiendo que ya se tieneconstruido el calendario, aplique el mismo a las actividades del nuevo proyecto.1. Partiendo de la ventana principal de Project, vaya a la cinta Proyecto -> Información del proyecto…2. Aparecerá el cuadro de diálogo Información del proyecto:3. En el cuadro desplegable Calendario, 3 especifique el nombre del calendario que creó en el ejemplo 1, es decir, el calendario Mi Calendario Base.4. Haga clic en Aceptar. 45. Note que la vista del diagrama de Gantt colorea de gris los días no laborables de acuerdo a los parámetros del calendario especificado.
  16. 16. Ejemplo 3:Suponga que el proyecto que se mencionaba en el ejemplo 2 se comenzará a planear apartir de su fecha de finalización y que dicha fecha está programada el 7 de marzo de2011. Modifique el proyecto de acuerdo a este dato. 21. Ir a la cinta Proyecto -> Información del proyecto … 32. En el cuadro desplegable Programar a 2 partir de: escoja Fecha de finalización del proyecto.3. En el cuadro de diálogo Fecha de fin, navegue por el calendario que se despliega y escoja la fecha Lunes 7 de marzo de 2011. 44. Haga clic en 4 Aceptar.
  17. 17. Ejemplo 4:Suponga que el proyecto que se mencionaba en el ejemplo 2 se comenzará a planear apartir de su fecha de inicio y que dicha fecha está programada el 12 de enero de 2011.Modifique el proyecto de acuerdo a este dato. 21. Ir al menú 3 Proyecto -Información del proyecto …2. En el cuadro desplegable Programar a partir de: escoja Fecha de comienzo del proyecto.3. En el cuadro de diálogo Fecha de comienzo, navegue por el calendario que se despliega y escoja la fecha viernes 4 11 de marzo de 2011.4. Haga clic en Aceptar.
  18. 18. V. InvestigaciónInvestigue cuáles son los tres calendarios base de Microsoft Project y de cuánto es susemana laboral y horarios de cada uno de ellos. VI. ReferenciasAyuda de Microsoft Project

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