Wohin gehören welche Dokumente? Steigende Anforderungen an den Qualitätsnachweis, wachsende gesetzliche Vorschriften zur Schriftgutverwaltung (Records Management) bzw. Archivierung und starke Vernetzung von Informationen erfordern eine lückenlose, umfassende Dokumentation. Die Verwaltung der Unternehmensinhalte umfassen Informationen mit Produkt-, Projekt- oder auch Prozessbezug. Diese wiederum müssen teilweise Konstrukteuren, Logistikern, Behörden und auch Kunden zur Verfügung gestellt werden. Durch diese sehr unterschiedlichen Charaktere von Information bzw. Dokumenten entstehen unterschiedliche Anforderungen an deren Verwaltung. Folglich stellt sich die Frage, welche Systeme am besten diesen Anforderungen genügen. Es werden Kriterien für die Planung einer IT-unterstützen Dokumentverwaltung aus verschiedenen Sichten diskutiert.

1. Intelliact
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DMS, ERP, PDM oder Wiki: Wohin gehören welche Dokumente
Kai Uffmann, 07.12.2011
Version 1, Freigegeben

2. ERP
Tools DMS
PDM
Produkt MTS
ATO
MTO
ETO
Prozesse
User
?
C E P D
R R D M
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S

3. DMS EXPO_ MOTIVATION
 Wachsende Anforderungen an
 Qualitätssicherung, Schriftgutverwaltung, Archivierung und
komplexe Informationsnetzwerke
 Nicht redundanter und schneller Zugriff auf relevante Information
 in Bezug auf Produkt, Projekt, Prozess, …
 z.B. durch Konstrukteure, Adminisitration, Manager, …
 Konzept und Methode zur Harmonisierung der
Dokumentenverwaltung
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4. ERP
Tools DMS
PDM
Produkt MTS
ATO
MTO
ETO
Prozesse
User
?
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5. TOOLS_ SYSTEMSICHT
Die systematische Sicht
 Enterprise Resource Planning
ERP  Integrierte Verwaltung von Stamm- und
Bewegungsdaten
 Fokus: Ressourcen für Auftragsabwicklung
 Document Management System
DMS  Integrierte Verwaltung von Dokumenten
 Fokus wählbar: Dossiers, Projekte, Aufträge
 Product Data Management
PDM  Integrierte Verwaltung von Stammdaten
(Dokumente und Artikel)
 Fokus: Produktdaten
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6. ERP
Tools DMS
PDM
Produkt MTS
ATO
MTO
ETO
Prozesse
User
?
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7. PRODUKT_ PRODUKTTYPEN
Produkttypen auf dem Markt
Standardprodukt
MTS (Make to Stock) (PTO)
(CD-Player, Waschmaschine)
Standardprodukt mit
herstellerspezifizierten Varianten
ATO (Assemble to Order)
(Computer, Auto)
Standardprodukt mit
kundenspezifizierten Varianten
MTO (Make to Order) (DTO)
(Werkzeugmaschine)
Einzelprodukt
ETO (Engineer to Order)
(Anlage, Spezialgetriebe)
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8. PRODUKT_ PRODUKTCHARAKTER
Komplexität
 Höhere Komplexität -> Höhere Anforderungen an die Dokumentation
 Produktkomplexität
-> Orientierung des DM gen PDM
 Vertriebskomplexität
-> Orientierung des DM gen ERP
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9. ERP
Tools DMS
PDM
Produkt MTS
ATO
MTO
ETO
Prozesse
User
?
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10. PROZESSE_ INFORMATIONSFLUSSANALYSE
Systemmatrix - Visualisierung
Prozessschritte
Informationsobject
IT-Systeme
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11. PROZESSE_ INFORMATIONSFLUSSANALYSE
Systemmatrix - Aufgabenbereiche
Konstruktion Service
&
Neuentwicklung Unterhalt
Projekt-
ierung
PM
Auftragsabwicklung
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12. PROZESSE_ KONZEPTIONIERUNG
Systemvariante A
Konstruktion Service
&
Neuentwicklung Unterhalt
PDM
Projekt-
ierung
PM
Auftragsabwicklung
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13. PROZESSE_ KONZEPTIONIERUNG
Systemvariante A
Konstruktion Service
&
Neuentwicklung Unterhalt
PDM DMS
Projekt-
ierung
PM
Auftragsabwicklung
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14. PROZESSE_ ARCHITEKTUR
Architekturvarianten
V1 V2 V3
PDM zentrierte Dokument Stamm-/ Bewegungsdaten ERP zentrierte Dokument
Verwaltung Separierte Dokument Verwaltung
Verwaltung
CAD CAD ERP
ERP ERP
PDM PDM
DMS DMS DMS PDM DMS
Schnittstelle Schnittstelle
CAD
DMS
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15. ERP
Tools DMS
PDM
Produkt MTS
ATO
MTO
ETO
Prozesse
User
?
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16. USE_ USE CASES
Beispiel: Servicetechniker
Kunde
Bis wann ist die Anlage repariert?
Was kostet die Reparatur?
Techniker
? Zugriff, Bedienung, Sicherheit, Aktualität
Anlage CRM ERP PDM DMS
Welche Anlagen Servicestückliste 3D Modelle Wartungsanleitung
Kundengeschichte Teilepreise Zeichnungen Montageanweisung
Lieferzeit Konstruktionsstückliste
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17. DMS_ THEMENSTELLUNGEN
Systemabbildung
 Connectivity bzw. Schnittstellenfähigkeit erhöhen
 Nutzen über den Prozess generieren
 Möglichst alle sollen von der guten Basis profitieren
Portal – Zusammenführung der Prozess spezifischen Informationen
Funktionsumfang
System System
1 System System
2 System
3 4
5
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18. USE_ USE CASES
Userspezifische Lösung
Kunde
Bis wann ist die Anlage repariert?
Was kostet die Reparatur?
Techniker
Web Portal / App
? Zugriff, Bedienung, Sicherheit, Aktualität
Zugriff, Bedienung, Sicherheit, Aktualität
Anlage CRM ERP PDM DMS
Welche Anlagen Servicestückliste 3D Modelle Wartungsanleitung
Kundengeschichte Teilepreise Zeichnungen Montageanweisung
Lieferzeit Konstruktionsstückliste
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19. ERP
PDM, ERP, DMS_ ZUSAMMENFASSUNG
Tools DMS
 User PDM
 Wer muss was wissen?
 Produkt
Fokus identifizieren: Produkt / Projekt / Auftrag / …
MTS
ATO
 Anforderung des Produkts
MTO
 Produkttyp -> Dokumentation
ETO
 Zusätzliche Dokumentation: Regulatorien / Vorschriften
Informationsfluss

 Informationsobjekte identifizieren
Prozesse
 Quelle -> Konsument
 Sind Sie mit ihren Tools bedient?
 Wenn nicht, wer vermisst welche Information?
 Welches Tool wird benötigt?
 User
Welches Tool lässt sich in die IT-Landschaft integrieren?
?
C E P D
R R D M
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20. HERZLICHEN DANK FÜR IHRE
AUFMERKSAMKEIT!
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