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Gestão de Tempo: como criar uma cadência de entregas eficazes na sua organização.

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Liderando equipes de desenvolvimento de produtos digitais por vários anos, percebe-se que normalmente as pessoas possuem muita dificuldade em gerir seu tempo de forma eficaz dentro de seu dia a dia de trabalho. Baseando-se em vivências e feedback de clientes, identifica-se a necessidade de conversar sobre a gestão do tempo com a equipe, uma excelente alternativa para alcançar entregas de sucesso do projeto. O objetivo nessa talk é falar como a gestão do tempo vem ajudando nesse desafio de apoiar as pessoas nesse caminho de usar o seu tempo da forma mais efetiva e focar em entregas de sucesso.

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Gestão de Tempo: como criar uma cadência de entregas eficazes na sua organização.

  1. 1. GESTÃO DE TEMPO: COMO CRIAR UMA CADÊNCIA DE ENTREGAS EFICAZES NA SUA ORGANIZAÇÃO. MARCELY SANTOS
  2. 2. UMA PREMISSA: PESSOAS NÃO SÃO RECURSOS
  3. 3. Quantasatividades vocêrealizou querealmente fizeramdiferença? VAMOS REFLETIR? Foram atividadesque trouxeram resultados reaispara sua vidapessoal eprofissional? Estavamrelacionadas com sua missão, comseus objetivos e com as pessoas queestão na suaequipe? Quanto tempo foidedicado àresolução de problemas urgentes, estressantes e que apareceram deúltima hora? Quantas vezes você ficou até mais tarde no escritóriopara concluir aquela tarefaurgente? Quantos e-m ails de piadas não im portantes vocês leu ou quanto tem po passou nas redes sociais?
  4. 4. MINHA MOTIVAÇÃO Normalmente as PESSOAS possuem muita DIFICULDADES em GERIR SEU TEMPO de forma EFICAZ dentro de seu DIA A DIA de trabalho. Em VIVÊNCIAS e através de FEEDBACKS DE CLIENTES percebi que a MÁ gestão do tempo poderia PREJUDICAR entregas importantes. Então... Como a gestão do tempo pode criar uma CADÊNCIA de ENTREGAS EFICAZES?
  5. 5. FAZ SENTIDO?
  6. 6. CONVERSAS ONE TO ONE “A vida é curta, por isso não faça dela um rascunho. Pode não dar tempo de passá-la a limpo.” Christian Barbosa
  7. 7. PONTOS DE ATENÇÃO Perda de prazos; Esquecimento de tarefas; Fluxo de trabalho ineficiente; Baixa qualidade de entrega do trabalho; Reputação profissional negativa; Alta incidência de retrabalho; Cansaço; Desperdício de recursos; Estresses no projeto;
  8. 8. GESTÃO DO TEMPO “O TEMPO é o recurso mais ESCASSO e, a NÃO ser que seja GERIDO, NADA mais PODERÁ ser GERIDO...”. Peter Drucker
  9. 9. GESTÃO DO TEMPO ATO ou PROCESSO de PLANEJAMENTO e EXECUÇÃO do CONTROLE CONSCIENTE sobre a QUANTIDADE de TEMPO GASTA com atividades específicas, especialmente para aumentar a efetividade, eficiência e produtividade. Pode ser ajudado por um conjunto de HABILIDADES, FERRAMENTAS e TÉCNICAS usadas para gerenciar tempo quando coisas específicas são realizadas: tarefas, projetos e objetivos de acordo com datas finais. Fonte: DavidAllen(2001). Gettingthings done. theArt of Stress-FreeProductivity
  10. 10. TRÍADE DO TEMPO “Se NÃO DECIDES tuas PRIORIDADES e quanto TEMPO DEDICARÁS a elas, ALGUÉM DECIDIRÁ por ti." Harvey Mackay
  11. 11. TRÍADE DO TEMPO
  12. 12. ESFERA DA IMPORTÂNCIA Refere-se a todas as atividades que você faz e que são significativas em sua vida/ projeto – aquelas que trazem resultado a curto, médio ou longo prazo. Tem tempo para ser feito, pode esperar horas, dias, semanas, meses, etc.
  13. 13. ESFERA DA URGÊNCIA Reúne todas as atividades para as quais o tempo é curto ou se esgotou. São as atividades que surgem em cima da hora, que não podem ser previstas, mas que geralmente causam estresse.
  14. 14. ESFERA DAS CIRCUNSTÂNCIAS Tarefas desnecessárias. São os gastos de tempo de forma inútil, tarefas feitas por comodidade ou por serem “socialmente” apropriadas.
  15. 15. IDENTIFICANDO A SUA TRÍADE Cada pessoa tem uma TRÍADE do Tempo DIFERENTE.
  16. 16. APLICANDO O QUESTIONÁRIO… 18 perguntas sobre o uso do seu tempo. Fonte: A Tríade do Tempo, escrito por Christian Barbosa http://www.triadps.com/TesteTriade/
  17. 17. RESULTADO - REFLEXÃO E ENTENDIMENTO...
  18. 18. TRÍADE IDEAL
  19. 19. NOVAS CONVERSAS ONE TO ONE “A vida é curta, por isso não faça dela um rascunho. Pode não dar tempo de passá-la a limpo.” Christian Barbosa
  20. 20. INDIVIDUALMENTE TRABALHAMOS A cada tarefa que faça no dia, pare para analisar em qual esfera da tríade ela se encontra. Exercitar seu padrão mental a partir de um novo modelo de produtividade. Tornar consciente o processo de gestão do seu tempo e querer mudar seus padrões atuais. Ações individuais para cada pessoa de acordo com sua tríade.
  21. 21. TRABALHO NA EQUIPE “Um conjunto de pessoas com alto grau de interdependência está direcionado para a realização de uma meta ou para a conclusão de uma tarefa, cria-se o conceito de Equipe. Em outra palavras, membros de uma equipe concordam com uma meta e concordam que a única maneira de alcançar essa meta é trabalhar em conjunto." Glenn M. PARKER (escritor de best-seller - “O Poder das Equipes”)
  22. 22. REVISITANDO METAS E OBJETIVOS DO PROJETO "Eu tive seis servos leais que me ensinaram tudo que sei. Seis nomes eram: O quê, Quando, Onde, Por quê, Quem e Como." Rudyard Kipling
  23. 23. ESPECÍFICA OQUÊ? MENSURÁVEL QUANTO? ALCANÇAVEL COMO? RELEVANTE PORQUÊ? TEMPORAL QUANDO? Desenvolvido por Peter Drucker
  24. 24. Identificar em que atividades está desperdiçando nosso tempo. Realizar atividades baseados em nossos planejamentos. Definir metas e estabelecer prazos para executá-las. Evitar reuniões desnecessárias e outros compromissos inúteis. Gerenciar e-mail e informações de uso pessoal. Aprender a equilibrar o projeto e a vida pessoal. Administrar os momentos de redes socais e vídeo game. Priorizar/ administrar as outras atividades exercidas na ThoughtWorks.
  25. 25. Não culpar os outros. Não existe técnica, metodologia ou procedimento que o leve a atingir esses objetivos se não se nos esforçarmos para isso. Assumir uma postura mais assertiva e proativa. Começaratomara inicia-vananossa vida, acontrolar nossossen-mentos, a sermaisa-vo. Assumir a responsabilidade por nossas decisões. Somos a única pessoa capaz de transformar nossa vida, de reduzir nossas urgências, de dizer não, de fugir do círculo das circunstâncias. Cobrar uns dos outros.
  26. 26. "Conheça todas as teorias, domine todas as técnicas, mas ao tocar uma alma humana, seja apenas outra alma humana." Carl Jung
  27. 27. REFERÊNCIAS
  28. 28. :) Obrigada!!! <3 Dúvidas e sugestões: Marcely Santos mdsantos@thoughtworks.com @marcelydssantos https://www.linkedin.com/in/marcely/

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